Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Phòng Thông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị

Mục đích nghiên cứu Ngày nay, thông tin khoa học và công nghệ được coi là chìa khóa của mọihoạt động sáng tạo, là yếu tố thiết yếu của năng lực đổi mới và phát triển của mỗiquốc gia, thô

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong giai đoạn phát triển hiện nay, trước đòi hỏi cấp bách của sự nghiệpcông nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cácphương tiện thông tin đại chúng như: mạng tốc độ cao, máy vi tính, truyền hình kỹthuật số… có sức hút mạnh mẽ đến đông đảo tầng lớp nhân dân Bên cạnh nhữngphương tiện hiện đại đó thì tầm quan trọng của sách báo cũng không thể phủ nhận.Sách vẫn luôn là phương tiện truyền tải tri thức hiệu quả nhất đưa đất nước trởthành nột nước phát triển với mục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằngdân chủ văn minh”

Muốn thực hiện tốt được các nhiệm vụ đặt ra cần phải đánh giá đúng vaitrò của thông tin Thông tin và tri thức phát triển ngày càng đóng vai trò quantrọng trong sự phát triển của loài người Nhu cầu về thông tin, trao đổi thông tin,lưu trữ thông tin, tri thức trong thời đại bùng nổ thông tin dẫn tới hệ quả tất yếu là

sự tăng lên nhanh chóng cả về chất và lượng của các cơ quan thông tin thư viện tạiViệt Nam Phòng Thông tin Khoa học Quân sự là một thư viện khoa học chuyênngành về khoa học xã hội và nhân văn quân sự cũng không nằm ngoài guồng quay

đó

Học viện Chính trị là trung tâm giáo dục - đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán

bộ chính trị và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn quân sự hàng đầu của quânđội và quốc gia; góp phần to lớn vào sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, xâydựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Là một công cụ truyền bácực kỳ quan trọng để truyền bá tư tưởng, đường lối cũng như khoa học quân sựtrong đông đảo cán bộ chiến sỹ Do đó hoạt động cung cấp thông tin, tài liệu phục

vụ cho sự nghiệp giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện luôn đượcchú trọng Chính vì vậy, Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị

đã được tổ chức ra nhằm thực hiện những mục đích cao cả đó

Đứng trước tình hình trên, Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học việnChính trị đòi hỏi phải đổi mới, hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động của mìnhnhằm hoàn thành suất sắc mọi nhiệm vụ được giao Chính vì vậy, em lựa chọn đề

tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Phòng Thông tin Khoahọc Quân sự - Học viện Chính trị” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Với đề tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại PhòngThông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị” khóa luận tập trung đi sâu vàonghiên cứu về việc hoàn thiện nâng cao công tác tổ chức và hoạt động tại thư viện

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Ngày nay, thông tin khoa học và công nghệ được coi là chìa khóa của mọihoạt động sáng tạo, là yếu tố thiết yếu của năng lực đổi mới và phát triển của mỗiquốc gia, thông tin là chìa khóa để dấn tới mọi quyết định mang tính chiến lược, là

cơ sở để ra các quyết định đùng đắn; chính vì vậy, trên cơ sở nghiên cứu tổ chức,hoạt động tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị để đưa ra những nhận xét, đánhgiá từ đó đề xuất những kiền nghị, giải pháp để hoàn thiện tổ chức và nâng caohiệu quả hoạt động tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị đảm bảo sự phát triểncủa Học viện cũng như góp phần vào sự nghiệp phát triển khoa học quân sự

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tạiPhòng Thông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị” nhằm mục đích:

- Khái quát lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, đặc điểm vốn tài liệu,đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Phòng TTKHQS Học viện Chính trị

- Khảo sát thực trạng công tác tổ chức và hoạt động tại Phòng TTKHQSHọc viện Chính trị

- Đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức và hoạt độngtại Phòng TTKHQS.

- Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt độngtại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị

4 Lịch sử nghiên cứu

Đã có một số khóa luận, niên luận của các sinh viên Khoa Thông tin - Thưviện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nộinghiên cứu về Phòng TTKHQS Học viện Chính trị Ví dụ niên luận “Công tác tổchức và bảo quản vốn tài liệu tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị” của tác giảNguyễn Thị Hòa K53 Thông tin-Thư viện, niên luận “Nâng cao hiệu quả công tác

tổ chức và hoạt động thông tin ở Thư viện Học viện Chính trị” của tác giả NguyễnThu Phương… Song các đề tài trên mới chỉ giới hạn ở việc tìm hiểu một khía cạnhtrong quy trình tổ chức và hoạt động của Thư viện, chưa có công trình nghiên cứunào đi sâu nghiên cứu một cách tổng quan về công tác tổ chức và hoạt động củaThư viện để tìm ra các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động tại đây Chính vìvậy em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại

Phòng TTKHQS Học viện Chính trị” là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu.

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp luận: phương pháp duy vật biên chứng và duy vật lịch sử.

+ Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu

- Phương pháp trao đổi, so sánh, đánh giá

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phỏng vấn

6 Đóng góp về lí luận và thực tiễn của đề tài

Nghiên cứu Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại PhòngTTKHQS Học viện Chính trị góp phần tìm ra các giải pháp nâng cao và hoànthiện hoạt động thông tin thư viện Góp phần đảm bảo sự phát triển mạnh mẽ củathư viện cũng như đáp ứng tốt nhiệm vụ giáo dục - đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán

bộ chính trị và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn quân sự hàng đầu của quânđội và quốc gia

7 Bố cục của khoá luận

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 phầnchính:

Chương 1: Giới thiệu về Phòng Thông tin Khoa học Quân sự-Học viện Chính trị.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động của Phòng Thông tin Khoa học Quân sự- Học viện Chính trị.

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức

và hoạt động của Phòng Thông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị.

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG THÔNG TIN KHOA HỌC QUÂN SỰ - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Học viện Chính trị.

Tiền thân của Học viện Chính trị là Trường Chính trị Trung cấp Quân độinhân dân dân Việt Nam Tháng 7/1951 theo chỉ thị của Trung ương Đảng và Chủtịch Hồ Chí Minh, Tổng quân ủy đã ra chỉ thị thành lập Trường Chính trị Trungcấp Quân đội nhân dân Việt Nam Ngày 25/10/1951 Nhà trường vinh dự được đónChủ tịch Hồ Chí Minh đến thăm và huấn thị cho cán bộ và học viên khoá đầu tiêncủa Trường Để ghi nhớ công ơn chăm sóc dạy bảo của Đảng và Bác Hồ, ngày 25-

10 hàng năm được lấy là ngày truyền thống của Trường Thời kỳ 1951 – 1965trường đã huấn luyện chính trị cho nhiều đội ngũ cán bộ và hoàn thành tốt nhiệm

vụ luân lưu bồi dưỡng cán bộ về đường lối, nhiệm vụ cách mạng, chính sách củaĐảng, góp phần to lớn vào thắng lợi vẻ vang của quân và dân ta trong giai đoạnkháng chiến

Tháng 5/1965 trường được đổi tên thành Học viện Chính trị Cũng ở thời

kỳ này Học viện trải qua nhiều khó khăn thử thách của cuộc kháng chiến để giảiquyết tốt các vấn đề: xây dựng ý chí quyết tâm chiến đấu, tổ chức bồi dưỡng lựclượng để thực hiện tư tưởng chiến tranh nhân dân của Đảng, giải quyết tốt vấn đềchính sách trong chiến đấu… Trong những năm kháng chiến, Học viện đã đào tạo,bồi dưỡng, truyền thụ kinh nghiệm chiến đấu cho hơn 16.000 cán bộ chính trị sơcấp, trung cấp và cao cấp trong Quân đội nhân dân Việt Nam và quân đội một sốnước anh em như Quân đội nhân dân Lào, Quân đội Campuchia, Quân độiCuba… Từ năm 1975 – 1985 Học viện đã đào tạo được hơn 13.000 cán bộ chínhtrị các cấp, đáp ứng nhu cầu của giai đoạn mới

Ngày 8/8/1995 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra Nghị quyết (số 867) hợp nhấtTrường sĩ quan chính trị với Học viện Chính trị Học viện Chính trị ngày cànghoàn thiện mục tiêu yêu cầu đào tạo đáp ứng yêu cầu vừa đào tạo theo chức danh,vừa đào tạo theo bậc học vấn phù hợp với tính chất đặc thù của một trường đào

tạo cán bộ chính trị cho các lực lượng vũ trang Vượt lên khó khăn về nhiều mặt,Học viện nhanh chóng hòa nhập với hệ thống giáo dục quốc gia, đã khẳng định vịtrí của mình trong hệ thống giáo dục đại học của quân đội và nhà nước, vừa giữvững bản sắc riêng của một trường quân đội có nhiều kinh nghiệm đào tạo cán bộtrong chiến tranh, vừa nắm bắt những thành tựu khoa học hiện đại.

