● Nếu bạn đã từng google một thứ gì đó quan trọng và sau bốn mươi lăm phút, bạn nhận thấy mình đang xem những video ngớ ngẩn hoặc đọc những thứ chẳng có giá trị gì, thì bạn có thể thấy s
Trang 1DẪN NHẬP – CẢM THẤY NHƯ BỊ CHÔN SỐNG?
Nghịch lý năng suất
● Công nghệ ngày nay cho phép mọi người từ khắp nơi trên trái đất nhìn thấy mặt nhau chỉ trong tích tắc và cộng tác với nhau trong thời gian thực Nó cho phép con người tiến hành các thực hành y học tiên tiến, giải mã bộ gen người, lật đổ các chính phủ, phát tán
bí mật quốc gia và vạch trần tội phạm tham nhũng Tuy nhiên, nghịch lý là chính những công nghệ này lại khiến chúng ta gặp nhiều khó khăn hơn trong việc đạt được những thứ quan trọng đối với mình
● Dòng chảy thông tin mới do công nghệ ngày nay mang lại đang lấp đầy cuộc sống của chúng ta, yêu cầu đòi hỏi sự chú ý của chúng ta đến những thứ chẳng có ý nghĩa gì mấy
Nó cho phép bất cứ ai bỏ một thứ gì đó vào email của chúng ta và yêu cầu chúng ta phải trả lời Chúng ta bị chôn vùi trong dòng chảy không ngừng của những thứ đang trôi về phía chúng ta, lấy đi năng lượng mà đáng lẽ chúng ta có thể dành cho những hoạt động
có giá trị cao hơn Chúng ta cảm thấy bối rối, lo lắng, căng thẳng cả khi đang làm việc lẫn khi không làm việc
Nghịch lý năng suất xoay quanh ba thách thức quan trọng:
Trang 2Thách thức 1: Chúng ta đang phải đưa ra nhiều quyết định hơn bao giờ hết
● Chúng ta gần như bị choáng ngợp trước tốc độ của những quyết định đang ập đến Và việc mà hầu hết mọi người đều làm là cố gắng giải quyết dòng chảy này theo thứ tự, cố gắng đưa ra quyết định tốt nhất và nhanh nhất có thể
● Vấn đề ở đây là những quyết định có giá trị cao thường không đến theo một thứ tự có thể dự đoán được Làm việc chăm chỉ hơn và nhanh hơn không tạo ra năng suất vượt trội trong một thế giới nơi mà giá trị được tìm thấy trong việc lùi lại một bước, phân loại
ưu tiên các lựa chọn trước mắt, và đưa ra quyết định đúng đắn về những thứ thực sự quan trọng
Thách thức 2: Sự chú ý của chúng ta đang bị sự tấn công chưa từng thấy
● Trong khi đang cố gắng giải quyết tất cả những quyết định đang ập đến, sự chú ý của chúng ta lại chịu sự tấn công chưa có tiền lệ Tất cả những tiếng bíp bíp, tiếng vo vo, những biểu ngữ, quảng cáo đang xâm chiếm không gian tinh thần của chúng ta
● Nếu bạn đã từng google một thứ gì đó quan trọng và sau bốn mươi lăm phút, bạn nhận thấy mình đang xem những video ngớ ngẩn hoặc đọc những thứ chẳng có giá trị gì, thì bạn có thể thấy sự chú ý của bạn bị lấy đi dễ dàng như thế nào
Thách thức 3: Chúng ta đang trải qua một cuộc khủng hoảng năng lượng cá nhân
● Giữa tất cả những quyết định đang ập đến, và những xao lãng thu hút sự chú ý xung quanh, bạn có cảm thấy hầu như lúc nào cũng bị kiệt sức? Bạn có cảm thấy mình bị phụ thuộc vào các chất kích thích như cà phê hay nước tăng lực? Bạn có bao giờ kết thúc một ngày làm việc và nhận thấy rằng mình mệt mỏi đến nỗi ngủ li bì trên ghế sofa?
