GIÁO ÁN KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ VÀ GIAO TIẾP CÔNG VỤ

THỰC HIỆN BÀI HỌC: GIAN Hoạt động của giáo viên động của Hoạt học sinh 1 Dẫn nhập Kỹ năng điều hành công sở và giao tiếp công vụ trong chương trình đào tạo trung cấp luật chuyên nghiệp

Thời gian thực hiện: 10 tiết

Tên học phần: Kỹ năng điều hành công sở và giao tiếp công vụ

Thực hiện: ngày tháng năm

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG SỞ VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

* MỤC TIÊU MÔN HỌC

Sau khi học xong phần này, học sinh có khả năng:

1 Kiến thức

- Trình bày được khái niệm công sở và điều hành công sở Xác định được nguyên tắc, đặc điểm

và nhiệm vụ của điều hành công sở

- Trình bày được những yêu cầu đảm bảo cho hoạt động điều hành công sở

2 Kỹ năng

Vận dụng được các kiến thức về công sở, điều hành công sở khi thực hiện những công việc nhất định trong điều hành công sở

3 Thái độ

Nghiêm túc học tập, tiếp thu những kiến thức của bài

* ĐỒ DÙNG VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC: Máy tính, máy chiếu, phấn, bảng…

Số vắng (ghi rõ họ tên):

II KIỂM TRA BÀI CŨ:

III THỰC HIỆN BÀI HỌC:

GIAN Hoạt động của

giáo viên động của Hoạt

học sinh

1 Dẫn nhập

Kỹ năng điều hành công sở và giao

tiếp công vụ trong chương trình đào

tạo trung cấp luật chuyên nghiệp là

môn rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ,

cung cấp cho người học những kiến

thức cơ bản để điều hành công sở

một cách khoa học, hiệu quả, đồng

thời cung cấp cho người học những

kỹ năng cần thiết trong giao tiếp

công vụ

Thuyết trình, giới thiệu về học phần Kỹ năng điều hành công sở và giao tiếp công vụ

Lắng nghe, tư duy, chuẩn bị tâm thế sẵn sàng cho học phần mới

02 phút

2

2 Giảng bài mới

1 Khái niệm công sở

Xét theo nội dung công việc: hoạt

động của công sở nhằm thỏa mãn lợi

ích chung của cộng đồng, do vậy, cần

được sự đảm bảo và kiểm soát của

Nhà nước và chỉ Nhà nước mới bảo

đảm thõa mãn nhu cầu này:

Xét về hình thái tổ chức: công sở là

một tập hợp có tổ chức, có mục tiêu

hoạt động, có phương tiện vật chất để

hoạt động và con người được Nhà

nước bảo hộ để tổ chức công việc

hành chính, quản lý đời sống xã hội,

là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản

đảm bảo thông tin cho hoạt động của

bộ máy nhà nước, nơi phối hợp các

bộ phận, cán bộ, công chức theo một

cơ chế nhất định để thực hiên chưc

năng nhà nước, phục vụ nhân dân

Xét về ý nghĩa tổ chức nhà nước:

công sở là trụ sở làm việc của cơ

quan nhà nước, do nhà nước lập ra và

để giải quyết công vụ

Xét trên phương diện pháp lý: Công

sở là một pháp nhân, được sử dụng

quyền lực công để giải quyết công

việc theo luật định

Phân loại:

- Công sở hành chính là tổ chức đặt

dưới sự quản lý nhà nước thực hiện

quản lý chung hoặc trên từng mặt

công tác, có nhiệm vụ chấp hành chỉ

đạo thực hiện các chủ trương, kế

hoạch Pháp luật của nhà nước

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp

và cơ sở tư nhân Cho ví dụ minh họa

-> Chốt lại khái niệm công sở

HS lắng nghe, ghi chép

30 phút

dưới sự quản lý của nhà nước thực

hiện các họat động có tính nghiệp vụ

riêng phục vụ cho sản xuất kinh

doanh và cho sinh hoạt Nói cách

khác đó là những đơn vị cơ bản để

thực hiện nhiệm vụ của ngành

2 Khái niệm điều hành công sở

Điều hành công sở là hoạt động tạo

được một hiệu quả hoạt động tốt nhất

phục vục cho mục tiêu đã đề ra của

công sở

II NGUYÊN TẮC, ĐẶC ĐIỂM

VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG SỞ,

ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

1 Những nguyên tắc đảm bảo cho

hoạt động điều hành công sở

a) Công khai

- K/n: Hoạt động điều hành công sở

phải công khai trong nội bộ công sở

và công khai trước đối tượng phục vụ

của công sở

- Các biện pháp để thực hiện nguyên

tắc công khai:

+ Xây dưng kế hoạch;

