Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân tộc trực thuộc Chính Phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- NGUYỄN THỊ HẠNH NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC

TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội – 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC

TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung

Hà Nội – 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, trung thực và chưa từng công bố trong bất kỳ công trình nào khác Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ

Nguyễn Thị Hạnh

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo trong Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Hà Nội đã tận tâm giảng dạy, hướng dẫn và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học và đề tài nghiên cứu này

Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Lệ Nhung

đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu này

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân tộc, Lãnh đạo chuyên viên Phòng Văn thư, Lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc; Lãnh đạo Trung tâm Thông tin, Phòng Tích hợp Dữ liệu Trung tâm Thông tin Ủy ban Dân tộc đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu

đề tài

Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi mặt để tôi hoàn thành luận văn này!

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Tác giả

Nguyễn Thị Hạnh

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 9

1 Lý do chọn đề tài 9

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 10

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Error! Bookmark not defined

4 Lịch sử nghiên cứu Error! Bookmark not defined

5 Nhiệm vụ nghiên cứu Error! Bookmark not defined

6 Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined

7 Nguồn tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined

8 Bố cục của đề tài Error! Bookmark not defined Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI

ỦY BAN DÂN TỘC Error! Bookmark not defined 1.1 Khái quát về số hoá tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined 1.1.1 Một số khái niệm Error! Bookmark not defined 1.1.2 Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan Error! Bookmark not defined

1.1.3 Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữError! Bookmark not defined

1.2 Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu Error! Bookmark not defined 1.2.1.Yêu cầu đối với số hoá tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined 1.2.2 Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined

1 3 Khái quát về Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined 1.3.1 Quá trình hình thành và phát triển Error! Bookmark not defined 1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 1.3.3 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc Error! Bookmark not defined 1.4.Tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined 1.4.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined 1.4.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộcError! Bookmark not defined

1.5 Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc Error! Bookmark not defined

Tiểu kết chương 1 Error! Bookmark not defined Chương 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC Error! Bookmark not defined 2.1 Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và số hoá tài liệu lưu trữ tại

Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined 2.2 Kết quả số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộcError! Bookmark not defined

2.2.1 Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộcError! Bookmark not defined

2.2.2 Lựa chọn tài liệu để số hóa Error! Bookmark not defined 2.2.3 Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” Error! Bookmark not defined 2.2.4 Thực hiện số hoá tài liệu tại Ủy ban Dân tộc: Error! Bookmark not defined 2.2.5 Khai thác, sử dụng tài nguyên số Error! Bookmark not defined 2.2.6 Đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân Error! Bookmark not defined 2.3 Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc và nguyên nhân Error! Bookmark not defined 2.3.1 Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined

2.3.2 Nguyên nhân của những hạn chế Error! Bookmark not defined Tiểu kết chương 2 Error! Bookmark not defined Chương 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI

ỦY BAN DÂN TỘC Error! Bookmark not defined 3.1 Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined 3.1.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.1.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.1.3 Biện pháp thực hiện Error! Bookmark not defined 3.2 Các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ Error! Bookmark not defined

3.2.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.2.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.2.3 Biện pháp thực hiện Error! Bookmark not defined 3.3 Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữError! Bookmark not defined

3.3.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.3.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.3.3 Biện pháp thực hiện Error! Bookmark not defined 3.4 Tăng cường nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined

3.4.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.4.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.4.3 Biện pháp thực hiện Error! Bookmark not defined 3.5 Tăng cường sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined

3.5.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.5.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.5.3 Biện pháp thực hiện Error! Bookmark not defined Tiểu kết chương 3 Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO 10

9

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học nổi tiếng Vì vậy, tài liệu lưu trữ không chỉ có vị trí, vai trò trong việc lưu giữ những thông tin quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của một quốc gia, mà còn góp phần giáo dục lịch sử truyền thống của dân tộc và phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn vị

Ngày nay, khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ, đã xuất hiện nhiều phương thức lưu trữ tài liệu, trong đó số hoá tài liệu lưu trữ được coi là một phương pháp lưu trữ mới, đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong công tác bảo quản tài liệu Số hoá tài liệu đang trở thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin từ các vật mang tin bên ngoài thành những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu

trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào nhằm thực hiện các mục tiêu

khác nhau của công tác lưu trữ Ở nước ta, trong thời gian gần đây, số hoá tài liệu, do tính ưu việt của nó, đang được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện Đối với Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ (Ủy ban Dân tộc) - một cơ quan ngang Bộ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi toàn quốc thì cùng với quá trình hình thành và phát triển, tài liệu lưu trữ về lĩnh vực công tác dân tộc cũng ngày một lớn Hiện tại, hầu hết các tài liệu lưu trữ của UBDT đều là bản cứng, được bảo quản trong kho lưu trữ Nhiều tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng, mất mát gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu về lĩnh vực công tác dân tộc và chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng, của Nhà nước ta Để khắc phục những hạn chế trên, Ủy ban Dân tộc đã tiến hành số hoá một số tài liệu, trong đó chủ yếu là số hóa loại hình tài liệu hành chính, nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai và tổ chức thực hiện công tác dân tộc đạt hiệu quả

Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT chưa được triển khai đồng bộ, bước đầu thực hiện thử nghiệm một số hồ sơ của phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc Quá trình số hoá còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về cơ chế, chính sách, đầu tư kinh phí, cơ sở

10

vật chất, kỹ thuật đến quá trình tổ chức số hoá Phạm vi, quy mô còn nhỏ, lẻ; số lượng tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, năng lực của đội ngũ thực hiện số hoá còn chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu quả số hoá chưa cao

Trong khi đó, hiện nay kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng ở tất cả các quốc gia Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ các đối tượng khác nhau với những mục đích khác nhau ngày càng trở nên đa dạng hơn bao giờ hết Cùng với sự tác động mạnh mẽ của nhiều yếu tố ở trong và ngoài nước, thì yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày càng đòi hỏi cao hơn Các nhân tố đó tác động theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới quá trình triển khai số hóa, đòi hỏi phải có những giải pháp phù hợp để phát huy những tác động tích cực đồng thời hạn chế các tác động tiêu cực đối với quá trình số hóa

Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, nhằm hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác số hoá ở UBDT là một việc rất cần thiết và có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn đối với công tác lưu trữ tài liệu ở UBDT Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả đã

chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực

thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình, nhằm góp

phần nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần thực hiện thắng lợi công tác dân tộc hàng năm ở UBDT

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu:

Luận văn hướng tới mục tiêu chung là nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Dân tộc, đề xuất một số giải pháp cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu một số vấn đề về số hoá tài liệu lưu trữ;

- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc;

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nguyễn Thị Chinh, “Vài nét về đặc điểm của tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn

thư Lưu trữ, số 11/2011

2 Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn CTLT, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên

nghiệp, Hà Nội

11

3 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10

tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về xây dựng cơ sở

dữ liệu lưu trữ

4 Cục Lưu trữ Nhà nước (1998): Kỷ yếu hội nghị khoa học “Lưu trữ tài liệu

điện tử”, Hà Nội

5 Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển lưu trữ Việt Nam, H-1992

6 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày

21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hoá tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng

7 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21

tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

8 Nguyễn Hồng Duy (2007), Luật giao dịch điện tử – Những vấn đề đặt ra đối

với công tác văn thư, lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4

9 Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu xây dựng mô hình thư viện điện tử về

Khoa học công nghệ tại cơ quan thông tin khoa học công nghệ địa phương,

đề tài khoa học cấp Bộ

10 Nguyễn Cảnh Đương (2008), Khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của siêu dữ

liệu trong quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9

11 Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008), Bàn về khái niệm tài liệu điện tử, Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8

12 Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn Năng,“Báo cáo tình hình công tác lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan Đảng và Nhà nước ở Việt Nam hiện nay”, Kỷ yếu

hội thảo khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử, Cục Văn thư lưu trữ, 1998;

13 Nguyễn Thị Hà (2010), Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển các dữ liệu

số hoá trên các máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak I9610, Đề tài khoa học cấp Bộ

14 Nguyễn Thị Hà (2013), Nghiên cứu các giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ

giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm, Đề tài khoa

học cấp Bộ

15 Nguyễn Văn Kết, “Văn bản điện tử, chữ ký số - bước đột phá trong hoại

12

động giao dịch điện tử và công tác văn thư, lưu trữ”, Tạp chí văn thư lưu trữ,

số 11/2010

16 Kỷ yếu Hội thảo khoa học SARBICA (2009), Số hoá tài liệu lưu trữ - chia sẻ

kinh nghiệm, Hà Nội

17 Nguyễn Văn Lanh, Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu

phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đề tài Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

18 Nguyễn Thuỳ Linh (2011), Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào

quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay, Luận văn thạc

sỹ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

19 Đinh Hữu Long, Đinh Kim Ngân (tổng hợp), “Tính xác thực của tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ , số 3/2008;

20 Vũ Duy Lợi, Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ

điện tử ở Việt Nam hiện nay, Báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ

Nhà nước - Bộ Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11 năm 2005

21 Luật giao dịch điện tử; Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006

22 Luật công nghệ thông tin, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006

23 Luật Lưu trữ (Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khoá

XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11-11-2011 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01-07-2012)

24 Lê Thị Mùi (2007), Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến

lược bảo quản tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5 16)

25 Lê Thị Mùi (2009), Siêu dữ liệu và vai trò của nó trong lưu trữ điện tử, Tạp

chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8

26 Nghị định 159/2004/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 31/8/2004 về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ

27 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

28 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