Hiện nay, hàng năm đội ngũ các nhà khoa học, nhà giáo, học viên tại Họcviện được giao nghiên cứu các chương trình, đề tài khoa học các cấp (từ đơn vị cơ

sở đến cấp nhà nước) Các đề tài khoa học luôn đáp ứng yêu cầu của quân dội nóiriêng và của nhà nước nói chung Từ năm 1986 đến tháng 12/2000 Học viện hoànthành đúng tiến độ, có chất lượng hệ thống các đề tài nghiên cứu khoa học baogồm: 3 đề tài cấp nhà nước, 13 đề tài cấp Bộ Quốc phòng, 2 đề tài cấp Cục – Tổngcục Chính trị, 61 đề tài cấp Học viện, Viện khoa học xã hội nhân văn quân sự, 95

đề tài – sáng kiến cấp Phòng, Khoa

Về phần nhân lực sư phạm – khoa học có sự phát triển đáng kể, hiện nayhầu hết cán bộ, giáo viên của Học viện có trình độ cử nhân, trên đại học, trong đó

có hàng chục giáo sư và phó giáo sư, gần 300 tiến sĩ và thạc sĩ Qua các thời kỳ,Học viện luôn cố gắng làm tốt công tác dân vận, luôn trân trọng giữ gìn thắt chặtmối quan hệ quân dân, tích cực góp phần ổn định chính trị, tham gia nhiều phongtrào như “xây dựng đời sống xã hội trên địa bàn”, “phong trào đền ơn đápnghĩa”…

1.2 Khái quát về Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển

Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị hay còn gọi là Thưviện Học viện Chính trị Lịch sử hình thành và phát triển của Phòng TTKHQS gắnliền với quá trình hình thành và phát triển của HVCT

Ngay từ những ngày đầu, Phòng TTKHQS chỉ là những tủ sách lưu động.Cùng với quá trình phát triển của Học viện, ngày 23/12/1976 thực hiện quyết địnhcủa Bộ Tổng tham mưu, Phòng Tư liệu thư viện được thành lập thuộc biên chếcủa Cục huấn luyện

Tháng 8/1998, phòng Tư liệu thư viện được đổi tên thành Phòng Thông tin

- Khoa học công nghệ - Môi trường

Tháng 5/2006, theo đề nghị của cấp ủy, chỉ huy phòng Thông tin-Khoa họccông nghệ-Môi trường, được sự nhất trí của Thường vụ Đảng ủy và Ban giám đốcHọc viện Chính trị, phòng chính thức mang tên: Phòng Thông tin Khoa học Quân

sự và ngày 23/12 hàng năm được quyết định là ngày truyền thống của Phòng

Với tính chất là một thư viện mang tính chuyên ngành, một bộ phận củamạng lưới TT-TV quân đội, định hướng vào lĩnh vực khoa học xã hội và nhân vănquân sự, Phòng TTKHQS đã và đang góp phần đắc lực, phục vụ có hiệu quảnhiệm vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện Chính trị

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.2.2.1 Chức năng

Học viện Chính trị là trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học xã hộinhân văn quân sự hàng đầu của quân đội và quốc gia Hoạt động thông tin - tư liệuthư viện luôn gắn bó chặt chẽ và phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo

và nghiên cứu khoa học ở Học viện Vì vậy chức năng thông tin của PhòngTTKHQS được xác định là quan trọng nhất, góp phần to lớn vào công tác giáo dụcđào tạo các đối tượng học viên, đồng thời nâng cao chất lượng giảng dạy chuyênmôn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, giảng viên trong Học viện, làm cho hoạt độnggiáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện đạt hiệu quả cao

Ngoài chức năng thông tin, Phòng còn thực hiện các chức năng khác củathư viện, đó là: chức năng giáo dục, văn hóa và giải trí

1.2.2.2 Nhiệm vụ

Quy chế tổ chức và quản lý hoạt động của thông tin thư viện ở Học việnChính trị năm 2007 đã nêu: “Hoạt động thông tin khoa học ở Học viện Chính trị

có nhiệm vụ đảm bảo thông tin - tài liệu phục vụ lãnh đạo, chỉ huy Học viện, phục

vụ giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học ; tổ chức khai thác quản lý, lưu giữ vàphổ biến thông tin từ mạng Intranet, Internet đến các tổ chức, cá nhân trong Họcviện theo đúng quy chế của Bộ Quốc phòng và quy định của Giám đốc Học viện.Phòng Thông tin Khoa học Quân sự có trách nhiệm khai thác, quản lý, xử lý, lưutrữ và phổ biến các loại ấn phẩm thông tin như: sách kinh điển, từ điển, giáo khoa,giáo trình, sách tham khảo và sách văn học ; các loại báo, tạp chí của Đảng, Nhànước và Quân đội ; các tài liệu dịch thuật, lược thuật, tổng thuật, các loại băng đĩa

từ, những vật mang tin khác Tất cả các thông tin thu thập được phải có nội dungtốt, lành mạnh, phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Học viện”.

Phòng Thông tin Khoa học Quân sự là một bộ phận của mạng lưới thôngtin - tư liệu thư viện quân đội, định hướng vào lĩnh vực khoa học xã hội và nhânvăn quân sự Do đó Phòng có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

- Tổ chức xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch công tác thôngtin khoa học xã hội và nhân văn quân sự trong Học viện Chính trị và theo dõi kiểmtra thực hiện kế hoạch đó

- Nghiên cứu nhu cầu thông tin của người dùng tin ở Học viện Chính trị

Tổ chức việc thu thập, tạo lập, lưu trữ và bảo quản các nguồn tài liệu, tư liệu vềkhoa học xã hội nhân văn quân sự Xây dựng nguồn vốn tài liệu, tư liệu đáp ứngyêu cầu phát triển giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Học viện, đảmbảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đúng nhu cầu, đúng đối tượng

- Nghiên cứu phương thức tổ chức, sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu hợp

lý, nhằm phục vụ bạn đọc nhanh chóng, thuận tiện Tổ chức triển khai và áp dụng

công nghệ mới vào hoạt động thông tin tư liệu - thư viện

- Hướng dẫn và chỉ đạo thống nhất các đơn vị đầu mối ở Học viện Chínhtrị về công tác tổ chức thông tin - tư liêụ thư viện Tổ chức bồi dưỡng nâng caotrình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ của Phòng Thông tin Khoa họcQuân sự và những cán bộ giáo viên kiêm nhiệm công tác thông tin khoa học ở cácđơn vị đầu mối trong Học viện Hướng dẫn người dùng tin trong Học viện về kỹnăng khai thác, xử lý thông tin tư liệu thư viện

- Tuyên truyền và phổ biến các thành tựu khoa học và kiến thức về khoahọc xã hội nhân văn quân sự cũng như khoa học công nghệ khác

- Phối hợp cùng các cơ quan có trách nhiệm trong và ngoài quân đội xuấtbản các ấn phẩm thông tin khoa học, tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin,truyên truyền giới thiệu sản phẩm thông tin giữa các cơ quan thông tin thư việnvới nhau

- Ứng dụng mạnh mẽ và hiệu quả công nghệ thông tin vào các khâu tronghoạt động thông tin - tư liệu thư viện, tiến tới làm chủ hoàn toàn được công nghệ

thông tin trong mọi hoạt động (Thư viện điện tử); xây dựng ngân hàng dữ liệu(CSDL thư mục và CSDL toàn văn) đáp ứng tốt yêu cầu của người dùng tin.

Với những chức năng và nhiệm vụ cụ thể trên, Phòng TTKHQS Học việnChính trị có vị trí vô cùng quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo,nghiên cứu khoa học của Học viện

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin ở Học viện Chính trị

Người dùng tin là một trong 4 yếu tố quan trọng hình thành nên cơ quanthông tin thư viện Người dùng tin là người sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầutin của mình, là chủ thể của nhu cầu tin

Người dùng tin và nhu cầu tin chính là cơ sở để định hướng cho toàn bộhoạt động thông tin của cơ quan TT-TV Nếu không có người dùng tin thì thư việncũng không thể tồn tại, phục vụ càng nhiều người dùng tin thì vai trò xã hội củathư viện càng tăng Vì vậy phục vụ người dùng tin và thỏa mãn nhu cầu tin chính

là mục tiêu cuối cùng trong hoạt động của Phòng TTKHQS Học viện Chính trị

Nhu cầu tin ở Phòng TTKHQS Học viện Chính trị cũng phong phú và đadạng, đồng thời đòi hỏi chất lượng thông tin cao và được truyền tải bằng nhữngphương tiện thông tin hiện đại hơn Hiện nay NDT của Phòng bao gồm các sĩquan, quân nhân chuyên nghiệp, các học viên của Học viện…

Nghiên cứu những đặc điểm cơ bản về nhu cầu tin ở Phòng TTKHQS Họcviện Chính trị, có thể chia NDT của Phòng thành 3 nhóm cơ bản sau:

1.3.1 Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhu cầu tin của nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý (Ban Giám đốc Học viện,Thủ trưởng các Phòng, Khoa, Hệ, Viện Khoa học xã hội nhân văn quân sự/ BộQuốc Phòng)

Tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng; họ vừa là người dùngtin vừa là chủ thể thông tin ở Học viện Chính trị, họ chịu trách nhiệm về mọi hoạtđộng của cơ quan mà họ quản lý và là những người ra quyết định hoặc chuẩn bị raquyết định ở các cấp khác nhau, họ là những người có nhiệm vụ xây dựng đườnglối, chính sách, chủ trương cuả Đảng, Nhà nước, Quân đội Nhu cầu tin của họ lànhững thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời mang tính định hướng, nội dungthông tin vừa có tính tổng kết, vừa có tính dự báo, vừa có diện rộng, vừa có tính

khái quát trên các lĩnh vực khoa học, các tài liệu chính trị xã hội, kinh tế, quân sự,giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học, các văn bản, chủ trương của Đảng, Nhànước và Quân đội.