+ Thông qua hoạt động kiểm tra,

đánh giá công việc;

+ Giới thiệu về địa điểm của công sở,

trách nhiệm từng bộ phận của công

sở

- Ý nghĩa: là biện pháp tốt để xây

dựng khối đoàn kết nhất trí, từ đó

giúp cho việc thực hiện hợp tác giữa

các bộ phận, cá nhân được thuận lợi

và đặc biệt là hạn chế được những

biểu hiện quan liêu, cục bộ trong

điều hành công sở

b) Đảm bảo tính liên tục

- K/n: Tính liên tục trong hoạt động

của công sở được hiểu là các công

việc của công sở được diễn ra đều

đặn, thường xuyên, không bị ngắt

+ Thuyết trình về nguyên tắc công khai Lấy ví dụ về Trường Trung cấp Luật Đồng hới minh họa

+ Thuyết trình, diễn giảng

về nguyên tắc đảm bảo tính liên tục

HS lắng nghe, ghi chép

HS lắng nghe, ghi chép

HS lắng nghe, ghi chép

HS lắng nghe, xem clip, lĩnh hội

5 phút

30 phút

30 phút

- Biểu hiện tính liên tục:

+ Sự liên tục trong quan hệ điều

hành;

+ Sự phát triển liên tục của công việc

của cả công sở và các bộ phận trong

Tùy theo đặc thù của mỗi công sở và

đặc điểm của mỗi công việc, vị trí

công tác, trình độ chuyên môn để

phân công công việc cho phù hợp

d) Dân chủ hóa trong điều hành

- K/n: Thực hiện dân chủ và công

khai trong hoạt động điều hành công

sở

- Biện pháp:

+ Lấy ý kiến của tập thể nơi công sở

đóng, bàn bạc, với các ngành, các

cấp, các đơn vị lấy y kiến thông qua

hình thức phiếu hỏi, biểu quyết, tổ

chức hội nghị, tổ chức tham khảo ý

kiến

+ Mọi cá nhân, tập thể trong công sở

phải có ý thức trách nhiệm tự giác

thực hiện các quyết định Bàn bạc

dân chủ và công khai

e) Tuân thủ pháp luật

- K/n: Hoạt động điều hành công sở

phải tuân theo các quy định pháp

luật

- Tuân thủ pháp luật để đảm bảo

pháp chế xã hội chủ nghĩa, đảm bảo

những hoạt động của công sở là đúng

+ Thuyết trình, diễn giảng

về nguyên tắc xác định rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn của mọi thành viên trong công sở

Ví dụ: phân công việc nhận

và gửi hồ sơ cho bộ phận văn thư, việc lưu trữ, xuất tài liệu khi cần cho bộ phận lưu trữ, tránh việc nhằm lẫn giữa hai nhiệm vụ

+ Thuyết trình, diễn giảng

về nguyên tắc dân chủ hóa trong điều hành công sở Ví

dụ minh họa

+ Thuyết trình, diễn giảng

về nguyên tắc tuân thủ pháp luật

kiến thức, ghi chép

HS lắng nghe, xem clip, lĩnh hội kiến thức, ghi chép

HS lắng nghe, lĩnh hội kiến thức, ghi chép

HS lắng nghe, lĩnh hội kiến thức, ghi chép

30 phút

30 phút

30 phút

đắn với các quy định của nhà nước

Khi vi phạm quy chế tổ chức thì sẽ

xử lý bằng các biện pháp chế tài

Mối quan hệ giữa các nguyên tắc:

Các nguyên tắc nói trên có mối quan

hệ chặt chẽ với nhau, nguyên tắc này

làm tiền đề cho nguyên tắc kia và

ngược lại để đảm bảo cho hoạt động

điều hành công sở đạt hiệu quả cao

nhất

2 Đặc điểm của công sở, điều hành

công sở

a) Có vị trí pháp lý nhất định trong

hệ thống bộ máy quản lý nhà nước

Đặc điểm này của công sở hành

chính này là làm việc theo chế độ tập

thể, biểu quyết theo đa số, chịu trách

nhiệm tập thể trước các quyết định

hành chính và ký thay mặt khi ban

hành các văn bản quản lý quan trọng

b) Thực hiện chức năng, nhiệm vụ và

quyền hạn cụ thể do Nhà nước quy

định và chịu sự kiểm soát của các cơ

quan có thẩm quyền

Đặc điểm này thể hiện sự thống nhất

quản lý của tổ chức hệ thống Nhà

nước, đồng thời cũng phân cấp thẩm

quyền của công sở trong từng loại

hoạt động

c) Nằm trong quan hệ hệ thống thứ

bậc để đảm bảo sự lãnh đạo tập

trung thống nhất và quan hệ theo

chức năng chuyên môn

d) Phục vụ lợi ích công, lợi ích Nhà

nước và nhân dân, không vụ lợi

Đây là đặc điểm rất cơ bản để phân

biệt giữa các công sở Nhà nước với

các đơn vị kinh doanh Đặc điểm

riêng của các công sở hành chính là

hoạt động vì lợi ích chung không

mang tính vụ lợi cho cá nhân từng

Đặt vấn đề cho HS thảo luận: Những nguyên tắc trên

có mối quan hệ như thế nào?

