Hướng dẫn sử dụng Skype for Business trên điện thoại Android

Skype for Business là một dịch vụ trong gói Office 365 mà Microsoft cung cấp cho các Khách hàng doanh nghiệp. Cho phép người dùng trong công ty có thể trao đổi trực tiếp một cách dễ dàng, tạo nên kênh truyền thông nội bộ.Tài liệu này hướng dẫn chi tiết cách cài đặt và sử dụng Skype for Business trên điện thoại Android gồm các phần:Phần I: Hướng dẫn cài đặt và đăng nhập lần đầu Skype for BusinessPhần II: Giới thiệu màn hình làm việc của Skype for Business trên điện thoại AndroidPhần III: Quản lý Tin nhắn IM, Audio Call và Video CallPhần III: Tùy chỉnh thiết đặt cá nhân trên Skype for Business

Skype for Business for Android

Hướng dẫn sử dụng Skype for Business trên điện thoại Android

Khám phá Office 365 (http://khamphaOffice365vn.blogspot.com)

Nội dung

Phần I: Hướng dẫn cài đặt và đăng nhập 2

Cài đặt Skype for Bussiness từ Google Play Store 2

Đăng nhập vào Skype for Business trên điện thoại Android 5

Phần II: Giới thiệu màn hình làm việc của Skype for Business trên điện thoại Android 9

Màn hình chính 9

Lịch họp 10

Quản lý Danh bạ 12

Tìm kiếm tài khoản 13

Thêm tài khoản vào Danh bạ 15

Quản lý các nhóm trong danh bạ 17

Phần III: Quản lý Tin nhắn IM, Audio Call và Video Call 21

Tin nhắn IM 21

Gửi tin nhắn từ màn hình xem tài khoản 21

Gửi tin nhắn cho nhiều người hoặc nhóm 23

Audio call 26

Gọi Audio Call từ khi đang gửi tin nhắn IM 26

Gọi Audio call từ màn hình xem tài khoản 28

Gọi Audio Call cho nhiều người hoặc nhóm 28

Video call 32

Gọi Video Call khi đang gửi tin nhắn IM 32

Gọi Video call khi đang gọi Audio call 32

Gọi Video call từ màn hình xem tài khoản 33

Gọi Video Call cho nhiều người hoặc nhóm 34

Phần III: Tùy chỉnh thiết đặt cá nhân 37

Thay đổi note 37

Trạng thái hiển thị 39

Một số tùy chỉnh khác 41

Lưu ý:

* Skype for Business for Android chỉ hoạt động trên Android 4.0 trở lên

* Tài liệu hướng dẫn này được viết với gói Skype for Business Plan 2 & Version 6.5.0.0

* Một số hình ảnh có thể khác khi ứng dụng được cập nhật phiên bản cao hơn

Phần I: Hướng dẫn cài đặt và đăng nhập

Cài đặt Skype for Bussiness từ Google Play Store

Ứng dụng Skype for Business cho điện thoại Android có sẵn trên Google Play Store tại địa chỉ: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.lync15&hl=en

Người dùng cũng có thể tìm thấy ứng dụng này bằng cách tìm kiếm từ khóa “Skype for Business”

trên thanh tìm kiếm của Play Store:

Figure 1: Tìm kiếm Skype for Business trên Google Play Store

Lưu ý:

Cần phân biệt Skype for Business for Android và Skype – free IM & video calls

Cách cài đặt ứng dụng được tiến hành như bên dưới:

1 Chạm vào tên ứng dụng Skype for Business for Android , chọn Install

Figure 2: Chạm vào Install để cài đặt ứng dụng

2 Chọn Accept trên màn hình cấp quyền truy cập để tiến hành cài đặt

3 Icon Skype for Business hiển thị ngoài màn hình sau khi cài đặt xong

Figure 4: Icon Skype for Business sau khi cài đặt xong

4 Chạm vào icon này để tiến hành đăng nhập

Đăng nhập vào Skype for Business trên điện thoại Android

Lưu ý:

Skype for Business cần tài khoản Doanh nghiệp hoặc Trường học để đăng nhập, không phải dùng tài khoản Cá nhân

