Vnitřní účetní směrnice podniku Internal Accounting Rules of the Company

2 CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNICVnitřní popřípadě vnitropodnikové směrnice patří do systému vnitřních předpisů podniku.Jedná se o celou řadu dokumentů, které ošetřují různé či

Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta

Studijní obor: Finance

VNITŘNÍ ÚČETNÍ SMĚRNICE PODNIKU Internal Accounting Rules of the Company

Bakalářská práce

Ing Zuzana KŘÍŽOVÁ, Ph.D Petra NEČASOVÁ

Brno, 2014

Jméno a příjmení autora: Petra Nečasová

Název diplomové práce: Vnitřní účetní směrnice podniku

Název práce v angličtině: Internal Accounting Rules of the Company

Annotation

The goal of the bachelor thesis “Internal Accounting Rules of the Company” is to analyzelegislative regulations of creating internal accounting rules and to cover the scheme of internalregulations for a particular accounting entity Based on the theoretical background and relatedlegislation I analyzed the system of internal regulations in a particular company and proposednew system of internal rules which would simplify the internal running of the company There

is an emphasis on internal regulations of cash desk agenda and archiving accounting notes.The whole system is judged from the perspective of the organizational and economical effect

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci Vnitřní účetní směrnice podniku vypracovala

samostatně pod vedením Ing Zuzany Křížové, Ph.D a uvedla v ní všechny použité literární ajiné odborné zdroje v souladu s právními předpisy, vnitřními předpisy Masarykovy univerzity

a vnitřními akty řízení Masarykovy univerzity a Ekonomicko-správní fakulty MU

V Brně dne 22 dubna 2014

v l a s t n o r u č n í p o dp i s a u t o r a

Poděkování

Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing Zuzaně Křížové, Ph.D za cenné připomínky aodborné rady, kterými přispěla k vypracování této bakalářské práce Dále děkuji panu Ing.Milanovi Brabencovi za poskytnuté informace a konzultace k praktické části této práce

