Chuyển đổi bố sung thạc sỹ: Tổ chức một cách khoa học lao động của người cán bộ quản lý

Lao động quản lý theo nghĩa rộng là lao động của tất cả những người tham gia vào bộ máy quản lý bao gồm cả cán bộ lãnh đạo quản lý, các chuyên gia, cản bộ chuyên môn và nhân viên nghiệp vụ.Lao động quan lý theo nghĩa hẹp là lao động của những người trực tiếp làm chức năng quản lý trong bộ máy quản lý, bao gồm lao động của cán bộ lãnh đạo quản lý và một bộ phận nhân viên thừa hành tác nghiệp.Cán bộ trong bộ máy quản lý có thể phân chia thành ba nhóm:Những người lãnh đạo quản lý; Các chuyên gia, cán bộ chuyên mônĐội ngũ nhân viên

HỌC PHẦN: TỔ CHỨC MỘT CÁCH KHOA HỌC LAO ĐỘNG CỦA

NGƯỜI CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC

CHƯƠNG 1 TÍNH CHẤT, ĐẶC ĐIỂM, Ý NGHĨA CỦA LAO ĐỘNG QUẢN LÝ

1.1 Lao động quản lý

1.1.1 Khái niệm lao động

Lao động là hoạt động đặc trưng, sáng tạo nhất của con người, quyết định sựtồn tại và phát triển của mọi tổ chức và quốc gia

Lao động là sự tiêu dùng sức lao động có mục đích, có ý thức của con ngườinhằm tạo ra sản phẩm vật chất và tinh thần phục vụ cho các nhu cầu đời sống xãhội

1.1.2 Khái niệm lao động quản lí

Lao động quản lý theo nghĩa rộng là lao động của tất cả những người tham giavào bộ máy quản lý bao gồm cả cán bộ lãnh đạo quản lý, các chuyên gia, cản bộchuyên môn và nhân viên nghiệp vụ

Lao động quan lý theo nghĩa hẹp là lao động của những người trực tiếp làmchức năng quản lý trong bộ máy quản lý, bao gồm lao động của cán bộ lãnh đạoquản lý và một bộ phận nhân viên thừa hành tác nghiệp

Cán bộ trong bộ máy quản lý có thể phân chia thành ba nhóm:

Những người lãnh đạo quản lý;

Các chuyên gia, cán bộ chuyên môn

Đội ngũ nhân viên

Các cán bộ của mỗi nhóm này đảm đương trọng trách riêng cụ thể trong hệthống quản lý, được phân định bởi đặc tính hoạt động lao động của từng nhóm+ Những người quản lý: Là những người chỉ huy, đứng đầu một tập thể laođộng, có quyền lực, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của đơn vị

+ Các chuyên gia, cán bộ chuyên môn: Là những người được đào tạo chuyênsâu một vài lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm đề xuất cho người quản lýnhững phương án hoặc những quyết định để người quản lý lựa chọn

+ Đội ngũ chuyên viên quản lý, chuyên viên chuyên môn: Bao gồm nhữngngười làm việc trong các phòng ban, đơn vị của bộ máy quản lí

+ Đội ngũ nhân viên: Bao gồm những nhân viên phục vụ trong các khâu củaquy trình quản lý và công tác văn phòng (nhân viên đánh máy, thư viện, văn thư,bảo vệ, tạp vụ, ) Họ giúp lãnh đạo và các chuyên gia, cán bộ chuyên môn soạnthảo và truyền đạt các quyết định quản lý, tiếp nhận và lưu trữ thông tin,…

1.2 Tính chất và đặc điểm lao động của người cán bộ quản lý giáo dục

Lao động của người cán bộ quản lý giáo dục là lao động điều khiển (quản lý)lao động sư phạm (quá trình dạy học và giáo dục) Vì vậy, lao động quản lý củangười cán bộ quản lý giáo dục vừa mang tính chất (đặc điểm cơ bản nhất) của laođộng quản lý vừa mang tính chất của lao động sư phạm Người cán bộ quản lý giáodục vừa giỏi quản lý vừa giỏi giáo dục

Thực tế quản lý giáo dục hiện nay cho thấy, sở dĩ lao động của người cán bộquản lý giáo dục đạt kết quả chưa cao, trước hết do họ chưa ý thức đầy đủ và thựchiện, thể hiện thật tốt tính chất, đặc điểm lao động quản lý và lao động sư phạm

1.2.1 Lao động của người cán bộ quản lý giáo dục mang tính chất, đặc điểm của lao động quản lý

Lao động của người cán bộ quản lý giáo dục là lao động quản lý, có các đặcđiểm cơ bản:

- Tính chất gián tiếp:

Lao động quản lý phải thông qua hệ thống văn bản pháp luật; hệ thống cơ cấu

tổ chức, cán bộ cấp dưới và tập thể lao động mới có tác động năng suất và kết quảcủa lao động trực tiếp Người quản lí làm chức năng vạch phương hướng, tổ chức,điều hòa, phối hợp, kiểm tra…sự hoạt động của những người lao động; qua đó ảnhhưởng đến kết quả lao động nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả của lao độngtrực tiếp Như vậy, muốn tăng năng suất lao động xã hội phải tổ chức tốt lao độngquản lý, nhất là sử dụng, trọng dụng người tài để tác động nâng cao năng suất vàhiệu quả của lao động trực tiếp, mặt khác tăng năng suất và giảm chi phí lao độngquản lí

- Tính sáng tạo

Lao động quản lý của người cán bộ quản lý là lao động trí óc (chủ yếu là quátrình tư duy) mang tính sáng tạo và quyết đoán cao của người đứng đầu tập thể laođộng, nhằm phát huy dân chủ, xủ lý thông tin trong việc đưa ra các quyết định, tổchức thực hiện, chỉ đạo và kiểm tra.

