Bài giảng khoa học tổ chức

Như vậy, trong đời sống xã hội, phải phân biệt ý nghĩa hai mặt của từ “tổ chức”: - Thứ nhất, tổ chức là một hoạt động - hoạt động liên hiệp nhiều người lại để thực hiện một nhiệm vụ, mục

Chuyên đề 1 KHÁI LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ KHOA HỌC TỔ CHỨC (5 tiết)

1 KHÁI LUẬN VỀ TỔ CHỨC

1.1 Khái niệm về tổ chức

Tổ chức là vấn đề phức tạp Mỗi khoa học lại có cách tiếp cận riêng về tổ chức, nên đến nay có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức Định nghĩa sau đây có tính khái quát cao:

“Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”1

Định nghĩa này có ý nghĩa triết học, bao quát cả các tổ chức trong tự nhiên và xã hội.

Từ khi xuất hiện loài người, để sinh tồn, con người luôn phải tập hợp nhau lại một cách có trật tự, có sự phân công, phối hợp với nhau Các hình thức tổ chức xã hội

và hoạt động tổ chức của loài người xuất hiện Xã hội là một cộng đồng người có tính tổ chức Cách thức tổ chức xã hội tốt sẽ đặt mỗi cá nhân vào đúng chỗ dành cho mình, làm cho mỗi cá nhân phát huy tối đa khả năng đó bộc lộ, khơi dậy những khả năng còn tiềm

ẩn Không những thế, cách thức tổ chức xã hội tốt còn gắn kết các cá nhân trong sự hợp tác chặt chẽ, khai thác triệt để năng lực đồng sáng tạo của các thành viên trong cùng một nhóm, một tổ chức và trong toàn thể cộng đồng, tạo sức mạnh chung cho cả một dân tộc

1 Lê Duẩn: Mấy vấn đề về cán bộ và về tổ chức trong cách mạng xã hội chủ nghĩa, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1973, tr.28.

Nhà nghiên cứu xô-viết nổi tiếng P.M.Kécgientxép cho rằng: “Tổ chức” nghĩa là liên hiệp nhiều người lại để thực hiện một công tác nhất định Chúng ta còn có thể gọi bản thân hình thức liên hiệp đó là một “tổ chức”2.

Như vậy, trong đời sống xã hội, phải phân biệt ý nghĩa hai mặt của từ “tổ chức”:

- Thứ nhất, tổ chức là một hoạt động - hoạt động liên hiệp nhiều người lại để

thực hiện một nhiệm vụ, mục tiêu nhất định.

- Thứ hai, tổ chức là một tập hợp người có trật tự để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt được mục tiêu nhất định Mỗi gia đình, mỗi trường học, mỗi

doanh nghiệp, mỗi đơn vị quân đội là một tổ chức.

Tập hợp người trong tổ chức không phải là một tập hợp hỗn độn mà là một tập hợp có trật tự, có sự bố trí, sắp xếp, phân công, phối hợp Chính sự phân công phối hợp

ấy tạo nên sức mạnh đặc biệt của tổ chức, như V.I.Lê-nin đã chỉ rõ: “Tổ chức làm cho sức mạnh tăng thêm gấp mười lần”3

Ngày nay, cuộc sống hàng ngày của chúng ta phụ thuộc vào hoạt động của nhiều loại tổ chức chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Mặt khác, các tổ chức là môi trường quan trọng không thể thiếu để cá nhân, xã hội phát triển.

Tổ chức là hình thức liên kết cụ thể giữa con người với con người trong một quá trình xã hội nhất định, ở một trình độ lịch sử cụ thể của sự phát triển, bởi vậy nó được qui định bởi các điều kiện khách quan và chủ quan nhất định của hoàn cảnh lịch sử cùng những qui luật khách quan của nó.

1.2 Các yếu tố cấu thành

Tổ chức xã hội của loài người là rất phức tạp Mỗi loại hình tổ chức khác nhau có tính chất, chức năng, nhiệm vụ khác nhau, hoạt động theo phương thức và vận hành

2 P.M.Kécgientxép: Những nguyên lý của công tác tổ chức, Nxb.Thanh niên, HàNội, 1999, tr.9-13.

3 V.I.Lê-nin: Toàn tập, t 24, Nxb Tiến bộ, Mátxcơva, 1978, tr.47

trong không gian, thời gian khác nhau Tuy nhiên, nếu loại rõ ra những đặc trưng riêng biệt của các tổ chức, chỉ giữ lại những thuộc tính chung mà bất cứ loại hình tổ chức nào cung có, chúng ta sẽ có được những yếu tố tạo nên cấu trúc của tổ chức Những yếu tố

đó còn là những khái niệm cơ bản của khoa học tổ chức.

1.2.1 Mục tiêu của tổ chức

Đây là thành tố (hằng số) đầu tiên có tính chất nền tảng của tổ chức Khi thành lập bất cứ một tổ chức nào đều phải trả lời thật rõ ràng: lập nó ra để làm gì? Câu trả lời càng đầy đủ bao nhiêu càng có cơ sở để tuyển chọn, sử dụng con người; nhân sức mạnh con người chính xác, hiệu quả bấy nhiêu Hơn nữa, mục tiêu của tổ chức không chỉ được xác định có tính trước mắt (gần) mà còn cả cho lâu dài (xa) Việc xác định mục tiêu của tổ chức có các ý nghĩa như sau:

- Là cơ sở để đi đến sự thống nhất về quan điểm, thái độ, quy chế lợi ích và một

số giá trị chung khác của tổ chức.

- Là cơ sở để tập hợp, phối hợp hành động của mọi người với nhau một cách chặt chẽ, giúp đỡ nhau trong công việc và trong cuộc sống.

- Là cơ sở để xây dựng bầu tâm lý tích cực, giải quyết những vấn đề cạnh tranh quyền lực, lợi ích xung đột, tiến tới sự đồng thuận trong tổ chức.

- Là cơ sở để kiểm tra, tác động, điều chỉnh nhận thức, thái độ hành vi của các cá nhân trong tổ chức.

Nhìn chung, các tổ chức ít khi mang trong mình một mục tiêu tách biệt, tự thân Mỗi tổ chức đều hướng tới một chức năng xã hội nhất định Không có mục tiêu, mọi tổ chức đều không có lý do tồn tại, nhưng có những loại hình tổ chức, việc chỉ ra mục tiêu của nó không đơn giản song vẫn phải xác định mục tiêu chung

1.2.2 Con người

Con người là nhân tố cơ bản nhất, năng động nhất của tổ chức Tổ chức mạnh thì

từng thành viên của tổ chức đó được giáo dục, bồi dưỡng, phát huy hết khả năng của mình và tạo ra sức mạnh của tổ chức Ngược lại, từng người mạnh làm cho tổ chức mạnh Chính con người – thành viên tổ chức sẽ quyết định chất lượng, xu hướng phát triển của tổ chức Các thành viên trong cơ cấu tổ chức phải là những người có phẩm chất và năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của tổ chức.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là cách bố trí, sắp xếp các bộ phận cấu thành tổ chức nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức Đó chính là kết cấu bên trong cùng với quan hệ của các bộ phận trong tổ chức Cơ cấu tổ chức định rõ các bộ phận cấu thành tổ chức, vị trí và cơ chế phối hợp, vận hành của các bộ phận đó Cơ cấu tổ chức do nội dung hoạt động của tổ chức quy định V.I.Lênin khẳng định: “Cơ cấu của bất cứ một cơ quan nào còng do nội dung hoạt động của cơ quan đó quyết định một cách tự nhiên và tất nhiên”4.

1.2.4 Cơ chế hoạt động

Cơ chế hoạt động của tổ chức có thể được hiểu là chế độ hoạt động của các bộ

phận trong cơ cấu tổ chức Chế độ này là những nguyên tắc, những quy định bắt buộc tất cả các bộ phận, các yếu tố của tổ chức phải phục tùng Chế độ hoạt động của tổ chức càng rõ ràng, chặt chẽ bao nhiêu, thì tổ chức hoạt động càng có ít sai sót bấy nhiêu, bộ máy tổ chức không ngừng trưởng thành và phát triển Ngược lại, chế độ hoạt động không rõ ràng, không hợp lý thì tổ chức sẽ chồng chéo, ách tách, kém hiệu quả, khó quy kết trách nhiệm cho những người phải chịu trách nhiệm.

1.2.5 Thời gian

Bất kỳ tổ chức nào còng tồn tại và phát triển trong một khoảng thời gian xác

định Yếu tố thời gian tự nó xác định tính ổn định tương đối của tổ chức Ví dụ, mỗi tổ

4 V.I.Lê-nin: Toàn tập, t6, Nxb Tiến bộ, Mátxcơva, 1975, tr.127.

chức xã hội, tuy rất khác nhau nhưng đều có thời gian tồn tại xác định như: thời gian thành lập, thời gian tồn tại, hoạt động, kết thúc Yếu tố thời gian cùng với không gian tồn tại phát triển, tạo thành không - thời gian bao chứa tất cả các loại tổ chức xã hội, tất

cả các điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội trong đó tổ chức vận động phát triển Nhờ có yếu tố không - thời gian mà người ta xác định được quy mô, tính chất phát triển của tổ chức, còng như quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của tổ chức đối với xã hội Mặt khác, nhờ

có yếu tố không - thời gian mà người xác định được tính tương thích hay không tương thích của một tổ chức xã hội nào đó với các điều kiện kinh tế - xã hội mà tổ chức đó lệ thuộc vào.

Liên quan đến yếu tố thời gian có khái niệm “vòng đời của tổ chức” Tất cả các

tổ chức, còng như con người, đều trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và cuối cùng là diệt vong Hàng ngày, vẫn có hàng loạt tổ chức mới ra đời, nhưng bên cạnh đó còng có hàng trăm tổ chức phải đóng cửa và không bao giờ hoạt động trở lại Vòng đời

là khái niệm biểu thị sự phát triển của tổ chức có tính tự nhiên qua một loạt các quá trình phát triển theo trình tự thời gian Khái niệm vòng đời của tổ chức giúp mô tả được các giai đoạn mà mỗi tổ chức đều phải trải qua có tính chu kỳ, và cho phép có thể dự đoán được các quá trình chuyển đổi từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của tổ chức Việc xem xét các tổ chức trong khái niệm vòng đời đã loại trõ xu hướng xem các tổ chức như các thực thể tĩnh, và khẳng định các tổ chức luôn tự tiến triển dần và theo thời gian chúng nhất định thay đổi Để tổ chức tồn tại và phát triển, phải biết điều khiển tổ chức tự đổi mới và tái sinh đúng lúc.

