Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải – Thực trạng và giải pháp

Vì vậy, em đã mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải – Thực trạng và giải pháp”, hi vọng đề tài n

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, khoa học công nghệ (KHCN) và công nghệ thông tin (CNTT)phát triển mạnh mẽ đã làm thay đổi mọi mặt trên các lĩnh vực của đời sống Đặcbiệt là trong lĩnh vực thông tin - thư viện Trong thời đại của xã hội thông tin và nềnkinh tế tri thức, thời đại của thông tin điện tử và công nghệ số, hoạt động thông tin -thư viện đều dựa trên nền tảng của công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thôngtin và truyền thông

Những thành tựu đạt được đã chứng minh tầm quan trọng không nhỏ củaviệc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện Vì vậy,việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã trởthành yêu cầu mang tính khách quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơquan thông tin thư viện hiện nay

Với việc ứng dụng các thành tựu công nghệ hiện đại đã mang lại nhiều tiệních, công tác thông tin thư viện được tự động hóa, giảm được tối đa công sức vàthời gian lao động cho cán bộ thư viện, thỏa mãn được các nhu cầu của người dùngtin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời

Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (gọi tắt làTrung tâm) là một thư viện lớn hàng đầu cả nước được ứng dụng CNTT hiện đại từrất sớm như Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode, công nghệRFID là các công nghệ hàng đầu nhằm tin học hóa, tự động hóa hoạt động thông tin– thư viện

Qua quá trình ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệmới cho thấy, trong họat động thông tin – thư viện của Trung tâm đã đạt đượcnhững thành tựu đáng kể, song còn tồn tại những khó khăn và hạn chế nhất định Vì

vậy, em đã mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải – Thực trạng

và giải pháp”, hi vọng đề tài nghiên cứu từ việc tìm hiểu thực trạng sẽ đưa ra được

những giải pháp hữu ích, mang tính khả thi và có những tác động tích cực nhằm

khắc phục được hạn chế, nâng cao và phát huy được tối đa hiệu quả ứng dụng côngnghệ thông tin tại Trung tâm.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở tìm hiểu, khảo sát thực tế tại Trung tâmThông tin – thư viện Đại học Giao thông vận tải, khóa luận phân tích thực trạng vàđưa ra nhận xét, đánh giá ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các côngnghệ mới tại Trung tâm, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả củaviệc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin – thư viện

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu thực hiện những nhiệm vụ sau:+ Tìm hiểu về phần mềm iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID của

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải đã vàđang ứng dụng nhiều phần mềm cũng như các công nghệ mới trong hoạt động thôngtin – thư viện, tuy nhiên do hạn chế về thời gian, trình độ, sức khỏe nên em chỉ tậptrung nghiên cứu 3 phần mềm và công nghệ quan trọng hiện đang được ứng dụngtại Trung tâm là Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode và côngnghệ RFID

- Đối tượng nghiên cứu: Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệBarcode, công nghệ RFID

- Phạm vi nghiên cứu: tại Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại họcGiao thông Vận tải

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài:

và các công nghệ mới tại TT TT-TV ĐHGTVT Trên cơ sở đó, đề ra những giảipháp hữu ích và thiết thực, giúp cho Trung tâm có thêm những kinh nghiệm nângcao hơn nữa hiệu quả của việc ứng CNTT trong hoạt động của Trung tâm.

6 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từviết tắt và phụ lục, khóa luận gồm 3 chương chính như sau:

Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giaothông Vận tải trước công cuộc đổi mới giáo dục và đào tạo

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thôngtin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứngdụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thôngVận tải

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỚC CÔNG CUỘC ĐỔI MỚI

GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm

Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải đã có lịch sử khálâu dài cùng với sự ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông Vận tải HàNội

Ban đầu, Thư viện là một bộ phận trực thuộc Phòng giáo vụ (năm 1962)

Từ năm 1965 – 1973, Thư viện đã nhiều lần cùng Nhà trường phải đi sơ tán,sau đó trở về Hà Nội tiếp tục sự nghiệp giáo dục và đào tạo, phục vụ công tác dạy

và học của các cán bộ, giáo viên, sinh viên trong Nhà trường

Đến năm 1975, nhóm nghiệp vụ Thư viện được hình thành

Năm 1980, Thư viện tách thành hai bộ phận khác nhau: Tổ giáo trình gồm 5người trực thuộc Phòng giáo vụ và Tổ thư viện gồm 7 người trực thuộc Ban nghiêncứu khoa học

Năm 1984, Thư viện chính thức thành lập như một đơn vị độc lập trực thuộcBan giám hiệu

Ngày 21/02/2002, Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đổitên thành Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải theo Quyếtđịnh số 753QĐ-BGD&ĐT-TCCB của Bộ Giáo dục và Đào tạo Cơ cấu tổ chức gồm

01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc, kết hợp với phòng quản trị mạng có 25 cán bộ

Thư viện đã được quan tâm đầu tư với các dự án mức A, B của Ngân hàngThế giới, xây dựng và trang bị được hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật khá hiện đại.Năm 2004, Thư viện được đầu tư với dự án giáo dục mức C Trung tâm Thông tin –Thư viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần 4000m2 Đến nay, Thư viện đã cóđầy đủ các tính năng theo tiêu chuẩn của một thư viện hiện đại, trở thành một trongnhững thư viện đại học lớn, hiện đại hàng đầu cả nước

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

1.2.1 Chức năng

TT TT-TV ĐH GTVT nằm trong hệ thống cơ cấu tổ chức của trường ĐHGTVTHN, là trung tâm thông tin thư viện chuyên ngành Vì vậy, Trung tâm vừamang chức năng chung của một trung tâm thông tin – thư viện, vừa có chức năngriêng phục vụ cho chuyên ngành giao thông vận tải của Nhà trường

- Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụcho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của nhà trường

- Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu, cung cấpnguồn thông tin tài liệu chuyên ngành lĩnh vực giao thông vận tải phục vụ nhu cầuhọc tập, nghiên cứu, đào tạo…của các cán bộ, học viên, sinh viên trong toàn trường

- Bổ sung, khai thác, xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu tin thích hợp,thiết lập mạng lưới truy nhập thông tin hiện đại, giới thiệu tài liệu mới, tổ chức phục

vụ người đọc đạt hiệu quả cao

1.2.2 Nhiệm vụ

- Là một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu, Trung tâm TT – TV có nhiệm vụ

tổ chức, phát triển các dịch vụ thông tin tư liệu phục vụ công tác giảng dạy, nghiêncứu, học tập cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường ĐH GTVT Ngoài ra,Trung tâm TT – TV là một thành viên của Hiệp hội thư viện các trường đại học phíaBắc và hoạt động theo quy chế của Hiệp hội