- Tính đặc thù

Tính đặc thù của lao động quản lý thể hiện ở các thành tố của nó như: đốitượng, công cụ, qui trình công nghệ, kĩ thuật và sản phẩm của nó

+ Đối tượng

Đối tượng chủ yếu của lao động quản lí là con người Mọi giải quyết mọi vấn

đề của tổ chức, trước hết, người cán bộ quản lí phải giải quyết tốt vấn đề conngười Vấn đề con người rất phức tạp, nên người cán bộ quản lí phải tư đuy sángtạo cao

- Quy trình công nghệ kỹ thuật:

Người cán bộ quản lí phải tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, vận dụng các thông tin về

hệ bị quản lí và môi trường, nhất là thông tin về con người Người CBQL phải cónhững tin tức cần và đủ về hiện trạng của hệ bị quản lí ở từng thời điểm về từngmặt cũng như toàn cảnh Càng giàu thông tin càng quản lí tốt Không nắm đượcthông tin về phân hệ bị quản lí, người CBQL không thể quản lí thành công được

Do đó, người CBQL phải tốn nhiều công sức, thời gian, trí tuệ cho việc thu nhận,

xử lí thông tin Vì vậy, thực chất của quản lý là tư duy để xử lý thông tin

+ Công cụ lao động quản lý

* Công cụ lao động quản lý trước hết là tư duy và phong cách tư duy, bao gồmtoàn bộ học vấn và trình độ chuyên môn sâu của người CBQL

* Cùng với tư duy và trình độ chuyên môn, các lý thuyết khoa học có thể sửdụng được vào công tác quản lý Chẳng hạn lí thuyết hệ thống, lí thuyết điềukhiển, lí thuyết thông tin, lí thuyết arogit (thuật toán), lí thuyết grap…

* Ngoài ra, còn có hệ thống các phương tiện kĩ thuật tin học và các phươngtiệp kĩ thuật khác có chức năng giúp người CBQL thu thập, truyền đạt, xử lí, lưutrữ, vận dụng thông tin, các phương tiện giao tiếp và truyền thông

+ Sản phẩm của lao động quản lí

Lao động của người cán bộ quản lí phải dẫn tới một quyết định dưới dạng chủtrương, mệnh lệnh, chỉ thị nhằm đảm bảo sự vận hành bình thường của hệ thốngquản lí đi tới mục tiêu của tổ chức Quyết định chính là sản phẩm của lao độngquản lý và về bản chất nó cũng là thông tin.

- Tính đa dạng, phức tạp

Tính đa dạng, phức tạp của lao động quản lý trước hết do tính đa dạng phứctạp của đối tượng quản lí quy định Đối tượng quản lí trong bất kỳ lĩnh vực nàocũng là một hệ thống, trong đó con người là nhân tố trung tâm, với cấu trức nhiềumặt, nhiều mối quan hệ và chứa đựng các khuynh hướng phát triển khác nhau

- Tính tổng hợp

Lao động của người quản lý là lao động tống hợp Nhà quản lý đồng thời lànhà lãnh đạo (định hướng chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức); là nhà quản lý (chịu tráchnhiệm quản lý một khối lượng con người và cơ sở vật chất, thiết bị dạy học); lànhà giáo dục (bản thân phải nêu gương, có đức độ); là nhà chuyên môn (biết giaođúng việc, đúng người, có tư duy hệ thống về nghề nghiệp); là nhà hoạt động xãhội (tuân thủ mọi luật lệ, qui định xã hội); là nhà chính trị (nắm vững lí luận chínhtrị để thực hiện quyền lực nhà nước) Các quyết định của người quản lý phải baotrùm và liên quan tới mọi khía cạnh: kinh tế - xã hội, chính trị - khoa học, kỹ thuật,tâm sinh lý, đòi hỏi người quản lý phải có tri thức toàn diện về nhiều lĩnh vực…sức mạnh của người quản lí là tích hợp sức mạnh tri thức và trí tuệ của tập thể; sứcmạnh của các nguồn lực khác ở bên trong và bên ngoài tổ chức

- Tính quyết đoán

Theo Hồ Chí Minh, người quản lí khi làm việc phải xem xét hoàn cảnh kỹcàng, dũng cảm, quyết đoán Quyết đoán là một phẩm chất của ý chí của ngườiquản lý; thể hiện ở dám quyết định, dám làm, dám chịu trách nhiệm, khi thấy việclàm là đúng đắn (dựa vào tư duy khoa học)

1.2.2 Lao động của người cán bộ quản lý giáo dục mang tính chất, đặc điểmcủa lao động sư phạm

Lao động của người cán bộ quản lý giáo dục là lao động sư phạm với nhữngđặc điểm riêng biệt

- Mục tiêu, sản phẩm và kết quả lao động sư phạm mang đậm tính nhân văn

Mục tiêu lao động là góp phần đào tạo con người Việt Nam phát triển toàndiện, có đạo đức, tri thức, sức khỏe, thẩm mỹ và nghề nghiệp, trung thành với lýtưởng độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội; hình thành và bồi dưỡng nhân cách,phẩm chất và năng lực của công dân, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp xây dựng vàbảo vệ Tổ quốc.