Tác động của nghịch lý năng suất
● Trong một cuộc nghiên cứu, người ta cho biết rằng khoảng 60% thời gian của họ được dành cho những việc quan trọng, và đến 40% còn lại được dành cho những thứ không quan trọng
● Bạn nghĩ sao nếu chiếc xe của bạn chỉ hoạt động 60% thời gian? Còn máy tính hoặc điện thoại di động thì sao? Đứng ở góc độ tổ chức, 40% số tiền bạn trả lương cho nhân
Trang 3viên đang lãng phí Bạn sẽ không chấp nhận những trường hợp như vậy, vậy thì tại sao lại phải chấp nhận ít hơn khi nói đến thời gian của bạn? Tại sao lại không đưa con số đó
là 70/30, hay thậm chí là 80/20?
5 lựa chọn để có năng suất vượt trội
Để đạt được năng suất vượt trội, bạn cần trực tiếp giải quyết ba thách thức nằm bên dưới nghịch lý năng suất Bạn phải tăng cường năng lực của mình trong ba lĩnh vực:
● Quản trị quyết định (decision) – Lựa chọn 1 và 2
● Quản trị sự chú ý (attention) – Lựa chọn 3 và 4
● Quản trị năng lượng (energy) – Lựa chọn 5
PHẦN 1: QUẢN TRỊ QUYẾT ĐỊNH
LỰA CHỌN 1: LÀM VIỆC QUAN TRỌNG, ĐỪNG PHẢN ỨNG VỚI ĐIỀU CẤP BÁCH
Trang 4Ma trận Thời gian
Ma trận Thời gian giúp chúng ta có thể đưa ra những quyết định đúng đắn về việc nên dành thời gian, sự chú ý và năng lượng cho những việc gì Nó đặt nền tảng trên sự tương tác giữa những thứ cấp bách và những thứ quan trọng:
● Cấp bách: Một thứ gì đó gây cảm giác phải được hoàn thành ngay lập tức, cho dù nó có
tạo ra sự khác biệt về mặt kết quả hay không
● Quan trọng: Một thứ gì đó sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng về mặt kết quả nếu không
được hoàn thành
Q1 – Góc tư của những việc cần thiết
● Q1 chứa đựng những việc vừa cấp bách vừa quan trọng Những việc này sẽ đến với bạn – một khách hàng giận dữ đang gọi đến, một người thân bị trụy tim, máy tính chủ bị sập, sếp bạn đang cần một thứ gì đó ngay lập tức, hoặc một cơ hội lớn xuất hiện cần được chú ý ngay nếu không sẽ vụt mất
● Mặc dù việc ở Q1 thường rất cần thiết nhưng đó không phải nơi chúng ta làm việc tốt nhất, sáng tạo nhất và có giá trị cao nhất, ngay cả khi chúng ta cảm giác như vậy vào lúc
ấy Nói theo ngôn ngữ đầu tư, bạn luôn lấy ra những thứ mà bạn đã cho vào, nên nó là góc tư “hòa vốn”
Q3 – Góc tư của những thứ gây xao lãng
Trang 5● Những hoạt động ở Q3 tuy khẩn cáp nhưng không quan trọng Chúng gây cảm giác phải được hoàn thành ngay lập tức, nhưng thực ra sẽ chẳng có hậu quả gì nghiêm trọng xảy
ra nếu bạn không hoàn thành chúng Ở đây, bạn tìm thấy những sự gián đoạn vô ích; những báo cáo không cần thiết; những cuộc họp không liên quan; những vấn đề nhỏ nhặt của người khác; những email, nhiệm vụ, điện thoại, cập nhật tình hình,…không quan trọng
● Nếu dành thời gian ở đây, chúng ta có thể cảm thấy bận rộn, nhưng cuối cùng lại không được thỏa mãn Xét về mặt thời gian và năng lượng, bạn nhận được ít hơn những gì bạn cho vào Đó là một khoản “lợi nhuận âm”
Q4 – góc tư của sự lãng phí
