Ứng dụng phần mềm tin học trong công tác kế toán của các doanh nghiệp là quá trình nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông
Trang 2Bảng đánh giá mức độ tham gia làm bài Nhóm 1
Trang 33 | P a g e
ST
Ngày sinh Tên Lớp
Điểm tham gia
1 585886 Lò Thị Ngọc Anh 11/11/9
5
K58KTNNA
2 603985 Nguyễn Tuấn Anh 07/12/9
6
K59KTNNA
g
16/12/96
K59KTNND
10 593837 Trần Thị Thùy Dươn
g
25/09/96
K59KTNNA
7
K60KTNNA
6
K59KTNNA
Trang 4I MỞ ĐẦU
1.1 Nhu cầu về ứng dụng phần mềm tin học trong kế toán
Tin học đang phát triển ngày càng nhanh và trở thành nhân tố vô cùng cầnthiết trong mọi mặt lĩnh vực Xã hội ngày càng phát triển nhanh chóng đi cùng
sự tiến bộ vượt bậc của khoa học kỹ thuật.Trong thời đại công nghệ số hiệnnay thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển củanền kinh tế nước ta hiện nay Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng củangành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụkhổng lồ trong nền kinh tế Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp các công tyđơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môitrường pháp lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước Ứng dụng phần mềm tin học trong công tác kế toán của các doanh nghiệp là quá trình nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các
bộ phận phòng ban khác thực hiện nhằm hình thành một cơ cấu kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp
Công nghệ thông tin không phải là giải pháp vạn năng cho những khó khăn
về kế toán của doanh nghiệp, nhưng nó cũng không chỉ đơn thuần là công cụ
hỗ trợ làm tăng tốc độ tính toán và cung cấp thông tin Do đó khi nhà lãnh đạotrong doanh nghiệp có nhận thức phù hợp về việc ứng dụng công nghệ thông tin và vai trò công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp có thể được tiến hành một cách thuận lợi hơn
Trang 51.2 Vai trò của ứng dụng phần mềm tin học trong kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc khi tiến hành tổ chức công tác kế toán không chỉ trong điều kiện thủ công mà trong cả điều kiện kế toán máy Tuy nhiên do đặc thù xử lý của phần mềm kế toán máy tính và các
hỗ trợ khác của các tiến bộ công nghệ thông tin mà tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện kế toán máy tính có những khác biệt rất cơ bản so với tổ chức
bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công
Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin Kết quả cuối cùng của quá trình tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là hình thành nên một cơ cấu kế toán đáp ứng việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức
xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng thông tin nhằm cung cấp các thông tin hữu ích và phù hợp Trong quá trình xử lý các nghiệp vụ, việc đạt mục tiêu này có nghĩa là xác định một cách rõ ràng và cụ thể, ghi nhận, xử lý các dữ liệu, thông tin gì, phương pháp và phương tiện nhưthế nào, ai xử lý, cung cấp cho ai,…
Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp rất đa dạng và thường không giống nhau, mặc dù mục đích cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh là như nhau Công tác kế toán là đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiêp, tổ chức kế toán cần nắm bắt đầy đủ các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệthống kế toán phù hợp Các yêu cầu quản lý có thể là yêu cầu về nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin kế toán, các yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị thành viên, quản lý vốn, quản lý tài sản hay quản lý nguồn nhân lực,…
Một ví dụ: Trong một doanh nghiệp kinh doanh bách hóa tổng hợp theo
phương thức bán lẻ như siêu thị,với danh mục mặt hàng lớn, kinh doanh nhiều
Trang 6địa điểm khác nhau, số lần xuất nhiều nhưng giá trị của từng lần xuất nhỏ Thông thường chúng ta hãy nghĩ đến việc quản lý hàng tồn kho theo
nhập-hệ thống kiểm kê định kỳ Nhưng nếu Lãnh đạo yêu cầu có báo cáo hàng ngày
về lãi gộp của từng mặt hàng, từng ngành hàng thì rõ ràng việc sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ không đáp ứng nhu cầu quản lý Giải pháp trong trườnghợp này là kê khai hàng tồn kho thường xuyên và sử dụng một phần mềm kế toán đủ mạnh để xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu
Vai trò của ứng dụng phần mềm tin học trong kế toán :
Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán một cách dễ dàng và nhanh chóng: Với một công ty liên tục phát triển sẽ làm cho một số bộ phận trong công ty không kịp thời xử lý các nghiệp vụ phát sinh và số liệu cũng không được liên kết kịp thời Vì vậygiải pháp tối ưu nhất là các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán để kịp thời ứng phó với tình hình trên
Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp quản lý tốt về kế toán và hoạt động kinh doanh một cách trơn tru nên việc ứng dụng phần mềm kế toán theo đặc thù của Doanh Nghiệp là rất cần thiết Những đơn vị viết phần mềm kế toán theo yêu cầu có chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kế toán, sổ sách kế toán, và các báo cáo nội bộ
Tiết kiệm cho doanh nghiệp trong việc quản lý thời gian lẫn chi phí : Đây là 2 yếu tố tiêu chuẩn cho việc phát triển của bất kì doanh nghiệp nào Tiết kiệm có nghĩa tăng thu nhập và tốc độ phát triển của doanh nghiệp
Nâng cao hiệu quả và phát triển cho doanh nghiệp: Phần mềm kế toán giúp cải thiện hiệu năng, nâng cao khả năng quản lý, nâng cấp hay mở rộng quy mô quản lý một cách nhanh và hiệu quả nhất
Trang 7 Cải thiện và đơn giản khi sử dụng phần mềm kế toán: Giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh Kiểm soát và cải thiện tình hình kinh doanh một cách gọn gàng và dễ dàng.
