Quản lý công văn đến và đi cho một trường đại học. Việc quản lý Công văn đến và đi còn thủ công và rất phức tạp, khi cần tìm một Công văn nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ công của mình. Cập nhật hoặc tìm kiếm bổ sung sửa đổi các dữ liệu cần thiết phải tốn nhiều thời gian, và việc thống kê các loại Công văn rất khó khăn vì phải mở tất cả các hồ sơ, tài liệu để làm. Tìm kiếm một số Công văn đến hoặc đi nào đó lại phức tạp hơn nhiều. Nhất là việc tra cứu lại xảy ra thường xuyên, các yêu cầu luôn thay đổi thì người quản lý Công văn muốn thực hiện xong phải mất rất nhiều thời gian và công sức. Khi chuyển giao công việc quản lý cho một người quản lý mới thì gặp một số vấn đề: Người quản lý mới chỉ được bàn giao về hồ sơ sổ sách, còn kinh nghiệm quản lý phải tự tìm hiểu. Do vậy việc quản lý của người mới gặp rất nhiều khó khăn. a) Lý do xây dựng hệ thống mới: Vì những lý do như trên, chúng tôi mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý mới có sự trợ giúp của máy vi tính. Với công nghệ khoa học – kỹ thuật ngày càng phát triển, trong đó Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí Máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nó tới các lĩnh vực. Việc lưu trữ và quản lý Công văn trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các Công văn theo một số yêu cầu nào đó nhanh chóng và thuận tiên hơn
Trang 1Ld
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.3
1.4
1.41
1.4.2
1.4.3
1.4.4
1.5
1.6
PHAN TICH HE THONG
Phin tich N6 thongecccccccccccccccccccccccccsccsccsccsccscescesscscensesess 3
Xác định yêu cầu hệ thỐng, - «555cc S555 5555555555 see+ 3
Tỉnh chế sơ đỀ HS€ €AS€ - << + <2 x<ssexe 3
Tỉnh chế chức năng Quản |ý e-«=ces se sexs 3 Tỉnh chế chức năng Đăng nhập hệ thỖng -«=-
Tỉnh chế chức năng Quản lý Công văn
Tỉnh chế chức năng Quản lý thư điện tửứ
Tỉnh chế chức năng Quản lý gửi nhận văn bản 8
So dé Use case hé thong
Đặc tả se case
Đặc ta Use case Quan ly
Dac ta Use case Dang nhap hé thong "^ - 13 Đặc ta use case Quan lp CONG VAN ỔÌ - «<5 = << ses+ 14
Đặc tả use case Quản lý công văn đẾn << <5 16
Phân chia hệ thống thành gói e- «<< se 18
Sơ đồ lớp đối tượng của hệ thống ở mức phân tích - 19
Trang 21 Phân tích hệ thống
1.1 Xác định yêu cầu hệ thống
Từ mô hình yêu cầu hệ thống cơ quan ta được mô hình use case như sau:
QL Gili nhận vẫn bản
ø Wa ah Ỷ <> > aa
‘ Công vẫn den 4 x
’
là ey
QL Thu den tir Công vẫn nội bộ “5N ae ` ỷ
In tổng vẫn
Mô hình use case cho thấy các yêu cầu của hệ thống
1.2 Tỉnh ché so dé use case
1.2.1 Tỉnh chế chức năng Quản ly:
Người quản trị cấp tài khoản, thêm mới, xóa, hiệu chỉnh người dùng, duy trì
thông tin người dùng trong hệ thống và phân quyền sử đụng cho người dùng
- Các nhóm hoạt động chính:
o Tài khoản nhóm A
o Tài khoản nhóm B
o Tài khoản nhóm C
Trang 3° Nhóm A
¡] Công văn đến
o_ Không được quyền nhập mới công văn đến
o_ Không thể xoá các công văn đến
öo Được quyền xem tất cả các công văn đến của cơ quan
o_ Được quyền xem tất cả các ý kiến giải quyết của các chuyên viên và lsnh đạo trong cơ quan
o_ Có quyền đưa các ý kiến chỉ đạo giải quyết công văn
o_ Có quyền chuyển công văn đến tới các lsnh đạo hoặc chuyên viên khác để
phối hợp xử lý
[¡ Công văn đi
o_ Được quyền nhập mới tạo bản dự thảo công văn đi
o_ Được quyền xem tất cả các công văn đi kế cả bản dự thảo của các chuyên viên khác trong cơ quan
o Được quyền xem tat cả các ý kiến giải quyết của các chuyên viên trong cơ quan và có thê đưa ra ý kiến chỉ đạo bổ sung nhằm hoàn chỉnh các bản dự thảo
o Có quyền chuyển bản dự thảo tới các l*nh đạo hoặc chuyên viên khác để phối hợp xử lý
o_ Được quyền kí duyệt cho phép phát hành dự thảo công văn đi
[¡ Công văn nội bộ
o Được quyền nhập mới tạo bản dự thảo công văn nội bộ
o Được quyền xem tất cả các công văn nội bộ kể cả bản dự thảo của các
chuyên viên khác trong cơ quan
o_ Được quyền xem tất cả các ý kiến giải quyết của các chuyên viên trong cơ quan và có thê đưa ra ý kiến chỉ đạo bổ sung nhằm hoàn chỉnh các bản dự thảo o_ Có quyền chuyển bản dự thảo tới các lãnh đạo hoặc chuyên viên khác để
phối hợp xử lý.