- Phục vụ hiệu quả nguồn thông tin khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên ngànhlĩnh vực giao thông vận tải đáp ứng nhu cầu của người dùng tin

- Hỗ trợ kiến thức cho người dùng tin đáp ứng chất lượng giáo dục và đào tạo

- Tăng cường quan hệ hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các

cơ quan, tổ chức, trung tâm thông tin – thư viện trong nước và quốc tế

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm

Phòng mượnGiáo trình/Sách tham khảo

Nhà sách

PhòngHội thảo

Phòng đọcĐiện tử

PhòngMáy chủ

PhòngPhó GĐ

PhòngNghiệp vụ/Làm thẻ

PhòngGĐ

PhòngPhó GĐ

Phòng đọcSách tiếng Việt

- Phòng nghiệp vụ: thực hiện công tác thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu, xử lýthư mục, làm thẻ thư viện

- Phòng mượn: có nhiệm vụ tổ chức dịch vụ mượn/trả sách, bao gồm sáchgiáo trình, bài giảng, sách tham khảo cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường

- Hệ thống các phòng đọc bao gồm: Phòng đọc sách tiếng Việt; Phòng đọcsách ngoại văn, báo – tạp chí, luận án – luận văn, nghiên cứu khoa học; Phòng đọctạp chí đóng quyển; Phòng đọc điện tử

Các phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức phục vụ người dùng tin đọc tại chỗ cáctài liệu chuyên ngành giao thông vận tải

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban tại Trung tâm

+ Tầng 1: Nhà sách

Nhà sách Giao thông vận tải cung cấp cho bạn đọc có nhu cầu mua các loạisách giáo trình, sách tham khảo, các sách chuyên ngành, chuyên sâu về lĩnh vựcgiao thông vận tải,…Chủ yếu là sách của NXB Giao thông vận tải, NXB Xây dựng,NXB Khoa học và Kỹ thuật,…

+ Tầng 4: Phòng mượn, Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện

Phòng mượn: Là nơi tổ chức dịch vụ mượn sách, bao gồm cả giáo trình, bàigiảng, sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau.

Hình thức phục vụ: Kho kín

Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện: Là nơi thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu.Nhận đăng ký làm thẻ thư viện, in và trả thẻ thư viện theo đúng kế hoạch Trung tâmđặt ra

Sách ngoại văn: Bạn đọc có thể tìm đọc các loại sách tham khảo bằng tiếng

Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga về mọi lĩnh vực chuyên môn Tại đây tài liệu được xếptheo môn loại và trong từng môn loại chúng lại được xếp theo trật tự ngôn ngữ:tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Trung và trật tự ABC

Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học: Bạn đọc có thể tìm đọc các luận văn

thạc sỹ, luận án tiến sỹ bảo vệ tại trường trong những năm gần đây, các nghiên cứukhoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp trường do các cán bộ, giảng viên nhà trườngthực hiện Bạn đọc còn có thể tìm đọc các nghiên cứu khoa học sinh viên đạt giảicấp Bộ trong thời gian qua

Báo – Tạp chí: Với gần 200 đầu báo và tạp chí bằng tiếng Việt và tiếng nước

ngoài, từ báo Trung ương đến báo ngành, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnhvực chuyên môn, thể thao, văn hóa, giải trí…Tại đây, bạn đọc có thể tiếp cận vớinhững tạp chí chuyên ngành của các NXB nổi tiếng nhất bằng các ngôn ngữ Anh,Đức, Nga, Pháp, Trung

Cách sắp xếp Báo – Tạp chí:

Báo ngày được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo

Tạp chí tiếng Việt được chia thành hai nhóm chính: Giải trí và chuyên ngành.Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự ABC của tên tạp chí, tạp chí chuyên ngànhđược sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trong từng chuyên ngành lại được sắpxếp theo trật tự ABC.

Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngônngữ: tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung và trong từng ngônngữ, các tạp chí lại được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trật tự ABC

Hình thức phục vụ: Kho mở

Phòng đọc điện tử: Với hệ thống máy tính hiện đại kết nối mạng Internet chophép bạn đọc tiếp cận và sử dụng một loại hình dịch vụ mới trong thư viện: đọc tàiliệu điện tử Bạn đọc không chỉ đọc các tài liệu toàn văn từ CSDL mà TT TT – TV

đã xây dựng mà còn có thể tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin quý giá kháctrên mạng Internet

Phòng hội thảo: Với hệ thống âm thanh, máy chiếu, bảng Copy plusElectronic,…hiện đại, đây là nơi lý tưởng để tổ chức các cuộc hội thảo chuyênngành trong nước và quốc tế

1.3.2 Đội ngũ cán bộ

Hiện nay, Thư viện có tổng số 19 cán bộ, bao gồm 01 Giám đốc, 01 PhóGiám đốc và 17 nhân viên thư viện Trong đó, có 12 cán bộ chuyên ngành thông tinthư viện, 07 cán bộ ngoài ngành

Phân theo trình độ học vấn:

+ Cao học: 04 cán bộ (21%)+ Đại học: 15 cán bộ (79%)

Phân theo độ tuổi:

+ Từ 25 – 40 tuổi: 14 người (73%)+ Từ 40 – 50 tuổi: 05 người (27%)

- Hệ thống máy chủ:

Thư viện hiện có 17 máy chủ tập trung tại tầng 6, quản lý mọi dữ liệu tạiThư viện Ví dụ: Máy chủ quản lý CSDL nói chung (ILIB, DLIB), máy chủ quản lýviệc sử dụng E-mail, cổng thông tin điện tử,…

+ Máy trạm tra cứu thông tin và đọc tài liệu điện tử: có 60 máy tại Phòng đọcđiện tử tầng 7

- Hệ thống camera: Thư viện hiện có 30 camera có khả năng lưu giữ hìnhảnh, được lắp đặt ở tất cả các phòng từ tầng 4 đến tầng 7 nhằm kiểm soát, quản lýbạn đọc

- Hệ thống máy quét thẻ tự động: có 05 máy, bố trí ở các phòng phục vụ vàphòng nghiệp vụ.