1.2.6 Điều kiện vật chất

Các điều kiện vật chất được xem là một yếu tố cấu thành tổ chức Điều kiện vật

chất theo nghĩa rộng bao gồm: các phương tiện vật chất, kỹ thuật, điều kiện kinh tế, điều kiện chính trị và các điều kiện khác Theo nghĩa hẹp, điều kiện vật chất bao gồm:

tài chính, phương tiện, công cụ, thiết bị kỹ thuật, văn phòng, trụ sở làm việc Điều kiện vật chất không phải là yếu tố quyết định sự trưởng thành và phát triển của tổ chức, nhưng là yếu tố không thể thiếu để tổ chức hoạt động có hiệu quả.

1.2.7 Quyền lực của tổ chức

Quyền lực vưà là một thành tố, vừa là bản chất chủ yếu khi nhỡn nhận tổ chức là một hệ thống chính trị Trước khi bàn đến quyền lực tổ chức cần làm rõ các thuật ngữ

“quyền”, “quyền lực”, “thẩm quyền”, “uy quyền”.

Trong các từ điển chính trị, cho đến nay vẫn xác định chưa rõ ràng và còn thiếu

sự thống nhất về các thuật ngữ này Tùy theo hoàn cảnh và cách áp dụng mà mỗi thuật ngữ có thể mang ý nghĩa tích cực hoặc tiêu cực Từ thực trạng này cho thấy, để tìm hiểu bản chất và nguồn gốc của quyền lực trong tổ chức cần đi sâu nghiên cứu các khái niệm trên theo quan điểm lãnh đạo, quản lý; cần làm rõ ít nhất là ba khái niệm quyền, thẩm quyền và quyền uy.

Vấn đề này, các tác giả người Pháp là Michel Amiel, Francis Bonnet, Joseph Jacobs cho rằng:

- Quyền là khả năng mà một cá nhân (hoặc một nhóm) ảnh hưởng đến suy nghĩ

và hành vi của một cá nhân khác (hoặc một nhóm khác).

- Thẩm quyền là quyền hạn mà một cá nhân trong một tổ chức, lãnh đạo hành vi

và hoạt động của các cá nhân khác dưới quyền, căn cứ vào nhiệm vụ mà người lãnh đạo

đó được giao phó và có khả năng thực hiên các biện pháp chế tài.

- Uy quyền là khả năng mà một cá nhân có được để thu hút sự nhất trí cao và nhiệt tình của các cá nhân khác đối với niềm tin và những mục tiêu mà các cá nhân đó theo đuổi.

Quyền lực bao gồm thẩm quyền và uy quyền Thuật ngữ này có thể xuất phát từ cương vị chưc vụ, nhưng còng có thể xuất phát từ nhân cách hay từ một chức vụ không mang tính tầng bậc của tháp quyền lực (già làng, trưởng bản…).

Thẩm quyền tương ứng với phương diện chính thức của quyền lực Người giữ thẩm quyền được hưởng một chế độ thuận lợi cho họ chỉ huy, được cấp dưới phục tùng Nếu cần, người đó có thể sử dụng chế tài theo chức danh của mình – các biện pháp cưỡng chế (phê bình, cảnh cáo, thuyên chuyển, sa thải) Nếu người giữ thẩm quyền vượt quá quyền hạn hoặc không phân quyền sẽ dẫn đến chuyên quyền, độc doán thẩm quyền trở nên bất hợp pháp Biện pháp cưỡng chế còng có hai mặt nó Quyền cưỡng chế áp dụng không tốt có thể dẫn đến những kết quả tai hại như chỉ phục tùng bên ngoài, xuất hiện người xu nịnh, chống đối ngầm…

Còn uy quyền giống như sự ảnh hưởng không chính thức và được thực hiện một cách có ý thức hoặc vô thức Nó có thể là hành động của người nắm giữ thẩm quyền (để củng cố thêm vị trí của mình) hoặc của cá nhân khác dựa trên uy tín, những phẩm chất

và năng lực đặc biệt của họ Quyền lãnh đạo bản thân nó không lý giải cho ảnh hưởng phi chính thức Để có uy tín, để có ảnh hưởng phi chính thức, người lãnh đạo phải tạo nên độ tin cậy của cấp dưới đối với mình về ba mặt: độ tin cậy về chính trị, độ tin cậy

về trí tuệ, chuyên môn, năng lực và độ tin cậy về đạo đức Nhà nghiên cứu A Zalezkin cho rằng: trong khi cơ cấu cung cấp cơ sở quyền lực thì chính cá nhân là người quyết định sử dụng quyền lực đó như thế nào Quyền lực thực tế của một cá nhân phụ thuộc vào nhân cách và vị trí của người đó trong tổ chức và nhân cách Như vậy, quyền lực của người lãnh đạo chỉ được củng cố vững chắc một khi thẩm quyền chính thức và ảnh hưởng phi chính thức cùng tồn tại và phù hợp với nhau Rõ ràng, quyền lực thực sự chỉ

có được một khi nó trỏ thành khả năng buộc mọi người trong tổ chức phải làm một công việc mà họ không thể làm khác được, một cách tự giác

Đề cập đến vấn đề quyền lực trong tổ chức không chỉ dừng lại ở nguồn gốc, bản chất và ảnh hưởng của nó mà còn phải chú trọng cả vấn đề phân quyền và cạnh tranh quyền lực trong tổ chức.

Tổ chức vận hành sẽ kém hiệu quả một khi phân chia quyền lực không rõ ràng, hợp lý Sự phân chia quyền lực trong tổ chức cần được chú trọng từ khâu xây dựng tương quan nhân sự, lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy đến vấn đề phân quyền ở cấp lãnh đạo.

Cạnh tranh quyền lực là hiện tượng tất yếu trong quá trình phát triển của tổ chức,

do có sự thay thế thế hệ, thay đổi sự sắp xếp vị trí trong tổ chức Thông thường, tháp quyền lực của tổ chức là hình chóp Càng lên cao vị trí có thẩm quyền cao càng ít cạnh tranh vị trí đó càng gay gắt Cạnh tranh đúng đắn, khách quan, bằng tài, bằng đức (cạnh tranh tích cực) sẽ thúc đẩy tổ chức phát triển Cạnh tranh bằng thủ đoạn, bằng quan hệ than quen ô dù, bằng tiền của… (cạnh tranh tiêu cực) sẽ làm suy yếu tổ chức Công tác cán bộ trong quá trình phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước

ta hiện nay phải hướng tới cơ chế cạnh tranh lành mạnh trong việc bổ nhiệm, đề bạt cán

bộ chuyên môn có trình độ cao và những cán bộ lãnh đạo, quản lý Để đảm bảo cạnh tranh lành mạnh, tích cực, cần quán triệt quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về công tác cán bộ: bố trí cán bộ phải xuất phát từ yêu cầu của công việc, phải có đức, tài tương xứng với vị trí, chức vụ được giao Muốn thực hiện được quan điểm đó đòi hỏi trong công tác cán bộ phải tiếp tục đổi mới cơ chế bầu cử, thăm dò tớn nhiệm, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý; phải xây dựng được cơ chế khách quan cạnh tranh nhân tài trong lãnh đạo, quản lý.

1.2.8 Văn hóa tổ chức

“Văn hóa tổ chức” (organisational culture) xuất hiện lần đầu tiên trên báo chí Mỹ vào khoảng thập niên 1960 Thuật ngữ tương đương “văn hóa công ty” (corporate

culture) xuất hiện muộn hơn, khoảng thập niên 1970, và trở nên hết sức phổ biến sau

khi tác phẩm Văn hóa công ty của Terrence Deal và Atlan Kennedy được xuất bản tại

Mỹ năm 1982 Hai chuyên gia của Trường cao học Kinh doanh Harvard là Thomas

Peters và Robert Waterman cung sử dụng thuật ngữ này trong cuốn sách nổi tiếng Đi tìm sự ưu việt (In search of excellence) xuất bản cùng năm Đề cập đến khái niệm "văn

hoá tổ chức", các nhà nghiên cứa đã đưa ra rất nhiều ý kiến khác nhau Trước khi hai khái niệm "văn hoá" và "tổ chức" dược ghép lại với nhau, đã có hàng chục định nghĩa khác nhau về "văn hoá" Cụ thể là năm 1952, hai nhà nhân loại học Kroeber và Kluckhohn đã phân loại ra 164 nghĩa của từ "văn hoá" Khi kết hợp "văn hóa" và "tổ chức" với nhau thì nghĩa của chúng đã được khu biệt, hẹp lại rất nhiều nhưng cụm tử

"văn hoá tổ chức" vẫn có rất nhiều định nghĩa khác nhau Sau đây là một vài định nghĩa thông dụng đã được công bố, sử dụng rộng rãi.

Văn hóa tổ chức là một khái niệm cơ bản của khoa học tổ chức Nhiều nhà nghiên cứu

hiện nay cho rằng văn hóa tổ chức là toàn bộ các giá trị, niềm tin, truyền thống và thói quen có khả năng: quy định hành vi của các thành viên trong tổ chức; ngày càng phong phú thêm và có thể thay đổi theo thời gian; mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng.

Người ta cho rằng, văn hóa tổ chức bao gồm sáu thành tố sau:

- Triết lý, mang lại ý nghĩa tồn tại của tổ chức và quan hệ của tổ chức đối với các cán bộ và thân chủ.

- Các giá trị chủ đạo mà tổ chức dựa vào đó có liên quan đến các mục tiêu hoặc các phương tiện đạt được các mục tiêu đó.

- Chuẩn mực được chia sẻ bởi các cán bộ của tổ chức và quy định các nguyên tắc quan hệ qua lại trong tập thể.

- Các quy tắc của “trò chơi” diễn ra trong tập thể.

- Bầu không khí tồn tại trong tập thể và biểu hiện ở chỗ tổ chức nào có trong tổ chức và các thành viên của tổ chức tác động qua lại với nhau và với các cá nhân bên ngoài ra sao.

- Các nghi thức ứng xử thể hiện trong việc thiến hành các nghi thức nhất định, sử dụng các biểu hiện và kí hiệu nhất định…

Văn hóa tổ chức được hình thành từ hai nhóm vấn đề mà tổ chức gặp phải:

Nhóm thứ hai gồm các vấn đề mà tổ chức phải giải quyết trong quá trình tác động

qua lại với môi trường bên ngoài Đó là diện rộng các vấn đề liên quan đến việc triển khai công vụ, mục tiêu và các phương tiện đạt được mục tiêu.

Việc hình thành và thay đổi văn hóa tổ chức diễn ra dưới ảnh hưởng của nhiều nhân tố Một trong các chuyên gia được thừa nhận trong văn hóa tổ chức là Edgar Sain cho rằng có nhóm nhân tố cấp một, nhóm nhân tố cấp hai quy định sự hình thành văn hóa tổ chức, cụ thể:

Nhóm nhân tố cấp một gồm:

- Các điểm tập trung chú ý của lãnh đạo cao cấp Thông thường cái mà người lãnh đạo đặc biệt chú ý và hay nói đến như là điều có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức, dần dần biến thành đối tượng chú ý và quan tâm của cán bộ và được đưa vào số các chuẩn mực của cách ứng xử của con người trong tổ chức.