Trang 4o_ Được quyền kí duyệt cho phép phát hành và cấp số cho bản dự thảo công văn
nội bộ
°ồ Nhóm B
£¡ Công văn đến
o_ Không được quyền nhập mới công văn đến
o_ Không thể xoá các công văn đến
o Được quyền xem các công văn đến của cơ quan gửi đến Vụ mình để giải quyết Khi công văn đến được phân trực tiếp cho một chuyên viên nào đó trong Vụ thì lãnh đạo Vụ cũng tự động sẽ được phép xem các công văn này
o_ Được quyền xem tất cả các ý kiến giải quyết của các chuyên viên trong Vụ
o Có quyền đưa các ý kiến chỉ đạo giải quyết công văn do Vụ chịu trách
nhiệm
o_ Có quyền chuyền công văn đến tới các chuyên viên khác đề phối hợp xử lý
[¡ Công văn đi
o Được quyền nhập mới tạo ban dự thảo công van di
o Được quyền xem các công văn đi kể cả bản dự thảo của các chuyên viên trong Vụ
o_ Được quyền xem các ý kiến giải quyết của các chuyên viên trong Vụ và có thé đưa ra ý kiến chỉ đạo bổ sung nhằm hoàn chỉnh các bản dự thảo công văn đi của
vụ mình
o Có quyền chuyển bản dự thảo tới các l*nh đạo hoặc chuyên viên khác để
phối hợp xử lý
o_ Được quyền kí duyệt cho phép phát hành dự thảo công văn đi
Ì Công văn nội bộ
o_ Được quyền nhập mới tạo bản dự thảo công văn nội bộ
o_ Được quyền xem các công văn nội bộ kể cả bản dự thảo của các chuyên viên khác trong Vụ
Trang 5o_ Được quyền xem các ý kiến giải quyết của các chuyên viên trong Vụ và có thể đưa ra ý kiến chỉ đạo bổ sung nhằm hoàn chỉnh các bản dự thảo này
o_ Có quyền chuyên bản dự thảo tới các lãnh đạo hoặc chuyên viên khác để
phối hợp xử lý
oO Được quyền kí duyệt cho phép phát hành và cấp số cho bản dự thảo công văn
nội bộ
oO
0
0
0
Oo
Nhóm C
Công văn đến
Không được quyền nhập mới công văn đến
Không thể xoá các công văn đến
Được quyền Xem các công văn đến để phân cho mình trực tiếp giải quyết
Được quyền xem các ý kiến giải quyết của các chuyên viên và lãnh đạo liên quan đến một công văn đến mà mình tham gia giải quyết
oO
oO
oO
Có quyền đưa các ý kiến nhằm giải quyết công văn
Có quyền chuyền công văn đến tới các chuyên viên khác để phối hợp xử lý
Nếu là người chủ trì giải quyết thì chuyên viên có quyền kết thúc xử lý công
văn đên
oO
0
0
0
Oo
Cong van di
Được quyền nhập mới bản dự thảo công văn đi
Được quyền sửa chữa bản dự thảo của mình trong quá trình giải quyết
Được quyền xem các công văn đi có sự tham gia giải quyết của bản thân
Được quyên xem các ý kiên giải quyêt của các chuyên viên trong cơ quan liên quan đến công văn do mình soạn hoặc có sự tham gia giải quyết của bản thân
oO Có quyền chuyền bản dự thảo đo mình soạn hoặc tham gia giải quyết tới các
chuyên viên khác để phối hợp xử lý
¡] Công văn nội bộ
oO Duoc quyén nhập mới tao ban dự thảo công văn nội bộ
Trang 6
-5-o_ Được quyền sửa chữa bản dự thảo của mình trong quá trình giải quyết
o_ Được quyền xem các công văn đi có sự tham gia giải quyết của bản thân o_ Được quyền xem các ý kiến giải quyết của các chuyên viên trong cơ quan liên quan đến công văn do mình soạn hoặc có sự tham gia giải quyết của bản thân o_ Có quyền chuyển bản dự thảo do mình soạn hoặc tham gia giải quyết tới các
chuyên viên khác để phối hợp xử lý
1.2.2 Tỉnh chế chức năng Đăng nhập hệ thống
Tất cả người dùng hệ thống trước khi sử dụng hệ thống đều thực hiện chức