Sản phẩm của lao động là con người được giáo dục Sản phẩm này có đặctrưng riêng về đạo đức, tri thức, sức khỏe, thẩm mỹ và nghề nghiệp,…Yêu cầu củaloại sản phẩm lao động này là không được phép phế phẩm

- Chủ thể và đối tượng lao động sư phạm mang đậm tính dân chủ

Chủ thể của lao động sư phạm là nhà giáo, cán bộ quản lý và các chuyên viên,nhân viên phục vụ Họ cần được phát huy dân chủ thực sự trong mọi công việc của

tổ chức, cơ sở giáo dục

Đối tượng chính của lao động sư phạm là con người (người học và nhữngngười khác) Lao động sư phạm chỉ có hiệu quả cao khi người học hoạt động mộtcách tự giác, tích cực, độc lập và sáng tạo (được phát huy dân chủ thực sự) Ngoài

ra đối tượng của lao động sư phạm còn có nguồn lực vật chất (cơ sở vật chất vàthiết bị giáo dục) và các tri thức của loài người,…

- Nội dung lao động sư phạm mang tính khoa học cao

+ Đối với lao động của cán bộ lãnh đạo quản lý giáo dục: Lao động của ngườicán bộ lãnh đạo quản lý giáo dục là lao động quản lý lao động sư phạm Trên cơ sởcác luận cứ khoa học, kinh nghiệm tiễn tiến và tình hình thực tiễn cụ thể, thực hiệnvai trò lãnh đạo để hoạch định chiến lược phát triển giáo dục nói chung và nóiriêng cho các CSGD hoặc các CQQLGD; đồng thời thực hiện các chức năng quản

lý (kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra) đối với mọi hoạt động của hệ thốnggiáo dục nói chung và các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của CSGD hoặccủa CQQLGD nói riêng mà họ có trách nhiệm lãnh đạo quản lý

+ Đối với lao động của các nhà giáo, nhà nghiên cứu: Trên cơ sở các luận cứkhoa học, kinh nghiệm tiên tiến và tình hình thực tiễn cụ thể, trực tiếp hoặc giántiếp thực hiện các quá trình đào tạo (dạy học và các quá trình giáo dục khác) vànghiên cứu khoa học

+ Đối với lao động của các chuyên viên và nhân viên phục vụ: trên cơ sở cácluận cứ khoa học, kinh nghiệm tiên tiến và tình hình thực tiễn cụ thể, thực hiện cácchức năng chuyên môn mang tính phục vụ cho các hoạt động trong các CSGDhoặc CQQLGD.

- Phương pháp, điều kiện và phương tiện lao động sư phạm mang đậm tính sưphạm

Cán bộ quản lí và giáo viên, giảng viên phải nắm vững nội dung chương trìnhdạy học và giáo dục của mỗi cấp học, lớp học; lý luận phương pháp dạy học vàgiáo dục để vận dụng tốt vào quản lý chuyên môn hoặc công tác dạy học và giáodục

Để lao động sư phạm có hiệu quả, cần đảm bảo các điều kiện và phương tiệngiáo dục như chế định GD – ĐT; nguồn tài lực và vật lực GD; môi trường GD; hệthống thông tin GD, đặc biệt là tri thức khoa học nói chung và tri thức KHGD nóiriêng; nhân cách nhà giáo dục;…

Như vậy, lao động của người cán bộ quản lí giáo dục chỉ có hiệu quả khi họ ýthức đầy đủ và quyết tâm thực hiện, thể hiện tính chất và đặc điểm của lao độngquản lý và lao động sư phạm Người cán bộ quản lý giáo dục phải vừa là nhà quản

lý tài năng (nhất là nắm vững lý luận chính trị và hệ thống văn bản pháp luật; cónăng lực tư duy quản lý), vừa là nhà sư phạm lão luyện (nhất là có trình độ, nănglực chuyên môn và nghiệp vụ sư phạm)

1.3 Nội dung lao động của người CBQLGD trong tổ chức

- Xây dựng kế hoạch phát triển tổ chức để thực hiện chức năng và nhiệm vụNhà nước giao

- Quy hoạch và kế hoạch hóa việc thực hiện khối lượng công tác trong tổ chức:dài hạn, ngắn hạn, hàng ngày

- Ra các quyết định để thực hiện kế hoạch

- Tổ chức thực hiện các quyết định và tổ chức làm việc một cách tốt nhất đểcông việc được tiến hành nhanh gọn, có hiệu quả, toàn bộ cơ quan có hiệu suấtcông tác cao

- Chỉ đạo, giám sát các công việc

- Kiểm tra việc thực hiện các quyết định và xử lý một cách nghiêm minh kếtquả đã kiểm tra

- Tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm việc thực hiện quyết định, chuẩn bị và raquyết định mới

1.4 Những yêu cầu chủ yếu đối với lao động của người cán bộ quản lý giáodục

Lao động của người cán bộ quản lý giáo dục phải đảm bảo các yêu cầu:

- Các yêu cầu chính trị

Người quản lý phải quán triệt quan điểm Mác lenin, tư tưởng Hồ Chí Minh,đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của nhà nước; phải thực thi quyền lựcnhà nước vào trong lao động của mình Vì vậy có thể coi lao động của người quản

lý như lao động của các nhà chính trị

- Các yêu cầu về pháp lý

Người quản lý phải hiểu và thực thi pháp luật trong lao động của mình, nhất lànhững ngành luật có liên quan để dùng cho chuyên môn ngành giáo dục – đào tạo,sao cho trong quá trình làm việc không vi phạm pháp luật

- Các yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, khoa học kỹ thuật

Người quản lý cần am hiểu tường tận chuyên môn nghiệp vụ của ngành mình

và biết tổ chức lao động chuyên môn, biết được trình độ chuyên môn của cán bộ,giáo viên mà bố trí công tác Khác với người trực tiếp thực hiện công tác chuyênmôn cần có kiến thức chuyên môn sâu, kỷ thuật giảng dạy để thuật giảng dạy đểgiảng dạy tốt, thì người quản lý cần biết chuyên môn sâu, rộng để quản lý tốt Nhưvậy, thực tế đòi hỏi người quản lý phải là chuyên gia về chuyên môn của ngànhgiáo dục và đào tạo

