Báo Cáo Thực Tập Cuối Khóa Ban Quản Lý Hành Chính – Bộ Tham Mưu – Quân Khu 7

Và từ đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng” cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn phòng của các cơ quan, đơn vị cũng được quan tâm đặc biệt.. +

BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

********************

BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA

CƠ QUAN THỰC TẬP: BAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH –

BỘ THAM MƯU – QUÂN KHU 7

Sinh viên: Huỳnh Thị Hải Yến

Mã số sinh viên: SL06164

Lớp: Lưu trữ và Quản trị văn phòng – Khóa:

16 Ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Người hướng dẫn: Mai Thanh Xuân

Thành phố Hồ Chí Minh năm 2010

Phụ lục

LỜI NÓI ĐẦU 03

Phần một: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ,

1 Soạn thảo và trình bày thể thức của 5 văn bản: Quyết định, Công văn,

Công tác Văn thư, Lưu trữ và Quản trị Văn phòng luôn là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước nói chung và quân đội nói riêng Dù ở bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức

Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước ta chú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu lực Và từ đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng” cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn phòng của các cơ quan, đơn vị cũng được quan tâm đặc biệt

Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi.

Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của các trường đại học nói chung và Trường Khoa học Xã hội và Nhân Văn Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Việc thực tập tốt nghiệp giúp cho học viên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn và cũng là bước giúp cho học viên hoàn thiện vững chắc về nghiệp vụ của mình.

Sau bốn năm học tập, được tiếp nhận những kiến thức phong phú, bổ ích

từ các Thầy, Cô giáo của Khoa Lịch sử - Bộ môn Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng/ Trường Khoa học Xã hội và Nhân Văn Thành phố Hồ Chí Minh; được sự chấp thuận của Đảng ủy, Thủ trưởng Bộ Tư lệnh Quân khu 7, tôi đã tiến hành thực tập tại Ban Quản lý Hành chính - Bộ Tham mưu Quân khu 7 từ ngày 05/7 – 05/9/2010 Trong thời gian này, tôi luôn bám sát kế hoạch thực tập, tích cực vận dụng những kiến thức đã được học và thực tiễn công việc

Được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo trong Khoa và sự giúp đỡ của cán bộ, nhân viên Bộ Tham mưu Quân khu 7, bản thân tôi đã hoàn thành các nội dung thực tập mà Trường đã đề ra Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng báo cáo, do

sự tiếp thu và nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các Thầy, Cô Qua đây, tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tình giảng dạy của Thầy, Cô giáo Khoa Lịch sử -

bộ môn Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã truyền đạt cho tôi những kiến thức chuyên môn, nâng cao trình độ để thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao./.

LỜI NÓI ĐẦU

Phần một: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT TÌNH HÌNH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 Khái quát vài nét về BTM/QK7

BTM/QK7 là đơn vị lực lượng vũ trang trực thuộc Quân khu 7, thành lập30/12/1946 theo Quyết định số 27/QĐ của Khu trưởng Khu 7, với tên gọi là Phòngtham mưu Khu 7

Tháng 5/1951, do tình hình chiến trường, Xứ ủy Nam Bộ quyết định giải thểkhu 7, 8, 9 thành lập 02 phân liên khu ở miền Đông và Tây Nam Bộ Vì vậy, cơ quanTham mưu Khu 7 mang tên là Phòng Tham mưu liên khu miền Đông

Đến giữa năm 1972, tổ chức quân sự theo vùng lãnh thổ miền Đông được đổitên là Quân khu 7 và cũng từ đó Phòng tham mưu liên khu miền Đông tiếp tục đượcđổi tên thành BTM/QK7 và hoạt động cho đến nay

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động.

BTM/QK7 là cơ quan trung tâm có chức năng tham mưu tác chiến, tham mưuđịch tình, xây dựng và huấn luyện lực lượng phục vụ thủ trưởng các cấp Để thực hiệntốt chức năng này, cơ quan được thủ trưởng BTLQK7 giao cho những nhiệm vụ trọngtâm là:

- Nghiên cứu xây dựng kế hoạch, chủ trương, quyết tâm và đề xuất các phương

án thực hiện kế hoạch

- Xây dựng, huấn luyện và chỉnh đốn bộ đội chủ lực, củng cố lực lượng

- Nắm vững dân chúng, phát triển vùng trung gian

- Xây dựng ba thứ quân trong Quân khu và phát triển dân quân tự vệ, dự bịđộng viên

- Xây dựng lực lượng điệp báo chiến dịch, tổ chức hoạt động tác chiến, thựchiện nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu trong mọi tình huống

Do đặc thù là cơ quan tham mưu địch tình và thực hiện nhiệm vụ tác chiến, vìvậy các đơn vị trực thuộc đều được bố trí ở 09 tỉnh - thành Đông Nam Bộ và có hệthống ngành dọc từ trung ương đến địa phương

1.2 Cơ cấu tổ chức

BTM/QK7 là cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu là Phó Tưlệnh - Tham mưu trưởng phụ trách chung và 03 Tham Mưu phó, chịu trách nhiệm chỉđạo trực tiếp các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc

Tổ chức bộ máy làm việc của cơ quan gồm 29 cơ quan, đơn vị trực thuộc:Phòng Tác chiến, Quân báo, Quân lực, Quân huấn, Cơ yếu, Dân quân, Thông tin, Đặccông, Công binh, Pháo binh, Phòng không, Hoá học, Chính trị, Biên phòng, TăngThiết giáp, Khoa học Công nghệ, Điều tra hình sự, Phòng Hậu cần Quân khu bộ, 05tiểu đoàn (38, 47, 60, 180 ), Trung tâm thể dục thể thao Quốc phòng II, Ban Tác chiếnĐiện tử và Ban QLHC

Mỗi phòng, ban phụ trách một nhiệm vụ cụ thể, đặc thù Ví dụ: Phòng Quânlực: phụ trách quân số và tổ chức biên chế, bảo đảm công tác tuyển quân và trang bị vũkhí; Phòng tác chiến: xây dựng các kế hoạch tác chiến, xây dựng bản đồ địa lý quân

sự và huấn luyện chiến dịch; Phòng Quân báo: tổ chức nắm tình hình TTATXH, xây dựng cơ sở, huấn luyện Trinh sát; Phòng Thông tin: Bảo đảm thông tin

ANCT-liên lạc cho QK với các đơn vị; Phòng chính trị: Tham mưu về công tác Đảng - côngtác chính trị; Phòng Khoa học công nghệ và môi trường: Nghiên cứu quản lý hoạtđộng khoa học công nghệ, quản lý sáng kiến sáng chế, công tác thông tin khoa họcquân sự, công tác bảo vệ môi trường quân sự …

BTM/QK7 có trụ sở làm việc đặt tại Khu căn cứ Trần Hưng Đạo - số 17A/đường Hồ Văn Huê/phường 9/quận Phú Nhuận/Tp.Hồ Chí Minh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơ quan BTM/QK7

sơ đồ cơ cấu tổ chức cơ quan BTM/QK7 (tt)

PHÓ TƯ LỆNH THAM MƯU TRƯỞNG

PHÓ THAM MƯU TRƯỞNG

N I B ỘI BỘ ỘI BỘ

PHÓ THAM MƯU

TRƯỞNG

HU N LUY N ẤN LUYỆN ỆN

PHÓ THAM MƯU TRƯỞNG

PHÓ TƯ LỆNH THAM MƯU TRƯỞNG

PHÓ THAM MƯU TRƯỞNG NỘI BỘ

PHÒNG

TĂNG THIẾT

GIÁP

PHÒNG PHÁO BINH CHÍNH TRỊ PHÒNG

BAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

BAN PHÒNG CHỐNG BẠO LOẠN

PHÒNG KHOA HỌC CNMT

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban BTM/QK7

QLHC-2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ.

Ban QLHC-BTM/QK7 là cơ quan hoạt động dưới sự lãnh đạo, chỉ huy trực tiếpcủa Đảng ủy, Thủ trưởng BTM/QK7; đồng thời, được sự hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụcủa Văn phòng BTLQK7

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban QLHC được quy địnhtại Quyết định số 1548/2000/QĐ-BQP ngày 02 tháng 8 năm 2000 và Quyết định số68/2008/QĐ-BQP ngày 13 tháng 5 năm 2008 của BQP về việc ban hành Quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong quân đội

- Nghiên cứu, theo dõi, tổng hợp, tham mưu đề xuất, báo cáo tình hình giúp Thủtrưởng BTM/QK7 lãnh đạo, chỉ huy kịp thời các cơ quan, đơn vị thuộc quyền thựchiện nhiệm vụ

- Chủ trì hoặc cùng với các cơ quan giải quyết mối quan hệ công tác giữa Thủtrưởng BTM/QK7 với cấp trên, giữa các cơ quan, đơn vị thuộc quyền

- Quản lý chặt chẽ việc ban hành VB của các cơ quan, đơn vị trực thuộc; chịutrách nhiệm pháp lý về mặt thể thức VB; tham mưu cho Thủ trưởng về công tác côngvăn - giấy tờ

- Chỉ đạo, duy trì và kiểm tra việc thực hiện công tác VT-BM-LT của

cơ quan và các đơn vị cấp dưới Tiếp nhận, đăng ký quản lý, phân loại công văn, tàiliệu, văn kiện của cơ quan, đơn vị trong và ngoài quân đội trình Thủ trưởngBTM/QK7 Phổ biến hoặc chuyển các công văn, tài liệu, văn kiện đó đến cơ quan, đơn

vị có thẩm quyền giải quyết; tổ chức theo dõi, đôn đốc thực hiện và tổ chức sắp xếp,quản lý các loại VB thuộc thẩm quyền

- Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc cho Thủtrưởng, phục vụ hoạt động của cơ quan; phục vụ các cuộc họp, hội nghị, đón, tiếpkhách

- Quản lý, chỉ huy cán bộ, nhân viên trong Ban thực hiện tốt các nhiệm vụ Xâydựng Ban QLHC vững mạnh toàn diện

2.1.2 Cơ cấu tổ chức.

- Trưởng Ban QLHC - Bộ phận Hậu cần

- Trợ lý huấn luyện - Bộ phận Hội trường

- Bộ phận VT - BM - LT - Bộ phận lái xe

- Bộ phận Quân lực - Công vụ

Ban QLHC là cơ quan làm cầu nối giữa Thủ trưởng BTM/QK7 với cácđơn vị trực thuộc BTM; được quyền phối hợp với các đơn vị có liên quan trong triểnkhai các hoạt động của cơ quan theo đúng Quy chế làm việc của BTM

Quan hệ giữa Trưởng Ban và các bộ phận trong Ban QLHC-BTM/QK7 là quan

hệ cấp trên và cấp dưới Trong đó, Trưởng Ban là người chịu trách nhiệm chung, đượcquyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của Ban

2.1.3 Ban hành quy chế làm việc

Theo khảo sát thì cơ quan chưa xây dựng được Quy chế hoạt động Vì vậy, trongnhững năm qua công tác văn phòng của cơ quan còn vấp phải sự lúng túng và cónhững hạn chế nhất định

2.1.4 Đội ngũ cán bộ,nhân viên văn phòng: gồm 04 QNCN

+ Trình độ đào tạo: 04 Trung cấp Văn thư - Lưu trữ (được đào tạo tại TrườngTrung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng II)

+ Nhiệm vụ: Tổ chức quản lý công văn đi; Tổ chức quản lý và giải quyết côngvăn đến; Đánh máy, photo công văn tài liệu theo yêu cầu; Lập HS công việc, hướngdẫn lập HS; Thực hiện CTLT; Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan; và hướng dẫnnghiệp vụ chuyên môn ở các cơ quan, đơn vị cấp dưới

2.2 Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng:

2.2.1 Lập kế hoạch, chương trình công tác.

Xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt động là một nhiệm vụ quan trọng được

cơ quan quan tâm tổ chức thực hiện triệt để

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện nhiệm vụ trước mắtcũng như lâu dài, theo dõi và kiểm tra giám sát tiến trình công việc, Ban QLHC-BTM/QK7 luôn tiến hành lập kế hoạch công tác xác định mục tiêu, phương án hoạt độngtrong từng giai đoạn cụ thể (tuần, tháng, quí, năm), kể cả những nhiệm vụ đột xuất

Do đã tổ chức xây dựng kế hoạch chặt chẽ, nên mọi mặt hoạt động của Banluôn được tiến hành trôi chảy, không bị động và đạt hiệu quả cao

2.2.2 Hoạt động thu thập và xử lý thông tin.

a) Thu nhập thông tin.

Các thông tin cần thu thập tập trung xung quanh vấn đề cần văn bản hóa Cácthông tin này bao gồm các loại sau:

- Thông tin pháp lý: Là những thông tin làm cơ sở pháp lý để ban hành văn bản.