- Phản ứng của lãnh đạo đối với các tình huống gay cấn nảy sinh trong tập thể Trong trường hợp có các tình huống gay cấn nảy sinh trong tổ chức, các nhân viờn thấy

lo lắng bất an và do các nhân viờn cảm nhận những điều đang xảy ra trong tập thể, thỡ người lãnh đạo nhỡn nhận giải quyết tình huống gay cấn đó ra sao, ưu tiên cái gỡ trước, các điều đó còng thể hiện sau này trong sự thành hình hệ giỏ trị và các niềm tin mang tớnh chất thiết thực đối với các thành viên của tổ chức.

Thái độ đối với công việc và phong cách ứng xử của người lãnh đạo Do người lãnh đạo giữ vị trí đặc biệt trong tổ chức và cán bộ chú ý đến họ nên phong cách ứng xử

và thái độ đối với công việc của họ có tính chất như mẫu ứng xử đối với cán bộ trong tổ chức Cán bộ có ý thức hay không có ý thức thích nghi các hoạt động của mình với nhịp làm việc của người lãnh đạo, bắt chước cách tiếp cận của người lãnh đạo đối với việc thực hiện các trách nhiệm của mình và do đó cung hình thành các chuẩn mực ứng xử trong tổ chức.

- Cơ sở tiêu chuẩn khuyến khích cán bộ Việc khuyến khích cán bộ theo những tiêu chuẩn nào đó ảnh hưởng to lớn đến sự hình thành văn hóa tổ chức Các thành viên cần phải nắm được tiêu chuẩn đánh giá, biết được vì sao họ được khuyến khích, được thưởng, vì sao họ bị trừng phạt Khi đó lĩnh hội được điều đó, họ trở thành những kẻ mang những giá trị nhất định, qua đó càng củng cố một văn hóa tổ chức nhất định trong

tổ chức.

Nhóm nhân tố cấp hai gồm:

- Cấu trúc của tổ chức: tùy theo việc tổ chức được xây dựng thế nào, các nhiệm

vụ, chức năng được phân công ra sao giữa cac bộ phận, các cán bộ có thẩm quyền thực hiện rộng đến đâu, thỡ các thành viờn của tổ chức hình thành quan niệm nhất định về việc họ được lãnh đạo tín nhiệm đến mức độ nào và tinh thần tự do trong tổ chức có đến mức nào, sang kiến của cán bộ được đánh giá ra sao?

- Hệ thống truyền đạt thông tin và các thủ tục tổ chức Trong tổ chức, hành vi của các cán bộ, công chức thường được quy định bởi các thủ tục và chuẩn mực khác nhau Con người giao tiếp với nhau theo một cách thức nhất định và theo số đo nhất định dưới những định kỡ và hình thức nhất định Tất cả những yếu tố thủ tục này tạo nên bầu không khí nhất định trong tổ chức, nó thấm sâu vào hành vi của các thành viên do tính chất thường xuyên và lặp lại của các thủ tục.

- Thiết kế bên trong và bên ngoài, trang trí văn phòng làm việc Thiết kế văn phòng làm việc, nguyờn tắc bố trí chỗ ngồi của cán bộ, công chức, phong cách trang trí… tạo nờn ở các thành viên trong tổ chức biểu tượng nhất định về phong cách tổ chức

và vị trí của họ trong đó suy cho cùng là các giá trị vốn có của tổ chức.

- Các truyền thống, huyền thoại, lịch sử và các sụ kiện quan trọng của tổ chức; các cá nhân quan trọng đó và đang đóng vai trò chủ chốt của tổ chức Những yếu tố này không chỉ có ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự phát triển của tổ chức mà còn giúp phần hỗ trợ cho hệ thống những biểu tượng bền vững về “linh hồn” của tổ chức, thấm sâu vào các thành viên dưới dạng cảm xúc mạnh.

- Các nguyên tắc được hình thức hóa về triết lý và ý nghĩa tồn tại của tổ chức Những hệ giá trị chung, những lời căn dặn cần tuân theo dưới dạng các nguyên tắc để giữ vững và duy trì tinh thần của tổ chức Các nguyên lý về triết học và mục tiêu của các tổ chức một khi được quán triệt đến tất cả các thành viên sẽ góp phần hình thành văn hóa tổ chức, tương ứng với sứ mệnh của nó.

- Các nhân tố trình bày ở trên của sự hình thành văn hóa tổ chức đòi hỏi các phương pháp và thủ thuật nhất định để đạt kết quả trong việc chủ động xây dựng và thay đổi văn hóa tổ chức Thực tế cho thấy, nếu cấu trúc của tổ chức có thể thay đổi tương đối dễ thì văn hóa tổ chức là một vấn đề phức tạp và đôi khi còn không thể thực hiện được Vì thế, ở giai đoạn xác định chiến lược của tổ chức cần tính đến những khó khăn mà khi thay đổi văn hóa tổ chức có thể nảy sinh Nếu có thể thì nên chọn chiến lược nào đó không đòi hỏi phải thực hiện những hành động biết trước về tính bất khả thi

củ việc thay đổi văn hóa tổ chức.

1.3 Phân loại tổ chức

Tùy theo trình độ phát triển, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của mình mà tổ chức có cách tổ chức phù hợp, do đó hình thành nhiều loại tổ chức Theo cơ cấu tổ chức có thể phân thành một số loại tổ chức sau:

Kiểu tổ chức đơn giản (trực tuyến)

Kiểu tổ chức này xuất hiện từ rất sớm Đặc trưng của loại tổ chức này là người lãnh đạo trực tiếp lãnh đạo, quản lý các thành viên, các bộ phận của tổ chức Kiểu tổ chức này còng có hai loại phổ biến:

- Người lãnh đạo trực tiếp lãnh đạo, quản lý các thành viên trong tổ chức: Đây là kiểu tổ chức đơn giản nhất, trong tổ chức không phân chia thành các bộ phận Loại này thích hợp cho tổ chức rất nhỏ, như: hộ kinh doanh cá thể, trang trại

- Người lãnh đạo trực tiếp lãnh đạo, quản lý các bộ phận của tổ chức: Loại tổ chức này thường được coi là cổ điển, vì xuất hiện rất sớm Trong tổ chức này, có phân chia thành các bộ phận, mỗi bộ phận chỉ tuân thủ một người lãnh đạo, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc, tạo ra sự thống

nhất, tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng, tuy nhiên tổ chức này không tạo được sự chuyên môn hóa và dễ dẫn đến xu hướng gia trưởng

Kiểu tổ chức theo chức năng

Kiểu tổ chức này có các đơn vị chức năng, có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó, mỗi người ở cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.

Mô hình này không đòi hỏi người đứng đầu phải có kiến thức toàn diện, do

đó dễ đào tạo và tìm người lãnh đạo, quản lý Nhưng nhược điểm là chế độ trách nhiệm không rõ ràng, khó khăn trong phói hợp.

Kiểu tổ chức hỗn hợp trực tuyến – chức năng

Kiểu tổ chức này vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và có toàn quyền quyết định trong đơn

vị mình phụ trách Kiểu tổ chức này có ưu điểm của cả kiểu tổ chức trực tuyến và chức năng nhưng hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn và chuyên gia, nhiều tranh luận và vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng.

Kiểu tổ chức ma trận

Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay Kiểu tổ chức này chia theo ma trận, bàn

cờ, tạm thời, hay quản lý theo đề án, sản phẩm Kiểu tổ chức này cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, hình thức tổ chức linh động, việc hi ít tốn kém, đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh nhiều biến động Nhưng có nhược điểm dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận, đòi hỏi người lãnh đạo phải có ảnh hưởng lớn.

Kiểu tổ chức theo khu vực

Khái niệm khu vực trong khoa học tổ chức là khái niệm khá rộng Tổ chức theo khu vực bao gồm nhiều loại cấu trúc như:

- Tổ chức theo địa lý, địa bàn (còn gọi là mô hình tổ chức theo địa dư): Đây là

mô hình tổ chức để khuyến khích sự tham gia của các địa phương, phù hợp với đặc thù

và khai thác thế mạnh của từng địa phương Các công ty và cả các tổ chức chính trị, xã hội đều có thể tổ chức theo mô hình này, như: Cơ sở miền Bắc, miền Trung, miền Nam hoặc chi tiết hơn nữa.

- Tổ chức theo từng ngành hàng: Công ty bán buôn sữa có ngành sữa trẻ em, sữa

người nhiều tuổi, sữa cho bà mẹ Khi một doanh nghiệp mở rộng sản xuất, gia tăng thị phần thu hút được ngày càng nhiều khách hàng thì cơ cấu theo chức năng hay khu vực địa dư tỏ ra không còn phù hợp Do đó cần phải có một cơ cấu mới phù hợp với đặc điểm đó Cơ cấu tổ chức theo lĩnh vực sản phẩm ngành hàng và dịch vụ được hình thành.

Cơ cấu tổ chức theo lĩnh vực chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách như thiết kế, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hay dịch vụ nào đó Cơ cấu này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn Trong mỗi đơn vị được tổ chức theo sản phẩm ngành hàng đều phải hiện diện đầy đủ các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản phẩm.

- Tổ chức theo thương hiệu: Trong công ty chuyên nhập đồ hiệu có thể có đơn vị

chuyên kinh doanh thương hiệu Armani, Hugo Boss, Prada, Bvlgari

- Tổ chức theo cơ cấu khách hàng: Khách hàng bậc cao, bậc trung, bậc thấp.

- Tổ chức theo tính chất công việc: Ví dụ Bộ phận Bán buôn , Bộ phận Bán lẻ , Điểm mạnh của tổ chức theo khu vực là tổ chức theo từng khối nên tính hỗ trợ trong nội bộ bộ phận khá tốt; phối hợp công việc tốt ở các địa bàn hay bị chia sẻ; dễ

hiệu quả các nguồn lực do các nguồn lực và công việc hay bị rải ra trên diện quá rộng.

1.4 Những quy luật cơ bản của tổ chức

Sự hình thành, vận động, phát triển của tổ chức do nhiều yếu tố, nhiều quy luật quy định Việc xác định những quy luật cụ thể đó vẫn còn nhiều ý kiến khác nhau Sau đây là một số quy luật cơ bản.

1.4.1 Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức

Tổ chức là hình thức, phương pháp do con người đặt ra nhằm thực hiện mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao nhất Bởi vậy, mọi tổ chức đều có mục tiêu, nhiệm vụ xác định, và đó chính lý do ra đời, tồn tại của tổ chức, là yếu tố liên kết các thành viên của

tổ chức.