+ GV gọi HS lên trước lớp trả lời

GV chốt ý

Thuyết trình, diễn giảng kết hợp với phương pháp trực quan về đặc điểm của công

sở Cho ví dụ và cho HS xem clip, tập tin âm thanh minh họa

HS thảo luận trả lời câu hỏi, lắng nghe, ghi chép

Học sinh ghi chép, quan sát,

tư duy, lĩnh hội kiến thức

45 phút

45 phút

người hoặc một nhóm người trong tổ

chức

e) Được nhà nước đảm bảo các điều

kiện và phương tiện cần thiết để thực

hiện công vụ

Các điều kiện, phương tiện cần thiết

để đảm bảo cho công sở hoạt động có

hiệu quả là: tổ chức, nhân sự, tài sản,

tài chính và thẩm quyền

3 Nhiệm vụ của công sở, điều hành

công sở

a) Quản lý công sở theo pháp luật

b) Tổ chức nhân sự, phối hợp công

việc giữa các bộ phận trong công sở

c) Tổ chức công tác thông tin trong

công sở và ngoài công sở

d) Nâng cao kỹ thuật và nghiệp vụ

hành chính, tổ chức công việc nề

nếp, có hiệu lực và hiệu quả

e) Cung cấp điều kiện, phương tiện

căn cứ vào đặc điểm lao động của

từng loại công việc được phân công

f) Bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ an

ninh trật tự an toàn trong công sở

g) Tổ chức kế toán, thống kê

h) Quản trị hậu cần

III NHỮNG YÊU CẦU ĐẢM

BẢO CHO HOẠT ĐỘNG ĐIỀU

HÀNH CÔNG SỞ

1 Không ngừng nâng cao hiệu lực

và hiệu quả hoạt động của công sở

2 Hoạt động của công sở phải theo

nâng cao trình độ văn hóa quản lý,

Thuyết trình, diễn giảng kết hợp với phương pháp trực quan về đặc điểm của công

sở Cho ví dụ và cho HS xem clip, tập tin âm thanh minh họa

-Thuyết trình, diễn giảng về mối quan hệ giữa các nhiệm

vụ của công sở

Đặt vấn đề cho HS thảo luận: Trong các nhiệm vụ của công sở, theo em nhiệm

vụ nào quan trọng nhất? Vì sao?

GV gọi HS lên trước lớp trả lời

GV chốt ý cho HS

Thuyết trình về những yêu cầu đảm bảo cho hoạt động điều hành công sở

HS lắng nghe, quan sát, lĩnh hội kiến thức

HS trả lời, ghi chép, tư duy, lĩnh hội kiến thức

HS lắng nghe, lĩnh hội kiến thức

45 phút

45 phút

45 phút

thực hiện được mục tiêu xây dựng

một nhà nước của dân, do dân, vì dân

3

3 Củng cố kiến thức và kết thúc bài Hướng dẫn HS làm bài tập để củng cố kiến thức bài HS làm bài tập,

nắm lại kiến thức của bài học

1

10 phút

4

4 Hướng dẫn tự học Yêu cầu HS đọc trước phần kiến thức của chương sau

IV RÚT KINH NGHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Ngày tháng năm

Lê Tiến Cảnh Nguyễn Hoàng Lê Khanh

Thời gian thực hiện: 20 tiết

Tên học phần: Kỹ năng điều hành công sở và giao tiếp công vụ

Thực hiện ngày tháng năm

CHƯƠNG 2 HOẠT ĐỘNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

* MỤC TIÊU CỦA BÀI:

Sau khi học xong phần này, học sinh có khả năng:

+ Kiến thức:

- Trình bày được những kiến thức cơ bản về những kỹ thuật điều hành công sở như thiết kế, phân công công việc, tổ chức điều hành, kiểm tra, kiểm soát công việc, cách tổ chức, điều hành một cuộc họp

- Xác định được những kiến thức cơ bản của cách thức tổ chức nơi làm việc trong công sở một cách khoa học, hiệu quả

+ Kỹ năng:

Thực hiện được những công việc cụ thể trong điều hành công sở như biết cách thiết kế và phân tích một công việc cụ thể; biết xây dựng kế hoạch làm việc cá nhân, nhóm; biết tổ chức một cuộc họp

