Hướng dẫn triển khai các hoạt động của Dự án tại địa phương năm 2013

ứng dụng phụ phẩm KSH Mẫu số 38 Thanh lý hợp đồng tư vấn kỹ thuật xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ ứng dụng phụ phẩm KSH 88 Mẫu số 39 Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho xâ

Hướng dẫn triển khai các hoạt động của Dự án tại địa phương năm 2013

Hà Nội - 2013

MỤC LỤC

Trang

1 Ban chỉ đạo Dự án KSH trung ƣơng 8

2 Ban quản lý Dự án KSH (BQLDA) 9

2.2 Chức năng nhiệm vụ của các thành viên BQLDA 11

2.2.4 Trợ lý Kế hoạch và Kỹ thuật (Trợ lý Giám đốc) 12

c) Chức năng nhiệm vụ của các thành viên PBPD 15

1 Tiêu chí chọn xã triển khai Dự án 19

2 Tiêu chí chọn hộ triển khai xây dựng 19

3 Tiếp cận với các hộ tiềm năng để vận động đăng ký 19

4 Xét duyệt đơn đề nghị của các hộ 19

5 PBPD ký Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính với hộ gia đình 19

6 Tổ chức xây dựng công trình 19

a) Quản lý chất lượng công trình KSH đang xây dựng 21

c) Quản lý chất lượng công trình KSH đang vận hành 23

3 Kiểm tra, lưu trữ và nghiệm thu hồ sơ 24

3.2 Đối với các tỉnh chưa được phân quyền 24

2 Các hoạt động đào tạo, tập huấn 26

a) Tập huấn người sử dụng công trình khí sinh học 26

b) Hội thảo trao đổi kinh nghiệm cho KTV và thợ xây 28

c) Tập huấn kỹ thuật viên tỉnh và huyện (tập huấn mới) 28

d) Tập huấn thợ xây khí sinh học (tập huấn mới) 29

1

2

Mục đích Tiêu chí lựa chọn hộ tham gia

1 Chứng từ và tài liệu kế toán 40

2 Quy trình đề nghị thanh toán 41

2 Tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ thuyết minh 43

3 Một số chi phí và nghiệp vụ đặc biệt 43

1 Qui định về khen thưởng 45

Mẫu số 01 Báo cáo tiến độ xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ

Mẫu số 18 Biên bản kiểm quỹ tiền mặt 74 Mẫu số 19 Phiếu thu chi ngân hàng 75 Mẫu số 20 Phiếu thu chi tiền mặt 76 Mẫu số 21 Phiếu yêu cầu thanh toán 77 Mẫu số 22 Phiếu yêu cầu tạm ứng 78 Mẫu số 23 Phiếu thanh toán tạm ứng 79 Mẫu số 28 Danh sách hỗ trợ tiền đi lại bằng xe máy 80 Mẫu số 29a Danh sách các công trình đề nghị duyệt cấp tiền 81 Mẫu số 29b Danh sách hộ xây công trình KSH đề nghị chuyển tiền trợ giá 82 Mẫu số 32 Danh sách tham dự tập huấn người sử dụng KSH 83 Mẫu số 33 Báo cáo tập huấn người sử dụng KSH 84 Mẫu số 35 Biên bản tập huấn tại hộ gia đình 85 Mẫu số 36 Kế hoạch xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ ứng dụng

phụ phẩm KSH

86 Mẫu số 37 Hợp đồng tư vấn kỹ thuật xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ 87

ứng dụng phụ phẩm KSH Mẫu số 38 Thanh lý hợp đồng tư vấn kỹ thuật xây dựng mô hình chuyển

giao công nghệ ứng dụng phụ phẩm KSH

88

Mẫu số 39 Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho xây dựng mô hình

chuyển giao công nghệ ứng dụng phụ phẩm KSH

89

Mẫu số 40 Thanh lý Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho xây dựng mô

hình chuyển giao công nghệ ứng dụng phụ phẩm KSH

Mẫu số 46 Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho xây dựng mô hình

chuyển giao công nghệ sử dụng KSH

97

Mẫu số 47 Thanh lý Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho xây dựng mô

hình chuyển giao công nghệ sử dụng KSH

99

Mẫu số 48 Báo cáo công tác quản lý chất lượng và tập huấn do tỉnh tỉnh/huyện 100 Mẫu số 49a Tổng hợp kết quả kiểm tra chất lượng các công trình đã hoàn thành 101 Mẫu số 49b Tổng hợp kết quả kiểm tra chất lượng các công trình đang xây dựng 102 Phụ lục 1 Tiêu chuẩn chất lượng công trình KSH 103 Phụ lục 2 Tiêu chuẩn nghiệm thu công trình KSH 104 Phụ lục 3 Tiêu chuẩn vận hành và bảo dưỡng 105 Phụ lục 4 Danh sách các tỉnh được phân quyền năm 2013 106 Phụ lục 5 Hướng dẫn kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ 107 Phụ lục 6 Chương trình hội thảo tuyên truyền 111 Phụ lục 7 Chương trình tập huấn sau xây dựng 112 Phụ lục 8a Danh sách mô hình sử dụng phụ phẩm KSH 113 Phụ lục 8b Danh sách đề tài đã thực hiện 114 Phụ lục 9 Gợi ý viết đề cương 115 Phụ lục 10 Định mức chi tiêu các hoạt động cấp tỉnh năm 2013 118

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

và Bộ Hợp tác Phát triển Hà Lan;

- Kết hợp hài hoà giữa các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về việc triển khai các Dự án có vốn ODA với những quy định của Tổ chức Phát triển

Hà Lan tại Việt Nam (SNV Việt Nam);

- Tuân thủ chặt chẽ những thỏa thuận nêu tại Phụ lục Biên bản ghi nhớ về

“Chương trình Khí sinh học cho ngành chăn nuôi Việt Nam giai đoạn II,” được

ký kết ngày 18/02/2010 giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam và Bộ Hợp tác Phát triển Hà Lan;

- Căn cứ văn bản số 2001/TTg-QHQT ngày 3/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ

về việc bổ sung kinh phí cho dự án Khí sinh học do Chính phủ Hà Lan tài trợ;

- Căn cứ Quyết định số 3225QĐ/BNN-HTQT ngày 6/12/2010 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc phê duyệt Văn kiện Dự án “Chương trình khí sinh học cho ngành chăn nuôi Việt Nam”;

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc gia hạn thời gian thực hiện Dự

án “Chương trình Khí sinh học cho ngành chăn nuôi Việt Nam 2007-2012”;

Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc thành lập Ban quản lý Dự án

“Chương trình Khí sinh học cho ngành chăn nuôi Việt Nam”;

chăn nuôi về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban quản lý Dự

án “Chương trình Khí sinh học cho ngành chăn nuôi Việt Nam”;

- Kế thừa tài liệu hướng dẫn triển khai các hoạt động của Dự án tại địa phương năm 2012 và ý kiến đóng góp của các địa phương;

- Tài liệu này quy định chức năng nhiệm vụ của các đối tác có liên quan, đồng thời hướng dẫn chi tiết các bước triển khai hoạt động, công tác quản lý kỹ thuật, thủ tục tài chính và định mức chi tiêu áp dụng thống nhất cho tất cả các tỉnh tham gia thực hiện Dự án

Bố cục của Tài liệu hướng dẫn gồm 6 phần chính:

+ Phần I: Cơ cấu tổ chức quản lý Dự án

+ Phần II: Công nghệ áp dụng trong Dự án

+ Phần III: Các bước triển khai hoạt động của Dự án tại địa phương

+ Phần IV: Thủ tục tài chính và định mức chi phí cho PBPD

+ Phần V: Các qui định về thưởng - phạt

+ Phần VI: Các mẫu biểu và phụ lục

PHẦN I

CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN

I CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN KSH CẤP TRUNG ƯƠNG

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan chủ quản Dự án Cục Chăn nuôi được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giao làm chủ Dự án Ban quản

lý Dự án được thành lập để giúp cơ quan chủ quản và chủ Dự án trong việc quản

lý và tổ chức thực hiện Dự án

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã thành lập Ban chỉ đạo Dự án Khí sinh học ở cấp trung ương giữ vai trò giám sát, chỉ đạo Dự án theo quyết định 3734/QĐ-BNN-TCCB ngày 26/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn

Đồng thời về phía Hà Lan giao cho SNV chịu trách nhiệm hỗ trợ Cục Chăn nuôi

và Ban quản lý Dự án tổ chức triển khai thực hiện Dự án căn cứ theo Biên bản ghi nhớ giữa các bên

1 Ban chỉ đạo Dự án Khí sinh học cấp trung ương

Ban chỉ đạo Dự án “Chương trình Khí sinh học cho Ngành chăn nuôi Việt Nam” ở cấp trung ương (sau đây gọi tắt là BCĐ) có chức năng và nhiệm vụ sau:

- Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện Dự án theo mục tiêu, tiến độ chất lượng và nguồn lực Dự án được phê duyệt

- Chỉ đạo việc khai thác, điều phối các nguồn lực, các cơ chế phối hợp liên ngành

để hỗ trợ Dự án

- Chỉ đạo xây dựng, triển khai kế hoạch và đánh giá kết quả thực hiện dự án BCĐ họp ít nhất một lần/năm; trong một số trường hợp đặc biệt, Trưởng ban chỉ đạo có thể triệu tập các cuộc họp đột xuất

Thành phần BCĐ:

- Lãnh đạo Bộ NN & PTNT là Trưởng ban

- Lãnh đạo Vụ HTQT, Bộ Nông nghiệp & PTNT - Phó trưởng ban

- Lãnh đạo Cục Chăn nuôi (là Giám đốc Dự án) - Thành viên

- Lãnh đạo Vụ Tài chính, Bộ Nông nghiệp & PTNT - Thành viên

- Lãnh đạo Vụ Kế hoạch, Bộ Nông nghiệp & PTNT - Thành viên

- Lãnh đạo Vụ Khoa học công nghệ và MT, Bộ NN & PTNT - Thành viên

- Đại diện Bộ Kế hoạch và Đầu tư - Thành viên

- Đại diện Bộ Tài nguyên và Môi trường - Thành viên

Nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban Chỉ đạo do Trưởng ban phân công Ban Chỉ đạo hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ

2 Ban quản lý Dự án “Chương trình Khí sinh học cho ngành chăn nuôi Việt Nam”

Ban quản lý Dự án “Chương trình Khí sinh học cho ngành chăn nuôi Việt Nam” (sau đây gọi là Ban quản lý Dự án - BQLDA) được Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ký quyết định thành lập theo Quyết định số 69/QĐ-BNN-HTQT ngày 11/01/2013 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn Ban quản lý Dự án được sử dụng con dấu riêng và được mở tài khoản riêng theo quy định pháp luật hiện hành

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của BQLDA

1 Ban quản lý Dự án có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và các Điều ước quốc tế đã ký với nhà tài trợ; đảm bảo sự thống nhất quản lý nhà nước của Chính phủ đối với Dự án viện trợ không hoàn lại Mọi hoạt động của Ban quản lý Dự án phải được công khai và chịu sự giám sát theo quy định hiện hành;

2 Ban quản lý Dự án chịu trách nhiệm trước Cục Chăn nuôi - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và pháp luật về hành vi của mình trong việc tổ chức thực hiện

dự án;

3 Ban quản lý Dự án phải đảm bảo thực hiện Quy chế quản lý và sử dụng nguồn

hỗ trợ phát triển chính thức ban hành kèm theo Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ; Thông tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12 tháng 3 năm 2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện quy chế trên Quản lý và sử dụng có hiệu quả, chống thất thoát, lãng phí các nguồn lực của dự

án và thực hiện các quy định của pháp luật về phòng chống tham nhũng; có các biện pháp phòng chống tham nhũng