Thông tin pháp lý bao gồm thông tin về thẩm quyền ban hành văn bản và thông tin làmcăn cứ pháp lý áp dụng Thuộc dạng thông tin thứ nhất là những thông tin chứa trongcác văn bản quy phạm pháp luật được ban hành bằng các cơ quan nhà nước cấp trên,quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chủ thể văn bản

-Thông tin thực tế: Là những thông tin phản ánh tình hình thực tế về vấn đề sẽ

đề cập đến trong văn bản sẽ được ban hành Trước khi ban hành văn bản về một vấn

đề gì, cần phải xem xét tình hình thực tế về vấn đề cần văn bản hóa

Chính vì vậy, việc thu nhập thông tin thực tế là rất quan trọng, cần được thựchiện tốt trước khi ban hành văn bản Thông tin thực tế còn là cơ sở dữ liệu để tổnghợp, rút ra những nhận xét, những kết luận có cơ sở khoa học Thông tin thực tế baogồm những số liệu về từng lĩnh vực như giáo dục, đào tạo, y tế, công nghiệp, nôngnghiệp, thương mại, tài chính… Từ những số liệu đó, có thể rút ra những nhận xétnhững kết luận này có tính thuyết phục cao vì có cơ sở dữ liệu từ thực tiễn và vì thựctiễn là tiêu chuẩn của chân lý.

b) Xử lý thông tin

Các thông tin thu nhập được đều phải tiến hành xử lý:

- Nhóm thông tin thứ nhất là những thông tin đã được đưa vào các văn bản vănbản cá biệt và các văn bản hành chính thông thường Các văn bản chứa đựng các thôngtin chính thức phải là các bản chính, bản gốc Trong trường hợp không có bản chính,bản gốc mới sử dụng các bản sao có giá trị như bản chính, bản gốc

- Nhóm thứ hai là các thông tin trùng lặp, có thể dựa vào các tiêu chuẩn củakhoa học Lưu trữ và sự lặp lại của thông tin trong tài liệu nhằm có được các thông tinchính xác nhất

- Nhóm thông tin thứ ba là nhóm thông tin phụ, được đăng trên một số tạp chí,sách báo dưới dạng các tài liệu nghiên cứu hoặc các thông tin trao đổi trực tiếp Nhómthông tin này cần có sự đánh giá, lựa chọn nhằm có được những thông tin cần thiết phùhợp với từng vấn đề cần văn bản hóa

Ngoài ra trong quá trình xử lý thông tin có thể bắt gặp các thông tin không cầnthiết, các thông tin không liên quan đến các vấn đề trong văn bản hoặc các thông tin có

độ tin cậy thấp Những thông tin này cần loại ra khỏi văn bản

Về cơ bản, việc thu thập và xử lý thông tin được thực hiện sau khi xác địnhđược tên thể loại của văn bản Tuy nhiên, việc thu thập và xử lý văn bản có thể đượcthực hiện trong các bước tiếp theo, nếu trong quá trình soạn thảo văn bản còn thiếunhững thông tin cần thiết

2.2.3 Tổ chức hội họp

Cơ quan Ban QLHC-BTM/QK7 luôn tiến hành lập kế hoạch cũng như chươngtrình hội nghị theo các hoạt động và yêu cầu của Thủ trưởng đề ra

2.2.4 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc

Theo khảo sát thì cơ quan chưa xây dựng được Quy chế hoạt động Vì vậy, trongnhững năm qua công tác văn phòng của cơ quan còn vấp phải sự lúng túng và cónhững hạn chế nhất định

2.2.5 Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc

Công việc sắp xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc tại Văn phòngđều được sắp xếp bố trí một cách khoa học

2.3 Ưu điểm, hạn chế và kiến nghị đối với công tác văn phòng

Công tác văn phòng của Ban QLHC-BTM/QK7 đã từng bước được kiện toàn

và đi vào hoạt động có nề nếp, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả lãnh đạo, chỉhuy, quản lý của cơ quan

a) Ưu điểm

- Ban QLHC-BTM/QK7 đã phát huy tốt chức năng tham mưu, tổng hợp

Cụ thể:

+ Giúp cấp ủy, chỉ huy xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch,chương trình công tác năm, quí, tháng, tuần; Tham mưu, rà soát chỉnh lý các VB trìnhThủ trưởng BTM, bảo đảm đúng Nghị quyết, đường lối, chủ trương, chính sách,nguyên tắc của Đảng, Pháp luật của Nhà nước và quy định của Quân đội; bảo đảmphục vụ cho cơ quan lãnh đạo về mặt hành chính, văn thư, quản trị.

+ Chủ động hiệp đồng với các cơ quan đơn vị, tổng hợp tình hình hoạt động củacác cơ quan, đơn vị, thông tin, phản ánh và kiến nghị kịp thời những vấn đề cần giảiquyết, chỉ đạo Thực hiện tốt nhiệm vụ là cầu nối giúp lãnh đạo, chỉ huy BTM hiểuđược tâm tư nguyện vọng của các đơn vị cấp dưới và các đơn vị cấp dưới nắm được ýđịnh của Thủ trưởng cấp trên, từ đó quá trình xử lý công việc luôn mang tính chủ động

và đạt hiệu quả cao

- Trụ sở làm việc Ban QLHC-BTM/QK7 được xây dựng ở vị trí trung tâm củaBTM, không gian làm việc yên tĩnh, các phòng làm việc được thiết kế mang tính hiệnđại, rộng rãi, thoáng mát

- Công tác tổ chức lao động của cơ quan đã tổ chức đúng theo quy định củaBQP Ban QLHC đã được bố trí đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn đủ khả năngthực hiện nhiệm vụ, có trách nhiệm cao, thường xuyên tận tụy, chu đáo,với công việc

và mẫu mực trong phong cách ứng xử

- Công tác xây dựng và đào tạo bồi dưỡng chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ vănphòng cũng được cơ quan chú trọng quan tâm

- Cơ quan đã tạo điều kiện đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác VP vàbước đầu đưa vào sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiến tiến của công nghệ thông tin.Nhờ có máy tính và qua việc nối mạng nội bộ (LAN) đã góp phần giúp quá trình xử lýcông việc của cơ quan luôn nhanh chóng, chặt chẽ

- Chỉ huy các cấp, cụ thể là Trưởng Ban QLHC đã luôn bám sát quy địnhcủa trên và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để chỉ đạo, điều hành công tácvăn phòng hoạt động trôi chảy Công tác kiểm tra được duy trì nghiêm túc vàchặt chẽ

b) Hạn chế

- Chưa xác định rõ vị trí, vai trò, chức năng công tác văn phòng Trong nhữngnăm qua, Ban QLHC chỉ nặng triển khai công tác hành chính quân sự và phục vụ, cònxem nhẹ công tác thu thập, nghiên cứu và tổng hợp thông tin

- Chưa xây dựng được quy chế làm việc riêng của Ban và các bộ phận Do ảnhhưởng từ vấn đề này đã làm cho công tác văn phòng của cơ quan vẫn còn sự trì trệ,luộm thuộm, chưa phát huy tốt nhất vai trò chức năng của mình

- Do ảnh hưởng của việc bố trí văn phòng theo kinh nghiệm nên các phòng làmviệc của Ban QLHC được sắp xếp chưa thật sự khoa học Bộ phận VT-BM-LT lại bốtrí gần phòng khách, gây ồn ào và không bảo đảm an toàn cho công tác bảo mật Các

bộ phận làm việc có quan hệ thường xuyên lại bố trí xa nhau, buộc cán bộ khi cần traođổi công tác phải thường xuyên di chuyển, tạo tâm lý không thoải mái, thiếu tập trungcho cán bộ

- Việc hiện đại hóa công tác VP chưa được quan tâm đúng mức Hệ thống trangthiết bị của một số Bộ phận đã quá cũ kỹ, lạc hậu nhưng chưa được thay đổi Còn thiếunhiều loại máy chủ yếu như: máy photocoppy (mới trang bị 01 máy), máy scanne, máyhủy tài liệu, máy fax…

- Biên chế cán bộ còn thiếu so với yêu cầu nhiệm vụ (thiếu Trợ lý Hành chính

và nhân viên lưu trữ)

c) Kiến nghị

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt,giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thìlãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng…(trích bài nói chuyện với cán bộ vănphòng Trung ương Đảng tại chiến khu Việt Bắc năm 1950)

Và vấn đề này cũng được Phó Giáo sư - Tiến sĩ Đào Xuân Chúc khẳng định:Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan; là nơi giao tiếp, thu nhận

và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi bảo đảm điều kiện vậtchất của cơ quan và tổ chức; là bộ nhớ, là tai mắt, là bộ mặt của cơ quan

Như vậy dù ở bất cứ thời đại nào, thì văn phòng và công tác văn phòng luônđóng vai trò, vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan Đặc biệt, trong thời đại

“bùng nổ thông tin”, cũng như các cơ quan kinh tế và hành chính sự nghiệp, thì BTM/QK7 rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể quyết định đượcnhững vấn đề mang lại hiệu quả cho đơn vị và xã hội Nhất là việc nắm bắt nhữngthông tin chính xác nhằm tham mưu kịp thời cho lãnh đạo, chỉ huy BTLQK7 đưa ranhững quyết định đúng đắn đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới Và

để làm tốt công tác này thì không thể thiếu sự tồn tại của Ban QLHC

Muốn công tác văn phòng của Ban QLHC-BTM/QK7 hoạt động có hiệu quả vàngày càng phát triển, cần tập trung vào một số giải pháp cụ thể sau:

Thứ nhất, về mặt tổ chức

- Cần nhận thức đúng vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác vănphòng; phải hiểu rõ chức năng nghiên cứu xử lý thông tin, tham mưu, tổng hợp luôn làchức năng cơ bản, quan trọng Khi đã nắm vững vấn đề này, thì cơ quan sẽ chủ độngtriển khai có hiệu quả các nhiệm vụ chính và chắc chắn Thủ trưởng BTM sẽ quan tâmchỉ đạo và sử dụng văn phòng đúng người, đúng việc

- Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và đủ về số lượng Trong đó, làm

rõ trách nhiệm của từng chức danh, của từng cán bộ, nhân viên trong Ban theo nguyêntắc mỗi việc chỉ do một cá nhân hay một bộ phận đảm nhiệm, nhằm hạn chế sự chồngchéo, bỏ sót công việc

Thứ hai, thực hiện quy chế hóa các hoạt động của cơ quan Bao gồm: Xây

dựng và hoàn thiện quy chế làm việc của Ban QLHC, của các bộ phận và của từng cá

nhân; đồng thời xây dựng quy trình, giải quyết công việc và quy chế truyền thông tinnhằm đảm bảo tính bảo mật thông tin cho hoạt động của cơ quan trong thời đại côngnghệ thông tin Đây là một trong những giải pháp khá quan trọng góp phần đưa côngtác văn phòng của Ban QLHC đi vào nề nếp.Vì thực tế đã chứng minh những quy định

về lề lối, nề nếp làm việc luôn là công cụ điều hành công việc hết sức quan trọng Nógóp phần tạo lập ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên vàgiữa các bộ phận với nhau, nâng cao ý thức kỷ luật, từ đó giúp cho việc thực hiệnnhiệm vụ được trôi chảy

Thứ ba, về cán bộ của văn phòng

- Tổ chức phân công lao động đúng người, đúng việc, theo đúng khả năng vàtrình độ chuyên môn được đào tạo

- Xây dựng, hoàn thiện và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên vănphòng về mọi mặt (nhất là những cán bộ chủ chốt của Ban) Giải pháp thực hiện là đàotào, bồi dưỡng cả về phẩm chất, năng lực, trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ,ngoại ngữ, tin học… theo chức trách được giao; bố trí ổn định nhằm tích lũy kinh

nghiệm thực tế trong công tác

- Thường xuyên bồi dưỡng, tập huấn và tổ chức hội thi cán bộ văn phòng giỏi,nhằm khuyến khích tinh thần thi đua trong công tác

- Có chính sách đãi ngộ phù hợp cho đội ngũ cán bộ văn phòng

Thứ tư, đổi mới phương pháp, tác phong công tác, lề lối làm việc

- Huấn luyện cho đội ngũ cán bộ Ban phong cách làm việc chuyên nghiệp vàhiện đại nhưng vẫn đảm bảo được tính chính qui

- Tiếp tục cải tiến, đổi mới công tác tham mưu, phục vụ, phối hợp điều hànhcông việc; đổi mới xây dựng và quản lý chương trình làm việc; đồng thời đổi mới côngtác thông tin báo cáo và công tác hội họp, giao ban

- Tiếp tục duy trì công tác kiểm tra một cách đồng bộ và thường xuyên, để pháthiện những vấn đề tồn tại, nảy sinh, kịp thời phản ánh và đề xuất phương án giải quyếtcho thủ trưởng các cấp

Thứ năm, cải thiện điều kiện làm việc

- Nghiên cứu bố trí lại các phòng làm việc của Ban QLHC theo mô hình tối ưunhất Đồng thời, lựa chọn phương án sắp xếp các vị trí làm việc thích hợp cho từngloại công việc

- Đảm bảo phương tiện làm việc đầy đủ, thích hợp, mang tính thẩm mỹ cao, tạotâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc cho cán bộ, nhân viên Tuy nhiên,phải cân nhắc làm sao đầu tư được những phương tiện phục vụ có hiệu quả chocông tác và thật sự tiết kiệm, tránh sự phô trương lãng phí