- Hệ thống cổng từ: Các phòng đọc từ tầng 5 đến tầng 7 đều được lắp đặt hệthống cổng an ninh kép RFID (Radio Frequency Identification) để kiểm soát chốngmất cắp tài liệu

- Hệ thống máy điều hòa: Tất cả các phòng tại Thư viện đều được trang bị hệthống điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000 PTU và 20 máy điều hòatreo tường 18.000 PTU

- Hệ thống máy in mạng, máy photo: Thư viện được trang bị đầy đủ hệ thốngmáy in mạng, máy photo đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin

- Chỗ ngồi cho bạn đọc: 606 chỗ, trong đó:

Phòng mượn tầng 4: 88 chỗPhòng đọc tầng 5: 280 chỗPhòng đọc tầng 6: 150 chỗPhòng đọc điện tử tầng 7: 88 chỗ

Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB gồm các modul:

Modul Bổ sungModul Biên mụcModul Lưu thôngModul Báo, tạp chí

Modul Quản lý khoModul Quản trị hệ thống+ Phần mềm quản lý dữ liệu số DLIB: giúp Thư viện xây dựng và quản lý tàinguyên số.

+ Ngoài ra, Thư viện còn ứng dụng các công nghệ hiện đại khác như côngnghệ Barcode, công nghệ RFID - công nghệ dùng sóng radio phục vụ công tác quản

lý, thống kê tài liệu trong thư viện

1.5 Nguồn lực thông tin

1.5.1 Vốn tài liệu

TT TT – TV có nguồn tài liệu phong phú với trên 100.000 bản tài liệu truyềnthống in trên giấy bao gồm giáo trình, bài giảng, sách tham khảo, tạp chí, luận văn,luận án, nghiên cứu khoa học bằng tiếng Việt và các ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp,Đức, Trung…

Ngoài ra, là một thư viện điện tử hiện đại, TT TT – TV còn cung cấp tư liệu cho bạnđọc qua đĩa CD – ROM, qua các trang tài liệu điện tử miễn phí, qua các nguồn tàiliệu điện tử mua theo nhu cầu của NDT, hoặc CSDL điện tử do Trung tâm tự xâydựng

- Tài liệu truyền thống, bao gồm:

6 Nghiên cứu khoa học 426 426

Bảng 1.1 Thống kê số lượng sách năm 2011

Báo - tạp chí: gần 200 tên

Bảng 1.2 Thống kê số lượng Báo – tạp chí năm 2011

- Tài liệu điện tử, gồm có:

CSDL thư mục, tổng số hơn 18.962 biểu ghi, trong đó:

+ CSDL sách: 14.971 biểu ghi

+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi

+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi+ CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi

CSDL toàn văn, gồm: 52 tên giáo trình và 150 tên Luận án, luận văn, đề tài

nghiên cứu

CSDL trực tuyến: Ngoài một số CSDL trực tuyến do Trung tâm tự xây dựng,

Trung tâm còn thực hiện mua, trao đổi các tài nguyên thông tin trực tuyến phongphú như: CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải; CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vậntải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI); Tạp chí điện tử của Viện điện - điện tử - kỹ thuậtMỹ,…; một số sách điện tử và các nguồn tin CSDL Offline, các nguồn tin từInternet…

+ Hệ thống đĩa CD-Rom gồm: trên 2.200 đĩa CD-ROM

1.5.2 Các dịch vụ thông tin – thư viện

Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải cung cấp chobạn đọc các loại hình dịch vụ sau:

- Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà :

Cung cấp cho bạn đọc quyền sử dụng giáo trình, sách tham khảo có tại Thưviện trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của Trung tâm

Kho sách giáo trình được bố trí tại tầng 4 của Thư viện, được tổ chức theohình thức kho đóng Số lượng giáo trình trong kho chiếm số lượng lớn (khoảng 1/3tổng số vốn tài liệu của thư viện), bao gồm các loại giáo trình, sách tham khảo củacác tác giả trong và ngoài nước, được in tại NXB Giao thông vận tải hoặc các NXBkhác

Bạn đọc có thẻ thư viện được sử dụng dịch vụ mượn tài liệu về nhà theođúng quy định của Trung tâm

Số lượng sách tối đa bạn đọc được mượn như sau: Cán bộ, giảng viên, côngnhân viên có thể mượn tối đa 3 cuốn đối với sách tham khảo và không quá 7 cuốnđối với sách giáo trình Bạn đọc là sinh viên được mượn tối đa 2 cuốn đối với sáchtham khảo và sách giáo trình được mượn theo thời khóa biểu do Phòng đào tạo banhành

Thời gian mượn sách đối với cả cán bộ, giảng viên và sinh viên theo quyđịnh như sau: Thời hạn trả sách giáo trình được ấn định là trong vòng 10 ngày saukhi thi môn cuối cùng của học kỳ theo lịch thi do Phòng đào tạo ban hành Sáchtham khảo được trả sau 15 ngày kể từ ngày làm thủ tục mượn

Bạn đọc khi mượn sách giáo trình phải nộp tiền khấu hao sách bằng 25% giábìa cho một học kỳ (trừ bạn đọc là cán bộ, giảng viên, công nhân viên)

Quy trình sử dụng dịch vụ mượn tài liệu rất dễ dàng: Bạn đọc tra cứu tìm tàiliệu cần thiết, viết phiếu yêu cầu, sau đó cán bộ thư viện sẽ lấy sách, quét thẻ mượnqua phần mềm iLib để biết thông tin về bạn đọc và tiến hành các thủ tục mượn

- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ:

Với 4 phòng đọc mở bao gồm phòng đọc sách tiếng Việt, phòng đọc sáchngoại văn, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc điện tử, bố trí tại tầng 5, tầng 6, tầng

7 đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn đọc

Tổ chức theo hình thức kho mở, tài liệu được xếp giá theo chỉ số phân loạiDDC Bạn đọc có thể tra cứu tìm tài liệu cần thiết qua hệ thống tra cứu mục lục trựctuyến OPAC, tìm ra chỉ số phân loại, chỉ số Cutter của tài liệu để xác định vị trí củatài liệu trên giá Bạn đọc được phép tự lựa chọn lấy tài liệu trên giá xuống sử dụng,mỗi lần chỉ lấy tối đa 02 tài liệu, khi sử dụng xong trả tài liệu vào đúng vị trí cũ trêngiá

- Dịch vụ tham khảo: cung cấp thông tin theo nhu cầu học tập và nghiên cứutại Trung tâm và trợ giúp bạn đọc sử dụng tốt nhất tài liệu và thông tin từ nhiềunguồn khác nhau

- Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc: cung cấp thông tin theo chủ đề đượcchọn lọc từ sách, báo - tạp chí, đĩa từ, CD-ROM, thông tin trực tuyến theo nhu cầucủa độc giả

