Hoạt Động Marketing Tại Trung Tâm Thông Tin – Thư Viện Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

Cóchức năng quản lý chuyên môn, nghiệp vụ về thông tin – thư viện trong toànhọc viện; Quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng trang thiết bị thí nghiệm – thựchành do Học viện giáo phục vụ ho

Mục lục

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Marketing là một hoạt động xúc tiến, là những việc làm nhằm đáp ứngnhu cầu khách hàng Hay nói cách khác marketing là toàn bộ những gì cùnghướng đến mục tiêu là nhận diện nhu cầu thực tế của thị trường khách hàng cómục tiêu, và tiến hành việc đáp ứng thị trường này Như vậy, marketing có liênquan đến việc nghiên cứu thị trường trên khách hàng, phân tích nhu cầu của họ,xây dựng và thông qua các quyết định chiến lược thiết kế, định giá chiêu thị v àphổ biến sản phẩm

Xét về vai trò của marketing trong các tổ chức, theo A Dyan, marketingchính là nhằm giúp một tổ chức:

- Tạo nên sự linh hoạt và mức thích ứng cao hơn với môi trường mà nó hoạtđộng;

- Đáp ứng nhu cầu cộng đồng khách hàng thông qua việc thiết lập cầu nối vớimôi trường của tổ chức;

- Tập trung những nỗ lực phát triển gắn với thị trường hơn là hướng vào nội tại

tổ chức;

- Theo quan điểm định hướng dịch vụ hơn là định hướng đến sản phẩm

- Có thái độ cởi mở đối với việc cạnh tranh;

- Tổ chức linh hoạt hoạt động của mình nhằm tối ưu hóa quá trình ra quyếtđịnh;

Trong tình hình hiện nay, hoạt động thông tin, thư viện cũng cần phảitiến hành marketing Bởi trong những nhiệm vụ của marketing trong hoạt độngthông tin, thưviện là nghiên cứu về sự vận động, thay đổi nhu cầu thông tin

cũng như sự phân bố, phát triển lượng người dùng tin Đây là yếu tố quan trọngnhất trong việc xây dựng chiến lược phát triển của mỗi cơ quan thông tin, thưviện Bên cạnh đó, Marketing cũng quan tâm giải quyết các vấn đề: sử dụng tối

ưu các nguồn lực hiện có của mỗi cơ quan thông tin, thư viện; tìm kiếm tạo lập

và thu hút các nguồn lực bên ngoài; hỗ trợ, khuyến khích người dùng tin khaithác và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện; và cải thiện hìnhảnh của hệ thống thông tin, thư viện

Mục đích và bản chất của hoạt động marketing trong hoạt động TT-TV lànhằm góp phần trực tiếp vào việc:

- Nâng cao nhận thức, sự hiểu biết và hình thành thói quen, tập quán ở mọithành viên trong xã hội đối với việc khai thác , sử dụng thông tin

- Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng các nguồn lực của cơ quan TT-TVtrong xã hội

- Nâng cao khả năng của các cơ quan TT-TV trong việc đáp ứng nhu cầuthông tin của mọi thành viên trong xã hội

- Nâng cao hiệu quả đầu của xã hội đối với các cơ quan TT-TV

Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công Nghệ Bưu Chính ViễnThông được thành lập theo quyết định số 397 /TCCB ngày 30/05/2006 Cóchức năng quản lý chuyên môn, nghiệp vụ về thông tin – thư viện trong toànhọc viện; Quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng trang thiết bị thí nghiệm – thựchành do Học viện giáo phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học; Xâydựng, quản lý và phát triển hệ thống mạng Internet, các ứng dụng công nghệthông tin phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu và đào tạo của các cán bộ,giảng viên, sinh viên và học viên trong trường Tuy nhiên hiện nay trung tâmcòn hoạt động chưa đạt hiệu quả cao do các sản phẩm và nguồn lực thông tincủa trung tâm còn chưa được người dùng tin biết đến và khai thác sử dụng

Xuất phát từ các lý do trên, nên tôi chọn đề tài “ Hoạt động marketing tạiTrung tâm Thông tin – Thư viện Học Viện Công Nghệ Bưu Chính ViễnThông” làm đề tài niên luận của mình

2 Mục đích nghiên cứu

Nâng cao hiệu quả hoạt động marketing tại Trung tâm Thông tin – Thưviện Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động marketting

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Trung tâm Thông tin- Thư viện HọcViện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông tại cơ sở Hà Đông, Hà Nội

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

Tổng hợp tài liệu

Quan sát

Phỏng vấn

Thống kê số liệu

5 Ý nghĩa của đề tài

- Về mặt lý luận: Đề tài làm rõ một số khái niệm về sản phẩm thông tin

và các khái niệm liên quan đến vấn đề marketting trong lĩnh vực thông tin – thư viện

- Về mặt thực tiễn: Là tài liệu để Trung tâm tham khảo trong việc nângcao hoạt động marketing của mình

6 Cấu trúc khóa luận

Báo cáo gồm ba phần:

Phần 1: Phần mở đầu

Phần 2 Phần nội dung

Gồm 03 chương

Chương I: Trung tâm Thông tin - Thư viện Học Viện Công Nghệ BưuChính Viễn Thông với hoạt động marketing.

Chương II: Thực trạng hoạt động marketting tại Trung tâm Thông Thư viện Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

tin-Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hoạt độngmarketing tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chínhViễn thông

Phần 3: Kết luận

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MARKETING

1.1 Giới thiệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công Nghệ Bưu

Chính Viễn Thông

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện CNBCVT thành lập theoQuyết định số 397/TCCB ngày 30/5/2006 của Giám đốc Học viện trên cơ sởsáp nhập bộ phận Thư viện của Phòng Quản lý đào tạo, Trung tâm InternetPlaza và Trung tâm Internet A3 thuộc Khoa Công nghệ Thông tin 1 Từ năm

2009, Trung tâm quản lý cả phòng Thí nghiệm - Thực hành của Học viện ở Cơ

sở Hà Đông, Hà Nội

Trưởng Trung tâm hiện nay: ThS Nguyễn Văn Hành

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.2.1 Trung tâm có chức năng

- Quản lý chuyên môn, nghiệp vụ về thông tin – thư viện trong toàn họcviện; tổ chức và quản lý công tác thông tin – thư viện phục vụ hoạt động đàotạo và nghiên cứu khoa học tại cơ sở Hà Đông

- Quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng trang thiết bị thí nghiệm – thựchành do Học viện giao phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học tại cơ

sở Hà Đông

- Xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống mạng Internet, các ứng dụngcông nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý và đào tạo phía Bắc

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Trung tâm Thông tin - Thư viện có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụchính sau:

* Các nhiệm vụ chung:

- Tham mưu giúp Giám đốc Học viện xây dựng định hướng và quy

hoạch công tác thông tin thư viện trong toàn Học viện; công tác thí nghiệm thực hành tại Cơ sở Hà Đông; xây dựng, quản lý và phát triển cơ sở hạ tầng hệthống mạng Internet, các ứng dụng công nghệ thông tin tại Khối

Xây dựng kế hoạch bổ sung, sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị, các

ứng dụng công nghệ thông tin, sách, giáo trình, tạp chí, vv tại Cơ sở Hà Đông

- Tổ chức, quản lý tài sản theo sự phân cấp của Giám đốc Học viện; bảo quản,

kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, trang thiết bị và tài sản khác; tiến hành thanh lọc,thanh lý các tài liệu lạc hậu, hư nát, các trang thiết bị đã hết khấu hao theo quyđịnh

- Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công

nghệ thông tin vào công tác thư viện, công tác thí nghiệm - thực hành

- Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi có

yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền và Học viện

- Xây dựng các quy định quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao Tổ chứcthực hiện, kiểm tra, giám sát, tổng kết đánh giá, xử lý vi phạm văn bản quản lý

đã được ban hành

* Các nhiệm vụ về công tác thông tin - thư viện:

Xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn công tác thông tin thư viện tại Cơ sở Hà Đông Tổ chức thực hiện khi được phê duyệt

Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin cho thư viện Cơ sở Hà Đông từnguồn trong nước và nước ngoài đáp ứng những nhu cầu giảng dạy, học tập,

nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Học viện; thu nhận các tàiliệu do Học viện xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệmthu, tài liệu hội thảo, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên,học viên, sinh viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạngtài liệu khác của Học viện, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữacác thư viện

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệthống tra cứu thích hợp, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tựđộng hóa; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thôngtin theo quy định của pháp luật

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho người dùng tin khai thác, tìm kiếm, sửdụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện thôngqua các hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định của pháp luật

- Hướng dẫn và chỉ đạo nghiệp vụ thông tin - thư viện trong toàn Học viện; tổchức đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộlàm công tác thông tin - thư viện trong toàn Học viện

* Các nhiệm vụ về công tác thí nghiệm - thực hành:

- Xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn công tác thí nghiệm

thực hành tại Cơ sở Hà Đông Tổ chức thực hiện khi được phê duyệt

- Quản lý và vận hành các phòng thí nghiệm - thực hành phục vụ giảngdạy thí nghiệm - thực hành và nghiên cứu khoa học

- Sửa chữa nhỏ trang thiết bị thí nghiệm - thực hành; Chuẩn bị các điềukiện cần thiết cho giảng dạy thí nghiệm - thực hành và nghiên cứu khoa học

- Lập và ghi sổ theo dõi giảng dạy thí nghiệm - thực hành tại các phòngthí nghiệm thực hành

* Các nhiệm vụ về công nghệ thông tin:

- Xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn công tác ứng dụngcông nghệ thông tin tại Khối Tổ chức thực hiện khi được phê duyệt

- Tổ chức xử lý, khắc phục sự cố hệ thống mạng Internet và máy tính củacác đơn vị tại Khối

- Vận hành hệ thống mạng máy tính và các thiết bị đa phương tiện tạiTrung tâm Internet phục vụ nhu cầu truy nhập thông tin điện tử trên mạngInternet của cán bộ, giảng viên và sinh viên Học viện; Hỗ trợ các lớp học, cáchội thảo khoa học tổ chức tại Trung tâm

- Phụ trách về mặt kỹ thuật trong việc quản trị và phát triển Website Họcviện

- Quản trị và tổ chức triển khai các ứng dụng CNTT phục vụ công tácquản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Khối

Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác khi được Giám đốc Học viện giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Cơ cấu tổ chức của trung tâm TTTV gồm lãnh đạo trung tâm và 3 tổ:Văn phòng; Thư viện; Quản trị Mạng và Thí nghiệm – Thực hành

- Lãnh đạo Trung tâm: Trưởng Trung tâm Th.S Nguyễn Văn Hành

- Tổ Văn phòng: lập lịch công tác; soạn thảo và lưu trữ công văn đi vàđến; tổng hợp và báo cáo; thanh quyết toán; kiểm kê tài sản do Trung tâm quảnlý

+ Bộ phận quản trị Mạng và máy tính của Học viện tại cơ sở Hà Đông:quản lý hạ tầng cơ sở Data Center; phối hợp quản lý và khai thác các phần mềmứng dụng phục vụ quản lý và đào tạo của Học viện; quản lý và phục vụ Trungtâm Internet Plaza; quản lý mạng VinaREN.

+ Bộ phận quản lý và phục vụ thí nghiệm-thực hành: phòng thí nghiệmVật lý; phòng thí nghiệm viễn thông; phòng thí nghiệm công nghệ thông tin

Hiện số cán bộ của Trung tâm TTTV là 13 người Phần lớn cán bộtrung tâm có trình độ Đại học, trên Đại học: 01 thạc sỹ chuyên ngành TTTV ,

01 thạc sỹ CNTT, 02 cử nhân chuyên ngành TTTV , 10 đại học chuyên ngànhkhác đã được học lớp nghiệp vụ TTTV

1.1.4 Vốn tài liệu

Vốn tài liệu tại Trung tâm tương đối phong phú, bao gồm

- Sách, báo - tạp chí thuộc các lĩnh vực khoa học kỹ thuật, khoa học xãhội

* Tài liệu sách : 5.648 tên tài liệu với 43.038 bản trong đó:

+ Tài liệu tiếng Việt: 3.647 tên tài liệu chiếm tỉ lệ 65% trong cơ cấuvốn tài liệu của Trung tâm

+ Tài liệu ngoại văn: 2.005 tên tài liệu, chiếm tỉ lệ 35% trong cơ cấuvốn tài liệu của Trung tâm

STT Lĩnh vực tài liệu

Tên tài liệu

Số bản Tỷ lệ %Tài liệu

tiếng Việt

Tài liệuNgoại văn

8 Tài liệu tra cứu tổng hợp 92 142 0,3%

9 Bài giảng do học viện

Các thiết bị tin học gồm có:

- Hệ thống máy chủ tại Data Centre

- Trung tâm Internet A3: 50 máy tính

- Trung tâm Internet Plaza: 50 máy tính

- Phòng đọc, phòng mượn Thư viện: 5 máy tính

- Phòng Nghiệp vụ và Văn phòng: 4 máy tính

- Trung tâm đã tham gia mạng VinaREN từ năm 2009

- Các phòng thí nghiệm: hơn 100 máy tính

Tất cả các máy tinh đều được nối mạng LAN và Internet Tại hệ thốngcác phòng chức năng đều được trang bị các thiết bị như máy in, máyPhotocopy Phòng đọc có 60 chỗ ngồi

1.2 Cơ sở lý luận về marketing trong lĩnh vực Thông tin – Thư viện

1.2.1 Khái niệm marketing

Marketing xuất phát từ yêu cầu trong lĩnh vực kinh tế, hoạt động này

quản trị kinh doanh Hiện nay, trong mọi lĩnh vực của xã hội, bao gồm khu vựclợi nhuận như sản xuất, quản trị, kinh doanh… và cả khu vực phi lợi nhuận nhưchính trị, văn hóa, xã hội, trong đó có hoạt động TT – TV, đều có liên quan đếnquá trình marketing

Hiện nay có rất nhiều định nghĩa khác nhau về Marketing Họcviện Marketing Chartered của Anh định nghĩa như sau: “Marketing là quá trìnhquản lý để xác định, dự báo và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách

có hiệu quả ” Do đó bản chất của marketing liên quan đến việc tìm ra nhucầu của người dùng, sau đó thiết lập các dịch vụ sản phẩm để đáp ứng các nhucầu này

Theo Philip Kotler và Sidney Levy: “Marketing được hiểu là chức năngcủa một tổ chức có thể giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng của tổchức đó, hiểu được nhu cầu của họ, phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm đápứng nhu cầu của khách hàng và thiết lập các chương trình quảng bá thông tinnhằm thể hiện mục đích của tổ chức đó”

Và theo một định nghĩa được khá nhiều ý kiến cho là phổ biến, đó làđịnh nghĩa của nhà kinh tế học P.Kotler: “ Marketing là hoạt động của conngười hướng tới sự thỏa mãn nhu cầu và ước muốn của mình thông qua tiếntrình trao đổi.”