- Yêu cầu về tâm lý – xã hội

Người quản lý phải hiểu tâm tư tình cảm, điều kiện, hoàn cảnh gia đình của cácthành viên trong tập thể cơ quan thì mới động viên, khuyến khích được họ phấnkhởi, hăng say công tác

- Các yêu cầu nghệ thuật lãnh đạo

Quản lý không chỉ là một khoa học, mà còn là nghệ thuật – nghệ thuật chỉ đạo,điều khiển con người

- Yêu cầu về nhân cách: Lao động quản lý đòi hỏi người cán bộ quản lý phải

có các phẩm chất, năng lực phát triển cao: Bản lĩnh chính trị, lý tưởng cộng sản,lòng yêu nước thương dân, tinh thần trách nhiệm, tính quyết đoán; năng lực tưduy, năng lực lãnh đạo, năng lực lập kế hoạch, năng lực ra quyết định, năng lực tổchức thực hiện, năng lực giao tiếp, năng lực thực tiễn,

1.5 Ý nghĩa lao động của người cán bộ quản lý

- Ý nghĩa tổ chức

Lao động của người cán bộ quản lý có vai trò định hướng, hướng dẫn, điềuhòa, phối hợp, điều khiển, điều hành mọi hoạt động của tổ chức

- Ý nghĩa quyền lực nhà nước

Người cán bộ quản lý là người đại diện nhà nước, thực thi quyền lực nhà nướctrong một tổ chức

- Ý nghĩa chính trị

Người cán bộ quản lý là người tuyên truyền, vận động cấp dưới, nhân viên vànhân dân thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật củanhà nước

- Ý nghĩa giáo dục

Người cán bộ quản lý là tấm gương sáng về đức và tài để cấp dưới, nhân viên

và nhân dân học tập, noi theo

CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC MỘT CÁCH KHOA HỌC LAO ĐỘNG CỦA

2.1.2 Tổ chức lao động khoa học

Là tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học, dựa vào thành tựu của khoahọc và kinh nghiệm tiên tiến để tổ chức công việc hợp lí nhất, có hiệu quả cao

nhất, nhanh chóng nhất và bảo đảm sức khỏe con người tốt nhất trong quá trình laođộng.

2.2 Tổ chức khoa học lao động quản lí

2.2.1 Tổ chức khoa học lao động quản lí là toàn bộ các phương pháp, biệnpháp, thủ thuật được người cán bộ quản lý cùng bộ máy quản lý thực hiện trongquá trình quản lí phải dựa trên những luận cứ, những phân tích khoa học, nhữngkinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa guồng máy đi vào hoạt động một cách hợp lí nhất,tiết kiệm nhất và đem lại hiệu quả cao nhất

2.2.2 Nhiệm vụ cơ bản của tổ chức khoa học lao động quản lý

Tổ chức khoa học lao động quản lý có nhiệm vụ cơ bản là tìm ra một phươngpháp tối ưu của hệ thống các hoạt động của bộ máy quản lí nhằm nâng cao hiệulực của cơ quan quản lí và thực hiện đầy đủ thẩm quyền của cơ quan

2.2.3 Yêu cầu đối với tổ chức khoa học lao động quản lí

Tổ chức khoa học lao động quản lí phải tuân thủ theo các yêu cầu sau:

- Tổ chức khoa học lao động quản lý phải xuất phát từ mục tiêu của tổ chức vàphù hợp với đối tượng quản lý Yêu cầu này đảm bảo tính khách quan và tínhhướng đích khi lựa chọn các phương án bố trí, sử dụng lao động quản lý Mỗi đốitượng quản lý yêu cầu một cơ chế quản lý đặc thù

- Tổ chức khoa học lao động quản lý phải dựa vào đặc điểm sinh lý, tâm lý,truyền thống dân tộc của con người quản lý cũng như điều kiện vật chất, kỷ thuậthiện có

- Tổ chức khoa học lao động quản lý phải chú ý đến xu hướng quốc tế hóa.2.3 Tổ chức khoa học lao động của người cán bộ quản lý

2.3.1 Tổ chức khoa học lao động của người cán bộ quản lí là toàn bộ cácphương pháp, biện pháp, thủ thuật được người cán bộ quản lý thực hiện trong quátrình quản lí phải dựa trên những luận cứ , những phân tích khoa học, những kinhnghiệm tiên tiến nhằm đưa guồng máy đi vào hoạt động một cách hợp lí nhất, tiếtkiệm nhất và đem lại hiệu quả cao nhất

Tổ chức khoa học lao động quản lý đòi hỏi người cán bộ quản lý phải có nhiềukiến thức về kỹ năng quản lý, trong đó nổi lên 3 vấn đề lớn là: Sự thông thạo về

khoa học quản lí, sự hiểu biết về nghiệp vụ, kĩ thuật chuyên môn, biết tổ chức vàbiết làm việc với mọi người

2.3.2 Vai trò tổ chức khoa học lao động quản lý người CBQL

- Tổ chức khoa học lao động quản lí của người CBQL là cải tiến các phươngpháp làm việc, các điều kiện sống và làm việc, làm cho các nhiệm vụ chủ yếu củangười CBQL được thực hiện có chất

2.3.3 Các nguyên tắc tổ chức khoa học lao động quản lí của cá nhân người cán

bộ quản lý

- Tổ chức khoa học lao động quản lý của người CBQL phải nhằm mục đích tiếtkiệm được thời gian để người CBQL tập trung vào công tác quản lý tổ chức nhằmchú trọng đến việc cải tiến quá trình hoạt động, tổ chức khoa học lao động trong tổchức nhằm nâng cao chất lượng công việc trong tổ chức

