Slide Human resource development phát triển nguồn nhân lực song ngữ EngVi Part 3

• Bắt đầu công việc mới có thể gây ra căng thẳng • Nhân viên mới chưa quen môi trường làm việc với những người họ chưa biết xung quanh • Nhân viên mới phải thiết lập các mối quan hệ và

HUMAN RESOURCE

DEVELOPMENT

Werner - DeSimone

PART THREE CHAPTERS 8 – 9 – 10 – 11

PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC

Werner – DeSimone

PHẦN BA CHƯƠNG 8 – 9 – 10 – 11

Employee Socialization and

Orientation

Chapter 8

Định hướng và hòa nhập nhân viên

Chương 8

Learning Objectives – 1

• Discuss the content, outcomes, and process of organizational socialization.

• State the challenges faced by new employees entering an organization

• Describe the realistic job preview approach to recruiting, and explain how it can benefit organizations and new employees

pháp đó có thể mang lại lợi ích như thế nào

cho tổ chức/doanh nghiệp và nhân viên mới

Learning Objectives – 2

• Define and explain the goals of employee orientation

• Identify the characteristics of an effective orientation program

• Learn the key elements necessary to design, implement, and evaluate an effective orientation program

pháp đó có thể mang lại lợi ích như thế nào

cho tổ chức/doanh nghiệp và nhân viên mới

Purpose of Orientation

• Critical that new employees make a positive start with the organization

• Organizational socialization processes and orientation programs are intended to do just that

Mục đích định hướng

• Điều quan trọng là các nhân viên mới có sự

khởi đầu tích cực với tổ chức

• Các quá trình hòa nhập tổ chức và các chương trình định hướng chỉ nhằm mục đích giúp nhân viên đạt được sự khởi đầu tích cực trên

Why Orientation and Socialization?

• Starting a new job can be stressful

• Newcomers are in an unfamiliar work environment

surrounded by people they do not know

• New employee must establish relationships and learn new

behaviors, facts, procedures, expectations, and values

• New employees can also expect surprises

– not anticipating the emotional impact of greater responsibility

– underestimating the difficulty of adjusting to a new work schedule

• New employees may also need to “unlearn” things that

helped them succeed in previous settings

Tại sao cần phải hỗ trợ nhân viên mới

định hướng và hòa nhập?

• Bắt đầu công việc mới có thể gây ra căng thẳng

• Nhân viên mới chưa quen môi trường làm việc với những

người họ chưa biết xung quanh

• Nhân viên mới phải thiết lập các mối quan hệ và học hỏi các hành vi/ứng xử, sự kiện, thủ tục, kỳ vọng, và các giá trị mới

• Các nhân viên mới cũng có thể gặp phải những điều bất ngờ

– Không lường trước được tác động về mặt cảm xúc do phải đảm nhận trách nhiệm lớn hơn

– Đánh giá thấp khó khăn của việc phải điều chỉnh theo một lịch trình làm việc mới

• Nhân viên mới cũng có thể phải “quên đi” một số điều đã giúp

họ thành công ở các môi trường làm việc trước đây

Organizational Socialization

• The process of adjusting to a new organization

• A complex, lengthy process

– Weeks, maybe months

• What is expected from them on the job

• How to behave to be accepted by peers

Hòa nhập vào tổ chức

• Quá trình điều chỉnh để phù hợp với một tổ

chức/doanh nghiệp mới

• Một quá trình phức tạp và cần nhiều thời gian

– Mất nhiều tuần, có thể nhiều tháng

• Những gì được mong đợi từ các nhân viên mới trong công việc

• Cư xử như thế nào để được đồng nghiệp chấp nhận?

At Stake

• New employee’s satisfaction, performance, and

commitment to the organization

• Work group’s satisfaction and performance

• Start-up costs invested in the new employee

– recruiting, selection, training, and the time until the

employee is up to full speed

• The likelihood the employee will remain with the

organization

• Costs of replacing the employee if he or she leaves

Nguy cơ

• Sự thỏa mãn, hiệu quả, và cam kết của nhân viên mới đối với tổ chức/doanh nghiệp

• Sự thỏa mãn và kết quả của làm việc nhóm

• Các chi phí ban đầu đầu tư cho nhân viên mới

– Tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo, và khoảng thời gian cho tới khi nhân viên thể hiện đầy đủ năng lực của mình trong công việc