Cách đăng nhập vào Skype for Business như bên dưới

1 Chạm vào icon Skype for Business trên màn hình điện thoại để khởi chạy ứng dụng

2 Ở lần đăng nhập đầu tiên, chọn Accept trên thông báo điều khoản sử dụng

Figure 5: Chọn Accept để bắt đầu quá trình đăng nhập

3 Chạm vào biểu tượng trên thông báo chào mừng để đi đến màn hình nhập thông tin user

Figure 6: Màn hình chào mừng của Skype for Business for Android

4 Nhập tài khoản user được cấp, sau đó bấm tiếp

Figure 7: Nhập tài khoản được cấp

5 Nhập Password được cấp, sau đó chọn để tiếp tục

Figure 8: Nhập Password đi kèm tài khoản được cấp

6 Một màn hình yêu cầu nhập số điện thoại hiện lên tại bước này, nhập Số điện thoại của bạn, sau

đó chọn tiếp

7 Một số hướng dẫn nhanh hiển thị trên màn hình, vuốt từ phải sang trái để xem hướng dẫn

Figure 10: Màn hình giới thiệu ngắn của Skype for Business

8 Màn hình ứng dụng sau đăng nhập thành công như bên dưới:

Figure 11: Màn hình Skype for Business sau khi đăng nhập thành công

Phần II: Giới thiệu màn hình làm việc của Skype for Business trên điện thoại Android

STT Nội dung Mô tả

1

Hình đại diện của tài khoản đăng nhập, hiển thị theo trạng thái do người dùng tùy chọn Chạm vào hình đại diện dẫn tới màn hình thiết đặt

và Quản lý danh bạ

đầu hội thoại

4

Thông báo những cuộc họp sắp diễn ra Đối với những cuộc họp online thông qua Skype for Business (Skype Meeting), có thể

chạm vào nút Join để tham gia

5

Danh sách những hội thoại gần đây Chạm vào từng cuộc hội thoại để xem lại, tiếp tục cuộc trò chuyện hoặc nhấp giữ để hiển thị các tùy chọn khác

Table 1: Danh sách cách chức năng trên màn hình chính

Ghi chú:

* Không thể tạo các cuộc họp từ ứng dụng Skype for Business for Android Danh sách cuộc họp được đồng bộ từ trên web

Chạm vào tiêu đề từng cuộc họp để xem nội dung chi tiết:

Figure 14: Nội dung chi tiết của cuộc họp

Dối với các cuộc họp thông qua ứng dụng Skype for Business, sẽ có nút Chạm vào đây để tham gia vào cuộc họp

Quản lý Danh bạ

Trên màn hình ứng dụng Skype for Business for Android, chạm vào biểu tượng để đi đến danh sách liên hệ của mình Mỗi tài khoản được hiển thị kèm theo trạng thái và sắp xếp thành các nhóm:

Figure 15: Danh sách các tài khoản theo từng nhóm trên Skype for Business

Chạm vào vào hình đại diện để xem thông tin chi tiết của tài khoản, từ đây có thể bắt đầu gửi IM, Skype call hoặc video call

Figure 16: Xem thông tin chi tiết tài khoản

Chạm vào icon để hiển thị danh sách tài khoản trong nhóm hoặc để ẩn đi

Figure 17: Danh sách tài khoản trong nhóm

Tìm kiếm tài khoản

Để tìm kiếm một tài khoản trong công ty, chạm vào dòng Search in the conpany directory trên màn hình chính, sau đó nhập thông tin tài khoản cần tìm:

Figure 18: Tìm kiếm tài khoản tại box search trên màn hình làm việc

Hoặc chạm vào icon trên màn hình quản lý danh bạ để tìm kiếm

Figure 19: Tìm kiếm tài khoản từ màn hình quản lý contacts

Nội dung tìm kiếm có thể là tên hoặc địa chỉ email:

Figure 20: Tìm kiếm tài khoản bằng tên hoặc email

Chạm vào tài khoản trên tranh sách kết quả tìm kiếm để bắt đầu hội thoại

Thêm tài khoản vào Danh bạ

Để thuận tiện cho mỗi lần liên lạc, người dùng có thêm tài khoản vào trong danh bạ của mình Cách thêm tài khoản được thực hiện như bên dưới:

 Tìm tài khoản như cách hướng dẫn ở trên

 Trên màn hình xem thông tin chi tiết của tài khoản, chạm vào biểu tượng

 Chọn Group muốn thêm danh bạ

Figure 22: Chọn Group để thêm danh bạ vào

 Tài khoản sẽ được lưu vào Group đã chọn

Figure 23: Tài khoản được thêm vào trong Nhóm

Quản lý các nhóm trong danh bạ

Mặc định trên màn hình Danh bạ của Skype for Business for Android gồm các nhóm:

 Favorites: Gồm các tài khoản được thêm vào để dễ dàng bắt đầu hội thoại mà không cần tìm trong

các nhóm

 Nhóm tài khoản do người dùng quản lý: Danh sách các nhóm và thành viên trong từng nhóm

 Other contacts: Danh sách tài khoản chưa phân loại

 Added by: Những tài khoản đã thêm user đăng nhập vào trong Danh bạ

Thu gọn, mở rộng danh sách nhóm

Chạm vào icon để hiển thị danh sách tài khoản trong nhóm hoặc để ẩn danh sách chi tiết đi

Figure 24: Danh sách tài khoản trong nhóm Xem danh sách thành viên trong nhóm

Chạm vào icon bên cạnh tên nhóm:

Danh sách các thành viên trong nhóm sẽ hiển thị:

Figure 26: Danh sách các thành viên trong nhóm Nhóm Favorites:

Favorites luôn xuất hiện trên cùng ở màn hình quản lý danh bạ, do đó, cho phép bắt đầu hội thoại với tài khoản trong nhóm này dễ dạng hơn

Cách thêm tài khoản vào nhóm Favorites như bên dưới:

 Đối với tài khoản đã có trong danh bạ, chạm vào icon trên màn hình xem thông tin tài khoản:

Figure 27: Thêm tài khoản vào nhóm Favorite

 Đối với tài khoản chưa có trong danh bạ, check chọn Favorites khi thêm tài khoản vào Danh bạ

Figure 28: Chọn nhóm Favorites khi thêm tài khoản vào nhóm

Nhóm tài khoản khác

Ghi chú:

*** Người dùng Skype for Business for Android chỉ có thể thêm hoặc xóa tài khoản khỏi nhóm chứ không thể tạo nhóm mới ***

Thêm tài khoản vào nhóm thực hiện như cách Thêm tài khoản vào Danh bạ

Cách xóa tài khoản khỏi nhóm hoặc chuyển từ nhóm này sang nhóm kia như bên dưới:

 Chọn tài khoản cần thay đổi nhóm trên danh bạ, chạm vào hình đại diện để xem thông tin

 Chạm vào biểu tượng chọn Manage Group :

Figure 30: Quản lý các nhóm của từng tài khoản

 Check chọn vào những group cần xóa hoặc chuyển tài khoản vào

Figure 31: Chọn nhóm cần bỏ hoặc thêm tài khoản vào

Phần III: Quản lý Tin nhắn IM, Audio Call và Video Call

Skype for Business là ứng dụng cộng tác, truyền thông hợp nhất trong doanh nghiệp, do đó tính năng gửi tin nhắn IM, Audio Call hoặc Video Call được sử dụng thường xuyên nhất Không chỉ dành cho 2 thành viên mà còn có thể cho 1 nhóm:

Figure 32: Người dùng có thể gửi tin nhắn IM, thực hiện cuộc gọi Audio hay Video call trên Skype for Business for Android

Tin nhắn IM

Tương ứng với từng ngữ cảnh, cách gửi tin nhắn thực hiện như bên dưới:

Gửi tin nhắn từ màn hình xem tài khoản

 Trên màn hình xem thông tin tài khoản, chạm vào biểu tượng để bắt đầu hội thoại

Figure 33: Gửi tin nhắn IM khi xem thông tin tài khoản

 Nhập nội dung tin nhắn cần gửi và chạm vào icon để gửi đi

Figure 34: Màn hình gửi tin nhắn IM của Skype for Business for Android

 Để gắn Emotion vào nội dung, chạm vào icon trên khung soạn thảo

Figure 35: Các biểu tượng cảm xúc trên Skype for Business for Android

Gửi tin nhắn cho nhiều người hoặc nhóm

Skype for Business for Android cho phép người dùng gửi tin nhắn cho nhóm, đó có thể là một nhóm được tạo sẵn trên danh bạ hoặc thêm thành viên để tạo nhóm trong quá trình hội thoại