● Chúng ta thường bị những cuộc chiến trong Q1 và Q3 vắt cạn sức lực đến nỗi phải tìm đến đây để trốn chạy hiện tại Đây là nơi chúng ta trở nên hoàn toàn thiếu ý thức và lắp đầy thời gian của mình bằng việc thư giãn, xem TV, chơi game, lướt Internet, tán gẫu quá mức
● Sự thư giãn hợp lý và mang tính hồi phục là một hoạt động vô cùng quan trọng và hiện diễn ở Q2, nhưng khi chúng ta nhận ra mình đã tốn hàng giờ đồng hồ bật qua bật lại các chương trình truyền hình thực tế mà chúng ta thậm chí không hề quan tâm thì chúng ta biết rằng mình đã đi từ sự thư giãn hiệu quả đến một nơi âm u nào đó nằm sâu trong Q4
Q2 – Góc tư của năng suất vượt trội
● Ở Q2, bạn sẽ tìm thấy những thứ như công việc chủ động, hoạch định, đề phòng, xây dựng mối quan hệ, học hỏi và hồi phục Không giống những góc tư khác, nơi mà mọi thứ tìm đến với bạn, bạn phải lựa chọn có ý thức để được ở Q2
● Thời gian được sử dụng ở Q2 sẽ giúp giảm khủng hoảng và những vấn đề trong Q1 vì bạn chủ động dành thời gian lên kế hoạch, chuẩn bị và đề phòng Các mối quan hệ trở nên lành mạnh hơn vì bạn đầu tư vào chúng trước khi xảy ra cuộc khủng hoảng nào đó Bạn sẽ làm việc tự tin và hiệu quả hơn vì bạn không đợi cho đến phút cuối mới tiến hành một dự án then chốt Bạn sẽ tăng cường khả năng làm việc hiệu quả về lâu dài vì bạn đang chăm sóc cho sức khỏe và năng lượng của mình
● Thời gian và năng lượng bạn đầu tư ở Q2 sinh ra lợi nhuận lớn hơn nhiều, thậm chí lớn hơn theo cấp số nhân những gì mà bạn cho vào
Kỹ năng thiết yếu để vào Q2 – PCD
Trang 6● Chìa khóa để vào Q2 là tạm ngừn não của bạn đủ lâu để làm rõ việc gì đang đến với bạn, sau đó quyết định liệu nó có xứng đáng với thời gian và năng lượng mà bạn bỏ ra
hay không Quy trình quan trọng này gọi là Tạm ngừng (Pause) – Làm rõ (Clarify) – Ra
quyết định (Decision) hay PCD.
● Về cơ bản, sử dụng PCD có nghĩa là chúng ta dành ra một khoảnh khắc ngắn ngủi để
đặt ra câu hỏi: Việc này thuộc góc tư nào? Nó có quan trọng không?
LỰA CHỌN 2: VƯƠN TỚI SỰ VƯỢT TRỘI, ĐỪNG CHẤP NHẬN Ở MỨC BÌNH THƯỜNG
Vai trò quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn hiện nay là gì?
● Vai trò là nơi cuộc sống bắt đầu Vai trò quan trọng với bản sắc con người đến nỗi khi chúng ta yêu cầu ai đó nói cho chúng ta nghe về họ, họ luôn trả lời theo vai trò: “Tôi là kỹ sư”, “Tôi là chồng của Jane”, “Tôi là vận động viên ba môn phối hợp”,…
● Bí quyết ở đây là phải giữ cho mọi thứ được cân bằng Mỗi vai trò ảnh hưởng đến tất cả những vai trò khác Ví dụ nếu bạn gặp khó khăn trong công việc, nó có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và hành vi của bạn ở nhà Ngược lại, khi bạn gặp phải một vấn đề gì đó trong cuộc sống cá nhân, bạn sẽ khó mà thành công trong công việc
● Ngay lúc này bạn đang giữ bao nhiêu vai trò trong cuộc sống của mình? Bạn là quản lý? Đồng nghiệp? Trưởng dự án? Cha mẹ? Con gái? Con trai? Anh chị em? Hàng xóm? Tình nguyện viên? Kiến trúc sư? Nghệ sĩ? Bạn? Thế còn vai trò chăm sóc bản thân của bạn thì sao?