- Dịch vụ Internet: Trung tâm hiện có hai phòng Internet được bố trí tại Kýtúc xá Láng và khu vực Cầu Giấy, mở cửa từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần, chophép bạn đọc truy cập vào mạng Internet theo nhu cầu và theo quy định của Trungtâm

- Dịch vụ tra cứu thông tin trực tuyến qua OPAC: Tra cứu mục lục trực tuyếngiúp bạn đọc thông qua hệ thống mạng máy tính có thể tìm được thông tin về các tàiliệu có trong CSDL của thư viện

OPAC cho phép bạn đọc tìm tin theo nhiều tiêu chí, ở nhiều chế độ khácnhau như: tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao và tìm theo biểu thức, hỗ trợ cáctoán tử tìm kiếm (AND, OR, NOT,…)

Qua OPAC, bạn đọc có thể:

+ Tra cứu tìm tin

+ Đăng ký mượn tài liệu qua mạng

+ Xem thông tin người dùng, xin gia hạn tài liệu

+ Liên kết với các thư viện theo tiêu chuẩn Z39.50

+ Được thông báo sách mới

+ Liên kết với các trang Web để tìm tin trên Internet

+ Trợ giúp sử dụng

+ Gửi thư góp ý cho thư viện

- Dịch vụ sao chép, in ấn tài liệu: Đáp ứng nhu cầu in ấn, sao chép tài liệu từcác nguồn khác nhau như tài liệu in hay tài liệu điện tử theo nhu cầu của bạn đọc vàtheo quy định của Trung tâm

Bạn đọc tra cứu tài liệu truy cập vào địa chỉ http://opac.utc.edu.vn/opac

- Dịch vụ thông báo sách mới: Thư viện thường xuyên cập nhật danh sáchcác tài liệu mới nhập trên mục lục trực tuyến OPAC

- Dịch vụ hướng dẫn NDT: Hướng dẫn tổng quát về Trung tâm và cách tiếpcận, sử dụng các nguồn lực thông tin trên giấy, Internet, cách thức sử dụng OPAC

và cổng thông tin điện tử,…

- Các dịch vụ khác: Ngoài các dịch vụ cung cấp thông tin, Trung tâm còn cónhiều dịch vụ khác như tổ chức, hỗ trợ hội nghị, hội thảo, các lớp chuyên đề,…

Bạn đọc có thể đến sử dụng tất cả các dịch vụ trong thời gian làm việc vàphục vụ của Trung tâm: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, trừ các ngày Quốc lễ hoặccác đợt sinh hoạt chung theo lịch của nhà trường

Thời gian làm việc trong ngày:

Mùa Hè: Sáng: 7h30 – 11h30

Chiều: 13h30 – 16h30Mùa Đông: Sáng: 8h – 11h30

Chiều: 13h30 – 16h30

1.6 Người dùng tin và nhu cầu tin

- Đối tượng phục vụ của Trung tâm là toàn thể cán bộ, giảng viên, công nhânviên, cán bộ nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc hệ chính quy hiện đang côngtác và học tập tại trường ĐH GTVT đều được làm thẻ thư viện và sử dụng các dịch

vụ của Trung tâm Sinh viên thuộc hệ tại chức, chuyên tu, bằng II, cao học, nghiêncứu sinh được làm thẻ và sử dụng các dịch vụ tại phòng đọc

Có thể phân chia thành các nhóm đối tượng người dùng tin như:

+ Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo quản lý (là Ban Giám hiệu, trưởng khoa,trưởng bộ môn,…)

Đây là nhóm NDT chiếm số lượng ít nhất, chỉ chiếm khoảng 5% trong tổng

số lượng NDT mà Thư viện phục vụ nhưng lại là nhóm NDT đặc biệt quan trọng,đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Nhà trường Họ là những người vừatham gia giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, trực tiếp đưa ra các quyết định, đề racác mục tiêu và định hướng phát triển của trường

Do tính chất và đặc thù công việc vừa làm công tác quản lý, vừa tham giagiảng dạy nên họ là những người có chuyên môn cao, hình thức phục vụ thông tincho họ chủ yếu dưới dạng các tổng quan, tổng luận, các thông tin, bản tin chọnlọc, đồng thời họ cũng là người cung cấp những thông tin có giá trị, có thể khaithác nhằm phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với lĩnh vực đào tạo của trường

+ Nhóm NDT là giảng viên và cán bộ nghiên cứu

Đây là nhóm người có trình độ chuyên môn và khả năng sử dụng ngoại ngữcao Họ là những người trực tiếp tham gia vào quá trình đào tạo của trường, vừa làchủ thể thông tin, vừa là người dùng tin thường xuyên của thư viện Do tham giagiảng dạy và nghiên cứu nên họ thường xuyên phải cập nhật kiến thức mới, côngnghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp đến lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiêncứu Vì vậy, các thông tin phục vụ cho nhóm NDT này là các thông tin chuyên sâu,

có tính cập nhật về khoa học công nghệ thuộc các lĩnh vực đào tạo của trường Đóthường là các thông tin có chọn lọc về khoa học và công nghệ, danh mục tài liệu

chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, thông tin tài liệu chuyên ngành, chuyên sâu

về các lĩnh vực,…

+ Nhóm NDT là học viên cao học

Họ là những người đã tốt nghiệp đại học, đang nghiên cứu chuyên sâu vềmột lĩnh vực cụ thể Do đó, nguồn thông tin phục vụ cho nhóm NDT này chủ yếu làcác tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đềtài mà họ nghiên cứu như các sách, báo, tạp chí chuyên ngành, các CSDL và tài liệuđiện tử,…

+ Nhóm NDT là sinh viên

Đây là đối tượng NDT chủ yếu, đông đảo nhất của thư viện Nhu cầu tin của

họ rất phong phú, đa dạng nhưng chủ yếu là nhu cầu về các nguồn tài liệu như sáchgiáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu,…tại các phòng đọc sách tiếng Việt, sáchngoại văn của thư viện

- Nhu cầu tin của bạn đọc tại Thư viện rất phong phú, đa dạng và chủ yếu có

xu hướng chuyên sâu theo ngành đào tạo

Người dùng tin có trình độ học vấn cao và tương đối đồng đều

1.7 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm và đối với sự nghiệp giáo dục của Nhà trường

Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải bắt đầu triểnkhai ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Trung tâm từ khá sớm(năm 2002) Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đã khẳng định được những vaitrò quan trọng không chỉ trong hoạt động thông tin – thư viện của Trung tâm nóiriêng mà còn có nhiều đóng góp không nhỏ đối với sự nghiệp phát triển giáo dụccủa trường Đại học Giao thông Vận tải nói chung

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã góp phần tự động hóa các hoạt độngtrong thư viện, tiết kiệm được thời gian, sức lao động của cán bộ thư viện, cung cấpcho người dùng tin những sản phầm và dịch vụ thông tin tiện ích, hiện đại, đáp ứngđược nhanh chóng, hiệu quả và kịp thời, thỏa mãn một cách tối đa nhu cầu củangười dùng tin

Công nghệ thông tin cũng đã và đang trở thành một công cụ quan trọng, thiếtthực, là động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự nghiệp đổi mới giáo dục của Nhà trường.

