Hướng dẫn tự học môn hệ thống thông tin kế toán đại học kinh tế quốc dân

Quản lý dây chuyền sản xuất: Mua sắm vật tư nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân phối HTTT quản lý Sản xuất do quá trình hoạt động HTTT Tài chính – Kế toán Giải quyết tất cả các vấ

HỌC PHẦN

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Bộ môn Kế toán quản trị - Viện Kế toán - Kiểm toán

http://www.saa.edu.vn Phòng 406, nhà 7, Đại học Kinh tế Quốc dân

1 PGS.TS Phạm Đức Cường phamduccuong2003@yahoo.com

2 PGS.TS Nguyễn Thị Thu Liên thulien78@yahoo.com

3 PGS.TS Trần Quý Liên lientq@neu.edu.vn

4 PGS TS Lê Kim Ngọc ngockt@gmail.com

5 TS Trần Trung Tuấn trungtuanktqd@gmail.com

6 GV Trần Đức Vinh tranducvinhktqd@yahoo.com

KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY

Chương 2: Các công cụ mô tả hệ thống

thông tin kế toán

Sinh viên phải tham gia dự lớp tối thiểu 80% số giờ quy

định của học phần, làm đầy đủ các bài tập trong sách bài

tập và các bài tập do giáo viên bổ sung

Chủ động nghiên cứu tài liệu, giáo trình để trao đổi và

thảo luận, làm việc theo nhóm trên lớp Tham gia kiểm tra

định kỳ và thi hết môn theo quy chế

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CHƯƠNG

 Nắm được các khái niệm cơ bản về hệ

thống, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống

thông tin kế toán

 Hiểu được vai trò của hệ thống thông tin kế

toán trong doanh nghiệp

 Xác định được các yếu tố cấu thành hệ

thống thông tin kế toán

 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin

trong hệ thống thông tin kế toán

KHÁI NIỆM HỆ THỐNG

Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ

phận, thành phần có mối quan hệ với

nhau để thực hiện những mục tiêu chung

◦ Các yếu tố đầu vào, đầu ra

◦ Môi trường của hệ thống: là các yếu tố,

điều kiện nằm ngoài hệ thống và có ảnh

hưởng đến kết quả của hệ thống đó

HỆ THỐNG CHA – HỆ THỐNG CON

 Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ

thống khác và được gọi là hệ thống con

 Một hệ thống con cũng có đầy đủ tính chất của một

 Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và

phương thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông

tin trong một tổ chức

 HTTT là tập hợp các thành phần có quan hệ với

nhau nhằm thu thập, xử lý và truyền tải dữ liệu

và thông tin để đạt mục tiêu (Ralph M Stair,

2003)

 Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên máy tính

(CBIS – Computer-Based Information Systems)

DỮ LIỆU (DATA) VÀ THÔNG TIN

◦ Bộ phận thu thập thông tin,

◦ Bộ phận kết xuất thông tin,

◦ Bộ phận xử lý

◦ Bộ phận lưu trữ

◦ Bộ phận truyền nhận tin

Quy trình nghiệp vụ Giao dịch

mà phần lớn phải dựa vào kinh nghiệm phán đoán của chuyên gia

ESS

Cung cấp thông tin toàn diện về

tổ chức, phản ánh môi trường bên ngoài cho CEO

Quản lý dây chuyền sản xuất: Mua sắm vật tư nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân phối

HTTT quản lý Sản xuất

do quá trình hoạt động

HTTT Tài chính –

Kế toán

Giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quyền lợi

và trách nhiệm của NLĐ trong

tổ chức

HTTT quản lý nhân sự

15

HỆ THỐNG THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting

Information Systerm – AIS) là hệ thống

thông tin thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý

và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến

CHỨC NĂNG CỦA

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

 Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt

động hàng ngày của doanh nghiệp

 Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối

tượng bên ngoài

 Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý

doanh nghiệp

 Hoạch định và kiểm soát

 Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

ĐỐI TƢỢNG SỬ DỤNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

 Người sử dụng trực tiếp – Kế toán viên

 Nhà quản lý

 Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán

 Kiểm toán viên

 Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế

(Theo IFAC, Guideline 11, “Information

Technology in the Accounting Curriculum,

1995)