Bên canh công tác quản lý, có thể người dùng tin nhóm này còn làm côngtác nghiên cứu khoa học, phụ trách đề tài nghiên cứu khoa học các cấp Vì vậy họrất ít thời gian đến thư viện đọc tài liệu gốc Họ thường được cung cấp thông tintheo đơn đặt hàng với Thư viện Các thông tin này thường ở dạng chọn lọc, cácthông tin chuyên đề, tài liệu tham khảo …

Như vậy đặc điểm của nguồn thông tin phục vụ nhóm lãnh đạo, quản lý là:

- Thông tin phải có tính định hường chính trị cao, rõ rang

- Đảm bảo tính kịp thời, khách quan

- Tùy tính chất, phạm vi của đối tượng, thông tin phải đảm bảođược tính liên tục (quá khứ, hiện tại, tương lai)

Cán bộ lãnh đạo quản lý cũng là những người tạo ra những thông tin có giátrị cao, cho nên cán bộ thông tin cần khai thác triệt để nguồn thông tin này bằngcách trao đổi, xin ý kiến, nhằm tăng cường nguồn lực thông tin cho hoạt độngthông tin ở Học viện

1.3.2 Nhóm những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy

Nhóm này là những cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, tham gia các đề tàinghiên cứu ở các cấp từ cấp Nhà nước, cấp bộ, đến cấp cơ sở đây là các cán bộkhoa có học hàm và học vị cao, công việc của học là phải chủ động nghiên cứu,tìm tòi trong khối thông tin của thư viện để rút ra những thông tin cần thiết chobản thân Do đó tầm hiểu biết sâu và rộng biết ngoại ngữ nên họ nắm vững nguồntài liệu của ngành mình, biết cách sử dụng và khai thác các nguồn tài liệu của thưviện Nhóm NDT này đầu tư nhiều thời gian để đọc tài liệu, tự bản thân phải xử

lý, gia cố thông tin tìm được và tạo ra sản phẩm thông tin mới cho xã hội họthường quan tâm đến những tài liệu khoa học chuyên ngành sâu, thực sự có giá trịnghiên cứu Thời gian nghiên cứu trên tài liệu lại rất ngắn và khẩn trương, phụthuộc vào tiến độ của các đề tài nghiên cứu khoa học

Nhu cầu tin chủ yếu của nhóm này là:

- Chuyên ngành sâu với tất cả các loại hình xuất bản phẩm từ sách, báo,tạp chí, đến các loại tài liệu điện tử, thông tin trên mạng.

- Ngoài các tài liệu mang tính chất nghiên cứu còn có các tài liệu mangtính chất giáo khoa, giáo trình, tài liệu bổ trợ cho chuyên ngành mà họ cần tronggiảng dạy

- Các nguồn tài liệu nước ngoài về chuyên ngành sâu là rất quan trọng đốivới việc nghiên cứu giảng dạy, song một điều hạn chế là các tài liệu nước ngoàicòn ít và chưa có khả năng bảo đảm sâu rộng cho các đối tượng nghiên cứu đọc

- Các phương pháp luận mới, các luận điểm mới của khoa học, thông tin dựbáo mang tính chất toàn cầu

Nhóm người dùng tin này thường dùng những thông tin gốc (thông tin bậc1), vì chính họ sẽ là người xử lý thông tin đó, các thông tin thư mục (thông tin bậc2) và các thông tin đã được xử lý, gia cố có giá trị cao như tổng thuật, lược thuật(thông tin bậc 3)

1.3.3 Nhóm người dùng tin là học viên

Là những người đào tạo sau đại học, đào tạo chức danh chính uỷ, chính trịviên, đào tạo giảng viên ngành khoa học xã hội nhân văn quân sự Nhu cầu tin củanhóm này khá đa dạng từ các tài liệu phục vụ cho việc học tập đến làm luận văn,luận án và thi tốt nghiệp quốc gia Nhóm bạn đọc này đa phần đã tốt nghiệp mộttrường đào tạo sĩ quan Nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú xuất phát từyêu cầu và tính chất của chuyên ngành đào tạo Do phải học tập trên lớp, thời gian

tự nghiên cứu hạn chế, họ cần những thông tin cụ thể, chi tiết và đầy đủ, họ quantâm cả những tài liệu cũ và mới

Do chưa thật quen với việc sử dụng thư viện, nên họ thường bỡ ngỡ trongviệc tìm kiếm thông tin nên cán bộ thư viện cần chú ý hướng dẫn họ về các nguồnlực thông tin của thư viện, phương pháp sử dụng hệ thống mục lục thư viện, cáctài liệu tra cứu và phương pháp tìm tin trên máy vi tính

1.4 Vốn tài liệu

Vốn tài liệu là một trong các yếu tố thiết yếu và quan trọng cấu thành nêncác cơ quan thông tin-thư viện, cũng là sức mạnh tinh thần, là niềm tự hào của các

thư viện Đây cũng là đối tượng chính trong các hoạt động thông tin-thư viện như:công tác bổ sung, xử lý tài liệu, tổ chức kĩ thuật, tuyên truyền giới thiệu tài liệu,khai thác sử dụng và phục vụ bạn đọc Phòng TTKHQS Học viện Chính trị làmột thư viện chuyên ngành nên trong quá trình hoạt động thư viện xác định nhiệm

vụ chính là thu thập, tổ chức và cung cấp tài liệu, thông tin thuộc tất cả các chuyênngành đào tạo và nghiên cứu của Học viện bên cạnh đó là cả các tài liệu, thông tinthuộc về kiến thức chung Đáp ứng kịp thời và tốt nhất nhu cầu người dùng tin đặcbiệt là cán bộ giảng viên và sinh viên Học viện

Vốn tài liệu của thư viện gồm có tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại

1.4.1 Tài liệu truyền thống

Tài liệu truyền thống bao gồm những loại tài liệu được xuất bản trên giấytheo phương pháp in truyền thống, đó là: sách, báo, tạp chí… Hiện nay Phòng đãxây dựng được nguồn lực thông tin khá phong phú thuộc các lĩnh vực Khoa học kĩthuật, Khoa học xã hội…

- Sách: 92.087 cuốn tương đương 10.495 tên sách, tập trung vào các mônloại tri thức như: Triết học, Kinh tế chính trị, Pháp luật, Tâm lý học, Quân sự,Giáo dục học, Xã hội học, Dân tộc học, Lịch sử, Địa lý, Văn học…

- Tư liệu: 6.260 bản, chủ yếu về các ngành Khoa học xã hội và nhân văn,quân sự cùng hàng ngàn công trình nghiên cứu khoa học (đề tài, luận án tiến sĩ,luận văn thạc sĩ…)

- Báo và tạp chí khá lớn với khoảng 450 tên báo và tạp chí các loại (355 têntạp chí và 100 tên báo) của các ngành chính trị xã hội khác nhau Có những loạibáo và tạp chí được lưu giữ từ những năm 1950, được đóng quyển, bảo quản sửdụng lâu dài như: báo Nhân dân, báo Quân đội nhân dân, Tạp chí Cộng sản, Tạpchí Quốc phòng toàn dân

Bảng 1: Thống kê vốn tài liệu theo hình thức tài liệu

Tài liệu được phân bố trong kho của Thư viện như sau:

- Phòng đọc tổng hợp là nơi có số lượng tên tài liệu phong phú nhất:8.500 tên với khoảng 20.000 cuốn

- Phòng mượn phục vụ người dùng tin mượn về nhà có khoảng 25.000cuốn với 8.000 tên tài liệu

- Phòng giáo trình, giáo khoa có gần 47.000 cuốn với 800 tên sách

Bảng 2: Bảng phân bố sách trong các kho

Xét theo môn loại tri thức:

oSách chuyên ngành Khoa học xã hội và nhân văn: 6.000 tên (chiếm 55%

Bảng 3: Phân bố sách theo môn loại tri thức

Tài liệu thuộc diện thường xuyên bổ sung về Thư viện chủ yếu thuộc cácngành khoa học xã hội và nhân văn theo các môn loại: Chính trị xã hội, Kinh tế,Quân sự, Văn học nghệ thuật, Lịch sử,

1.4.2 Tài liệu điện tử

Đây là dạng tài liệu được thư viện đặc biệt quan tâm và đang bước đầu tiếnhành triển khai và xây dựng Hiện nay Phòng TTKHQS đã xây dựng được hệthống cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục, kết nối mạng LAN và Internet Sử dụngphần mềm Ilib để phục vụ công tác tra cứu nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả, xâydựng và cập nhật thường xuyên hệ thống CSDL