năng Đăng nhập.Trong Đăng nhập hệ thống, người dùng chỉ có thể đăng nhập bằng
tài khoản do người quản trị cung cấp, nếu sai sẽ không được vào hệ thống và không
có quyền thao tác trên hệ thống mạng
1.2.3 Tỉnh chế chức năng Quản lý Công văn
o Quan lý công văn đi
o Quản lý công văn đến
o Quan lý công văn nội bộ
Trong Quản lý Công văn đi có 3 chức năng mở rộng là:
o Tìm kiếm công văn
o Chỉnh sửa công văn
oInsé công văn
1.2.4 Tỉnh chế chức năng Quán lý thư điện tử
Có các hoạt động chính là:
o Mo thu
o Soan thu
o Doc thu gtri dén
o Tra loi thư
Trang 71.2.5 Tỉnh chế chức năng Quản lý gửi nhận văn bản
Văn bản sẽ được gửi đi và nhận về trong Database này Trong DataBase này sẽ
phân loại các văn bản gửi và nhận theo ký hiệu, theo loại, theo tên người ký, và
hỗ trợ các công cụ tìm kiếm phục vụ trả lời văn abrn, cập nhật văn bản gử mới nhat
Trong phần văn bản đi, các văn bản đi được phân loại theo:
©_ Người ký
o Ngay ky
©_ Văn bản chưa gửi
©_ Văn bản đã gửi
Trong phần văn bản đi, các văn bản đến được phân loại theo:
Người ký
© Ngày ký
©_ Văn bản chưa gửi
©_ Văn bản đã gửi
Nhập mdi: not NhEp mii ®O nhEp mii v'n bfn ®@i
C,c thunh phCn d= liOu cfia v'n b§fn géi ®i:
Độ mật: chọn (Thường, Mật, Tuyệt Mật, Tối Mật)
Có hoặc không có văn bản phúc đáp: chọn
Số văn bản: nhập
Ký hiệu: chọn
Ngày ký: nhập (ngầm định là ngày hiện tại)
Người ký: nhập
Phân loại văn bản: chọn
Cơ quan ban hành: chọn từ danh sách đã khai báo trước đó
Tóm tắt nội dung: nhập
Toàn văn nội dung: nhập vào hoặc gắn tệp bằng nút Gắn tệp
Trang 81.3 So dé use case hệ thong
QL Gửi nhận văn ban Người dùng
QL Thu điện tử
Người quản trị
Mô hình use case cho quyền quản trị
Đăng nhập hệ thống
Mô hình use case cho quyền người dùng
Danh sách các actor của hệ thống:
Trang 9
1 Nguoidung Người dùng trong hệ thông mạng
2 Nguoiquảnti Người quản trị hệ thông mạng
Danh sách các use case của hệ thông:
1 Captaikhoan Cap tai khoan cho người dùng trong hệ thông
2 Dangnhaphethong Đăng nhập sử dụng hệ thông mạng
3 QLguinhanvanban Quan lý gửi nhận văn bản
4 QLCongvan Quản lý công văn
5 QLCongvandi Quản lý công văn đi
6 Qlcongvanden Quản lý công văn đên
7 Timkiem Tim kiém van ban trén hé thong mang
8 Insocongvan In s6 céng van di - dén — ndi bộ
1.4 Dac ta use case
Tom tat
Use case này cho phép người quản trị duy trì thông tin người dùng trong hệ thống Bao gồm các thao tác: thêm mới, hiệu chỉnh thông tin, xóa người dùng ra khỏi hệ thống
e Dòng sự kiện
o Dong sự kiện chính
Use case này bắt đầu khi người quản trị muốn thêm mới, hiệu chỉnh thông
tin, xóa người dùng trong hệ thống
Hệ thống hiển thị danh sách người dùng
Hệ thống yêu cầu người quản trị chọn chức năng muốn thực hiện
Sau khi người quản trị chọn chức năng, một trong các luồng phụ tương
Trang 10
ứng sau được thực hiện:
Nếu người sử dụng chọn Thêm: luồng phụ Thêm được thực hiện
Nếu người sử dụng chọn Cập nhật: luồng phụ Cập nhật được thực hiện Nếu người sử dụng chọn Xóa: luồng phụ Xóa được thực hiện
o6 Thêm
Hệ thống yêu cầu người quản trị nhập thông tin người dùng, gồm: họ tên (*),
số CMND (*), ngày sinh, đơn vị công tác (*), điện thoại, ngày vào làm(*),
chức vụ(*) Lưu ý: Các thông tin có dấu sao (*) là các thông tin bắt buộc
phải có
Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết về người đùng, người quản trị hệ
thống chọn chức năng Thêm
Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ và sự mâu thuẫn trong cơ sở dữ liệu của các
thông tin Thông tin về người đùng được thêm vào trong hệ thống Hệ thống
tự động phát sinh mã người dùng thông qua một công thức cho trước Người dùng vừa mới được nhập vào hệ thống sẽ tự động được sắp xếp tăng theo tên Danh sách người dùng mới được cập nhật lại được hién thị trở lại màn
hình
o_ Hiệu chỉnh thông tin người dùng
Hệ thống truy xuất và hiền thị thông tin của người dùng đã được người quản trị chọn từ danh sách người dùng trong hệ thống Người quản trị hệ thống thay đổi một số thông tin của người dùng Bao gồm tất cả các thông tin được chỉ ra trong luồng Thêm Sau khi sửa đổi các thông tin, người sử dụng hệ thống chọn chức năng
Cập nhật Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin
Thông tin về người dùng được cập nhật lại vào hệ thống và đưa trở ra lại màn hình
-10-
Trang 11
©_ Xóa người dùng
Người quản trị chọn người dùng muốn xoá
Người quản trị chọn chức năng Xóa
Hệ thống nhắc xác nhận xóa
Người sử dụng chấp nhận xóa
Thông tin về người dùng được xóa hoàn toàn ra khỏi hệ thống
o Cac dòng sự kiện khác
“_ Thông tin người dùng không đầy đủ
Nếu các thông tin được nhập vào không đầy đủ thì hệ thống sẽ hiển thị
thông báo lỗi: thiếu các thông tin cần thiết và yêu cầu bổ sung đầy đủ các
thông tin Người quản trị có thê bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết
hoặc hủy bỏ thao tác đang thực hiện, lúc này use case kết thúc
“_ Thông tin về người dùng không hợp lệ
Nếu các thông tin được người quản trị hệ thống nhập vào trong luồng phụ
Thêm và Hiệu chỉnh thông tin không hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi: thông tin không hợp lệ và yêu cầu chỉnh sửa lại các thông tin không hợp lệ Người quản trị hệ thống có thể chỉnh sửa các thông tin không chính xác hoặc hủy bỏ thao tác dang thực hiện, lúc này use case
kết thúc
Các yêu cầu đặc biệt
Không có
Điều kiện tiên quyết
Người quản lý phải đăng nhập vào hệ thống trước khi Use case này bắt đầu
Post-Condition
Nếu Use case thành công, thông tin được thêm, sửa hoặc xoá khỏi hệ thống
Ngược lại trạng thái của hệ thống không thay đổi
-T1-
Trang 12
e Điêm mở rộng
Không có
1.4.1 Đặc tả use case Đăng nhập hệ thong
Tóm tắt: use case này mô tả cách đăng nhập vào hệ thống quản lý văn bản trong môi trường mạng
e Dòng sự kiện:
o Dong sự kiện chính:
Use case này bắt đầu khi một actor muốn đăng nhập vào hệ thống
Hệ thống yêu cầu các actor nhập tên và mật khẩu
Actor nhập tên và mật khẩu
Hệ thống kiểm tra tên và mật khẩu mà actor đã nhập và cho phép actor
đăng nhập vào hệ thống
o Dòng sự kiện khác:
Nếu trong dòng sự kiện chính các actor nhập tên và mật khẩu sai thì hệ thống sẽ thông báo lỗi Actor có thể quay trở về đầu dòng sự kiện hoặc
hủy bỏ
việc đăng nhập lúc này use case kết thúc
e Các yêu cầu đặc biệt
Để bảo đám tính an toàn cho hệ thống, mỗi actor chỉ được quyền nhập lại tên
và mật khẩu của mình (nếu đăng nhập sai) tối đa là 3 lần Sau đó hệ thống sẽ
tự động kết thúc use case
e_ Điều kiện tiên quyết
Không có
e Hậu điều kiện
Nếu Use case thành công thì người đăng nhập sẽ có các quyền sử dụng hệ
-12-