4 Ban quản lý Dự án chịu trách nhiệm trước Cục Chăn nuôi và Bộ Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn tổ chức triển khai toàn bộ hoạt động của Dự án Ban quản

lý Dự án có nhiệm vụ:

a) Chuẩn bị báo cáo nửa năm, báo cáo hàng năm và xây dựng nội dung hoạt động, kế hoạch và ngân sách hàng năm để trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt; b) Điều phối kế hoạch tổng thể theo nội dung hoạt động của Dự án và thông qua kế hoạch của các tỉnh;

c) Tổ chức thực hiện và giám sát các hoạt động Dự án;

d) Chỉ đạo và hỗ trợ các Văn phòng Dự án khí sinh học các tỉnh/ thành phố triển khai Dự án ở cấp tỉnh;

e) Quản lý tài chính, kế toán và xây dựng các báo cáo hàng tháng, hàng quý

và hàng năm theo yêu cầu của các cấp có thẩm quyền;

f) Tìm nguồn kinh phí hoạt động cho Dự án;

g) Chuẩn bị báo cáo cuối cùng vào giai đoạn cuối Dự án;

h) Điều phối và liên kết các đối tác trong và ngoài nước;

i) Tổ chức tuyển dụng và quản lý nhân sự của Ban quản lý Dự án

5 Ban quản lý Dự án sẽ tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ

6 Thành phần nhân sự của Ban quản lý Dự án gồm:

a) Giám đốc Ban quản lý Dự án: tiếp tục thực hiện theo Quyết định số 1781/QĐ-BNN-TCCB ngày 25 tháng 6 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

b) Cố vấn trưởng, cố vấn kỹ thuật là người nước ngoài (tư vấn của tổ chức SNV);

c) Trợ lý Kế hoạch và Kỹ thuật của Dự án (trợ lý Giám đốc) là cán bộ của Cục Chăn nuôi được bổ nhiệm bởi Cục trưởng Cục Chăn nuôi để hỗ trợ Giám đốc Ban quản lý Dự án

d) Vị trí Điều phối viên sẽ được Giám đốc Ban quản lý Dự án cùng SNV tuyển dụng thuê ngoài theo quy định Hướng dẫn nhân sự địa phương của SNV

- Các vị trí nhân sự khác gồm các cán bộ kỹ thuật, các cán bộ hành chính và các cán bộ tài chính tùy theo nhiệm vụ, yêu cầu cụ thể sẽ được Giám đốc Ban quản

lý Dự án, Điều phối viên và Cố vấn kỹ thuật là người nước ngoài (Tư vấn của SNV) tuyển dụng thuê ngoài theo quy định Hướng dẫn nhân sự địa phương của SNV Các vị trí nhân sự này được chi trả bằng nguồn kinh phí tài trợ của Dự án căn cứ theo Biên bản ghi nhớ giữa các bên và văn kiện Dự án đã ký kết để thực hiện nhiệm vụ

SỞ NN &

PTNT

TT KN, NƯỚC SẠCH,…

VĂN PHÕNG

DỰ ÁN TỈNH (PBPD)

BCĐ KSH tỉnh

HỘ GIA ĐÌNH SỬ DỤNG CÔNG

TRÌNH KSH CÁC ĐỘI

THỢ XÂY

2.2 Chức năng nhiệm vụ của các thành viên BQLDA

2.2.1 Giám đốc Ban quản lý Dự án

Chịu trách nhiệm trước Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Cục Chăn nuôi quản lý điều hành và tổ chức thực hiện toàn bộ các hoạt động của Dự án Cụ thể Giám đốc Ban quản lý Dự án phụ trách những lĩnh vực sau:

- Tổ chức xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động hàng năm của

Dự án sau khi được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt;

- Tổ chức kiểm tra, thanh tra các hoạt động của Dự án ở cấp tỉnh theo quy định của Văn kiện Dự án;

- Tổ chức lập báo cáo quý, sáu tháng, báo cáo năm và báo cáo tổng kết Dự án theo quy định của Việt Nam và nhà tài trợ;

- Tổ chức các cuộc họp triển khai, tổng kết năm và các cuộc họp của Ban chỉ đạo Dự án khí sinh học trung ương;

- Quyết định tuyển dụng, lên lương, khen thưởng và buộc thôi việc đối với nhân viên Ban quản lý Dự án;

- Phối hợp chặt chẽ với các đối tác trong và ngoài nước để triển khai thành công Dự án

2.2.2 Cố vấn Kỹ thuật

- Hỗ trợ Giám đốc Dự án và Điều phối viên hoàn thành mục tiêu và các nội dung của Dự án Lập kế hoạch và dự toán chi tiêu phù hợp với hướng dẫn của nhà tài trợ; đồng thời theo dõi và thúc đẩy phía Hà Lan cấp đầy đủ và kịp thời vốn ODA cho Dự án;

- Xây dựng chiến lược hỗ trợ tổ chức cho sự phát triển KSH bền vững sau khi

Dự án kết thúc, Hiệp hội Khí sinh học Việt Nam (VBA);

- Hỗ trợ lập báo cáo sáu tháng, hàng năm cùng kế hoạch ngân sách cho các hoạt động của Dự án theo hướng dẫn của nhà tài trợ để trình nhà tài trợ hoặc Chính phủ tài trợ cho Dự án;

- Tư vấn, kiểm soát chất lượng hoạt động kỹ thuật của Dự án;

- Hỗ trợ việc hoàn thành các chỉ tiêu nhằm đạt được doanh thu từ CDM/VGS

2.2.3 Điều phối viên Dự án

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và phối hợp với Cố vấn Ban quản lý Dự án quản lý, điều hành nhân viên PMU triển khai công việc hàng ngày của văn phòng

dự án;

- Xây dựng kế hoạch tháng, quý và kế hoạch năm của Dự án trình Giám đốc trước khi gửi các cấp có thẩm quyền phê duyệt và điều hành các nhân viên của Ban quản lý dự án triển khai thực hiện kế hoạch;

- Chuẩn bị dự thảo báo cáo tiến độ 6 tháng, báo cáo năm và Dự toán Ngân sách cho

kỳ tiếp theo của Dự án theo quy định hiện hành trình Giám đốc xem xét phê duyệt;

- Chỉ đạo các phòng thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ đã được phân công;

- Phối hợp với Trợ lý Kế hoạch & Kỹ thuật để hoàn thiện báo cáo 6 tháng, báo cáo năm và dự toán nguồn vốn đối ứng của phía Việt Nam, hoàn thiện các văn kiện sửa đổi để phù hợp với điều kiện hiện hành;

- Phối hợp với Cố vấn kỹ thuật hoàn thiện các văn kiện nhằm đạt được doanh thu từ việc trao đổi giảm phát thải; và tìm kiếm các nguồn kinh phí khác hỗ trợ cho hoạt động của Dự án;

- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Ban quản lý Dự án phân công

2.2.4 Trợ lý Kế hoạch và Kỹ thuật (Trợ lý Giám đốc)

Trợ lý Kế hoạch và Kỹ thuật do Cục Chăn nuôi cử một cán bộ của Cục đảm nhiệm hoặc thuê ngoài, hoạt động bán thời gian Cán bộ giữ vị trí này chịu trách nhiệm:

- Là cầu nối giữa Ban quản lý Dự án với Cục Chăn nuôi và các cơ quan đối tác khác thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các cơ quan nhà nước để giải quyết các công việc;

- Tham mưu giúp việc Giám đốc xây dựng kế hoạch hàng năm, xin cấp vốn đối ứng của trung ương và phối hợp phòng Tài chính xây dựng dự toán chi tiết giải ngân trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Cùng với PMU giúp Giám đốc Ban quản lý Dự án giải quyết các thủ tục hành chính của Dự án liên quan đến các bộ, ngành;

- Giữ mối liên hệ chặt chẽ với các đơn vị có liên quan để cập nhật thông tin về tiêu chuẩn, quy chuẩn công nghệ khí sinh học và cùng phòng Kỹ thuật đề xuất với Giám đốc Ban quản lý Dự án kịp thời áp dụng và bổ sung vào Dự án;

- Cùng với Điều phối viên giúp Giám đốc Ban quản lý Dự án tham gia sửa đổi

bổ sung văn kiện dự án theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền; kiểm tra báo cáo quý, sáu tháng, hàng năm và báo cáo tổng kết trước khi trình Giám đốc phê duyệt;

- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Ban quản lý Dự án phân công

2.2.5 Phòng Hành chính

Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban quản lý Dự án tổ chức thực hiện tất cả các hoạt động liên quan đến công tác hành chính, kế hoạch và tuyên truyền tiếp thị Cụ thể:

- Quản lý công tác văn thư, hồ sơ nhân sự;

- Chuẩn bị và tổ chức thực hiện các cuộc họp triển khai, sơ kết tổng kết (chuẩn

bị báo cáo, giấy mời, địa điểm, hậu cần, thanh quyết toán), giải quyết các thủ tục cho đoàn ra, đoàn vào;

- Thực hiện kiểm tra, thanh tra công tác hành chính ở các Văn phòng Dự án khí sinh học các tỉnh/ thành phố;

- Thực hiện việc mua sắm hàng hoá, lựa chọn tư vấn và chịu trách nhiệm theo dõi quản lý tài sản của Dự án theo quy định của Việt Nam và nhà tài trợ;

- Tổ chức triển khai các hoạt động về tuyên truyền, tiếp thị (quản lý trang web,

tờ tin khí sinh học, tuyên truyền quảng cáo…);

- Chủ trì, phối phối hợp với phòng Tài chính xây dựng kế hoạch hoạt động của

dự án bao gồm kế hoạch 6 tháng, kế hoạch năm, đồng thời tổng hợp các báo cáo quý, báo cáo 6 tháng, báo cáo năm trình Giám đốc phê duyệt;

- Phối hợp với phòng Tài chính kiểm tra hồ sơ trợ giá cho các hộ dân xây dựng công trình khí sinh học trước khi chuyển tiền;

- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Ban quản lý Dự án phân công

2.2.6 Phòng Tài chính

Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban quản lý Dự án tổ chức thực hiện tất cả các hoạt động liên quan đến công tác tài chính và quản lý tốt các nguồn vốn theo quy định của Việt nam và của nhà tài trợ Cụ thể:

- Xây dựng kế hoạch tài chính dự án bao gồm kế hoạch sáu tháng, kế hoạch năm đồng thời lập các báo cáo tài chính trình Giám đốc Ban quản lý Dự án phê duyệt;

- Chủ trì kiểm tra các hồ sơ liên quan đến chuyển tiền trợ giá và thực hiện chuyển tiền trợ giá kịp thời cho các hộ dân bảo đảm đúng nguyên tắc;

- Thực hiện kiểm tra, thanh tra công tác tài chính ở các Văn phòng Dự án Khí sinh học các tỉnh/ thành phố;

- Thực hiện thanh quyết toán tài chính ở Ban quản lý Dự án và các hoạt động ở Văn phòng Dự án Khí sinh học các tỉnh/ thành phố;

- Chuẩn bị báo cáo quý, sáu tháng, năm và báo cáo tổng kết, báo cáo quyết toán Dự án liên quan đến tài chính trình Giám đốc phê duyệt, gửi các cấp có thẩm quyền theo quy định của Việt Nam và nhà tài trợ;

- Giúp Giám đốc giám sát, quản lý tài chính và các tài sản của Ban quản lý Dự án;

- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Ban quản lý Dự án phân công

- Kiểm tra và giám sát hồ sơ nghiệm thu công trình;

- Hỗ trợ tổ chức và giám sát thực hiện nghiên cứu và xây dựng các mô hình ứng dụng phụ phẩm khí sinh học trong trồng trọt và chăn nuôi;