Thứ sáu, hiện đại hóa công tác văn phòng: Đây là một xu hướng chung của xã

hội, là một yêu cầu bức thiết đối với văn phòng các cấp trong quân đội nói chung vàBan QLHC-BTM/QK7 nói riêng Cơ quan cần quan tâm hiện đại hóa các nội dung:

- Tiếp tục đầu tư trang thiết bị vật chất hiện đại như: máy fax, máy vi tính tốc

độ cao, máy photo đa năng, máy scanne, máy hủy tài liệu…Đây chính là những công

cụ góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả thực hiện nghiệp vụ văn phòng, vìnhờ nó mà quá trình trao đổi cập nhật thông tin, quản lý công văn, tài liệu và thao tácnghiệp vụ được nhanh, gọn, thuận lợi và kịp thời hơn

-Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng Thực hiệntin học hĩa từ việc quản lý, chỉ đạo cơng việc đến việc xử lý cơng văn giấy tờ, báo cáo,trao đổi thơng tin trên hệ thống máy tính

Thứ bảy, thường xuyên phối hợp, trao đổi nghiệp vụ với các cơ quan đơn vị

bạn nhằm học hỏi trao đổi kinh nghiệm về hoạt động cơng tác văn phịng

3 Cơng tác văn thư

Để thực hiện tốt cơng tác cơng văn - giấy tờ bảo đảm cho hoạt động quản lý,sau khi thành lập cơ quan đã thiết lập bộ phận văn thư chuyên trách thuộc Ban QLHC.Đặc điểm tổ chức văn thư của cơ quan là tập trung Mọi hoạt động cơng tác văn thưcủa cơ quan đều tuân thủ theo những quy định của Điều lệ cơng tác văn thư của BQP(ban hành năm 1981)

3.1 Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách

Theo Quyết định số 1548/2000/QĐ-BQP ngày 02/8/2000 và Quyết định số68/2008/QĐ-BQP ngày 13 tháng 5 năm 2008 của Bộ Quốc phịng thì Ban QLHC-BTM/QK7 được cơ cấu Bộ phận VT-BM-LT

Tổ chức biên chế gồm 04 cán bộ chuyên trách, với sự phân cơng nhiệm vụ cụthể như sau:

- 01 tổ trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra tiến trìnhthực hiện cơng việc, tổng hợp, tham mưu cho Thủ trưởng các cấp, trực tiếp là TrưởngBan QLHC về cơng tác quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ cơng tác văn thư

- 01 đồng chí phụ trách cơng tác bảo mật: Chịu trách nhiệm đĩng dấu, đăng ký,chuyển giao cơng văn đi, đến

- 01 đồng chí phụ trách cơng tác đánh máy, photo cơng văn - tài liệu

- 01 đồng chí phụ trách cơng tác lưu trữ

3.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về cơng tác văn thư.

Ngoài sự quan tâm, tạo điều kiện về trang thiết bị văn phòng, Đảng ủy –Thủ trưởng BTM còn quan tâm tới nghiệp vụ công tác văn thư như :

- Chỉ đạo các cơ quan – đơn vị trực thuộc phổ biến rộng rãi các Quyết định,quy định và Chỉ thị của Bộ Quốc phòng về công tác Văn thư – Lưu trữ

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình, Quân khu đã ban hànhcác quyết định, chỉ thị về công tác Văn thư – Lưu trữ và tiến hành quán triệt đếncác cơ quan, đơn vị

- Chỉ đạo Văn phòng Bộ Tư lệnh xây dựng các hướng dẫn về thể thức vănbản hành chính, thể thức văn bản của Đảng, các nội dung công tác có liên quanđến công tác công văn – giấy tờ để phổ biến cho các đơn vị cấp dưới thống nhấtthực hiện

- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các đồng chí phụ trách công tác văn thưbảo mật thực hiện nhiệm vụ

- Hàng năm, cơ quan đều tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư –lưu trữ và triệu tập cán bộ phụ trách về tham gia đầy đủ

- Bố trí cho cán bộ được tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụVăn thư – Lưu trữ theo chỉ tiêu của Bộ Quốc phòng.

3.3 Tình hình thực hiện nghiệp vụ cơng tác văn thư.

3.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Cũng như những cơ quan khác, trong hoạt động quản lý của BTM/QK7, cơngtác soạn thảo và ban hành VB luơn là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chấtthường xuyên

a) Về thẩm quyền ban hành VB: BTM/QK7 là đơn vị LLVT trực thuộc

BTLQK7, theo qui định của nhà nước thì khơng được ban hành VB quy phạm phápluật Cơ quan chỉ cĩ thẩm quyền ban hành một số VB áp dụng quy phạm pháp luật(Quyết định, chỉ thị) và VB hành chính thơng thường

Theo khảo sát thì tình hình soạn thảo và ban hành VB ở BTM/QK7 được thựchiện rất chặt chẽ, các VB do cơ quan ban hành luơn theo đúng thẩm quyền, và nộidung của VB luơn tuân thủ theo quy định của cấp trên

b) Về thể loại VB do cơ quan ban hành

Hệ thống VB được hình thành chủ yếu trong hoạt động quản lý của BTM/QK7

là VB áp dụng qui phạm pháp luật và VB hành chính thơng thường Gồm các thể loại:Quyết định, Chỉ thị (ví dụ: Quyết định của Tham Mưu trưởng Quân khu về việc thànhlập Hội đồng Giáo dục quốc phịng; Chỉ thị của Tham Mưu trưởng QK7 về việc SSCĐbảo vệ thời gian cao điểm), Điều lệ, Quy chế, Quy định, Kế hoạch, Chương trình, Báocáo, Thơng báo, Tờ trình, Đề án, Phương án, Hướng dẫn, Biên bản, Hợp đồng, Cơngđiện, Cơng văn hành chính, Giấy chứng nhận, Giấy giới thiệu, Giấy cơng tác, Giấynghĩ phép, Giấy mời, Giấy ủy quyền, Phiếu gửi Ngồi ra, cơ quan cịn ban hành một

số VB mang tính chất đặc thù của ngành gồm: Mệnh lệnh, Chỉ lệnh, Lệnh, Quyết tâm,Thuyết minh…Đây là các thể loại văn bản phục vụ cho cơng tác tham mưu tác chiến,huấn luyện, được ban hành theo qui định của Điều lệ cơng tác tham mưu tác chiến,huấn luyện năm 2002 của BQP

Theo số liệu thống kê từ năm 2005 đến 2009, thì trung bình mỗi nămBTM/QK7 ban hành trên 4.000 VB các loại Số lượng VB do cơ quan ban hành nhiềuhay ít là tùy thuộc vào tình hình cơng việc của từng năm Cụ thể:

Qua khảo sát thì hầu hết các VB do cơ quan ban hành đều trình bày đúng về thểthức, mang tính thẩm mĩ cao Đảm bảo đầy đủ các thành phần: Quốc hiệu; tên cơ quanban hành; số ký hiệu VB; địa danh và thời gian ban hành VB; tên loại và trích yếu nộidung; nội dung; chức vụ, cấp bậc, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơquan ban hành; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có)

Về nội dung thì đa số các VB được ban hành có bố cục hợp lý, tương đối chặtchẽ về nội dung Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng diễn đạt nội dung VB không đảm bảotính logic, trình bày VB dài dòng nhưng lượng thông tin ít, lập luận không chặt chẽ,dùng từ ngữ không chuẩn (sử dụng văn nói hoặc những từ ngữ khách sáo, ví dụ: Đượcquí cơ quan cho phép; rất mong được sự hỗ trợ của quí cơ quan…) và vẫn còn trườnghợp thể loại VB không phù hợp với tính chất vấn đề cần ra VB (ví dụ: để phâncông nhiệm vụ cho cán bộ trong một Bộ phận thay vì ban hành Quy chế thì có đơn vịlại xây dựng Biên bản )

d) Qui trình soạn thảo và ban hành VB

BTM/QK7 là cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ huy các mặt công tác của các đơn

vị trực thuộc Vì vậy, để BTM/QK7 ban hành VB chỉ đạo được nhanh chóng, chặt chẽ,

các đơn vị chuyên ngành có trách nhiệm soạn thảo những VB thuộc chức năng nhiệm

vụ của đơn vị mình, trình Thủ trưởng BTM thông qua và ký ban hành

Công tác soạn thảo VB ở các đơn vị thường được phân công cho các Trợ

lý Để VB ban hành ra đảm bảo chất lượng, nhiệm vụ của cán bộ soạn thảo có tráchnhiệm xác định cho được các nội dung như: mục đích ban hành, thể loại, độmật, khẩn, phạm vi phổ biến, thời gian thực hiện của VB

Theo qui định của cơ quan thì quy trình soạn thảo VB phải tuân thủ theo cácbước sau:

Bước 1: Thu thập, xử lý thông tin cần thiết có liên quan đến VB cần soạn thảo: Thông tin mà các trợ lý thường xuyên thu thập là những thông tin trên VB

(thông tin thẩm quyền, pháp luật, thực tiễn…)

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo: Trước khi soạn thảo VB, người

viết bắt đầu bằng việc xây dựng đề cương Đề cương VB thể hiện rõ bố cục của VB vàkhái quát được những ý tưởng định đưa vào các phần, chương, mục của VB Nội dungbản thảo phải bám sát theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cấp trên

Bước 3: Chuyển bản dự thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiến đóng góp.

Ví dụ: Phòng Tác chiến là cơ quan chịu trách nhiệm soạn thảo Chỉ lệnh công

tác tham mưu năm của BTM Vì nội dung của Chỉ lệnh có những vần đề liên quan đếnlĩnh vực công tác chuyên môn của các Phòng, Ban khác, nên Phòng Tác chiến phảichuyển dự thảo cho các Phòng, Ban thuộc BTM đóng góp ý kiến hoàn thiện

Bước 4: Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo

Bước 5: Trình duyệt bản thảo: Bản thảo phải được trình cho Thủ trưởng phụ

trách mặt công tác được đề cập trong bản thảo xem xét thông qua nội dung Ngườiduyệt bản thảo phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ khẩn, độ mật và phạm viphổ biến của VB

Bước 6: Đánh máy bản thảo (trường hợp bản thảo được viết tay) và kiểm tra chỉnh sửa lần cuối: Nhân viên đánh máy trước khi đánh máy VB phải đăng ký vào

“Sổ đăng ký chế bản và nhân bản” để quản lý và theo dõi

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CHẾ BẢN, NHÂN BẢN

và đơn

vị giao

Số lượng bản

Số lượng tờ

Độ mật

Người chế bản

Người đối chiếu

Trả lại cán bộ

Ghi chú

Ngày trả nhận Ký

Bước 7: Trình ký văn bản

VB trình ký phải hoàn chỉnh về nội dung, thể thức và đã được Thủ trưởng đơn

vị (hoặc người soạn thảo) ký nháy đảm bảo độ chính xác nội dung

Cơ quan soạn thảo không được trình VB trực tiếp cho chỉ huy, mà phải qua vănthư Bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức, sau đó trình Trưởng BanQLHC xem xét nội dung, thủ tục (các giấy tờ liên quan đến VB) và thẩm quyền ký đểquyết định trình VB cho Thủ trưởng phụ trách ký ban hành

Việc ký duyệt VB phải thực hiện theo đúng thẩm quyền đã được qui định tạiQuy chế phân công nhiệm vụ của Thủ trưởng BTM/QK7 (ban hành kèm theo Quyếtđịnh số 892/QĐ-TM ngày 27/7/2008 của Phó Tư lệnh-Tham Mưu trưởng

Trường hợp những VB mà các đơn vị được quyền ký thừa lệnh thì vẫn thựchiện theo đúng thủ tục trên Theo qui định thì Bộ phận Văn thư được quyền khôngđóng dấu và trả lại những VB trình bày sai thể thức cho đơn vị soạn thảo

Bước 8: Đăng ký văn bản: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng cho văn bản

Bước 9: Nhân bản, đóng dấu và làm thủ tục chuyển giao văn bản theo “nơi nhận”.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VB

CÁN BỘ SOẠN THẢO

- Soạn thảo

- Trình thông qua nội dung

- Xem xét bổ sung, sửa chữa

Như vậy, so với lý thuyết thì quy trình soạn thảo VB của BTM/QK7 gần nhưthống nhất Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện có lúc cơ quan vẫn chưa tiến hànhtheo đúng trình tự Song, để hoàn thiện một VB, cơ quan luôn đảm bảo đủ thành phầntham gia xây dựng (Cán bộ soạn thảo, Thủ trưởng các Phòng, Ban, Thủ trưởng BTM

và văn thư BTM) Vì vậy, công tác soạn thảo của cơ quan đã được tiến hành khá chặtchẽ và đa số VB được ban hành luôn đảm bảo chất lượng

3.3.2 Tình hình quản lý công văn đi

Tất cả công văn giấy tờ lấy danh nghĩa của BTM/QK7 gửi cho các đơn vị có

liên quan (kể cả giấy giới thiệu, giấy công tác), phải tập trung về Bộ phận VT BM