• Khả năng nhân viên sẽ làm việc lâu dài tại tổ

chức/doanh nghiệp

• Các chi phí cho việc thay thế nhân viên nếu anh/cô ấy rời công ty

Two Common Approaches

Used to benefit both the individual and the organization

• Realistic Job Preview (RJP)

• Employee Orientation

2 phương pháp phổ biến

Được sử dụng để mang lại lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức/doanh nghiệp

• Xem xét trước thực tế công việc (RJP)

• Định hướng nhân viên

Các vai trò của tổ chức/doanh nghiệp

Important Issues for Socialization

• Role Communication

– individual’s role would be communicated clearly and

agreed upon by all concerned parties

Các vấn đề quan trọng để hòa nhập

• Truyền đạt vai trò

– Vai trò của cá nhân sẽ được truyền đạt rõ ràng và được chấp thuận bởi tất cả các bên liên quan

Perception of Organizational Roles

• Role overload

– employee perceives the role as being more than he or she can reasonably do

• Role conflict

– employee receives mixed messages about what is

expected of him or her by others, such as a boss and

coworkers

• Role ambiguity

– when the employee feels the role is unclear; this is often the result of assuming a newly created position

Nhận thức về các vai trò trong tổ

chức/doanh nghiệp

• Quá tải trong vai trò

– Nhân viên nhận vai trò vượt quá mức anh ấy/ cô ấy có thể đảm nhiệm

• Mâu thuẫn trong vai trò

– Nhân viên nhận được những thông điệp lẫn lộn về việc

những người khác (như sếp và đồng nghiệp) đang trông đợi

gì ở anh /cô ấy

• Mơ hồ về vai trò

– Khi nhân viên cảm thấy vai trò của mình không rõ ràng;

điều này thường xảy ra khi đảm nhận một vị trí mới được phát triển

Định hướng vai trò

• Là phạm vi mà theo đó các nhân viên đổi mới

trong việc diễn giải các vai trò của họ trong tổ

chức/doanh nghiệp

• Diễn ra liên tục

• Có lúc mâu thuẫn với các niềm tin và giá trị đã

được tổ chức/doanh nghiệp chấp nhận

Group Norms

• Norms are the rules of conduct (typically unwritten) that are established by group members to influence

or control behavior within the group

• Indicate the behaviors that insiders agree are appropriate

Các quy chuẩn nhóm

• Quy chuẩn là những nguyên tắc thực hiện (thường

không được viết ra) được thiết lập bởi các thành viên trong nhóm nhằm gây ảnh hưởng hoặc kiểm soát

hành vi trong nội bộ nhóm

• Xác định những hành vi mà người trong cuộc chấp nhận là phù hợp

• whom to learn from

– Learning about the organization

• including the goals, values, and policies of the organization

– Learning to function in the work group

• values, norms, roles, and friendships within the group

Nội dung hòa nhập – 1

• Khởi đầu quá trình học tập

• Bao gồm các mục tiêu, giá trị, và chính sách của tổ chức

– Học hỏi để thực hiện vai trò của mình (hòa nhập) trong

nhóm

• Các giá trị, quy chuẩn, vai trò, và tình bạn trong nhóm

Content of Socialization – 2

• Learning how to perform the job

– Necessary skills and knowledge for a particular job

Nội dung hòa nhập – 2

• Học hỏi cách thực hiện công việc

– Các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện

một công việc cụ thể

• Học hỏi cá nhân

– Học tập từ các kinh nghiệm trong công việc và với

tổ chức/doanh nghiệp, bao gồm

• Tự ý thức về cá tính của mình

• Các kỳ vọng

• Hình ảnh bản thân

• Động lực

Successful Socialization

• Newcomer develops

– Greater knowledge of the organization and work group

– Attitudes that make performing, fitting into, and remaining with the organization and work group possible

– Behaviors that lead to personal and organizational

effectiveness

Hòa nhập thành công

• Nhân viên mới phát triển:

– Các kiến thức về tổ chức/doanh nghiệp và nhóm làm việc

– Các quan điểm khiến việc thực hiện, thích nghi, và

ở lại với doanh nghiệp/tổ chức và nhóm làm việc trở lên khả thi.