- Trong quá trình tổ chức khoa học lao động quản lý của người cán bộ quản lýcần lưu ý áp dụng các phương pháp khoa học trong công tác quản lý và coi trọngviệc sử dụng triệt để và hợp lí các phương tiện vật chất và kĩ thuật hiện có

- Đảm bảo hài hào việc hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý tổ chức và việc pháttriển bản thân của người CBQL

2.4 Nội dung tổ chức lao động một cách khoa học của người cán bộ quản lýgiáo dục

2.4.1 Kế hoạch hóa lao động quản lý

1.4.1.1 Kế hoạch hóa công việc

Trên cơ sỏ phân tích các quá trình hoạt động thực tiễn để thực hiện các nhiệm

vụ và mục tiêu quản lý, người cán bộ quản lí phải kế hoạch hóa toàn bộ công việccủa tổ chức trong năm, trong tháng, trong tuần, trong ngày Kế hoạch công việccủa tổ chức trong một năm cần được cụ thể hóa thành kế hoạch công việc của từngtháng Kế hoạch công việc của từng tháng phải được thể hiện thành văn bản pháp

lý và phổ biến rộng rãi trong toàn tổ chức, trước ngày mồng một Trên cơ sở đóngười cán bộ quản lý kế hoạch hóa công việc của cá nhân

- Xây dựng cho mình một chế độ làm việc được tổ chức một cách có kế hoạch,phân định, xắp xếp thời gian một cách hợp lý để làm từng loại công việc trongnăm, trong tháng, trong tuần, trong ngày

- Xây dựng một nề nếp qui định trong công tác, nền nếp làm những loại việccần thiết trong những thời gian cố định để tạo ra nhịp điệu công tác trong tổ chứcTrong kế hoạch cá nhân cần chú ý:

+ Kế hoạch chỉ đạo các hoạt động, kiểm tra theo dõi, phân tích các thông tinhoạt động để dự báo diễn biến và ra quyết định điều chỉnh Phải để ít nhất 50% chocác hoạt động, trong đó ít nhất 50% cho việc kiểm tra

+ Kế hoạch làm những việc mình phụ trách trực tiếp

+ Kế hoạch hội họp: họp cơ quan, họp lãnh đạo các phòng ban, đơn vị, đi họpvới cấp trên…

+ Kế hoạch tiếp khách

+ Kế hoạch tự bồi dưỡng

+ Kế hoạch giải quyết công tác hành chính, quản trị và các công việc hànhchính sự vụ khác

- Để cụ thể hóa kế hoạch toàn bộ công việc của tổ chức và của bản thân trongmột năm, người cán bộ nên soạn kế hoạch tháng

2.4.1.2 Kế hoạch hóa thời gian làm việc

Kế hoạch hóa thời gian làm việc cần được bắt đầu từ việc lập ra một chế độnhất định, chế độ này chia ngày đêm ra những khoảng thời gian nhất định đượcgiành để làm việc, tự học, nghỉ ngơi Chế độ này ngày càng được xác định mộtcách chính xác hơn và dần dần biến nó thành một qui tắc ổn định

Sau khi vạch ra một chế độ làm việc chung có thể tính được quỹ thời gian thực

tế và chuyển sang kế hoạch hóa công việc cho một thời ký nhất định Có kế hoạchdài hạn (năm, quí, tháng) và kế hoạch ngắn hạn (tuần, ngày, giờ)

Để lập các kế hoạch được tốt, bao quát toàn bộ công việc, người CBQL thường

sử dụng hộp phiếu công tác, trong đó công việc được xếp đặt theo thời gian

Việc kế hoạch hóa và phân phối thời gian làm việc của người CBQL có tácđộng lớn đến sự hoạt động nhịp nhàng của cơ quan và nâng cao hiệu suất lao độngcủa người lãnh đạo Mặt khác nó cũng góp phần loại bỏ những công việc sự vụtrong hoạt động hàng ngày của người CBQL Ngoài làm tốt công việc của tổ chứcgiáo, người cán bộ quản lí còn dành thời gian cho tự học và các công việc cá nhânkhác

Ma trận công việc – thời gian

2.4.2 Sử dụng khoa học phong cách lãnh đạo

2.4.2.1 Khái niệm phong cách lãnh đạo

Phong cách lãnh đạo là hệ thống các phương pháp được nhà quản lí sử dụngtheo một hướng nhất định, trở thành khuôn mẫu (mô thức) hành vi để tác động đếnnhững người dưới quyền

Phong cách lãnh đạo được coi như một nhân tố quan trọng của quản lí, trong

đó thể hiện không chỉ mặt khoa học và tổ chức quản lí, mà còn thể bản sắc nhâncách người cán bộ quản lý trong mối quan hệ biện chứng với môi trường Khuônmẫu hành vi của người cán bộ quản lý chỉ có giá trị khi dựa trên cơ sở khoa học (líluận về phong cách lãnh đạo; lý luận quản lý; lý luận sử dụng khoa học phongcách lãnh đạo;…) và cơ sở thực tiễn (thực tế của tình huống, của đối tượng, củamôi trường…)

2.4.2.2 Một số loại phong cách lãnh đạo

Theo K.Levin có ba kiểu phong cách lãnh đạo cơ bản: phong cách độc đoán,phong cách dân chủ và phong cách tự do Cách phân loại này được các nhà nghiêncứu chấp nhận và trở thành cách phân chia cơ bản về phong cách lãnh đạo trongthực tế