+ Thái độ:

- Người học có thái độ học tập, nghiêm túc đúng mực, chủ động

* ĐỒ DÙNG VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC: máy tính, máy chiếu, phấn, bảng…

Số vắng (ghi rõ họ tên):

II KIỂM TRA BÀI CŨ:

Hoạt động của học sinh

03 phút

2 Giảng bài mới

Chương II HOẠT ĐỘNG ĐIỀU

HÀNH CÔNG SỞ

I KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH

TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG

SỞ

2 Những nội dung cơ bản của kỹ

thuật điều hành công sở

a) Thiết kế và phân tích công việc

* Thiết kế công việc

Thiết kế công việc hiểu một cách

đơn giản là phân chia các loại công

việc lớn, nhỏ sao cho hợp lý

Đây là quá trình xác lập, các nhiệm

vụ cụ thể và trách nhiệm của cán bộ

trong việc thi hành công vụ và

tham gia các hoạt động của công sở

nói chung

Các yêu cầu của nhiệm vụ thiết kế

công việc là:

- Phù hợp với mục tiêu của công sở

và của từng đơn vị thực hiện công

việc được đề ra

- Nội dung công việc phải rõ ràng

và phải có tính khả thi

- Phải quan tâm đến ý nghĩa của

mỗi công việc đối với toàn bộ

nhiệm vụ chung của cơ quan, công

sở

- Tạo ra khả năng sang tạo cho cán

bộ khi giải quyết công việc

* Phân tích công việc

Đây được hiểu là quá trình xem xét

một cách toàn điện và có hệ thống

nội dung của từng công việc đề ra

để xác định một cách thức giải

quyết tối ưu nhằm mang lại hiệu

quả cao cho hoạt động của công sở

Phân tích công việc là một khía

Thuyết trình kết hợp phương pháp trực quan

về thiết kể công việc

Thuyết trình kết hợp phương pháp trực quan

về phân tích công việc

HS lắng nghe, ghi chép, lĩnh hội kiến thức

HS lắng nghe, ghi nhớ

10 Phút

10 phút

cánh quan trọng của kỹ thuật hành

chính phản ánh năng lực làm việc

của các nhà quản lý

b) Phân công công việc

Những nguyên tắc phân công công

Phân công công việc là một hoạt

động không hề đơn giản, đó là cả

nghệ thuật trong lãnh đạo và quản

lý Nếu tuân thủ đầy đủ những

nguyên tắc này thì hoạt động trong

công sở sẽ đạt được hiệu quả cao

nhất

c) Tổ chức điều hành công việc

Điều hành công việc được hiểu là

phải đảm bảo cho các cán bộ, công

chức thuộc quyền thực hiện tốt nhất

Thuyết trình về phân công công việc

Phát vấn: Trong các nguyên tắc phân công công việc, nguyên tắc nào được các thủ trưởng

cơ quan quan tâm nhất?

GV gợi ý: + Trong bất cứ hoạt động nào thì kinh nghiệm và năng lực đảm bảo tới 80% sự thành công trong giải quyết công công việc Bởi vậy, khi chọn người vào làm việc, cùng bằng cấp thì các nhà quản lý luôn ưu tiên kinh nghiệm Kinh nghiệm vốn là áp dụng những cái

đã làm trước đó để giải quyết công việc hiện tại, còn năng lực vốn là khả năng vốn có và qua học hỏi của bản thân trong ngành nghề mà người ta hướng tới