- Tổ chức thực hiện các nghiên cứu cải tiến công nghệ khí sinh học;

- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Ban quản lý Dự án phân công

Sơ đồ tổ chức của Ban quản lý Dự án KSH

II CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN KSH CẤP TỈNH

1 Ban chỉ đạo Dự án KSH cấp tỉnh

Do một lãnh đạo UBND tỉnh, thành phố làm Trưởng ban, một lãnh đạo Sở Nông nghiệp và PTNT làm Phó ban, các thành viên khác bao gồm: đại diện lãnh đạo

Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài nguyên Môi trường, các sở liên quan, đại diện một

số tổ chức, đoàn thể như Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh niên…

BCĐ có chức năng, nhiệm vụ sau đây:

- Thông qua kế hoạch năm, kế hoạch cả giai đoạn của Dự án của tỉnh, thành phố;

- Thông qua việc điều chỉnh các kế hoạch và hoạt động do PBPD đề nghị với điều kiện những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể của Dự án cũng như không nằm ngoài khung ngân sách của Dự án

- Đánh giá kết quả triển khai Dự án hàng năm và của cả giai đoạn của tỉnh;

- Tư vấn xây dựng chính sách hỗ trợ phát triển chương trình KSH trong phạm vi tỉnh/thành phố

BCĐ họp hai lần/năm; trong một số trường hợp đặc biệt, Trưởng ban chỉ đạo có thể triệu tập các cuộc họp đột xuất

KẾ TOÁN KIÊM THỦ QUỸ

- Phó Giám đốc PBPD là đại diện lãnh đạo đơn vị được Sở giao nhiệm vụ thực hiện Dự án

- Kỹ thuật viên KSH: một đến hai người là cán bộ của đơn vị thực hiện Dự án

- Kế toán: là cán bộ Kế toán của đơn vị thực hiện Dự án

- Trụ sở PBPD đặt tại đơn vị được Sở NN và PTNT giao nhiệm vụ, có thể là Trung tâm Khuyến nông của tỉnh, Trung tâm Nước sạch VSMT… và sử dụng con dấu của đơn vị đó để giao dịch

- Văn phòng Dự án khí sinh học các tỉnh/thành phố sẽ tổ chức triển khai Dự án theo đúng Hợp đồng triển khai hoạt động hàng năm ký với PMU và chịu trách nhiệm đối với kết quả thực hiện Dự án trên địa bàn tỉnh đồng thời tuân thủ các quy định về quản lý kỹ thuật và tài chính của Dự án

b) Chức năng nhiệm vụ của PBPD

- Tổ chức triển khai và chịu trách nhiệm đối với kết quả thực hiện Dự án trên địa bàn tỉnh và tuân thủ các quy định về quản lý kỹ thuật và tài chính của Dự án;

- Xây dựng kế hoạch năm và định kỳ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức tuyên truyền và đào tạo tập huấn thợ xây KSH và người sử dụng KSH, hội thảo trao đổi kinh nghiệm giữa KTV và thợ xây KSH, tập huấn nâng cao năng lực cho các đội thợ xây;

- Giám sát xây dựng và quản lý chất lượng công trình;

- Kiểm tra hồ sơ nghiệm thu công trình;

- Tổ chức xây dựng các mô hình ứng dụng công nghệ KSH;

- Quản lý kỹ thuật và tài chính theo kế hoạch và ngân sách được duyệt và các quy định của Dự án;

- Lập báo cáo kết quả dự án định kỳ hàng quý, 6 tháng và báo cáo hoạt động năm

- sử dụng chung Mẫu số 11 và lập báo cáo tài chính định kỳ

c) Chức năng nhiệm vụ của các thành viên PBPD

Giám đốc và Phó Giám đốc PBPD

- Chịu trách nhiệm mọi hoạt động và kết quả triển khai Dự án trên địa bàn tỉnh;

- Điều hành trực tiếp các hoạt động của Dự án tại tỉnh;

- Điều phối, giao kế hoạch và giám sát việc triển khai, thực hiện các hoạt động tại huyện, xã theo đúng kế hoạch, ngân sách và định mức đã được duyệt

- Tổ chức lập báo cáo kỹ thuật, tài chính định kỳ theo quy định của Dự án

- Chịu trách nhiệm về công tác hành chính của PBPD

- Hỗ trợ BQLDA/PBPD trong các chuyến công tác hiện trường;

- Giám sát KTV huyện trong công tác kiểm soát chất lượng công trình;

- Quản lý toàn bộ hồ sơ kỹ thuật của hộ gia đình và cập nhật vào phần mềm cơ

sở dữ liệu (Database) của Dự án;

- Quản lý và cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu (Database) của Dự án (danh sách KTV, danh sách TX, địa bàn triển khai …)

- Hàng tháng lập Báo cáo hoạt động của Dự án tỉnh theo Mẫu số 48 và gửi về

BQLDA trước ngày 5 hàng tháng

Kỹ thuật viên KSH huyện

- Xác định các hộ tiềm năng, hướng dẫn quy trình đăng ký tham gia Dự án: hướng dẫn hộ gia đình điền “Đơn đề nghị hỗ trợ xây dựng công trình KSH” -

Mẫu số 03, ký kết “Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính với hộ xây dựng công trình KSH” - Mẫu số 04;

- Hướng dẫn hộ gia đình lựa chọn kiểu, cỡ công trình, bố trí mặt bằng xây dựng, lựa chọn vật liệu, thiết bị sử dụng KSH phù hợp với điều kiện kinh tế và kế hoạch phát triển chăn nuôi của hộ gia đình;

- Giới thiệu các đội thợ xây do Dự án đào tạo với hộ gia đình và hỗ trợ ký kết

Hợp đồng xây dựng công trình KSH - Mẫu số 06 với các đội thợ xây;

- Hướng dẫn hộ gia đình cách chuẩn bị phân nạp, vận hành, bảo dưỡng công trình và các thiết bị sử dụng;

- Giám sát xây dựng và nghiệm thu 100% công trình KSH xây dựng trong địa

bàn huyện theo Mẫu số 07 và 09; chỉ nghiệm thu những công trình của Dự án;

lập danh sách, đánh mã số cho các công trình đã nghiệm thu và gửi hồ sơ gốc của công trình về PBPD;

- Trực tiếp kiểm tra và giải quyết khiếu nại của hộ gia đình về chất lượng công trình KSH và công tác bảo hành của các đội thợ xây Trong trường hợp khiếu nại của hộ gia đình không giải quyết được thì báo cáo về PBPD;

- Tổ chức tập huấn cho người sử dụng theo đúng kế hoạch, định mức và ngân sách đã được duyệt Chịu trách nhiệm thanh quyết toán cho các hoạt động này ngay sau khi hoàn thành;

- Tổ chức xây dựng và theo dõi các mô hình trình diễn ứng dụng phụ phẩm KSH

và sử dụng KSH;

- Tham gia các chuyến công tác hiện trường của cán bộ BQLDA/PBPD;

- Hỗ trợ các cán bộ cấp xã/trưởng thôn khi đăng ký và nghiệm thu công trình;

- Hàng tháng lập Báo cáo kết quả hoạt động trên địa bàn huyện phụ trách theo

Mẫu số 48 và gửi về PBPD trước ngày 25 hàng tháng

Cán bộ cấp cơ sở tại xã (tuỳ theo đặc điểm của tỉnh do KTV huyện lựa chọn)

- Hỗ trợ các hộ gia đình đăng ký tham gia Dự án;

- Hỗ trợ các KTV huyện nghiệm thu các công trình;

- Lấy xác nhận của UBND xã đối với Mẫu số 07

Sơ đồ tổ chức của PBPD

PHẦN II CÔNG NGHỆ ÁP DỤNG TRONG DỰ ÁN

I Cơ sở pháp lý

Dự án áp dụng công nghệ KSH nắp cố định vòm cầu kiểu KT1 và KT2 có thể tích phân giải từ 4,2m3 đến 49,2 m3 KT1 và KT2 là hai thiết kế mẫu được xây dựng theo tiêu chuẩn ngành 10TCN 97÷102-2006 do Bộ Nông nghiệp và PTNT ban hành Kiểu KT1 được ứng dụng trong trường hợp có nền đất tốt, có thể đào sâu được, diện tích mặt bằng hẹp Kiểu KT2 được ứng dụng trong trường hợp nền đất yếu, nước ngầm nhiều, khó đào sâu, diện tích mặt bằng rộng

II Quy định áp dụng thiết bị

Thiết bị khí sinh học kiểu KT1 và KT2 theo tiêu chuẩn ngành 10TCN 97÷102-2006

áp dụng cho tất cả các tỉnh/thành phố tham gia Dự án theo bản vẽ thiết kế mẫu do BQLDA ban hành năm 2010

Thiết bị KSH kiểu KT1

Thiết bị KSH kiểu KT2

PHẦN III CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG DỰ ÁN TẠI TỈNH

I LỰA CHỌN ĐỊA BÀN, HỘ DÂN VÀ TỔ CHỨC ĐĂNG KÝ XÂY DỰNG

1 Tiêu chí chọn xã triển khai Dự án

Xã có chăn nuôi nhiều, tình trạng vệ sinh kém và có hộ tiềm năng muốn xây dựng công trình KSH

2 Tiêu chí chọn hộ triển khai xây dựng

Đối tượng lựa chọn:

- Là những hộ chăn nuôi ổn định theo quy mô nhỏ và vừa với nguồn phân thải tập trung tại chuồng ít nhất là 20 kg/ngày tương đương với lượng chất thải của 1-2 trâu/bò, hoặc 6 con lợn thịt;

Điều kiện tham gia:

- Có mặt bằng thích hợp để xây dựng công trình KSH;

- Hộ gia đình có điều kiện ứng dụng công nghệ KSH;

- Tự nguyện đầu tư xây dựng công trình KSH;

- Cam kết tham dự tập huấn về KSH; thực hiện giám sát, kiểm tra, nghiệm thu cùng cán bộ kỹ thuật của Dự án; vận hành, bảo dưỡng công trình theo đúng yêu cầu kỹ thuật của Dự án;

Ưu tiên các hộ chính sách thuộc các xã nghèo,dân tộc thiểu số, vùng sâu vùng xa

Ghi chú: Mỗi hộ dân tham gia Dự án chỉ được nhận 1 nguồn tiền trợ giá từ các tổ chức nước ngoài

3 Tiếp cận với các hộ tiềm năng để vận động đăng ký

KTV huyện, thợ xây hoặc cán bộ cơ sở sẽ:

- Tuyên truyền, vận động các hộ gia đình tiềm năng tham gia Dự án;

- Giúp đỡ các hộ tiềm năng làm “Đơn đề nghị hỗ trợ xây dựng công trình KSH”

- Mẫu số 03 để trình PBPD duyệt

4 Xét duyệt đơn đề nghị của các hộ

- PBPD xét duyệt các đơn theo tiêu chí chọn xã và chọn hộ của Dự án

- Đơn của hộ gia đình đủ điều kiện sẽ được PBPD chấp thuận theo thứ tự nộp

- Ưu tiên đơn của các hộ nghèo, dân tộc thiểu số, vùng sâu vùng xa

5 PBPD ký “Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính với hộ xây dựng công trình KSH” - Mẫu số 04, và mẫu này phải được lưu ta ̣i PBPD

6 Tổ chức xây dựng công trình

KTV huyện chịu trách nhiệm:

- Giới thiệu những tổ thợ xây đã được cấp chứng chỉ để hộ gia đình lựa chọn;

- Hỗ trợ hộ gia đình xây dựng công trình KSH, ký “Hợp đồng xây dựng công

trình KSH” - Mẫu số 06 với tổ thợ xây, mẫu này phải lưu ta ̣i PBPD;

