HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÁC PHÒNG THỰC HÀNH CỦA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT HẬU CẦN CAND

báo cáo học phần phân tích thiết kế hệ thống thông tin trường đại học kỹ thuật hậu cần cand, khoa công nghệ thông tin, tổ mạng máy tính HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÁC PHÒNG THỰC HÀNH CỦA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT HẬU CẦN CAND

BỘ CÔNG AN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT - HẬU CẦN CAND

MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

KHẢO SÁT

Tên đề tài:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÁC PHÒNG THỰC HÀNH CỦA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ

THUẬT - HẬU CẦN CAND

Nhóm học viên lớp B3D4:

1 Phạm Trung Hiếu

2 Vũ Thị Thu Hằng

3 Đỗ Thị Khuyên

Bắc Ninh, tháng 11 năm 2016

MỤC LỤ

1 PHÁT BIỂU BÀI TOÁN 2

1.1 Hệ thống cần quản lý là gì? 2

1.2 Quy trình nghiệp vụ của hệ thống 3

1.2.1 Quản lý thông tin phòng thực hành 3

1.2.2 Quản lý tài sản trong phòng máy 3

1.2.3 Quản lý lịch sử dụng 3

1.3 Mục đích và phạm vi khi xây dựng hệ thống 4

1.3.1 Mục đích của hệ thống 4

1.3.2 Phạm vi hệ thống 4

2 HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG 5

3 GIẢI PHÁP 5

3.1 Mục tiêu phát triển của phần mềm 5

3.2 Chức năng của phần mềm 7

3.3 Các giả định và các lớp người dùng của phần mềm 8

3.3.1 Các giả định ràng buộc 8

3.3.2 Các lớp người dùng 9

4 YÊU CẦU GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG 9

4.1 yêu cầu giao diện người dùng 1 9

4.2 Yêu cầu giao diện người dùng 2 14

Hệ thống quản lý tài sản các phòng thực hành của khoa Công nghệ thông tin –

Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND.

1 PHÁT BIỂU BÀI TOÁN.

1.1 Hệ thống cần quản lý là gì?

Trong giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, công nghệ thông tin

đã gắn bó sâu sắc với đời sống con người và xã hội Nó góp phần không nhỏ trong việc thay đổi diện mạo của cuộc sống, giúp con người hoàn thành công việc một cách tốt hơn, giảm chi phí và sức lao động trên mọi lĩnh vực Áp dụng tin học vào quản lý học tập hay chính là ứng dụng tin học vào cuộc sống giúp cho con người giảm thiểu những công việc thủ công mất nhiều thời gian, tiền bạc và cả nguồn nhân lực, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng sản phẩm hàng hóa được nâng lên Ở nước ta, công nghệ thông tin đang ngày càng khẳng định vị trí, vai trò

to lớn của mình trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội đặc biệt là giáo dục Rất nhiều cơ quan, công sở, xí nghiệp, cửa hàng kinh doanh,… đã đưa các ứng dụng của tin học vào trong hoạt động của mình Một trong những ứng dụng đã được áp dụng công nghệ thông tin sớm nhất và có hiệu quả nhất chính là công tác quản lý

Tuy trường ta là một trường đào tạo hàng đầu về công nghệ và an ninh mạng của Ngành Công an nhưng thực tế hiện nay việc áp dụng các phần mềm quản lý vẫn còn hạn chế, cụ thể là trong công tác quản lý tài sản các phòng thực hành của khoa Công nghệ thông tin Với khối tài sản lớn kèm theo phân bố ở các phòng thực hành không tập trung, tài sản phần nhiều là mặt hàng công nghệ cao giá trị lớn mà

dễ hư hỏng thì việc quản lý tài sản trong các phòng thực hành hiện nay vẫn còn nhiều bất cập và lạc hậu, gây nhiều khó khăn Việc quản lý vẫn được ghi chép bằng tay, trên sổ sách, giấy tờ hay phiếu thu chi, thanh toán Việc này gặp rất nhiều khó khăn, nhất là đối với người quản lý Việc quản lý bằng sổ sách, giấy tờ dẫn đến nhiều khó khăn như: việc nhập, sửa đổi thông tin không thuận lợi dễ dẫn đến nhập sai thông tin, hoặc sửa sai thông tin của tài sản vật dụng đã mang đi hay đã nhập về; việc nghiệm thu sau mỗi đợi kiểm tra dễ xảy ra thất thoát, không ghi chép rõ ràng ngày tháng chuyển đồ đi hay nhập đồ về, số lượng, tài sản đã mang đi sửa hay vẫn còn hỏng, lý do hỏng đều không được ghi chép lại hoặc ghi chép không đầy đủ Như vậy sẽ làm thất thoát tài sản công của nhà nước, gây nặng nề trách nhiệm cho người quản lý sổ sách