Đối với doanh nghiệp:
Với kế toán viên:
Không phải thực hiện việc tính toán bằng giấy và bút
Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa
có kinh nghiệm về nghiệp vụ
Với kế toán trưởng:
Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo
kế toán
Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu
Với giám đốc tài chính
Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng
Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng
Với giám đốc điều hành
Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sảnxuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả
Trang 8 Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên
nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư
Đối với cơ quan thuế và kiểm toán
Phần mềm kế toán doanh nghiệp giúp dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp
1.3 Những vấn đề đang đặt ra hiện nay đối với ứng dụng các phần mềm tin học trong kế toán
Thực tế việc sử dụng phần mềm tin học trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNV & N) còn mang tính chất hình thức, chưa phát huy hết khả năng của việc sử dụng Một số doanh nghiệp cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán chi phí đầu tư sẽ rất cao, đòi hỏi phải có một phần mềm kế toán riêng và tất cả các máy tính phải nối mạng để liên kết thành một hệ thống máy vi tính Trong khi đó, một
số doanh nghiệp thì lại ít quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt có các doanh nghiệp chưa biết đến phần mềm tin học trong kế toán là gì, do điều kiện trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa cho phép, sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tinhọc còn hạn chế ở các đơn vị này, hơn nữa chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng
và tính hiệu quả của việc sử dụng máy vi tính
Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng tin học thì phạm vi và việc phát huy tínhnăng tác dụng của máy cũng như trình độ ứng dụng máy vào công tác kế toán rất khác nhau, có đơn vị chỉ dùng máy vi tính phục vụ cho công tác văn
phòng, hành chính để soạn thảo văn bản hoặc chỉ ứng dụng có tính chất riêng
lẻ từng công việc như : quản lý vật tư, quản lý lao động, tiền lương Do vậy ởcác đơn vị này công việc kế toán vừa thực hiện bằng máy, vừa thực hiện thủ công
Trang 9Vấn đề ứng dụng tin học vào công tác kế toán mới ở bước đầu và gặp nhiều khó khăn Đặc biệt là về mặt tư tưởng, vẫn có một số nhà quản lý cho rằng khiứng dụng tin học vào công tác kế toán phải đầu tư rất lớn về máy móc thiết bị
và về phần mềm
Thực tế, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp chính
là việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính, và phải đạt được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, chính xác & lại bảo đảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học
Nhìn chung, khi tổ chức công tác kế toán bằng phần mềm máy tính, người làmcông tác kế toán cần phải nắm được các yếu tố sau :
- Tất cả các phần mềm ứng dụng nêu trên đều có thể ứng dụng làm công tác
kế toán cho bất kỳ doanh nghiệp đang sử dụng các hình thức sổ kế toán như : chứng từ ghi sổ, nhật ký chung hoặc nhật ký sổ cái Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp
- Phải thiết lập hệ thống mã hóa các tài khoản và các đối tượng kế toán chi tiếtthống nhất cho toàn doanh nghiệp
- Phải chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng
từ gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ tức là nhập liệuvào bảng tính ) Bất kỳ nhập liệu theo phương pháp nào cũng phải thiết lập cho được cơ sở dữ liệu – nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của doanh nghiệp
- Khi đã có cơ sở dữ liệu, khả năng truy xuất được của tất cả các loại phần mềm ứng dụng là rất khả quan Các báo biểu kế toán như : bảng kê, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết, nhập xuất tồn, bảng tổng hợp công nợ được truy xuất
Trang 10tương đối dễ dàng Đặc biệt một số báo cáo tài chánh và báo cáo kế toán quản trị cũng có thể ứng dụng khả năng của phần mềm để truy xuất.