Mục tiêu khác nhau thì có tổ chức khác nhau Từ mục tiêu mới hình thành tổ chức phù hợp để thực hiện có hiệu quả nhất mục tiêu đó Mục tiêu càng rõ ràng thì việc thiết kế tổ chức và vận hành tổ chức càng thuận lợi và sẽ đạt hiệu quả cao

Khi xác định mục tiêu của tổ chức cần xác định rõ mục tiêu chiến lược và mục tiêu cụ thể Mục tiêu chiến lược được xem là đường lối phát triển chung trong một thời gian dài Để thực hiện mục tiêu chiến lược, người ta thường phân chia ra các giai đoạn dài ngắn khác nhau và xác định mục tiêu của từng giai đoạn đó, gọi là mục tiêu cụ thể Như vậy, mục tiêu cụ thể là mục tiêu cần đạt được trong từng giai đoạn Trong hệ thống

tổ chức, mục tiêu của hệ thống là mục tiêu chiến lược, còn mục tiêu của các đơn vị trong tổ chức là mục tiêu cụ thể của hệ thống lớn Hiệu quả của tổ chức bắt đầu từ việc xác định mục tiêu chiến lược và mục tiêu cụ thể, còng như mục tiêu của hệ thống và mục tiêu của các tổ chức hợp thành.

Xác định mục tiêu là công việc khó khăn, phức tạp, đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải:

- Tổng kết thực tiễn, rút kinh nghiệm lịch sử và dự báo chính xác tương lai để có thể xác định mục tiêu được đúng đắn.

- Phải hiểu sâu sắc mục tiêu của hệ thống để xác định mục tiêu của tổ chức mình cho phù hợp với mục tiêu của hệ thống.

- Số lượng mục tiêu càng ít càng tốt Tổ chức có nhiều mục tiêu thường đạt hiệu quả kém Tổ chức cơ sở chỉ nên có không quá 3 mục tiêu Khi xác định mục tiêu, nên xác định cây mục tiêu và phải lựa chọn được mục tiêu ưu tiên.

Để tránh phạm sai lầm trong xác định mục tiêu, cần lưu ý:

- Không đặt mục tiêu cao hơn khả năng của tổ chức (và cá nhân): Khi xác định

mục tiêu phải rất chú ý tính khả thi của mục tiêu Những nghiên cứu về tổ chức đã phát hiện ra rằng những tổ chức và cá nhân có thành tích cao thường do đặt ra những mục tiêu vừa mức khó khăn nhưng có thể nắm bắt và điều khiển được Vừa mức khó khăn nghĩa là đòi hỏi tổ chức, hoặc cá nhân đó phải hoạt động rất căng thẳng mới hoàn thành được mục tiêu.

- Không nhầm lẫn mục tiêu và phương tiện, xem phương tiện là mục tiêu Ví dụ:

tổ chức là phương tiện đạt mục tiêu nhưng do không nhận thức đầy đủ về vai trò của tổ chức nên có người đã lầm lẫn coi tổ chức là mục tiêu Hoặc trong quá trình hợp tác hoá nông nghiệp trước đây, có nơi xem tỷ lệ nông dân vào hợp tác và số lượng hợp tác xã

có được là mục tiêu chứ không phải hợp tác xã là công cụ để đạt được năng suất và hiệu quả trong nông nghiệp cao hơn so với cá thể.

Tuân thủ quy luật này đòi hỏi phải có sự thống nhất tư tưởng với tổ chức Khi đã

có đường lối, chủ trương, nhiệm vụ cách mạng thì phải xây dựng tổ chức cách mạng

phù hợp Đối với các cấp, khi đã xác định được mục tiêu, phải hình thành tổ chức để thực hiện mục tiêu đó Nếu tổ chức hoạt động đạt được mục tiêu, như vậy là thành công Ngược lại, không đạt mục tiêu là tổ chức không thành công

Tuy nhiên, tổ chức có thể đạt mục tiêu, được coi là thành công nhưng lại không

có hiệu quả, hoặc hiệu quả thấp Khi đặt ra mục tiêu làm ra được chiếc ôtô, nhà máy làm được, đó là thành công Nhưng nếu giá thành cao quá, bán đắt hơn ôtô nước ngoài thì đó là thành công nhưng không hiệu quả, hoặc hiệu quả thấp Vì vậy, khi thiết kế tổ chức, phải bảo đảm khi vận hành tổ chức để thực hiện mục tiêu thì đồng thời phải bảo đảm tính hiệu quả.

Để xác định hiệu quả của tổ chức, phải xác định được ba yếu tố: yếu tố đầu vào; yếu tố quản lý vận hành và yếu tố kết quả của tổ chức Sự chênh lệch giữa yếu tố kết quả và yếu tố đầu vào là hiệu quả của tổ chức Hiệu quả của các tổ chức kinh doanh được tính bằng tiền, còn hiệu quả của các tổ chức sự nghiệp tính bằng chất lượng thực hiện công việc được giao.

Mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức là qui luật khách quan qui định sự tồn tại, cấu trúc và phương thức hoạt động của tổ chức.

1.4.2 Quy luật hệ thống

Hệ thống là một chuỗi các bộ phận liên kết và phụ thuộc lẫn nhau, được sắp xếp theo một tổng thể thống nhất Các tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, con người, thực vật, máy móc đều được coi là một hệ thống Những hệ thống này chịu trách nhiệm đầu vào, chuyển đổi, thiết lập đầu ra Mỗi hệ thống cần có sự phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và có sự thống nhất để đảm bảo rằng hệ thống không bị tách

ra thành các đơn vị riêng rẽ, biệt lập Đặc điểm đáng chú ý của hệ thống là mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận trong cùng một hệ thống Tính độc lập và thống nhất là đặc trưng của hệ thống.

Hệ thống là đặc tính bản chất của tổ chức Nói đến tổ chức là nói đến hệ thống của tổ chức Tổ chức chính là một hệ thống bao gồm các phần tử liên kết với nhau trong những mối quan hệ nhất định với những tính chất nhất định Sức mạnh của tổ chức bắt nguồn từ tính hệ thống của nó, tuỳ thuộc vào sự liên kết giữa các yếu tố của tổ chức trật

tự hay hỗn loạn, điều khiển hay không điều khiển được Khi tìm hiểu một tổ chức, trước hết tìm hiểu ở tính hệ thống của nó, và xây dựng một tổ chức còng phải bắt đầu từ thiết

kế hệ thống cấu trúc của nó, xây dựng nó thành hệ thống và lại đặt nó vào trong hệ thống lớn hơn bao trùm lên nó.

Quy luật hệ thống không chỉ cho thấy cấu trúc của tổ chức mà còn cho ta cách quản lý, điều khiển tổ chức hay hệ thống tổ chức nữa Quá trình điều khiển tổ chức là quá trình tác động lên hệ thống tổ chức để hoạt động thực hiện mục tiêu thiết kế của tổ chức Muốn tác động có hiệu quả lên quá trình vận động của hệ thống tổ chức cần phải nghiên cứu cấu trúc bên trong của hệ thống Cấu trúc bên trong của hệ thống tổ chức gồm: tập hợp các trạng thái, cơ chế chuyển đổi các trạng thái

Khi xem xét hệ thống tổ chức và sự vận hành hệ thống, người ta thường quan tâm đến tính điều khiển được của hệ thống Tính điều khiển được của hệ thống phụ thuộc vào mối quan hệ thông suốt trong nội bộ tổ chức, nội bộ hệ thống và thông suốt với các tổ chức khác trong hệ thống lớn hơn và nhỏ hơn Thông tin được chuyển động thông suốt trong hệ thống là điều kiện đảm bảo tính điều khiển được của hệ thống tổ chức

Trong hệ thống tổ chức cần quy định rõ quyền hạn trách nhiệm và mối quan hệ của các tổ chức cùng cấp và các cấp trong hệ thống Hệ thống tổ chức thường bắt đầu bằng các tổ chức cơ sở Dù nhỏ thì tổ chức cơ sở còng mang đầy đủ tính chất của một tổ chức Các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội có số lượng tuỳ thuộc chức năng, nhiệm vụ

và sự bố trí của cơ quan nhưng còng phải nằm trong khả năng điều khiển được Ví dụ:

một viện nghiên cứu khoa học có 30 phòng nghiên cứu thuộc 5 hướng khác nhau thì thường người ta thành lập phân viện và bố trí các phòng làm việc theo phân viện Viện trưởng phải làm việc với 30 đầu mối nhiều khi không quán xuyến được, nhưng nếu chỉ thành lập 5 phân viện thì viện trưởng chỉ quản lý 5 đầu mối Để điều khiển tổ chức khi

đã vượt quá khả năng quản lý thì phải phân cấp và thành lập bộ phận trung gian.

Trong hệ thống, nếu do nhu cầu phát triển mà các cấp bậc trong tổ chức thay đổi thì cần phải qui định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cấp, quyền hạn, trách nhiệm quyền hạn của cán bộ lãnh đạo và quản lý từng cấp.

Các tổ chức cùng cấp tạo nên hệ thống ngang Các tổ chức trong hệ thống ngang cần có chức năng nhiệm vụ rõ ràng thì mới không trùng lắp, gây lãng phí và làm giảm sức mạnh tổ chức Có trường hợp trong tổ chức để giải quyết mâu thuẫn cá nhân, cấp trên đã tách tổ chức thành 2 đơn vị và như vậy hệ thống ngang có sự trùng lắp chức năng nhiệm vụ Đó là nguồn gốc của mâu thuẫn làm ảnh hưởng tới tính tổ chức của hệ thống và có nguy cơ làm suy yếu, thậm chí tan rã tổ chức.

Hệ thống ngang, cơ bản là hệ thống đồng cấp, ngoài việc quy định rõ chức năng nhiệm vụ của các tổ chức đồng cấp thì cần quy định quan hệ giữa các tổ chức đồng cấp với nhau để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức.