- Hướng dẫn hộ gia đình lựa chọn kiểu, cỡ công trình, bố trí mặt bằng xây dựng, lựa chọn vật liệu, thiết bị sử dụng KSH phù hợp với điều kiện kinh tế và kế hoạch phát triển chăn nuôi của hộ gia đình;

- Hướng dẫn hộ gia đình cách chuẩn bị phân nạp, vận hành, bảo dưỡng công trình và các thiết bị sử dụng;

- Quản lý chất lượng công trình đang xây dựng và nghiệm thu 100% công trình trong địa bàn huyện, chỉ nghiệm thu những công trình của Dự án;

- Hướng dẫn thợ xây khắc mã và trực tiếp gắn biển tên công trình theo quy định Hướng dẫn và kiểm tra thợ xây làm Phiếu bảo hành công trình KSH sau nghiệm thu;

- Lập danh sách, đánh mã số cho các công trình đã nghiệm thu phù hợp với mã

công trình ghi trên Mẫu số 07;

- Nghiệm thu và hoàn thiện hồ sơ: Mẫu số 03, Mẫu số 04, Mẫu số 06, Mẫu số

07, và Mẫu số 09

- Hồ sơ nghiệm thu gửi về BQLDA gồm: Mẫu số 03, Mẫu số 07 và Mẫu số 9

II HOẠT ĐỘNG TUYÊN TRUYỀN

1 Mục đích

- Quảng bá hình ảnh của Dự án hợp tác giữa Việt Nam và Hà Lan thành công trong việc ứng dụng và nhân rộng mô hình khí sinh học quy mô hộ gia đình tại các địa phương hiện đang phát triển kinh tế chăn nuôi trên toàn quốc

- Tiếp cận những hộ dân chăn nuôi xây dựng tiềm năng, nâng cao nhận thức cho

họ về công nghệ khí sinh học , lợi ích cho sức khỏe con người, các lợi ích khác của công trình KSH, số tiền tiết kiệm được khi sở hữu công trình, thời gian hoàn vốn, các hỗ trợ của Dự án, cũng như nắm bắt được quy trình xây dựng cơ bản để có thể giám sát được công tác xây dựng công trình KSH và nhằm đánh giá khách hàng tiềm năng

- Nâng cao hiểu biết của chủ sở hữu công trình khí sinh học về cách vận hành công trình và cách sử dụng KSH và sử dụng phụ phẩm KSH hiệu quả và tối ưu

2 Các bước tiến hành

a) PBPD

- Xây dựng nội dung tuyên truyền của toàn tỉnh năm 2013 và gửi về BQLDA vào đầu năm 2013; Thường xuyên cập nhật thông tin kết quả hoạt động tuyên truyền của địa phương (bằng bài viết, báo cáo kèm hình ảnh minh họa) và định

kỳ theo quý gửi về BQLDA;

- Xây dựng nội dung tuyên truyền, kế hoạch và kinh phí cho từng huyện Hướng dẫn các đội thợ xây, khách hàng tiềm năng sử dụng các loại ấn phẩm, tài liệu,

tờ rơi, áp phích, băng hình tuyên truyền do Dự án cung cấp;

- Phổ biến cho các đội thợ xây về việc nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng cho hộ dân xây dựng công trình KSH nhằm giúp họ trở thành những tuyên truyền viên tích cực của Dự án

- Nâng cao vai trò và năng lực của các đội thợ xây trong việc tuyên truyền về lợi ích của công nghệ KSH và lợi ích khi tham gia Dự án Phổ biến thông tin Dự án khuyến khích công việc tiếp thị bán hàng bằng cách chi trả cho đội thợ xây 20.000 đồng (hai mươi nghìn đồng) trên 01 (một) công trình mà đội thợ xây tiếp thị và xây dựng thành công

b) Trạm KN huyện/phòng NN huyện/KTV huyện và cán bộ cơ sở:

- Tổ chức tuyên truyền tại xã và huyện bằng hình thức phát trực tiếp tài liệu in,

tờ rơi, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng của địa phương Sử dụng hiệu quả kênh loa phát thanh để quảng bá thông tin về Dự án

- Tổ chức tham quan mô hình trình diễn, trao đổi kinh nghiệm hoặc thành lập các câu lạc bộ có cùng sở thích

- Liên tục lồng ghép các thông tin về Dự án với các hoạt động quần chúng, tập thể hoặc các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức đoàn thể, chính quyền

3 Kinh phí hoạt động

Xem Định mức chi phí các hoạt động cấp tỉnh

III HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

1 Mục đích

- Nhằm đảm bảo công trình KSH xây dựng và vận hành theo các tiêu chuẩn chất lượng của Dự án;

- Nhằm phát hiện, khắc phục và hạn chế các lỗi kỹ thuật trong xây dựng, lắp đặt

và vận hành để đảm bảo tất cả công trình KSH của Dự án đều hoạt động tốt, làm hài lòng người sử dụng;

- Góp phần vào việc tối đa hóa hiệu quả đầu tư của người sử dụng và duy trì lòng tin của khách hàng vào công nghệ KSH

2 Các hoạt động quản lý chất lượng

a) Quản lý chất lượng công trình KSH đang xây dựng

- Người thực hiện: KTV huyện và KTV tỉnh

- Số lượng công trình: KTV huyện kiểm tra 100% tổng số công trình KSH của

huyện KTV tỉnh kiểm tra 5% tổng số công trình KSH xây dựng của tỉnh

- Tần suất và thời điểm kiểm tra: KTV tỉnh kiểm tra 01 lần trong thời gian công

trình đang xây dựng KTV huyện kiểm tra ít nhất 02 lần trong thời gian công trình đang xây dựng, lần đầu khi xác định các cốt công trình và một lần khác trong quá trình xây dựng (khuyến khích kiểm tra tại thời điểm công trình đã xây dựng xong nhưng chưa thử kín nước, kín khí hoặc chưa nạp chất thải)

- Phương pháp tiến hành:

+ Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ: Các hồ sơ cần kiểm tra và hoàn thiện gồm có:

Đơn đề nghị hỗ trợ xây dựng công trình KSH - Mẫu số 03, Hợp đồng hỗ trợ

kỹ thuật và tài chính với hộ xây dựng công trình KSH - Mẫu 04, Hợp đồng

xây dựng công trình KSH - Mẫu số 06 và bản vẽ thiết kế mẫu Kiểm tra danh

sách các hộ xây dựng công trình/Sổ ghi chép xây dựng của KTV huyện

+ Kiểm tra và phỏng vấn thợ xây: Cách thức lựa chọn kiểu, cỡ công trình, bố trí

mặt bằng, đọc bản vẽ và công tác tư vấn kỹ thuật cho hộ gia đình

+ Quan sát và đo đạc tại hiện trường: Quan sát mặt bằng công trình, vị trí bể phân

giải, bể nạp, bể điều áp, các công trình phụ trợ như chuồng trại, nhà vệ sinh, nhà bếp…; cốt công trình được xác định như thế nào; và vật liệu xây dựng, thiết bị sử

dụng phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng của dự án - Phụ lục 1 Đo đạc các thông

số và đánh giá công trình theo biên bản kiểm tra - Mẫu số 09

+ Phỏng vấn hộ dân: Các thông tin chung về gia đình, tình hình chăn nuôi, mục

đích sử dụng công trình; Thông tin về tập huấn người sử dụng, tài liệu được cấp phát, cách giám sát xây dựng; Mức độ hài lòng của hộ với chất lượng thợ xây và công tác tư vấn kỹ thuật của KTV huyện/KTV tỉnh

+ Báo cáo kiểm tra chất lượng: KTV huyện/KTV tỉnh lập Biên bản kiểm tra, đánh

giá công trình đang xây dựng - Mẫu số 09 KTV tỉnh tổng hợp Danh sách công trình đã kiểm tra - Mẫu số 49

b) Nghiệm thu công trình KSH

- Người thực hiện: KTV huyện và cán bộ cơ sở

- Số lượng công trình: 100% công trình KSH xây dựng theo chỉ tiêu của huyện

- Thời điểm nghiệm thu: Khi công trình đã xây dựng xong, được thử kín nước,

kín khí, lắp đặt đường ống, bếp, áp kế và đậy nắp bể phân giải, hoặc tại thời điểm

khi công đã đưa vào sử dụng ổn định

- Phương pháp tiến hành:

+ Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ: Kiểm tra lại và hoàn thiện hồ sơ công trình của hộ

dân trong trường hợp cần bổ sung thông tin

+ Quan sát và kiểm tra mức độ phù hợp với tiêu chuẩn nghiệm thu: KTV huyện

đánh giá công trình theo các tiêu chuẩn nghiê ̣m thu công trình - Phụ lục 2 Ngay tại thời điểm nghiệm thu: trực tiếp gắn biển tên tại vị trí không bị mưa nắng, gần

công trình, dễ quan sát; và giám sát việc cấp phiếu bảo hành công trình (phiếu in rời theo mẫu số 08 hoặc ghi trực tiếp vào phiếu tại trang 46 trong cuốn “Sổ tay sử dụng khí sinh học”) của thợ xây cho hộ dân

+ Phỏng vấn hộ dân: Các thông tin về mức độ hài lòng của hộ với chất lượng thợ

xây và công tác tư vấn kỹ thuật của KTV huyện/KTV tỉnh, kinh phí đầu tư xây dựng công trình và phiếu bảo hành công trình Tư vấn kỹ thuâ ̣t khi cần thiết

+ Lập hồ sơ nghiệm thu: KTV huyện hoàn thiện Biên bản nghiệm thu công trình

KSH - Mẫu số 07 Cán bộ cơ sở hỗ trợ KTV huyện khi nghiệm thu và lấy xác

nhận của UBND xã trong biên bản nghiệm thu Mô ̣t bô ̣ hồ sơ nghiê ̣m thu công

trình bao gồm các Mẫu số 03, Mẫu số 09, và Mẫu số 07 KTV huyê ̣n tâ ̣p hợp các

mẫu này và gửi về PBPD

c) Quản lý chất lượng công trình KSH đang vận hành

- Người thực hiện: KTV tỉnh

- Số lượng công trình: 10% số công trình KSH đã hoàn thành xây dựng của tỉnh

- Thời điểm kiểm tra: Khi công trình KSH đang hoạt động

- Phương pháp tiến hành:

+ Kiểm tra hồ sơ: Kiểm tra danh sách các hộ xây dựng công trình/Sổ ghi chép xây

dựng của KTV huyện và tính hợp lệ của hồ sơ công trình: Đơn đề nghị hỗ trợ xây dựng công trình KSH - Mẫu số 03, Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính với

hộ xây dựng công trình KSH - Mẫu 04, Hợp đồng xây dựng công trình KSH - Mẫu số 06

+ Phỏng vấn hộ dân: Các thông tin chung về gia đình, tình hình chăn nuôi, mục

đích sử dụng và tình hình hoạt động của công trình; Thông tin về tập huấn người

sử dụng, tài liệu được cấp phát, tiền trợ giá; Mức độ hài lòng của hộ với chất lượng thợ xây và tư vấn kỹ thuật của KTV huyện

+ Quan sát và kiểm tra công trình: Kiểm tra tình trạng hoạt động của công trình ,

viê ̣c vâ ̣n hành của hô ̣ dân và công tác sửa chữa /bảo hành (nếu có) của thợ xây với công trình; Thực hiện tư vấn kỹ thuâ ̣t khi cần thiết theo tiêu chuẩn vận hành và

bảo dưỡng công trình KSH- Phụ lục 3

+ Đánh giá và báo cáo kiểm tra chất lượng: Đánh giá công trình KSH đang vận

hành theo Biên bản kiểm tra - Mẫu số 10 KTV tỉnh tổng hợp danh sách công trình

đã kiểm tra - Mẫu số 49

d) Giám sát sử dụng công trình khí sinh học

- Người thực hiện: KTV tỉnh/huyện hoặc tư vấn độc lập

- Số lượng công trình: 1% - 2% số công trình KSH đã hoàn thành xây dựng của

tỉnh trong các năm trước

- Thời điểm kiểm tra: Khi có yêu cầu của BQLDA

- Phương pháp tiến hành:

+ Kiểm tra hồ sơ: Kiểm tra danh sách các hộ xây dựng công trình

+ Phỏng vấn hộ dân: Các thông tin chung về gia đình, tình hình chăn nuôi, tình

trạng hoạt động của công trình, kiểm tra mã số, biển tên (đối với các công trình xây từ năm 2011) tình hình sử dụng KSH và phụ phẩm KSH;

+ Quan sát và kiểm tra công trình: Kiểm tra tình trạng hoạt động của công trình ,

viê ̣c vâ ̣n hành của hô ̣ dân và công tác sửa chữa /bảo hành (nếu có) của thợ xây với công trình; Thực hiện tư vấn kỹ thuâ ̣t khi cần thiế t theo tiêu chuẩn vận hành và

bảo dưỡng công trình KSH- Phụ lục 3

+ Đánh giá và báo cáo kiểm tra chất lượng: Đánh giá công trình KSH đang vận

hành theo Biên bản kiểm tra - Mẫu số 02

e) Giải quyết khiếu nại

- Người thực hiện: KTV huyện

- Phạm vi công việc: KTV huyện giải quyết mọi khiếu nại của hộ gia đình về chất

lượng vận hành của công trình KSH mà thợ xây không giải quyết được;

- Nội dung công việc: Kiểm tra tình trạng hoạt động của công trình, đề ra các biện

pháp xử lý để đảm bảo công trình KSH hoạt động bình thường; thông báo các trường hợp khiếu nại cho PBPD; trong trường hợp không tự giải quyết được sự cố, báo cáo PBPD để KTV tỉnh có hướng xử lý;

- Thời gian tiến hành: Trong vòng 05 ngày khi nhận được khiếu nại;

- Văn bản kiểm tra: Biên bản kiểm tra, đánh giá công trình KSH đang vận hành - Mẫu số 10

3 Kiểm tra, lưu trữ và nghiệm thu hồ sơ

3.1 Đối với các tỉnh được phân quyền

Danh sách các tỉnh tham gia dự án từ năm 2003 tiếp tục thực hiện phân quyền

trong công tác kiểm tra, lưu trữ và nghiệm thu hồ sơ - Phụ lục 4

a) Các mẫu biểu nghiệm thu

KTV tỉnh kiểm tra và nhập thông tin từ các Mẫu số 03, 07 và 09 vào Database

Các mẫu biểu nghiệm thu này sẽ được lưu giữ tại tỉnh Hồ sơ nghiệm thu chuyển

về BQLDA là “Danh sách các công trình đề nghị duyệt cấp tiền” - Mẫu số 29a

b) Cách thức kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ

Trước khi chuyển hồ sơ nghiệm thu lên BQLDA (Mẫu số 29a), KTV tỉnh kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các Mẫu số 03, 07 và 09 đảm bảo thông tin trên các mẫu

biểu nghiệm thu là chính xác, hợp lệ và có đầy đủ chữ ký tươi của các bên tham gia Dự án như kỹ thuật viên, thợ xây, hộ gia đình, cán bộ cơ sở và xác nhận của

địa phương như hướng dẫn quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ - Phụ lục 5 3.2 Đối với các tỉnh chưa được phân quyền

a) Các mẫu biểu nghiệm thu

KTV tỉnh kiểm tra và nhập thông tin từ các Mẫu số 03, 07 và 09 vào Database,

sau đó gửi bản gốc các mẫu biểu nghiệm thu này và “Danh sách hộ xây dựng công

trình đề nghị chuyển tiền trợ giá”- Mẫu số 29 về BQLDA

b) Cách thức kiểm tra hồ sơ

Thực hiện tương tự như phần b) của mục 3.1 nhưng không phải thực hiện kiểm tra qua điện thoại cho tất cả các hộ dân

3.3 Kiểm tra hồ sơ tại BQLDA

- Sau khi tỉnh làm công tác nghiệm thu, gửi danh sách các công trình theo Mẫu số 29a hoặc 29 về BQLDA BQLDA có thể yêu cầu tỉnh gửi các đợt hồ sơ về BQLDA, việc kiểm tra công tác nghiệm thu của tỉnh sẽ tiến hành tại BQLDA

- Tỷ lệ kiểm tra: Tối thiểu 10% số hồ sơ trên mỗi đợt nghiệm thu Đồng thời thường xuyên gọi điện để thông báo và tư vấn cho các tỉnh khi thấy có vấn đề

kỹ thuật xảy ra

Một số lỗi vi phạm và cách thức xử lý

- Đối với các lỗi về mặt hành chính:

 Sai tên, địa chỉ, số CMT:

 1-5% sai phạm: gửi công văn nhắc nhở

 Sai tên, địa chỉ, số CMT:

▪ 1-5% sai phạm: gửi công văn nhắc nhở

▪ >5% sai phạm: Tỉnh chịu mọi chi phí cho việc chuyển lại tiền trợ giá cho

hộ dân

- Số điê ̣n thoại của hộ dân không được khi trên hồ sơ (hồ sơ cứng hoặc

database):

 ≥10% số hồ sơ trong mô ̣t đợt không có số điê ̣n thoa ̣i : toàn bộ hồ sơ của đợt

đó bi ̣ trả về tỉnh để khắc phu ̣c

- Thiếu chữ ký, các chữ ký trên các mẫu hồ sơ khác nhau:

 Từ 1-5 hồ sơ/đợt: Yêu cầu tỉnh bổ sung và gửi hồ sơ copy bộ hoàn chỉnh gửi

về BQLDA

 Từ 6 hồ sơ trở lên/đợt: BQLDA gửi công văn cho PBPD nhắc nhở

- Hồ sơ cứng và Dbase không khớp nhau:

 1-10% sai phạm: gửi công văn cho PBPD nhắc nhở

 >10% sai phạm: gửi công văn cho PBPD cảnh cáo

- Vi phạm tính hợp lệ:

 Lần 1 phát hiện có công trình vi phạm: Tỉnh chịu trách nhiệm bồi hoàn số tiền trợ giá đã chuyển cho hộ dân, đồng thời BQLDA gửi công văn nhắc nhở

 Lần 2 phát hiện có công trình vi phạm: Tỉnh chịu trách nhiệm bồi hoàn số tiền trợ giá đã chuyển cho hộ dân, đồng thời BQLDA gửi công văn cảnh cáo cho PBPD

- Đối với các lỗi về mặt kỹ thuật:

 Gửi biên bản khắc phục là bắt buộc đối với các lỗi, không phân biệt tỉ lệ sai phạm

 Các lỗi:

- Thông số kỹ thuật sai khác với bản vẽ kỹ thuật

- Thiếu áp kế, lắp đặt thiết bị không đúng

 Biện pháp:

- 1-10% sai phạm: BQLDA gửi công văn nhắc nhở và đề nghị PBPD gửi biên bản khắc phục về BQLDA

- >10% sai phạm: BQLDA gửi công văn cho PBPD cảnh cáo

 Trường hợp để xảy ra cháy, nổ: Sẽ xử lý theo từng trường hợp cụ thể

Các vấn đề liên quan đến công tác quản lý chất lượng xem thêm trong Sổ tay Quản

lý chất lượng được Dự án biên soạn năm 2011

IV HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO, TẬP HUẤN

1 Mục đích

Phổ biến kiến thức về công nghệ KSH, nâng cao kỹ năng quản lý và xây dựng công trình KSH cho các đối tác tham gia Dự án Đối tượng tập huấn gồm kỹ thuật viên tỉnh, kỹ thuật viên huyện, thợ xây và hộ gia đình sử dụng công trình KSH

2 Các hoạt động đào tạo, tập huấn

a) Tập huấn người sử dụng khí sinh học

a1 Tập huấn trước khi xây dựng

- Mục đích: Phổ biến thông tin về Dự án, lợi ích của công nghệ KSH, hỗ trợ kỹ

thuật và tài chính của dự án để hộ dân ra quyết định đầu tư xây dựng công trình

- Đối tượng tham gia: Là thành viên hộ gia đình, trong đó tối thiểu có 5 hộ tiềm

năng Tổng số 20 người/lớp, khuyến khích người sẽ trực tiếp sử dụng và vận hành công trình tham gia tập huấn

- Nội dung: Giới thiệu dự án, lợi ích và chi phí xây dựng công trình KSH; các

bước tham gia dự án, thủ tục hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của dự án; các thiết bị sử dụng KSH; quy trình quản lý chất lượng, nội dung an toàn trong xây dựng và vận hành công trình KSH

- Chương trình: Xem gợi ý chương trình tại Phụ lục 6

- Thời lượng: 0,5 ngày

- Tài liệu sử dụng: Tờ rơi “Công nghệ khí sinh học với sự phát triển bền vững

nông nghiệp và nông thôn”, tờ rơi “An toàn trong xây dựng, vận hành và bảo dưỡng công trình khí sinh học”, và đĩa video CD tuyên truyền

- Tập huấn viên: KTV huyện, thợ xây có kinh nghiệm hoặc KTV tỉnh

- Phương pháp triển khai và tổ chức:

+ Xây dựng kế hoạch: PBPD xây dựng kế hoạch tập huấn dựa trên nhu cầu của

các hộ tiềm năng và gửi về BQLDA tối thiểu trước 01 tuần khi thực hiện kế hoạch

+ Hình thức tổ chức: Tổ chức theo hình thức tập trung đối với địa bàn có số hộ

gia tham gia đủ để thành lập lớp Thông báo cho hộ dân về kế hoạch tổ chức tập huấn (địa điểm và thời gian)

+ Phương pháp: Thuyết trình kết hợp phát tài liệu và tờ rơi của Dự án, xem đĩa

VCD tuyên truyền có hướng dẫn Tổ chức tham quan công trình ứng dụng KSH và

sử dụng phụ phẩm KSH hiệu quả (nếu có điều kiện)

+ Báo cáo: Lập “Danh sách hộ dân tham dự tập huấn” theo Mẫu số 32 và “Báo cáo tập huấn/hội thảo” theo Mẫu số 33 và gửi về PBPD/BQLDA ngay sau tập

huấn

a2 Tập huấn sau xây dựng

- Mục đích: Hộ dân có công trình KSH biết cách vận hành, bảo dưỡng công trình

KSH, các thiết bị và dụng cụ sử dụng KSH, và sử dụng phụ phẩm KSH

- Đối tượng tham gia: Là thành viên hộ gia đình có công trình KSH do Dự án hỗ

trợ xây dựng, khuyến khích và ưu tiên những người thường xuyên sử dụng và vận hành công trình trong gia đình tham gia tập huấn Tổng số 20 người/lớp, trường hợp không đủ người có thể tập huấn theo nhóm hoặc hướng dẫn ngay tại hộ gia đình

- Nội dung: Hướng dẫn cách vận hành và bảo dưỡng công trình KSH, các thiết bị

và dụng cụ sử dụng KSH; Các lưu ý khi vận hành và bảo dưỡng công trình KSH

và hướng dẫn cách sử dụng phụ phẩm KSH

- Chương trình: Xem gợi ý chương trình tại Phụ lục 7

- Thời lượng: 0,5 ngày

- Tài liệu sử dụng: “Sổ tay sử dụng khí sinh học”; Tờ rơi “An toàn trong xây

dựng, vận hành và bảo dưỡng công trình KSH”; và đĩa VCD hướng dẫn vận hành,

bảo dưỡng công trình KSH, VCD hướng dẫn sử dụng phụ phẩm KSH

- Tập huấn viên: KTV huyện hoặc KTV tỉnh

- Phương pháp triển khai và tổ chức:

+ Xây dựng kế hoạch: PBPD xây dựng kế hoạch dựa trên số lượng hộ dân có

công trình KSH và gửi về BQLDA tối thiểu trước 01 tuần khi thực hiện kế hoạch

+ Hình thức tổ chức: Tổ chức theo hình thức tập trung đối với địa bàn có số hộ

gia đình đã xây dựng công trình KSH đủ để thành lập lớp Thông báo cho các hộ dân về kế hoạch tổ chức tập huấn (địa điểm và thời gian) Trong trường hợp đặc biệt (tại một số địa bàn có công trình KSH phân tán, không tập trung) việc tập huấn không thể thành lập lớp thì KTV tỉnh/huyện có thể tổ chức tập huấn ngay tại

hộ gia đình và cấp phát đầy đủ tài liệu cho hộ dân (“Sổ tay sử dụng khí sinh học”;

Tờ rơi “An toàn trong xây dựng, vận hành và bảo dưỡng công trình KSH), đồng

thời phải lập “Biên bản tập huấn tại hộ gia đình” theo Mẫu số 35, có ký nhận

của hộ dân và cán bộ xã/thợ xây gửi về PBPD Trường hợp này, chi phí trà nước 10.000 đồng/hộ sẽ được chuyển thành tiền hỗ trợ xăng xe cho KTV tỉnh/huyện đi tập huấn, mà không chi tiền thuê hội trường và chi phí văn phòng phẩm

+ Phương pháp: Thuyết trình kết hợp phát tài liệu và tờ rơi của Dự án, xem băng

video có hướng dẫn Tổ chức tham quan công trình sử dụng KSH và sử dụng phụ phẩm KSH hiệu quả (nếu có điều kiện)

+ Báo cáo: Lập “Danh sách hộ dân tham dự tập huấn” theo Mẫu số 32 và “Báo cáo tập huấn/hội thảo” theo Mẫu số 33 và gửi về PBPD/BQLDA ngay sau tập

huấn

b) Hội thảo trao đổi kinh nghiệm cho KTV và đội thợ xây

- Mục đích: Cập nhật tiến độ thực hiện dự án tại tỉnh Đội ngũ KTV và đội thợ

xây KSH được chia sẻ kinh nghiệm xây dựng và quản lý xây dựng công trình KSH; chia sẻ kinh nghiệm nghiệm thu công trình và tư vấn cho hộ dân

- Đối tượng tham gia: KTV huyện và đội thợ xây KSH đang còn hoạt động

- Nội dung: Cập nhật tiến độ dự án, tiến độ nghiệm thu và giải đáp những vướng

mắc trong quá trình thực hiện Cấp nhật kiến thức mới về công nghệ KSH, chia sẻ kinh nghiệm và cách thức xử lý các sự cố liên quan đến công trình KSH

- Chương trình: do PBPD tự biên soạn theo tình hình thực tế tại tỉnh

- Thời lượng: 01 ngày, được tổ chức 2 lần/năm tại PBPD

- Tài liệu sử dụng: do PBPD tự biên soạn theo tình hình thực tế tại tỉnh

- Dẫn trình viên: KTV tỉnh

- Phương pháp triển khai và tổ chức:

+ Xây dựng kế hoạch: PBPD xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo và gửi về

BQLDA

+ Hình thức tổ chức: PBPD lập danh sách và mời KTV và đội thợ xây đang còn

hoạt động tham dự hội thảo Tổ chức hội thảo tại văn phòng PBPD theo kế hoạch

+ Phương pháp: Tọa đàm và chia nhóm thảo luận kinh nghiệm xây dựng và quản

lý chất lượng công trình Tổ chức tham quan các mô hình tiêu biểu về xây dựng, vận hành, ứng dụng KSH và sử dụng phụ phẩm KSH hoặc công trình gặp sự cố đã được khắc phục (nếu có điều kiện)

+ Báo cáo: Báo cáo theo Mẫu số 33 - “Báo cáo tập huấn/hội thảo” và gửi về

BQLDA sau khi kết thúc hội thảo

c) Tập huấn KTV tỉnh và huyện (tập huấn mới)

- Mục đích: Cung cấp và trang bị kiến thức về công nghệ khí sinh học, quản lý

chất lượng công trình cho đội ngũ KTV tỉnh và huyện của các tỉnh mới tham gia

dự án và KTV mới của tỉnh cũ

- Đối tượng tham gia: Do PBPD lựa chọn và đề cử Học viên là cán bộ thuộc đơn

vị do Sở NN&PTNT chỉ định tổ chức triển khai (đối với KTV tỉnh) hoặc thuộc các Trạm Khuyến nông hoặc cơ quan trực thuộc UBND huyện/Phòng NN&PTNT huyện (đối với KTV huyện); tốt nghiệp trung cấp trở lên; có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc; năng động, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm và có kỹ năng thuyết trình Tổng số 20-25 người/lớp được lựa chọn theo chỉ tiêu từ 1-2 KTV tỉnh/tỉnh dự án và từ 1-2 KTV huyện/huyện dự án tùy theo địa bàn và số lượng công trình được phân bổ

- Nội dung: Giới thiệu công nghệ KSH và dự án; các bước xây dựng, cách thức

vận hành, bảo dưỡng công trình KSH; quản lý chất lượng; ứng dụng KSH và sử

dụng phụ phẩm KSH; cách thức tổ chức tập huấn người sử dụng và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dự án tại tỉnh

- Chương trình: Sẽ do BQLDA cung cấp

- Thời lượng: 6 ngày

- Tài liệu sử dụng: Tài liệu tập huấn KTV; Bản vẽ kỹ thuật; Sách hỏi đáp về công

nghệ KSH; Tờ rơi “Công nghệ khí sinh học với sự phát triển bền vững nông

nghiệp và nông thôn”; Tờ rơi “An toàn trong xây dựng, vận hành và bảo dưỡng công trình KSH”; “Sổ tay sử dụng khí sinh học”; và bộ 04 đĩa VCD tuyên truyền

- Tập huấn viên: Giảng viên KSH do dự án đào tạo và cấp chứng chỉ

- Phương pháp triển khai và tổ chức:

+ Xây dựng kế hoạch: BQLDA xây dựng kế hoạch tập huấn KTV từ đầu năm và

gửi về PBPD Mỗi năm BQLDA sẽ tiến hành tổ chức từ 2-3 lớp tập huấn KTV vào thời điểm đầu năm, giữa năm và cuối năm

+ Hình thức tổ chức: Tổ chức tập trung và chia lớp học theo vùng miền BQLDA

sẽ phối hợp cùng PBPD đăng cai tổ chức Các PBPD có kinh nghiệm tổ chức sẽ được lựa chọn để phối hợp triển khai các khóa tập huấn Sau đó, BQLDA sẽ gửi danh sách học viên, chương trình tập huấn, danh sách giảng viên và các yêu cầu tổ chức cho PBPD Khi nhận được các thông tin trên, PBPD lập đề cương tập huấn theo mẫu do BQLDA cung cấp (gồm dự trù kinh phí) gửi về BQLDA phê duyệt BQLDA và PBPD đăng cai tập huấn sẽ liên hệ trực tiếp với các giảng viên và tiến hành tổ chức tập huấn BQLDA sẽ gửi giấy mời tập huấn về các tỉnh Các PBPD có trách nhiệm thông báo, hỗ trợ và tạo điều kiện cho học viên tham gia theo danh sách đã đăng

ký

+ Phương pháp: Áp dụng phương pháp tập huấn có sự tham gia và hướng dẫn

thực hành tại hiện trường Học viên được thực hành trực tiếp tại 04 công trình KSH ở các giai đoạn xây dựng khác nhau và 01 công trình đã hoàn thiện, chưa nạp chất thải dùng để thử kín nước, kín khí Học viên được hỗ trợ, theo dõi và đánh giá năng lực và kỹ năng thực hành trong suốt quá trình học

+ Báo cáo: PBPD đăng cai tập huấn sẽ viết báo cáo theo mẫu và gửi về BQLDA

ngay sau tập huấn

d) Tập huấn thợ xây KSH (tập huấn mới)

- Mục đích: Cung cấp và trang bị kiến thức về công nghệ khí sinh học, kỹ thuật

xây dựng công trình KSH cho đội thợ xây của các tỉnh mới tham gia dự án và thợ xây mới của tỉnh cũ

- Đối tượng tham gia: Do các PBPD lựa chọn và đề cử Học viên là thợ xây lành

nghề ở địa phương đã tốt nghiệp phổ thông cơ sở, có ít nhất 2 năm hành nghề xây dựng các công trình dân dụng, ưu tiên những thợ xây đã có kinh nghiệm xây công trình KSH để trở thành tổ trưởng tổ thợ xây KSH; năng động, nhiệt tình và ham học hỏi; có sức khoẻ tốt; cam kết thực hiện các nghĩa vụ của thợ xây trong dự án

ghi tại Điều 2 của “Hợp đồng tiếp nhận thợ xây tham gia dự án KSH”- Mẫu số 05

Tổng số từ 20-25 người/lớp được lựa chọn theo chỉ tiêu từ 1-3 thợ xây/huyện dự

án tùy theo địa bàn và số lượng công trình được phân bổ

- Nội dung: Giới thiệu công nghệ KSH, dự án; nguyên lý thiết kế, kỹ thuật xây

dựng và vận hành công trình KSH; tiêu chuẩn chất lượng của vật liệu, thiết bị, phụ kiện và công tác xây dựng, lắp đặt; an toàn lao động, an toàn quá trình sửa chữa và bảo dưỡng công trình; quyền lợi và trách nhiệm của thợ xây khi tham gia dự án

- Chương trình: Sẽ do BQLDA cung cấp

- Thời lượng: 6 ngày

- Tài liệu sử dụng: Tài liệu tập huấn thợ xây; Bản vẽ kỹ thuật; Sách hỏi đáp về

công nghệ KSH; Tờ rơi “Công nghệ khí sinh học với sự phát triển bền vững nông

nghiệp và nông thôn”; Tờ rơi “An toàn trong xây dựng, vận hành và bảo dưỡng công trình KSH”; “Sổ tay sử dụng khí sinh học”; và bộ 04 đĩa VCD tuyên truyền

- Tập huấn viên: Giảng viên KSH và hướng dẫn viên thợ xây do dự án đào tạo và

cấp chứng chỉ

- Phương pháp triển khai và tổ chức:

+ Xây dựng kế hoạch: Tương tự như tập huấn KTV

+ Hình thức tổ chức: Tương tự như tập huấn KTV Lưu ý: Căn cứ vào chỉ tiêu

xây dựng công trình của huyện, KTV huyện lựa chọn thợ xây theo tiêu chí trên và lập danh sách thợ xây cần đào tạo gửi về PBPD Các PBPD có trách nhiệm thông báo, hỗ trợ và tạo điều kiện cho học viên tham gia theo danh sách đã đăng ký

+ Phương pháp: Áp dụng phương pháp tập huấn có sự tham gia và thực hành tại

hiện trường Học viên trực tiếp xây dựng và hoàn thành 04 công trình KSH mới và thực hành thử kín nước, kín khí tại 01 công trình đã hoàn thiện, chưa nạp chất thải Học viên được hỗ trợ, theo dõi, đánh giá năng lực và kỹ thuật xây dựng trong suốt quá trình học