19

KẾ TOÁN VIÊN VÀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

 Kế toán viên là người sử dụng

HTTTKT

 Kế toán viên là người tham gia vào

quá trình phân tích và thiết kế

HTTTKT

 Kế toán viên là người kiểm toán

HTTTKT

VAI TRÕ CỦA AIS TRONG CHUỖI GIÁ TRỊ

 Mục tiêu của hầu hết các tổ chức là cung cấp giá

trị gia tăng cho khách hàng nghĩa là làm cho giá trị

của sản phẩm/dịch vụ cuối cùng lớn hơn tổng số

do các bộ phận rời rạc khác cộng lại Cụ thể là:

hơn

TƯƠNG LAI CỦA

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

 AIS sẽ không đơn thuần là IS xử lý nghiệp vụ

 Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập

thêm các dữ liệu phi tài chính

 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động

kế toán

 AIS kết hợp với các hệ thống chức năng khác

trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch

định, kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise

Resource Planning) trong doanh nghiệp

 Đối phó nhiều rủi ro phát sinh

TÓM TẮT

thống thông tin với ba thành phần chính là đầu vào, xử lý và

đầu ra

 Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là xây dựng các quy

trình kế toán theo chuỗi phát sinh của dữ liệu được xử lý

(chuỗi bắt đầu từ lúc nghiệp vụ hình thành và kết thúc là

các báo cáo/thông tin hữu ích cho người dùng

 Trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển, vai trò của

người kế toán viên đã có sự thay đổi rõ rệt từ công nghệ,

quy trình, phương pháp, dữ liệu, và nhu cầu đối tượng sử

dụng thông tin kế toán Người kế toán viên không chỉ là

người ghi sổ, người phân tích, đánh giá hệ thống, mà còn có

thể trở thành người tư vấn thiết kế hệ thống, kiểm soát hệ

thống, bảo mật hệ thống,

CHƯƠNG 2 CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CHƯƠNG

 Hiểu được ý nghĩa của việc mô tả hệ thống

thông tin kế toán bằng các công cụ

 Nắm được những kỹ thuật mô tả hệ thống

thông tin kế toán bằng các công cụ sơ đồ

dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ

thống để đọc, hiểu và mô tả hệ thống

 Phân tích ưu nhược điểm của các công cụ

mô tả

CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

- Tài liệu hóa hệ thống thông tin kế toán là việc sử

dụng các công cụ phù hợp để mô tả lại cấu trúc và

toàn bộ hoạt động của hệ thống thông tin kế toán

- Các công cụ mô tả gồm: lời văn, các sơ đồ, lưu đồ,

bảng biểu và các cách biểu diễn thông tin bằng đồ

họa

- Các công cụ này bao quát và giúp trả lời các câu

hỏi: who, what, where, why, how về các bước công

việc: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu,

thông tin đầu ra và kiểm soát hệ thống thông tin kế

toán

Ý NGHĨA CỦA CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

 Mô tả hoàn chỉnh hệ thống thông tin kế

DATA FLOW DIAGRAMS - DFD

 Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ mô tả bằng

hình ảnh các thành phần, các dòng lưu

chuyển dữ liệu giữa các thành phần của hệ

thống thông tin

 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả các nguồn dữ

liệu và điểm đến, quy trình xử lí, nơi lưu trữ

dữ liệu và thông tin của hệ thống

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA DFD

 Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources

and destinations)

 Dòng dữ liệu (Data flows)

 Quá trình xử lý (Transformation processes)

 Lưu trữ dữ liệu (Data stores)

CÁC BIỂU TƢỢNG SỬ DỤNG TRONG DFD

Nguồn dữ liệu hoặc điểm đến

Dòng dữ liệu

Quá trình xử lý

Lưu trữ dữ liệu

PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU DFD

 Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát: là sơ đồ cấp cao nhất

mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1

hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra

(outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ

thống DFD khái quát cho biết:

◦ Hệ thống này là gì?

◦ Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu?

 Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết: chi tiết theo mức độ thấp

hơn nhằm cung cấp thông tin cụ thể hơn cho người sử

dụng

31

PHƯƠNG PHÁP VẼ SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU

các đoạn văn mô tả

và các hoạt động của từng đối tượng

LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU

 Vẽ sơ đồ tổng quát trước, sơ đồ chi tiết sau

 Vẽ sơ đồ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải

 Đặt tên các nguồn dữ liệu và điểm đến Tránh sử

dụng nhiều đường hoặc các đường cắt nhau

 Đặt tên cho các dòng dữ liệu, không đặt tên cho

dòng vào/ ra dữ liệu lưu trữ

 Một quá trình xử lý cần có ít nhất một dòng dữ liệu

LƯU ĐỒ (FLOWCHARTS)

 Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các

quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu

vào, đầu ra, lưu trữ)

 Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động

chức năng như bán, mua, nhập

xuất…(người thực hiện, các hoạt động,

trình tự luân chuyển chứng từ)

 Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích

tính kiểm soát của hệ thống

LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG

của chứng từ, số liên chứng từ, người lập,

người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu

trữ…trong các hoạt động chức năng (bán,

mua, nhập xuất…)

liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong

hoạt động xử lý của máy tính

 Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống

trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt

động hữu hình và vô hình trong hệ thống

35

CÁC BIỂU TƯỢNG SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ

 Nhóm biểu tượng đầu vào, đầu ra

NHÓM BIỂU TƢỢNG ĐẦU VÀO – ĐẦU RA

37

Phiếu thu

Hóa đơn BH

Chứng từ đầu vào 1 liên hoặc nhiều liên bằng giấy

A: Lưu trữ theo Alphabet

D: Lưu trữ theo ngày

N

Tập tin hàng tồn kho

41

PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

đoạn văn mô tả

và các hoạt động của từng đối tượng

◦ Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự

của chúng trong hoạt động của hệ thống

◦ Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức độ

ý niệm (các hoạt động xử lý dự kiến)

◦ Nhận biết và phân tích được các hoạt động

chức năng và xử lý theo các đối tượng, bộ phận

liên quan

◦ Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh

doanh

SỰ KHÁC NHAU GiỮA DFD VÀ FLOWCHARTS

• Trình bày người tham

gia trong quá trình luân

chuyển và xử lý dữ liệu

• Được dùng nhiều hơn

khi mô tả hệ thống hiện

• Không trình bày phương tiện lưu trữ, xử lý, luân chuyển dữ liệu

• Thường không trình bày người tham gia trong hệ thống

• Được dùng nhiều hơn khi thiết kế hệ thống mới

•Sử dụng ít ký hiệu hơn

TÓM TẮT

- Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

bao quát và giúp trả lời các câu hỏi: who, what,

where, why, how về các bước công việc: nhập dữ

liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, thông tin đầu

ra và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

- Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

gồm: Văn bản (Text), Sơ đồ dòng dữ liệu (Data

Flow Diagrams – DFD), Lưu đồ tài liệu

(Document Flowcharts – DF), Lưu đồ hệ thống

(System Flowcharts –SF)

CHƯƠNG 3

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHU TRÌNH MUA HÀNG

MỤC TIÊU CHƯƠNG

 Nắm bắt được hoạt động và dòng thông tin

trong chu trình mua hàng

 Hiểu được quy trình xử lý thông tin kế toán

trong chu trình mua hàng

 Xác định được các hoạt động kiểm soát

trong chu trình

CHU TRÌNH MUA HÀNG

 Là chu trình liên quan tới hoạt động mua

hàng và thanh toán với người bán

Bao gồm một chuỗi các hoạt động:

Tiếp nhận nhu cầu từ nội bộ

Lựa chọn nhà cung cấp

Nhận hàng và bảo quản hàng mua

Ghi nhận công nợ phải trả

Thanh toán tiền cho nhà cung cấp

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG

CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHU TRÌNH

4 Thanh toán với người bán

CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG

2.0 NHẬN HÀNG VÀ LƯU KHO (RECEIVE AND STORE GOODS)

SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU NHẬN HÀNG VÀ LƯU KHO

Gồm 2 hoạt động:

+ Chấp thuận hóa đơn mua hàng

+ Ghi chép, theo dõi công nợ

3.0 CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN VÀ THEO DÕI

CÔNG NỢ

3.0 CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN VÀ THEO DÕI

CÔNG NỢ

4.0 THANH TOÁN TIỀN CHO NGƯỜI BÁN

kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ đề

nghị thanh toán cho Ban giám đốc xét duyệt

thanh toán và chuyển Phòng Kế toán làm thủ

tục thanh toán tiền

chứng từ nhận được, tiến hành thanh toán

cho người bán, ghi bổ sung thanh toán vào

bộ hồ sơ

SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU THANH TOÁN TIỀN

CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC

KiỂM SOÁT CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG

Toàn bộ chu trình Dữ liệu bị chỉnh sửa, không

chính xác

Ban hành thủ tục kiểm soát nhập liệu và xử lý dữ liệu Hạn chế tiếp cận hệ thống dữ liệu

Kiểm soát mọi thay đổi của

hệ thống dữ liệu gốc Công bố trái phép những

thông tin nhạy cảm

Kiểm soát truy cập dữ liệu Cài mã bảo vệ

Dữ liệu bị mất, bị phá hủy Xây dựng quá trình phục hồi,

sao lưu dữ liệu Hoạt động kém hiệu quả Lập báo cáo quản lý

CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC

KIỂM SOÁT CỦA HOẠT ĐỘNG ĐẶT HÀNG

Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát

Ghi chép về hàng tồn kho không

chính xác

Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Sử dụng mã vạch cho từng loại hàng tồn kho Định kỳ kiểm đếm hàng tồn kho