Trong hệ thống quản lý, sự phân công trong hệ thống đồng cấp càng rõ ràng thì hiệu quả quản lý càng cao Phân công và quy định rõ quyền hạn trách nhiệm của các cấp trong hệ thống còn cần thiết hơn Điều này sẽ quyết định hệ thống hoạt động bình thường hay rối loạn Nếu không quy định rõ thì sẽ xảy ra hiện tượng cấp dưới thì lạm quyền, cấp trên thì bao biện Trong hệ thống, khi xảy ra hiện tượng rối loạn chức năng thì phần lớn là do hiện tượng “vừa đá bóng vừa thổi còi”, người ra quyết định lại đồng thời là người thực hiện quyết định Để khắc phục tình trạng trên cần thực hiện không để người lãnh đạo hệ thống lại kiêm lãnh đạo tổ chức cấu thành hoặc điều khiển (dù không

chính thức) bộ phận cấu thành hay nhân viên trong tổ chức Tổ chức quân đội cho thấy những bài học về tổ chức, đặc biệt là sự phân công, phân nhiệm giữa các quân chủng binh chủng và sự lãnh đạo của tư lệnh

1.4.3 Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức

Tổ chức là một hệ thống do những phần tử của tổ chức hợp thành và có mối liên kết nhất định Nó là hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là bộ phận của một hệ

thống lớn hơn Qui luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức đòi hỏi các tổ chức

hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất trong khi vẫn duy trì tính đặc thù của chúng

Sự đồng nhất đó là điều kiện hình thành hệ thống Những phần tử không đồng nhất không thể hợp thành hệ thống Một hệ thống đa chức năng có thể có nhiều tổ chức

có chức năng khác nhau, nhưng còng phải mang tính đồng nhất, ít nhất còng là đồng nhất về cơ chế quản lý Quy luật này vô cùng khắc nghiệt Nếu ghép những tổ chức không đồng nhất với nhau thì không bao giờ hình thành tổ chức mới, mà có khi còn huỷ hoại cả những tổ chức hợp thành Thực tiễn ở nước ta nhiều năm qua cho thấy, do chưa tôn trọng quy luật này nên không ít việc tách, nhập tổ chức không mấy thành công Tình trạng một cơ quan bộ có cả cơ quan làm chức năng quản lý nhà nước và cơ quan tổ chức, quản lý sản xuất, kinh doanh; một cơ quan cùng lúc có hai chức năng vừa là sự nghiệp vừa là sản xuất, kinh doanh là những ví dụ vi phạm qui luật cấu trúc đồng nhất trong xây dựng tổ chức.

Yêu cầu về tính đồng nhất không loại trõ tính đặc thù của tổ chức Tính đặc thù tạo nên sắc thái của tổ chức, truyền thống của tổ chức Việc tách, nhập quá nhiều và thường xuyên đổi tên làm cho nhiều tổ chức mất cả truyền thống của mình.

1.4.4 Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức

Vận động là điều kiện tồn tại, phát triển của tổ chức Vận động của hệ thống tổ chức không chỉ liên tục mà còn vận động từ những tổ chức hợp thành đến toàn bộ hệ

ra quyết định đúng, phải xây dựng được điều lệ, và từ chức năng, nhiệm vụ mà cụ thể hoá thành các qui chế hoạt động, thực hiện hoạt động theo qui chế

Vận động không ngừng nhưng bộ máy tổ chức không phải động cơ vĩnh cửu mà

nó còng cần năng lượng để hoạt động Nguồn năng lượng ấy chính là quyết định của cơ quan quản lý Tất nhiên mỗi cấp, mỗi loại hình thức tổ chức có các mục tiêu khác nhau,

có cơ chế vận hành khác nhau, nguồn năng lượng cung cấp cho chúng còng khác nhau Tuân thủ quy luật khách quan này, khi thiết kế tổ chức phải xác định cơ chế vận hành của bộ máy tổ chức bảo đảm tổ chức vận động không ngừng và theo đúng quy trình đã xác định Trong quá trình vận hành của tổ chức cần có sự điều chỉnh bằng các quyết định của cấp trên hay của lãnh đạo tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động và tự điều chỉnh không ngừng

1.4.5 Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức

Quá trình thực hiện mục tiêu là quá trình tổ chức vận động trong môi trường luôn luôn thay đổi, bởi vậy đó còng là quá trình tổ chức phải tự thay đổi để thích nghi với sự biến đổi của môi trường nhằm đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất Tổ chức vững mạnh phải biết tự điều chỉnh linh hoạt để đạt được sự phù hợp, cân bằng với môi trường.

Các tổ chức hiện đại đang đối mặt với một môi trường cạnh tranh toàn cầu ngày càng gay gắt được thúc đẩy bởi sự thay đổi nhanh chóng của khoa học, công nghệ, những đui hỏi từ những khách hàng ngày càng khú tớnh hơn, người lao động độc lập và

khó quản lý hơn Để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh đầy năng động này, các tổ chức phải thường xuyên thay đổi để đáp ứng những đui hỏi của khách hàng, người lao động, thị trường và cạnh tranh

Để tạo điều kiện cho tổ chức tự điều chỉnh, ngay từ khi thiết kế đã phải tạo hành lang cho tổ chức có thể tự điều chỉnh trong quá trình thực hiện mục tiêu Những cơ chế quản lý, chế độ, chính sách tạo ra điều kiện và cho phép tổ chức tự đIều chỉnh.

Để tổ chức tự điều chỉnh được, cần một số điều kiện tối thiểu sau:

- Trình độ tổ chức của hệ thống điều khiển đảm bảo thu thập và xử lý tốt thông tin để điều chỉnh quyết định.

- Người lãnh đạo phải có trình độ nắm vững những vấn đề nguyên tắc, nhạy bén với những thay đổi về cơ chế, chính sách để điều chỉnh hoạt động của tổ chức phù hợp với điều kiện mới

- Bộ máy quản lý giúp việc người đứng đầu xử lý tốt thông tin, giúp người đứng đầu kịp thời ra các quyết định điều chỉnh tổ chức.

- Tổ chức vững mạnh, liên kết các thành phần chặt chẽ nhưng linh hoạt, mềm dẻo, bảo đảm khả năng huy động nội lực của tổ chức để tự điều chỉnh, thích nghi và phát triển

Quy luật tự điều chỉnh đòi hỏi phải làm rõ quyền hạn của mỗi cấp trong giới hạn cho phép tự điều chỉnh (còn gọi là “hành lang” hợp lý của tổ chức trong quá trình điều chỉnh), xác định rõ chức năng, nhiệm vụ từng cấp, từng tổ chức; phải giao quyền thật rõ cho mỗi tổ chức và mỗi phần tử của tổ chức để khắc phục tình trạng tổ chức không dám

tự điều chỉnh hoặc điều chỉnh vượt quá quyền hạn

1.4.6 Qui luật về tính ổn định và bền vững tương đối của tổ chức

Tổ chức nào còng có quá trình ra đời, phát triển và tiêu vong, tuy nhiên, tổ chức khi

đã ra đời thường hướng tới sự ổn định và phát triển bền vững Tính ổn định và phát triển là yêu cầu tất yếu để tổ chức thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của nó Một tổ chức mà không ổn định và phát triển thì không thể tồn tại và hoạt động có hiệu quả Mặt khác, sau khi tổ chức

đã hình thành và hoạt động ổn định thì luôn xuất hiện tính ỳ, xu hướng bảo thủ, bền vững, không dễ thay đổi.

Qui luật này đòi hỏi việc xây dựng, điều khiển tổ chức phải bảo đảm tính ổn định của tổ chức, tránh vội vàng, hấp tấp, thay đổi tổ chức khi chưa nghiên cứu đầy đủ các vấn đề và điều kiện chưa chín muồi Đồng thời phải chú ý khắc phục xu hướng bảo thủ, trì trệ, khép kín của tổ chức.

Các qui luật cơ bản của tổ chức nêu trên có quan hệ tác động tới nhau Vận dụng tốt các qui luật đó sẽ giúp cho tổ chức hoạt động có hiệu quả cao.

2 KHOA HỌC TỔ CHỨC

2.1 Đối tượng, nhiệm vụ, phương pháp nghiên cứu của khoa học tổ chức

2.1.1 Đối tượng nghiên cứu của khoa học tổ chức

Đối tượng nghiên cứu của khoa học tổ chức là cấu trúc, quy luật, nguyên tắc

hoạt động của tổ chức; các điều kiện cần và đủ cho tổ chức hoạt động có hiệu lực, hiệu quả.

2.1.2 Nhiệm vụ của khoa học tổ chức

Nhiệm vụ của khoa học tổ chức là xem xét các loại hình tổ chức khác nhau, rút

ra những quy luật cơ bản của tổ chức, các nguyên tắc thiết kế, xây dựng, điều khiển tổ chức, nhằm xây dựng các tổ chức ngày càng khoa học, hợp lý, hiệu quả, phục vụ tốt hơn cho sự phát triển.

2.1.3 Phương pháp nghiên cứu của khoa học tổ chức

a) Nhóm phương pháp phân tích - tổng hợp

b) Nhóm phương pháp lịch sử và lô-gích

c) Nhóm phương pháp điều tra xã hội

d) Nhóm phương pháp mô hình hoá

e) Nhóm phương pháp thực nghiệm xã hội

g) Phương pháp phi thực nghiệm

2.2 Quá trình phát triển của khoa học tổ chức

Lý thuyết tổ chức hiện đại gồm những lý thuyết tổ chức ra đời từ khoảng giữa

thế kỷ XIX và bùng nổ từ đầu thế kỷ XX trong trào lưu phát triển mạnh mẽ lý thuyết

quản lý khoa học Do đó, khi phân loại các lý thuyết tổ chức hiện đại, khái niệm “cổ

điển” chỉ mang tính tương đối.

Thời kì tiền kinh điển - các nhà khai sáng

Về cơ bản, các tư tưởng về khoa học tổ chức hiện đại ra đời vào giữa thế kỉ XIX cùng lúc với sự ra đời của các nhà máy công nghiệp, đặc biệt là công nghiệp dệt, vào thời điểm đó tự động hóa và sản xuất hàng loạt dần trở thành cơ sở cho việc nâng cao năng suất Tuy nhiên, các tư tưởng về tổ chức phát triển tương đối chậm trong suốt thế

kỉ này Trong thời kì này, có hai nhà tư tưởng lớn đã bắt đầu giải quyết các thách thức mới được đặt ra là Robert Owen và Charles Babbage.

Trong thế kỉ XIX, Robert Owen và Charles Babbage cùng tập trung giải quyết những vấn đề đặt ra lúc đó với hoạt động tổ chức và quản lý Owen là một doanh nhân, đồng thời là một nhà cải cách xã hội trong khi Babbage tuy là một nhà toán học lý thuyết nhưng rất quan tâm tới hiệu quả của công tác tổ chức đối với năng suất của các

xí nghiệp công nghiệp.

Lý thuyết tổ chức "cổ điển" thịnh hành vào khoảng những năm 10 đến 30 của

thế kỷ XX Nó tập trung phân tích cơ cấu của tổ chức và các nguyên tắc chung của quản

lý tổ chức Nội dung nghiên cứu chủ yếu đề cập đến các mục tiêu, sự phân công, sự nhịp nhàng, hệ thống quyền lực, trách nhiệm, hiệu suất tổ chức, mức độ phân cấp quản

lý tập quyền và phân quyền của tổ chức.

Đại biểu cho lý thuyết tổ chức cổ điển là F.Taylor với lý thuyết quản lý khoa học (Scientific management); H.Faylor với lý thuyết về quản lý khoa học (Theory of Scientific Management).