Và để có một quá trình marketing, thì phải có các yếu tố là:

- Con người với nhu cầu của mình

- Cái có thể đáp ứng được nhu cầu đó của con người (sản phẩm)

- Cách/ phương thức để con người có được sản phẩm có thể đáp ứng nhu cầucủa mình (sự thỏa thuận, môi trường diễn ra sự thỏa thuận đó và các quy địnhchung cho sự thỏa thuận giữa người cần và người có sản phẩm được đưa ra traođổi) Yếu tố trao đổi giữa một chủ thể (tổ chức, cá nhân…) và môi trường của

nó có thể được mô tả nhu một yếu tố thiết yếu của quá trình marketing

Định nghĩa về marketing mà P.Kotler đưa ra mang tính chất tổng hợp.Định nghĩa đã nhấn mạnh vai trò và quan hệ của các chủ thể tham gia vào quátrình marketing Có thể thấy qua định nghĩa này, markeiting được xem như:quá trình đáp ứng nhu cầu của người dùng/khách hàng thông qua tiến trình traođổi.

Marketing nói chung chính là tất cả những công việc được thực hiện đểsao cho cùng với một chi phí, sẽ đạt được kết quả cao nhất, hoặc để đạt đượcmột kết quả xác định, với một khoản chi phí thấp nhất (Chi phí ở đây đượchiểu bao gồm các yếu tố về: tài chính, thời gian nhân lực)

Xét theo mối quan hệ nội tại của các hoạt động marketing, có thể hiểuMarketing không phải là một công việc biệt lập, mà là một quá trình liên tụcbao gồm nhiều công đoạn, mỗi một công đoạn vừa là kết quả của một/ một sốcái trước nó, đồng thời lại tạo ra tiền đề cho một/ một số công đoạn sau nó

Có nhiều ý kiến coi thuật ngữ marketing là để chỉ một quá trình quảngcáo và/ hoặc việc bán một hàng hóa và dịch vụ Tuy nhiên, G.Serraf cho rằngmarketing là một hệ thống bao gồm 3 bộ phận có liên kết chặt chẽ với nhau là:

nghiên cứu – xây dựng chiến lược và kế hoạch – triển khai kế hoạch, nhằm

mục đích là nhận diện, dự đoán, tiếp xúc và triển khai khách hàng nhằm đối

phó với những thay đổi và sự phát triển trên thị trường Đây chính là cách hiểuphân biệt sự khác nhau giữa marketing và quảng cáo Bởi quảng cáo là làm tất

cả mà một tổ chức đưa đến khách hàng những sản phẩm của mình một cáchnhanh nhất, đầy đủ nhất, nhằm làm sao tổ chức đó ngày càng có vai trò rộnglớn trong cộng đồng khách hàng thông qua các sản phẩm được cung cấp Nhưvậy, marketing là một khái niệm rộng hơn rất nhiều so với quảng cáo

1.2.2 Vai trò của marketing trong hoạt động thông tin thư viện

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi sự phát triển của các cơ quantruyền thông và tốc độ phát triển của thông tin đã khiến các cơ quan TT-TV tất

yếu phải có các chiến lược hoạt động nhằm duy trì sự tồn tại và sự phát triển,nâng cao giá trị, vị thế của mình đối với xã hội Do vậy, các thư viện ngày naycần phải tìm nhiều cách thức hiệu quả hơn để người dùng tin hiểu rõ về mình

và từ đó thu hút được người dùng tin đến thư viện Người dùng tin thường phải

tự tìm đến thư viện khi họ cần, những đôi khi họ không biết nên đến thư việnnào cho thích hợp Người dùng tin cũng không biết rằng nguồn tin trong thưviện hữu ích và có giá trị hơn những nguồn tin khác như thế nào Marketing sẽgiúp người dùng tin hiểu được vị trí, vai trò, và nguồn thông tin thư viện sẽ cóthể đáp ứng cho nhu cầu đó của họ mà không phải là các cơ quan truyền thôngkhác Vì vậy, marketing hướng đến việc nâng cao trình độ, kỹ năng của thưviện viên và làm thay đổi tất cả các hoạt động của thư viện theo hướng quantâm tới người dùng tin

Hoạt động TT-TV chủ yếu dựa vào nguồn ngân sách đầu tư của Nhànước, thông qua thư viện, nguồn ngân sách nhà nước được sử dụng để tạo lậpnguồn tin và phục vụ nhu cầu tin Nhiệm vụ của thư viện là thực hiện tốt quátrình chuyển giao thông tin đến người dùng tin, tạo điều kiện cho người dùngtin tái sản xuất ra thông tin, từ đó phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội Do vậy, cónhiều lý do để các tổ chức phi lợi nhuận, trong đó có hoạt động TT-TV, cầnphải quan tâm đến vấn đề marketing, nhằm tìm kiếm các nguồn lực duy trì sựtồn tại của mình ngoài nguồn ngân sách từ Nhà nước Hoạt động thông tin thưviện thuộc nhóm phi lợi nhuận, mang tính chất như một dịch vụ công Sứ mệnhcủa các trung tâm thông tin thư viện là cung cấp các sản phẩm dịch vụ thông tin

để phát triển kiến thức, kỹ năng của một nhóm người dùng tin nhất định tùythuộc vào chức năng nhiệm vụ của thư viện đó Lợi nhuận của hoạt động nàykhông thể đo đếm được mà nó thể hiện thông qua sự phát triển của xã hội, vănhóa và trình độ người dùng tin Bản chất của hoạt động thư viện là tạo lập vàduy trì quá trình trao đổi thông tin, là cầu nối giữa nguồn tin và người dùng tin

phục vụ quá trình trao đổi đó Nhưng điều kiện tồn tại của các cơ quan này vẫnphải dựa trên các nguồn thu nhập để trang trải các chi phí quản lý và cung cấpsản phẩm dịch vụ Thu nhập đó có được từ các nguồn thuế, viện trợ, các loạiphí và lệ phí Các tổ chức này có đóng góp quan trọng đối với sự phát triển của

xã hội, và các tổ chức này vẫn phải cạnh tranh với nhau để thu hút các nguồnquỹ từ ngân sách, tài trợ hay chính từ khách hàng của họ Như vậy có nghĩa làcác cơ quan cũng cần phải khai thác tối đa nguồn lực sẵn có để giành đượckhách hàng, thông qua đó phát triển tổ chức của mình Marketing chính làphương thức hữu hiệu để thực hiện việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng, tạođược lợi thế cạnh tranh theo cách của khu vực phi lợi nhuận

Như vậy, tầm quan trọng của marketing đối với hoạt động TT-TV đượcthể hiện qua những nội dung sau:

Trước hết, Marketing giúp cán bộ TT-TV có sự hiểu biết đầy đủ đặcđiểm cũng như nhu cầu tin về người dùng tin của mình Đồng thời, giúp cán bộxác định được nhóm người dùng tin mục tiêu, hình thành công cụ quản lýngười dùng tin của cơ quan mình Từ đó cán bộ sẽ có sự chủ động trong việc đề

ra chính sách lâu dài, cũng như kế hoạch hoạt động sao cho đạt kết quả caonhất với những nguồn lực hiện có

