Tin học văn phòng bài giảng trần thị minh hoàn

nh thao tác trên các trang tài li u bình th ng.

BÀI M U

1 Gi i thi u ph n m m Microsoft Winword

So n th o v n b n là công vi c đ c s d ng r t nhi u trong các c quan, xí nghi p c ng nh nhu c u c a b t k cá nhân nào hi n nay

T th a xa x a con ng i đã bi t s d ng máy móc vào vi c so n th o v n b n (máy gõ ch )

Gõ đ n đâu, v n b n đ c in ra ngay đ n đó trên gi y Các công vi c d ch chuy n trên v n b n,

c ng nh các k n ng so n th o v n b n còn r t thô s , đ n gi n t o ra đ c m t v n b n, đòi

h i ng i so n th o ph i có nh ng k n ng s d ng máy gõ r t t t (không nh máy tính bây gi ,

h u nh ai c ng có th h c và so n th o đ c m t cách rõ ràng) So n th o là nh v y, còn v in n

c ng có vô cùng khó kh n ó là ngày x a, khi mà công ngh thông tin còn ch a phát tri n

Ngày nay, khi mà công ngh thông tin đang phát tri n r m r , công ngh thay đ i t ng ngày,

nh ng bài toán, nh ng khó kh n c a con ng i đang d n d n đ c máy tính hoá, thì vi c so n

th o nh ng v n b n b ng máy tính đã tr thành nh ng công vi c r t bình th ng cho b t k ai

bi t s d ng máy tính M t trong nh ng ph n m m máy tính đ c s d ng r ng rãi nh t hi n nay

là Microsoft Word c a hãng Microsoft hay còn g i ph n m m Winword

Ra đ i t cu i nh ng n m 1980, đ n nay ph n m m Winword đã đ t đ c t i s hoàn h o trong

l nh v c so n th o v n b n c ng nh trong l nh v c v n phòng c a b ph n m m Microsoft Office nói chung Có th li t kê các đ c đi m n i b t c a ph n m m này nh sau:

- Cung c p đ y đ nh t các k n ng so n th o và đ nh d ng v n b n đa d ng, d s d ng;

- Kh n ng đ ho đã m nh d n lên, k t h p v i công ngh OLE (Objects Linking and Embeding) b n có th chèn đ c nhi u h n nh ng gì ngoài hình nh và âm thanh lên tài li u word

nh : bi u đ , b ng tính,.v.v

- Có th k t xu t, nh p d li u d i nhi u lo i đ nh d ng khác nhau c bi t kh n ng chuy n

đ i d li u gi a Word v i các ph n m m khác trong b Microsoft Office đã làm cho vi c x

lý các ng d ng v n phòng tr nên đ n gi n và hi u qu h n

- D dàng k t chuy n tài li u thành d ng HTML đ chia s d li u trên m ng n i b , c ng nh

m ng Internet

2 Cách kh i đ ng

Có r t nhi u cách có th kh i đ ng đ c ph n m m Word Tu vào m c đích làm

vi c, s thích ho c s ti n d ng mà ta có th ch n m t trong các cách sau đây đ kh i

đ ng:

Cách 1: Ch n l nh Start c a Windows: Start | Programs | Microsoft Word

Cách 3: N u mu n m nhanh m t t p v n b n v a so n th o g n đây nh t trên máy tính đang làm vi c, có th ch n Start | Documents, ch n tên t p v n b n (Word) c n m Khi đó Word s

kh i đ ng và m ngay t p v n b n v a ch đ nh

3 Môi tr ng làm vi c

Sau khi kh i đ ng xong, màn hình làm vi c c a Word th ng có d ng nh sau:

Th ng thì môi tr ng làm vi c trên Word g m 4 thành ph n chính:

- C a s so n th o tài li u: Là n i đ ch b n tài li u B n có th gõ v n b n, đ nh d ng, chèn các hình nh lên đây N i dung trên c a s này s đ c in ra máy in khi s d ng l nh in

- H th ng b ng ch n (menu): ch a các l nh đ g i t i các ch c n ng c a Word trong khi làm

vi c B n ph i dùng chu t đ m các m c ch n này, đôi khi c ng có th s d ng t h p phím t t

- Th c k : g m 2 th c (ruler) bao vi n trang v n b n S d ng th c này b n có th đi u ch nh

đ c l trang v n b n, c ng nh thi t l p các đi m d ch (tab) m t cách đ n gi n và tr c quan

- Thanh tr ng thái: giúp b n bi t đ c m t vài tr ng thái c n thi t khi làm vi c Ví d : b n đang làm vi c trang m y, dòng bao nhiêu, v.v

H th ng

b ng ch n

H th ng thanh công

c

H th ng thanh công

c

Thanh tr ng thái

4 T o m t tài li u m i

Làm vi c v i word là làm vi c trên các tài li u (Documents) M i tài li u ph i đ c c t lên đ a

v i m t t p tin có ph n m r ng DOC Th ng thì các t p tài li u c a b n s đ c c t vào th

m c C:\My Documents trên đ a c ng Tuy nhiên, b n có th thay đ i l i thông s này khi làm vi c

v i Word

Thông th ng sau khi kh i đ ng Word, m t màn hình tr ng xu t hi n ó c ng là tài li u m i mà Word t đ ng t o ra Tuy nhiên đ t o m t tài li u m i, b n có th s d ng m t trong các cách sau:

- M m c ch n File | New ;

ho c

- Nh n nút New trên thanh công c Standard;