Lý thuyết tổ chức khoa học hành vi: Sau thập niên 30 của thế kỷ XX ra đời lý

thuyết tổ chức lấy quan hệ giữa người và người làm trọng điểm nghiên cứu Về sau,

luận thuyết đó từng bước phát triển thành lý thuyết tổ chức khoa học hành vi Lý thuyết

này đi ngược lại với phương pháp nghiên cứu tổ chức trong trạng thái tĩnh của lý thuyết

tổ chức truyền thống, nó tập trung nghiên cứu hoạt động của con người và tổ chức,

khích lệ nghệ thuật lãnh đạo giữa người và tổ chức Thực nghiệm Hosang do học giả người Mỹ G.B.Mayo chủ trì; lý thuyết X.Y của Douglas Mc.Gregor; lý thuyết cân bằng của C.Banard; lý thuyết hành chính quyết sách, lý thuyết tầng lớp nhu cầu của H.A.Simon; lý thuyết hai nhân tố của F.Hezbery đều là các luận thuyết tổ chức mang tính tiêu biểu của lý thuyết tổ chức khoa học hành vi.

Lý thuyết tổ chức quản lý hệ thống: Lý thuyết tổ chức quản lý hệ thống là một

loại lý luận dùng quan điểm hệ thống để phân tích tổ chức Nó coi tổ chức là một hệ thống, xem xét sự sống còn và phát triển của tổ chức trong tác động qua lại của hệ thống và hoàn cảnh (môi trường) Mục đích là thông qua nghiên cứu để tìm phương pháp cân đối trong tác động qua lại của tổ chức Nhà hành chính người Mỹ C.Banard là người đầu tiên đã dùng quan điểm hệ thống khép kín để xem xét về tổ chức.

Sau những năm 60 lại xuất hiện thuyết lý thuyết quyền biến Đây là một loại lý

luận phản đối nguyên tắc quản lý chung, chủ trương tuỳ nghi mà làm việc Người đại biểu của nó là Joan Woodwara (Anh), Paul R.Lawren (Mỹ), J.Lowie và F.Fieller (Mỹ), v.v

Thập kỉ 60 và 70 của thế kỉ XX, môn khoa học tổ chức chịu ảnh hưởng mạnh mẽ bởi khoa Tâm lý xã hội và sự nhấn mạnh về nghiên cứu định lượng trong các trường đại học Mỹ Bắt đầu từ những năm 80 của thế kỉ XX, các kiến giải về tác đụ ụng của yếu tố văn hóa trong các tổ chức và đối với quá trình thay đụổi trở thành bộ phận quan trọng của việc nghiên cứu tổ chức

Quá trình phát triển của lý thuyết tổ chức đã chứng tỏ sự thay đổi của tư tưởng quản lý tổ chức và sự thay đổi của phương pháp nghiên cứu, tức là sự nghiên cứu chú trọng về sự việc đi tới sự nghiên cứu chú trọng về người, tiến tới chú trọng cả người, cả

sự việc; về phương pháp luận thì từ nghiên cứu quy phạm chuyển sang nghiên cứu thực chứng

2.3 Các học thuyết chủ yếu về tổ chức

2.3.1 Các nhà lý luận tổ chức học thuộc nhóm 1

(1) Học thuyết Frederick Taylor (1856-1915) và công tác quản lý khoa học

Năm 1911, Frederick Winslow Taylor xuất bản tác phẩm “Những nguyên tắc quản lý khoa học” đánh dấu bước khởi đầu trong việc xây dựng các lý thuyết tổ chức, quản lý khoa học.

F.Taylor nêu ra 5 nguyên tắc quản lý khoa học mà ông cho rằng chúng sẽ tăng đáng kể năng suất lao động:

1 Người lãnh đạo phải đảm nhận tất cả trách nhiệm tổ chức công việc Người lao động chỉ thực hiện nhiệm vụ mà thôi.

2 Phải áp dụng các phương pháp khoa học để xác định: phương pháp hiệu quả nhất khi thực hiện công việc, chuẩn bị nhiệm vụ của công nhân, đồng thời phải nêu rõ cách thức thực hiện một cách chính xác.

3 Lựa chọn người giỏi nhất để thực hiện nhiệm vụ đã định.

4 Phối hợp công tác quản lý với lực lượng lao động đúng phương pháp khoa học giúp hoàn thành công việc một cách có hiệu quả.

5 Giám sát kết quả của người lao động để bảo đảm cho họ sử dụng được các phương pháp thích hợp và đạt kết quả mong muốn.

Mặc dù thực tế là Taylor chỉ tập trung vào một phần rất hạn chế của hoạt động tổ chức, nhưng ông vẫn cách mạng hoá công việc của người quản lý Taylor khẳng định, các nhà quản lý cần đánh giá từng phương thức làm việc phù hợp nhất để có thể tối đa hoá hiệu năng Cuối cùng Taylor nhấn mạnh: con đường tốt nhất mà các tổ chức cần là trách nhiệm của công tác quản lý trong việc lựa chọn, đào tạo có chất lượng và khuyến khích tinh thần lao động hăng say của công nhân.

Những nguyên lý quản lý khoa học của F.Taylor đặt nền tảng cho tổ chức lao động suốt nửa đầu thế kỷ XX và cho đến nay, một số nguyên lý vẫn còn giá trị Nhiều nhà nghiên cứu sau này đã thống nhất cho rằng F.Taylor đã đưa ra 3 cải cách lớn:

Thứ nhất, việc tiến hành tổ chức quản lý căn cứ vào nguyên lý phản ứng theo

chức năng, tách bạch chức năng kế hoạch với chức năng thừa hành và thiết lập cơ cấu quản lý kế hoạch một cách tương ứng.

Thứ hai, căn cứ vào nguyên lý phân công chức năng để phân định rõ hơn chức

năng của quản lý.

Thứ ba, căn cứ vào nguyên tắc phân công theo chức năng để phân biệt những

việc thông thường và những việc bất thường trong chức năng quản lý.

F.Taylor được coi là một trong những người đầutiên chủ trương xoá bỏ loại hình

tổ chức trực tuyến cu theo kiểu quân đội bằng loại hình tổ chức theo chức năng.

(2) Học thuyết Henri Fayol (1841-1925) và các nguyên tắc tổ chức

ý tưởng của Taylor dựa trên các nghiên cứu khoa học, còn Henri Fayol lại lấy

kinh nghiệm những năm làm công tác quản lý làm cơ sở cho bài viết của mình Thêm vào đó, Fayol phát triển những nguyên tắc chung có thể phù hợp với mọi nhà quản lý thuộc mọi thứ hạng khác nhau trong tổ chức và để trình bày được chúng thì các nhà quản lý phải thực hiện trước đã.

Fayol đã đưa ra 14 nguyên tắc mà ông cho là sẽ phù hợp với mọi loại đối tượng

mà các nhà quản trị luôn luôn phải quan tâm thực hiện Rất nhiều những nguyên tắc tổ chức đó, mặc dù còn thiếu sót về tính phổ quát, nhưng có một điều chắc chắn rằng ngày nay chúng được rất nhiều nhà quản lý sử dụng rộng rãi.

1 Phân bổ công việc: Nguyên tắc này cung tương tự như “nguyên tắc phân chia lao động” của Ađam Smith Sự chuyên môn hoá làm tăng hiệu năng đầu ra sản phẩm (do nhân viên thực hiện).

2 Các nhà quản lý có quyền đưa ra các mệnh lệnh Quyền lực cho phép họ làm điều đó Tuy nhiên, đi kèm với quyền lực là trách nhiệm Để có hiệu quả thì quyền lực

và trách nhiệm của người quản lý phải cân bằng với nhau.

3 Hệ thống các qui tắc: Nhân viên phải tuân thủ và tôn trọng các điều lệ quản lý

tổ chức Hệ thống kỷ luật nghiêm khắc là thành quả của sự lãnh đạo có hiệu quả, hiểu biết rõ ràng công tác quản lý nhân viên, luật lệ tổ chức, và xử phạt nghiêm minh đối với những trường hợp vi phạm luật lệ.

4 Quản lý thống nhất: mỗi nhân viên chỉ nên nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất.

5 Chỉ đạo thống nhất: các hoạt động tổ chức từng nhóm có cùng mục đích chỉ do một người quản lý dùng một phương pháp chỉ đạo.

6 Lợi ích cá nhân phụ thuộc vào lợi ích tập thể Nói chung, không được đặt lợi ích cá nhân lên trên lợi ích tập thể.

7 Sự trả công: Nhân viên cần phải được trả lương công bằng tương xứng với sự phục vụ của họ.

8 Tập trung hoá: chỉ mức độ thứ hạng liên quan đến việc thực thi quyết định Dù việc thực hiện tập trung hoá (đối với công tác quản lý) hay phi tập trung hoá (đối với người dưới quyền) đều cần có tỉ lệ phù hợp Vì vậy, vấn đề là xác định mức độ tối ưu cho giải pháp tập trung hoá trong từng hoàn cảnh khác nhau.

9 Giới hạn quyền lực từ vị trí quản lý cao nhất đến vị trí thấp nhất thể hiện theo cấp bậc.

10 Trật tự: con người và phương tiện phải được sử dụng đúng vị trí và thời điểm.

11 Công bằng: các nhà quản lý cần phải công bằng và độ lượng với cấp dưới.

12 ổn định vị trí nhân viên: Tốc độ thay thế nhân viên nhanh sẽ không có hiệu quả Công tác quản lý nên cung cấp các nhân viên dự kiến có tư cách tốt (theo trình tự) bảo đảm là có thể phù hợp để bổ sung vào chỗ khuyết.

13 Sáng kiến: Nhân viên được phép năng động thực hiện các kế hoạch cần phấn đấu với nỗ lực hết mình.

14 Tinh thần tập thể: Đẩy mạnh tinh thần tập thể sẽ thiết lập sự hoà thuận và thống nhất trong một tổ chức.

(3) Học thuyết Max Weber (1864-1920) và bộ máy quan liêu

Một nhà xã hội học người Đức, Max Weber thuộc nhóm các nhà lý thuyết học

nhóm một đã có đóng góp về cơ cấu tổ chức “Mô hình lý tưởng” và lý thuyết tổ chức Weber phát triển một mô hình cấu trúc mà ông ta cho rằng đó là phương thức hiệu quả nhất có thể giúp các tổ chức đạt được hiệu quả của mình Weber gọi cấu trúc lý tưởng này là bộ máy quan liêu Cơ chế này được đặc trưng bởi một hệ thống quyền hành căn

cứ trên chức vụ Ngược lại, chức vụ tạo ra quyền hành Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống chức vụ và quyền hành phải căn cứ vào các nguyên tắc sau:

- Mọi hoạt động của tổ chức đều phải chuyển vào văn bản quy định.

- Chỉ những người có chức vụ mới có quyền quyết định;

- Chỉ những người có năng lực mới được giao nhiệm vụ;

- Mọi quyết định trong tổ chức phải mang tính khách quan.