Thứ hai, Marketing giúp các cơ quan TT-TV sử dụng tối đa nguồn lựchiện có, phát hiện ra các nguồn lực tiềm năng cơ quan có thể khai thác, thu hútđảm bảo cho hoạt động của cơ quan mình Đồng thời, phát huy thế mạnh của

cơ quan mình, học tập và cơ hội chia sẻ các kinh nghiệm công tác, cũng nhưtừng bước khắc phục những khó khăn hạn chế trong cơ chế hoạt động mà cơquan còn tồn tại Từ đó nâng cao và phát triển quy mô chất lượng hoạt độngcủa cơ quan mình

Thứ ba, từ phía người dùng tin, Marketing giúp người sử dụng hiểu biết

về vị trí, vai trò của thư viện, cũng như cán bộ TT-TV trong xã hội Sự hiểubiết về những lợi ích khi sử dụng thư viện Từ đó, người dùng tin có hình ảnh

về thư viện, thấy được sự cần thiết sử dụng thư viện trong cuộc sống xã hội.Đồng thời, marketing cũng giúp người dùng tin biết rõ các sản phẩm và dịch vụ

mà cơ quan TT-TV cung cấp, từ đó có sự chủ động trong nhu cầu tìm kiếm và

sử dụng thông tin cho bản thân, và hình thành thói quen, nhu cầu sử dụng thôngtin từ các cơ quan TT-TV; giúp cơ quan TT-TV có chiến lược phát triển các sảnphẩm và dịch vụ phục vụ người dùng tin một cách phù hợp nhất

Cuối cùng, Marketing giúp các cơ quan TT-TV có thể góp phần giảiquyết vấn đề nguồn ngân sách hoạt động, tăng thêm nguồn tài chính và sự năngđộng của cơ quan trong nền kinh tế thị trường Từ đó, nâng cao hình ảnh, chấtlượng hoạt động, vai trò và tăng cường các mối quan hệ giữa cơ quan TT- TVvới các cơ quan, tổ chức đầu tư

Như vậy, marketing không chỉ ảnh hưởng tới lĩnh vực kinh doanh màcòn ảnh hưởng sâu sắc đến công tác thông tin thư viện Bất cứ thư viện nàomuốn phát triển cũng đều phải quan tâm đến marketing Marketing giúp chúng

ta hiểu, giao tiếp và đem lại các giá trị cho người dùng tin Marketing giúp thưviện tận dụng hiệu quả nguồn lực hiện có và phát triển các nguồn lực mới, cungcấp và giới thiệu các sản phâm dịch vụ hiện có và phát triển, mở rộng thêm cácsản phẩm dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu người dùng tin của mình, tạo ra mộtcộng đồng người dùng thư viện rộng lớn hơn Từ đó tạo ra nhiều hỗ trợ tàichính hơn cho thư viện Marketing giúp các cơ quan TT- TV cạnh tranh với cácđối thủ truyền thông và cơ quan thông tin khác để khẳng định vị thế, vai tròquan trọng của mình, thoát khỏi sự lạc hậu, bị động và thích ứng với một thếgiới công nghệ phát triển với nhịp độ nhanh chóng Xuất phát từ những yêu cầuthiết yếu và tất yếu đó, marketing cần thiết cần được tiến hành tại các cơ quan TT-TV trong hiện tại và tương lai

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

2.1 Nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin tại Trung tâm

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của marketing trong hoạt động

TT-TV là nghiên cứu về đặc điểm nhu cầu thông tin cũng như sự vận động, thayđổi các nhu cầu thông tin của người dùng tin

Nghiên cứu các thông tin về người dùng tin cho phép biến tập hợp đốitượng người dùng không đồng nhất thành các nhóm người dùng tin đồng nhất

có chung đặc điểm và nhu cầu tin Việc phân loại và xác định trên nhằm tìmkiếm những đặc điểm chung về người dùng tin như: Trình độ học vấn, lứa tuổi,

sở thích, giới tính Sự phân loại người dùng không chỉ giúp cho việc xác địnhnhững đòi hỏi về sản phẩm khác nhau của mỗi nhóm đối tượng người dùng tin,

từ đó đưa ra những chiến lược hoạt động và truyền thông thích hợp

Xuất phát từ tầm quan trọng đó nên hiện tại Trung tâm đã thực hiện một

số hoạt động nhằm nghiên cứu đặc điểm người dùng tin, và nhu cầu tin theocác hình thức:

* Lập và phát phiếu điều tra

Mỗi năm Trung tâm tiến hành điều tra nhu cầu thông tin và khả năng đápứng nhu cầu thông tin của người dùng tin tại Phòng Đọc, thời gian vào cuốinăm học thông qua hình thức phát phiếu yêu cầu Phiếu có các nội dung nhưsau:

Nghiên cứu về đặc điểm các nhóm người dùng tin, phiếu điều tra các nộidung về:

- Mức độ thường xuyên đến Trung tâm thông tin – thư viện của các nhómngười dùng tin

- Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu của Trung tâm

- Các loại hình tài liệu được người dùng tin sử dụng

- Các hình thức phục vụ nào của thư viện được người dùng tin sử dụngnhiều Mức độ thỏa mãn của người dùng tin về chất lượng phục vụ củathư viện

- Nhu cầu về nguồn tài liệu còn chưa được đáp ứng của người dùng tin

- Mức độ hiểu biết của người dùng tin về thư viện, các phương tiện, cáchthức người dùng tin tìm hiểu và sử dụng thư viện

Nghiên cứu về đặc điểm các nhóm người dùng tin, phiếu điều tra các nộidung về:

Đối với nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý, giảng viên, nhà nghiêncứu, học viên cao học và nghiên cứu sinh gồm thông tin về: độ tuổi, giới tính,chức vụ chuyên môn, học hàm học vị

Đối với nhóm người dùng tin là sinh viên có những thông tin như: sinhviên các khóa khác nhau, các chuyên ngành đào tạo, độ tuổi, giới tính, họclực…

* Tổ chức các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện

Thông qua các “lớp hướng dẫn sử dụng thư viện” cán bộ thư viện có thểhướng dẫn sử dụng thư viện người dùng tin là về cách sử dụng thư viện, cáchkhai thác nguồn lực thông tin của Trung tâm và các vấn đề Trung tâm chưa đápứng cho người dùng tin …Mỗi năm Trung tâm tổ chức hai lần lớp hướng dẫn

sử dụng thư viện

- Lớp hướng dẫn sử dụng thư viện người dùng tin dành cho tân sinh viên

về nội quy và cách sử dụng thư viện, cách khai thác nguồn tin của Trung tâmvào đầu mỗi năm học

- Lớp hướng dẫn sử dụng thư viện vào giữa kỳ các năm học, đồng thờithông qua đó cán bộ thư viện điều tra các nhu cầu chưa được đáp ứng củangười dùng tin, và các tài liệu người dùng tin mong muốn bổ sung vào kho tàiliệu của Trung tâm

Qua đó Trung tâm điều tra các thông tin về nhu cầu tin, khả năng khaithác thông tin, cũng như mức độ đáp ứng các nhu cầu đó của Trung tâm, thôngqua các câu hỏi trực tiếp hoặc thông qua phiếu điều tra được lấy ngay trong cácbuổi lớp hướng dẫn sử dụng thư viện

2.1.2 Đặc điểm người dùng tin tại Trung tâm

Cuộc điều tra về người dùng tin của Trung tâm gần đây nhất là vào ngày14/12/2010 Thông qua 100 phiếu điều tra phát ra, Trung tâm đã thu lại sốphiếu và tổng hợp được kết quả điều tra như sau:

* Đặc điểm người dùng tin:

- Giới tính: Người dùng tin đến Trung tâm là nam chiếm phần nhiều hơn,

chiếm 57,8% so với nữ 42,2% lượng người dùng tin Tỷ lệ người dùng tinchênh lệch như vậy vì đặc trưng đào tạo của Học viện phần lớn là các ngành kỹthuật nên thu hút số lượng sinh viên và cán bộ là nam, số ngành đào tạo thuộc

về kinh tế ít hơn nên số lượng sinh viên và cán bộ nữ theo học và giảng dạy làthấp hơn Do vậy, nguồn tài liệu phục vụ chuyên ngành kỹ thuật chiếm tỷ lệ lớnhơn so với tài liệu chuyên ngành kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác

- Độ tuổi: 98,9% người dùng tin có độ tuổi dưới 30, và 1,2% người dùng

tin có độ tuổi từ 40 trở lên Có thể thấy người dùng tin của Trung tâm thuộcnhóm người dùng tin trẻ, phần lớn trong độ tuổi lao động của xã hội Do vậy,nguồn tài liệu được người dùng tin sử dụng thường mang tính khoa học, cập

nhật liên tục các vấn đề về khoa học công nghệ, kỹ thuật ứng dụng, việc làm,

và văn hóa, đời sống xã hội

- Nghề nghiệp: Gồm hai nhóm người dùng tin chính:

- Đối tượng người dùng tin là những cán bộ, giảng viên làm công tác quản lý, nghiên cứu và giảng dạy Nhóm người dùng tin này chiếm 22% cơ cấu

người dùng tin của Trung tâm, là cán bộ quản lý, giảng viên, học viên cao cóhọc hàm học vị như, giáo sư, phó giáo sư, tiến sỹ, thạc sỹ và các học viên caohọc có nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu Là nhóm người dùng tin đặc biệt cótrình độ học vấn cao, trình độ chuyên môn sâu Vì vậy, họ thường sử dụng cácloại thông tin có tính khoa học cao, các nguồn/ hệ thống thông tin của các cơquan khoa học kỹ thuật và công nghệ, cơ quan kinh tế và thương mại…Nộidung thông tin là các tài liệu phản ánh tình hình phát triển, các thành tựu và xuthế phát triển trong tương lai của ngành khoa học công nghệ bưu chính viễnthông trong nước và trên thế giới Đồng thời là các tài liệu chỉ đạo, các chính

sách của nhà nước trong chiến lược phát triển ngành bưu chính viễn thông Các

loại hình tài liệu được sử dụng: giáo án điện tử, tài liệu chuyên khảo, CSDL,tạp chí, tài liệu xám, tư liệu khoa học, trung tâm dữ liệu, tài liệu trực tuyến…

- Đối tượng người dùng tin là sinh viên, học viên học tập và công tác tại trường Đây là nhóm người dùng tin chiếm 78% trong cơ cấu người dùng tin

của Trung tâm Với việc đổi mới phương pháp dạy và học, đã tạo ra những yêucầu mới về chất lượng đào tạo và học tập của giảng viên và sinh viên Từ đóđòi hỏi nhu cầu thông tin phục vụ sinh viên có sự thay đổi về cả chất và lượng.Sinh viên ngoài việc tiếp thu kiến thức trên giảng đường, còn phải tự tiến hành

thí nghiệm, cập nhật thông tin và tự nghiên cứu Do vậy, nguồn tài liệu được sử

dụng nhiều là: các giáo trình, bài giảng, tài liệu chuyên khảo, CSDL, các côngtrình khoa học và nghiên cứu khoa học…

* Tần suất người dùng tin sử dụng sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm:

Điều tra mức độ sử dụng Trung tâm của người dùng tin cho thấy mức độthường xuyên: chiếm 46,3 nhân% và mức độ thỉnh thoảng: chiếm 53,7%, chothấy thực tế Trung tâm vẫn chưa thực sự thu hút sự quan tâm của người dùngtin Như vậy Trung tâm cần phải có những hoạt động nhằm thu hút sự quantâm của người dùng tin nhiều hơn nữa

* Phong cách phục vụ của Cán bộ thư viện:

Kết quả điều tra cho thấy phong cách phục vụ người dùng tin của cán bộTrung tâm đã làm khá tốt, hầu hết người dùng tin hài lòng về thái độ phục vụcủa các cán bộ Trung tâm Trong đó ý kiến nhận xét là tốt: 44,2%; khá: 25,3%;bình thường: 29,4%; và ý kiến chưa tốt: 1%

* Những ý kiến khác:

Ngoài những thông tin trên, Trung tâm còn nhận được các ý kiến phảnhồi nhằm đáp ứng tốt hơn nữa những nhu cầu từ người dùng tin như:

- Thư viện cần thoáng hơn

- Thay máy tính tra cứu

- Tăng thêm thời gian mở cửa cả trưa, cả ngày nghỉ cuối tuầnmùa thi

- Mở cửa buổi tối cả năm

- Tìm tài liệu còn rất khó

- Mượn sách phức tạp

- Buổi sáng mở cửa trước 8 giờ

- Nên có wifi để sinh viên tra cứu

- Tăng thêm số lượng máy tính

- Mở rộng diện tích phòng đọc, có không gian rộng hơn

- Thư viện chật chội, chưa thoáng, bó trí chưa hợp lý

- Nhiều sinh viên mất trật tự trong phòng đọc

- Vệ sinh sạch sẽ hơn sau tết & đầu kỳ họcThông qua kết quả từ các phiếu điều tra, Trung tâm đã xác định được đặcđiểm các nhóm đối tượng người dùng tin chính Đồng thời đã cung cấp thôngtin về đặc điểm nhu cầu tin của từng nhóm người dùng tin như sau:

2.1.2 Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin

1 Lĩnh vực nghiên cứu mà người dùng tin quan tâm

Trung tâm tiến hành điều tra các lĩnh vực nghiên cứu của người dùng tincho thấy lĩnh vực khoa học kỹ thuật chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu nhu cầu vềtài liệu so tỷ trọng tài liệu các lĩnh vực khác Do vậy, đặc trưng nhu cầu tin củangười dùng tin tại Trung tâm chủ yếu về tài liệu khoa học công nghệ và kỹthuật ứng dụng, cụ thể ngành Điện tử Viễn thông: chiếm 40,4%; Công nghệThông tin: chiếm 22,6%; Kỹ thuật Điện tử: chiếm 9,5% Các ngành kinh tếnhư: Quản trị Kinh doanh chiếm 20,1%; Kế toán chiếm 5% Các nhu cầu về tàiliệu khác như các ngành xã hội, báo, tạp chí là 5%

2 Các ngôn ngữ người dùng tin cần sử dụng

Điều tra ngôn ngữ về tài liệu mà người dùng tin cần sử dụng cho thấy31,8% người dùng tin chỉ sử dụng tài liệu tiếng Việt; 64,2% người dùng tin cần

sử dụng tài liệu cả Tiếng Việt và Tiếng Anh; Tiếng Pháp: chiếm 3,1% và TiếngNga: chiếm 0.9%

Thông qua số lượng ngôn ngữ người dùng tin cần sử dụng, Trung tâmtổng hợp số tài liệu Tiếng Việt và số tài liệu Ngoại văn dành cho các ngoại ngữ

khác nhau Từ đó có chính sách bổ sung vốn tài liệu phù hợp với nhu cầu tincho người dùng tin