Mua hàng không đúng yêu cầu Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Đánh giá và phê chuẩn các yêu cầu mua hàng Tập trung hóa chức năng mua hàng Mua hàng giá không hợp lý Cần có bảng giá

Xác định mức giá cạnh tranh Đánh giá các đơn đặt hàng Lập ngân sách, dự toán mua hàng Mua hàng kém phẩm chất Chỉ mua hàng của những nhà cung cấp đã được thẩm định

Đánh giá và phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng của các nhà cung cấp mới Phân công người mua hàng có trách nhiệm đối với hàng lỗi, chi phí phế liệu Theo dõi và kiểm soát chất lượng hàng

CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KiỂM

SOÁT CỦA HOẠT ĐỘNG NHẬN HÀNG

Sử dụng mã vạch Xác nhận hóa đơn Kiểm soát ngân sách

Kiểm toán Mất hàng Hạn chế ra vào kho hàng

Lập chứng từ đối với tất cả các nghiệp vụ nhập xuất hàng

Định kỳ kiểm đếm và đối chiếu số liệu thẻ kho và sổ chi tiết

Phân chia trách nhiệm người nhận hàng và thủ kho

CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KiỂM

SOÁT CỦA HOẠT ĐỘNG CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN

VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ

Lỗi trên hóa đơn của nhà

cung cấp

Kiểm tra tính chính xác của các hóa đơn Yêu cầu thông tin chi tiết trên các hóa đơn Hạn chế truy cập dữ liệu gốc về nhà cung cấp

Lỗi khi ghi nhận khoản phải

trả

Kiểm soát việc chỉnh sửa dữ liệu Đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán và sổ kế toán tổng hợp

CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM

SOÁT CỦA HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN

Không được nhận chiết khấu thanh

toán do thanh toán quá hạn

Điền vào hóa đơn ngày hết hạn chiết khấu Lập dự toán tiền

Thanh toán cho những hàng không

nhận được

Yêu cầu đối chiếu hóa đơn và số hàng thực nhận ở bộ phận nhận hàng

Yêu cầu hóa đơn chi phí vận chuyển

Thiết lập chính sách chỉ thanh toán cho các hóa đơn gốc

thu tiền Định kỳ kiểm kê quỹ, đối chiếu giữa kế toán và thủ quỹ,

sổ quỹ và sổ kế toán Định kỳ đối chiếu số liệu kế toán và ngân hàng Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Hạn chế truy cập dữ liệu gốc

 Chu trình mua hàng là một chu trình quan trọng

trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp

 Để xử lý thông tin cho chu trình mua hàng phải

xem xét hoạt động và dòng thông tin trong chu

trình thể hiện qua các sơ đồ dòng dữ liệu, tổ chức

thông tin, luân chuyển chứng từ đồng thời tiến hành

các hoạt động kiểm soát trong chu trình này để bảo

đảm an toàn cho dữ liệu, thông tin và chương trình

nhằm thực hiện có hiệu quả chu trình mua hàng

của doanh nghiệp

TÓM TẮT

CHƯƠNG 4

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHU TRÌNH QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

MỤC TIÊU CHƯƠNG

 Nắm bắt được hoạt động và dòng thông tin

trong chu trình nhân sự

 Hiểu được quy trình xử lý thông tin kế toán

trong chu trình nhân sự

 Xác định được các hoạt động kiểm soát

trong chu trình nhân sự

CHU TRÌNH QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

 Là chu trình liên quan tới hoạt động thu

thập, xử lý dữ liệu nhằm quản lý hiệu quả

nguồn nhân lực của đơn vị

Bao gồm một chuỗi các hoạt động:

 Tuyển dụng và thuê mới nhân công

CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHU TRÌNH

 1.0 Cập nhật dữ liệu lương

 2.0 Chấm công

 3.0 Lập bảng lương

 4.0 Thanh toán lương

 5.0 Nộp thuế và các khoản giảm trừ thu

nhập

CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHU TRÌNH

1.0 Cập nhật dữ liệu gốc

2.0 Chấm

công

4.0 Thanh toán

3.0 Lập bảng lương

5.0 Chi trả thuế và các khoản giảm trừ Phòng nhân lực nhà nướcCơ quan Công ty bảo hiểm

Bộ phận sử

dụng lao động

Ngân hàng

Bộ phận sử dụng lao động

Các khoản giảm trừ

và thuế suất

Dữ liệu gốc tiền lương

Tiền lương

Séc trả lương Séc thanh toán

Báo cáo

Séc và các báo cáo Thuế tiền lương

Va Các báo cáo

Người lao động