Quan điểm của Weber đã trở thành thiết kế nguyên mẫu cho hầu hết các tổ chức lớn hiện nay.

(4) Học thuyết Ralph Davis và kế hoạch hợp lý

Đóng góp cuối cùng của các nhà lý thuyết tổ chức học thuộc nhóm một là tiền đề

kế hoạch hợp lý Một đề tài cho rằng cơ cấu là kết quả hợp lý của các mục tiêu tổ chức Davis trình bày: Phục vụ kinh tế là mục tiêu ban đầu của một công ty kinh doanh Không một doanh nghiệp nào có thể tồn tại được nếu nó không mang lại giá trị kinh tế Giá trị kinh tế này được tạo ra bởi hoạt động mà các thành viên tham gia vào cùng làm

ra các sản phẩm của tổ chức hay các dịch vụ Sau đó, các hoạt động này kết nối các mục tiêu của tổ chức lại với nhau sao cho đạt được kết quả Và đây cung chính là công tác quản lý tập hợp các hoạt động theo phương thức định dạng cơ cấu tổ chức Do đó, Davis kết luận rằng: Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào các mục tiêu tổ chức.

Tiền đề kế hoạch hợp lý đưa ra một mô hình thiết kế đơn giản và dễ hiểu Kế hoạch quản lý chính thức đưa ra một mục tiêu chính thức Và những mục tiêu này với những kiểu cách hợp mốt sẽ quyết định sự phát triển của cơ cấu và dòng luân chuyển quyền lực và các mối quan hệ khác.

2.3.2 Các nhà lý luận tổ chức học thuộc nhóm 2

Ghi nhận tính chất xã hội của các tổ chức là chủ đề chung của các nhà lý thuyết học nhóm 2 Những nhà lý thuyết học này thường xuyên tra cứu sự thiết lập trường học liên quan đến vấn đề nhân quyền, quan sát các tổ chức cả về con người lẫn công việc.

Họ trình bày chủ đề đối nghịch về nhân quyền với quan điểm cơ học của các nhà lý thuyết học nhóm một.

(1) Học thuyết Elton Mayo (1880-1949) và các đề tài nghiên cứu Hawthorne

Một loạt các thử nghiệm từ 1924-1927 do Works Hawthorne thực hiện đã đánh dấu bước khởi đầu giai đoạn hai trong lý thuyết tổ chức hiện thời Sau cùng, những nghiên cứu của Hawthorne đã được mở rộng và xúc tiến rộng rãi cho tới tận đầu những năm 1930 Những nghiên cứu của Hawthorne được phát minh đầu tiên bởi các kĩ sư công nghiệp điện tử phương Tây nhằm kiểm tra hiệu quả các cấp độ ánh sáng lên năng suất lao động của công nhân Thiết lập các nhóm kiểm soát và thử nghiệm Nhóm thử nghiệm được trình bày với cường độ ánh sáng khác nhau, trong khi đơn vị kiểm soát làm việc dưới một cường độ ánh sáng ổn định Các kỹ sư này tin rằng đầu ra “cá nhân”

có liên quan trực tiếp tới cường độ ánh sáng Tuy nhiên, có nhiều sự phủ nhận trong những phát kiến của họ Khi cường độ ánh sáng gia tăng trong đơn vị thử nghiệm, đầu

ra của sản phẩm cung thăng tiến với nhóm Điều bất ngờ đối với các kỹ sư là khi cường

độ ánh sáng giảm xuống năng suất tiếp tục tăng cả hai Trên thực tế, sự giảm sút năng suất được theo dõi cẩn thận trong nhóm thử nghiệm chỉ khi cường độ ánh sáng bị giảm xuống ngang bằng với ánh trăng Các kỹ sư kết luận, rõ rằng là cường độ ánh sáng

không liên quan trực tiếp tới năng suất lao động tập thể nhưng họ không thể giải thích được hành vi họ đã chứng kiến

Nói chung các học giả nghiên cứu công tác quản lý đều thừa nhận rằng: các đề tài nghiên cứu của Hawthorne đã có tác động mạnh mẽ tới phương thức quản lý và lý thuyết tổ chức, mở ra kỷ nguyên chủ nghĩa nhân đạo tổ chức Và chẳng bao lâu nữa các nhà quản lý sẽ không xem xét vấn đề thiết kế tổ chức nếu thiếu hiệu quả các tập thể làm việc, thái độ công nhân và các mối quan hệ giữa người làm công tác quản lý và công nhân.

(2) Học thuyết Chester Barnard và các hệ thống phối hợp

Việc xuất hiện các tư tưởng Taylor, Fayol và những kết quả từ nghiên cứu Hawthorne đã đưa tới một kết luận chung: tổ chức là một hệ thống phối hợp Chúng gồm có công việc và con người, chúng phải được duy trì ở một tình trạng cân bằng và chỉ nên chú ý vào các công việc kỹ thuật hoặc nhu cầu của những người làm các công việc dưới tối đa hoá hệ thống Vì vậy, các nhà quản lý phải tổ chức thực thiện những yêu cầu của công việc và những nhu cầu của người thi hành Nói chung, khái niệm tổ chức là một hệ thống phối hợp được gán cho Chester Barnard Barnard đã trình bày ý tưởng của mình trong “Những chức năng quản lý” Ông viết tác phẩm này dựa trên kinh nghiệm những năm làm việc tại công ty điện tín điện thoại, và cả khi làm chủ tịch New Jersey Bell.

Ngoài ra, Barnard còn là một trong số những người đầu tiên xem các hệ thống như các tổ chức Và ông cung chính là người đưa ra các hiểu biết quan trọng khác Ông nghi ngờ quan điểm cổ điển cho rằng quyền lực luân chuyển từ cao xuống thấp bằng biện luận: “Chúng ta phải định rõ quyền lực phản ứng thứ cấp” Barnard trình bày luật

lệ không chính thức trong lý thuyết tổ chức Ông đề nghị người quản lý cần có một vai trò chủ yếu trong việc giao tiếp và cổ vu công nhân nỗ lực làm việc hết mình.

(3) Học thuyết Douglas Mc Gregor (1906-1964) với thuyết X và Y

Một trong những đóng góp được nhắc đến thường xuyên nhất của các nhà lý luận

tổ chức thuộc nhóm hai chính là học thuyết của Douglas Mc Gregor Vào năm 1957,

Douglas Mc Gregor đã tổng kết các lý thuyết về con người trong quản lý và đề ra “lý

luận X - lý luận Y” nổi tiếng trong bài luận văn “Nhân tố con người trong xí nghiệp” đăng trên tập chí Bình luận về quản lý ở Mỹ

Lý thuyết này trình bày hai quan điểm khác biệt về con người và hai kiểu lãnh đạo:

Một là, lý thuyết X: quan niệm về con người như sau:

- Lười biếng là bản tính của con người bình thường Họ chỉ muốn làm việc ít.

- Họ thiếu chí tiến thủ, không dám gánh vác trách nhiệm, có khuynh hướng cam chịu để người khác lãnh đạo.

- Bản tính con người là lười biếng, máy móc, vô tổ chức, vô kỷ luật, chống lại cải cách.

- Chỉ thích lợi ích vật chất, không thích giao lưu, dễ bị lừa gạt.

Quan niệm trên có trong các tác phẩm của F.Taylor, F.Ghinbert, H.Grantt, H.Fayyol

Từ quan niệm về bản tính con người như vậy đã hình thành kiểu lãnh đạo X với cái tên là “Củ cà rốt và cái gậy” Bản chất của kiểu lãnh đạo X là sự kết hợp giữa “quản

lý nghiêm khắc” và “quản lý ôn hoà”; dùng lợi ích vật chất để kích thích tính tích cực của công nhân, song mặt khác lại thực thi “kỷ luật sắt” Kiểu lãnh đạo X không tin tưởng vào cấp dưới, lấy kỷ luật, đốc thúc, kiểm tra làm chính.

Hai là, lý thuyết Y: Trái ngược với quan điểm tiêu cực về con người của thuyết

X, lý thuyết Y quan niệm về con người như sau:

- Lười nhác không phải là thuộc tính bẩm sinh của con người nói chung Lao động cung như nghỉ ngơi, giải trí đều là hiện tượng bẩm sinh của con người.

- Điều khiển, đe doạ và trừng phạt không phải là biện pháp duy nhất để thúc đẩy con người thực hiện mục tiêu của tổ chức.

- Con người có khả năng sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm và muốn làm việc tốt.

- Trong quá trình giải quyết khó khăn của tổ chức, hầu hết các thành viên có khả năng suy nghĩ, có tinh thần và năng lực sáng tạo, chỉ có một số ít người không có khả năng ấy.

- ở điều kiện bình thường, tiềm năng trí tuệ của con người chỉ được phát huy phần nào Nhiệm vụ của người quản lý là tìm cách khơi dậy, phát huy tiềm năng ấy.

Lý thuyết Y xuất hiện sau thập kỷ 30 của thế kỷ XX, là một quan niệm mới về con người trong hệ thống tổ chức và quản lý Đại biểu xuất sắc nhất là Gregor, Maslow, Likest Từ quan niệm về con người như vậy hình thành kiểu lãnh đạo Y:

- Phải quan tâm đến cả nhu cầu vật chất và nhu cầu xã hội của con người, tyin tưởng vào công nhân

- Thực hiện nguyên tắc thống nhất giữa mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân.

- Làm cho tập thể công nhân tự điều khiển việc thực hiện mục tiêu, tự đánh giá,

tự kiểm tra công việc và thành tích của mình

Mc Gregor khẳng định những giả định của thuyết Y là hợp hơn và chúng có thể hướng dẫn các nhà quản lý trong việc thiết kế tổ chức và điều động nhân viên.

(4) Học thuyết Warren Bennis và sự diệt vong của cơ chế quan liêu

Cuối cùng, đề tài mang tính nhân văn của các nhà lý luận tổ chức nhóm hai đã gây được sự khen ngợi (nể phục) trong việc kết thúc cơ chế quan liêu Warren Bennis

cho rằng, việc thực hiện quyết định tập trung hoá của cơ chế quan liêu, đệ trình kế hoạch quyền lực khách quan và sự phân chia lao động trong phạm vi chật hẹp - đang dần được thay thế bởi các cơ cấu phi tập trung hoá và dân chủ xung quanh các nhóm linh hoạt, dễ diều khiển ảnh hưởng dựa trên quyền lực đã bắt đầu bị thay thế bởi ảnh hưởng bắt nguồn từ tài năng lão luyện (khả năng tinh thông chuyên môn) Tương tự, Weber khẳng định bộ máy quan liêu là một tổ chức lý tưởng Ông cho rằng, bây giờ những điều kiện khắc nghiệt khác đã chỉ ra những trường hợp đặc biệt linh hoạt như một mô hình lý tưởng Trong 50 năm qua, về cơ bản, chúng tôi đã chuyển từ một vị trí khắc nghiệt sang một vị trí khác.