3 Loại hình tài liệu mà người dùng tin hay sử dụng

Điều tra loại hình tài liệu người dùng tin hay sử dụng, cho thấy phần lớnloại hình tài liệu được sử dụng là giáo trình, bài giảng: chiếm 69,35%; tiếp theo

là sách tham khảo chiếm 56,05% cơ cấu nhu cầu sử dụng tài liệu của ngườidùng tin Báo và tạp chí thực sự cũng là một loại hình tài liệu được người dùngtin quan tâm sử dụng, chiếm 33,25% Loại hình tài liệu điện tử chiếm vị trí thứ

4, cho thấy loại hình tài liệu này vẫn chưa thực sự thu hút sự quan tâm củangười dùng tin với 24,7% Nguồn tài liệu xám đồ án, luận văn chiếm 19% cơcấu nhu cầu sử dụng tài liệu của người dùng tin Còn lại là các loại hình tài liệukhác như: CD-ROM, vi phim…chiếm tỷ trọng còn hạn chế 1%

4 Hình thức tra cứu người dùng tin thường sử dụng

Kết quả điều tra cho thấy người dùng tin sử dụng hình thức tra cứu hiện đại là 55,7%, chiếm tỷ lệ lớn hơn các hình thức tra cứu thuyền thống chiếm 44,3%

5 Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu của Thư viện

Thông qua các tiêu chí về mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu của Trungtâm, có thể thấy: mức độ đáp ứng tại mức trung bình khá, cụ thể ý kiến về mức

độ tốt chiếm 31%, mức độ khá 31%, chủ yếu là mức độ bình thường chiếm41%, và ý kiến mức độ chưa tốt là 7%

6 Nhận xét của người dùng tin về mức độ cung cấp thông tin của Website Trung tâm TT-TV HVCNBCVT

Thông qua website Trung tâm, người dùng tin có thể khai thác sử dụngcác thông tin cần thiết Kết quả điều tra cho thấy mức độ đáp ứng thông tin cho

trung bình chiếm 32,6%, và ý kiến về mức chưa tốt chiếm 10,5%, và ý kiếnkhác chiếm 5,3%

7 Các loại hình tài liệu Trung tâm cần bổ sung

Bên cạnh những ý kiến về hiện trạng hoạt động của Trung tâm, ngườidùng tin còn nhiệt tình góp ý những nguồn tài liệu còn thiếu hoặc chưa có cần

bổ sung nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu cho người dùng tin Cụ thể là các loạitài liệu như:

- TL tiếng Anh liên quan đến chuyên ngành

- Đồ án những năm gần đây

- TL liên quan đến công nghệ mới

- Thư viện trên Internet, trang web của trường

- Sách của các trường Đại học khác

- Sách ngoại ngữ

- Sách chuyên ngành

- Các bài tập của giáo trình môn học

- Tài liệu điện tử

- Sách tham khảo

- Sách về công nghệ thông tin

- TL học và ôn thi của giáo viên trong trườngThông qua những yêu cầu người dùng tin đề xuất về các loại hình tài liệucần bổ sung, Trung tâm đã tổng hợp được kết quả quan trọng cho công tác bổsung và thanh lọc nguồn tài liệu

Thông qua kết quả điều tra, cán bộ Trung tâm đã có những tổng quan về

- Đặc điểm nhu cầu thông tin của người dùng tin tại Trung tâm là cácthông tin phục vụ nghiên cứu, đào tạo trong trường đại học, phục vụ nghiêncứu học tập tại trường

- Nội dung thông tin về các lĩnh vực khoa học công nghệ, các giáo trình,giáo án, tài liệu chuyên khảo…

- Được biểu hiện qua các hình thức thông tin chủ yếu là: CSDL, tạp chí,tài liệu chuyên khảo, giáo trình, tài liệu xám, tư liệu khoa học…

- Từ các nguồn/hệ thống thông tin như: thư viện, trung tâm dữ liệu, tàiliệu trực tuyến…

- Các nhu cầu tin phổ biến: Khai thác tài liệu gốc; cung cấp thông tin hiệntại và thông tin chọn lọc; khai thác các tài liệu xám, tư liệu, khai thác cơ sở dữliệu…

- Mục đích khai thác, sử dụng thông tin chủ yếu tại Trung tâm là phục vụnghiên cứu – đào tạo, thuộc nhóm nhu cầu được cung cấp thông tin và trao đổithông tin

- Đặc điểm nhu cầu tin: Tương đối ổn định, phụ thuộc chặt chẽ vào địnhhướng kinh tế, khoa học công nghệ của đất nước Là các nhu cầu tin về khoahọc công nghệ đặc biệt, về các chính sách và tình hình kinh tế, các thông tin về

kỹ thuật và thương mại điện tử - viễn thông…

Các hoạt động nghiên cứu nhu cầu tin và nghiên cứu đặc điểm ngườidùng tin của Trung tâm giúp cán bộ nắm bắt được đặc điểm nhu cầu tin và đặcđiểm các nhóm người dùng tin Từ đó Trung tâm đã có những chiến lược cungcấp tài liệu phù hợp, kịp thời và đầy đủ hơn dành cho mỗi nhóm người dùng tinvới mỗi đặc điểm nhu cầu tin và số lượng người dùng tin khác nhau như: bổsung thêm nguồn tài liệu chuyên ngành, các tài liệu ngoại văn, sách tiếng Anhchuyên ngành, nguồn tài liệu xám được phục vụ rộng rãi tới người dùng tin tạiphòng Đọc… Đồng thời giúp Trung tâm khắc phục những thiếu sót trong côngtác phục vụ và đề xuất những giải pháp nâng cao về số lượng, chất lượng và

quy mô hoạt động trong hiện tại và tương lai như: xây dựng và đưa lên Giámđốc Học viện phê duyệt kế hoạch mở rộng quy mô hoạt động, tập trung các bộphận Trung tâm về một không gian hoạt động, tăng cường cơ sở vật chất

2.2 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm

Trong hoạt động Thông tin – Thư viện, từ góc độ tiếp cận của cácchuyên gia TT-TV – những người trực tiếp tạo lập các sản phẩm và triển khaicác dịch vụ TT-TV, khái niệm sản phẩm và dịch vụ trong hoạt động thông tinthư viện được hiểu như sau:

Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin, và là các công cụ giúp cho việc tìm kiếm khai thác thông tin.

Dịch vụ thông tin là những hoạt động phục vụ nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin

Trung tâm thông tin - thư viện đã tạo lập được hệ thống các sản phẩmthông tin phù hợp với các đối tượng dùng tin trong Học viện Bao gồm:

2.2.1 Sản phẩm thông tin

2.2.1.1 Sản phẩm thông tin truyền thống

* Hệ thống mục lục truyền thống:

- Mục lục chữ cái(MLCC): Đây là hệ thống mục lục mà các phiếu mục

lục được sắp xếp theo thứ tự chữ cái từ A – Z theo tên tác giả hoặc tên tài liệuđược phản ánh Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng hai loại MLCC : MLCC theotên tài liệu, và MLCC theo tên tác giả

- Mục lục phân loại (MLPL): Đây là hệ thống mục lục trong đó các

phiếu mục lục được sắp xếp theo các lớp theo trật tự logic của khung phân loại.Năm 2007 Trung tâm đã sử dụng khung phân loại DDC ấn bản 14 để phân loạitài liệu mới và hồi cố tài liệu cũ Phiếu mô tả của hệ thống mục lục được mô tả

áp dụng quy tắc Biên mục Anh – Mỹ AACR2 vào biên mục mô tả tài liệu

* Ấn phẩm thư mục:

Thư mục là sản phẩm thông tin – thư viện do cơ quan thông tin – thưviện biên soạn, là tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo một trật tựnhất định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số dấu hiệu về nội dunghoặc hình thức Hiện nay Trung tâm đã biên soạn một số thư mục quan trọngnhư:

- Thư mục thông báo sách mới: Loại thư mục này được Trung tâm tiến

hành biên soạn khi có tài liệu mới nhập về Tài liệu sau khi được xử lý phiếutiền máy sẽ được xử lý hoàn thiện tại phân hệ Biên mục, qua hai công đoạn làbiên mục sơ lược và biên mục chi tiết, xây dựng thành các CSDL, qua hệ thốngCSDL này phòng nghiệp vụ sẽ tỏ chức thành những bản thư mục giới thiệusách mới Thư mục thông báo sách mới sẽ được chuyển về phục vụ tại phòngĐọc và phòng Mượn

- Thư mục Luận văn Thạc sỹ : Thư mục Luận văn Thạc sỹ đã bảo vệ ở

Học viện và đang được lưu giữ tại Phòng Đọc của Trung tâm Thư mục đượcbiên soạn dựa trên kết quả biên mục theo các Tiêu chuẩn quốc tế: Bảng phânloại DDC14 (Dewey Decimal Classification), Quy tắc biên mục Anh-MỹAACR2 (Anglo-American Cataloging Rules) và xây dựng CSDL theo khổ mẫuMARC21 (Machine Redable Cataloguing)

2.2.1.2 Sản phẩm TT-TV hiện đại

* Cơ sở dữ liệu thư mục

Cơ sở dữ liệu thư mục: hơn 3.300 biểu ghi, được xây dựng trên phầnmềm Libol 6.0 với các chuẩn AACR2, DDC14, MARC21

Ứng dụng thành công phần mềm Libol 6.0 vào trong công tác nghiệp vụ đãgiúp thư viện xây dựng được hệ thống CSDL thư mục với 3.338 biểu ghi.CSDL này được người dùng tin thường xuyên tra cứu qua hệ thống mục lục

truy nhập công cộng trực tuyến OPAC trên mạng chủ của Học viện, tại địa chỉ:

www.ptit.edu.vn hoặc địa chỉ Trung tâm: www.ilc.ptit.edu.vn

* Hệ thống đĩa CD-ROM

CD-ROM là một thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số và được sử dụng

để lưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, âm thanh, hình ảnh Với một đĩa ROM có dung lượng 700Mb, lượng thông tin được lưu trữ tương đương vớikhoảng 300.000 trang giấy khổ A4 Hiện nay đối tượng dữ liệu được lưu trữtrong các đĩa CD-ROM tại Trung tâm là các luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ

Người dùng tin có thể khai thác thông tin dễ dàng lưu trữ trong ROM qua hệ thống phòng máy tính của Trung tâm tại các Internet Hiện nay,Trung tâm mới xây dựng được 43 đĩa CD-ROM nên việc phục vụ thông qua đĩaCD-ROM còn mang tính chọn lọc chủ yếu là phục vụ cán bộ, giảng viên củaHọc viện

CD-* Hệ thống CSDL trực tuyến trong mạng VinaREN (Hình 5)

VinaREN là mạng Nghiên cứu và Đào tạo quốc gia phi lợi nhuận, chínhthức khai trương trên toàn quốc ngày 27/3/2008, do Trung tâm Thông tin Khoahọc và Công nghệ Quốc gia, tực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ phát triển vàquản lý Thành viên VinaREN bao gồm các viện nghiên cứu, trường đại học,bệnh viện và trung tâm thông tin hàng đầu trong nước VinaREN kết nối cácnhà nghiên cứu và đào tạo Viêt Nam với cộng đồng 30 triệu nhà khoa học ởkhu vực châu Á – Thái Bình Dương, Châu Âu và các khu vực khác Năm 2008Trung tâm tiến hành thử nghiệm việc truy cập, khai thác các nguồn tin số hóa,trực tuyến trong nước và quốc tế giữa các thành viên của VinaREN Đây cũng

là lần đầu tiên các cơ sở dữ liệu KHCN trong nước do Trung tâm Khoa học vàCông nghệ Quốc gia xây dựng bao gồm hàng vạn tài liệu số hóa được đưa lênmạng và tham gia các CSDL trong mạng và tham gia các dịch vụ phục vụ hoạtđộng nghiên cứu và đào tạo khác, gồm: bài giảng, bài giảng điện tử, giáo trình,

quả nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội nghị khoa học, các cơ sở dữ liệu toàn văndạng CD (off-line) hay trực tuyến (on-line), các báo cáo kết quả chuyến đi côngtác nước ngoài

* Các bộ sưu tập số:

Trung tâm đã sử dụng phần mềm Greentone digital library software - là

một bộ phần mềm dùng để xây dựng và phân phối các bộ sưu tập thư viện số

Nó cung cấp một phương pháp mới để tổ chức và xuất bản thông tin trênInternet hoặc trên CD-ROM Greenstone là sản phẩm của dự án New ZealandDigital Library của trường đại học University of Waikato, được phát triển vàphân phối với sự tham gia của UNESCO và Human Info NGO Đây là phầnmềm mã nguồn mở được cung cấp trên http://greenstone.org theo thoả thuậnđăng kí GNU General Public License Nhằm số hóa nguồn tài liệu phục vụgiảng dạy, học tập và nghiên cứu trong và ngoài Học viện Trung tâm đã ứngdụng thành công phần mềm và tạo ra các bộ sưu tập số phục vụ người dùng tin

Các bộ sưu tập đã được tạo lập:

- Bài giảng: Bộ sưu tập các bài giảng thuộc chuyên ngành Kỹ thuật Điện

tử Viễn thông, Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh, và ngành Kế toán củaHọc viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

- Hội thảo khoa học: Bộ sưu tập bao gồm các tài liệu về hội nghị khoa

học thuộc lĩnh vực chuyên ngành Công nghệ Thông tin và Truyền thông được

tổ chức bởi Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông và các đơn vị trongnước và quốc tế

- Luận văn Thạc sỹ: Bộ sưu tập bao gồm các luận văn Thạc sỹ của Học

viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

2.2.2 Hệ thống các dịch vụ tại Trung tâm

2.2.2.1 Dịch vụ cung cấp tài liệu

Cung cấp tài liệu là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan Thông tin – Thưviện, nhằm giúp người dùng tin sử dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu củamình Hiện nay, Trung tâm đang tiến hành phục vụ hai loại hình cung cấp tàiliệu cho người dùng tin là: dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ mượn tài liệu về nhà

- Dịch vụ đọc tại chỗ

Hiện nay, Trung tâm phục vụ người dùng tin sử dụng dịch vụ đọc tại chỗtheo hình thức kho đóng Vì vậy, người dùng tin cần tuân thủ quy trình mượntài liệu theo nội quy phòng Đọc Các tài liệu chủ yếu trong kho là tài liệu thamkhảo, tài liệu tra cứu, luận án, luận văn, báo và tạp chí Tổng số tại kho sáchphòng Đọc hiện có là 9.290 cuốn Nội dung kho sách chủ yếu bám sát chươngtrình đào tạo của Học viện như: Khoa học công nghệ, Khoa học cơ bản, Kỹthuật Điện tử - Viễn thông, Khoa học xã hội…Tài liệu trong kho được sắp xếpkết hợp theo hình thức và nôin dung như: kết hợp khổ cỡ, môn loại, số ĐKCB

và ngôn ngữ tài liệu

Tổng số lượng sách Ngoại văn tại phòng Đọc

THÁNG 4/2010

sách thực tếtrong kho

Số lượngcuốn thực tếtrong kho

Số sách lẻthêm ở ngoài

1

Kỹ thuật viễn thông

(CT) (22quyển)

3 Kỹ thuật điện tử (KC)

11 đầu sách(11 quyển)

Tổng số lượng sách tiếng Việt tại phòng Đọc

STT Chuyên ngành Số lượng (đầu sách)

ngồi cho người dùng tin sử dụng Trung tâm cũng chưa có phòng đọc báo và tạp chí riêng nên đây được coi là phòng đọc tổng hợp.