-LT của Ban để kiểm tra, trình ký, đăng ký (số, ký hiệu và ngày tháng VB) và đóng dấuphát hành, tuân thủ qui tắc “nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật” Việc đăng ký

VB được tính theo năm (từ ngày 01/01 đến ngày 30 hoặc 31/12)

- Số công văn được đánh chung cho tất cả các loại VB theo thứ tự lần lượt

từ số 01 của ngày 01/01 đến số cuối cùng của ngày 30 hoặc 31/12 Ký hiệu được thiếtlập trên cơ sở chữ cái viết tắt tên loại VB và cơ quan ban hành theo quy định của BQP

- Kiểm tra số lượng bản

NHÂN VIÊN VĂN THƯ

- Kiểm tra thể thức, trình ký

- Đăng ký, đóng dấu

- Chuyển giao và lưu văn bản

Ví dụ: Báo cáo do BTM/QK7 ban hành, được ghi số và ký hiệu là: 01/BC-TM, Tờtrình của Phòng Quân lực ban hành được thể hiện thành phần số, ký hiệu là: 01/TTr-

QL

- Ngày, tháng VB: Ghi ngày VB được ký, đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3thì ghi thêm số 0 ở phía trước Ngày, tháng ghi trên VB phải là ngày, tháng được đăng

ký trên máy vi tính

MẪU CỬA SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI

Đăng ký cho VB xong, nhân viên văn thư tiến hành nhân bản và đóng dấu Dấuđóng lên VB là dấu mang phiên hiệu chính thức của BTM Dấu của BTM chỉ đượcđóng vào những VB có chữ ký hợp lệ của Thủ trưởng có thẩm quyền Dấu phải đóngtrùm lên khoảng 1/3 về phía trái chữ ký Những VB có phụ lục thì phải đóng dấu trùmlên một phần tên cơ quan hoặc trích yếu của phụ lục Văn thư chỉ được phépđóng dấu đúng số lượng bản như đã xác định ở thành phần “nơi nhận”

Sau khi VB có chữ ký hợp lệ, dấu của cơ quan và được đăng ký vào sổtheo dõi, nhân viên văn thư làm thủ tục chuyển trong ngày (chậm nhất là ngày sau).Riêng những VB có dấu hiệu khẩn phải làm thủ tục chuyển giao ngay

- VB đi phải được đóng bì trước khi chuyển (trừ những công văn chỉ gửi trongnội bộ QK) và trên phong bì phải được thể hiện đầy đủ các thành phần số, ký hiệu vàđịa chỉ đơn vị nhận

- Để quản lý và theo dõi quá trình chuyển giao VB được chặt chẽ, nhân viênvăn thư luôn đăng ký vào “Sổ chuyển giao công văn” theo mẫu của BQP

MẪU SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN

Trang nội dung

Ngày Tên người và cơ quan đơn vị Số, ký hiệu Số lượng Độ Ngày, giờ, tên

chuyển công văn bì mật và ký nhận

Những công văn được gửi trong nội bộ QK thì nhân viên văn thư chịu tráchnhiệm chuyển trực tiếp, còn lại được chuyển qua đường Quân bưu Khi chuyển giao

VB nhân viên văn thư phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ chuyển giao

Việc giải quyết VB giữa các ngành, các cơ quan được thực hiện đúng theo hệthống tổ chức của bộ máy BQP; VB phải được gửi đến đúng cơ quan, đơn vị có thẩmquyền giải quyết hoặc có trách nhiệm cần biết Chỉ gửi VB đến thủ trưởng cơ quan,đơn vị có trách nhiệm trực tiếp giải quyết

Đối với những công văn mật khi chuyển giao phải tuân thủ qui định sau:

- Trường hợp nội bộ QK: nhân viên văn thư phải chuyển trực tiếp đến cán bộ

xử lý Những VB này phải được đăng ký vào sổ “quản lý công văn mật” Đây là loại

sổ dùng để theo dõi các tài liệu mật mà cán bộ xử lý đang quản lý, làm căn cứ thư hồinhững công văn, tài liệu đó khi công việc đã giải quyết xong

MẪU SỔ QUẢN LÝ CÔNG VĂN MẬT

Trang n i dung (Kh 19 x 13) ội dung (Khổ 19 x 13) ổ 19 x 13)

T

T Ngày nhận đến Số VB Số Ngày VB

Cơ quan ban hành

Trích yếu bản Số Số tờ mật Độ

Thời hạn lưu

Chuyển sang

Ghi chú Ngày Họ và tên Đơn vị Chữ ký

- Trường hợp chuyển đến các cơ quan, đơn vị ngoài QK thì cơ quan đóng vàohai phong bì Công văn được cho vào phong bì bên trong và đóng dấu chỉ mức độ mật(tuyệt mật, tối mật, mật) lên phong bì, phong bì ngoài đóng dấu ký hiệu mức độmật tương ứng với độ mật của VB (A, B, C) Những công văn mật thì luôn gửi kèmtheo “Phiếu gửi”

MẪU PHIẾU GỬI

Phần này lưu lại

Đề nghị trả lại phiếu này

Tất cả công văn đi của cơ quan đều được lưu 02 bản 01 bản chính (bản có chữ

ký tươi của Thủ trưởng và đã đóng dấu) được lưu lại tại Bộ phận Văn thư và 01 bảnđược lưu tại bộ phận soạn thảo Những bản lưu tại văn thư luôn được sắp xếp theo tênloại nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu khi cần thiết

3.3.3 Tình hình quản lý công văn đến

VB đến của BTM/QK7 là toàn bộ công văn, tài liệu của các cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Quân đội gửi đến qua đường quân bưu và trựctiếp Trong đó, chủ yếu là VB của BQP, BTLQK7, của các cơ quan, đơn vị thuộcBQP, BTLQK7 và các cơ quan, đơn vị thuộc BTM/QK7

H ng n m, BTM/QK7 ti p nh n trên 7.000 công v n, t i li u c a àng năm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của ăm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của ếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của ận trên 7.000 công văn, tài liệu của ăm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của àng năm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của ệu của ủa các c quan, ơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi để trao đổi giải đơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi để trao đổi giải n v , t ch c, cá nhân g i ị, tổ chức, cá nhân gửi để trao đổi giải ổ 19 x 13) ức, cá nhân gửi để trao đổi giải ửi để trao đổi giải để trao đổi giải trao đổ 19 x 13) i gi i ải quy t nh ng công vi c có liên quan Th nh ph n, s l ếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của ững công việc có liên quan Thành phần, số lượng công ệu của àng năm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của ần, số lượng công ố lượng công ượng công ng công

v n ăm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của đếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của n h ng n m àng năm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của ăm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của đượng công c th hi n qua b ng th ng kê v bi u ể trao đổi giải ệu của ải ố lượng công àng năm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của ể trao đổi giải sau:

đồ sau:

2006 2007 2008 2009

01 VB của các cơ quan cấp trên (Chính phủ, Bộ

Quốc phòng, các cơ quan BQP, BTLQK7,…) 2.761 2.983 3.011 3.09602

VB đến của các cơ quan ngang cấp (Cục Chính

VB của cấp trên VB của cấp dưới

VB của CQ ngang cấp

Tình hình tổ chức quản lý VB đến của BTM/QK7 được tiến hành từng bướcchặt chẽ, nhanh chóng và khoa học Theo qui định của cơ quan, tất cả các VB đếntrước khi xử lý, đều phải được đăng ký quản lý tại Bộ phận văn thư (kể cả các VB docán bộ của cơ quan nhận trực tiếp) Công tác tổ chức quản lý VB đến được cơ quanthực hiện theo trình tự sau:

- Tiếp nhận công văn đến: Khi nhận nhân viên văn thư tiến hành kiểm tra

sơ bộ về số lượng bì, địa chỉ, tình trạng bì, nếu phát hiện dấu hiệu khác thường (mậtniêm phong, lộ nội dung) thì phải lập biên bản và báo cáo cấp trên

- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến: (Trừ những VB Mật)

+ Khi bóc bì tránh làm rách VB, không làm mất “số, ký hiệu VB và dấu bưuđiện” trên phong bì; kiểm tra số lượng VB trong bì; đối chiếu các yếu tố thông tin “số,

ký hiệu” được thể hiện trên VB và phong bì (nếu có dấu hiệu không trùng hợp thì phảithông báo với nơi gửi công văn để kịp thời giải quyết)

+ Dấu đến được đóng lên góc phía trên, bên trái ngay dưới phần số, ký hiệu ởtrang đầu VB đến, nếu VB có phần trích yếu thì đóng dấu phía dưới phầntrích yếu nội dung Việc đóng dấu đến để xác định VB đến ngày nào, có kịp thời haykhông và là căn cứ để truy cứu trách nhiệm về việc chuyển giao VB

M U D U THU CÔNG V N ẪU DẤU THU CÔNG VĂN ẤU THU CÔNG VĂN ĂN

BỘ THAM MƯU QUÂN KHU 7

ĐẾN Số: _

Ngày:

- Đăng ký công văn đến: Sau khi đóng dấu đến, văn thư tiến hành đăng ký sốđến, ngày đến trên máy vi tính và ghi số và ngày tháng đến của văn bản vào dấu

“Đến” Và tất cả công văn đến phải đính kèm “Phiếu giải quyết công văn”

M U PHI U GI I QUY T CÔNG V N ẪU DẤU THU CÔNG VĂN ẾU GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ẢI QUYẾT CÔNG VĂN ẾU GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĂN

BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 7 PHIẾU GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN

BỘ THAM MƯU (Số… ………ngày……… )

Kính gửi:………

MẪU CỬA SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

- Trình công văn đến: Khi kết thúc công việc đăng ký, văn thư cótrách nhiệm xin ý kiến của Trưởng Ban QLHC để phân phối Sau khi Trưởng BanQLHC xem xét, phân loại, văn thư tiếp tục trình công văn cho Thủ trưởng có thẩmquyền giải quyết

- Chuyển giao công văn đến: Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết củaThủ trưởng, nhân viên văn thư tiếp tục chuyển giao VB đến cho các đơn vị có tráchnhiệm giải quyết Thủ tục chuyển giao cũng được thực hiện chặt chẽ như chuyển giaocông văn đi (đăng ký vào sổ chuyển giao, yêu cầu người nhận công văn ký nhận vào

sổ, những VB khẩn, mật thì nhanh chóng chuyển trực tiếp cho thủ trưởng đơn vị cótrách nhiệm giải quyết), nhằm đảm bảo việc theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết VBđến

Như vậy, công tác quản lý công văn đi, đến văn thư ở BTM/QK7 đã thực hiệnmột cách nghiêm túc, kịp thời, chính xác, đảm bảo tính cơ mật trong tài liệu và quitrình giải quyết gần như thống nhất theo lý thuyết Cụ thể:

- Quy trình xử lý VB đi : Kiểm tra VB trình ký chính thức đăng ký nhân bản đóng dấu làm thủ tục chuyển giao chuyển giao lưu

- Quy trình xử lý VB đến: Nhận sơ bộ phân loại, bóc bì VB đóng dấu đếnđăng ký trình chuyển VB đến theo dõi giải quyết

3.3.4 Quản lý và sử dụng con dấu

Hiện BTM/QK7 đang quản lý và sử dụng các loại con dấu: dấu cơ quan BTM,dấu nhỏ đóng Giấy chứng nhận Quân nhân, dấu chức vụ, tên thủ trưởng và các condấu nghiệp vụ văn thư như: bảo mật, mật, tối mật, tuyệt mật, thượng khẩn, hỏa tốc

Các loại dấu của cơ quan đang sử dụng được VP/BQP khắc theo mẫu và qui định củaBQP, Chính phủ

Công tác quản lý và sử dụng con dấu là nhiệm vụ của nhân viên văn thưphụ trách công tác bảo mật Nhân viên bảo mật là người trực tiếp đóng dấu và chịutrách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan nếu như tình hình sử dụng và quản lý con dấuxảy ra vấn đề sai sót Con dấu chỉ được sử dụng tại phòng làm việc của Bộ phận Vănthư Hết giờ làm việc các con dấu được cho vào két sắt, khóa và niêm phong cẩn thận.Nếu nhân viên bảo mật nghĩ thì tất cả các con dấu được bàn giao lại cho Trưởng BanQLHC (phải làm biên bản bàn giao)

Công tác quản lý con dấu ở cơ quan được thực hiện chặt chẽ và nghiêm túc theoquyết định số 503/1999/QĐ – BQP ngày 19/4/1999 của Bộ trưởng BQP “về việc banhành Quy định quản lý và sử dụng con dấu” Vì vậy, cơ quan chưa để xảy ra mộttrường hợp sai sót nào về “quản lý và sử dụng con dấu”

3.3.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Theo Điều 39 - chương IV (Lập HS và nộp HS vào LTCQ) của Quyết định số206/2005/QĐ-BQP và Chỉ thị 1080/CT-TL ngày 14/11/2007 của Tư lệnh QK7 về việccủng cố công tác VT, BM, LT thì công tác lập HS và nộp HS vào LTCQ là tráchnhiệm bắt buộc đối với mọi cán bộ, nhân viên Lập HS hiện hành sẽ góp phần nângcao chất lượng và hiệu suất công tác, giúp cơ quan quản lý VB được chặt chẽ và tạothuận lợi cho CTLT