Vì vậy, nhóm chúng em đã nghiên cứu phát triển hệ thống quản lý tài sản các phòng thực hành của khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND để ứng dụng Công nghệ vào quản lý tài sản một cách nhanh gọn, chính xác, đảm bảo, tránh phiền hà hay thất thoát tài sản cho khoa Bài toán về hệ thống quản lý tài sản ở đây bao gồm việc quản lý thông tin vật dụng trong phòng thực hành, quản lý tài sản đang sử dụng, tài sản đang hư hỏng cần được thay thế của khoa Công nghệ thông tin tại trường

1.2 Quy trình nghiệp vụ của hệ thống.

1.2.1 Quản lý thông tin phòng thực hành

Khi phòng thực hành đi vào hoạt động, những thông tin cơ bản của phòng như: tên phòng, vị trí, diện tích mặt sàn phòng, cán bộ quản lý phụ trách, trên hồ sơ ban đầu sẽ được cán bộ khoa K2 lưu lại nhằm phục vụ cho quá trình quản lý sau này Quản lý chức năng riêng của mỗi phòng thực hành

Khi phòng ngừng sử dụng sẽ được đưa vào hồ sơ quản lý

1.2.2 Quản lý tài sản trong phòng máy

Sau khi đơn vị sử dụng trả phòng, cán bộ sẽ theo dõi tên, vị trí của các thiết bị hiện có trong phòng, tình trạng sử dụng sau khi đơn vị sử dụng

Cán bộ quản lý thời gian nhập thiết bị vào

Cán bộ kiểm tra đời máy, năm sản xuất, thông tin chi tiết về hiệu năng, chức năng máy móc thường xuyên

Khi phát hiện thiết bị hỏng, cán bộ sẽ cập nhật thông tin chi tiết về thiết bị hỏng, khả năng sửa hay thay mới, thời gian tiến hành thay mới từ kho

Cán bộ quản lý chi phí tiêu thụ khi vận hành phòng máy, theo dõi các thiết bị an ninh bên ngoài như camera an ninh, khóa điện tử, đảm bảo an ninh phòng máy Người sử dụng (học viên, giáo viên) tiến hành tra cứu thông tin chung về phòng máy thông qua cán bộ phụ trách, tình trạng phòng có thể sử dụng, thông tin thiết bị trong phòng để phục vụ nhu cầu sử dụng

Cán bộ quản lý thực hiện thống kê báo cáo tình trạng phòng máy cho lãnh đạo theo quý, năm học

1.2.3 Quản lý lịch sử dụng

Khi phòng được đưa vào sử dụng, cán bộ quản lý phòng máy tiến hành quản lý thời gian sử dụng, thời gian mượn trả, giáo viên phụ trách chính, đơn vị sử dụng Quản lý lịch vệ sinh phòng thực hành, lịch bảo trì, lịch kiểm tra phòng của lãnh đạo

1.3 Mục đích và phạm vi khi xây dựng hệ thống.

1.3.1 Mục đích của hệ thống

Hệ thống quản lý tài sản trong phòng thực hành của Khoa Công nghệ thông tin được tổ chức để đảm bảo:

- Quản lý tốt các thông tin về hệ thống phòng máy, tình trạng phòng máy

- Quản lý các thiết bị, tài sản trong các phòng, tình trạng sử dụng; lỗi hỏng, cũ, lỗi thời cần đổi mới, chức năng sử dụng kém

- Quản lý lịch thực hành và lần mượn trả phòng thực hành

- Quản lý các điều kiện khác như: thuê nhân công vệ sinh phòng, duy trì camera

an ninh đảm bảo an toàn

1.3.2 Phạm vi hệ thống

Trong khuôn khổ thời gian có hạn, chúng em sẽ đi xây dựng phần mềm quản lý tài sản phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin Trường T36

- Quy mô hệ thống: Hệ thống quản lý tài sản trong phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin Trường T36 là hệ thống hoạt động trong phạm vi nội bộ Khoa Hệ thống quản lý phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin hiện nay quản lý 10 phòng với khoảng 500 thiết bị điện máy khác nhau, đáp ứng nhu cầu khoảng 700 học viên khoa Công nghệ thông tin và các đơn vị có nhu cầu thuê/mượn sử dụng