+ Báo cáo: PBPD đăng cai tập huấn viết báo cáo theo mẫu và gửi về BQLDA

ngay sau tập huấn

e) Tập huấn nâng cao cho KTV tỉnh và huyện

- Mục đích: Củng cố và nâng cao kiến thức về công nghệ KSH; cập nhật thông

tin, sáng kiến, các nghiên cứu, ứng dụng KSH và sử dụng phụ phẩm KSH; quản lý chất lượng công trình cho đội ngũ KTV tỉnh và huyện đang còn hoạt động

- Đối tượng tham gia: Do các PBPD lựa chọn và đề cử Học viên là những KTV

tỉnh, huyện đang còn hoạt động và có nhu cầu nâng cao, bổ sung kiến thức về công nghệ KSH và quản lý chất lượng công trình Tổng số từ 20-25 người/lớp

- Nội dung: Cập nhật thông tin mới về công nghệ KSH; chia sẻ thông tin, sáng

kiến và kinh nghiệm về cách thức vận hành, bảo dưỡng công trình KSH và ứng dụng KSH và sử dụng phụ phẩm KSH, quản lý và nghiệm thu công trình KSH; cách thức tổ chức tập huấn người sử dụng và hướng dẫn thức tổ chức các hoạt động tại tỉnh

- Chương trình: Sẽ do BQLDA cung cấp

- Thời lượng: 3 ngày

- Tài liệu sử dụng: Tài liệu tập huấn KTV (bản mới); Bản vẽ kỹ thuật; Sổ tay

quản lý chất lượng; Sách hỏi đáp về công nghệ KSH; Tờ rơi “Công nghệ khí sinh

học với sự phát triển bền vững nông nghiệp và nông thôn”; Tờ rơi “An toàn trong xây dựng, vận hành và bảo dưỡng công trình KSH”; “Sổ tay sử dụng khí sinh học”; và bộ 04 đĩa VCD tuyên truyền

- Tập huấn viên: Do dự án lựa chọn

- Phương pháp triển khai và tổ chức:

+ Xây dựng kế hoạch: Tương tự như tập huấn KTV

+ Hình thức tổ chức: Tương tự như tập huấn KTV

+ Phương pháp: Áp dụng phương pháp tập huấn có sự tham gia và kết hợp thăm

công trình đang xây dựng, công trình đang vận hành tại hộ dân

f) Tập huấn nâng cao cho đội thợ xây

- Mục đích: Củng cố và nâng cao kiến thức về công nghệ KSH, kỹ thuật xây dựng

công trình KSH, kỹ năng tư vấn hộ dân cho đội thợ xây đang còn hoạt động

- Đối tượng tham gia: Do các PBPD lựa chọn và đề cử Học viên là những đội

thợ xây đang còn hoạt động và có nhu cầu nâng cao, bổ sung kiến thức về công nghệ KSH và kỹ thuật xây dựng công trình KSH, kỹ năng tư vấn hộ dân Tổng số

từ 20-25 người/lớp

- Nội dung: Cập nhật thông tin mới về công nghệ KSH; chia sẻ thông tin và kinh

nghiệm xây dựng và khắc phục sự cố trong xây dựng, kinh nghiệm hướng dẫn hộ dân cách thức vận hành, bảo dưỡng, bảo hành công trình KSH, ứng dụng KSH và

sử dụng phụ phẩm KSH

- Chương trình: Sẽ do BQLDA cung cấp

- Thời lượng: 3 ngày

- Tài liệu sử dụng: Tài liệu tập huấn thợ xây; Bản vẽ kỹ thuật; Sách hỏi đáp về

công nghệ KSH; Tờ rơi “Công nghệ khí sinh học với sự phát triển bền vững nông

nghiệp và nông thôn”; Tờ rơi “An toàn trong xây dựng, vận hành và bảo dưỡng công trình KSH”; “Sổ tay sử dụng khí sinh học”; và bộ 04 đĩa VCD tuyên truyền

- Tập huấn viên: Do dự án lựa chọn

- Phương pháp triển khai và tổ chức:

+ Xây dựng kế hoạch: Tương tự như tập huấn thợ xây

+ Hình thức tổ chức: Tương tự như tập huấn thợ xây

+ Phương pháp: Áp dụng phương pháp tập huấn có sự tham gia và kết hợp thăm

công trình đang xây dựng, công trình đang vận hành tại hộ dân

V HOẠT ĐỘNG MỞ RỘNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ KSH

1 Mục đích

Chứng minh hiệu quả của công trình KSH trong lĩnh vực năng lượng tái tạo, trồng

trọt và chăn nuôi BPD hỗ trợ kỹ thuật và một phần chi phí xây dựng mô hình cho các hộ gia đình, và hỗ trợ kỹ thuật cho các hộ gia đình có nhu cầu ứng dụng

và nhân rộng mô hình đã có

Năm 2013, tại các tỉnh sẽ có các hoạt động xây dựng và nhân rộng mô hình chuyển giao công nghệ ứng dụng phụ phẩm và sử dụng KSH Do đã có nhiều đề tài nghiên cứu và nhiều mô hình về sử dụng KSH chạy máy phát điện nên BQLDA

sẽ không tiếp tục hỗ trợ cho việc xây dựng mô hình này trong năm 2013 Những

mô hình sử dụng KSH khác như dùng KSH để sấy chè, chế biến và bảo quản nông sản, sưởi ấm cho vật nuôi… vẫn sẽ được xem xét phê duyệt

2 Tiêu chí lựa chọn hộ tham gia

- Đã xây dựng công trình KSH thuộc Dự án;

- Có nhu cầu ứng dụng phụ phẩm KSH;

- Nhiệt tình và mong muốn ứng dụng các kiến thức và kỹ thuật mới;

- Tự nguyện đầu tư vào việc xây dựng mô hình;

- Tuân thủ các hướng dẫn và các bước xây dựng mô hình;

- Sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm và hiểu biết của mình với những người khác

3 Xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ

- Điều phối và giám sát chung: PBPD

- Chịu trách nhiệm xây dựng mô hình ở huyện: KTV tỉnh và/hoặc KTV huyện

- Dự trù kinh phí cho mô hình yêu cầu:

+ Chi tiết cho các hạng mục (Ví dụ: dự trù kinh phí cho hỗ trợ xây bể chứa cần chi tiết từng hạng mục nhỏ như cát, sỏi, đá…);

+ Những hạng mục đề xuất và đơn giá kèm theo phải căn cứ theo quy định Nhà nước và có văn bản xác nhận;

+ Quản lý và thực hiên đề tài:

 Quản lý 01 đề tài cần tối đa 3 người, 01 quản lý chung và 02 người thực hiện (cấp Tỉnh và cấp Huyện) Chi phí cho quản lý chung là 2.000.000 đồng/đề tài; chi phí cho người thực hiện là 1.050.000 đồng/người/tháng;

 Cần có bảng phân công công việc cụ thể, kèm theo bảng tiến độ dự kiến thực hiện đề tài;

 Công chăm sóc mô hình trả cho hộ tham gia là 500.000 đồng/hộ/tháng

Các bước xây dựng mô hình

Bước 1: Công tác chuẩn bị

- Lựa chọn mô hình:

+ Đối với mô hình chuyển giao công nghệ ứng dụng phụ phẩm KSH: Lựa chọn

từ danh mục gợi ý tại Phụ lục 8a, đối tượng của mô hình phù hợp và đại diện cho

tình hình sản xuất nông nghiệp và thuỷ sản của địa phương;

+ Đối với mô hình chuyển giao công nghệ sử dụng khí sinh học: Tùy thuộc tình

hình địa phương, PBPD có thể lựa chọn xây dựng mô hình phù hợp theo nhu cầu

sử dụng khí của hộ gia đình Lưu ý không lựa chọn mô hình chạy máy phát điện

+ Tham khảo Phụ lục 8b về danh mục các đề tài chuyển giao công nghệ đã được

thực hiện trong khuôn khổ Dự án, khuyến khích các đề tài có tính mới và thiết

thực với tình hình thực tế tại địa phương, tránh thực hiện lại các đề tài đã có

- Lập kế hoạch xây dựng mô hình (Đề cương kỹ thuật), chi phí và thời gian thực hiện (Đề cương tài chính) Đề cương mô hình chuyển giao công nghệ được xây

dựng theo gợi ý tại Phụ lục 9 và nộp BQLDA trước ngày 30/4/2013 Ban BQLDA

sẽ xem xét, lựa chọn và phê duyệt các đề cương trước ngày 31/5/2013 Danh sách

các đề cương được thông qua sẽ gửi cho các PBPD để triển khai thực hiện mô

hình

Bước 2: Thực hiện mô hình

- Tư vấn, hướng dẫn cho hộ gia đình cách thức thực hiện mô hình Thông báo cho

hộ gia đình về việc hỗ trợ kỹ thuật và một phần chi phí, ví dụ: hỗ trợ mua cây giống, con giống, thức ăn chăn nuôi hoặc nguyên vật liệu xây dựng bể chứa phụ

phẩm KSH, đường ống dẫn nước xả … (đối với mô hình ứng dụng phụ phẩm KSH) và đèn KSH, bình đun nước nóng, máy sấy chè, đèn sưởi ấm vật nuôi … (đối với mô hình ứng dụng khí sinh học);

- Ký hợp đồng với hộ gia đình xây dựng mô hình:

+ “Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho mô hình chuyển giao công nghệ ứng dụng phụ phẩm KSH” - Mẫu số 39;

+ “Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho mô hình chuyển giao công nghệ sử dụng KSH” - Mẫu số 46;

- Ký hợp đồng với cán bộ theo dõi mô hình:

+ “Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ sử dụng phụ phẩm KSH” - Mẫu số 37;

+ “Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ sử dụng KSH” - Mẫu số 44;

- Trong quá trình thực hiện KTV và/hoặc hộ gia đình tiến hành ghi chép các công việc

và kết quả “Theo dõi thực hiện mô hình ở hộ gia đình” - Mẫu số 41;

- Báo cáo kết quả hàng tháng cho BQLDA theo:

+ Báo cáo tiến độ mô hình chuyển giao công nghệ ứng dụng phụ phẩm KSH - Mẫu số 01;

+ Báo cáo kết quả mô hình chuyển giao công nghệ sử dụng KSH - Mẫu số 43

- Lập Báo cáo tổng hợp kết quả toàn bộ quá trình tổ chức xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ

4 Nhân rộng mô hình đã có

- Điều phối và giám sát chung: PBPD

- Chịu trách nhiệm triển khai: KTV tỉnh và/hoặc KTV huyện

- BQLDA sẽ cung cấp cho PBPD thông tin kỹ thuật cần thiết và hỗ trợ một phần kinh phí để nhân rộng mô hình sau đây:

+ Tư vấn và tìm kiếm đối tượng thực hiện nhân rộng mô hình;

+ Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra trong suốt quá trình thực hiện đảm bảo hộ dân nắm bắt rõ cách thức thực hiện và làm theo đúng quy trình kỹ thuật;

+ Ghi chép các kết quả và làm báo cáo tổng hợp kết quả nhân rộng mô hình

Lưu ý: Đề xuất Nhân rộng mô hình không cần lô đối chứng; BQLDA sẽ không hỗ

trợ kinh phí cho hộ dân tham gia nhân rộng mô hình, không hỗ trợ mua cây giống, con giống, thức ăn chăn nuôi hoặc nguyên vật liệu xây dựng bể chứa phụ phẩm KSH, đường ống dẫn nước xả …

5 Nghiệm thu và thủ tục thanh toán

a) Nghiệm thu mô hình

- PBPD gửi Báo cáo tổng hợp và Quy trình kỹ thuật về BQLDA trước ngày 20/10/2013

- BQLDA chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra tiến độ thực hiện, chất lượng của

mô hình thông qua kiểm tra thực tế tại địa phương và quyết định nghiệm thu mô hình sau khi nhận được báo cáo tổng hợp

b) Thanh toán

Các PBPD cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị thanh toán xây dựng mô hình chuyển giao

công nghệ và gửi về BQLDA trước ngày 31/10/2013; Hồ sơ bao gồm:

- Đối với mô hình ứng dụng phụ phẩm KSH:

+ Báo cáo kết quả triển khai hàng tháng;

+ Báo cáo tổng hợp kết quả xây dựng mô hình Chuyển giao công nghệ;

+ Hợp đồng tư vấn kỹ thuật xây dựng mô hình sử dụng phụ phẩm KSH - Mẫu số

37 giữa PBPD và cán bộ kỹ thuật và Thanh lý hợp đồng - Mẫu số 38;

+ Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho mô hình sử dụng phụ phẩm KSH -

Mẫu số 39 và Thanh lý hợp đồng xây dựng mô hình sử dụng phụ phẩm KSH - Mẫu số 40;

+ Mẫu theo dõi thực hiện mô hình ở các hộ gia đình - Mẫu số 41 (có chữ ký của

hộ gia đình và cán bộ theo dõi);

+ Giấy biên nhận và các hoá đơn, chứng từ liên quan khi mua thiết bị cần thiết theo hướng dẫn tài chính dự án

- Đối với mô hình sử dụng khí sinh học:

+ Báo cáo kết quả triển khai hàng tháng;

+ Báo cáo tổng hợp kết quả xây dựng mô hình Chuyển giao công nghệ;

+ Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ sử dụng

KSH - Mẫu số 44 và Thanh lý hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật xây dựng mô hình chuyển giao công nghệ sử dụng KSH - Mẫu số 45;

+ Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho mô hình chuyển giao công nghệ sử

dụng KSH - Mẫu số 46 và Thanh lý hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho mô hình chuyển giao công nghệ sử dụng KSH - Mẫu số 47;

+ Giấy biên nhận và các hóa đơn, chứng từ liên quan khi mua thiết bị cần thiết theo hướng dẫn tài chính dự án

Lưu ý:

 Đối với các hoạt động mua bán hàng hóa, vật tư, con giống có giá trị trên 500.000 đồng phải có hóa đơn đỏ; trên 5.000.000 đồng phải có báo giá của 03 đơn vị cung cấp; trên 7.500.000 đồng phải có hợp đồng và thanh lý hợp đồng mua bán;

 Giao nhận giống, vật tư cho hộ dân phải có biên bản giao nhận;

 Mức thù lao nhận từ 1.000.000 đồng trở lên phải khấu trừ thuế Thu nhập cá

nhân (PTI) và phải có ký nhận tiền công của các bên;

 Khi thanh toán tiền công chăm sóc cho hộ dân, cần có bảng thanh toán hoặc

giấy biên nhận tiền công có đủ chữ ký các bên

PHẦN IV THỦ TỤC TÀI CHÍNH VÀ ĐỊNH MỨC CHI PHÍ CHO PBPD

I LẬP KẾ HOẠCH, NGÂN SÁCH VÀ BÁO CÁO

1 Lập kế hoạch 6 tháng và thường niên

- PBPD xây dựng kế hoạch bao gồm kế hoạch hoạt động và kế hoạch tài chính của tỉnh trong 6 tháng và cả năm báo cáo lên BQLDA

- Trên cơ sở ngân sách được tài trợ hàng năm và căn cứ vào kế hoạch 6 tháng và

cả năm của PBPD, BQLDA làm hợp đồng trong đó bao gồm kế hoạch hoạt động và kế hoạch tài chính cho 6 tháng đầu năm và cả năm cho các PBPD

- Kế hoạch tài chính 6 tháng của tỉnh có thể khác so với ngân sách 6 tháng mà

dự án phân bổ cho tỉnh nhưng tổng kế hoạch tài chính cả năm của tỉnh phải bằng tổng ngân sách năm của dự án đã phân bổ cho tỉnh

- Mọi thay đổi so với kế hoạch 6 tháng đã được duyệt cần được chấp thuận bằng văn bản hoặc ký xác nhận của Điều phối viên BQLDA nếu không các khoản chi ngoài kế hoạch sẽ không được thanh toán

 Báo cáo tổng hợp chi phí hoạt động PBPD Mẫu số 14

 Sổ kế toán tiền gửi ngân hàng - Mẫu số 15

 Sổ kế toán tiền mặt - Mẫu số 16

 Sổ tạm ứng - Mẫu số 17

 Sổ phụ ngân hàng do NH phát hành hàng tháng

 Biên bản kiểm quỹ tiền mặt và Đối chiếu tiền mặt tại quỹ - Mẫu số 18

- Riêng báo cáo tháng 3,6,9,12 sẽ phải được gửi lên BQLDA trước ngày 02 của tháng kế tiếp bằng fax trước để BQLDA tập hợp và báo cáo gửi nhà tài trợ, sau

đó gửi ngay bản gốc lên

- Các PBPD gửi báo cáo chậm sau ngày quy định sẽ bị phạt khấu trừ 500.000đ cho mỗi báo cáo tháng gửi chậm từ tiền phụ cấp lương hàng tháng của PBPD

- Kế toán PBPD phải lưu toàn bộ thỏa thuận dự án, bản ngân sách dự án, kế hoạch hoạt động của các 6 tháng hoặc thường niên được BQLDA duyệt cũng như bản phê duyệt các thay đổi so với kế hoạch kỳ báo cáo (cùng toàn bộ chứng từ kế toán nếu có)

II CHUYỂN TIỀN TỪ BQLDA VÀ TỪ PBPD

- PBPD sẽ chuyển toàn bộ vốn đối ứng vào tài khoản tiền VND của BQLDA

- Sau khi nhận được vốn đối ứng, BQLDA sẽ chuyển nốt kinh phí còn lại của

6 tháng đầu năm cho các PBPD căn cứ theo bảng ngân sách đã được duyệt

- Dựa vào báo cáo 6 tháng đầu năm và kế hoạch được duyệt cả năm, BQLDA

sẽ chuyển phần kinh phí hoạt động còn lại của năm vào tài khoản của các Văn phòng tỉnh đã chuyển đầy đủ vốn đối ứng

- Trong trường hợp, bưu điện mời hộ dân ra nhận tiền nhiều lần mà hộ dân không thu xếp được thời gian Số tiền mà hộ dân không ra nhận, bưu điện sẽ chuyển lại cho BQLDA Tiền trợ giá cho hộ dân này sẽ được chuyển vào

đợt khác, khi đó, chi phí chuyển tiền lần 2 sẽ do hộ dân tự chịu trách nhiệm III TIỀN GỬI NGÂN HÀNG CHO HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

4 Séc

- Có quyển séc riêng cho tài khoản của PBPD

- Các séc hủy sẽ được lưu lại vào quyển séc

5 Ghi chép sổ sách

Khi ghi chép các nghiệp vụ ngân hàng, ngoài số liệu chứng từ còn phải ghi số tham chiếu của chứng từ ngân hàng: Số séc, số uỷ nhiệm chi

IV TIỀN GỬI NGÂN HÀNG CHO TIỀN ĐẶT CỌC CỦA THỢ XÂY

Từ năm 2010, tiền đặt cọc thợ xây được quy định như sau: Mỗi thợ xây sẽ tự gửi tiền đặt cọc vào ngân hàng và nộp cho PBPD quyển sổ tiết kiệm đó để kế toán các tỉnh tự lưu cho đến khi công việc hoàn thành và kế toán các tỉnh hoàn trả cho thợ xây, khi nhận sổ tiền đặt cọc thợ xây yêu cầu kế toán các tỉnh phải có giấy biên nhận, khi hoàn trả cũng phải có giấy biên nhận

V TIỀN MẶT TẠI QUỸ

1 Mục đích

Tiền mặt của dự án chỉ được sử dụng cho hoạt động của dự án mà thôi

2 Cất giữ

- BQLDA cấp ngân sách cho các PBPD mua một két sắt riêng cho tiền mặt của

dự án Két sắt của PBPD có thể đặt trong phòng kế toán của PBPD

- Người quản lý két sắt: Giám đốc/phó Giám đốc văn phòng tỉnh ra quyết định

bổ nhiệm người chịu trách nhiệm giữ két và quản lý tiền mặt tại quỹ Tùy theo tình hình nhân sự từng tỉnh, thủ quỹ có thể là Kỹ thuật viên tỉnh hoặc một cán

bộ được bổ nhiệm

- Kế toán dự án không được phép tự cầm tiền mặt của PBPD Mọi cá nhân chỉ

có thể giữ tiền của PBPD dưới dạng tạm ứng

- Mọi xuất, nhập tiền của quỹ đều phải có chứng từ hợp lệ

ngay trong ngày Mục đích là hạn chế số lượng tiền mặt tại quỹ nhưng vẫn đảm bảo đủ dùng cho hoạt động của PBPD

4 Kiểm quỹ và đối chiếu

- Kiểm quỹ của PBPD được thực hiện vào cuối giờ của ngày làm việc cuối cùng của tháng Tham gia kiểm quỹ ít nhất là phải có hai người là kế toán và Giám đốc PBPD Kết quả kiểm quỹ phải được thể hiện trong biên bản có chữ kí xác

nhận của những người tham gia kiểm quỹ theo Biên bản kiểm quỹ tiền mặt

và đối chiếu tiền mặt tại quỹ - Mẫu số 18

- Đối chiếu là hình thức kiểm tra chéo số liệu giữa hai hay nhiều nguồn khác nhau nhằm phát hiện và sửa chữa kịp thời sai sót từ một hay nhiều nguồn nếu

có Đối chiếu tiền mặt tại quỹ là đối chiếu giữa số liệu về tiền mặt thực tế vào cuối tháng và sổ kế toán tiền mặt Đối chiếu được làm hàng tháng vào đầu mỗi tháng cho số dư và nghiệp vụ của tháng trước Thời hạn chậm nhất để hoàn thành đối chiếu là ngày mùng 10 hàng tháng

- Ít nhất 1 năm 1 lần, Kế toán PBPD, Giám đốc PBPD và Kỹ thuật viên PBPD phải tiến hành kiểm tra quỹ đột xuất, và yêu cầu lập biên bản kiểm quỹ có ký xác nhận của những người tham gia

VI SỔ SÁCH

1 Các loại sổ kế toán chủ yếu

Báo cáo tổng hợp chi tiết hoạt động của PBPD theo mẫu đính kèm

Sổ kế toán tiền mặt - Mẫu số 16

 Là sổ theo dõi và phản ánh lượng tiền ra, vào, số dư tiền mặt tại quỹ

 Cơ sở để vào sổ tiền mặt là các phiếu thu và phiếu chi tiền mặt

 Các phiếu thu chi này sẽ được đánh số liên tục và dung theo mẫu đính kèm

 Các phiếu thu, chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm và nội dung chi, thu

Sổ kế toán tiền gửi ngân hàng - Mẫu số 15

 Là sổ theo dõi và phản ánh lượng tăng, giảm số dư của tài khoản tiền gửi, kể

cả lãi và phí ngân hàng

 Cơ sở để vào sổ tiền gửi là các phiếu thu chi ngân hàng cùng với các giấy báo ngân hàng (kể cả bản tính lãi và phí hàng tháng), séc, uỷ nhiệm chi

Sổ tạm ứng - Mẫu số 17

 Là sổ theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ tạm ứng và quyết toán tạm ứng

 Sổ tạm ứng phải được cấu trúc để có thể theo dõi số dư tạm ứng của từng người, kỳ hạn của từng khoản tạm ứng

 Cơ sở để vào sổ tạm ứng là các phiếu chi tạm ứng và các chứng từ quyết toán tạm ứng