bài thuyết trình môn quản trị học kiểm tra

Đề tài: Kiểm tra và cách thức kiểm tra có hiệu quả tại các doanh nghiệp của Việt Nam Giảng viên: Trần Văn Thọ QUẢN TRỊ HỌC... KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TRANHIỆM VỤ VÀ MỨC Đ

Đề tài: Kiểm tra và cách thức kiểm tra có hiệu quả tại các doanh nghiệp

của Việt Nam

Giảng viên: Trần Văn Thọ

QUẢN TRỊ HỌC

KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA

NHIỆM VỤ VÀ MỨC ĐỘ KIỂM TRA

NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KIỂM TRA

CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA VÀ KĨ THUẬT KIỂM TRA

TIẾN TRÌNH KIỂM TRA

CÁCH THỨC KIỂM TRA CỦA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

NỘI DUNG

I/ KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA

KIỂM TRA

1. Khái niệm kiểm tra

- Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của

tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện

những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp

tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu

Kết quả mong muốn

Kết quả thực tế

Đo lường kết quả thực

tế

So sánh với các tiêu chuẩn

Xác định các sai lệch

Phân tích nguyên nhân

sai lệch

Xây dựng chương trình điều chỉnh

Thực hiện điều chỉnh

2 bản chất của kiểm tra

- Hệ thống kiểm tra dự báo

Hệ thống kiểm tra

II NHIỆM VỤ VÀ MỨC ĐỘ KIỂM TRA

1 nhiệm vụ kiểm tra

-.Nhằm phát hiện những sai lệch của thực tế so với mục tiêu từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời

. Cần tổ chức kiểm tra một cách toàn diện, khoa học, có kế hoạch, có tổ chức chặt chẽ, có phương pháp đúng

2 Mức độ kiểm tra

chi phí

Thấp

III NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KỂM TRA

1. Kiểm tra phải có trọng điểm

2. Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và phải có kế hoạch rõ ràng

3. Kiểm tra cần chú trọng tới số lượng nhỏ các nguyên nhân

4. Bản thân người thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra

5. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ

chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

6 Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị.

7 Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác

8 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức

9 Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm

10 Kiểm tra phải đưa đến hành động

11 Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt, đa dạng

IV CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA VÀ KĨ THUẬT KIỂM

TRA

1. Các hình thức kiểm tra

a. Xem xét theo quá trình hoạt động

Lập kế hoạch Thực hiện KH KQ đạt được

Kiểm tra lường trước

Kiểm tra đồng thời

Kiểm tra phản hồi

b Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra

- kiểm tra toàn bộ

- Kiểm tra bộ phận

- Kiểm tra cá nhân

c Theo tần suất kiểm tra

- kiểm tra đột xuất

- Kiểm tra định kì

- Kiểm tra liên tục

d Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra

- Là hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên

nghiệp đối với đối tượng quản lí

- Tự kiểm tra: việc phát hiện những nhà quản trị và nhân viên có năng lực

và ý thức kỉ luật cao, có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kiến thức, kĩ năng, kĩ xảo để hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch với hiệu quả cao

Các kĩ thuật kiểm tra

Công cụ kiểm tra truyền

thống Công cụ kiểm tra hiện đại

2 Các kĩ thuật kiểm tra

b Công cụ kiểm tra truyền thống

- Các dữ liệu thống kê: phản ánh kết quả thực hiện hoạt động của doanh nghiệp

Phiếu kiểm tra

Biểu đồ nhân quả

Lưu đồ

Biểu đồ Pareto

Biểu đồ khuynh hướng

Biểu đồ phân bố

Biểu đồ phân tán

Biểu đồ kiểm tra

Các bản báo cáo kế toán tài chính

- Là công cụ để giám sát ba điều kiện tài chính chủ yếu của doanh nghiệp:

 Khả năng thanh toán của doanh nghiệp

 Điều kiện tài chính của doanh nghiệp

 khả năng sinh lợi của doanh nghiệp

Ngân quỹ

- Các dạng ngân quỹ:

• ngân quỹ thu – chi

• ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm

• ngân quỹ chi tiêu cơ bản

• ngân quỹ tiền mặt

- Ưu điểm

 tăng cường hiệu quả của kiểm tra

 tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức

 là số liệu cơ sở cho việc lập kế hoạch

- Nhược điểm

 có thể ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động nếu ngân quỹ quá cứng nhắc.

 cần đầu tư thời gian.

 có thể hạn chế đổi mới và cải tiến trong tổ chức

Báo cáo và phân tích chuyên môn

- Thường được sử dụng trong phạm vi vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp

- kiểm tra tác nghiệp: còn được gọi là kiểm tra nội bộ Được thực hiện

thường xuyên và độc lập bởi ban kiểm tra chuyên môn nội bộ

- Kiểm tra bằng quan sát cá nhân: các nhà quản lí chủ động tiến hành

quan sát cá nhân như đi dạo quanh nhà máy hay quan sát cách thức, thái

độ làm việc của nhân viên cấp dưới

Công cụ kiểm tra hiện đại

- Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình

• dạng đầu tiên của phương pháp này là hệ thống biểu đồ được đưa ra bởi

Herry Gantt được gọi là Gantt Chart

• Nhìn chung, Gantt Chart hiển thị cho bạn việc gì cần phải hoàn thành hoạt động và khi nào cần hoàn thành

Lịch sử ra đời biểu đồ Gantt

- Được công bố lần đầu vào giữa những năm 90 của thế kỉ 18 bởi Karol Adamiecki

Sơ đồ Gantt

Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu

- Là phương pháp tiếp cận mới đối với việc lập ngân quỹ

- Các công cụ và phương tiện kiểm tra:

• Điện thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến điện,

• các thiết bị dụng cụ theo dõi đo lường chính xác, các thiết bị kiểm tra tâm lí,…

V TIẾN TRÌNH KIỂM TRA

không

Không cần điều chỉnh Tiến hành điều chỉnh

1 Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và phương pháp kiểm tra

- Tiêu chuẩn kiểm tra: những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và

doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả

- Các dạng tiêu chuẩn của kiểm tra

• tiêu chuẩn định tính

• Tiêu chuẩn định lượng

2 Lựa chọn phương pháp kiểm tra

- Có nhiều phương pháp kiểm tra như: kiểm tra toàn bộ, kiểm tra chọn mẫu, kiểm tra bằng thiết bị, kiểm tra bằng trực quan,…

- Mỗi phương pháp kiểm tra đều có tính hai mặt

 Phải lựa chọn phương pháp kiểm tra 1 cách chính xác và phù hợp

3 Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn

- Việc đo lường kết quả thực hiện trên thực tế cần phải đảm bảo yêu cầu sau:

 phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đề ra để đánh giá kết quả

 việc đo lường được tiến hành trên cơ sở nội dung đã được xác định

 Phải đảm bảo tính khách quan trong đo lường

 Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận

Lợi ích của việc đo lường chính xác

- điều chỉnh kịp thời các sai lệch

- có thể rút ra được kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện, nguyên nhân sai lệch,

- Xây dựng được mối quan hệ truyền thống hợp lý giữa người tiến hành giám sát, đo lường thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh

Đánh giá, đối chiếu với tiêu chuẩn

- Đánh giá là sự xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn

4 Tiến hành điều chỉnh các sai lệch hoặc các tiêu chuẩn

- Sau khi đo lường xong, nếu kết quả sai lệch thì:

• xác định nguồn gốc vấn đề

• Đánh giá thuận lợi, trở ngại của tiêu chuẩn

• Quyết định điều chỉnh, thay đổi

- Khi điều chỉnh cần đảm bảo yêu cầu sau:

 chỉ điều chỉnh khi thực sự cần

 điều chỉnh đúng mức độ, tránh gây tác dụng xấu

 phải tính tới hậu quả sau điều chỉnh

Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ

- Trong quá trình kiểm tra cần lưu ý:

• kiểm tra thường xuyên, kiểm tra đột xuất

• người đảm nhiệm kiểm tra cần khách quan

- Khắc phục, sửa chữa các sai lệch:

• điều chỉnh lại kế hoạch ban đầu

• Thực hiện tuyển dụng thêm nhân viên nếu cần thiết

• Đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên

• Quan sát, điều tra thái độ của nhân viên, trách nhiệm với công việc,…

- Các biện pháp sau khi kiểm tra nhân viên:

• cảnh cáo, sa thải các nhân viên có thái độ làm việc không tốt

• Xét tăng lương, thăng chức đối với nhân viên ưu tú

• Khuyến khích, dộng viên thường xuyên nhân viên mới

• Tạo nhiều cơ hội, động lực cho nhân viên phát triển tài năng

• Tạo môi trường cho nhân viên trải nghiệm thực tế

VI CÁCH THỨC KIỂM TRA: VIETCOMBANK

Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh:

- Hoạt động dịch vụ tài chính:

Các sản phẩm dịch vụ của Vietcombank bao gồm:

» Dịch vụ tài khoản; Dịch vụ huy động vốn;Dịch vụ cho vay; Dịch vụ bảo lãnh; Dịch vụ chiết khấu chứng từ; Dịch vụ thanh toán quốc tế; Dịch vụ

chuyển tiền; Dịch vụ thẻ; Dịch vụ nhờ thu; Dịch vụ mua bán ngoại tệ; Dịch

vụ ngân hàng đại lý; Dịch vụ bao thanh toán;Các dịch vụ khác theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Cấp bậc chính trong tổ chức quản trị của doanh nghiệp:

 Đại hội đồng cổ đông

CÁC THÀNH TỰU

- Ngày 03/04/2014, “Ngân hàng bán lẻ tốt nhất Việt Nam năm 2014”

- Ngày 17/06/2014, “Top 50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam 2 năm liên tiếp

- Tháng 07/2014, Tạp chí The Banker đã công bố kết quả xếp hạng 1.000 ngân hàng đứng đầu thế giới trên Tạp chí số chuyên đề Top 1000 World Banks phát hành vào tháng 7/2014, theo kết quả này, Vietcombank là ngân hàng đầu tiên và duy nhất của Việt Nam 2 năm liên tiếp (2013 – 2014) có mặt tại nửa trên của bảng xếp hạng

• Ngày 08/09/2014: “Ngân hàng tốt nhất Việt Nam năm 2014”; “Ngân hàng cung cấp dịch

vụ Tài trợ thương mại tốt nhất Việt Nam năm 2014”; “Ngân hàng cung cấp dịch vụ ngoại hối tốt nhất Việt Nam năm 2014 cho các doanh nghiệp và định chế tài chính”

• Ngày 17/10/2014: “Top 50 công ty niêm yết tốt nhất Việt Nam 2 năm liên tiếp (2013 -

2014)”.

• Theo bình chọn của tạp chí Nikkei Asian Review tháng 11/2014, Vietcombank là ngân hàng duy nhất của Việt Nam được bình chọn trong Top 100 công ty đáng quan tâm nhất tại khu vực Asean.