● Một trong những công việc Q2 hiệu quả nhất bạn có thể làm là thu hẹp sự tập trung của mình lại Hãy dành thời gian để nhận diện một vài vai trò quan trọng nhất của mình hiện nay, đánh giá cách mình đã thực hiện chúng Việc này sẽ cung cấp cho não những mục tiêu cần thiết để cải thiện đán kể những quyết định mà bạn đưa ra mỗi ngày
Để những vai trò của bạn trở nên vượt trội
Chìa khóa ở đây là cần xác định được viễn cảnh về sự thành công của bạn trong mỗi vai trò Bạn có thể làm điều này bằng cách làm hai việc sau đây:
● Neo mục đích và sự đam mê của bạn vào một danh xưng Vai trò Q2
● Tạo ra một Tuyên bố Vai trò Q2 cho mỗi vai trò
Neo mục đích và sự đam mê của bạn vào một danh xưng Vai trò Q2
Trang 7● Một kỹ thuật đơn giản giúp nắm bắt tinh thần và động cơ trong những vai trò của bạn là suy nghĩ thật sâu sắc về sự đam mê và mục đích mà bạn thấy và cảm nhận trong vai trò của mình Bạn muốn tạo ra đóng góp gì với tư cách là một người mẹ? Hoặc một người quản lý? Hoặc một người bạn?
● Một cách rất hay để giữ lại năng lượng này là tạo ra một cái neo vững chắc bằng cách
xem xét lại danh xưng của vai trò của bạn Ví dụ, thay vì Quản lý dự án, bạn có thể dùng
Lãnh đạo dự án; thay vì Bạn, bạn có thể dùng Bạn vĩnh cửu; thay vì Nhiếp ảnh gia, bạn
có thể dùng Nghệ sĩ thì giác Mục đích ở đây không phải là chọn những cái tên ý nghĩa
hoặc ấn tượng với người khác mà chúng phải có ý nghĩa về mặt cảm xúc với bạn Vì vậy, hãy thỏa sức sáng tạo
Tạo ra một tuyên bố cho mỗi vai trò
● Đối với mỗi vai trò, bạn tạo ra một tuyên bố ngắn gọn chỉ rõ những kết quả mà bạn đang theo đuổi và những hoạt động hoặc phương pháp thiết yếu sẽ giúp bạn đạt được chúng
● Một công thức có thể giúp ích cho bạn là: Với tư cách là: (Danh xưng vai trò) – Tôi sẽ: (Kết quả vượt trội) – Bằng cách (Hoạt động) Ví dụ, với vai trò làm chồng của Javion mà
anh đã thay đổi thành Bạn tốt nhất của Kalisha, anh có thể nói: Với tư cách là: Bạn tốt
nhất của Kalisha, Tôi sẽ: Tạo ra một mối quan hệ lâu dài của lòng tin, sự an toàn và khám phá lẫn nhau, Bằng cách: Chủ động chia sẻ những mục tiêu và giấc mơ của cô
ấy, dành thời gian chất lượng bên nhau, và giành được sự tin tưởng tuyệt đối của cô ấy trong tất cả mọi hoạt động và tương tác với người khác của tôi.
PHẦN 2: QUẢN TRỊ SỰ TẬP TRUNG
LỰA CHỌN 3: SẮP XẾP NHỮNG VIÊN ĐÁ LỚN, ĐỪNG PHÂN LOẠI NHỮNG VIÊN SỎI NHỎ
Những viên đá lớn và những viên sỏi nhỏ
● Những viên đá lớn tượng trưng cho những ưu tiên Q2 quan trọng trong cuộc sống của chúng ta – thời gian dành cho những mối quan hệ và trách nhiệm then chốt, những dự
án quan trọng, và nhiều thứ khác nữa Những hoạt động này ngược với những viên sỏi nhỏ, tượng trưng cho những thứ vụn vặt lấp đầy cuộc sống của chúng ta – email, những cuộc điện thoại, quần áo cần giặt,…
Trang 8● Vậy nếu cái xô trong hình dưới đây tượng trưng cho cuộc sống của bạn, hình ảnh nào làm bạn cảm thấy trọn vẹn hơn?