Quán triệt các qui định của trên, hàng năm cơ quan luôn xây dựng kế hoạchhướng dẫn cán bộ, nhân viên tiến hành lập HS công việc Tuy nhiên, hiện nay công táclập HS chưa được thực hiện nghiệm túc (trừ cơ quan Quân lực và Quân huấn) Tìnhtrạng tài liệu rời lẽ, phân tán vẫn còn phổ biến Đa số cán bộ của các đơn vị khác saukhi kết thúc năm công việc thường sắp xếp tài liệu vào cặp ba dây Thực tế tài liệu ởvăn thư cũng chưa được lập HS đầy đủ, chủ yếu ở dạng tập lưu VB đi và VB đến Việcgiao nộp tài liệu về LTCQ cũng chưa được tiến hành triệt để, vẫn còn nhiều trườnghợp cán bộ không chịu giao nộp mà cất giữ tài liệu tại đơn vị nhiều năm liền Nguyênnhân:

- Mặc dù đã qui định nhưng đây chỉ là nội dung công việc tồn tại trêngiấy tờ, chưa đôn đốc triển khai thực hiện và tổ chức mở các lớp tập huấn hướng dẫn

cụ thể về công tác LHS cho cán bộ, nhân viên Chưa xây dựng được danh mục HS đểlàm căn cứ cho các đơn vị tổ chức thực hiện thống nhất

- Ý thức trách nhiệm của cán bộ còn hạn chế, tư tưởng xem công việc lập HS lànhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ vẫn còn tồn tại phổ biến

- Công tác tham mưu của cán bộ chuyên trách chưa đến nơi đến chốn, từ đó dẫnđến tình trạng thiếu kiên quyết trong tổ chức thực hiện và xử lý vi phạm

Chính những tồn tại trên đã có ảnh hưởng nhất định trong hoạt động quản lýcủa cơ quan và làm hạn chế sự phát triển của công tác lưu trữ Mặc dù hàng năm, cơquan đều có kế hoạch bổ sung tài liệu nhưng do tư tưởng “tài liệu giữ bên mình vẫnhơn” của cán bộ chuyên môn đã gây nhiều khó khăn, trở ngại cho nhân viên lưu trữ

trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Nhất là tình trạng tài liệu được giao nộp vẫn cònrời lẽ, buộc cán bộ lưu trữ luôn phải tiến hành lập HS lại trong quá trình chỉnh lý Dù

có nhiều cố gắng, song với tình trạng tài liệu bị phân tán ở nhiều nơi, nhất là những tàiliệu có nội dung then chốt nên số HS được lập không nhiều và chất lượng HS không

cao

3.3.6 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác văn thư

Hàng ngày, lưu lượng công văn đi, đến ở BTM/QK7 khá nhiều Song tình hình

tổ chức quản lý VB “đi, đến” được văn thư của BTM/QK7 thực hiện một cách chặtchẽ, thống nhất theo quyết định 206/2005/QĐ-BQP ngày 20/12/2005 của BQP quyđịnh về việc ban hành và quản lý VB hành chính

Để hỗ trợ cho công tác quản lý VB được tiện lợi và khoa học hơn, năm 2003,

cơ quan đã nghiên cứu và xây dựng “Chương trình quản lý văn thư, lưu trữ” Và cũng

từ năm 2003 việc đăng ký công văn đi, đến được tiến hành trên máy vi tính Đây làmột bước tiến bộ của cơ quan trong ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện côngtác chuyên môn Vì đến cuối năm 2009, BQP mới bắt đầu triển khai phần mềm “Quản

lý công tác văn thư”

(Hiện cơ quan đang tiến hành triển khai áp dụng phần mềm quản lý VT, LTcủa BQP)

MẪU PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Tóm lại: Được sự quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra kịp thời của thủ

trưởng các cấp, trực tiếp Đảng ủy, Thủ trưởng BTM/QK7 và VP/BTL, công tác vănphòng và văn thư của BTM những năm qua đã cơ bản đi vào nề nếp và có nhiều tiến

bộ Cán bộ, nhân viên đảm nhiệm công tác văn thư luôn nêu cao ý thức trách nhiệm,sắp xếp công việc một cách khoa học, chặt chẽ, vì vậy công văn, giấy tờ luôn đượcchuyển phát nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác về thể thức, thẩm quyền và an toàn

bí mật, góp phần đảm bảo cho việc thực hiện thành công nhiệm vụ của BTM và cơquan Ban QLHC

3.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư:

Thủ trưởng BTM/QK7 đã nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn phòngđối với hoạt động quản lý của cơ quan nên luôn chú ý cải thiện điều kiện và trang thiết

bị làm việc cho công tác văn thư

Trong những năm qua, lãnh đạo, chỉ huy cơ quan đã quan tâm đầu tư đúng mức

về trang thiết bị, máy móc, dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng Ví dụ như: 01máy photocopy đa năng, 03 máy vi tính, két sắt (để bảo quản con dấu), tủ và kệ - giálưu trữ tài liệu; máy điều hòa nhiệt độ, quạt, hệ thống đèn chiếu sáng, điện thoại đểbàn, bàn làm việc, ghế xoay, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác…

Cơ quan đã ứng dụng triệt để các phần mềm trên máy vi tính để phục vụ chocông tác chuyên môn Ví dụ: ứng dụng phần mềm Winword phục vụ công tác soạnthảo VB; phần mềm PowerPoint phục vụ cho công tác soạn thảo và trình chiếu thôngtin; phần mềm Excell phục vụ mục đích quản lý nhân sự và công tác tính toán của tàichính cơ quan…Đặc biệt, công nghệ tin học đã được ứng dụng vào hầu hết các khâunghiệp vụ của công tác văn thư như: đăng ký, quản lý VB đi, đến, soạn thảo VB, theodõi quá trình xử lý văn bản hàng ngày, tra cứu, cung cấp nhanh thông tin cho Thủtrưởng các cấp và các Phòng, Ban Đây chính là công cụ hữu hiệu góp phần giúp lãnhđạo, chỉ huy Ban QLHC thực hiện tốt chức năng tham mưu giúp việc cho Đảng ủy,Thủ trưởng BTM

Đa số trang thiết bị, vất chất của cơ quan luôn được sử dụng đúng mục đích,phát huy có hiệu quả các tính năng Trong đó, hệ thống máy vi tính đã phục vụ đắc lựccho hoạt động của Ban QLHC So với trang thiết bị trước đây như: máy chữ, máy quayroneo và hệ thống sổ sách… thì việc đầu tư trang thiết bị hiện đại của cơ quan đã gópphần tiết kiệm được khá nhiều thời gian, giảm bớt nhiều công đoạn thực hiện nhiệm vụmang tính thủ công, đem lại hiệu quả cao trong công tác

Chính sự quan tâm cải thiện điều kiện làm việc và đầu tư trang thiết bị vật chấtphục vụ cho nhiệm vụ chuyên môn, đã góp phần đưa công tác văn phòng của cơ quan

đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả công tác và Ban QLHC-BTM/QK7 đã dần dần trởthành nơi tin cậy của Thủ trưởng các cấp

3.5 Những ưu điểm, hạn chế và kiến nghị đối với công tác văn thư.

a) Ưu điểm

- Đảng ủy, Thủ trưởng BTM và Trưởng Ban QLHC luôn quan tâm sâu sát, chỉđạo, hướng dẫn, kiểm tra kịp thời, nên nề nếp chế độ công tác VT, BM, LT của cơ

quan được củng cố, duy trì, chặt chẽ Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đượcthực hiện theo đúng qui định của Nhà nước, Điều lệ Công tác Văn thư và các quy địnhcủa BQP và của BTLQK7

- Phòng làm việc của Bộ phận VT-BM-LT được bố trí rộng rãi, thoáng mát, vớiđầy đủ các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho công tác tiếp nhận, phân loại, soạnthảo, trình ký, in ấn, phát hành và lưu trữ bảo đảm yêu cầu chung là “nhanh chóng,chính xác, bí mật và an toàn”

- Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn thư đều được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ

VT, LT, có kinh nghiệm, năng lực công tác, có ý thức trách nhiệm cao, luôn sắp xếpcông việc một cách khoa học, sáng tạo, đảm bảo tính tỉ mĩ, cẩn thận Vì vậy, chấtlượng nghiệp vụ văn thư đã được nâng cao, ít xảy ra sai sót, không để thấtthoát mất mát tài liệu Công tác tiếp nhận, chuyển giao VB đảm bảo chặt chẽ, kịp thời;quản lý và sử dụng con dấu đúng nguyên tắc; soạn thảo theo đúng trình tự; đánh máy,nhân sao tài liệu tuân thủ qui định bảo mật của cơ quan…

- Việc khai thác sử dụng các trang thiết bị công nghệ thông tin vào quản lý côngvăn tài liệu đã được cơ quan quan tâm triển khai thực hiện

- Thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho độingũ nhân viên VT-BM-LT

b) Hạn chế

- Chưa xây dựng qui chế làm việc và hệ thống VB hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp

vụ VT, BM, LT đây là một hạn chế lớn của cơ quan Do chưa làm tốt công tác thammưu để ban hành ra hệ thống VB làm căn cứ để các đơn vị trực thuộc áp dụng thựchiện, nên trong những năm qua việc triển khai thực hiện công tác VT-BM-LT của cơquan gặp rất nhiều khó khăn, nhất là việc chấn chỉnh những vi phạm của các cán bộchuyên môn và các đơn vị trực thuộc trong quá trình thực hiện công tác công văn, giấy

- Công tác khai thác, sử dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, trang thiết bị vậtchất được đầu tư thiếu tính đồng bộ, còn lạc hậu và xuống cấp

- Việc sắp xếp vị trí làm việc và trang thiết bị máy móc thiếu tính khoa học, làmhạn chế không gian phòng làm việc

c) Kiến nghị.

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu trongquá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Với chức năng đảm bảo thông tin cho

hoạt động quản lý, công tác văn thư luôn góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượngcông tác cho mỗi cơ quan Vì vậy, để khắc phục những tồn tại và đưa công tác văn thưcủa BTM/QK7 ngày càng phát triển, cần thực hiện một số giải pháp sau:

Thứ nhất, tăng cường phổ biến và chấp hành nghiêm chế độ qui định của Nhà

nước, BQP, BTLQK7 về công tác VT, BM, LT Tổ chức quán triệt, giáo dục sâu rộng

về vị trí, vai trò, nội dung, tính chất, đặc điểm của công tác văn thư cho toàn thể cán

bộ, chiến sĩ cơ quan

Thứ hai, nghiên cứu tham mưu đề xuất ban hành quy định, quy chế, quy trình

làm việc của Bộ phận; Xây dựng hệ thống VB hướng dẫn, chỉ đạo cụ thể, sát thực tế

về nghiệp vụ VT-BM-LT Đây là một giải pháp mà cơ quan cần quan tâm khắc phục

Vì hệ thống VB qui định, hướng dẫn luôn là những công cụ đắc lực hỗ trợ cho cơ quantriển khai thực hiện các mặt công tác được thống nhất, chặt chẽ

Thứ ba, chấn chỉnh và duy trì nghiêm công tác lập HS và giao nộp HS vào

Thứ tư, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo,

xử lý và quản lý VB, nhằm tiết kiệm thời gian, kinh phí, nâng cao hiệu quả công táccủa cơ quan

Thứ năm, hiện đại hóa trang thiết bị, vật chất phục vụ công tác văn thư.