- Phong cách độc đoán

Người quản lý không tính đến ý kiến tập thể mà chỉ dựa vào kinh nghiệm cánhân, tập trung mọi quyền lực vào tay mình để tự ra quyết định trong phạm viquyền hạn đã được qui định; tự mình tách khỏi các mối quan hệ; những chỉ thị,mệnh lệnh đề ra thường rất nghiêm ngặt và yêu cầu cấp dưới phải chấp hànhnghiêm chỉnh; kiểm tra nghiêm khắc mọi hành động của cấp dưới, bắt buộc họphải tuân theo một cách tỉ mỉ những tài liệu hướng dẫn đã giao

Phong cách độc đoán có ưu điểm là tác động trực tiếp vào tập thể, có thể giảiquyết nhanh chóng một số việc nhưng nó có thiếu sót là không phát huy hết đượctính chủ động, sáng tạo của cấp dưới Vì vậy, phong cách độc đoán chỉ được sửdụng trong trường hợp phải giải quyết ngay tức khắc những tình huống gấp gáp,không còn thời gian để suy nghĩ, bàn bạc hoặc trong tổ chức có tình trạng thiếu kỉluật, mất trật tự, công tác trì trệ và đòi hỏi phải chấn chỉnh lại trong thời gian ngắn.

dễ gây không khí đoàn kết trong tập thể Trong giao tiếp luôn tỏ ra ôn tồn, tế nhị,

có giọng nói ấm áp thể hiện tình thân thiện; tỏ rõ sự tôn trọng nhân cách con ngườinên tập thể vui vẻ tiếp nhận và chấp hành chỉ thị mệnh lệnh; luôn lắng nghe ý kiếnphê bình, góp ý của mọi người để tự điều chỉnh chương trình, kế hoạch và mọihành vi của mình

Phong cách dân chủ phù hợp với bản chất của chủ nghĩa xã hội, cần thiết vớimọi người quản lý Nó có ưu điểm là tạo được những điều kiện thuận lợi để pháthuy tính chủ động, sáng tạo của những người dưới quyền và làm cho họ hài lòngvới công việc được giao Song, không nên sử dụng phong cách dân chủ trong điềukiện không có thời gian để tranh luận và bàn bạc, yêu cầu phải đưa ra một quyếtđịnh gấp có tính chất chỉ thị và quyết đoán

Khi sử dụng phong cách dân chủ, các thành viên làm việc với nhau một cáchcởi mở, thân thiện Mối quan hệ giữa tập thể và người quản lý được tự do hơn, tựnhiên, tích cực hơn Công việc vẫn được tiến hành một cách đều đặn và liên tụckhi vắng mặt người quản lý

- Phong cách tự do

Người quản lý vạch ra kế hoạch chung chung, ít trực tiếp chỉ đạo mà thườnggiao khoán cho cấp dưới, không quan tâm đến công việc, không can thiệp vào tiếntrình Ở đây người quản lý chỉ đóng vai trò là người cung cấp thông tin, ít khi thamgia vào hoạt động của tập thể và sử dụng rất ít quyền điều hành của mình Người

quản lý cho phép cấp dưới và nhân viên được quyền ra quyết định những vẫn chịutrách nhiệm với những quyết định được ra.

Với phong cách lãnh đạo này, các nhân viên thường thực hiện công việc mộtcách cẩu thả và chậm chạp vì phần lớn thời gian bị hoang phí trong những cuộcvui chơi, hoặc cãi vã giữa các thành viên với lý do mang tính cá nhân, do đó côngviệc năng suất thấp

2.4.2.3 Sử dụng khoa học phong cách lãnh đạo

Để quản lý có hiệu quả người cán bộ quản lý cần sử dụng khoa học phong cáchlãnh đạo:

- Kết hợp tính nguyên tắc cứng rắn với linh hoạt, mềm dẻo trong xử lí côngviệc

- Dựa trên nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao tính tập thể trong quản lý điđôi với việc làm rõ trách nhiệm và trí tuệ cá nhân, nhất là trách nhiệm và trí tuệngười đứng đầu

Trong tổ chức, để xây dựng được phong cách trên người CBQL phải thực hiệntốt các công việc sau đây:

a Nắm vững lý luận

Người cán bộ quản lý thường xuyên học tập lý luận nhằm nắm vũng và vậndụng tốt phong cách lãnh đạo của Đảng cộng sản và của Hồ Chí Minh, lý luậnphong cách lãnh đạo và sử dụng khoa học phong cách lãnh đạo

b Tìm hiểu trực tiếp, thường xuyên các đối tượng quản lí:

Một cách cụ thể, người CBQL cần hiểu rõ thực trạng của đối tượng trong từngthời điểm và cả quá trình diễn biến của nó

Người CBQL trước hết phải hiểu rõ các công việc được thực hiện như thế nàobằng cách đi sâu vào việc kiểm tra, tìm hiểu cụ thể, chứ không dừng ở chỗ nghebáo cáo, dựa vào số liệu thống kê

c Tiến hành phân tích thực trạng và sự diễn biến của đối tượng quản lí mộtcách thường xuyên và định kỳ

Đứng trước từng sự việc, hiện tượng cụ thể, người CBQL phải có thái độ phântích Nhưng chỉ có sự phân tích sâu sắc, tổng hợp dựa trên lí luận chuyên mônnghề nghiệp mới làm cho CBQL nắm được thực trạng và sự diễn biến của các đối

tượng quản lý Việc phân tích này cần được tiến hành thường xuyên, theo dõi liêntục, đặc biệt cần phân tích sâu cuổi tháng, cuối năm.