● Nếu bạn chọn cái xô bên trái, bạn có thể đang gặp vấn đề, vì bạn đang đặt những thứ vụn vặt vào xô trước, sau đó mới cố gắng nhồi nhét những việc quan trọng vào
● Trong thế giới ngày nay, với sự tấn công không ngừng của những viên sỏi nhỏ, phương pháp này hoàn toàn không hiệu quả Dường như chúng ta thường bắt đầu mỗi ngày với việc phải đối diện với một hàng dài những chiếc xe tải, tất cả đã được lùi lại và sẵn sàng
đổ hàng núi những viên sỏi nhỏ vào cuộc sống của chúng ta
● Nếu bạn chọn cái xô bên phải, bạn đang trong quá trình tiến đến việc nắm vững khái niệm then chốt trong Lựa chọn 3, vốn sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn nếu bạn đặt tất
cả những việc quan trọng vào trước, sau đó mới nhét một vài viên sỏi không thể tránh được vào để lấp đầy những khoảng trống xung quanh chúng
Danh sách công việc chính
Danh sách công việc chính là một trong những công cụ thiết yếu mà chúng ta có thể sử dụng để giữ cho sự chú ý của mình tập trung vào Q2
Sau đây là nguyên tắc cơ bản cho việc sử dụng một Danh sách công việc chính: Khi một việc gì
đó xuất hiện mà bạn có thể cần phải thực hiện nó, nó có thể nằm dưới sàn hoặc nằm trong danh
sách, nhưng không bao giờ được nằm trong đầu bạn Điều này có nghĩa là bạn sử dụng những
kỹ năng nhận thức của mình ngay lập tức và quyết định nên làm gì với nó, nhưng đừng để nó trôi nổi trong tâm trí bạn và xâm chiếm bộ nhớ làm việc quý giá
● Những công việc Q3 và Q4 nằm dưới sàn Những công việc Q3 và Q4 không hề quan
trọng Vì vậy, nếu một việc gì đó thuộc Q3 hoặc Q4 và bạn có thể loại bỏ nó, hãy vứt nó
Trang 9xuống sàn, nghĩa là bạn đã thành công trong việc nhận thức và loại bỏ một vài viên sỏi nhỏ đang đến vốn sẽ lấp đầy cuộc sống của bạn nếu bạn không làm như vậy
● Những công việc Q2 và Q1 nằm trong danh sách Nếu đó là một công việc Q1 hoặc
Q2 cần thiết, hãy cho vào danh sách
Hoạch định Q2: 30/10
● Nếu bạn dành ra ba mươi phút mỗi tuần và mười phút mỗi ngày cho việc Hoạch định Q2, bạn sẽ tăng đáng kể khả năng trở nên và cảm thấy trọn vẹn vào cuối mỗi ngày Hoạch định Q2 là một quy trình nơi bạn dành thời gian để lắng đọng tâm trí để sắp xếp một cách có suy nghĩ và có chủ tâm những viên đá lớn vào tuần và ngày của mình trước, để đảm bảo rằng chúng sẽ được hoàn thành
Hoạch định Q2 hàng tuần
Một khi đã có Danh sách công việc chính, hãy tìm một nơi yên tĩnh và dành ra ít nhất ba mươi phút trước khi tuần của bạn bắt đầu để:
● Xem xét lại những Vai trò và Mục tiêu của mình
● Sắp xếp những viên đá lớn
● Sắp xếp phần còn lại – Với những viên đá lớn đã ở đúng vị trí của mình, bạn có thể lên
kế hoạch một vài viên sỏi nhỏ – những thứ không thực sự quan trọng, nhưng cần được chú ý, như giặt quần áo chẳng hạn!