Nguồn tin điện tử của Phòng hiện nay gồm: hệ thống CSDL thư mục, toànvăn, CD-ROM, hệ thống mạng Intranet

+ Cơ sở dữ liệu thư mục, toàn văn

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý,được lưu trũ dồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lýtheo một cơ chế thống nhất giúp cho vệc truy cập và xử lý dữ liệu được dễ dàng vànhanh chóng

Ứng dụng thành công phần mềm Ilib vào công tác nghiệp vụ đã giúp thưviện xây dựng thành công hệ thống CSDL thư mục và CSDL toàn văn (sách; tưliệu; bài trích báo/ tạp chí; luận văn, luận án, công trình khoa học ) với hàng chụcngàn biểu ghi và gần 1.000.000 trang A4, được NDT thường xuyên tra cứu qua

hệ thống mục lục truy nhập công cộng trực tuyến trên trang chủ của Học viện

+ Hệ thống đĩa CD-ROM

CD-ROM là một thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số và được sử dụng đểlưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, hình ảnh, âm thanh Với một đĩa CD-ROM códung lượng 700MB, thì lượng thông tin lưu trữ tương đương với khoảng 300.000trang giấy khổ A4 Hiện nay Phòng có khoảng 300 đĩa CD-ROM chủ yếu nói vềcác lĩnh vực chính trị.

Phòng đã ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện điện tử ILIB 4.0

và thư viện số DLIB

Tại Học viện Chính trị, trong thời gian thực hiện Dự án TVĐT giai đoạn 1(2004 – 2006) và những năm qua Phòng đã xây dựng được gần 40.000 biểu ghi dữliệu thư mục với hơn 100.000 bản sách/tài liệu, số hoá hơn 1.000.000 trang dữliệu, hàng nghìn phút băng hình/băng ghi âm, lập hơn 5.000 thẻ bạn đọc… Hiệnnay, CSDL thư mục đã cập nhật toàn bộ biểu ghi về luận văn, luận án, công trìnhnghiên cứu khoa học do cán bộ, học viên, các nhà khoa học thực hiện hiện đanglưu giữ bản in tại kho thư viện Hệ thống TVĐT của Học viện vận hành bảo đảm

an toàn mọi mặt, phân quyền cho người sử dụng, bảo đảm không bị thay đổi dữliệu khi không được cho phép

- Dữ liệu số hoá bao gồm: dạng text và dạng PDF Số tài liệu số hoá:993.351 trang A4 (năm 2004 – 20.385 trang A4; năm 2006 - 72966 trang A4 )

- Những tài liệu đã số hoá đang phục vụ tốt trên trang Website Học việnChính trị; đang từng bước mã hoá vào thư viện số

Hàng năm số lượng nguồn lực thông tin điện tử không ngừng được tăng lên

và thường xuyên được cập nhật bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau, thông qua hoạtđộng của mạng MISTEN (hiện nay đã liên kết mạng gần 80 đầu mối các Học viện,nhà trường, cơ quan, viện nghiên cứu, trung tâm thông tin - thư viện trong quânđội) và mạng Internet Bạn đọc ở Học viện có thể khai thác các nguồn thông tin vềkhoa học xã hội nhân văn từ các trung tâm, viện nghiên cứu về khoa học xã hộinhân văn trên cả nước, đặc biệt là nguồn thông tin về khoa học chính trị, xã hội, vềxây dựng Đảng, Nhà nước từ Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam, Tạp chí Cộngsản, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Với diện tích là 800m2, trong những năm qua Phòng TTKHQS HVCT được

trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin tốt với:

- Hệ thống mạng nội bộ, mạng MISTEN, hệ thống đường truyền Internet:những hệ thống này có tốc độ kết nối nhanh, đường truyền thông suốt

- Hệ thống máy chủ lớn thực hiện việc quản trị và bảo trì dữ liệu với cácdịch vụ khác nhau: Máy chủ Website Học viện Chính trị, Máy chủ FPT, Mail, cácmáy chủ lưu, bảo trì dữ liệu, Firewall (tường lửa), máy chủ các ứng dụng khác

- Hệ thống máy trạm để cập nhật, khai thác truy cập thông tin, các thiết bịcông nghệ chuyên dụng theo quy trình, dây chuyền thông tin - thư viện phục vụcho thư viện điện tử: máy in - xuất mã vạch, máy đọc mã vạch, quản lý bạn đọc và

in thẻ Thư viện, máy quét, máy sao - in băng, đĩa

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA

PHÒNG THÔNG TIN KHOA HỌC QUÂN SỰ - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

2.1 Công tác tổ chức của Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị

2.1.1 Cơ cấu tổ chức

Phòng TTKHQS HVCT tổ chức thành các bộ phận (nhóm, tổ ) theo mộtdây chuyền lao động của một thư viện trường đại học Công tác tổ chức phù hợpvới quy định của Bộ Quốc phòng về thư viện học viện, nhà trường quân đội Tạiđây có các bộ phận: khai thác bổ sung, xử lý kỹ thuật, phục vụ người dùng tin

Hiện nay, Phòng TTKHQS Học viện Chính trị được tổ chức theo sơ đồ sau:

Hình 1: Cơ cấu tổ chức của Phòng Thông tin Khoa học Quân sự

bổ sung

Bộ phận phục vụ

Bộ phận biên mục

Bộ phận biên soạn

ấn phẩm

P

Đọc điện tử

P.Internet

P

Giáo khoa, giáo trình

P

Mượn

P

ĐọcPhòng

số hóa

Hiện tại, tổ chức biên chế của Phòng TTKHQS gồm: 01 trưởng phòng, 01phó phòng, các đồng chí chỉ huy Ban và cán bộ, nhân viên thư viện

* Ban Thông tin có nhiệm vụ:

- Tổ chức các hội nghị thông tin định kỳ và không định kỳ, giới thiệusách mới và các hoạt động thông tin thư mục khác, tạo điều kiện cho độc giả khaithác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tin

- Bảo đảm việc biên soạn in ấn, tổ chức dịch vụ, phổ biến các ấn phẩmthông tin

- Nghiên cứu nhu cầu tin, tổ chức thu thập khai thác tư liệu

- Xử lý thông tin và xây dựng CSDL

- Trả lời yêu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo, đề tài nghiên cứu khoa học

- Quan hệ, trao đổi tài liệu với các cơ quan trong và ngoài quân đội

* Ban Tư liệu - thư viện có nhiệm vụ:

- Tiến hành xử lý, đăng ký và bổ sung tài liệu, bảo đảm cung cấp nhu cầuthông tin phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập và đời sống văn hoátinh thần cho các đối tượng người dùng tin của Học viện

- Xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp, tạo điều kiện cho cho bạn đọc sửdụng thuận tiện và hiệu quả nguồn tin của Thư viện trên cơ sở ứng dụng côngnghệ thông tin Nghiên cứu tổ chức sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu hợp lý, nhằmphục vụ bạn đọc nhanh chóng và thuận tiện

Một số cán bộ tốt nghiệp các chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn và kỹthuật quân sự được giao nhiệm vụ làm phụ trách và trợ lý thông tin; còn nhữngcán bộ tốt nghiệp chuyên ngành thư viện được giao nhiệm vụ phụ trách và trợ lýthư viện

2.2 Hoạt động của Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị

2.2.1 Công tác bổ sung, phát triển vốn tài liệu

Bổ sung và phát triển vốn tài liệu là một trong những công tác quan trọngtrong hoạt động thông tin- thư viện, ảnh hưởng và quyết định tới toàn bộ hoạtđộng của cơ quan thông tin thư viện Đây là quá trình thường xuyên đổi mới vàlàm giàu vốn tài liệu bằng những tài liệu mới, có giá trị khoa học và bắt kịp vớitiến độ của khoa học và công nghệ, đồng thời thanh lý những tài liệu không còngiá trị Nhằm đảm bảo nguồn tài nguyên thông tin phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ của Học viện và nhu cầu của người dùng tin

2.2.1.1 Nguyên tắc bổ sung

Công tác bổ sung và phát triển vốn tài liệu do các cán bộ chủ chốt củaPhòng Nghiệp vụ đảm nhận Công tác này tuân thủ theo nguyên tắc: tính Đảng,tính khoa học, tính phù hợp, tính đầy đủ và hiệu quả

2.2.1.2 Diện bổ sung

Đặc thù là một trường chuyên đào tạo về khoa học xã hội và nhân văn quân

sự nên thư viện hết sức chú trọng bổ sung các tài liệu về chuyên ngành quân sựnhư chiến thuật, chiến lược các ngành khoa học xã hội và nhân văn theo các mônloại: Chính trị xã hội, Kinh tế, Quân sự, Văn học nghệ thuật, Lịch sử, Các loạibáo, tạp chí chính trị, quân sự được quan tâm, thường xuyên bổ sung

Ngoài các tài liệu chuyên ngành chính trị, quân sự thư viện còn chú trọng

bổ sung tài liệu của các môn học đại cương như: Triết học Mac-Lênin, chủ nghĩa

xã hội khoa học, toán học, vật lý…

Hình thức của tài liệu được bổ sung về là các ấn phẩm dạng sách, tài liệukhông công bố, tài liệu dịch, báo, tạp chí,…

Phòng thường tiến hành bổ sung tài liệu có ngôn ngữ là tiếng Việt và donhững cơ quan xuất bản, cơ quan thông tin - thư viện ở Việt Nam phát hành

2.2.1.3 Nguồn bổ sung

+ Nguồn mua

Đây là hình thức bổ sung chủ yếu của Phòng TTKHQS, với nguồn kinh phíđược cấp hàng năm, Phòng đã tổ chức mua các loại tài liệu để bổ sung vốn tàiliệu Việc bổ sung tài liệu theo phương thức đặt mua được thực hiện theo hai cách:

- Mua trực tiếp ở các nơi xuất bản tài liệu: tác giả, nhà xuất bản Việcmua tài liệu theo phương thức này nhanh nhưng đòi hỏi những công việc quản lýngân sách và dự trù đặt hàng.