Bố trí, sắp xếp lại phòng làm việc của bộ phận văn thư thành các khu vựcgiải quyết công việc theo dây chuyền Có như thế quá trình xử lý công việc mới đượcthực hiện nhanh chóng, kịp thời

Thứ sáu, tăng cường kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác văn thư

một cách toàn diện, trong đó chú trọng việc kiểm tra chặt chẽ công tác soạn thảo, banhành VB của các đơn vị tránh xảy ra tình trạng VB ban hành ra không đúng thẩmquyền, thiếu các yếu tố pháp lý, sai về thể thức, trái với pháp luật Nhà nước, các chế

độ quy định của Quân đội…Đồng thời, thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết, trao đổirút kinh nghiệm và xác định nhiệm vụ phương hướng trong từng thời gian cụ thể

Thứ bảy, tiếp tục duy trì các lớp tập huấn, hội thao nghiệp vụ VT-BM-LT Có

kế hoạch sử dụng cán bộ phù hợp, tập trung đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên mônnghiệp vụ VT, LT và tin học cho đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên trách (kể cả cán

bộ lãnh đạo, quản lý)

Thứ tám, tuyên truyền giáo dục để từng cán bộ, nhân viên nêu cao tinh thần

trách nhiệm với nhiệm vụ được giao, tích cực học tập nâng cao trình độ để làm tốtphần việc của mình, tâm huyết với nghề

- 01 đồng chí phụ trách công tác bảo mật: Chịu trách nhiệm đóng dấu, đăng ký,chuyển giao công văn đi, đến

- 01 đồng chí phụ trách công tác đánh máy, photo công văn - tài liệu

- 01 đồng chí phụ trách công tác lưu trữ

Tất cả cán bộ, nhân viên của Bộ phận đều được đào tạo cơ bản tại TrườngTrung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng II

4.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ

Cơ quan Bộ Tham mưu là đơn vị trực thuộc Bộ Tư lệnh QK7 Do vậy, mọi lĩnhvực công tác của cơ quan đều hoạt động dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy, Thủtrưởng BTLQK7 Trong đó, VP/BTLQK7 là cơ quan trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫnnghiệp vụ VT-BM-LT cho cơ quan

Bám sát những VB chỉ đạo và hướng dẫn của VP/BTLQK7, Bộ Tham mưu đã

đề ra nhiều biện pháp thiết thực nhằm đưa công tác lưu trữ của cơ quan đi vào nề nếp

Cụ thể:

- Ban hành ra hệ thống VB chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Trong những năm qua, Ban QLHC đã tham mưu cho Thủ trưởng Bộ Tham mưuban hành được một số VB chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ như:

+ Chỉ thị số 402/CT-BTM ngày 09/7/2007 của Bộ Tham mưu về việc thực hiệnnhiệm vụ tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo tinh thần Chỉ thị05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Hướng dẫn số 112/HD-VP của Vănphòng BTLQK7

+ Chỉ thị số 916/CT-BTM ngày 28/12/2007 về việc tăng cường củng cố côngtác VT-BM-LT

- Thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ VT-BM-LT chocán bộ chuyên trách của các đơn vị trực thuộc

- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các đơn vị,

đề ra các biện pháp chấn chỉnh kịp thời

4.3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ

4.3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ :

Theo Quyết định 63/2002/QĐ-BQP thì sau thời hạn 05 năm tất cả các cơquan – đơn vị có trách nhiệm nộp tài liệu của cơ quan mình vào lưu trữ cơ quan vàsau 10 năm thì nộp về Kho Lưu trữ của Quân khu 7 Vì vậy, hàng năm cơ quan đãthường xuyên có kế hoạch tổ chức thu thập, bổ sung hồ sơ – tài liệu

Căn cứ thời hạn lưu trữ, nhân viên lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tổ chức thuthập Trong quá trình thu thập tài liệu, nhân viên lưu trữ phải chấp hành đúngnguyên tắc bổ sung thu thập tài liệu, và thực hiện theo đúng trình tự thủ tục quiđịnh Cụ thể :

- Xác định nguồn tài liệu bổ sung, lập kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu vàthông báo kế hoạch cho các cán bộ các cơ quan chuẩn bị giao nộp tài liệu

- Tổ chức giúp đỡ hướng dẫn các cán bộ cơ quan chuẩn bị tài liệu để giaonộp

- Trong quá trình tổ chức thu theo đúng kế hoạch đã dự kiến, kiểm tra chặtchẽ tài liệu giao nộp, đối chiếu giữa mục lục hồ sơ nộp lưu với danh mục hồ sơ,giữa mục lục hồ sơ nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp (nhất là tài liệu quan trọngcó độ mật cao)

- Lập biên bản giao nhận tài liệu (có thống kê kèm theo), đăng ký tài liệu vào sổ thu tài liệu

- Nhân viên lưu trữ tiến hành chỉnh lý tài liệu đã thu thập được và xác địnhnhững tài liệu nộp về lưu trữ Quân khu

Với cơ cấu tổ chức rộng, vì vậy khối lượng tài liệu trong Kho lưu trữ Bộ Tưlệnh Quân khu rất lớn, bao gồm các Phông Lưu trữ của Bộ Tư lệnh và các đơn vịtrực thuộc (80 phông) Nội dung tài liệu trong các phông : Phản ánh chủ trươngchính sách của Nhà nước, của Bộ Quốc phòng, chương trình hành động, hoạt độngtriển khai kế hoạch SSCĐ, Báo cáo thực hiện nhiệm vụ quân sự – quốc phòng,phòng thủ đất nước, kế hoạch sản xuất kinh tế, đề án xây dựng,…

Tóm lại : Công tác thu thập bổ sung tài liệu của cơ quan mặc dù có tổ chức

thực hiện nhưng thực hiện chưa tốt, việc nộp lưu tài liệu của các lưu trữ cơ quanchưa thực hiện đúng theo qui định của Bộ Việc lập hồ sơ công việc của cán bộchưa được áp dụng chặt chẽ

4.3.2 Cơng tác phân loại tài liệu.

Hàng năm cơ quan điều tiến hành chỉnh lý tài liệu Kết thúc một năm côngtác, cán bộ lưu trữ sẽ là người chịu trách nhiệm chỉnh lý tài liệu năm đó Đồngthời, từng bước chỉnh lý các phông lưu trữ còn tồn đọng Nhất là phông lưu trữ của

các đơn vị giải thể, còn chưa được chỉnh lý

Công tác chỉnh lý ở đơn vị được thực hiện theo nguyên tắc “chỉnh lý theophông” Cơ quan luôn chọn phương án “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” để chỉnh lý tàiliệu cho các đơn vị đang hoạt động ( Phông Bộ Tham mưu, Phơng các Phịng, Ban).Trình tự các bước thực hiện trong chỉnh lý như sau :

1 – Xây dựng kế hoạch chỉnh lý.

2 – Tiến hành chỉnh lý

3 – Tổng kết chỉnh lý

- Tài liệu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý là những bản gốc hoặc bảnsao có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan Đối với nhữngtài liệu mất chữ, mờ ố thì cơ quan thường giữ lại hai bản để đối chiếu

- Cơ quan căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản đã lập để xác định giá trị tàiliệu Cụ thể :

+ Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn: Là những tài liệu phản ảnh chứcnăng nhiệm vụ do đơn vị ban hành và tài liệu có liên quan trực tiếp đến chức năngnhiệm vụ của đơn vị do cơ quan khác gửi đến Ví dụ như: Các Chỉ thị, Quyết địnhthành lập – giải thể – sáp nhập của Bộ Quốc phòng, Bộ Tổng Tham mưu và Quânkhu; Kế hoạch tổng hợp hàng năm, Đề án xây dựng, Báo cáo tổng kết hàng năm,Báo cáo quyết toán năm, sổ sách tài chính do các cơ quan trực thuộc Quân khu banhành, Biên bản bàn giao các loại, Nghị quyết lãnh đạo của ĐUQSTW, Nghị quyếtlãnh đạo của ĐU Quân khu, Hồ sơ quân nhân…

+ Tài liệu có giá trị lâu dài: Tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ có giátrị thực tiễn do đơn vị ban hành (sau 50 năm đánh giá lại) và tài liệu liên quan giántiếp đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị do cơ quan khác gửi đến Ví dụ như:Quyết định tiếp nhận cán bộ, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, nghị việc, về hưu,kế hoạch - báo cáo tổng hợp quí, 6 tháng, tài liệu về XDCB, tờ trình, hợp đồngkinh tế, …

+ Tài liệu có giá trị tạm thời: Tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủyếu của đơn vị do đơn vị ban hành (sau 10 năm đánh giá lại) và tài liệu giải quyếtnhững nhiệm vụ khác hoặc ít có liên quan đến nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị do cơquan khác gửi đến Ví dụ như: Công văn tiếp nhận, giao dịch, trao đổi, thông báotình hình, báo cáo ngày - tuần – tháng,…

+ Tài liệu loại: Những tài liệu trùng thừa, các công văn trao đổi, công vănđề nghị, giải quyết công việc sự vụ không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan như: tin tham khảo, thông tấn xã, giấy công tác, giấy giới thiệu,…Thườngthì cơ quan hủy tài liệu bằng biện pháp cho vào máy nghiền nát hoặc đốt Khi hủythì cũng theo đúng thủ tục: Thành lập Hội đồng đánh giá tài liệu để xác định lạimọi mặt của giá trị tài liệu, có biên bản hủy tài liệu và được thống kê cụ thể

4.3.3 Cơng tác xác định giá trị tài liệu.

Công tác xác định giá trị tài liệu được cơ quan thực hiện ngay từ giai đoạntrong thu thập tài liệu Trong quá trình chỉnh lý cơ quan tiếp tục xác định lại giá trịtài liệu để có chế độ quản lý thích hợp Khi xác định giá trị tài liệu, cơ quan lưu trữcăn cứ vào Quyết định 63/2002/QĐ-BQP của Bộ Trưởng Bộ Quốc phòng ngày02/05/2002 về việc ban hành quy định về quản lý tài liệu lưu trữ (điều 21 và 22)

Đồng thời, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của đơn vị cũng như nội dung của tàiliệu để lập danh mục giá trị lưu trữ cho từng loại tài liệu Dựa vào danh mục này,công tác xác định giá trị tài liệu được thuận lợi, tạo điều kiện cho tiến độ chỉnh lýtài liệu lưu trữ nhanh chóng và nhất quán hơn Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ cụ thểtừng năm, từng giai đoạn mà danh mục này sẽ được sửa đổi, bổ sung cho phù hợpthực tiễn

- Để xác định giá trị tài liệu được chính xác và khách quan cơ quan đã thành lậphội đồng xác định giá trị tài liệu Thành phần hội đồng gồm :

1 – Đồng chí Chánh Văn phịng Bộ Tư lệnh – Chủ tịch

2 – Đồng chí Trưởng Ban VTBM – Thư ký

3 – Đại diện các cơ quan – đơn vị cĩ tài liệu nộp lưu – Uỷ viên

4 – Đại diện cơ quan bảo vệ – Uỷ viên

5 – Đại diện cơ quan Bộ Quốc phịng – Uỷ viên

4.3.4 Cơng tác thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Cơng tác thống kê

Để nắm chắc số lượng, thành phần, nội dung tài liệu, cán bộ lưu trữ luơnnghiêm túc thực hiện cơng tác thống kê theo hướng dẫn của VP/BTLQK7

Để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu khi cần thiết, LTCQ đã thống

kê TLLT theo từng năm Các loại sổ (theo mẫu BQP) dùng để thống kê được sử dụnggồm: Sổ thống kê phơng lưu trữ, mục lục hồ sơ, mục lục văn bản, sổ nhập tài liệu, sổxuất tài liệu Đơn vị thống kê chủ yếu của khối tài liệu đã chỉnh lý là HS và chưa chỉnh

lý là cặp 3 dây

Ngồi ra, cuối mỗi năm cán bộ lưu trữ đều tổ chức tổng kiểm kê và làm báo cáothống kê định kỳ hàng năm Đồng thời, kiểm tra tình hình tài liệu các phương tiện bảoquản tài liệu như : tủ, kệ cĩ bị ẩm ướt, mối mọt hay khơng Trong quá trình kiểm tra cĩlập biên bản ghi đầy đủ kết quả kiểm tra và cĩ đề nghị biện pháp khắc phục

b) Cơng tác bảo quản

- Tuy Kho lưu trữ chưa được xây dựng đúng theo tiêu chuẩn của Nhà nước,chỉ được bố trí tạm thời, nhưng được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát, rộng rãikhang trang và xa vật cháy nổ Đã đầu tư các trang thiết bị phù hợp cho từng loạitài liệu; có các biện pháp phòng gian bảo mật, phương tiện phòng – chống cháy vàthường xuyên kiểm tra ẩm mốc, mối chuột, côn trùng phá hoại tài liệu; không đểthức ăn và các vật tư khác trong kho lưu trữ

- Nhân viên làm công tác lưu trữ thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng, tàiliệu theo định kỳ 6 tháng

- Riêng những tài liệu làm bằng chất liệu khác thì căn cứ và tính chất củatừng loại để điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng cho phù hợp

4.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng TLLT là mục đích cuối cùng của CTLT, là một trong nhữngnhiệm vụ quan trọng của các Phịng, Kho lưu trữ Để tổ chức sử dụng tài liệu hiệu quả

đòi hỏi các Phòng, Kho lưu trữ phải có những biện pháp tích cực áp dụng tốt các hìnhthức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu chính đáng của các cơ quan,đơn vị, cá nhân.