– với tổ chức và nhóm làm việc trở nên khả thi

– Các hành vi mang lại hiệu quả cho cá nhân và tổ chức/doanh nghiệp

Hòa nhập không thành công

Realistic Job Preview

• Four Interrelated Mechanisms

– Vaccination Against Unrealistically High Expectations

Xem xét trước thực tế công việc (RJP)

• Bốn Cơ chế tương quan

– Ngăn ngừa các kỳ vọng quá cao, thiếu thực tế

– Bản thân tự đưa ra lựa chọn về

• Công việc và tổ chức/doanh nghiệp phù hợp với các nhu cầu cá nhân

– Tác động của việc đối mặt với thực tế

• Những mong đợi thực tế giúp phát triển các chiến lược đối phó để thực hiện công việc hiệu quả

– Cam kết/gắn bó của cá nhân

Timing of RJP is Critical

• As early as possible

– Before job offer

• Use multimedia to communicate realistic information before hire

• Save more expensive processes for later

– Self-screening will have reduced applicant pool

Thời gian RJP là thiết yếu

• Càng sớm càng tốt

– Trước khi đề nghị công việc

• Sử dụng truyền thông đa phương tiện để

truyền đạt các thông tin thực tế trước khi tuyển dụng

• Lưu lại các quy trình tốn kém hơn để sử dụng sau này

– Tự sàng lọc sẽ làm giảm số lượng ứng viên

Are RJPs Effective?

• Research has shown that RJPs

– Reduce inflated expectations

– Lead to

• Decreased turnover

• Increased job satisfaction

• Increased job commitment

RJP có hiệu quả hay không?

• Nghiên cứu đã chỉ ra rằng RJP

– Làm giảm các kỳ vọng thái quá

– Dẫn tới

• Giảm tốc độ thay thế nhân viên

• Tăng mức độ hài lòng công việc

• Tăng mức độ cam kết/gắn bó với công việc

Orientation Program Contents

• Company Information

– An overview of the company

• key policies and procedures

• the mission statement

• company goals and strategy

– Information concerning

• compensation

• benefits

• safety and accident prevention

• employee or union relations

• the physical facilities

Nội dung chương trình định hướng

• Các thông tin về công ty

– Tổng quan về công ty

• Các chính sách và thủ tục chính

• Tuyên bố sứ mệnh

• Các mục tiêu và chiến lược của công ty

– Các thông tin liên quan/đáng lưu ý

Contents (Continued)

• Overview of the organization’s mission, goals,

structure, culture, code of ethics, and products

– mission statement serves to reinforce basic values and the organization’s place in its industry and in society

• Compensation and benefits policies should also be explained during orientation.

– Devote a portion of the orientation period to completing compensation and benefit forms to make sure

• employees know what they are entitled to

• are enrolled in the appropriate programs

Nội dung (tiếp)

• Tổng quan về sứ mệnh, mục tiêu, cơ cấu, văn hóa,

quy tắc đạo đức, và các sản phẩm của tổ chức/doanh nghiệp

– Tuyên bố sứ mệnh được đưa ra nhằm củng cố các giá trị cơ bản và vị thế của tổ chức/doanh nghiệp trong ngành cũng như trong xã hội

• Các chính sách về lương và phúc lợi cũng cần được giải thích trong chương trình định hướng

– Dành một thời gian trong giai đoạn định hướng để hoàn

thành mẫu đơn phúc lợi và bồi thường để chắc chắn:

• Nhân viên biết họ được phép làm gì

• Được đăng ký vào các chương trình phù hợp

Common Topics – 1

Table 8-2

SOURCES: Adapted from Valentine, S., & Johnson, A (2005) Codes of ethics, orientation programs, and the perceivedimportance of employee incorruptibility Journal of Business Ethics, 61, 45–53; Hacker, C A (2004) New employee orientation: Make it pay dividends for years to come Information Systems Management, 21(4), Winter, 89–92;Robbins, R L (2002) Orientation: Necessity or nightmare? Supervision, 63(10), October, 8–9; Hicks, S (2000) Successful orientation programs Training & Development, April, 59–60; Lindo, D K (1999) New employee orientation isyour job! Supervision, 60(8), 6–9; Belaiche, M (1999) A well planned orientation makes a difference Canadian Manager,Spring, 23–24; Tyler, K (1998) Take employee orientation off the back burner HR Magazine, May, 54