d Tổ chức tiếp xúc, làm việc với cán bộ chuyên môn dưới quyền

Việc tiếp xúc nhằm vừa tìm hiểu công việc vừa tìm hiểu các tâm tư nguyệnvọng, các khó khăn trong đời sống và chuyên môn của họ Mục đích tiếp xúc nhằmvừa đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện vừa khích lệ, động viên họ

e Lựa chọn những vấn đề cần đưa ra bàn bạc và vấn đề cần quyết định kịp thờitrên cơ sở cá nhân Phong cách dân chủ trái với thái độ dựa dẫm, ba phải, theo đuôiquần chúng mà cần phải kết hợp đúng đắn hài hòa với thái độ dám nghĩ dám làm,dám chịu trách nhiệm của người cán bộ quản lí

2.4.3 Sử dụng quyền lực hợp lí

2.4.3.1 Khái niệm về quyền lực

Quyền lực là khả năng của một người hay một nhóm người trong việc ảnhhưởng tới người khác

Quyền lực có hai đặc tính quan trọng:

- Quyền lực là khả năng ảnh hưởng đến người khác Người có quyền lực có thể

sử dụng hay không sử dụng nó, cho nên quyền lực thường ở dưới dạng tiềm năng

- Quyền lực gắn liền với nhận thức của đối tượng Chủ thể chỉ có khả năng ảnhhưởng tới những người nhận thức được quyền lực của chủ thể

Khi nỗ lực ảnh hưởng được thực hiện nó có thể tạo ra các kết quả ở các mức

độ sau đây:

- Sự tích cực nhiệt tình tham gia: Đối tượng đồng ý về nội tại đối với nhữnghành động, những yêu cầu của CBQL và sẵn lòng tham gia tích cực trong việcthực hiện các yêu cầu, đòi hỏi của CBQL

- Sự tuân thủ phục tùng: Đối tượng thực hiện các yêu cầu của CBQL, songkhông nhất trí với CBQL về điều phải làm CBQL chỉ tác động tới hành vi của đốitượng, song không tác động được tới thái độ của đối tượng Đối với các nhiệm vụđơn giản thì kết cục này cho phép hoàn thành nhiệm vụ Nhưng với những nhiệm

vụ phức tạp và những nhiệm vụ đòi hỏi một nỗ lực lớn và sự tự chủ, sáng tạo caonhư nhiệm vụ giảng dạy của người giáo viên trên lớp, thì kết cục này khó có thểdẫn đến việc hoàn thành tốt nhiệm vụ

- Sự kháng cự, chống lại: Đây là kết cục tồi tệ nhất của nỗ lực ảnh hưởng Đốitượng không những không thực hiện yêu cầu của CBQL mà còn chống lại các yêucầu đó Đối tượng sẽ cố gắng một cách chủ động trong việc không thực hiện cácyêu cầu của CBQL

2.4.3.2 Cơ sở quyền lực của người cán bộ quản lí

Có rất nhiều yếu tố tạo nên cở sở quyền lực của người CBQL Những yếu tốchính thường là:

- Quyền lực xuất phát từ vị trí chức vụ: Quyền lực ở dạng này do chức vụ củangười CBQL mang lại

- Quyền lực xuất phát từ năng lực cá nhân: quyền lực ở dạng này do tài năngchuyên môn, sự thân thiện, lòng trung thành, sức lôi cuốn, hấp dẫn của ngườiCBQL mang lại

có thể có quyền thiết lập những nguyên tắc làm việc, giao nhiệm vụ cho ngườidưới quyền và chỉ đạo công việc đối với người dưới quyền Người dưới quyền cóquyền đòi hỏi những thông tin cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ, những điềukiện cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ…Quyền lực chính thức còn có thể bao gồm

cả những quyền trong việc quản lí các nguồn lực, thiết bị; quản lí công tác khenthưởng và kỷ luật; quản lý thông tin và quản lý môi trường.

Động lực cho sự tuân thủ những đòi hỏi và nguyên tắc mang tính hợp pháp cóthể là những giá trị bên trong của con người như tuân thủ các biểu tượng quyềnlực, trung thành với tổ chức, với sự nghiệp giáo dục, tôn trọng luật pháp, nguyêntắc, điều lệ, quy chế được áp dụng trong tổ chức hoặc ít ra cũng là đòi hỏi tối thiểu

để được chấp nhận là thành viên của tổ chức Cán bộ, giáo viên, nhân viên đồng ýtuân thủ các nguyên tắc, luật lệ và chỉ dẫn của người CBQL để có được lợi ích làthành viên của tổ chức với những giá trị về tinh thần và vật chất mà thành viên củamột tổ chức được hưởng Điều tiên quyết cho việc chấp nhận quyền lực của ngườiCBQL trong vị trí lãnh đạo tổ chức là sự nhận thức của những người khác về tínhhợp pháp của người CBQL trong vị trí lãnh đạo tổ chức Khía cạnh này của tínhhợp pháp phụ thuộc khá lớn vào cách thức mà người CBQL được chọn lựa Nhữngngười CBQL được chọn lựa theo cách khác với quá trình được xem là hợp phápbởi các thành viên thì quyền lực của người đó là tất yếu Tầm quan trọng của chọnlựa hợp pháp luôn là một quan tâm của những người lãnh đạo trong việc thiết lập

sự nhận dạng cho quyền lực của họ Trên cơ sở quyền lực chính thức, ngườiCBQL có khả năng kiểm soát các lĩnh vực sau đây:

- Sự kiểm soát đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ:

Người cán bộ quản lý cần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình; đồngthời kiểm soát việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp dưới để đạt được mụctiêu của tổ chức Đây là cơ sở quan trọng nhất của quyền lực