TLLT của Bộ Tham mưu là nguồn tài liệu quí báu Ngoài giá trị lịch sử thì nócòn là một trong những công cụ thiết yếu giúp điều hành bộ máy; tạo điều kiện hoànchỉnh chức năng xây dựng nền quốc phòng toàn dân; tuyên truyền giáo dục công tác tưtưởng; xây dựng quyết tâm chiến đấu cho đơn vị Vì vậy, lãnh đạo, chỉ huy cơ quanluôn quan tâm, nhắc nhở nhân viên lưu trữ cung cấp kịp thời đầy đủ cho cán bộchuyên môn cũng như các cơ quan, tổ chức, cá nhân những tài liệu theo yêu cầu côngviệc

Hiện tại, cơ quan đã áp dụng hai hình thức tổ chức sử dụng tài liệu chủ yếu làcấp bản sao lục, trích sao và cho mượn tài liệu (đối với những tài liệu không mật)

Theo qui định thì cán bộ có nhu cầu nghiên cứu TLLT phải tuân thủnhững thủ tục sau:

- Giấy chứng minh

- Giấy giới thiệu của cơ quan Giấy giới thiệu phải được thể hiện đầy đủ cácnội dung thông tin như: Họ tên, cấp bậc, chức vụ và mục đích yêu cầu của việc sửdụng tài liệu

- Đăng ký vào “Phiếu đề nghị sao chụp tài liệu” (theo mẫu) Hoặc có công văn

đề nghị mượn tài liệu (nêu rõ lý do) gửi đến Thủ trưởng Bộ Tham mưu

Các bộ lưu trữ có trách nhiệm xin ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan (Thủtrưởng Bộ Tham mưu và Thủ trưởng Ban QLHC) Khi được Thủ trưởngphê duyệt tiến hành sao chụp, chứng thực sao, đăng ký vào sổ và đề nghị người nhậntài liệu ký nhận

MẪU SỔ CHO MƯỢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Khổ 19x27)

Cơ quan ban hành

Trích yếu nội dung

Mấy bản

Mấy tờ

Độ mật

Hồ sơ số

Phông số

Người duyệt mượn

Thời gian mượn

Ký mượn

Ngày trả, ký trả

Ghi chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Người mượn tài liệu, có trách nhiệm bảo quản tài liệu, không được sửa chữa,tẩy xoá, đánh dấu vào tài liệu; không được làm nhàu nát, rách tài liệu…và trả đúngthời hạn Nếu vi phạm thì tùy theo mức độ nặng nhẹ sẽ bị xử lý kỷ luật theo Điều lệnhquản lý bộ đội và truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định pháp luật hiện hành

4.3.6 Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ

Cơ quan chỉ ứng dụng tin học trong công tác đánh máy mục lục hồ sơ và mụclục văn bản, chưa xây dựng được phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” để đăng ký,quản lý và phục vụ tra tìm hồ sơ, tài liệu

Đây là một hạn chế mà cơ quan cần quan tâm khắc phục, vì hiện tại xu thế ứngdụng công nghệ thông tin nói chung, tin học nói riêng đang phát triển mạnh mẽ trongcác ngành khác nhau của Quân đội, đặc biệt là ngành VT-BM-LT

Tóm lại: Được sự quan tâm chỉ đạo kịp thời của Đảng ủy Thủ trưởng Bộ Tham

mưu Vì vậy công tác lưu trữ của cơ quan đã bước đầu được tổ chức thực hiện có hiệu

quả Mặc dù cịn những hạn chế nhất định nhưng với sự nhiệt tình trong cơng tác vàvới tinh thần tự tìm tịi học hỏi để hồn thiện kiến thức, cán bộ lưu trữ cơ quan đã đưacơng tác lưu trữ của Bộ Tham mưu ngày càng phát triển

4.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong cơng tác lưu trữ

Như tơi đã trình bày ở trên, tuy kho lưu trữ chỉ được bố trí tạm thời nhưng hệthống trang thiết bị vẫn đầy đủ như máy điều hịa nhiệt độ, máy hút bụi, tủ và kệ - giálưu trữ tài liệu, quạt, hệ thống đèn chiếu sáng và máy vi tính…để phục vụ cơng tác lưutrữ ngăn nắp và sạch sẽ

4.5 Các ưu điểm, hạn chế và kiến nghị về cơng tác lưu trữ

a) Ưu điểm :

- Công tác lưu trữ của cơ quan đã đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả

- Nội dung tài liệu trong Phông Lưu trữ phản ánh đúng chức năng nhiệm vụcủa đơn vị Cơ quan có ban hành những văn bản quy định và hướng dẫn về côngtác lưu trữ và chấp hành tương đối tốt chế độ thu nộp tài liệu lưu trữ

- Lãnh đạo - Chỉ huy cơ quan quan tâm chỉ đạo và tạo điều kiện về kinh phí,nhân lực phục vụ cho công tác thu nộp tài liệu

- Nhân viên lưu trữ đã ý thức đúng chức năng, vị trí công tác của mình từ đóhàng năm đều tổ chức thu nộp chặt chẽ, lập kế hoạch sát đúng với tình hình thực tếcủa đơn vị mình

* Nguyên nhân :

- Được sự quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra kịp thời việc thực hiệncông tác chuyên môn của Đảng ủy Bộ Tư lệnh Quân khu, mà trực tiếp là Vănphòng Bộ Tư lệnh

- Cơ quan luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất về vật chất và trang thiết bịphục vụ cho công tác lưu trữ

- Cán bộ – nhân viên làm công tác lưu trữ lâu năm có kinh nghiệm trongcông tác, đồng thời luôn tìm tòi học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn

b) Hạn chế :

- Một số cán bộ chuyên môn chưa hiểu hết được ý nghĩa và tầm quan trọngcủa tài liệu… nên đôi lúc còn xem nhẹ việc thu thập, giao nộp hồ sơ về cơ quan lưutrữ

- Tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý còn tồn đọng tương đối nhiều, gây hạnchế cho công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Việc giao nộp tài liệu từ lưu trữ cơ quan về lưu trữ cố định thực hiện chưatốt, chưa nghiêm, còn nhiều cơ quan – đơn vị chưa chỉnh lý và giao nộp tài liệutheo qui định

* Nguyên nhân : Khối lượng tài liệu lưu trữ nhiều nhưng biên chế cán bộ

lưu trữ ở cơ quan còn ít Trình độ chuyên môn còn hạn chế, kho tàng bảo quản tàiliệu lưu trữ chưa bảo đảm đúng theo tiêu chuẩn của Nhà nước

- Lãnh đạo chỉ huy cơ quan - đơn vị cần tập trung đầu tư cho công tác lưu trữvề các mặt: điều chỉnh lực lượng, tập trung chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng.

- Tổ chức cho nhân viên lưu trữ theo học các lớp nghiệp vụ lưu trữ để cókiến thức tổ chức thực hiện công việc được tốt hơn

- Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ để việc tra cứu được thuận lợinhanh chóng

- Chỉ đạo lưu trữ cơ quan làm tốt nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý tài liệu vàchuyển tài liệu lưu trữ đã quá hạn lưu giữ về Kho lưu trữ Quân khu, để quản lý,khai thác được tốt hơn

Phần hai: NHỮNG ĐÚC KẾT VÀ THU HOẠCH VỀ NHẬN THỨC LÝ LUẬN

VÀ THỰC TIỄN QUA NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT VÀ THỰC HÀNH CÁC NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG.

I CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

1 Lập kế hoạch, chương trình cơng tác (phụ lục 1)

2 Lập kế hoạch tổ chức và chương trình hội nghị tại cơ quan (phụ lục 2a và 2b)

3 Lập Báo cáo cơng tác quý của cơ quan (phụ lục 3)

4 Hiện cơ quan chưa xây dựng được Quy chế hoạt động Vì vậy, trong nhữngnăm qua cơng tác văn phịng của cơ quan cịn vấp phải sự lúng túng và cĩ những hạnchế nhất định

1.5 Sắp xếp phịng làm việc, trang thiết bị, phương tiện làm việc

Ban QLHC-BTM/QK7 bố trí theo lối cổ điển, được xây dựng thành một khudoanh trại riêng biệt Vị trí đặt trụ sở của Ban QLHC nằm khá xa khu làm việc củaThủ trưởng BTM Các phịng làm việc của Ban bố trí ở tầng trệt với kết cấu kiến trúctương đối hiện đại, rộng rãi Mặc dù, được tách độc lập từng bộ phận nhưng được thiết

kế liền kề nhau Phịng của Bộ phận VT-BM-LT được bố trí ở đầu dãy nhà và tiếp theo

là Bộ phận Quân lực Trợ lý Huấn luyện Bộ phận Hậu cần và cuối cùng làTrưởng Ban Riêng bộ phận lái xe – cơng vụ và Bộ phận hội trường thì được đặt saukhu nhà làm việc của Thủ trưởng BTM và nhà ăn tập thể

Trong những năm qua, lãnh đạo, chỉ huy cơ quan đã quan tâm đầu tư đúng mức

về trang thiết bị, máy móc, dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng Phòng làm việccủa các Bộ phận trực thuộc Ban QLHC đều có máy điều hòa nhiệt độ, quạt, hệ thốngđèn chiếu sáng, điện thoại để bàn, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, ghế xoay, văn phòngphẩm phục vụ cho công tác… Phòng làm việc của Trưởng Ban, Trợ lý Huấn luyện,VT-BM-LT, Quân lực và Hậu cần đều được trang bị máy vi tính và máy in, để phục vụcho việc soạn thảo VB, xử lý, chỉ đạo, điều hành công việc Đặc biệt, hệ thống máytính của Trưởng Ban và Bộ phận VT-BM-LT đã áp dụng nối mạng nội bộ LAN Ngoài

ra, từng Bộ phận của Ban còn được trang bị đầy đủ các trang thiết bị chính phục vụcho nhiệm vụ chuyên môn Ví dụ: Phòng của Bộ phận VT-BM-LT được trang bị 01máy photocopy đa năng, két sắt (để bảo quản con dấu), tủ và kệ - giá lưu trữ tài liệu;tài chính thì được bố trí tủ sắt cài số…

Cơ quan đã ứng dụng triệt để các phần mềm trên máy vi tính để phục vụ chocông tác chuyên môn Ví dụ: ứng dụng phần mềm Winword phục vụ công tác soạnthảo VB; phần mềm PowerPoint phục vụ cho công tác soạn thảo và trình chiếu thôngtin; phần mềm Excell phục vụ mục đích quản lý nhân sự và công tác tính toán của tàichính cơ quan…Đặc biệt, công nghệ tin học đã được ứng dụng vào hầu hết các khâunghiệp vụ của công tác văn thư như: đăng ký, quản lý VB đi, đến, soạn thảo VB, theodõi quá trình xử lý văn bản hàng ngày, tra cứu, cung cấp nhanh thông tin cho Thủtrưởng các cấp và các Phòng, Ban Đây chính là công cụ hữu hiệu góp phần giúp lãnhđạo, chỉ huy Ban QLHC thực hiện tốt chức năng tham mưu giúp việc cho Đảng ủy,Thủ trưởng BTM

Đa số trang thiết bị, vất chất của cơ quan luôn được sử dụng đúng mục đích,phát huy có hiệu quả các tính năng Trong đó, hệ thống máy vi tính đã phục vụ đắc lựccho hoạt động của Ban QLHC So với trang thiết bị trước đây như: máy chữ, máy quayroneo và hệ thống sổ sách… thì việc đầu tư trang thiết bị hiện đại của cơ quan đã gópphần tiết kiệm được khá nhiều thời gian, giảm bớt nhiều công đoạn thực hiện nhiệm vụmang tính thủ công, đem lại hiệu quả cao trong công tác

Chính sự quan tâm cải thiện điều kiện làm việc và đầu tư trang thiết bịvật chất phục vụ cho nhiệm vụ chuyên môn, đã góp phần đưa công tác văn phòng của

cơ quan đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả công tác và Ban QLHC-BTM/QK7 đã dầndần trở thành nơi tin cậy của Thủ trưởng các cấp

Ngoài ra, cũng trong thời gian thực tập này tôi đã sử dụng thành thục các trang thiết bị văn phòng như máy vi tính, photocopy…

II CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Soạn thảo và trình bày thể thức của 5 văn bản: quyết định, công văn, thôngbáo, biên bản, tờ trình (Phụ lục 4a, 4b, 4c, 4d, 4đ)

2 Trình bày trang bìa của sổ đăng ký văn bản đến và đăng ký 5 văn bản đếnvào trang thống kê văn bản trong sổ (Phụ lục 5a và 5b)

3 Trình bày trang bìa của sổ đăng ký văn bản đi và đăng ký 5 văn bản đi vàotrang thống kê văn bản trong sổ (Phụ lục 6a và 6b)

4 Lập hồ sơ hiện hành:

4.1 Lập danh mục hồ sơ của cơ quan (phụ lục 7)

4.2 Lập hồ sơ theo các đặc trưng đã học

4.3 Trình bày trang bìa và tờ mục lục văn bản của 4 hồ sơ được lập theo các đặctrưng “Tên loại văn bản”, “vấn đề”, “Tác giả” và “Thời gian” (Phụ lục 8a, 8b, 8c, 8d,8đ, 8e, 8g và 8h)

5 Sử dụng con dấu tại bộ phận văn thư:

Được sự tạo điều kiện của cán bộ, nhân viên văn thư cơ quan, tôi đã thực hànhđóng các loại dấu tại cơ quan như: dấu công tác, dấu mệnh lệnh, dấu quân nhân…

III CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 Thu thập, bổ sung tài liệu:

Theo Quyết định 63/2002/QĐ-BQP thì sau thời hạn 05 năm tất cả các cơ quan,đơn vị có trách nhiệm nộp tài liệu của cơ quan mình vào lưu trữ cơ quan và sau 10năm thì nộp về Kho Lưu trữ của Quân khu 7 Vì vậy, hàng năm cơ quan đã thườngxuyên có kế hoạch tổ chức thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu

- Đối với tài liệu do Bộ Tư lệnh Quân khu và Văn phòng ban hành hoặc tiếpnhận giải quyết thì :