+ Dựa vào năng lực và kinh nghiệm nhà quản lý

sẽ sắp xếp họ vào những

vị trí phù hợp với tài năng và sở trường của họ

để họ thấy thỏa mãn và

từ đó nâng cao hiệu quả công việc

Thuyết trình về tổ chức điều hành công việc

HS lắng nghe, ghi nhớ

HS tư duy, trả lời câu hỏi

HS lắng nghe, ghi chép, lĩnh hội kiến thức

20 phút

25 phút

các công việc được giao để hoàn

thành mục tiêu chung của tổ chức

Điều hành còn có nghĩa là tác động

một cách đúng đắn vào toàn bộ

hoặc một khâu cần thiết nào đó để

khuyến khích cán bộ làm việc

nhằm mang lại hiệu quả cao nhất

Việc điều hành công việc cần phải

tuân thủ theo những nguyên tắc

Thứ hai, việc điều hành công việc

phải đảm bảo sự hài hòa và có thể

hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ

mục tiêu chung của cơ quan công

d) Xây dựng quy chế làm việc

Quy chế là những văn bản qui định

cụ thể những quyền và nghĩa vụ

của những người giữ chức vụ phải

làm; quan hệ làm việc trong cơ

quan khi giải quyết một số công

việc nhất định; trách nhiệm của mỗi

chức vụ, mỗi bộ phận trong cơ

quan, công sở; cách thức phối hợp

để hoạt động có hiệu quả, tiêu

chuẩn để đánh giá công việc…

Xây dựng quy chế cũng như xây

dựng một văn bản nói chung, cần

tuân theo một quy trình khoa học

Thuyết trình về xây dựng quy chế làm việc

GV phân biệt quy chế và nội quy cho HS

HS trao đổi thảo luận và trả lời vấn đề

HS lắng nghe, ghi chép, lĩnh hội kiến thức 15 phút

+ Tiếp theo, cần xây dựng các

khung điều chỉnh cụ thể, cách điều

chỉnh, các điều kiện thực hiện quy

chế cần rõ rang, thuận lợi cho việc

kiểm tra

+ Quy chế cần được thảo luận dân

chủ trong toàn cơ quan để mọi

người tham gia và có được một

nhận thức thống nhất khi thực hiện

+ Về hình thức, quy chế thường

được xây dựng thành các điều

khoản Quy chế cần được phê duyệt

và ban hành kèm theo một văn bản

công việc trong quá trình hoạt động

của cơ quan,công sở Kế hoạch là

sự lựa chọn một trong những

phương án hành động tương lai cho

toàn bộ hoặc một bộ phận trong tổ

Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu

của việc lập kế hoạch, xác định thời

gian lập kế hoạch thời gian nào bao

lâu? lúc nào? vấn đè cân giải quyết

trước tiên.Khối lượng công việc

cần hoàn thành chuẩn bị cần những

gì?

Xác đinh mục tiêu nhiêm vụ có phù

hợp với mục tiêu cấp trên hay

không.Căn cứ vào thực tế kế hoạch

có phù hợp hay không

Thuyết trình, diễn giảng

về xây dựng và làm việc theo kế hoạch Cho ví dụ minh họa

Phát vấn: Trong các bước xây dựng kế hoạch làm việc, thì bước nào là quan trọng nhất?

GV chốt ý:

Khi xây dựng kế hoạch chiến lược, quan trọng nhất là xác định mục tiêu cuối cùng mà tất cả các hoạt động của một cơ quan đều nhằm đạt tới trong một thời gian nhất

Hs lắng nghe, lĩnh hội kiến thức

5 phút

10 phút

Bước 2: Thu thập thông tin dữ liệu

có liên quan đến công việc và các

tài liệu liên quan tới nội dung kế

hoạch

Bước 3: Xác định nội dung, nhân

sự cho kế hoạch tìm nhân sự thực

hiện công việc

Bước 4: Xác đinh mục tiêu kế

hoạch

Bước 5: Xây dựng kế hoạch,các

phương án để thưch hiện kế hoach

có hiệu quả

Bước 6: Thảo luận thu thập ý kiến

của cán bộ, công chức cá nhân tổ

chức có liên quan

Bước 7: Đánh giá chỉnh sửa, hoàn

thành kế hoạch

Bước 8: Thông qua kế hoạch, kiêm

tra lại lần cuối tinh khả thi của kế

hoạch

Bước 9: Tổ chức thực hiện ,kiểm

tra giám sát bổ sung, đánh giá kết

quả kế hoạch

* Ý nghĩa

Xây dựng kế hoạch giúp nhà quản

lý giảm đến mức tối rủi ro bất trắc

sảy ra trong quá trình thực hiện

công tác Điều chỉnh phù hợp thời

gian lam việc của cơ quan Tiết

kiệm kinh phí hoạt động tạo ra sự

đồng thuận cao trong tổ chức Làm

cơ sở nâng cao trách nhiệm từng cá

nhân Giúp kiểm tra giám sát tổ

chức tốt hơn đưa tổ chức vào làm

việc một cách khoa học nề nếp

f) Tổ chức và điều hành các cuộc

họp

* Để chuẩn bị cuộc họp có hiểu

quả, cần có những bước sau:

+ Trước hết cần phải xác định rõ

định Nếu cơ quan lớn thì các hoạt động của nó rất

đa dạng, trong đó có những hoạt động chỉ ảnh hưởng gián tiếp đến mục tiêu chung Cũng có thể xác định mục tiêu theo từng loại hoạt động hoặc từng lĩnh vực như: mục tiêu kinh tế, mục tiêu xã hội… nếu giữa các mục tiêu có sự mâu thuẫn thì khi xây dựng kế hoạch chiến lược phải có sự điều hòa thỏa đáng

Thực hành:

GV cho HS xây dựng kế hoạch học tập trong năm học

Thuyết trình về ý nghĩa cúa xây dựng và làm việc theo kế hoạch

HS thực hành theo hướng dẫn của GV

HS lắng nghe, ghi chép, lĩnh hội kiến thức

45 phút

5 phút

những mục tiêu và kết quả mong

đợi;

+ Thứ hai là chuẩn bị văn kiện, tài

liệu cho cuộc họp một cách cẩn

thận;

+ Thứ ba, xác định lịch trình cuộc

họp một cách chi tiết và cụ thể

* Diễn biến và điều hành cuộc họp

Dành thời gian để trò chuyện và

nghe mọi người nói, đồng

thời chia sẻ với họ những câu

chuyện đó

Làm rõ và diễn giải cẩn thận những

ý kiến then chốt

Đề nghị mọi người đưa ra quan

điểm của mình, bảo vệ ý

tưởng mới

Sử dụng những “kỹ năng động

não” (brainstorming

techniques)

Ghi lại những ý tưởng và lưu ý

Đưa ra những câu hỏi mở nhằm

khuyến khích sự đóng góp ý

kiến của mọi người

Hướng sự tập trung vào ý tửởng,

quan điểm, chứ không phải

vào những con người

Ấn định những bước tiếp theo trong

thời gian diễn ra cuộc họp và

g) Kiểm tra, kiểm soát công việc

Thuyết trình, diễn giảng

về tổ chức và điều hành các cuộc họp Cho ví dụ minh họa

Đóng vai tổ chức và điều hành một cuộc họp

Chủ đề cuộc họp: Trách nhiệm của học sinh đối với công tác vệ sinh của Nhà trường

GV đóng vai người điều hành cuộc họp

HS đóng vai thành viên tham gia cuộc họp

GV tiến hành điều hành cuộc họp Qua đó, giúp

HS nắm được các bước tiến hành cuộc họp

Bài tập về nhà:

GV chia lớp thành 4 nhóm Giao bài tập cho mỗi nhóm: Tổ chức cuộc họp về công tác chuẩn bị chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20.11

(hoặc chủ đề khác phù hợp với hoạt động của Nhà trường tại thời điểm giảng dạy) Mỗi nhóm

nạp lại bài tập nhóm và làm căn cứ tính điểm 1 tiết cho mỗi nhóm

GV hướng dẫn cụ thể cho HS các yêu cầu trong bài tập nhóm đó

Tiết sau, GV nhận xét, cho điểm đánh giá mỗi nhóm

HS lắng nghe, lĩnh hội kiến thức

HS đóng vai diễn tình huống

HS theo sự phân chia nhóm về nhà làm bài tập nhóm

15 phút

45 phút

45 phút

* Khái niệm :

Kiểm tra là một chức năng trong

hoạt động quản lý của các cơ quan

công sở hoặc của các cán bộ viên

chức có thẩm quyền để phát hiện,

phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý

những vi phạm pháp luật, phát hiện

những thiếu sót trong tổ chức và

hoạt động của bộ máy nhằm mục

đích nâng cao hiệu quả của hoạt

động quản lý

Kiểm soát là quá trình giám sát các

hoạt động của một cá nhân, nhóm

hay tổ chức thực hiện tất cả các

nhiệm vụ đã được thông qua trong

kế hoạch và trong trường hợp cần

thiết để đưa ra các điều chỉnh cần

Phân biết kiểm tra, kiểm soát công việc cho HS:

+ Hoạt động kiểm tra là một quá trình lâu dài được tiến hành trước, trong và sau khi hoạt động của tổ chức diễn ra

Trong khi đó kiểm soát chỉ được tiến hành trong lúc hoạt động đó đang diễn ra Như vậy, có thể thấy kiểm tra là quá trình phức tạp và tập trung xem xét công việc một cách cụ thể hơn so với kiểm soát Kiểm soát nhìn nhận công việc mang tính tổng thể hơn+ Kiểm tra là hoạt động chỉ có thể được tiến hành một chiều nghĩa là cấp trên kiểm tra cấp dưới chứ không có chiều ngược lại Còn kiểm soát thì được tiến hành nhiều chiều, các cơ quan cấp trên, cấp dưới hoặc cùng cấp có thể kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức

Thuyết trình, diễn giảng

về nội dung kiểm tra, kiểm soát công việc Cho

ví dụ minh họa

HS lắng nghe, lĩnh hội kiến thức

HS lắng nghe, ghi chép, lĩnh hội kiến thức

15 phút

20 phút

lực nhằm đảm bảo để tác động

đúng đến nhân viên tổ chức, nhằm

đưa ra các hình thức khi thưởng, xử

lý kỉ luật hợp lý Đồng thời xây

dựng các kế hoạch, phát triển kĩ

năng nghiệp vụ cho nhân viên

- Kiểm tra việc sử dụng ngân sách

nhằm mục tiêu giảm chi phí hoạt

động, nâng cao hiệu quả của công

sở, hạ gía thành, phát triển chất

lượng, nâng cao cạnh tranh

- Kiểm tra tác nghiệp cụ thể tức là

kiểm tra quá trình giải quyết công

việc hàng ngày theo mục tiêu kế

hoạch đã được thông qua Đây là

quá trình giám sát các hoạt động

sản xuất nhằm bảo đảm hoạt động

đó theo đúng lịch trình, đảm bảo

năng lực cung cấp nhằm tạo ra

hàng hóa đúng số lượng chất lượng

- Kiểm tra phương tiện làm việc

của cơ quan công sở, là việc kiểm

tra xem các thiết bị dùng trong

công sở có bị hư hỏng gì không để

kịp thời khắc phục, không làm gián

đoạn công việc ở công sở

- Kiểm tra kiểm soát thông tin để

điều hành công việc

- Kiểm tra hoạt động chung của tổ

chức như : mục tiêu đạt được,

nhiệm vụ hoàn thành, mục tiêu

chiến lược, tác nghiệp nào được

Bước 1: Lập ra tiêu chuản

Bước 2: Đánh giá kết quả

Bước 3: Đánh giá hiệu quả

Thuyết trình, diễn giảng

về quy trình kiểm tra, kiểm soát công việc Cho

ví dụ minh họa

Thực hành:

Đóng vai diễn tình huống kiểm tra nền nếp học tập, rèn luyện của HS

HS lắng nghe, ghi chép, lĩnh hội kiến thức

Làm bài tập tình huống

15 phút

45 phút

Bước 4: Xử lý những thông tin sai

- Thuận lợi cho việc giao dịch

- Bảo vệ được an ninh trật tự

- Được mọi người biết đến, dễ tìm

2 Bố trí các phòng làm việc

Việc bố trí các phòng làm việc

trong công sở phải theo hệ thống

giải quyết công việc, nghĩa làm

phải bảo đảm dây chuyền hợp lý

Phòng làm việc của lãnh đạo và

văn phòng cơ quan phải bố trí ở

những nơi có tư thế thuận lợi nhất,

thích hợp nhất trong trụ sở cơ quan

Bộ phận tiếp khách bố trí gần lối ra

vào cơ quan Các phòng có trang

thiết bị kỹ thuật cần bố trí ở nơi

riêng biệt, kín đáo để những người

không có phận sự miễn vào Các

phòng làm việc mang tính chất

nghiên cứu, cần đặt ở nơi yên tĩnh

Cần có bảng chỉ dẫn bằng một sơ

đồ để khách đến dễ tìm

3 Trang thiết bị nơi làm việc

Mỗi nơi làm việc có 3 nhóm trang

HS lắng nghe, ghi chép, lĩnh hội kiến thức 45 phút

- Trang bị đủ

- Theo đúng yêu cầu của công việc

- Phù hợp với tâm, sinh lý của từng người

- Hiện đại hóa từng bước trang thiết

bị văn phòng

4 Phục vụ nơi làm việc

Phục vụ nơi làm việc là cung cấp

đủ, đúng kịp thời tại nơi làm việc những thông tin tư liệu, các phương tiện làm việc và các dịch vụ cần thiết khác để công việc được thực hiện một cách liên tục

Có thể chia thành hai loại phục vụ chính: phục vụ có tính kỹ thuật và phục vụ có tính sinh hoạt (dịch vụ)

- Phục vụ kỹ thuật

Các máy móc cần thiết như: máy tính, máu chữ, máy vi tính, điện thoại, fax, máy photocopy cần phải được mua sắm, trang bị để phục vụ cho công chức làm việc Ngoài những thiết bị máy móc nói trên cần cung cấp các thông tin, tư liệu, báo chí, bản tin và văn phòng phẩm giúp cho cán bộ công chức

có điều kiện làm việc

- Phục vụ dịch vụ

Đó là những nhu cầu thiết yếu hằng ngày khi làm việc như các dụng cụ sữa chữa nhỏ, nước uống, vệ sinh Công việc này có thể có chuyên trách hoặc cũng có thể tự phục vụ

Cả hai hình thức phục vụ nói trên đều căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu của từng loại công việc cụ thể, từng loại công chức cụ thể, tránh phục vụ tràn lan gây lãng phí

5 Cải thiện điều kiện làm việc của công chức

Việc cải thiện điều kiện làm việc của công chức trong công sở gồm nhiều yếu tố phù hợp với môi trường tự nhiên và môi trường xã hội Mục đích của việc cải thiện điều kiện làm việc trong công sở là tạo cho người công chức ổn định về sức khỏe, tâm lý và luôn thích thú, yên tâm, thoải mái khi đến công sở làm việc.