Công nghệ thông tin đã mở ra triển vọng to lớn trong việc đổi mới cácphương pháp, hình thức dạy và học của giáo viên và sinh viên trong Nhà trường.Các hình thức dạy học như dạy học đồng loạt, dạy theo nhóm, dạy cá nhân cũng cónhững đổi mới trong môi trường công nghệ thông tin và truyền thông Chẳng hạn,

cá nhân làm việc tự lực với máy tính, với Internet, dạy học theo hình thức lớp họcphân tán qua mang, dạy học qua cầu truyền hình

Với việc ứng dụng CNTT trong hoạt động giáo dục, hình thức đào tạo từ xacũng ngày càng phát triển mạnh mẽ trở thành phương thức giáo dục mới đem lạihiệu quả kinh tế, xã hội to lớn và được coi như một hình thức kinh doanh mang lại

lợi nhuận cao Hình thức đào tạo này cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho người học,

nó cho phép sinh viên học hoàn toàn từ xa qua mạng Internet với thời gian, địa điểmhọc tự sắp xếp sao cho phù hợp nhất với điều kiện của mình mà không cần đến nơiđào tạo

Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học đã góp phần nâng cao mộtbước cơ bản chất lượng học tập cho sinh viên, tạo ra một môi trường giáo dục mangtính tương tác cao chứ không đơn thuần chỉ là “thầy đọc, trò chép” như kiểu truyềnthống, sinh viên được khuyến khích và tạo điều kiện để chủ động tìm kiếm tri thức,sắp xếp hợp lý quá trình tự học tập, tự rèn luyện của bản thân mình

Công nghệ thông tin đã làm thay đổi phương thức đào tạo, đem lại một công

cụ, một phương pháp giảng dạy và học tập mới mẻ và hiện đại, nhiều tính năng Nógiúp phổ biến những kiến thức mới nhất, nhanh nhất đến từng người học

Những thí nghiệm, tài liệu được cung cấp bằng nhiều kênh: kênh hình, kênhchữ, âm thanh sống động làm cho học sinh dễ thấy, dễ tiếp thu và bằng suy luận có

lý, học sinh có thể có những dự đoán về các tính chất, những quy luật mới Đây làmột công dụng lớn của công nghệ thông tin và truyền thông trong quá trình đổi mớiphương pháp dạy học

Nhờ có công nghệ thông tin mà việc thiết kế giáo án và giảng dạy trên máytính trở nên sinh động hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với cách dạy theophương pháp truyền thống, chỉ cần “bấm chuột”, vài giây sau trên màn hình hiện rangay nội dung của bài giảng với những hình ảnh, âm thanh sống động thu hút được

sự chú ý và tạo hứng thú nơi học sinh Thông qua giáo án điện tử, giáo viên cũng cónhiều thời gian đặt các câu hỏi gợi mở tạo điều kiện cho học sinh hoạt động nhiềuhơn trong giờ học Những khả năng mới mẻ và ưu việt này của công nghệ thông tin

và truyền thông đã nhanh chóng làm thay đổi cách sống, cách làm việc, cách họctập, cách tư duy và quan trọng hơn cả là cách ra quyết định của con người

Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông góp phần làm cho việcphổ biến tri thức thuận tiện và nhanh chóng Thực tế công nghệ thông tin đã và đanggiúp cho đội ngũ giảng viên, sinh viên ngày càng nâng cao và cập nhật kiến thứcchuyên môn trong hoạt động học tập, nghiên cứu của mình

Những ngân hàng dữ liệu khổng lồ và đa dạng được kết nối với nhau và vớingười sử dụng qua những mạng máy tính có thể được khai thác để tạo nên nhữngđiều kiện cực kì thuận lợi và nhiều khi không thể thiếu để học tập một cách tự giác,tích cực và sáng tạo

Với những vai trò vô cùng quan trọng như trên, việc ứng dụng CNTT, xâydựng hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã thực sự trở thành yêu cầu mangtính khách quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơ quan thông tin - thưviện hiện nay

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM

THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1 Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

2.1.1 Giới thiệu về Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

iLib là Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp dành cho các Trung tâm Thưviện lớn tại Việt Nam do Công ty CMC nghiên cứu và phát triển Đây là giải phápdành cho các cơ quan Thông tin thư viện lớn nhằm tin học hóa toàn bộ hoạt động

nghiệp vụ thư viện Bằng việc đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn ngành, iLib không chỉgiúp tự động hóa tối đa các hoạt động thư viện mà còn tạo tính liên thông với các cơquan thông tin thư viện bên ngoài.

Phần mềm gồm các công cụ mạnh, linh hoạt giúp cán bộ thư viện xử lýnhanh và giải quyết các yêu cầu đặc thù về nghiệp vụ thư viện

Hình 2.1 Giao diện chính của iLib

 Các tính năng nổi bật của iLib

- Khả năng lưu trữ lớn lên tới hàng triệu biểu ghi

- Công cụ tìm kiếm mạnh, linh hoạt

- Khả năng tùy biến cao, nhiều tiện ích, thân thiện với người dùng

- Chia sẻ thông tin với các thư viện khác

- Hỗ trợ xuất/nhập dữ liệu với tiêu chuẩn quốc tế

- Đa hệ điều hành, đa môi trường

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ

- Tích hợp Barcode – Mã vạch, Thiết bị từ, Sóng radio – RFID

- Dịch vụ công cộng trực tuyến OPAC

- Bổ sung và trao đổi (Acquisitions)

- Biên mục (Cataloging)

- Quản lý lưu thông tài liệu (Circulation control)

- Quản lý kho (Inventory control)

- Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serial control)…

 Quá trình phát triển của iLib theo thời gian

Từ khi ra đời iLib đã từng bước phát triển với nhiều phiên bản khác nhau

- Trước năm 2004, iLib 3.0 đáp ứng cơ bản về tự động hóa công tác thư viện

- Tháng 8 năm 2004, iLib 3.5 hỗ trợ biên mục sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới,phiên bản và nguyên bản

- Cuối năm 2004, iLib 3.6 cải thiện tốc độ và tiện ích chương trình Có thêmphần tùy biến Worksheet nhập tin hỗ trợ các đơn vị tự xây dựng và quản lý bộ sưutập tài liệu

- Năm 2005, iLib 4.0 ngoài việc kế thừa các tính năng của các phiên bảntrước, còn cập nhật thêm một số tính năng và nghiệp vụ mới: Chuẩn biên mụcMARC21 Holding data cho Báo/tạp chí; Chuẩn biên mục liên kết (linking file) chotài liệu quan hệ: sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới; Hỗ trợ xuất báo cáo ra Word, Excel,

…và nhiều tính năng, tiện ích khác, tốc độ và độ ổn định cao

- Năm 2006, iLib 4.2 Modul sản phẩm thông tin chuyên nghiệp

2.1.2 Ứng dụng iLib tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

2.1.2.1 Công tác bổ sung

 Chức năng Modul bổ sung

Modul bổ sung là một công cụ hữu hiệu giúp quản lý các nguồn tài liệu đầuvào của cơ quan thông tin – thư viện, từ công tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhậnlưu chiểu đến hoạt động trao đổi tài liệu như đặt mua, kế toán quỹ và trao đổ tài liệu

giữa các cơ quan; theo dõi quy trình bổ sung từ lúc đặt mua đến khi được xếp lêngiá.

Hình 2.2 Modul Bổ sung

Modul Bổ sung thực hiện các chức năng:

- Đặt và theo dõi nhận tài liệu

- Quản lý quỹ bổ sung và nhà cung cấp

- Kiểm soát báo trùng

- Phân bổ tài liệu

- Báo cáo thống kê

+ Nguồn mua: chiếm hầu hết kinh phí, chủ yếu là tài liệu tiếng Việt, mua từcác NXB lớn như: Giao thông vận tải, Giáo dục, Khoa học kỹ thuật,… Tài liệutiếng nước ngoài chỉ mua với số lượng rất ít (do hạn chế kinh phí) và chủ yếu là tàiliệu bằng tiếng Anh.

+ Nguồn lưu chiểu: bao gồm các loại sách giáo trình, sách tham khảo…doNhà trường xuất bản, luận án, luận văn, NCKH được bảo vệ tại trường

+ Nguồn tài trợ, biếu tặng: toàn bộ sách ngoại văn của Thư viện được nhận

từ các nguồn tài trợ chính như Quỹ Châu Á, Tổ chức Pháp ngữ Aufel, Hội đồngAnh, ĐH Đường sắt Matxcơva, ĐH Cầu đường Paris,…và do các cán bộ, giáo viên

đi công tác, học tập ở nước ngoài mang về biếu tặng

 Quy trình thực hiện bổ sung

Việc ứng dụng CNTT vào quy trình bổ sung mang lại rất nhiều lợi ích, côngviệc bổ sung được tiến hành một cách nhanh chóng, dễ dàng, giảm được chi phí,thời gian, công sức cho cán bộ thư viện

Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau TT TT-TV GTVT vẫn chưatriển khai hết các tính năng của modul Bổ sung, chưa ứng dụng CNTT trong thủ tụcmua bán, đặt và thanh toán điện tử Bổ sung vẫn chủ yếu theo phương pháp truyềnthống, mới chỉ áp dụng một số tính năng sau:

có đủ

- Người cán bộ bổ sung hoàn toàn có khả năng chỉnh sửa/xóa thông tin vềcác ấn phẩm đặt mua, về chi tiết đơn đặt khi bị nhầm lẫn hoặc không cần thiết

- Trung tâm đã xây dựng được nhiều mẫu đơn đặt đối với các loại tài liệu:sách giáo trình/sách tham khảo tiếng Việt, sách giáo trình/sách tham khảo tiếngnước ngoài, luận án, luận văn, NCKH,…

* Đơn nhận

- Tương tự như với đơn đặt, cán bộ thư viện sử dụng chức năng đơn nhận đểtạo đơn nhận, nhập thông tin cho các ấn phẩm để được bổ sung về Chọn chức năngThêm sách tập hoặc Thêm sách lẻ, sau đó chon mẫu nhập một số thông tin cho sáchđược bổ sung vào các trường trong MARC21 như: nhan đề tài liệu, tác giả, thôngtin xuất bản, số trang, khổ cỡ, nơi lưu trữ,…

Sau đó, cán bộ thư viện tiến hành ĐKCB cho từng tài liệu Số ĐKCB cho mỗi cuốnsách có ký hiệu riêng theo nơi sẽ lưu trữ tài liệu đó Ví dụ:

Phòng mượn: KH là Mv

Phòng đọc sách ngoại văn: KH là Dn, luận văn: Lv, luận án: La, nghiên cứukhoa học: NCKH

Phòng đọc điện tử: KH là Dt

* Thiết lập các tham số bổ sung

Cán bộ bổ sung sẽ tự tạo tham số bổ sung, bao gồm các tham số về nguồn bổsung, nhà cung cấp, danh mục loại tiền Từ đó, có thể dễ dàng kiểm tra được xuất

xứ của tài liệu là mua, tài trợ, tặng biếu, hay nguồn lưu chiểu, các nhà cung cấp tàiliệu thường xuyên cho thư viện, loại tiền thanh toán bằng tiền Việt hay bằng USD

* Tra cứu – báo cáo công tác bổ sung

Tra cứu các báo cáo liên quan trong quá trình bổ sung, từ đó tạo ra các báocáo phục vụ cho công tác bổ sung như: báo cáo bổ sung tài liệu, báo cáo phân bổkho, đơn đặt, đơn nhận,…nhanh chóng và dễ dàng

2.1.2.2 Công tác biên mục

Biên mục là một trong các modul chính, vô cùng quan trọng của phần mềmiLib

Phân hệ này cung cấp các qui tắc biên mục nhất quán, các tiêu chuẩn biênmục, mô tả theo các tiêu chuẩn quốc tế; hỗ trợ tối đa các công cụ cho cán bộ biênmục như phân loại, định từ khóa,…

Hình 2.3 Modul biên mục

 Các chức năng chính của modul Biên mục

- Biên mục theo MARC21: Cho phép tạo mới, sửa, sao chép, xóa các biểughi hiện có, tùy biến thêm bớt các trường mô tả theo đúng khổ mẫu MARC21

- Hỗ trợ công tác biên mục theo tiêu chuẩn và qui tắc mô tả khác như: ISBD,AACR2, TCVN

- Khả năng quản lý và mô tả nhiều loại tài liệu: sách, báo – tạp chí, luận văn,luận án, bản đồ, tài liệu nghe nhìn,…

- Trao đổi, xuất nhập dữ liệu dựa trên khổ mẫu MARC21 và tiêu chuẩnISO2709

- Biên mục sao chép qua Z39.50 của các thư viện khác

- Kiểm soát tính nhất quán trong quá trình xác lập các điểm truy cập như tácgiả, chủ đề

 Công tác biên mục tại Trung tâm

* Tạo worksheet nhập tin

Trung tâm đã phối hợp với Công ty CMC xây dựng các worksheet nhập tindựa trên MARC21 sao cho phù hợp với đặc điểm riêng của kho tài liệu của mình.