(1) Học thuyết Herbert Simon và những nguyên tắc Backlask

Herbert Simon lưu ý rằng: Đa số các nguyên tắc cổ điển mang tính khuôn sáo chỉ

là những cách thể hiện ngôn từ, và trong từng nguyên tắc có rất nhiều mâu thuẫn trái ngược nhau Herbert Simon khẳng định: lý thuyết tổ chức cần phải vượt ra ngoài các nguyên tắc quá đơn giản và nông cạn (thiển cận, hời hợt) đối với các điều kiện nghiên cứu mà các nguyên tắc cạnh tranh có thể được áp dụng Từ 1950 đến 1960, những nguyên tắc giản dị thái quá này vẫn có xu hướng chi phối cả chủ nghĩa nhân đạo và thuyết cơ học Các nhà lý thuyết học đã phải mất gần 20 năm để thực hiện được những

gì mà Herbert Simon đưa ra một cách hiệu quả

(2) Học thuyết Tiền đề môi trường Katz và Kahn

Đối với lý thuyết tổ chức thì tác phẩm “Tâm lý học xã hội của các tổ chức” do Daniel Katz và Robert Kahn viết chính là động lực chủ yếu đẩy mạnh sự ra đời tiền đề

hệ thống mở nhóm 3 Tác phẩm của họ trình bày một cách thuyết phục về những thuận lợi của một tiền đề hệ thống mở trong việc kiểm tra những mối quan hệ trong tổ chức với môi trường và sự thích nghi cần thiết của các tổ chức với môi trường biến động nếu chúng muốn tồn tại.

Kể từ khi “Tâm lý xã hội các tổ chức” của Katz và Kahn ra đời, rất nhiều nhà lý thuyết tổ chức học đã điều tra nghiên cứu quan hệ cấu trúc môi trường Các kiểu môi trường khác nhau đã được định rõ và rất nhiều nghiên cứu đã được chỉ dẫn đánh giá xem cơ cấu tổ chức nào đi với môi trường nào Thảo luận hiện thời của lý thuyết tổ chức sẽ không thể hoàn thành nếu không có sự đánh giá môi trường tỉ mỉ, kỹ càng, trọn vẹn, bởi một nhân tố hiện thời chỉ ảnh hưởng tới một mô hình cơ cấu hoàn hảo.

(3) Trường hợp dành cho công nghệ

Đề tài nghiên cứu năm 1960 của Joan Woodward và Charles Perrow, cung như

cơ cấu khái niệm của Jamé Thompson, đã thực hiện một trường hợp có ấn tượng đối với tầm quan trọng của công nghệ trong việc quyết định cơ cấu phù hợp cho một tổ chức Cùng với môi trường, chúng ta cung không thể hoàn thành thảo luận lý thuyết tổ chức hiện thời nếu thiếu sự đánh giá của công nghệ, thiếu các nhà quản lý cần thiết thực hiện

cơ cấu phù hợp với công nghệ.

(4) Tập thể trường đại học Aston và quy mô tổ chức

Ngoài những người tán thành quan điểm về môi trường và công nghệ các nhà lý thuyết học thuộc nhóm 3 kết luận bất kì những ai ủng hộ quy mô tổ chức như là một nhân tố quan trọng cung có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức Điều này cung đã được tập thể trường đại học Aston nhiệt tình hưởng ứng Tất cả các tổ chức lớn cung như các tổ

chức nhỏ đều có các bộ phận cơ cấu chung Nhưng một điều chắc chắn là, các bộ phận này tuân theo một mô hình thiết lập như những tổ chức mở rộng về quy mô Những bằng chứng trên rất hữu hiệu trong việc trợ giúp các nhà quản lý thực hiện các ý định thiết kế tổ chức khi các tổ chức phát triển

2.3.4 Các nhà lý luận tổ chức học thuộc nhóm 4

Phương pháp nghiên cứu lý thuyết tổ chức gần đây nhất tập trung vào tính chất chính trị của tổ chức Sự hình thành đầu tiên của quan điểm này được thực hiện bởi James March và Herbert Simon, nhưng sau đó Jeffrey Preffer sàng lọc lại một cách tổng quát

(1) Những giới hạn nhận thức của James March và Herbert Simon đối với sự hợp lý

James March và Herbert Simon nghi ngờ quan niệm cổ điển của những quyết định hợp lý hoặc những giải pháp tối ưu Họ cho rằng, hầu hết những người thực thi quyết định đã lựa chọn khả năng thoả mãn có thể Chỉ trong những trường hợp ngoại lệ

họ mới chú ý đến sự tìm tòi và chọn lựa giữa nhiều cách tốt nhất James March và Herbert Simon cần một bản duyệt lại mô hình lý thuyết tổ chức - một bản rất khác với quan điểm hệ thống phối hợp hợp lý Bản duyệt lại mô hình tổ chức này sẽ công nhận những giới hạn hợp lý của người thi hành quyết định và sự tồn tại của các mục tiêu mâu thuẫn.

(2) Các tổ chức của Preffer như những vũ đài hoạt động chính trị

Jeffrey Preffer đã dựa vào tác phẩm của James March và Herbert Simon để tạo lập nên một mô hình lý thuyết tổ chức bao gồm các liên minh quyền lực, những bất đồng vốn có trong các mục tiêu và các quyết định thiết kế tổ chức chỉ phục vụ cho lợi ích quyền lực của bản thân tổ chức đó Preffer cho rằng cần kiểm soát các tổ chức thành một mục đích chung hơn là xem chúng như những phương tiện cho các mục đích hợp lý (ví dụ, hiệu năng sản xuất của đầu ra) Tổ chức là những liên minh, gồm rất nhiều tập

thể và cá nhân với các yêu cầu khác nhau Thiết kế tổ chức là kết quả của cuộc chiến giành quyền lực của các liên minh này Preffer khẳng định: nếu muốn hiểu rõ tại sao mà các tổ chức lại được thiết kế như vậy, thì chúng ta phải đánh giá xem những quyền ưu tiên và lợi nhuận của các thành viên trong tổ chức đó có gây ảnh hưởng tới các quyết định thiết kế hay không Hiện nay, quan điểm này đang thu hút được sự quan tâm của rất nhiều nhà quản lý

Tóm lại, lý thuyết tổ chức hiện đại bắt đầu bằng các công trình nghiên cứu của

các nhà nghiên cứu tổ chức học thuộc nhóm 1 Họ chủ yếu dựa vào các nguyên tắc phổ biến và đơn giản hoá, phát triển các mô hình tổ chức một cách thái quá và tuân theo thuyết cơ học Mở rộng ra, là các nhà lý thuyết tổ chức học thuộc nhóm 2 trình bày một quan điểm đối nghịch với thuyết cơ học hợp lý.

Giai đoạn hiện thời của lý thuyết tổ chức phản ánh đầy đủ hơn những đóng góp của các nhà lý thuyết tổ chức học thuộc nhóm3 và nhóm 4 Các nhà lý thuyết tổ chức học nhóm 4 dựa vào kiến thức thực thi quyết định theo môn khoa học hành vi và khoa học chính trị đã nâng cao đáng kể năng lực giải thích hiện tượng tổ chức.

2.3.5 Các nhà lý luận tổ chức học Mác xít

Theo quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, tổ chức là sản phẩm của con người,

là công cụ, điều kiện để con người thực hiện mục đích của mình trong cải tạo tự nhiên

và xã hội Không có tổ chức, con người chỉ là những cá nhân đơn lẻ, không có đủ sức mạnh để tồn tại và phát triển trong đấu tranh chống chọi với thiên nhiên và xã hội Hai ông đặc biệt quan tâm đến vấn đề tổ chức trong cuộc đấu tranh của giai cấp công nhân, nhất là vấn đề xây dựng tổ chức đảng cách mạng của giai cấp công nhân.

Kế thừa và phát triển quan điểm của C.Mác và Ph.ăng-ghen, qua kinh nghiệm thực tiễn, V.I.Lênin khẳng định: “Trong cuộc đấu tranh giành chính quyền, giai cấp vô

sản không có vu khí nào khác ngoài tổ chức”5 Người khẳng định: “Một tổ chức cách mạng vững mạnh là tuyệt đối cần thiết chính là để phong trào được vững vàng và ngăn ngừa phong trào khỏi tiến hành những cuộc tấn công khinh suất”6, và tuyên bố: “Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, và chúng tôi sẽ đảo ngược nước Nga lên!”7

Khi đã giành được chính quyền, V.I.Lênin cho rằng: “Lĩnh vực trọng yếu nhất và khó khăn nhất của cuộc cách mạng xã hội chủ nghĩa là nhiệm vụ tổ chức”8 Người tha thiết mong muốn có những tác phẩm có giá trị về tổ chức và quản lý Người chủ trương: “Mở ngay một cuộc thi soạn hai cuốn sách giáo khoa, hoặc nhiều hơn nữa, viết về tổ chức công tác nói chung, và đặc biệt làvề công tác quản lý”9.

Đóng góp đầu tiên cho lý luận về tổ chức, phải kể đến nhà nghiên cứu P.M.Kécgientxép với tác phẩm Những nguyên lý của công tác tổ chức được xuất bản năm 1922 Sau khi phân tích quá trình tổ chức một cuộc mít tinh, P.M.Kécgientxép đã phân ra 7 yếu tố cơ bản của công tác tổ chức: mục tiêu, loại hình tổ chức, phương pháp, con người, phương tiện vật chất, thời gian, kiểm tra.

Ngoài P.M.Kécgientxép, các nhà xã hội học tổ chức khác như V.G.Afanaxép với tác phẩm “Con người trong quản lý xã hội”; V.N Sêpen với tác phẩm “Tâm lý học trong quản lý sản xuất”; E.X.Cudơmin, J.P Vôncốp với “Người lãnh đạo và tập thể”; G.Kh.Pôpốp với “tổ chức các quá trình quản lý”; P.Genor với “Tâm lý học quản lý”

đã góp phần hoàn thiện và phát triển khoa học tổ chức và ứng dụng nó vào thực tiễn đời sống.

5 V I.Lê-nin: Toàn tập, Nxb.Sự thật, Hà Nội, 1962, t.5, tr.7

6 V I.Lê-nin: Toàn tập, NxbTiến bộ, Mát-xcơ-va, 1975, t.6, tr.175.

7 V.I.Lê-nin: Toàn tập, t6, Nxb Tiến bộ, Mátxcơva, 1975, tr.162

8 V I.Lê-nin: Toàn tập, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1962, t.5, tr.7

9 V.I.Lê-nin: Toàn tập, t45, Nxb Tiến bộ, Mátxcơva, 1978, tr.449.