+ Nhân viên văn thư có trách nhiệm tổng hợp, lập hồ sơ những tài liệu đượchình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn để bàn giao cho bộ phậnlưu trữ

+ Các trợ lý có trách nhiệm giúp thủ trưởng Bộ Tư lệnh và Thủ trưởng Vănphòng thu thập tài liệu do Thủ trưởng xử lý, đồng thời tập hợp tài liệu do mình quản

lý, đã giải quyết xong và giao nộp về bộ phận lưu trữ để chỉnh lý

- Đối với tài liệu các cơ quan, đơn vị trực thuộc: Căn cứ thời hạn lưu trữ, nhânviên lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tổ chức thu thập Trong quá trình thu thập tài liệu,nhân viên lưu trữ phải chấp hành đúng nguyên tắc bổ sung thu thập tài liệu, và thựchiện theo đúng trình tự thủ tục qui định Cụ thể :

- Xác định nguồn tài liệu bổ sung, lập kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu vàthông báo kế hoạch cho các cán bộ các cơ quan chuẩn bị giao nộp tài liệu

- Tổ chức giúp đỡ hướng dẫn các cán bộ cơ quan chuẩn bị tài liệu để giao nộp

- Trong quá trình tổ chức thu theo đúng kế hoạch đã dự kiến, kiểm tra chặt chẽtài liệu giao nộp, đối chiếu giữa mục lục hồ sơ nộp lưu với danh mục hồ sơ, giữa mụclục hồ sơ nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp (nhất là tài liệu quan trọng có độ mậtcao) (phụ lục 9a)

- Lập biên bản giao nhận tài liệu (có thống kê kèm theo), đăng ký tài liệu vào sổthu tài liệu (Phụ lục 9b)

- Nhân viên lưu trữ tiến hành chỉnh lý tài liệu đã thu thập được và xác địnhnhững tài liệu nộp về lưu trữ Quân khu

Với cơ cấu tổ chức rộng, vì vậy khối lượng tài liệu trong Kho lưu trữ Bộ Tưlệnh Quân khu rất lớn, bao gồm các Phông Lưu trữ của Bộ Tư lệnh và các đơn vị trựcthuộc (80 phông) Nội dung tài liệu trong các phông : Phản ánh chủ trương chính sáchcủa Nhà nước, của Bộ Quốc phòng, chương trình hành động, hoạt động triển khai kế

hoạch SSCĐ, Báo cáo thực hiện nhiệm vụ quân sự – quốc phòng, phòng thủ, kế hoạchsản xuất kinh tế, đề án xây dựng,…

Tóm lại : Công tác thu thập bổ sung tài liệu của cơ quan mặc dù có tổ chức

thực hiện nhưng thực hiện chưa tốt, việc nộp lưu tài liệu của các lưu trữ cơ quan chưathực hiện đúng theo qui định của Bộ Việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chưa được

áp dụng chặt chẽ

2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Sau khi nghiên cứu, khảo sát thực tế, dựa vào chức năng hoạt động của cơ quan,

và để áp dụng lý thuyết đã được học vào thực hành, trong đợt thực tập tôi đã thực hiện

khâu nghiệp vụ chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu năm 2008 cho Phông lưu trữ Bộ

Tham mưu Quân khu 7

Quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo 3 giai đoạn cụ thể như sau:

I Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý:

1 Chúng tôi tiến hành khảo sát tình hình khối lượng tài liệu, kiểm tra bổ sung

tài liệu trước khi chỉnh lý Nhìn chung tài liệu năm 2008 của Phông đã được thu thập

cơ quan thu thập đầy đủ

2 Sau khi khảo sát tình trạng tài liệu, chúng tôi tiến hành nghiên cứu và viết

bảng lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông : (Phụ lục 10)

3 Chọn và xây dựng phương án hệ thống hoá tài liệu: Bộ Tham mưu Quân khu

7 là cơ quan đang hoạt động và có cơ cấu tổ chức tương đối rõ ràng nên tôi chọn

phương án " Thời gian - Cơ cấu tổ chức" để tiến hành hệ thống hoá tài liệu cho phông

lưu trữ này (phụ lục 11)

4 Viết bản hướng dẫn nghiệp vụ và lập kế hoạch chỉnh lý: Công việc này do

đồng chí Trưởng ban Văn thư của cơ quan lập và hướng dẫn trực tiếp Trong kế hoạchchỉnh lý có nêu đầy đủ các mặt như: Phương pháp thực hiện, khối lượng và tính chấtcông việc phải làm, lực lượng tham gia (04 đồng chí thực tập), thời gian thực hiện vàhoàn thành, đồng thời chuẩn bị cơ sở vật chất cho đợt chỉnh lý

5 Chuẩn bị cơ sở vật chất, văn phòng phẩm: Giấy, bút, bìa hồ sơ, dao, kéo,ghim, kẹp…

II Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý:

1 Phân loại tài liệu theo phương án:

Bước 1 : Phân loại tài liệu theo nhóm lớn đầu tiên: Tất cả các tài liệu của năm

2008, đã được cán bộ lưu trữ sắp xếp tập trung khi thu thập Trong đó bao gồm nhómtài liệu của năm và những tập tài liệu phản ánh cùng sự việc kéo dài trong nhiều năm

mà kết thúc vào năm 2008 Ở bước này chúng tôi chỉ kiểm tra tài liệu năm 2008 đểphát hiện tài liệu của các năm khác còn xếp lẫn vào nhằm chuyển ra khỏi nhóm lớn

Các tài liệu thuộc năm 2008 bao gồm tài liệu đã có ngày tháng năm của văn bản

là năm 2008; một số tài liệu sau đây cũng được đưa về năm 2008:

- Kế hoạch công tác năm 2008 có ngày tháng văn bản thuộc về năm 2007

- Kế hoạch công tác năm có thời gian bắt đầu thực hiện từ năm 2008

- Báo cáo tổng kết công tác nhiều năm có thời gian kết thúc vào năm 2008.Bước 2 : Phân loại tài liệu từ nhóm lớn (Bộ Tham mưu) ra nhóm vừa, gồm tàiliệu của các Phòng, ban trực thuộc

I Phòng Quân lực

II Phòng Tác chiến

III Phòng Quân huấn – Nhà trường

IV Phòng Dân quân Tự vệ

V Phòng Thông tin

VI Ban Tài chính

VII Ban Bản đồ

………

Thực chất ở bước này gồm nhiều lần phân chia tài liệu Căn cứ vào phương án

đã xây dựng để xác định trong mỗi nhóm lớn có bao nhiêu nhóm vừa để thực hiện việcphân loại tài liệu Cơ sở để phân chia tài liệu là đọc tài liệu (Nếu tài liệu có trích yếunội dung thì xem trích yếu nội dung tài liệu, nếu tài liệu không có trích yếu nội dungthì phải đọc nhanh, nắm nội dung chính của tài liệu) và xác định tài liệu đó thuộc tổchức nào để đưa về đúng nhóm

 Phân tài liệu từ nhóm vừa (Các Phòng, Ban) ra nhóm nhỏ, ví dụ:

I Phòng Quân lực:

1 Tài liệu tổ chức biên chế

2 Tài liệu trang bị kỹ thuật

3 Tài liệu Quân số

4 Tài liệu chính sách

5 Tài liệu tuyển quân

………

 Phân tài liệu từ nhóm nhỏ ra nhóm nhỏ nữa, ví dụ:

1 Tài liệu tổ chức biên chế

1.1 Tập báo cáo tình hình tổ chức biên chế – trang bị kỹ thuật:

1.2 Tập côn văn đề nghị điều động bổ nhiệm cán bộ cho các đơn vị năm 2008 1.3 ………

 Tiếp tục phân tài liệu thành đơn vị bảo quản, ví dụ:

1.1 Tập báo cáo tình hình tổ chức biên chế – trang bị kỹ thuật:

- Báo cáo tình hình tổ chức biên chế của Bộ Tham mưu quý 2/2008

- Báo cáo tình hình tổ chức biên chế của Bộ Tham mưu 06 tháng năm 2008

- Báo cáo tình hình tổ chức biên chế của Bộ Tham mưu năm 2008

Bước 3: Lập và hoàn chỉnh hồ sơ:

Khi phân tài liệu ở bước 2 đến từng nhóm nhỏ (tương đương với 01 đơn vị bảoquản), mà nội dung trong nhóm tài liệu đó cùng phản ánh 01 vấn đề, 01 sự việc, hoặcmột con người thì chúng tôi tiến hành:

- Kiểm tra tài liệu, loại tài liệu thừa

- Sắp xếp tài liệu theo trật tự ngày tháng

- Đánh số tờ, biên mục bên trong, bên ngoài

Ví dụ : “Tập tài liệu về báo cáo tình hình tổ chức biên chế của Phòng Quân lực

- BTM/QK.7 năm 2008”

- Xác định giá trị tài liệu và ghi thời hạn bảo quản

Bước 4: Sắp xếp hệ thống hoá hồ sơ: Sắp xếp thứ tự các ĐVBQ trong từngnhóm nhỏ, sắp xếp thứ tự trong các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, sắp xếp thứ tự cácnhóm vừa trong từng nhóm lớn, sắp xếp thứ tự các nhóm lớn đã được hệ thống hoátoàn phông

2 Lập mục lục hồ sơ, sắp xếp hồ sơ vào hộp đưa lên kệ lưu trữ:

Sau khi hồ sơ được sắp xếp theo phương án hệ thống hoá đã Chúng tôi tiếnhành lập mục lục hồ sơ và thống kê tài liệu vào mục lục Do khối lượng tài liệu nhiều

nên Phơng lưu trữ Bộ Tham mưu cĩ MLHS riêng, đồng thời cũng lập riêng theo từngnăm (phụ lục 12)

III Giai đoạn kết thúc chỉnh lý:

Sau đợt chỉnh lý chúng tơi được đồng chí phụ trách hướng dẫn cho cách viếtbản báo cáo tổng kết chỉnh lý Trong bảng tổng kết ghi lại nội dung các cơng việc đãthực hiện ở trên, thống kê kết quả sau đợt chỉnh lý:

Trong đợt thực tập chúng tơi đã chỉnh lý tài liệu của năm 2008 gồm 04 mét; saukhi chính lý đã lựa chọn giữ lại gồm 18 hộp, trong đĩ cĩ 60 hồ sơ cĩ thời hạn bảo quảnvĩnh viễn, 70 hồ sơ cĩ thời hạn bảo quản lâu dài và 50 hồ sơ cĩ thời hạn bảo quản tạmthời

Đã loại ra trong quá trình chỉnh lý 03 cặp tài liệu, gồm: 01 cặp tài liệu trùngthừa, 01 cặp tài liệu hết giá trị, 01 cặp tài liệu khơng cĩ giá trị

3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Cơng tác xác định giá trị tài liệu được cơ quan thực hiện ngay từ giai đoạntrong thu thập tài liệu Trong quá trình chỉnh lý cơ quan tiếp tục xác định lại giá trị tàiliệu để cĩ chế độ quản lý thích hợp Khi xác định giá trị tài liệu, cơ quan lưu trữ căn cứvào Quyết định 63/2002/QĐ-BQP của Bộ Trưởng Bộ Quốc phịng ngày 02/05/2002 vềviệc ban hành quy định về quản lý tài liệu lưu trữ (điều 21 và 22) Đồng thời, căn cứvào chức năng nhiệm vụ của đơn vị cũng như nội dung của tài liệu để lập danh mụcgiá trị lưu trữ cho từng loại tài liệu Dựa vào danh mục này, cơng tác xác định giá trịtài liệu được thuận lợi, tạo điều kiện cho tiến độ chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhanh chĩng

và nhất quán hơn Tuỳ theo yêu cầu nhiệm vụ cụ thể từng năm, từng giai đoạn màdanh mục này sẽ được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp thực tiễn

- Để xác định giá trị tài liệu được chính xác và khách quan cơ quan đã thành lậphội đồng xác định giá trị tài liệu Thành phần hội đồng gồm :

1 – Đồng chí Chánh Văn phịng Bộ Tư lệnh – Chủ tịch

2 – Đồng chí Trưởng Ban VTBM – Thư ký

3 – Đại diện các cơ quan – đơn vị cĩ tài liệu nộp lưu – Uỷ viên

4 – Đại diện cơ quan bảo vệ – Uỷ viên

5 – Đại diện cơ quan Bộ Quốc phịng – Uỷ viên

- Dự thảo quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của cơquan (phụ lục 13)

- Lập bản danh mục tài liệu hết giá trị và nêu lý do đề nghị tiêu hủy (Phụ lục14)

4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức nghiên cứu và sử dụng tài liệu là một trong những công tác quantrọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Vì vậy, lãnh đạo - chỉ huy cơquan luôn quan tâm, nhắc nhở nhân viên lưu trữ cung cấp kịp thời đầy đủ cho cánbộ chuyên môn những tài liệu theo yêu cầu công việc

- Theo qui định của cơ quan thì cán bộ muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phảicó giấy chứng minh và giới thiệu của cơ quan mình Trong giấy giới thiệu được ghirõ: họ tên, cấp bậc, chức vụ của người được giới thiệu và mục đích yêu cầu sửdụng