- Dịch vụ mượn về nhà

Dịch vụ mượn về nhà được người dùng tin sử dụng rất phổ biến Dịch vụnày cho phép người dùng tin chủ động, sắp xếp khai thác nguồn thông tin có trong tài liệu một cách tối đa trong khoảng thời gian dài mà không phải phụ thuộc vào thời gian phục vụ của thư viện

Trong điều kiện Trung tâm chưa thể mở rộng quy mô hoạt động, dịch vụmượn tài liệu về nhà chỉ được phục vụ tại phòng Mượn với ba loại tài liệu duynhất là: sách giáo trình, bài giảng, và sách tham khảo Hiện nay, tài liệu trungtâm phục vụ người dùng tin mượn về nhà chủ yếu là sách giáo trình

Tài liệu Tiếng Việt (Phòng Mượn)

- Dịch vụ sao chụp tài liệu:

Đây là dịch vụ có trả phí trong các cơ quan thông tin, thư viện khi ngườidùng tin có nhu cầu Dịch vụ được tiến hành khi người dùng tin có nhu cầu sửdụng các loại tài liệu bắt buộc phải đọc tại chỗ nhưng lại muốn được nghiêncứu sâu hơn, vì vậy người dùng tin sẽ phải đăng ký với thủ thư sao chụp lại tài

450đ/ 1 trang A4 Khi người dùng tin đã xác định tài liệu, người dùng tin chỉcần đánh số trang và ghi tên tài liệu, và hẹn thời gian nhận bản sao

Tài liệu người dùng tin có nhu cầu sao chụp thường là tài liệu tham khảo, bài giảng, tạp chí chuyên ngành, báo cáo thực tập hay khóa luận tốt nghiệp, hoặc các tài liệu xám Những tài liệu này được phục vụ đọc tại chỗ vì

có số bản hạn chế, người dùng tin chỉ được phép dùng bản sao mà không được

sử dụng bản gốc của tài liệu Nhằm đảm bảo độ an toàn của tài liệu gốc

2.2.2.2 Dịch vụ cung cấp Internet

Tháng 6/2006 Trung tâm đã được tiếp nhận toàn bộ trang thiết bị, vật tư

và hệ thống máy tính từ Trung tâm Internet thuộc khoa Công nghệ thông tin 1của Học Viện Trung tâm đã phát triển thành dịch vụ Internet phục vụ cán bộ,

giảng viên và sinh viên Học viện các dịch vụ như: Dịch vụ Internet, Internet Plaza Dịch vụ sử dụng Internet một cách miễn phí và chất lượng phục vụ tốt

đã thực sự thu hút đông đảo người dùng tin

Dịch vụ Internet A3

Tại phòng internet, người dùng tin có thể sử dụng dịch vụ khai thácthông tin, nguồn học liệu…, và các tiện ích của internet Đặc biệt, phònginternet A3 còn có chức năng như một phong thực hành tin học cho đối tượngngười dùng tin là sinh viên Học viện

Internet Plaza (Hình 4)

Năm 2003, Chính phủ Hàn Quốc thông qua Viện xúc tiến văn hóa thôngtin Hàn Quốc đã trao tặng Bộ Bưu chính Viễn thông Việt nam (nay là BộThông tin và Truyền thông) trang thiết bị để triển khai dự án Trung tâm Đàotạo và Giáo dục Internet (Trung tâm Internet Plaza) tại một trường đại học củaViệt Nam nhằm tăng cường điều kiện cơ sở vật chất cho công tác giảng dạycông nghệ thông tin Học viện Công nghệ Bưu Chính Viễn Thông vinh dự là cơ

sở đào tạo được chọn để triển khai dự án này Ngày 5/11/2003, Trung tâmInternet Plaza đã chính thức đi vào hoạt động, và năm 2006 đã chính thức thuộcquản lý của Trung tâm thông tin - thư viện Năm 2007, Trung tâm được nângcấp trang thiết bị, tăng cường khả năng truy cập thông tin bằng đường truyềncáp quang băng thông rộng Dịch vụ internet plaza cung cấp cho người dùng tincác tiện ích của internet, và khai thác nguồn thông tin của toàn Học viện phục

vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập, và quản lý Đồng thời, cho phép người dùngtin có có thể tổ chức các buổi học nhóm, seminal, hội thảo…tại phòng internetpalaza

2.2.2.3 Dịch vụ cung cấp phòng Thí nghiệm Thực hành (Hình 1)

Hệ thống phòng Thí nghiệm Thực hành (TNTH) do Trung tâm Thông tin

- Thư viện quản lý đều do tiếp nhận từ Dự án JICA - Nhật Bản và các Khoachuyển sang Cơ sở vật chất và trang thiết bị tại các phòng TNTH này đã tươngđối đồng bộ và có chất lượng

Các phòng TNTH đáp ứng yêu cầu thí nghiệm thực hành cho sinh viên

hệ chính quy và sinh viên hệ vừa học vừa làm của Học viện cũng được sửdụng phục vụ các lớp bồi dưỡng, đào tạo ngắn hạn cho cán bộ trong và ngoàingành khi có yêu cầu, ngoài ra còn là địa điểm tham quan khi Học viện tiếp cácđoàn đến làm việc hoặc khảo sát tại Học viện Song song với các hoạt động đó,các phòng TNTH còn là nơi tổ chức các cuộc thi có quy mô lớn như Hội thi Tinhọc trẻ không chuyên ngành Bưu điện,…

Hệ thống TNTH bao gồm 18 phòng thí nghiệm thực hành cho 01 ngànhkhoa học cơ bản là Vật lý và 03 chuyên ngành Công nghệ Thông tin, Viễnthông, Kỹ thuật Điện tử

2.2.2.3 Dịch vụ tra cứu thông tin

Hiện nay, Trung tâm cung cấp dịch tra cứu thông tin thông qua bộ máytruyền thống và bộ máy tra cứu hiện đại

* Tra cứu thông tin truyền thống

Để phục vụ công tác tra tìm tài liệu theo phương thức truyền thống, Trung tâm

đã xây dựng thành công bộ máy tra cứu, bao gồm:

- Ấn phẩm thư mục:

Ấn phẩm thư mục là công cụ tra tìm tài liệu rất hữu ích được người dùngtin sử dụng, ấn phẩm thư mục có thế mạnh về tính cập nhật nhanh chóng và dễdàng sử dụng so với các loại công cụ tra tìm tin truyền thống khác Hiện nayTrung tâm đã biên soạn được một số ấn phẩm thông tin thư mục quan trọngnhư:

+ Thư mục thông báo sách mới

+ Thư mục Luận văn Thạc sỹ

- Kho tài liệu tra cứu: gồm các tài liệu tra cứu

+ Các tài liệu kinh điển CN Mác – Lê Nin

+ Nguồn tài liệu chính phủ

+ Bách khoa toàn thư

+ Các loại từ điển