Ví dụ: Worksheet nhập tin đối với loại tài liệu sách lẻ, bao gồm các trường thông tinchính sau:

001 Mã số biểu ghi

005 Ngày hiệu đính lần cuối

008 Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định

020 Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế

041$a Ngôn ngữ tài liệu

044$a Mã nước xuất bản

082 Phân loại

100 Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân

110 Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể

111 Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị

242$a Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch)

245 Nhan đề và thông tin trách nhiệm

246$a Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa

610 Tên cơ quan là chủ đề (Tiêu đề mô tả bổ sung)

650 Đề mục chủ đề/Từ khóa kiểm soát

651 Từ khóa địa danh

653$a Từ khóa tự do

691$a Chủ đề

700 Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả cá nhân

710 Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả tập thể

852 Nơi lưu giữ

856 Địa chỉ điện tử và truy cập

886 Trường thông tin về Marc nước ngoài

910 Thông tin nội bộ

* Các hình thức biên mục tại Trung tâm

- Biên mục gốc (còn gọi là biên mục tại chỗ): là quá trình tạo biểu ghi thư

mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các Format nhập dữliệu có sẵn đã được quy định trong phần mềm mà thư viện sử dụng

Quy trình cơ bản của biên mục gốc, bao gồm:

+ Xử lý tiền máy: cán bộ biên mục tiến hành mô tả các yếu tố thư mục củatài liệu vào khổ mẫu nhập tin (worksheet) đối với từng loại tài liệu cụ thể, kiểm soáttính thống nhất Quy tắc mô tả được Trung tâm áp dụng là tiêu chuẩn quốc tế về mô

tả thư mục ISBD và AACR2

+ Sau xử lý tiền máy là nhập các chỉ thị trường, mã trường con và các dữ liệuthư mục vào máy tính theo đúng quy trình

+ Hiệu đính biểu ghi trên máy: kiểm tra lại tất cả các thông tin dữ liệu đãnhập, chỉnh sửa, xóa các thông tin nhầm lẫn, sai hoặc không cần thiết

+ Đưa dữ liệu lên máy chủ để tra cứu, có thể in kết quả dạng phiếu hoặc thưmục khi cần

- Biên mục sao chép

Biên mục sao chép là việc sao chép các biểu ghi thư mục của các thư việnkhác chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục Z39.50, qua hệ thống mạng hoặc các vật mangtin khác như đĩa từ, đĩa CD mà không cần phải biên mục lại từ đầu, chỉ bổ sungthêm các yếu tố đặc thù của thư viện mình để tạo biểu ghi mới cho phù hợp

Hiện nay, do nhiều nguyên nhân khác nhau, Thư viện chưa tham gia vào hệthống các thư viện có hợp tác về biên mục Hình thức biên mục sao chép có được sửdụng nhưng rất hạn chế, chỉ mang tính chất tham khảo

Trong quá trình biên mục đối với các tài liệu tiếng Việt, cán bộ thư viện thườngtham khảo tới các biểu ghi từ Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thông tin –Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Tp HCM Đối với các tài liệu tiếng nướcngoài thường tham khảo từ Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Pháp, Thưviện Bảo tàng Anh,…

- Phân loại tài liệu:

Hiện nay TT TT-TV ĐHGTVT đang sử dụng bảng phân loại DDC 14 (bảnrút gọn) để phân loại tài liệu Các ký hiệu phân loại chính là căn cứ để tổ chức mụclục phân loại, sắp xếp tài liệu theo nội dung trong hệ thống kho mở của Thư viện

- Định từ khóa:

Hiện nay, trong quá trình xử lý thông tin Trung tâm đang sử dụng phươngpháp định từ khóa tự do Việc dùng bộ từ khóa không có kiểm soát dễ dẫn tới tìnhtrạng không nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng thông tin, bị bỏ sót tin, nhiễutin…

- Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình biên mục tài liệu

Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình biên mục tài liệu là quá trình đảmbảo sự nhất quán khi tạo lập một điểm truy nhập dựa theo các quy tắc mô tả, cáckhung đề mục chủ đề hay bộ từ khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn

Bên cạnh việc thống nhất áp dụng các quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế,Thư viện đã ban hành các quy định nghiệp vụ cụ thể (như các quy định về cách lậptiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân, quy định về cách viết tắt…) khi mô tả tài liệu.

Ví dụ: Quy định về cách viết tắt trong trường 260 Thông tin xuất bản:

+ Viết tắt nơi xuất bản là tên thủ đô và các thành phố lớn: Hà Nội = H.,Thành phố Hồ Chí Minh = Tp HCM.,…

+ Viết tắt tên NXB có 4 từ trở lên: Giao thông vận tải = GTVT., Khoa học kỹthuật = KHKT., Chính trị Quốc gia = CTQG…

+ Không viết tắt đối với tên các NXB có 2 – 3 từ: Xây dựng, Thống kê, Giáodục,…

- Tính đến tháng 12/2011, Thư viện ĐHGTVT đã tiến hành biên mục đượctổng số khoảng hơn 18.962 biểu ghi thư mục, trong đó:

+ CSDL sách: 14.971 biểu ghi

+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi

+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi+ CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi

2.1.2.3 Công tác lưu thông và quản lý bạn đọc

Lưu thông cũng là một trong những phân hệ quan trọng của phần mềm iLib.Cho phép quản lý nghiệp vụ về mượn/trả tài liệu và quản lý thông tin về bạn đọccủa Thư viện