- Nh n t h p phím t t Ctrl + N

5 Ghi tài li u lên đ a

ghi tài li u đang làm vi c lên đ a, b n có th ch n m t trong các cách sau:

- M m c ch n File | Save ;

- Nh n nút Save trên thanh công c Standard;

- Nh n t h p phím t t Ctrl + S S có hai kh n ng x y ra:

N u đây là tài li u m i, h p tho i Save As xu t hi n, cho phép ghi tài li u này b i m t t p tin m i:

Hãy xác đ nh th m c (Folder)- n i s ch a t p tin m i này r i gõ tên t p tin vào m c File name:

(ví d vanban1 r i nh n nút Save đ k t thúc vi c ghi n i dung tài li u

N u tài li u c a b n đã đ c ghi vào m t t p, khi ra l nh c t t t c nh ng s thay đ i trên tài li u

- Nh n t h p phím t t Ctrl+O H p tho i Open xu t hi n:

Hãy tìm đ n th m c n i ch a t p tài li u c n m trên đ a, ch n t p tài li u, cu i cùng nh n nút

l nh đ ti p t c T p tài li u s đ c m ra trên màn hình Word

M t khác, b n c ng có th th c hi n m r t nhanh nh ng t p tài li u đã làm vi c g n đây nh t

b ng cách m m c ch n File nh sau:

Ti p theo nh n chu t lên tên t p tài li u c n m

CH NG 1: SO N TH O C B N 1.1 M t s thao tác so n th o c b n

1.1.1 Nh p v n b n

Nh p v n b n là khâu đ u tiên trong qui trình so n th o tài li u Thông th ng l ng v n b n (Text) trên m t tài li u là r t nhi u, b n ti p c n đ c càng nhi u nh ng tính n ng nh p v n b n thì càng t t, b i l nó s làm t ng t c đ ch b n tài li u

a S d ng b gõ ti ng Vi t

Chính ph khuy n cáo s d ng b gõ và b phông ch Unicode V i h th ng m i này vi c trao

đ i thông tin đã tr nên đ n gi n h n r t nhi u

Ph n m m ti ng Vi t chúng tôi gi i thi u trong cu n giáo trình này là Vietkey v i ki u gõ Telex Máy tính c a b n ph i đ c gài đ t ph n m m này đ có đ c b gõ và b phông ch đi kèm Khi nào trên màn hình c a b n xu t hi n bi u t ng ch V là khi b n có th gõ đ c ti ng Vi t

N u bi u t ng xu t hi n ch E (ki u gõ ti ng Anh), b n ph i nh n chu t lên bi u t ng l n n a

ho c nh n t h p phím nóng Alt + Z đ chuy n v ch đ gõ ti ng Vi t Qui t c gõ ti ng Vi t nh sau:

B n ph i b t ti ng Vi t và gõ lên tài li u nh sau:

“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”

- S d ng các phím m i tên: đ d ch chuy n con tr trên tài li u;

- S d ng phím Page Up và Page Down đ d ch chuy n con tr v đ u ho c cu i t ng trang màn hình;

- Phím Home, End đ đ a con tr v đ u ho c cu i dòng v n b n;

- Phím Delete đ xoá ký t v n b n đ ng k sau đi m tr ;

- Phím Backspace đ xoá ký t đ ng k tr c đi m tr

Ph ng pháp này đ c áp d ng khi b n c n ph i gõ l i m t đo n v n b n gi ng h t ho c g n

gi ng v i m t đo n v n b n đã có s n trên tài li u v m t n i dung c ng nh đ nh d ng (chúng ta

s tìm hi u khái ni m đ nh d ng ph n ti p theo) Cách làm nh sau:

B c 1: L a ch n (bôi đen) kh i v n b n c n sao chép l a ch n kh i v n b n b n làm nh sau:

B c 3: Dán v n b n đã ch n lên v trí c n thi t B n làm nh sau:

t con tr vào v trí c n dán v n b n, ra l nh dán b ng m t trong các cách sau:

- M m c ch n Edit | Paste ;

- Nh n nút Paste trên thanh công c Standard;

V i ph ng pháp sao chép v n b n, sau khi sao chép đ c đo n v n b n m i thì đo n v n b n c

v n t n t i đúng v trí c a nó N u mu n khi sao chép đo n v n b n ra m t n i khác và đo n

v n b n c s đ c xoá đi (t c là di chuy n kh i v n b n đ n m t v trí khác), ph ng pháp này

s giúp làm đi u đó Có th th c hi n theo hai cách nh sau:

V n b n đã ch n s b c t đi, chúng s đ c l u trong b nh đ m (Clipboard) c a máy tính

B c 3: Th c hi n l nh dán v n b n (Paste) nh đã gi i thi u trên vào v trí đ nh tr c

Cách 1:

B c 1: L a ch n kh i v n b n c n di chuy n;

B c 2: Dùng chu t kéo rê vùng v n b n đang ch n và th lên v trí c n di chuy n đ n

Ph ng pháp này g i là kéo - th (drag and drop)

1.1.3 Thi t l p Tab

Tab là công c đ c s d ng r t nhi u trong vi c nh p v n b n Ngoài kh n ng d ch chuy n đi m

tr theo t ng b c nh y, m c này s gi i thi u cách s d ng Tab cho vi c t o m t v n b n hi n th

4 Nguy n Anh c 32/7 Nguy n Trãi

Các b c làm nh sau:

B c 1: nh ngh a kho ng cách cho các c t c a b ng b i h p tho i Tab nh sau:

M b ng ch n Format | Tab , h p tho i Tab xu t hi n:

- H p Default tab stops: đ thi t l p B c nh y ng m đ nh c a Tab Hình trên B c nh y ng m

đ nh là 0.5 cm (t c là m i khi nh n phím Tab, con tr s d ch m t đo n 0.5 cm trên màn hình so n

th o) B n có th thay đ i giá tr B c nh y ng m đ nh Tab trên màn hình so n th o Word b ng cách gõ m t giá tr s ( đ n v là cm) vào h p này;

- B ng trên có 3 c t, m i c t s đ c b t đ u t i m t v trí có kho ng cách c đ nh đ n l trái trang v n b n mà ta ph i thi t l p ngay sau đây Gi s c t STT cách l trái 1cm, c t H và tên cách l trái 3 cm, c t a ch cách l trái 8 cm Khi đó ph i thi t l p các thông s này trên h p tho i Tab nh sau:

H p Tab stop position: gõ 1 (gõ kho ng cách t c t STT đ n mép l trái trang v n b n; m c

Alignment- ch n l cho d li u trong c t này (c t STT): Left - canh l d li u bên trái c t, Right- canh l bên ph i c t, Center - c n l gi a c t, hãy ch n Center Ch n xong nh n nút Set T ng

t l n l t khai báo v trí Tab cho các c t còn l i: H và tên (3) và c t a ch (8) n khi

h p tho i Tab có d ng:

Cu i cùng nh n nút Ok đ hoàn t t vi c thi t l p tab cho các c t và có th s d ng chúng nút Clear- đ xoá b đi m Tab đang ch n; nút Clear All - đ xoá b toàn b các đi m tab đang thi t l p trên h p tho i)

B c 2: Cách s d ng nh ng đi m Tab v a thi t l p trên đ t o b ng d li u

Khi con tr đang n m đ u dòng v n b n, nh n Tab đ nh p d li u c t STT Nh p xong nh n Tab, con tr s chuy n đ n v trí tab ti p theo (v trí c t h và tên) và nh p ti p d li u H và tên Nh p xong nh n Tab đ nh p d li u c t a ch Làm t ng t v i các dòng ti p theo, b n

đã có th t o đ c b ng d li u nh yêu c u trên

c bi t, ch c n dùng chu t x lý trên th c k n m ngang (Vertical Ruler) b n c ng có th thi t

l p và đi u ch nh các đi m tab nh v a r i Cách làm nh sau:

t o đi m tab cho c t STT (có kho ng cách là 1cm, l gi a), hãy nh n chu t trái lên v trí 1 cm trên th c k n m ngang M t đi m Tab có kho ng cách 1cm, l trái (Left) đã đ c thi t l p nh sau:

Mu n thay đ i l cho đi m tab này là gi a (Center), làm nh sau:

Nh n kép chu t lên đi m tab v a thi t l p, h p tho i Tab xu t hi n Ti p theo ch n l cho đi m tab

đang ch n trên h p tho i này m c Alignment là Center

Các v trí tab v a thi t l p!

Ti p theo nh t nút Set đ thi t l p

T ng t , hãy t o ti p các đi m tab cho c t H tên và c t a ch

Mu n xoá b m t đi m tab nào đó, ch vi c dùng chu t kéo chúng (đi m tab đó) ra kh i th c k

1.2 Các k n ng đ nh d ng v n b n

Nh p v n b n bao g m các thao tác đ gõ đ c v n b n lên tài li u Còn đ nh d ng v n b n bao

g m các thao tác giúp b n làm đ p v n b n theo ý mu n

ch n phông ch cho đo n v n b n trên, hãy làm nh sau:

B c 1: Ch n (bôi đen) đo n v n b n;

B c 2: Dùng chu t b m lên h p Font trên thanh công c

Standard M t danh sách các ki u phông ch xu t hi n:

B n có th ch n m t ki u phù h p Ví d , sau khi ch n ki u phông Times New Roman, đo n

v n b n đã ch n s có d ng:

b Ch n c ch

ch n c ch cho đo n v n b n trên, hãy làm nh sau:

B c 1: Ch n (bôi đen) đo n v n b n;

B c 2: Dùng chu t b m lên h p Size trên thanh công c Standard M t danh sách các c

ch xu t hi n cho phép ch n l a Ho c c ng có th gõ tr c ti p c ch vào m c Size này

Ví d : sau khi ch n c ch 18 (lúc đ u là c 14), đo n v n b n trên s tr thành:

c Ch n ki u ch

ch n ki u ch (ki u ch béo, ki u ch nghiêng, ki u ch có g ch chân) cho đo n v n b n trên, hãy làm nh sau:

B c 1: Ch n (bôi đen) đo n v n b n;

B c 2: Dùng chu t b m lên nút ki u ch trên thanh công c Standard:

d Ch n màu ch

ch n màu s c ch cho đo n v n b n trên, hãy làm nh sau:

B c 1: Ch n (bôi đen) đo n v n b n trên;

B c 2: Dùng chu t b m lên h p Font Color trên thanh công c Standard M t b ng màu xu t hi n cho phép ch n l a:

B n có th ch n lo i màu phù h p b ng cách nh n chu t lên ô màu c n ch n

Ngoài ra, b n có th ch n nh ng m u màu đ c đáo h n khi nh n nút:

Th Standard cho phép ch n màu có s n có th ch n;

H n n a, th Custom cho phép đ nh ngh a màu cho riêng mình:

B n có th ch n màu b ng các đi m màu, đ ng th i c ng có th đi u ch nh đ c t l các màu đ n trong t ng gam màu (Red- t l màu đ ; Green- t l màu xanh là cây; Blue- t l màu xanh da tr i)

e Ch n màu n n v n b n

ch n màu n n cho đo n v n b n trên, ví d nh :

M u v n b n đ nh d ng

Hãy làm nh sau:

B c 1: Ch n (bôi đen) đo n v n b n trên;

B c 2: Dùng chu t b m lên h p Hight light trên thanh công c

Standard M t b ng màu xu t hi n cho phép ch n l a:

Có th ch n lo i màu n n phù h p b ng cách nh n chu t lên ô màu c n ch n N u ch n none -

t ng đ ng vi c ch n màu tr ng

f H p tho i Font

Ngoài nh ng tính n ng đ nh d ng c n b n trên, h p tho i Font cung c p nh ng tính n ng đ nh

d ng đ c bi t h n m h p tho i Font, kích ho t m c ch n Format | Font

Th Font: Cho phép thi t l p các đ nh d ng c n b n v phông ch nh đã trình bày trên, ví d :

- H p Font- cho phép ch n phông ch ;

- H p Font style- ch n ki u ch : Regular- ki u ch bình th ng; Italic- ki u ch nghiêng; Bold -

ki u ch béo; Bold Italic - ki u v a béo, v a nghiêng;

- H p Size- ch n c ch ;

- Font color- ch n màu cho ch ;

- H p Underline style: đ ch n ki u đ ng g ch chân (n u ki u ch đang ch n là underline)

- Ngoài ra, m c Effect cho phép thi t l p m t s hi u ng ch đ n gi n, b n có th ch n chúng

và xem th hi n m c Preview

- N u nh n nút Default - ki u đ nh d ng này s đ c thi t l p là ng m đ nh cho các đo n v n b n

m i sau này;

Th Text Effect: cho phép thi t l p m t s hi u ng trình di n sôi đ ng cho đo n v n b n Hãy ch n ki u trình di n danh sách Animations: và xem tr c k t qu s thu đ c h p Preview

1.2.2 nh d ng đo n v n b n

m c 1.2.1 chúng ta đã làm quen v i các thao tác đ nh d ng v n b n cho vùng v n b n đã đ c

ch n (đ c bôi đen) Trong ph n này, chúng ta tìm hi u cách đ nh d ng v n b n trên cùng đo n v n

b n

M i d u xu ng dòng (Enter) s t o thành m t đo n v n b n Khi đ nh d ng đo n v n b n, không

c n ph i l a ch n toàn b v n b n trong đo n đó, mà ch c n đ t đi m tr trong đo n c n đ nh

d ng

m tính n ng đ nh d ng đo n v n b n, m m c ch n Format | Paragraph, h p tho i Paragraph

xu t hi n:

M c Aligment: ch n ki u c n l cho đo n:

- Justified - c n đ u l trái và l ph i;

- Left - c n đ u l trái

- Right - c n đ u l bên ph i

- Center - c n gi a 2 l trái và ph i

M c Indentation: thi t l p kho ng cách t mép l đo n so v i l trang:

- Left - kho ng cách t l trái đo n đ n l trái c a trang v n b n;

- Right - kho ng cách t l ph i c a đo n đ n l ph i c a trang v n b n

Ng m đ nh, hai kho ng cách này đ u là 0

- Special n u ch n:

• First line: có th thi t l p đ th t dòng c a dòng đ u tiên trong đo n vào m c By:

ây là ví d v m t đo n v n b n thi t l p đ th t đ u dòng (First line) so v i các

dòng ti p theo trong đo n m t kho ng cách 1.27 cm

• Hanging: đ thi t l p đ th t dòng c a dòng th 2 tr đi trong đo n so v i dòng đ u tiên

m t kho ng cách đ c gõ vào m c By:

ây là ví d v m t đo n v n b n thi t l p đ th t c a các dòng th 2 tr đi (Hanging) so

v i dòng đ u tiên trong đo n m t kho ng cách 0.5 cm

• None: đ h y b ch đ th t đ u dòng trên đo n

ây là ví d v m t đo n v n b n khi không thi t l p ch đ th t đ u dòng trên đo n

- Before - kho ng cách dòng gi a dòng đ u tiên c a đo n t i dòng cu i cùng c a đo n

v n b n trên nó;

- After - đ thi t l p kho ng cách dòng gi dòng cu i cùng c a đo n v i dòng đ u tiên

c a đo n sau nó;

- Line Spacing - đ ch n đ dãn dòng Ng m đ nh đ dãn dòng là 1 (Single);

Màn hình Preview cho phép xem tr c nh ng k t qu đ nh d ng đo n v a thi t

l p

Nh n Ok đ ch p nh n nh ng thu c tính v a thi t l p cho đo n v n b n đang ch n; trái l i nh n Cancel đ hu b công vi c v a làm

1.3 Thi t l p Bullets và numbering

Ph n này s h ng d n cách thi t l p các lo i đánh d u đ u đo n (Bullets) và cách đánh s ch

m c (Numbering) cho các tiêu đ trên tài li u word

1.3.1 Thi t l p Bullets

đánh d u đ u dòng m t đo n v n b n, hãy làm theo các b c sau đây:

B c 1: t con tr lên đo n c n đánh d u đ u dòng và kích ho t tính n ng đánh d u đ u dòng

b ng cách m m c ch n: Format | Bullets and Numbering , h p tho i sau đây xu t hi n:

B c 2: Thi t l p thông tin v d u đ u dòng th Bulleted nh sau:

 Dùng chu t nh n lên ki u Bullet mu n thi t l p (đo n v n b n này đang s d ng ki u bullet ch n hình trên);

 Nh n nút Customize, ch n tab Picture , đ ch n m t ki u bullet là các hình nh khác, khi

đó h p tho i sau đây xu t hi n:

Ch n m t lo i bullet r i nh n OK đ hoàn t t

 Có th nh n nút Customize đ th c hi n m t vài thao tác đ nh d ng c n thi t cho bullet đang ch n:

- Có th ch n l i ki u bullet danh sách Bullet character;

- Nh n nút Font đ ch n lo i phông ch cho bullet;

- M c Bullet position đ thi t l p kho ng cách d u bullet so v i mép trong l bên trái tài li u;

- M c Text position đ thi t l p kho ng cách t v n b n (text) t i mép trong l trái c a tài

li u

1.3.2 Thi t l p Numbering

đánh s ch m c cho các tiêu đ tài li u, hãy làm theo các b c sau đây:

B c 1: t con tr lên đo n c n đánh s ch m c và kích ho t tính n ng đánh s ch m c b ng cách m m c ch n: Format | Bullets and Nubering , h p tho i sau đây xu t hi n:

B c 2: Thi t l p thông tin v đánh s ch m c th Numbered nh sau:

 Hãy dùng chu t nh n lên ki u đánh s ch m c mu n thi t l p ;

 Nút Customize , đ đ nh d ng cho s ch m c này b i h p tho i sau:

Ý ngh a các m c tin trên h p tho i này nh sau:

- Nút Font…, cho phép ch n ki u phông ch cho s ch m c;

- M c Start at: đ ch n ch m c đ u tiên c n đánh s : n u ch n 1, s th c hi n đánh ch m c là 1,

2, ; nh ng n u ch n là 5 thì s đánh s t 5 tr đi là 5, 6, 7 ;

- M c Number position đ thi t l p v trí c a ch m c trên đo n v n b n;

- Text position đ thi t l p kho ng cách v n b n so v i mép l c a trang tài li u

1.4 So n th o công th c toán h c

có th so n th o đ c công th c toán h c, máy tính c a b n ph i đ c cài đ t b Microsoft Equation 3.0 cùng v i b Microsoft Office Cách so n th o m t công th c toán h c đ c ti n hành

nh sau:

B c 1: Ch n m t v trí trên tài li u, n i s chèn công th c toán h c vào;

B c 2: Kích ho t trình so n th o công th c toán h c b ng cách: m m c ch n Insert | Object…

H p tho i Object xu t hi n:

Dùng chu t ch n m c Microsoft Equation 3.0 (nh hình trên), r i nh n OK Thanh công c Equation cùng h p so n th o công th c xu t hi n:

c, là n i đ so n th o công th c toán h c

- Thanh công c Equation ch a các nút l nh cho phép ch n các m u công th c và các ký t , ký

hi u, ph n t trong m t công th c toán h c

B c 3: So n th o công th c: n gi n b ng cách chèn các m u công th c r i xây d ng các thành ph n công th c

1.5 Chia v n b n thành nhi u c t

Microsoft Word cung c p tính n ng Columns giúp ng i dùng d dàng chia v n b n c a mình thành nhi u c t (gi ng nh đ nh d ng trên các trang báo và t p chí) M i đo n v n b n có th

đ c chia thành các c t có đ r ng khác nhau Trên m i c t, có th th c hi n chèn các thông tin

nh : b ng bi u, hình v , nh thao tác trên các trang tài li u bình th ng

1.5.1 Chia c t v n b n

B c 1: L a ch n (bôi đen) vùng v n b n c n chia làm nhi u c t;

B c 2: Kích ho t m c ch n Format | Columns H p tho i Columns xu t hi n:

Thi t l p các thông s cho h p tho i Columns v i các ý ngh a nh sau:

- Ý ngh a các h p ch n m c Presets nh sau :

One - 1 c t;

Two - 2 c t;

Three - 3 c t;

Left - chia v n b n thành 2 c t, c t bên trái có chi u r ng b ng m t n a c t bên ph i;

Right - chia v n b n thành 2 c t, c t bên ph i có chi u r ng b ng m t n a c t bên trái;

-B n có th thi t l p s c t c n t o ra nhi u h n b ng cách gõ s c t vào m c Number of Columns;

- M c Width and Spacing: cho phép thi t l p các thông s v chi u r ng và kho ng cách gi a các c t B n có th dùng chu t (ho c gõ) thay đ i giá tr m c Width, đ r ng c a c t t ng

ng s đ c thay đ i (hãy nhìn hình m c Preview đ xem tr c k t qu ) Ho c thay đ i giá

tr m c Spacing

- Kho ng cách gi a hai c t k nhau c ng đ c thay đ i khi m c Equal columns width đ c

ch n (checked)- thì đ r ng c a các c t và kho ng cách gi a các c t đ u b ng nhau Mu n thay đ i đ r ng m i c t ho c kho ng cách gi a các c t khác nhau, hãy b ch n m c này Khi