- Cuối cùng, cần phải chú ý đến số lượng nhân viên kế toán và trình độ nghiệp
vụ kế toán, vi tính của nhân viên kế toán, việc phân công và phối hợp công tácgiữa các bộ phận kế toán khác nhau cũng như giữa các bộ phận khác có liên quan trong doanh nghiệp
Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán bằng máy vi tính:
Trang 11II NỘI DUNG
2.1 Thực trạng ứng dụng các phần mềm tin học trong kế toán:
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp cùngTập đoàn Dữ liệu Quốc tế tại Việt Nam (IDG Việt Nam) đã thực hiện cuộcđiều tra “Thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp Việt Nam”, đượccông bố ngày 23/3/2006, nhằm đánh giá tống quan thực trạng ứng dụng CNTTtrong doanh nghiệp năm 2004-2005 Đã có 2.233 doanh nghiệp tại 5 thànhphố lớn là Hà Nội, TP HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng và Cần Thơ tham gia cuộcđiều tra Kết quả cuộc điều tra cho thấy, các doang nghiệp chỉ tiêu cho phầncứng chiếm 59.9%, trong khi chỉ tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tưcho Internet và website chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện1,8%
Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới79,2%, trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp
sử dụng phần mềm kế toán Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đadạng khi Top 10 phần mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thịphần Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam(thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của trường Đại học Kinh tế TP.HCM –PGS.TS Nguyễn Việt chủ nhiệm) vê việc sử dụng các phần mềm kế toán chothấy tỷ lệ như sau:
- Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%;
- Thuê các công ty viết phần mềm chiếm tỷ lệ 24%;
- Tự các doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%;
Trang 12- Còn lại là 7% các doanh nghiệp không sử dụng các phần mềm kếtoán.
Thực tế hiện nay cho thấy, ngoài phần mềm kế toán thì các doanh nghiệp
sử dụng phổ biến nhất là các phần mêm văn phòng của Microsoft (chiếm tỷ lệ19,7%), sau đó là các ứng dụng Internet cơ bản như lướt web hay thư điện tử
Đa số các doanh nghiệp vừ và nhỏ vẫn tỏ ra lưỡng lự khi đầu tư vào các phầnmêm quản lý Phần mềm quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP) chỉchiếm 1,1%, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng dụng ERP Cácdoanh nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ công hiện nay vàchưa tính toán thấu đáo về khả năng đầu tư vào gói phần mềm quản lý
Hiện nay việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính kế toán đã baoquát hầu hết các hoạt động nghiệp vụ chính, giúp giảm nhẹ công việc của cán
bộ nghiệp vụ, tăng khối lượng công việc hoàn thành, tọa thuận lợi cho hoạtđộng tác nghiệp đã phát huy hiệu quả tốt Tuy nhiên đa phần các ứng dụngtrong doanh nghiệp hiện nay đêu triển khai theo mô hình cục bộ, xử lý dữ liệuphân tán Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc áp dụng tin học trongdoanh nghiệp vẫn còn tồn tại một số bất cập Viêc ap dụng tin học mới chỉdừng ở mức thấp, hỗ trợ tác nghiệp thay thế một phần các lao động thủ công.Bên cạnh việc thiếu thông tin về lợi ích của ứng dụng tin học và nhận thứcchưa cao đã dẫn đến việc các doanh nghiệp chưa hoặc không đầu tư phù hợpcho lĩnh vực này Điều này sẽ kiến cho doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thiệt thòi.Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinhdoanh hiện tại, trên một số lĩnh vực chính vẫn còn nhiều yếu kém như: Chưacung cấp được các thông tin mang tinh hỗ trợ ra quyết định cho Lãnh đạo,các
hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng hệ thóng, mức độ liên kết chia sẻ,trao đổi dữ liệu chưa cao…
Trang 13Những vấn đề nêu trên có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan nhưsau:
- Việc triển khai các hệ thống quản lý tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vàoviệc cải tiến các quy trình nghiệp vụ, trong khi đó các quy trình nghiệp vụchưa được chuẩn hóa và thiếu sự liên kết giữa các lĩnh vực khác nhau vớinhau Do vậy việc áp dụng tin học phải phân nhỏ theo lĩnh vực vì thế mức độđáp ứng đối với yêu cầu quản lý của ứng dụng chưa cao
- Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin họcchưa đồng bộ được với nhau, đặc biệt thiếu những quy hoạch, định hướng cụthể cho từng lĩnh vực quản lý
- Hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và chưa được quan tâmđầu tư đồng bộ
- Đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp cho công tác CNTT còn rất thiếu, hầu hết làcabs bộ kiêm nhiệm Hơn nữa tổ chức đội ngũ này chưa được quan tâm đúngmức nên hiệu quả triển khai chưa cao
- Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinhdoanh đòi hỏi cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn chứng khoán thì đócũng là lúc việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính, kế toán cần phải đượcquan tâm hàng đầu Bên cạnh đó nhiều thách thức mới cũng sẽ nảy sinh đòihỏi các doanh nghiệp phải tìm cách khắc phục
Như chúng ta đã biết một trong số các phần mềm được sử dụng nhiều nhất vàchiếm thị phần lớn nhất trong ngành công nghiệp phần mềm tại Việt Nam làphần mềm kế toán Các doanh nghiệp quy mô dù lớn hay nhỏ đều lựa chọncho mình một phần mềm kế toán Với số liệu thống kê không đầy đủ thì cókhoảng 130 nhà cung cấp phần mềm kế toán Như vậy có thế thấy sự phong