- Phòng TTKHQS đặt mua các tài liệu từ các nhà xuất bản như: Nhà xuấtbản Quân đội Nhân dân, Nhà xuất bản Trẻ, Nhà xuất bản Tri thức…

+ Trao đổi biếu tặng

Việc bổ sung tài liệu bằng phương thức trao đổi, biếu tặng có thể thực hiệnbằng nhiều cách như sau:

Bằng trao đổi tài liệu giữa cơ quan thông tin này với cơ quan thông tinkhác Lợi ích của phương thức này là tránh phải chi tiền mặt và có khả năng traođổi tất cả các loại hình tài lệu Điều bất lợi là các tài liệu nhận được không phảibao giờ cũng đáp ứng với yêu cầu và giá trị tài liệu trao đổi

Tài liệu được biếu tặng ở các dạng khác nhau, các tài liệu biếu đột xuất haythường xuyên của các, các cơ quan thương mại, các tác giả… Phòng thực hiệnviệc trao đổi tài liệu với các thư viện học viện trực thuộc Bộ Quốc phòng như:Học viện Hậu cần, Trung tâm Thông tin khoa học quân sự / Bộ Quốc phòng, Thưviện Quân đội, Bộ Công an, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, ViệnThông tin Khoa học Xã hội, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia…Nội dung chủ yếu của các tài liệu trao đổi đều liên quan đến chính trị, kinh tế, anninh quốc phòng, KHQP, các luận án, bài nghiên cứu khoa học về chính trị, kinh

tế, quân sự

+ Nguồn lưu chiểu

Ngoài các nguồn bổ sung trên thư viện còn được nhận nguồn lưu chiểu theoquyết định số 688/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung họcchuyên nghiệp: “Thư viện đại học được quyền thu nhân nhũng ấn phẩm do trườngxuất bản, cũng như luận văn tốt nghiệp, luận án tiến sỹ, phó tiến sỹ được bảo vệtại trường, hoạc người viết là cán bộ, học sinh ở trường” Tất cả các tài liệu gồmluận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, giáo trình bài giảng của Học viện sẽnộp lưu chiểu vào thư viện một bản

Do đội ngũ cán bộ và học viên đông nên nên nguồn tài liệu luận án, luậnvăn, đồ án tốt nghiệp của học viên khá phong phú Đây là nguồn thông tin nội sinhdùng làm tài liệu tham khảo cho người dùng tin tại Phòng.

2.2.1.4 Kinh phí bổ sung

Kinh phí bảo đảm cho hoạt động thông tin thư viện ở Học viện Chính trịQuân sự được bảo đảm từ nhiều nguồn kinh phí và nhiều cơ quan đảm nhiệm như:kinh phí hoạt động thông tin khoa học do Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự

Bộ Quốc phòng phân bổ; kinh phí hoạt động thông tin phục vụ nhiệm vụ giáo dụcđào tạo đại học và sau đại học do các phòng đào tạo đại học và phòng đào tạo sauđại học đảm nhiệm; kinh phí cho sách báo phục vụ nhiệm vụ công tác Đảng, côngtác chính trị do Tổng cục Chính trị phân bổ …

2.2.1.5 Tình hình bổ sung

Tính riêng trong năm 2011, Phòng đã bổ sung và khai thác được 21 băngghi âm, ghi hình, hơn 500 bản tin thời sự tổng hợp Phòng cũng tổ chức số hóa tàiliệu theo hợp đồng với Trung tâm Thông tin Khoa học quân sự / Bộ Quốc Phòng

và Thư viện Quân đội với số lượng: 6000 trang tài liệu Bên cạnh đó, PhòngTTKHQS cũng đã tích cực đẩy mạnh công tác xử lý, biên soạn và phổ biến thôngtin khoa học (Thông tin chuyên đề: 03 số; Thông tin phục vụ lãnh đạo: 08 số;Thông tin tư liệu: 08 số; Thông tin thư mục chỉ dẫn: 05 số) với tổng số: 950 bản

Tính riêng thời điểm năm 2011, Phòng đã bổ sung được:

Sách: 495 tên sách (= 2087 cuốn)

Tư liệu: 260 tư liệu

Tạp chí: 120 tên tạp chí (=3.830 bản)

Báo: 35 tên báo các loại

Luận án, luận văn: 96 luận văn, luận án, công trình khoa học

2.2.1.6 Thanh lý tài liệu

Bổ sung không chỉ là quá trình tăng cường, làm giàu cho vốn tài liệu về sốlượng mà công tác bổ sung còn phải đảm bảo chất lượng của kho tài liệu đáp ứngđược nhu cầu của người dùng tin và bất kịp với những tiến bộ về KHCN Như vậy

bổ sung còn là quá trình thường xuyên đổi mới và giải phóng khỏi kho tài liệunhững tài liệu không còn giá trị, tài liệu cũ, hỏng… đó là công tác thanh lý tài liệu.

Công tác thanh lý tài liệu của Thư viện được tiến hành mỗi năm 1 lần vàtrên cơ sở các tiêu chí:

Tài liệu lỗi thời, nhất là tài liệu vể Chính trị, quân sự, KHKT, tin học.Tài liệu cũ, hỏng, nát và mất trang

ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn, định ký hiệu xếp giá, dán mã vạch cho tài liệu

Đăng ký tài liệu: là cơ sở khoa học để giúp cán bộ thư viện biết được tình

trạng của kho sách, từ đó cũng có biện pháp, kế hoạch bổ sung tài liệu, làm chovốn tài liệu của cơ quan thông tin - thư viện càng thêm phong phú và đa dạng

Công việc này cũng giúp cán bộ thư viện có điều kiện kiểm tra thườngxuyên vốn tài liệu, báo cáo về những vấn đề có liên quan đến bộ sưu tập tài liệuđối với các cấp lãnh đạo Việc đăng ký vốn tài liệu đòi hỏi phải được thực hiệnmột cách đều đặn, chính xác và kịp thời Từ đó cũng giúp cho công tác tổ chức,bảo quản vốn tài liệu và phục vụ nó đối với bạn đọc ngày càng tốt hơn

Tài liệu nhập về các thư viện đều được tiến hành dưới hai hình thức là đăng

ký tổng quát và đăng ký cá biệt

- Đăng ký tổng quát: là đăng ký cho từng lô sách, từng đợt sách theo hóa

đơn, chứng từ nhập vào thư viện, giúp cho cán bộ thư viện nắm được tình hìnhchung về vốn tài liệu của cơ quan

- Đăng ký cá biệt: được tiến hành với từng tài liệu riêng biệt Mỗi tài liệu

được coi là một đơn vị đăng ký, và có một số đăng ký cá biệt nhất định và duynhất

Tại Phòng TTKHQS, công tác đăng ký cá biệt được tiến hành với sách làchủ yếu, không áp dụng đối với báo và tạp chí Công việc đăng ký cá biệt báo vàtạp chí và tiến hành xử lý về hình thức được thực hiện theo quy trình riêng tạiphòng đọc Báo và tạp chí mới khi được nhập về thư viện sẽ được ghim lại, đăng

ký số báo vào phiếu đăng ký, sau đó đóng dấu lên góc trái phía trên trang bìa vàxếp lên giá phục vụ bạn đọc Sở dĩ các loại báo và tạp chí mang dấu đỏ của phòngđọc là bởi chúng chỉ được lưu trữ và phục vụ tại phòng đọc của Phòng TTKHQSHọc viện Chính trị

Đóng dấu vào trang sách: Khi vào sổ đăng ký xong, cuốn sách cần được

đóng dấu lên trang tên sách và trang thứ 17 của cuốn sách Dấu có mang tên củaHọc viện Chính trị

Hình 2:Tài liệu được đóng dấu lên trang tên sách

Định ký hiệu xếp giá: là việc xác định cho mỗi tài liệu có một ký hiệu

riêng được sắp xếp một cách trật tự lôgic trên các giá sách trong các kho sách củathư viện với mục đích chính là giúp cho việc tìm kiếm tài liệu của cán bộ hay độcgiả được thực hiện một cách dễ dàng

Tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị, nhãn của tài liệu ở các kho có sự

khác nhau Đối với tài liệu của kho mượn, sẽ có ký hiệu: M, ở kho giáo trình: G

và ở phòng đọc: D

In và dán nhãn cho mỗi cuốn sách: Tại Phòng TTKHQS, việc in và dán

nhãn cho các tài liệu sẽ do phòng Biên mục phụ trách Nhãn được dán ở bề mặt

trước, góc bên trái của cuốn sách Trên nhãn có chứa ký hiệu xếp giá của tài liệu,cho biết tài liệu thuốc loại nào và vị trí của tài liệu ở trong kho.