đó, có th đi u ch nh đ r ng ho c kho ng cách gi a hai c t nào đó m t cách tr c ti p

- Hãy quan sát m c Col #: đ bi t đ c c t s c n đi u ch nh và không quên xem h p Preview

đ nhìn th y tr c đ c k t qu s đ t đ c

- M c Apply to: cho bi t ph m vi v n b n s chia thành các c t

+ N u ch n Seleted Text thì ch chia c t cho v n b n đã đ c ch n (bôi đen)

+ N u ch n Whole Document, toàn b các trang v n b n s đ c chia c t theo thi t l p nh trên

1.5.2 S a l i đ nh d ng

s a l i đ nh d ng c t đã chia, hãy làm theo 2 b c

B c 1: t đi m tr vào m t v trí b t k trên vùng v n b n đã chia c t

B c 2: Kích ho t menu Format | Columns , H p tho i Columns xu t hi n cho phép ch nh

s a các thông s v các c t đã chia

1.6 T o ch cái l n đ u đo n v n b n

Tính n ng DropCap c a word giúp t o các ki u ch cái l n đ u tiên cho m t đo n v n b n

1.6.1 Cách t o

t o ch cái l n đ u đo n v n b n, hãy làm theo các b c sau:

B c 1: t con tr lên đo n c n t o ch cái l n đ u đo n; kh i đ ng tính n ng Drop Cap b ng cách: m m c ch n Format | Drop Cap H p tho i Drop cap xu t hi n:

B c 2: thi t l p các thông s cho ch l n này:

- M c Position- đ ch n ki u ch c n đ t Có 3 ki u ch là: None - không thi t l p; Dropped và

In Margin Hãy xem m u trên hình;

- H p Font:- ch n phông ch cho ch cái này;

- M c Line to drop:- thi t l p s dòng v n b n làm chi u cao cho ch ;

- M c Distance from text:- gõ vào kho ng cách t ch cái l n này đ n ký t ti p theo nó

- Cu i cùng, nh n OK đ hoàn t t

D i đây là 2 ví d minh h a khi s d ng 2 lo i ch cái l n đ u đo n là Dropped và In Margin

o n v n b n này đ mô t các lo i ch cái l n đ u đo n v n b n Khi ch n Position là ki u Dropped, v i chi u cao c a ch là 2 dòng (Lines to drop=2)

o n v n b n này đ mô t các lo i ch cái l n đ u đo n v n b n Khi ch n Position là ki u In margin, v i chi u cao c a ch là 2 dòng (Lines to drop=2)

1.6.2 i u ch nh ch cái l n đ u đo n

thay đ i l i ch cái l n đ u đo n đã t o đ c, hãy làm nh sau:

B c 1: t con tr lên đo n c n s a ch cái l n đ u đo n; kh i đ ng tính n ng Drop Cap ;

B c 2: Th c hi n thi t l p l i các thông s trên h p tho i này Cu i cùng nh n OK đ ch p nh n

s thay đ i

1.7 T o, qu n lý các Style và t o m c l c

Trong quá trình so n th o v n b n, nhi u khi c n đ nh d ng

nhi u đo n v n b n theo cùng m t ki u đ nh d ng N u ph i đ nh

d ng l n l t t ng đo n nh v y s m t r t nhi u th i gian, v l i

khó chính xác vì ph i thao tác quá nhi u M t trong nh ng cách

đ n gi n nh t trong Word giúp đ n gi n tình hu ng trên là Style

Style là m t t p h p các đ nh d ng v n b n c a m t đo n, có

tên g i và có th đ c gán b i m t t h p phím nóng

Style đ c bi t c n thi t khi ph i so n th o m t giáo trình, m t

tài li u có ch a nhi u m c, nhi u lo i đo n v n b n khác nhau

1.7.1 T o m t Style

t o m t Style hãy làm nh sau:

B c 1: M m c ch n Format | Style and Formating H p tho i

Style and Formating xu t hi n:

B c 2: t o Style m i, nh n nút New Style, h p tho i: New

Style xu t hi n cho phép thi t l p thông tin cho Style m i:

- Gõ tên cho Style m i vào m c Name: ví d Muc1;

- Nh n nút Format đ ch n các ch c n ng đ nh d ng cho Style này:

Bao g m các thông tin:

- Font… đ đ nh d ng phông ch cho Style;

- Paragraph … đ nh d ng đo n;

- Tabs đ đ t đi m Tab cho Style (n u c n);

- Border đ ch n ki u đ ng vi n cho Style (n u c n);

- Frame đ ch n ki u khung cho Style (n u c n);

- Numbering đ ch n ki u g ch đ u dòng (n u c n);

- Nh n nút Shortcut key đ gán phím nóng cho Style này, h p tho i

Customize Keyboard xu t hi n cho phép thi t l p phím nóng:

- Khi con tr đang m c Press new shortcut key: hãy b m t h p phím nóng c n gán trên bàn

phím Ví d : Ctrl + 1;

- Ti p theo nh n nút Assign đ đ ng ý phím nóng này;

- Có th gán nhi u t h p phím nóng cho m t Style, chúng đ c ch a danh sách Current keys:

- Nút Remove, nút Reset All giúp qu n lý các phím nóng v a t o;

- N u ch n , Style đó s đ c l u l i t p Normal.dot c a word

Khi đó Style này có th đ c s d ng trên m i t p v n b n N u không ch n m c này, thì Style Muc1 ch có tác d ng trên t p v n b n đang m