- Sự kiểm soát đối với các nguồn lực

Một trong những cơ sở khác nữa của quyền lực trong tổ chức là sự kiểm soátđối với những nguồn lực: Nguồn nhân lực, nguồn lực tài chính, nguồn lực cơ sởvật chất và tài sản Sự kiểm soát này gắn liền với quyền hạn chính thức của ngườiCBQL

- Sự kiểm soát đối với phần thưởng và sự trừng phạt

Quyền thưởng không chỉ dựa trên sự kiểm soát đối với nguồn lực mà còn dựatrên nhận thức của người dưới quyền rằng đòi hỏi hoặc nhiệm vụ là khả thi và nếuhoàn toàn chúng thì sẽ dẫn tới những phần thưởng mong đợi Nỗ lực sử dụng

quyền thưởng sẽ tiêu tan nếu người CBQL không được tín nhiệm hoặc những đòihỏi để đạt tới phần thưởng là không thể thực hiện được Những người dưới quyềncũng có thể có quyền thưởng cho người CBQL Trong tổ chức có các cơ chế liênquan đến thu hút người cán bộ giáo viên tham gia vào công tác quản lý tổ chức vàcho phép cán bộ giáo viên đánh giá, bỏ phiếu tín nhiệm người CBQL Ngay cả khiviệc này không xảy ra thì người cán bộ giáo viên vẫn có thể thưởng cho ngườiCBQL bằng cách cố gắng làm tốt nhiệm vụ của mình Khi người cán bộ giáo viênlàm việc tốt, tổ chức hoàn thành nhiệm vụ, uy tín của người CBQL sẽ được củng

cố và tăng lên Điều này có thể dẫn đến sự thăng tiến của người CBQL

Quyền kiểm soát đối với sự trừng phạt bao hàm năng lực trong việc ngăn cảnmột người nào đó đạt tới phần thưởng mong đợi khi người đó không hoàn thànhnhiệm vụ

Cũng như mọi tổ chức khác, hệ thống quyền lực chính thức trong tổ chức cũnggắn liền với quyền thưởng và quyền phạt Tuy nhiên cùng với tiến bộ của xã hội và

sự phát triển về khoa học giáo dục quyền phạt trong tổ chức có sự hạn chế nhấtđịnh và được sử dụng một cách thận trọng và có giới hạn Quyền phạt thường tỏ rakhông hiệu quả trong việc thúc đẩy người dưới quyền cộng tác lâu dài và tích cựcvới người CBQL Khi người CBQL sử dụng quyền phạt trong phạm vi rộng lớnđối với người dưới quyền nó sẽ tạo ra sự thù địch, chống đối của những ngườidưới quyền và những người dưới quyền sẽ nỗ lực trong việc hạn chế quyền lực củangười CBQL và thậm chí tìm cách loại trừ người CBQL ra khỏi chức vụ của mình.Cũng nên lưu ý một điều, không chỉ người cán bộ quản lý có quyền phạt ngườidưới quyền mà người dưới quyền cũng có thể phạt đối với người CBQL Thái độthiếu tôn trọng, bất hợp tác, thực hiện nhiệm vụ được giao một cách hình thức, bỏphiếu bất tín nhiệm…là những biểu hiện của sự trừng phạt của người dưới quyềnđối với CBQL

- Sự kiểm soát đối với thông tin

Sự kiểm soát thông tin cũng là một cơ sở để tạo ra quyền lực Sự kiểm soát nàybao gồm khả năng tiếp cận những thông tin quan trọng và sự kiểm soát trong việccung cấp thông tin cho người khác

- Sự kiểm soát đối với môi trường làm việc

Sự kiểm soát môi trường làm việc cũng là một cơ sở tạo ra quyền lực NgườiCBQL có thể ảnh hưởng tới hành vi người dưới quyền thông qua việc thiết lập môitrường làm việc, phân công công tác, chi phối môi trường vật chất, các điều kiệnlàm việc, công nghệ và cấu trúc của công việc.

Việc chi phối tới những điều kiện vật chất của môi trường làm việc cũng làmột dạng phổ biến của việc sử dụng loại quyền lực này Do hành vi của con người

bị chi phối bởi nhận thức về đặc tính và những điều kiện về môi trường nên hành

vi đó có thể điều khiển thông qua thay đổi môi trường làm việc Do đó ngườiCBQL cần quan tâm xây dựng môi trường làm việc trong tổ chức để tác động tíchcực đến thái độ và hành vi của cán bộ giáo viên học sinh trong tổ chức

b Quyền lực cá nhân

Quyền lực cá nhân của người CBQL có cơ sở dựa trên năng lực, phẩm chất cánhân, cách thức ứng xử của CBQL đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên cũng nhưcác cá nhân và tổ chức liên quan đến tổ chức Các cơ sở chính cần được lưu ý là:

- Tài năng chuyên môn

Tài năng chuyên môn của người CBQL thể hiện ở năng lực của người CBQLtrong việc lãnh đạo tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra Tài năng chuyên môngiúp cho người cán bộ quản lý tìm ra được các giải pháp hợp lí giải quyết các côngviệc trong tổ chức đảm bảo các hoạt động sư phạm trong tổ chức thực hiện tốtTài năng chuyên môn thực tế của người CBQL được phát triển và duy trì quaquá trình liên tục học tập và những kinh nghiệm thực tế của CBQL Bằng chứngthể hiện tài năng chuyên môn là thông qua bằng cấp, học hàm, học vị, các côngtrình khoa học, hoặc các bài báo…Tuy nhiên sự thuyết phục nhất của tài năngchuyên môn là thông qua việc giải quyết các vấn đề quan trọng, ra quyết địnhđùng, đưa ra lời khuyên đúng đắn và đặc biệt là những thành công trong việc thực