Hình 3: Mẫu nhãn tài liệu tại Phòng Thông tin Khoa học Quân sự

Dán mã vạch cho tài liệu: là một công việc vần thiết đối với mỗi cơ quan

thông tin - thư viện Mã vạch là phương pháp mã hóa thông tin bằng các vạch đen,trắng có độ rộng - hẹp, dài - ngắn, đậm - nhạt khác nhau

Hình 4: Mã vạch được dán lên tài liệu

Mã vạch trên tài liệu được tích hợp với phần mềm của thư viện để phục vụcho quá trình lưu thông (mượn - trả tài liệu) diễn ra được nhanh chóng, tiện lợi

Mô tả tài liệu: là cơ sở để xác định các đặc tính của tài liệu về nhiều

phương diện, để có thể nhận diện chính xác tài liệu mình cần mà không bị nhầmlẫn với các tài liệu khác

THƯ VIỆN HVCT

1D(075) G1

11.0131

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thưviện đã trở nên phổ biến ở nhiều cơ quan Phòng đã tiến hành áp dụng quy tắcbiên mục Anh - Mỹ AACR2 rút gọn vào công tác biên mục Mô tả tài liệu theokhổ mẫu MARC 21 (Machine - Readable Cataloging 21st) và phần mềm hỗ trợtrong công tác tự động hóa hoạt động thông tin - thư viện cũng như trong các quytrình nghiệp vụ được thư viện sử dụng hiện nay là Phần mềm thư viện điện tử tíchhợp ILIB của Công ty CMC.

VD Ví dụ về mô tả 1 tài liệu luận văn tại Thư viện Học viện Chính trị

Lã, Hồng Phương

Bồi dưỡng năng lực dạy học cho học viên sư phạm ở Học việnChính trị hiện nay: Luận văn thạc sĩ / Lã Hồng Phương – H.: Học việnChính trị, 2011

121tr.; 29cm

Hình 5 Phiếu mô tả thư mục theo quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2

Tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị, tất cả các công việc như: tiếpnhận tài liệu, vào sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đóng dấu, định ký hiệuxếp giá, dán nhãn, dán mã vạch, mô tả tài liệu đều do phòng Biên mục thực hiện

2.2.2.2 Xử lý nội dung

Xử lý về mặt nội dung tài liệu cho phép người đọc có thể nắm được thôngtin bao quát về tài liệu, biết được tài liệu đó đề cập tới nội dung gì Xử lý nội dunggồm các công việc: phân loại tài liệu, định từ khóa, làm tóm tắt cho tài liệu

Phân loại tài liệu: Là khâu xử lý nội dung tài liệu dựa theo khung phân

loại mà thư viện áp dụng Đó chính là việc phân chia vốn tài liệu trong thư việnthành từng nhóm, dựa trên cơ sở nội dung của tài liệu nhằm mục đích sắp xếp tàiliệu trên giá theo các môn loại tri thức

Qúa trình phân loại tài liệu được cán bộ thư viện thực hiện như sau:

Cán bộ thư viện phân tích, xác định nội dung và lĩnh vực mà tài liệu phảnánh Khi phân tích nội dung tài liệu cán bộ thư viện thường đi theo trình tự sau:đọc tên tài liệu trang bìa, trang tên sách, lời giới thiệu, mục lục Phần lớn sau khiđọc các nội dung này các cán bộ có thể định kí hiệu phân loại Do tài liệu của thưviện phần lớn là sách về chính trị, quân sự, tư tưởng…nên việc định kí hiệu phânloại có thể dễ dàng hơn Sau khi đã xác định được nội dung chính của tài liệu cán

bộ phân loại tiến hành tra cứu vị trí của môn loại mà tài liệu phản ánh trongKhung phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam và định kí hiệu phânloại cho tài liệu

Tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị, từ khi được tổ chức ra thì khungphân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn đã được sử dụng đểphân loại tài liệu cho cơ quan mình bởi tính hữu dụng và sự phù hợp của nó Vớikhung phân loại này, tài liệu của Phòng được chia thành các môn loại như:

Lịch sử quân sự Việt Nam / Hà Văn Tấn, Chử Văn Tần, Phạm Lý

Hương - H : Chính trị Quốc gia , 1999

495 tr ; 22 cm

Kí hiệu phân loại: 355(V)(09)

Định từ khóa: là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung

chính của tài liệu bằng một từ hay cụng từ được gọi là từ khóa Định từ khóa chotài liệu nhằm mục đích lưu trữ và tìm tin tự động hóa Mỗi từ khóa là một điểmtiếp cận tìm tin độc lập

Việc định từ khóa cho tài liệu tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị do bộphận Biên mục đảm nhiệm Mặc dù chỉ là một hoạt động trong khâu xử lý nội

dung tài liệu, song đây lại là công việc rất được chú trọng nhằm tạo lập điểm truycập, tìm kiếm thông tin chính xác với nội dung của tài liệu để giúp bạn đọc nhanhchóng tìm được tài liệu phù hợp nhu cầu.

Ví dụ

Tìm hiểu những thay đổi lớn trong chiến lược quân sự của Mỹ / Trần

Bá Khoa - H : Chính trị Quốc gia , 2000

267 tr ; 19 cm

Chiến tranh lạnh

Mỹ

Tóm tắt tài liệu: là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết thành văn bản tóm tắt

nội dung của tài liệu đó, tạo nên một tài liệu bậc hai Bài tóm tắt giúp người đọc

có thể nắm được nội dung của tài liệu mà không cần tới tài liệu gốc

Tại Phòng TTKHQS, các công việc thuộc về xử lý nội dung tài liệu cũng

do bộ phận Biên mục thực hiện Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quátrình tự động hóa hoạt động thư viện, mà cụ thể là ứng dụng phần mềm ILIB thìtại đây các trường dữ liệu về nội dung tài liệu trên các biểu ghi được hoàn chỉnh

và cập nhật vào CSDL của Phòng để phục vụ bạn đọc Công việc tóm tắt đượctiến hành cho tất cả các tài liệu được nhập về thư viện: sách, báo, tạp chí, tài liệuxám

Nam Sách đưa ra quan điểm giữ nước của dân tộc ta và một số vấn đề cơ bản về học thuyết quân sự Việt Nam.

2.2.3 Công tác tổ chức kho và bảo quản vốn tài liệu

2.2.3.1 Công tác tổ chức kho

Tài liệu sau khi đã xử lý sẽ được phân chia về các kho sách và được tổchức sắp xếp theo một trật tự nhất định Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc tổchức vốn tài liệu, Phòng luôn chú trọng tới những phương thức tổ chức tài liệu saocho khoa học, hợp lý để phát huy được hiệu quả hoạt động cũng như nâng caochất lượng phục vụ người dùng tin

Tổ chức vốn tài liệu sao cho vừa phù hợp với tình hình thực tế của cơ quanlại vừa phát huy được hiệu quả, đồng thời đảm bảo đúng nguyên tắc tổ chức kholuôn là vấn đề mà Phòng quan tâm Tài liệu tại đây được tổ chức thành ba phòng:

o Về hình thức:

- Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt

- Sắp xếp theo thời gian nhập tài liệu vào thư viện

- Sắp xếp theo vần chữ cái tên tài liệu

o Về nội dung: Sắp xếp theo môn loại tri thức

Việc sắp xếp tài liệu theo các dấu hiệu về nội dung và hình thức như trêntại Phòng TTKHQS Học viện chính trị tỏ ra khá phù hợp với đặc điểm của tài liệu

và đối tượng bạn đọc tại đây Bên cạnh đó, việc săp xếp tài liệu còn có sự kết hợpgiữa các dấu hiệu với nhau nhằm tận dụng những ưu điểm và hạn chế nhữngnhược điểm của từng phương pháp sắp xếp riêng biệt

Tại phòng TTKHQS Học viện Chính trị, bất kể bạn đọc có nhu cầu về mộttài liệu thuộc loại hình nào hay đề cập tới nội dung gì đều phải thông qua người

cán bộ thư viện Hay nói cách khác, hầu hết vốn tài liệu tại Phòng đều được tổchức theo hình thức kho đóng (ngoại trừ báo và tạp chí).