- Cán bộ quản lý phòng máy: gồm 5 giáo viên khoa Công nghệ thông tin trực tiếp quản lý

- Phạm vi khảo sát: Trường T36

- Đối tượng khảo sát: Học viên, giáo viên, cán bộ quản lý phòng máy

- Đối tượng quản lý phần mềm: Cán bộ quản lý phòng máy Khoa Công nghệ thông tin

- Phạm vi nghiệp vụ quản lý: quản lý thông tin phòng thực hành, thông tin tài sản đang sử dụng trong phòng thực hành, quản lý tình trạng các thiết bị, các thiết bị

hư hỏng, các thiết bị đã được nhập mới về để thay thế, quản lý các thiết bị đời cũ, lỗi thời không đáp ứng được nhu cầu học tập, quản lý về lịch mượn trả phòng, lịch thực hành, thực hiện lập báo cáo đầy đủ chi tiết về tình trạng phòng thực hành sau mỗi lần sử dụng, tình trạng phòng máy qua từng quý, từng năm theo yêu cầu của cấp trên

2 HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG.

Từ thực tế cho thấy việc quản lý tài sản trước kia chủ yếu bằng thủ công, thông tin các phòng thực hành được đưa vào sổ sách, từ đó người quản lý lập ra báo cáo Việc quản lý thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo, rời rạc, mất nhiều công sức Do đó có thể xảy ra sai sót như dư thừa thông tin hoặc thiếu thông tin gây hậu quả nghiêm trọng Hiện nay, nhà trường vẫn và đang rất quan tâm tới nhu cầu thực hành tin học của học viên, cụ thể là đã có nhiều phòng máy được xây dựng và các máy tính cũ không sử dụng được thì đã được thay mới Do tính chất công việc nhiều, lớn khiến yêu cầu báo cáo những vẫn đề quan trọng của các phòng thực hành luôn được đề cập tới Do vậy nếu thông tin không được cập nhật thường xuyên và đầy đủ thì trên thực tế dễ xảy ra các tình trạng là nhiều thông tin bị bỏ qua gây hiệu quả quản lý không cao, thậm trí có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng Tuy nhiên, hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành bằng thủ công cũng có những ưu, nhược điểm nhất định

Ưu điểm:

- Hệ thống quản lý thủ công là một hệ thống quản lý truyền thống, đã quá quen thuộc

- Không tốn chi phí tạo ra các phần mềm quản lý

Nhược điểm:

- Do quản lý bằng sổ sách nên rất tốn thời gian và nhân lực trong quá trình tìm kiếm, tra cứu, thêm, sửa, xóa và tổng hợp

- Không tự cập nhật thông tin phòng máy

- Dữ liệu có thể bị mất mát

- Tốn nhiều nhân lực để quản lý

- Dễ xảy ra chồng chéo lịch mượn trả phòng thực hành

- Việc báo cáo không được làm tự động

3 GIẢI PHÁP.

3.1 Mục tiêu phát triển của phần mềm.

Hệ thống quản lý tài sản trong phòng thực hành hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn: thứ nhất, việc quản lý thủ công gặp nhiều vấn đề, còn nhiều hạn chế, gây khó khăn cho cán bộ quản lý tài sản phòng máy: lưu trữ thủ công, ghi chép bằng giấy

tờ, văn bản; sử dụng một người cho nhiều công việc quản lý khác nhau cùng một lúc: quản lý phòng sử dụng, quản lý tài sản hư hỏng, quản lý lịch thực hành, quản

lý vệ sinh, lao động Khi đó sẽ khó đạt được hiệu quả công việc cao Thứ hai, với việc lượng học viên khoa Công nghệ thông tin ngày càng đông, vấn đề sắp xếp lịch

sử dụng hay mất mát hỏng hóc tài sản qua quá trình sử dụng và việc lưu trữ, quản

lý thông tin phòng sẽ gây mất rất nhiều thời gian và công sức

Xuất phát từ những thực trạng trên kết hợp cùng kinh nghiệm qua quá trình học tập một số bộ môn thực hành trong khoa công nghệ thông tin của nhà trường, nhóm chúng em xin đề xuất xây dựng một phần mềm quản lý tài sản phòng thực hành chạy trên nền desktop với người quản lý là cán bộ quản lý tài sản phòng thực hành của khoa công nghệ thông tin