- Sau khi thi t l p đ y đ thông tin cho Style m i, nh n nút OK đ hoàn t t

- Gi s đ nh d ng c a StyleMuc1 là:

Tên style: Muc1

Phông ch : Times New Roman

C ch : 13

Phím nóng: Ctrl + 1

B c 3: S d ng Style v a t o đ c: Gi s có đo n v n b n sau:

N u mu n đo n v n b n này có đ nh d ng nh Style Muc1 đã t o đ c trên, hãy làm nh sau:

B c 1: t đi m tr lên đo n v n b n c n đ nh d ng;

Style là m t t p h p các đ nh d ng v n b n c a m t đo n cho tr c, có tên g i và có th

đ c gán b i m t t h p phím nóng

B c 2: Nh n t h p phím nóng Ctrl + 1 đ g i Style M c1 o n v n b n đã ch n s có đ nh d ng

nh style Muc1:

1.7.2 Gán Style cho m u đã đ c đ nh d ng

Khi đã có m t đo n đã đ c đ nh d ng trên tài li u, mu n gán nó b i m t style, hãy làm nh sau:

B c 1: t đi m tr lên đo n c n gán style;

B c 2: M h p tho i Style b ng cách m m c ch n Format | Style

B c 3: Nh n nút New đ t o m t style m i:

- M c Name, gõ vào tên Style mu n t o;

- Nh n lên nút Shortcut key đ gán phím t t cho Style này;

- Có th tu s a đ nh d ng Style này khi nh n nút l nh Format và ch n các tính n ng đ nh d ng

c n thi t;

- Cu i cùng nh n OK đ hoàn t t vi c gán style m i này cho đo n v n b n đang ch n trên tài li u

1.7.3 i u ch nh Style

tu s a l i đ nh d ng cho Style, hãy làm nh sau:

B c 1: M h p tho i Style và ch n tên Style c n tu s a danh sách Styles: (ví d mu n tu

s a l i đ nh d ng style Muc1)

Style là m t t p h p các đ nh d ng v n b n c a m t đo n cho tr c, có tên g i

và có th đ c gán b i m t t h p phím nóng

B c 2: Nh n nút Modify h p tho i Modify Style xu t hi n cho phép thay đ i l i đ nh d ng c a

style này:

- Có th thay đ i l i các đ nh d ng khi nh n lên nút Format, ch n ki u đ nh d ng và th c hi n

thay đ i chúng;

- Có th thi t l p l i phím nóng khi nh n nút Shortcut key ;

- Và có th làm đ c t t c nh ng vi c đ i v i Style này nh đã làm khi t o Style m i

H p tho i Oganizer xu t hi n cho phép qu n lý các style có trên word c ng nh trên t p tài li u đang m :

Danh sách In Document1: li t kê các style đang s d ng trên t p Document1.doc (t p đang

m );

- Danh sách To Normal.dot: li t kê danh sách các style có trên t p Normal.dot c a word (các style trên t p normal.dot có th chia s cho t t c các t p word khác s d ng đ c);

- M t khác ta c ng có th thay đ i các styles trên danh sách này b ng cách ch n t p tài li u h p

Styles available in:

- Qu n lý style là thêm vào, xoá đi ho c đ i tên các style cho tài li u đang m ho c cho t p normal.dot c a word

- S d ng nút Copy đ sao chép m t style gi a hai danh sách trên;

- S d ng nút Delete đ xoá style đang ch n;

- S d ng nút Rename đ đ i tên style đang ch n;

- Cu i cùng nh n Close đ k t thúc

1.7.5 T o m c l c t đ ng

M t trong các ng d ng quan tr ng c a Style là vi c t o m c l c cho tài li u th c hi n vi c

t o m c l c ta th c hi n theo các bu c sau:

• B c 1: Ch n h p h i tho i Index and Tables theo đ ng d n Insert/ Reference/

Index and Tables

• B c 2: Ch n th Table of Contents H p h i tho i Table of Contents xu t hi n nh

hình v

• B c 3: H p v n b n d i nhón Print Preview hi n th các lo i Style và các m c đ

t ng ng s đ c đ a vào m c l c khi in H p v n b n d i nhãn Web Preview

hi n th các lo i Style và m c đ t ng ng khi xu t ra trang siêu v n b n

• B c 4: Trong h p h i tho i này có m t s thành ph n sau:

+ Show page number: Hi n th s trang t ng ng c a Style trong v n b n

+ Right align page numbers: Hi n th s trang sang bên l ph i

+ Tab leader: Hi n th m u n i gi a tên tiêu đ và trang trong m c l c

+ Formats: Danh sách các m u m c l c khác nhau

+ Show levels: S m c đ c hi n th trong m c l c

• B c 5: Kích nút OK đ t o m c l c, Cancel đ thoát kh i ch c n ng này

đ a thêm các Style khác vào m c l c ta th c hi n nh sau:

+ Kích vào nút Option trong h p h i tho i Index and Table trang Table of Contents H p h i tho i Table of Contents Options xu t hi n nh trong hình v trên

+ m b o r ng nút ki m tra tr c nhãn Styles đ c đánh d u

+ Trong danh sách các Style d i nhãn Available Styles ch n Style b n mu n đ a

vào m c l c b ng cách đánh m t s trong kho ng t 1 đ n 9 vào ô t ng ng bên

c nh Style đó S hi u đó cho bi t m c đ c a Style trong m c l c N u b n mu n b

m t Style nào trong m c l c, ch vi c xóa s này

+ Kích OK đ đ ng ý, ng c l i kích Cancel

+ Nút Reset có ch c n ng xoá t t c các l a ch n v a th c hi n và tr l i tr ng thái nguyên thu nh tr c khi thay đ i