Hình 2.4 Modul Lưu thông và Quản lý bạn đọc

 Các tính năng cơ bản của Modul lưu thông

- Quản lý việc mượn trả tài liệu

 Thực tế ứng dụng modul Lưu thông tại Trung tâm

- Mượn/trả tài liệu

Cùng với việc ứng dụng CNTT, việc quản lý quản lý lưu thông tài liệu bằngmáy tính điện tử được Trung tâm triển khai từ tháng 5/2002

Trung tâm đã triển khai dịch vụ cho mượn về nhà đối với phòng mượn giáotrình và sách tham khảo Bạn đọc được mượn tài liệu về nhà trong một khoảng thờigian nhất định theo đúng quy định và chính sách lưu thông của Thư viện

Nhờ hỗ trợ của công nghệ mã vạch và kết quả xử lý thông tin tự động hóa đãcho phép tự động hóa quá trình lưu thông tài liệu Các thủ tục, thao tác trong quá

trình lưu thông tài liệu như: việc ghi mượn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trướckhi cho mượn, theo dõi quá trình mượn/trả…

Ngoài ra, phần mềm iLib còn hỗ trợ quản lý các công việc khác có liên quan đếnquá trình lưu thông và quản lý tài liệu như: theo dõi tài liệu quá hạn, gia hạn tài liệu,thống kê bạn đọc, gửi thông báo thu hồi tài liệu, khóa thẻ bạn đọc,…

- Quản lý bạn đọc

Bạn đọc đến Thư viện đều được làm thẻ thư viện, mức phí 50.000Đ/thẻ Cácthao tác làm thẻ bạn đọc đều được thực hiện trên máy tính Mỗi bạn đọc cần cungcấp một ảnh chụp, được scan lên máy tính và xử lý bằng phần mềm Photo CanvasV1.10 Các thông tin cần thiết cho một thẻ bạn đọc được nhập vào máy tính nhờphần mềm tích hợp iLib

Phần mềm iLib còn hỗ trợ tối đa cho cán bộ thư viện trong công tác quản lý bạnđọc

Quản lý thông tin cá nhân bạn đọc, bao gồm: Số thẻ, Họ tên, Ngày sinh, giớitính, địa chỉ, đơn vị công tác, khoa, lớp, trường, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn,…

- Tra cứu mượn/trả

Khi mượn/trả tài liệu, thông tin về người mượn trả sẽ được hiển thị trên mànhình máy tính Trong giao diện tra cứu bạn đọc, cán bộ thư viện có thể tìm kiếmtheo nhiều tiêu chí khác nhau như: số thẻ, họ tên bạn đọc,…nắm rõ được tình trạngmượn/ trả tài liệu của bạn đọc, từ đó có thể in thẻ đọc, gia hạn thẻ, rút thẻ, cập nhậtbạn đọc mới hoặc xóa thẻ bạn đọc đã có

- Báo cáo thống kê mượn trả

Với phần mềm iLib, công tác thống kê về lượt bạn đọc, danh sách bạn đọcđang mượn sách, danh sách mượn quá hạn đều được thống kê một cách tự động và

có thể in kết quả một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác

- Tích hợp mã vạch

Song song với việc tạo khuôn dạng thẻ bạn đọc là in mã vạch cho thẻ nhằmmục đích kiểm tra, quản lý, phân loại bạn đọc thông qua các vạch của mã vạch

Khi bắt đầu in mã vạch, iLib sẽ cung cấp một giao diện bao gồm các thôngtin như: khoảng in, kiểu in, chiều cao, chiều rộng, hướng quay, số hàng,…

2.1.2.4 Công tác tra cứu

Hình 2.5 Giao diện tra cứu OPAC

Modul tra cứu OPAC cho phép khả năng truy cập mục lục trực tuyến thôngqua giao diện truy nhập công cộng NDT có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, chế độkhác nhau, hỗ trợ tìm kiếm theo các toán tử Ngoài ra, bạn đọc có thể tra cứu liênthư viện thông qua giao thức Z39.50

Modul OPAC còn có chức năng cho phép đăng ký mượn tài liệu qua mạng

và xem thông tin người dùng, xem tình trạng mượn/trả tài liệu, xin gia hạn quamạng và bảo mật, thông báo sách mới, trợ giúp NDT, góp ý cho thư viện

 Thực tế ứng dụng modul OPAC tại Trung tâm

Hiện nay, TT TT-TV ĐHGTVT đã xây dựng được rất nhiều CSDL, gồm :sách lẻ, sách tập, sách tiếng Việt, sách tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, báo – tạpchí đóng quyển, luận văn, luận án, NCKH…

Bạn đọc có thể tra cứu trực tuyến từ xa thông qua mạng Internet, truy cập vào địachỉ http://opac.utc.edu.vn/opac/

* Tra cứu tìm tin

OPAC cung cấp các mức tra cứu tìm kiếm thông tin sau:

- Tra cứu cơ bản

- Tra cứu biểu thức

- Tra cứu nâng cao

+ Toán tử OR: Có thể mở rộng phạm vi tìm kiếm hơn, có nghĩa là một tàiliệu được tìm thấy nếu nó thỏa mãn một trong các điều kiện tìm kiếm đã nêu

- Tra cứu cơ bản

Là cách tìm kiếm đơn giản, trực quan giúp bạn đọc có thể truy xuất nhanhđến một tài liệu hay đơn vị thông tin mình cần NDT chỉ cần nhập các tiêu chí tìmkiếm vào các trường dữ liệu do chương trình đã mặc định sẵn

Bạn đọc muốn tìm kiếm tài liệu, vào menu [Tra cứu] trong màn hình chính

của OPAC; Chọn loại tài liệu cần tra cứu, nếu bạn đọc không chọn loại tài liệu thìchương trình sẽ mặc định sử dụng màn hình tra cứu chung dành cho tất cả các loạitài liệu có trong CSDL; Nhập tiêu chí tìm kiếm: Tên sách (hay còn gọi Nhan đềchính), Tác giả, Năm xuất bản,…vào trường tương ứng (bạn đọc không cần phảinhập đầy đủ các trường dữ liệu)

Ví dụ 1: Tìm tất cả các tài liệu thỏa mãn điều kiện : Tên sách có chứa thuật

ngữ “cầu bê tông cốt thép” và có năm xuất bản là 2008.

Hình 2.6 Kết quả tìm kiếm ví dụ 1

- Tra cứu biểu thức

Đây là chức năng thiết kế dành cho người dùng nâng cao, bằng những lệnh tìm kiếm do Oracle cung cấp người dùng có thể nhập vào câu lệnh tìm kiếm theo ý muốn của mình

Hình 2.7 Màn hình tra cứu biểu thức