Mặc dù được tổ chức theo hình thức kho đóng nhưng tài liệu lại thườngđược săp xếp theo môn loại tri thức Tổ chức kho theo hình thức này tận dụngđược khá nhiều ưu điểm Đó là:

- Cho phép tìm tài liệu nhanh chóng vì các tài liệu thuộc cùng môn loạitri thức được xếp cùng nhau

- Tài liệu thường được bảo quản tốt hơn so với hình thức kho mở, tránhđược tình trạng tài liệu hay bị hư hỏng do bạn đọc gây ra

Tuy nhiên, khi tổ chức tài liệu theo hình thức này cũng gặp phải một số hạnchế nhất định, đó là:

- Bạn đọc không được trực tiếp tiếp xúc với tài liệu nên độ chính xáctrong việc tìm tin còn hạn chế

- Trong trường hợp nhiều độc giả lên mượn tài liệu sẽ khiến cán bộ thưviện vất vả vì phải thường xuyên vào kho sách tìm tài liệu phục vụ bạn đọc

- Do tài liệu được sắp xếp theo thời gian (năm) nhập về thư viện nênnhững cuốn sách nằm cạnh nhau không có mối quan lệ lôgic với nhau, khi đó tàiliệu về cùng một vấn đề bị phân tán ở nhiều ngăn, giá

Tại phòng TTKHQS Học viện Chính trị, chỉ hai loại tài liệu là báo và tạpchí được tổ chức theo hình thức kho mở Tức là khi bạn đọc có nhu cầu sẽ tự đếngiá lấy bất kỳ một tờ báo hay một quyển tạp chí nào phù hợp với nhu cầu củamình Với phương thức tổ chức như thế này, bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệunhanh chóng, dễ dàng và có thể nảy sinh thêm nhu cầu tin mới Rõ ràng, đây làcách thức tổ chức tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng, với mục tiêu

là hướng tới bạn đọc nhiều hơn Tuy nhiên, với hình thức kho mở, việc bảo quảncũng như quản lý tài liệu trở nên khó khăn hơn Trong nhiều trường hợp, bạn đọckhi đọc xong báo và tạp chí đã không sắp xếp lại đúng vị trí, gây xáo trộn tài liệu.Chính vì vậy, hầu hết tài liệu tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị đều được tổchức theo hình thức kho đóng

a Phòng mượn

Phòng mượn tài liệu cá nhân được bố trí tại tầng 1 của tòa nhà thư viện.Xét về mặt nội dung, tài liệu ở đây đa dạng và phong phú về nhiều lĩnh vực, mônloại tri thức khác nhau: sách về khoa học xã hội và nhân văn quân sự, sách vănhọc, các loại tài liệu tham khảo…

Tại khu vực này, tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt (theo nămnhập tài liệu về thư viện) mà không có sự ưu tiên sắp xếp theo khổ cỡ hay mônloại tri thức Tất cả các tài liệu dù thuộc môn loại tri thức nào, có kích thước tohay nhỏ, chỉ cần cùng thời gian nhập vào thư viện sẽ được sắp xếp cùng nhau.Phương thức này tỏ ra khá hiệu quả khi được áp dụng trong việc sắp xếp tài liệutại đây Nó giúp người cán bộ thư viện tìm được tài liệu mà người dùng tin yêucầu một cách nhanh chóng, dễ dàng bởi trên ký hiệu xếp giá hay số đăng ký cábiệt của tài liệu đã bao hàm yếu tố thời gian nhập tài liệu về

Sách ở phòng mượn được kí hiệu là M.

VD: M1 07.0329

- Sách ở phòng mượn năm 2007

Bạn đọc khi có nhu cầu về một tài liệu nào đó của phòng mượn phải tuântheo quy trình mượn nhất định Với hệ thống tra cứu truyền thống (tủ phiếu mụclục) hoặc hiện đại (tra cứu cơ sở dữ liệu trên máy tính), bạn đọc biết được ký hiệucủa tài liệu, từ đó đăng ký mượn với cán bộ thư viện Bạn đọc có thể mượn tài liệu

về với số lượng tài liệu là không quá 03 cuốn/người/lần mượn

Một điểm khác biệt trong phương thức phục vụ bạn đọc tại phòng mượncủa Phòng TTKHQS so với các thư viện khác là: quy định thời gian phục vụ đốivới các đối tượng người dùng khác nhau Các buổi sáng trong tuần (trừ ngày thứ6) chính là thời gian phục vụ dành cho đối tượng người dùng tin là những nhà lãnhđạo, quản lý hay giảng viên Còn đối với bạn đọc là học viên thì sẽ tiến hành phục

vụ vào các buổi chiều trong tuần Riêng buổi sáng ngày thứ 6 trong tuần, thư việnthường dành thời gian để làm nghiệp vụ (sắp xếp lại tài liệu, phân loại…)

Về việc mượn tài liệu tại phòng mượn của Phòng TTKHQS Phòng mượnngoài việc phục vụ cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học cònthực hiện chức năng của một thư viện phổ thông, phục vụ công tác tuyên truyền,

công tác Đảng, công tác chính trị, đáp ứng nhu cầu học tập nâng cao trình độ vănhóa, trình độ hiểu biết, nnang cao đời sống văn hóa tinh thần và giúp người dùngtin giải trí lành mạnh.

Đối tượng phục vụ của phòng mượn phong phú, đa dạng là toàn thể cán bộ,giáo viên, học viên, công nhân viên chức, chiến sĩ công tác giảng dạy, học tâp tạiHọc viện Chính trị Tuy nhiên, do nhu cầu của người dùng tin nhiều, đa dạng…

mà lượng sách không đủ để đáp ứng nên dễ bị từ chối

b Phòng giáo khoa, giáo trình

Đây là nơi trực tiếp phục vụ cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu

khoa học của Học viện Tài liệu trong kho này chủ yếu là sách giáo khoa, giáotrình của các môn học cơ bản thuộc chương trình đào tạo của Học viện, các tài liệu

cơ sở, chuyên ngành khoa học xã hội và nhân văn quân sự Bên cạnh đó, trongkho giáo trình này còn bao gồm nhiều tác phẩm mang tính chỉ đạo như: Các Mác

và Ăngghen toàn tập, Lênin toàn tập, Hồ Chí Minh toàn tập, Văn kiện Đảng… với

số lượng nhiều bản (nhiều tập) trên một đầu sách

Tài liệu tại phòng này được sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt của từng

bộ tài liệu và có ký hiệu bắt đầu bằng chữ G

Ví dụ: G1.09.0989 Đó là sách trong kho giáo trình, sách của năm 2009Thiết lập ký hiệu như vậy vừa giúp bạn đọc cũng như cán bộ thư viện có thể nhậnbiết được tài liệu thuộc bộ phận nào, vừa là căn cứ để phân biệt loại hình tài liệunày với các loại tài liệu khác

Phương thức phục vụ tại phòng giáo khoa, giáo trình cũng có điểm khácbiệt, đó là: không phục vụ mượn cá nhân mà chỉ phục vụ theo hình thức mượn tậpthể Người cán bộ lớp sẽ có trách nhiệm lên mượn sách cho cả tập thể lớp Vớiphương thức phục vụ này, người cán bộ thư viện sẽ không phải đối mặt với tìnhtrạng phải phục vụ nhiều người cùng một lúc, tiết kiệm được công sức

c Phòng đọc tổng hợp

Kho Phòng đọc tổng hợp được bố trí tại tầng 4 của thư viện, có thể đượccoi là nơi có vốn tài liệu đầy đủ nhất Bạn đọc có thể tìm đọc sách, báo, tạp chí,

luận văn, luận án…; khai thác, sử dụng tài liệu và các loại ấn phẩm thông tin dướidạng băng hình, ghi âm

Phòng đọc tổng hợp được tổ chức theo hình thức bán mở Đối với báo vàtạp chí, người dùng tin có thể tự do lựa chọn theo nhu cầu của mình Còn đối vớicác loại tài liệu còn lại là sách, sách tra cứu, sách kinh điển, các công trình nghiêncứu khoa học, luận văn, luận án… phải thông qua cán bộ thư viện

Sách của phòng đọc được kí hiệu là D

Ví dụ : D1.0708

Tài liệu Phòng đọc tổng hợp được sắp xếp theo môn loại tri thức và trongmỗi môn loại lại được sắp xếp theo vần chữ cái tên tài liệu Sự sắp xếp này tỏ rakhá phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho người cán bộ thư viện khi lấy hoặc cất tàiliệu Riêng đối với các tài liệu là đề tài, luận văn, luận án lại được sắp xếp theo sốthứ tự Với phương pháp sắp xếp như vậy, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng và

dễ dàng lấy - cất tài liệu phục vụ bạn đọc

Tại đây, 02 máy tính có kết nối mạng cục bộ giúp bạn đọc tra cứu ký hiệucũng như biết được tình trạng của tài liệu (hiện có hay không ở phòng đọc, có sẵnsàng phục vụ không…), tránh trường hợp khi người dùng tin chưa biết hoặc vôtình quên mất ký hiệu của tài liệu cũng không phải xuống Tầng 1 (nơi có bộ máytra cứu) để tra cứu