• Schedule for the employee’s first week on the job

• Company history, philosophy, and an overview of

what the company does

• Organizational chart or charts

• Overview of the industry or industries in which the

organization operates

• Review of the benefits package

• health insurance, vacation/sick/personal leave

policies, tuition reimbursement, retirement

Các đề tài phổ biến – 1

Bảng 8-2

Nguồn: Adapted from Valentine, S., & Johnson, A (2005) Codes of ethics, orientation programs, and the perceived

importance of employee incorruptibility Journal of Business Ethics, 61, 45–53; Hacker, C A (2004) New employee orientation: Make it pay dividends for years to come Information Systems Management, 21(4), Winter, 89–92;Robbins, R L (2002) Orientation: Necessity or nightmare? Supervision, 63(10), October, 8–9; Hicks, S (2000) Successful orientation programs Training & Development, April, 59–60; Lindo, D K (1999) New employee orientation isyour job! Supervision, 60(8), 6–9; Belaiche, M (1999) A well planned orientation makes a difference Canadian Manager,Spring, 23–24; Tyler, K (1998) Take employee orientation off the back burner HR Magazine, May, 54

Sắp xếp lịch làm việc cho tuần đầu tiên của nhân viên

• Lịch sử công ty, triết lý, và tổng quan về các hoạt

động của công ty

• Sơ đồ hoặc các sơ đồ tổ chức

• Tổng quan về ngành hoặc các ngành kinh doanh mà công ty đang hoạt động

• Xem xét lại gói phúc lợi cho nhân viên

• Bảo hiểm y tế, các chính sách nghỉ phép/nghỉ

ốm/nghỉ lý do cá nhân, hoàn trả học phí, nghỉ hưu

Common Topics – 2

Table 8-2

SOURCES: Adapted from Valentine, S., & Johnson, A (2005) Codes of ethics, orientation programs, and the perceivedimportance of employee incorruptibility Journal of Business Ethics, 61, 45–53; Hacker, C A (2004) New employee orientation: Make it pay dividends for years to come Information Systems Management, 21(4), Winter, 89–92;Robbins, R L (2002) Orientation: Necessity or nightmare? Supervision, 63(10), October, 8–9; Hicks, S (2000) Successful orientation programs Training & Development, April, 59–60; Lindo, D K (1999) New employee orientation isyour job! Supervision, 60(8), 6–9; Belaiche, M (1999) A well planned orientation makes a difference Canadian Manager,Spring, 23–24; Tyler, K (1998) Take employee orientation off the back burner HR Magazine, May, 54

• Summary of performance appraisal or performance

management system, that is, how, when, and by

whom employees will be evaluated, as well as general

performance expectations

• Review of compensation procedures: pay periods,

direct deposit, and how and where to complete time

sheets, time cards, and so on

• Review of a current position or job description,

including specific job requirements

Các đề tài phổ biến – 2

Bảng 8-2

Nguồn: Adapted from Valentine, S., & Johnson, A (2005) Codes of ethics, orientation programs, and the perceived

importance of employee incorruptibility Journal of Business Ethics, 61, 45–53; Hacker, C A (2004) New employee orientation: Make it pay dividends for years to come Information Systems Management, 21(4), Winter, 89–92;Robbins, R L (2002) Orientation: Necessity or nightmare? Supervision, 63(10), October, 8–9; Hicks, S (2000) Successful orientation programs Training & Development, April, 59–60; Lindo, D K (1999) New employee orientation isyour job! Supervision, 60(8), 6–9; Belaiche, M (1999) A well planned orientation makes a difference Canadian Manager,Spring, 23–24; Tyler, K (1998) Take employee orientation off the back burner HR Magazine, May, 54

• Bản tóm tắt đánh giá kết quả hoặc bản tóm tắt hệ thống quản lý kết quả, cho biết các nhân viên sẽ được đánh giá như thế nào, khi nào, và bởi ai, cũng như các kết quả yêu cầu đạt được.

• Xem xét lại các quy trình/thủ tục về thù lao lao

động/lương: các giai đoạn thanh toán , ký quỹ trực tiếp,

cách thức và địa điểm hoàn thành thẻ chấm công, sổ chấm công…

• Xem xét lại một vị trí hiện tại hoặc các miêu tả công

việc, bao gồm các yêu cầu công việc cụ thể