Đây là một hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành chính xác, có sự điều khiển là giải pháp tốt nhất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phòng thực hành cũng như việc thực hiện nhiệm vụ quản lý của cán bộ quản lý phòng máy trở nên dễ dàng hơn

Phần mềm quản lý tài sản phòng thực hành phải là sự thay đổi tích cực so với các phương pháp quản lý truyền thống giấy tờ có trên thực tế, khắc phục những lạc hậu của các phương pháp cũ Bởi lẽ ứng dụng công nghệ nhằm mục đích tăng khả nằng xử lý dữ liệu, quản lý dữ liệu có khả năng đáp ứng nhu cầu cao… Đồng thời, phần mềm cần đáp ứng tốt việc triển khai và áp dụng, để giúp cho công tác quản lý một cách đơn giản, dễ dàng và thuận lợi hơn Về cơ bản giải pháp này bắt buộc các phòng thực hành trong khoa công nghệ thông tin phải thực hiện, đây là giải pháp dùng cho giáo viên quản lý phòng thực hành cũng như quản lý học sinh thực hành kịp thời phát hiện và khắc phục hư hỏng Đặc biệt, phần mềm còn tự động trích xuất báo cáo theo học kỳ, theo năm học về quá trình sử dụng, bảo trì, sửa chữa cũng như tuổi thọ của thiết bị nếu như cấp trên yêu cầu Thông qua đó, ban giám hiệu nhà trường có thể cập nhật và theo dõi quản lý cơ sở vật chất của nhà trường

để có hướng giải quyết cụ thể Do vậy, phần mềm sẽ giải quyết vấn đề về không gian lưu trữ tài liệu và giảm số lượng cán bộ quản lý hệ thống, tránh được việc thiếu cán bộ quản lý

Phần mềm sẽ giúp cho cán bộ quản lý dễ dàng quản lý hàng trăm loại thiết bị khác nhau, có giá trị lớn trong phòng thực hành như: máy tính, quạt, đèn, bàn ghế, máy chiếu… Đồng thời, phần mềm cũng cho phép quản lý việc chuyển giao trang thiết bị: chuyển giao trang thiết bị gì, số lượng bao nhiêu, tình trạng hiện tại của thiết bị đó như thế nào

Vì vậy, phần mềm cần đáp ứng những yêu cầu sau:

- Hệ thống có khả năng quản lý, cập nhật các thông tin về tình trạng sử dụng của phòng, phòng mượn, đơn vị mượn, thời gian mượn trả

- Quản lý được thời gian giao nhận, nhập xuất của các thiết bị trong phòng, tình trạng thiết bị, có trang thiết bị gì, tình trạng ra sao, thêm mới và sửa chữa như thế nào

- Tìm kiếm và báo cáo theo nhiều chỉ mục khác nhau

- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

- Đảm bảo tính chính xác của phần mềm

3.2 Chức năng của phần mềm.

Hệ thống quản lý tài sản của phòng thực hành có rất nhiều chức năng quản lý nhưng trong giới hạn phần mềm mà nhóm nghiên cứu thì phần mềm chỉ quản lý một vài chức năng sau:

- Quản lý thông tin phòng thực hành bằng phần mềm Phần này có các chức năng: tìm kiếm, cập nhật thông tin về tên phòng, vị trí, diện tích mặt sàn phòng, cán

bộ phụ trách chính, tình trạng phòng được sử dụng hay không, đối tượng được sử dụng, chức năng chính của phòng

- Quản lý tài sản đang sử dụng bằng phần mềm Phần mềm sẽ có chức năng: thêm mới, cập nhật, sửa, xóa thông tin về các thiết bị, chức năng của các thiết bị, đời sản xuất, khả năng sử dụng của các thiết bị, cập nhật tình trạng các thiết bị hỏng hóc, cần sửa chữa hay thay mới, tìm kiếm thông tin về nhập xuất các thiết bị đưa vào phòng để sử dụng

- Quản lý lịch sử dụng Phần mềm có chức năng: cập nhật, thêm mới thông tin

về lịch sử dụng phòng thực hành, thời gian sử dụng, thông tin đơn vị sử dụng, cập nhật thông tin tình trạng thiết bị trong phòng sau khi sử dụng, thêm mới lịch vệ sinh kiểm tra phòng từng quý, từng năm

- Thiết lập báo cáo thông kê tình trạng các phòng máy theo từng quý, năm học

Cụ thể trong từng chức năng quản lý trên, có những tín năng tiêu biểu như sau:

- Tìm kiếm thông tin về tài sản: Đây là chức năng cần thiết của chương trình, khi giáo viên quản lý hay ban giám hiệu nhà trường muốn xem thông tin về tài sản hoặc giúp học viên biết được thông tin về thiết bị thực hành Với chức năng tìm kiếm ngườ sử dụng phần mềm có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như:

mã thiết bị, tên thiết bị, vị trí máy hoạt động,…

- Cập nhật thông tin tài sản: Với chức năng này, giáo viên quản lý có thể dễ dàng cập nhật thông tin về tài sản như: số lượng, tình trạng hư hỏng, vị trí máy hỏng,…khi có tài sản nào có sự thay đổi.vì vậy hàng tháng hay năm học hoặc khi

có yêu cầu của cấp trên, giáo viên quản lý sẽ có thể ngay lập tức báo cáo thông tin

về tài sản một cách dễ dàng và chính xác

Cán bộ quản lý (khoa

CNTT)

- Thêm thông tin tài sản: Chức năng này tỏ ra có hiệu quả trong trường hợp có thiết bị mới được chuyển đến phòng thực hành và khi đó yêu cầu phải nhập thông tin của tài sản mới được chuyển đến phòng thực hành

- Xóa thông tin tài sản: Khi sử dụng chức năng này, giáo viên quản lý có thể xóa một phần hoặc toàn bộ thông tin liên quan đến tài sản đã chuyển ra khỏi phòng thực hành, tránh sai sót trong khâu kiểm kê tài sản

Cơ cấu tổ chức của hệ thống:

3.3 Các giả định và các lớp người dùng của phần mềm.

3.3.1 Các giả định ràng buộc

Hệ thống vận hành trên một số máy tính kết nối mạng Lan với nhau trong phạm

vi trường Các cán bộ quản lý là người quản trị các chức năng của phần mềm Đến

ca làm việc, các cán bộ sẽ phải nhập thông tin của mình vào hệ thống máy tính tính

để đăng nhập vào phần mềm Chỉ có cán bộ quản lý mới có khả năng quản trị các chức năng của phần mềm

Nghiệp vụ quản lý thông tin phòng thực hành: khi đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng, cán bộ quản lý sẽ có nhiệm vụ tra cứu thông tin phòng, tình trạng phòng và các thông tin khác phù hợp nhu cầu người cần sử dụng

Nghiệp vụ báo cáo thống kê tài sản trong phòng: sau khi người dùng sử dụng xong, cán bộ quản lý sẽ có nhiệm vụ kiểm tra, cập nhật lại tình trạng phòng, tình trạng các thiết bị tài sản trong phòng và xác nhận

Hàng quý, cán bộ quản lý phải thực hiện thống kê rà soát tình trạng tài sản trong phòng và xác nhận

Quản lý thông tin

chung phòng thực

hành

Quản lý tài sản trong phòng thực

hành

Sắp xếp lịch sử dụng, lịch vệ sinh, bảo trì kiểm tra

Nghiệp vụ cập nhật lịch sử dụng phòng thực hành: Cán bộ quản lý phòng thực hành sẽ lên lịch sử dụng phòng thực hành, lịch vệ sinh phòng, lịch kiểm tra bảo trì phòng và xác nhận

Các đơn vị sử dụng không có tài khoản và không có quyền cập nhật, thêm mới các thông tin trong phần mềm, mọi vấn đề thắc mắc của người dùng đều phải phản ánh với cán bộ trực tiếp quản lý phòng

3.3.2 Các lớp người dùng

- Cán bộ quản lý phòng máy

Mô tả Là cán bộ quản lý phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin

Vai trò

Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin, nhập xuất tài sản trong phòng thực hành, lên lịch vệ sinh, bảo trì bảo dưỡng phòng, thống kê tài sản qua từng quý Quyền Sử dụng tất cả chức năng của hệ thống

- Người sử dụng

Mô tả Là cán bộ giáo viên, học viên khoa Công nghệ thông tin, Ban giám

hiệu Vai trò Có những phản hồi sau khi sử dụng phòng máy cho cán bộ quản lý

phòng máy, là người có nhu cầu sử dụng phòng máy Quyền Sử dụng các tính năng của phần mềm: tìm kiếm, tra cứu thông tin

của các phòng máy

4 YÊU CẦU GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG.

4.1 yêu cầu giao diện người dùng 1

- Trang chủ khi phần mềm khởi động và đã được đăng nhập vào quản lý Do chỉ có cán bộ quản lý được sử dụng phần mềm nên chỉ có cán bộ quản lý được cấp tài khoản sử dụng