1.8 Tìm ki m và thay th v n b n

Tính n ng Find & Replace trong Word giúp tìm ki m v n b n, đ ng th i giúp thay

th m t c m t b i m t c m t m i i u này giúp ích r t nhi u khi b n ph i làm vi c trên m t s l ng trang v n b n r t l n (m t giáo trình, m t báo cáo dài ch ng h n)

B c 3: Thi t l p các thông tin v tìm ki m trên th Find Ý ngh a các m c tin nh sau:

- Gõ t c n tìm ki m vào m c Find what: ví d : Viet nam;

- Thi t l p các tu ch n tìm ki m m c Search Options nh sau:

- Match case- tìm ki m mà không phân bi t ch hoa, ch th ng;

- Find whole words only- ch tìm trên nh ng t đ c l p

B c 4: Nh n nút Find next, máy s ch đ n v trí v n b n ch a c m t c n tìm

- Gõ c m t c n tìm ki m vào m c Find what:

- Gõ c m t s thay th m c Replace with:

H p tho i trên thi t l p thông tin tìm ki m c m t “Viet nam”, n u tìm th y có th thay th c m t đó

b i “Vi t Nam”

B c 3: Nh n nút Find next đ tìm đ n v trí v n b n ch a c m t c n tìm Khi tìm th y, có th

b m nút Replace đ thay th c m t tìm đ c b i c m t đã ch đ nh m c Replace with: ho c

nh n nút Replace All, Word s t đ ng thay th toàn b các c m t s tìm đ c nh ch đ nh

1.9 Tính n ng AutoCorrect

ây là tính n ng t đ ng s a l i chính t r t m nh trên Word Nó giúp t c đ so n th o v n b n

c a b n nhanh h n nh nh ng t vi t t t và tránh đ c các l i chính t không c n thi t b i kh

B c 2: Tìm đ n t vi t t t c n xoá b ng cách gõ t vi t t t vào m c Replace

Ví d mu n xoá t vb - v n b n v a thi t l p trên, hãy gõ vb vào m c Replace;

B c 3: Nh n nút Delete đ xoá c m t vi t t t này

1.9.3 Các tu ch n v s a l i chính t

AutoCorrect cho phép thi t l p m t s tính ch t t đ ng s a các l i chính t trong quá trình

so n th o thi t l p các tính ch t t đ ng s a l i chính t , hãy làm nh sau:

B c 1: Kh i đ ng tính n ng AutoCorrect;

B c 2: Thi t l p các thông s v t đ ng s a l i chính t b ng cách ch n (checked) các m c

sau:

-t đ ng s a nh ng t n u có 2 ký t hoa đ u dòng s ch đ l i ký

t hoa đ u tiên Ví d TWo s t đ ng s a thành Two;

- t đ ng s a ký t đ u tiên c a m t câu thành ký t in hoa;

- vi t in hoa cho ký t đ u tiên c a ngày Ví d : s luôn s a là Monday;

- t đ ng s a l i ki u nh cAPS LOCK khi b t nh m phím Caps lock Khi đó máy s s a thành Caps lock

th Symbol, có th tìm ký t đ c bi t c n chèn lên v n b n Trong tr ng h p không tìm th y,

có th tìm ký t danh m c khác b ng cách ch n m t danh m c t p h p các ký t m c Font:

Màn hình trên hi n th t p h p các ký t đ c bi t c a danh sách Symbol Gi s khi ch n h p Font: Wingdings là danh sách các ký t đ c bi t s nh sau:

Khi th y ký t c n tìm, có th chèn chúng lên tài li u b i m t trong hai cách sau:

Cách 1: Nh n kép chu t lên ký t c n chèn;

ho c

Cách 2: Ch n ký t c n chèn b ng cách nh n chu t trái lên nó, r i nh n nút Insert đ chèn ký

t lên tài li u

V i tính n ng này, b n có th chèn m t lúc nhi u các ký t đ c bi t lên tài li u

c bi t: có hai ch c n ng r t thu n ti n n u ta ph i dùng nhi u ký t đ c bi t nào đó trong so n

th o, đó là gán t h p phím nóng và thi t l p c m t vi t t t cho ký t đ c bi t

1.10.2 Gán t h p phím nóng cho ký t đ c bi t

M i ký t đ c bi t, b n có th gán m t t h p phím nóng đ sau này khi so n th o ch c n b m

t h p phím đó, ký t đ c bi t t ng ng s đ c chèn lên tài li u Hãy làm nh sau:

B c 1: M h p tho i Symbol;

B c 2: Tìm đ n ký t đ c bi t c n gán phím t t, nh n chu t trái lên ký t đó đ ch n:

B c 3: Nh n nút Shortcut Key , h p tho i Customize Keyboard xu t hi n:

Khi con tr đang m c Press new shortcut key: hãy nh n t h p phím nóng c n gán ví d

trên, gi s mu n gán t h p phím Alt + O cho ký t φ, hãy b m t h p phím Alt + O, ti p theo

b m nút Assign đ đ ng ký phím t t này Khi h p tho i sau đây xu t hi n, t c là b n đã gán phím t t

Alt + O cho ký t φ