Gửi tin nhắn cho nhóm có sẵn trên danh bạ

Cách tạo và quản lý tài khoản trong các nhóm được hướng dẫn tại đây

 Để gửi tin nhắn cho một nhóm có sẵn trên Danh bạ, trên màn hình xem danh sách của nhóm, chạm vào icon để bắt đầu gửi tin nhắn cho tất cả các thành viên trong nhóm

Figure 36: Gửi tin nhắn cho tất cả các thành viên trong nhóm

 Trên màn hình IM sẽ hiển thị những thành viên đã tham gia vào cuộc hội thoại

Figure 37: Skype for Business for Android thông báo những thành viên đã tham gia hội thoại

Thêm người để tạo nhóm khi gửi tin nhắn IM

Khi gửi tin nhắn cho đồng nghiệp, Skype for Business cho phép thêm một hoặc nhiều người khác vào để tạo ra một cuộc hội thoại nhóm Cách thực hiện như bên dưới:

 Trên màn hình gửi tin nhắn IM, chạm vào biểu tượng ở góc trên bên phải Chọn Add participants

Figure 38: Thêm thành viên để tạo nhóm trên màn hình gửi tin nhắn IM

 Trên màn hình tìm kiếm, nhập tên tài khoản cần tìm, chạm vào tên tài khoản để thêm vào hội thoại IM

Figure 39: Tìm kiếm tài khoản để thêm vào nhóm

 Kể từ khi được thêm vào, tài khoản mới được thêm vào sẽ bắt đầu tham gia vào cuộc hội thoại

Audio call

Tương ứng với từng ngữ cảnh, cách thực hiện cuộc gọi Audio Call như bên dưới:

Gọi Audio Call từ khi đang gửi tin nhắn IM

 Khi đang gửi tin nhắn IM với đồng nghiệp, người dùng chỉ cần chạm vào icon ở góc trên bên phải màn hình để bắt đầu gọi Audio Call

Figure 40: Gọi Audio Call trên màn hình gửi tin nhắn IM

 Cuộc gọi sẽ bắt đầu khi tài khoản bên kia đồng ý kết nối:

Màn hình gọi Audio call gồm các chức năng:

2 Tắt ghi âm ở phía người gọi (phía bên kia sẽ không nghe

được âm thanh)

4 Thêm một người khác vào trong cuộc gọi Audio call (tạo

thành một cuộc gọi nhóm)

6 Chạm vào để thực hiện thao tác chuyển hoặc giữ cuộc gọi

Gọi Audio call từ màn hình xem tài khoản

 Trên màn hình xem thông tin tài khoản, chạm vào biểu tượng để bắt đầu gọi Audio Call

Figure 42: Gọi Audio call trên màn hình xem thông tin tài khoản

Gọi Audio Call cho nhiều người hoặc nhóm

Skype for Business for Android cho phép người dùng gọi Audio call cho nhóm, đó có thể là một nhóm được tạo sẵn trên danh bạ hoặc thêm thành viên để tạo nhóm trong quá trình hội thoại

Gọi Audio call cho nhóm có sẵn trên danh bạ

Cách tạo và quản lý tài khoản trong các nhóm được hướng dẫn tại đây

 Để gọi cho một nhóm có sẵn trên Danh bạ, trên màn hình xem danh sách của nhóm, chạm vào icon để bắt đầu gọi cho tất cả các thành viên trong nhóm

Figure 43: Gọi Audio Call cho nhóm được tạo trước trên Skype for Business for Android

Ghi chú: Cuộc gọi chỉ được thực hiện đối với các tài khoản đang Online, đối với những tài khoản

trong nhóm không online tại thời điểm gọi, phần mềm sẽ hiển thị thông báo

Figure 44: Thông báo những thành viên trong nhóm không tham gia vào cuộc gọi Audio Call Thêm người để tạo nhóm khi gọi Audio Call