Phòng đọc tổng hợp với số lượng khoảng 80 chỗ ngồi cùng không gianthoáng đãng, yên tĩnh, mang lại cho người đọc cảm giác thoải mái và thư giãn khihọc tập hay đọc tài liệu tại đây

Đối tượng phục vụ của Phòng đọc tổng hợp là cán bộ giáo viên và học viêncủa Học viện Ngoài ra, phòng cũng phục vụ những cán bộ của các đơn vị trong vàngoài quân đội có nhu cầu tin

2.2.3.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu

Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu có thể kể đến là:bụi, sự xâm hại tàiliệu của các loài vi sinh vật, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, sự lão hóa của tài liệu và

do sự tác động của con người

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu Phòng

đã có những biệm pháp bảo quản vốn tài liệu như:

a Làm vệ sinh kho tài liệu

Việc tạo lập và duy trì một môi trường thuận lợi trong kho tài liệu khôngchỉ giúp phòng chống và hạn chế các tác nhân gây hại mà còn giảm bớt được sứclực, thời gian và chi phí trong việc sửa chữa các tài liệu bị hư hỏng Đặc điểm khíhậu của nước ta đã tạo ra những yếu tố bất lợi cho công tác bảo quản tài liệu Dovậy môi trường bảo quản mà quan trọng là không khí trong kho được đặt trong sựquan tâm không chỉ riêng của bộ phận bảo quản mà cả ban lãnh đạo PhòngTTKHQS

Hiện nay, phòng TTKHQS đã xây dựng mới được hệ thống kho đạt tiêuchuẩn cho việc bảo quản lâu dài được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ chocông tác bảo quản như: hệ thống máy điều hòa nhiệt độ giúp kho sách khỏi ẩm ướtkhi thời tiết không thuận lợi, hạn chế được sự phát triển của nấm mốc

Sách là tài liệu rất dễ cháy vì vậy hỏa hoạn trong kh tài liệu có thể xẩy rabất cứ lúc nào Phòng đã nghiên cứu thực hiện những quy định về hỏa hoạn Tuyệtđối không mang lửa và các chất dễ cháy vào trong kho Hệ thống đèn, điều hòanhiệt độ trong kho dùng phải thận trọng đúng quy định và thường xuyên đượckiểm tra để tránh sự bốc cháy Trang bị đầy đủ hệ thống báo động khi có hỏa hoạn

và hệ thống bình dập lửa Hệ thống điện trong các kho sách cũng được thiết kếđảm bảo độ an toàn phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu và bảo đảm cho khosách luôn có đủ ánh sáng cho mọi trường hợp

Hệ thống giái sách của thư viện được thiết kế toàn bộ bằng vật liệu kim loại

có phủ sơn chống rỉ vững chắc Ngăn cuối cùng của giá sách được đặt cách sànnhà đúng tiêu chuẩn là 20cm đã tránh cho tài liệu khỏi bị ẩm ướt và nấm mốc

Công tác vệ sinh kho cũng luôn được cán bộ tại Phòng chú trọng với cáchoạt động được thực hiện như: hút bụi, quét mạng nhện, lau chùi giá sách đượctiến hành thường xuyên

b Tổ chức và sắp xếp tài liệu theo từng kho riêng

Tổ chức và sắp xếp tài liệu thành các kho riêng biệt cũng chính là phươngthức mà Phòng áp dụng để tạo điều kiện thuận lợi trong việc phục vụ nhu cầu củabạn đọc và để có chế độ bảo quản tài liệu thích hợp, lâu dài Bởi việc phân chia tài

liệu thành những kho riêng biệt theo một số dấu hiệu cơ bản cũng là một trongnhững cách bảo quản tài liệu thư viện một cách có hiệu quả nhất.

Tính đến tháng 9/2011, cơ sở vật chất của Phòng đã được hoàn thiện, toàn

bộ vốn tài liệu của Phòng được tổ chức tại cơ sở mới là tòa nhà bốn tầng khangtrang Do đó, bộ sưu tập của Phòng đã được lưu trữ và bảo quản với những điềukiện tốt nhất về mặt cơ sở vật chất và trang thiết bị Tại đây, vốn tài liệu được tổchức thành 3 kho cơ bản là: Kho mượn (tầng 1), Kho giáo khoa, giáo trình (tầng2), Kho đọc tổng hợp (tầng 4) trực tiếp phục vụ bạn đọc và Bộ phận Biên mục cónhiệm vụ xử lý và biên mục tài liệu

Điểm chung của cả ba kho này là tài liệu đều ở dạng truyền thống Tài liệutrong kho được sắp xếp một cách khoa học, đảm bảo mỹ quan Các giá sách cáchnhau một khoảng vừa phải đảm bảo cho việc lấy - cất tài liệu phục vụ bạn đọc vàlàm công tác vệ sinh kho Tại phòng đọc tổng hợp (tầng 4), tài liệu, đề tài được đểtrong hộp nhằm đảm bảo hiện trạng và tránh tác hại của các điều kiện môi trường

c Chuyển dạng tài liệu

Chuyển dạng tài liệu là một trong những biện pháp giúp giữ gìn và bảoquản tài liệu lâu dài Biện pháp này càng được chú trọng áp dụng đối với các tàiliệu quý hiếm

Phòng TTKHQS đã tiến hành chuyển tài liệu từ dạng truyền thống sangdạng điện tử, dạng số Tài liệu số hóa hầu hết là định dạng của Adobe Acrobat(pdf) Các tài liệu số được chuyển dạng từ nhiều cách khác nhau: từ định dạng củaMicrosoft Word (doc) sang định dạng của Adobe Acrobat (pdf), scan văn bảnsang định dạng Adobe Acrobat (pdf), quét văn bản trên máy Scan rồi dùng phầnmềm có bản quyền là VnDOCR 3.0 của Phòng Nhận dạng và Công nghệ Tri thức

- Viện Công nghệ Thông tin để chuyển hóa tài liệu sang dạng Microsoft Word(doc) Tuy chưa thể số hóa hết toàn bộ vốn tài liệu của cơ quan mình, nhưng hàngnăm Phòng TTKHQS cũng đã tiến hành số hóa được100.000 trang A4 Đây quảthực là một con số không nhỏ Công việc số hóa tài liệu vừa nhằm mục đích bảoquản tài liệu được lâu dài, vừa là hoạt động tạo dựng vốn tài liệu số phục vụ bạnđọc của thư viện điện tử mà Phòng xây dựng

Để bảo quản tài liệu số được an toàn và sử dụng hiệu quả, Phòng đã sửdụng các phần mềm diệt virus: Kaspersky và BKAV Đây là 2 phần mềm diệtvirus khá hiệu quả bởi tính năng bảo mật thông tin tốt Ngoài ra, tài liệu còn đượclưu giữ ở một ổ cứng di động hoặc một ổ cứng DATA Ổ DATA là nơi chuyênlưu giữ tài liệu số và các file backup tài liệu để phòng trong trường hợp ổ cứng dữliệu bị hỏng hoặc cháy thì có thể sử dụng để sao lưu (backup) dữ liệu từ ổ DATAnày Trong quá trình sử dụng, nếu gặp trường hợp do vô tình xóa file dữ liệu quantrọng nào đó mà ko hay biết thì có thể dùng các phần mềm để khôi phục hay cứu

dữ liệu đã xóa như: Recover My Files, Data Back hoặc Restoration

d Áp dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào việc bảo quản và bảo vệ tài liệu

Để hạn chế nguy cơ gây hại tài liệu, Phòng TTKHQS đã bước đầu áp dụngmột số thành tựu của công nghệ thông tin vào việc bảo quản vốn tài liệu của cơquan mình Cụ thể là: tất cả tài liệu trong thư viện đều được dán và tích hợp mãvạch Điều này không chỉ có ích trong việc bảo quản, mà còn tạo điều kiện thuậnlợi trong các hoạt động như kiểm kê, lưu thông (mượn - trả) tài liệu

Như đã đề cập ở trên, số hóa tài liệu cũng là một trong những biện phápgiúp tổ chức và bảo quản vốn tài liệu khá hiệu quả tại Phòng TTKHQS hiện nay

Cùng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ thư viện, năm 2006 mô hình Thưviện điện tử đã được xây dựng và hoạt động song hành với mô hình thư việntruyền thống tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị Hàng năm Phòng tổ chức sốhóa 100.000 trang A4 tài liệu Cập nhật và hồi cố 5000 biểu ghi CSDL thư mục

e Đóng bìa, tu bổ lại các tài liệu bị hư hỏng

Đối với các tài liệu có tình trạng xuống cấp, bị hư hỏng nặng, đặc biệt làđối với các tài liệu quý hiếm thì việc đóng bìa cho chúng là một phương pháp bảoquản khá phổ biến ở Phòng TTKHQS hiện nay Đây là một biện pháp bảo quảnkhá hữu hiệu, góp phần giảm bớt độ rách nát, hư hỏng của tài liệu trong quá trình

sử dụng chúng

Đối với báo và tạp chí không còn tính mới sẽ được cán bộ thư viện tiếnhành đóng tập và bảo quản trên các giá ở vị trí riêng Còn đối với các đề tài, tài