Hoạch định Q2 hàng ngày
Để lên kế hoạch cho ngày sắp tới, hãy tìm một nơi yên tĩnh và dành ra ít nhất mười phút để xem xét lại ngày mà bạn vừa hoàn thành và:
● Đánh giá ngày của bạn Mọi việc đã xong hết chưa? Nếu chưa, hãy lên kế hoạch lại cho những công việc còn dang dở vào những thời gian khác trên lịch của bạn
● Nhận diện một vài việc “Phải làm” Hãy tự hỏi bản thân xem một vài việc mà bạn muốn hoàn thành trong ngày sắp tới là gì
● Sắp xếp phần còn lại
LỰA CHỌN 4: ĐIỀU KHIỂN CÔNG NGHỆ, ĐỪNG ĐỂ CÔNG NGHỆ ĐIỀU KHIỂN BẠN
Công nghệ – Thuốc gây nghiện ưa thích của bạn?
Trang 10● Công nghệ có thể tăng sức mạnh gây nghiện của sự cấp bách lên gấp nhiều lần Chúng
ta có thể bị mắc kẹt với việc trả lời những tin nhắn và facebook, nghĩ rằng mình đang làm việc rất hiệu quả, trong khi trên thực tế chúng ta chỉ đang bị xao lãng mà thôi Nghiêm trọng hơn, chúng ta có thể đang bỏ lỡ những việc thực sự quan trọng như xây dựng những mối quan hệ bền chặt, hoặc làm việc một cách tập trung và có suy nghĩ
● Bước đầu tiên trong việc biến công nghệ thành người đầy tớ thay vì chủ nhân của bạn là chấp nhận sự thật về cách mà bạn đang đối xử với công nghệ của chính mình Bạn có đang bị cám dỗ bởi sự cấp bách của những tiếng chuông báo, nhưng lại hành động với những việc không hề quan trọng? Bạn có đang bị cám dỗ bởi việc chơi quá mức một trò chơi nào đó vốn không cấp bách cũng chẳng quan trọng, nhưng lại lấy đi thời gian, sự chú ý và năng lượng mà bạn có thể sử dụng tốt hơn cho những việc khác không?
Chiến thắng không cần chiến đấu
● Có một câu chuyện ngụ ngôn nổi tiếng ở Nhật Bản như sau: “Một ngày nọ, một chàng
samurai trẻ tuổi nhận ra rằng mình đang đi phà chung với một kiếm sĩ huyền thoại vang danh khắp Nhật Bản Nóng lòng chứng tỏ bản thân, anh thách thức “Trong hai ta sẽ có một người phải chết” Vị bậc thầy đứng dậy và nói “Ta chấp nhận lời thách đấu của ngươi, nhưng hãy lên hòn đảo đó để chúng ta có thể chiến đấu một cách tự do hơn” Khi phà cập đảo, vị Bậc thầy từ tốn mời chàng samurai trẻ tuổi bước khỏi tàu trước, sau đó nhanh chóng lái tàu rời khỏi đảo, bỏ chàng samurai trẻ tuổi giận dữ phía sau.”
● Khi chúng ta đối diện với những cuộc chiến hàng ngày vốn luôn cố gắng kéo chúng ta khỏi Q2, có rất nhiều cuộc chiến mà chúng ta không cần phải tham gia Nếu khôn ngoan, bạn có thể Chiến thắng không cần chiến đấu và bỏ lại rất nhiều thứ trên đảo để tiếp tục với những việc quan trọng hơn
● Chiến thắng không cần chiến đấu dựa trên nguyên tắc của sự tự động Một trong những cách mạnh mẽ nhất để tự động hóa email đang đến của bạn là thành thạo những nguyên tắc hoặc những chức năng lọc của chương trình email Những nguyên tắc hoặc màng lọc này có thể tự động đặt nhiều email của bạn vào nơi mà bạn muốn trước khi chúng tới hộp thư đến của mình
PHẦN 3: QUẢN TRỊ NĂNG LƯỢNG
LỰA CHỌN 5: NẠP NHIÊN LIỆU CHO NGỌN LỬA CỦA BẠN