Khi đang gọi cho đồng nghiệp, Skype for Business cho phép thêm một hoặc nhiều người khác vào để tạo

ra một cuộc hội thoại nhóm Cách thực hiện như bên dưới:

 Trên màn hình gọi Audio Call, chạm vào biểu tượng

 Trên màn hình tìm kiếm, nhập tên tài khoản cần tìm, chạm vào tên tài khoản để thêm vào hội thoại Audio Call

Figure 45: Màn hình tìm kiếm thông tin tài khoản để thêm vào cuộc gọi Audio Call

 Kể từ khi được thêm vào, tài khoản mới được thêm vào sẽ bắt đầu tham gia vào cuộc hội thoại

Video call

Tương ứng với từng ngữ cảnh, cách thực hiện cuộc gọi Video Call như bên dưới:

Gọi Video Call khi đang gửi tin nhắn IM

 Khi đang gửi tin nhắn IM với đồng nghiệp, chỉ cần chạm vào icon ở góc trên bên phải để bắt đầu gọi Video Call

Figure 47: Gọi Video Call trên màn hỉnh gửi tin nhắn IM

 Cuộc gọi sẽ bắt đầu khi tài khoản bên kia đồng ý kết nối:

Gọi Video call khi đang gọi Audio call

 Trên màn hình gọi Audio call, chạm vào icon để chuyển sang chế độ gọi Video Call

Figure 48: Chuyển sang chế độ gọi Video call từ màn hình gọi Audio

Gọi Video call từ màn hình xem tài khoản

Trên màn hình xem thông tin tài khoản, chạm vào biểu tượng để bắt đầu gọi Video Call

Figure 49: Gọi Video call từ màn hình xem tài khoản

Gọi Video Call cho nhiều người hoặc nhóm

Skype for Business for Android cho phép người dùng gọi Video call cho nhóm, đó có thể là một nhóm được tạo sẵn hoặc thêm thành viên để tạo nhóm trong quá trình hội thoại

Gọi Video call cho nhóm có sẵn trên danh bạ

Cách tạo và quản lý tài khoản trong các nhóm được hướng dẫn tại đây

 Để gọi cho một nhóm có sẵn trên Danh bạ, trên màn hình xem danh sách của nhóm, chạm vào icon để bắt đầu gọi cho tất cả các thành viên trong nhóm

Ghi chú: Cuộc gọi chỉ được thực hiện đối với các tài khoản đang Online, đối với những tài khoản trong nhóm không online tại thời điểm gọi, phần mềm sẽ hiển thị thông báo

Thêm người để tạo nhóm khi gọi Video call

Khi đang gọi Video cho đồng nghiệp, Skype for Business cho phép thêm một hoặc nhiều người khác vào

để tạo ra một cuộc hội thoại nhóm Cách thực hiện như bên dưới:

 Trên màn hình gọi Video Call, chạm vào biểu tượng , sau đó chọn Add participants

Figure 50: Chọn thêm người vào cuộc gọi Video call

 Trên màn hình tìm kiếm, nhập tên tài khoản cần tìm, chạm vào tên tài khoản để thêm vào hội

thoại Video Call

 Kể từ khi được thêm vào, tài khoản mới được thêm vào sẽ bắt đầu tham gia vào cuộc hội thoại

Figure 52: Danh sách những tài khoản đang trong cuộc gọi Video call

Phần III: Tùy chỉnh thiết đặt cá nhân

Skype for Business for Android cho phép người dùng thay đổi các thiết đặt cá nhân ngay trên ứng dụng bằng cách chạm vào Ảnh đại diện ở góc trên bên trái màn hình làm việc chính hoặc vuốt màn hình từ trái sang phải

Figure 53: Chạm vào hình đại diện hoặc vuốt từ trái sang phải để đến màn hình thiết đặt thông tin cá nhân

Người dùng có thể thay đổi Note, Trạng thái hiển thị và các thông tin thiết đặt khác:

Thay đổi note

Note là một đoạn text ngắn, cho phép người dùng tự cập nhật Đó có thể là một câu châm ngôn hoặc câu nói yêu thích Note sẽ được hiển thị phía dưới tên tài khoản trên màn hình làm việc của đồng nhiệp khác