Cần chú ý các điều kiện của môi trường tự nhiên ảnh hưởng đến sức khỏe và tâm lý làm việc

- Khí hậu nơi làm việc gồm các yếu tố:

Nhiệt độ, độ ẩm, lưu thông không khí, ô nhiễm môi trường

- Ánh sáng:

Cần đảm bảo đủ ánh sáng để tránh

sự căng thẳng về thị lực Có 2 nguồn ánh sáng có thể sử dụng đó

là ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo Ánh sáng tự nhiên rất quý, nhưng loại ánh sáng này thường thay đổi theo mùa, theo giờ, theo thời tiết cho nên cần có nguồn ánh sáng nhân tạo để khắc phục

- Màu sắc:

Màu sắc trong phòng làm việc cần phù hợp với đặc điểm công việc và quy luật cảm giác của con người, màu sắc cũng hài hòa với điều kiện chiếu sáng trong phòng làm việc và

sở thích của chủ nhân Ví dụ: màu

đỏ rực chỉ dùng vào những nơi, các

phương tiện cần có sự chú ý đặc

biệt như chữa cháy hoặc biển cấm

Ở hành làng nên dùng màu sáng,

trong phòng làm việc nên có màu

tươi mát, êm dịu

- Tiếng ồn:

Đó là những loại âm thanh hỗn độn

gây nhức tai, nhức óc, gây cảm giác

khó chịu mệt mỏi khi làm việc Nên

tiếng ồn tác động thường xuyên,

quá ngưỡng cho phép sẽ gây ảnh

hưởng xấu đến chức năng tuần

hoàn, thính giác và trí nhớ Do đó,

ngoài việc tránh những nơi gần

chợ, đường giao thông có nhiều xe

qua lại thì việc bố trí các gara ô tô,

máy nổ, nhà in cần tách biệt nơi

làm việc với những cự ly thích hợp

3

3 Củng cố kiến thức GV củng cố kiến thức cho HS, hướng dẫn ôn tập kiểm tra 10 phút

IV RÚT KINH NGHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Ngày tháng năm

Thời gian thực hiện: 30 tiết

Tên học phần: Kỹ năng điều hành công sở và giao tiếp công vụ

Thực hiện ngày tháng năm

CHƯƠNG 3 GIAO TIẾP CÔNG VỤ

* MỤC TIÊU CỦA BÀI:

Sau khi học xong bài này người học có khả năng:

+ Kiến thức:

- Trình bày được khái niệm giao tiếp, vai trò của giao tiếp trong cuộc sống và trong công sở

- Xác định được một số kỹ năng giao tiếp cơ bản: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng nói trước đám đông, kỹ năng giải quyết xung đột

- Trình bày được những điều cần lưu ý khi giao tiếp với cấp trên, với đồng nghiệp và với công dân, tổ chức

+ Kỹ năng:

- Thực hiện được một số kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng lắng nghe, kỹ năng nói trước đám đông,

kỹ năng giải quyết xung đột

- Thực hiện được giao tiếp với cấp trên, với đồng nghiệp và với công dân, tổ chức

+ Thái độ:

- Thiết lập được cho bản thân một quan niệm giao tiếp đúng đắn, một thái độ ứng xử thích hợp

trong từng trường hợp giao tiếp cụ thể

* ĐỒ DÙNG VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC: Máy tính, máy chiếu, bảng, phấn…

Số vắng (ghi rõ họ tên):

II KIỂM TRA BÀI CŨ:

Dự kiến câu hỏi: Kỹ năng giao tiếp là gì? Có những loại kỹ năng giao tiếp nào?

Điểm:

III THỰC HIỆN BÀI HỌC:

GIAN

Hoạt động của Giáo viên Hoạt động của học sinh 1

1

1

Dẫn nhập

Giao tiếp như mạch máu thông suốt

và gắn kết mọi quan hệ phát sinh

trong xã hội loài người Giao tiếp gắn

với mỗi người từ lúc sinh ra cho đến

khi mất đi và có ảnh hưởng tích cực

đến các mối quan hệ trong công việc

và trong cuộc sống nói chung Phát

triển kỹ năng giao tiếp là cần thiết

không chỉ đối với sinh viên đang

ngồi trên ghế giảng đường mà còn

Thuyết trình, đặt câu hỏi gởi mở kích thích tâm thế học tập tích cực của HS: Giao tiếp là gì? Giao tiếp có vai trò quan trọng như thế nào? Kỹ năng giao tiếp là gì?

Lắng nghe, tư duy, chuẩn bị tâm thế sẵn sàng cho bài học

03 phút