OBSAH OBSAH 7

1 ÚVOD 10

2 CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC 11

2.1 VÝZNAM VNITROPODNIKOVÝCH PŘEDPISŮ

112.2 LEGISLATIVA

132.3 FORMA VNITŘNÍCH PŘEDPISŮ

14

3 TVORBA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC 17

3.1 HLAVNÍ ZÁSADY PŘI TVORBĚ SMĚRNIC

173.2 POVINNÉ ÚDAJE

173.3 VLASTNÍ TEXT SMĚRNICE

193.4 ROZDĚLENÍ SMĚRNIC

28

5 ANALÝZA SMĚRNIC V KONKRÉTNÍM PODNIKU 31

5.1 ZÁKLADNÍ ÚDAJE O SPOLEČNOSTI XY, SPOL S.R.O

315.2 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA

325.3 SOUČASNÝ STAV SMĚRNIC

33

6 NAVRHOVANÝ SYSTÉM ÚČETNÍCH SMĚRNIC PODNIKU 35

6.1 NÁVRH FORMÁLNÍ ÚPRAVY SMĚRNIC

376.2 POKLADNA

386.3 ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ

426.4 VLIV NAVRHOVANÝCH OPATŘENÍ

46

ZÁVĚR 51

SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ 53

SEZNAM TABULEK, OBRÁZKŮ A SCHÉMAT 55

SEZNAM TABULEK

55 6.5 SEZNAM OBRÁZKŮ

55 6.6 SEZNAM SCHÉMAT

55 SEZNAM PŘÍLOH 57

OBSAH 7

1 ÚVOD 10

2 CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC 11

2.1 VÝZNAM VNITROPODNIKOVÝCH PŘEDPISŮ

11 2.2 LEGISLATIVA

13 2.3 FORMA VNITŘNÍCH PŘEDPISŮ

14 3 TVORBA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC 17

3.1 HLAVNÍ ZÁSADY PŘI TVORBĚ SMĚRNIC

17 3.2 POVINNÉ ÚDAJE

17 3.3 VLASTNÍ TEXT SMĚRNICE

19 3.4 ROZDĚLENÍ SMĚRNIC

20 4 PROBLEMATIKA JEDNOTLIVÝCH SMĚRNIC 27

4.1 POKLADNA

27 4.2 ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ

28 5 ANALÝZA SMĚRNIC V KONKRÉTNÍM PODNIKU 31

5.1 ZÁKLADNÍ ÚDAJE O SPOLEČNOSTI XY, SPOL S.R.O

31 5.2 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA

32 5.3 SOUČASNÝ STAV SMĚRNIC

33 6 NAVRHOVANÝ SYSTÉM ÚČETNÍCH SMĚRNIC PODNIKU 35

6.1 NÁVRH FORMÁLNÍ ÚPRAVY SMĚRNIC

37 6.2 POKLADNA

38 6.3 ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ

42 6.4 VLIV NAVRHOVANÝCH OPATŘENÍ

46

ZÁVĚR 51

SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ 53

SEZNAM TABULEK, OBRÁZKŮ A SCHÉMAT 55

SEZNAM TABULEK

556.5 SEZNAM OBRÁZKŮ

556.6 SEZNAM SCHÉMAT

55

SEZNAM PŘÍLOH 57

1 ÚVOD

Každý podnik má na základě právních předpisů povinnost vytvořit vnitropodnikové směrnice.Velké množství firem tuto povinnost nesplňuje vůbec nebo pouze částečně vytvořenímtakových směrnic, které sice zákonnou povinnost splňují, ale nemají žádný význam pro danouúčetní jednotku Obsahují pouze znění zákonů A přitom dobře vytvořené vnitropodnikovésměrnice napomáhají v úspěšném řízení účetní jednotky

Cílem této práce je analyzovat legislativní úpravu tvorby interních účetních směrnic anásledně zpracovat návrh směrnic pro konkrétní účetní jednotku

První část práce je věnována teoretickým východiskům tvorby interních účetních směrnic

V první kapitole práce se zaměřuji na základní charakteristiku vnitřních účetních směrnic,zejména na význam těchto předpisů, vymezení legislativní úpravy oblasti vnitřních účetníchpředpisů a na jejich formu Kapitola dvě obsáhne oblast tvorby směrnic a jejich dělení

z hlediska povinnosti vytvoření směrnic V následující kapitole se zaměřuji na konkrétnísměrnice ošetřující oblast pokladny a úschovy účetních záznamů Zde se budu podrobnějivěnovat těmto směrnicím a vymezím základní požadavky pro jejich obsah V kapitole čtvrtéuvedu základní charakteristiku společnosti XY, spol s.r.o a následnou analýzu současnéhosystému vnitřních předpisů Okomentuji stávající stav systému směrnic a navrhnu jehoúpravu Dále vytvořím návrh konkrétních směrnic, které byly rozebrány v kapitole třetí, avymezím organizační případně ekonomický vliv navrhovaných opatření

2 CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC

Vnitřní (popřípadě vnitropodnikové) směrnice patří do systému vnitřních předpisů podniku.Jedná se o celou řadu dokumentů, které ošetřují různé činnosti v rámci daného podniku.Mimo oblast účetnictví se může jednat například o oblast pracovně-právních vztahů,bezpečnosti práce, vnitřní organizace podniku Do vnitřních předpisů obecně řadímespolečenskou smlouvu (případně zakladatelskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu),stanovy, řády, směrnice a pokyny.1 V této práci se zaměřím na vnitřní účetní směrnicepodniku

Úkolem účetnictví je zobrazit věrně a pravdivě hospodářské dění v podniku, jeho reálnou majetkovou, finanční a důchodovou situaci Za nejvyšší princip je považována zásadapoctivého a věrného zobrazení skutečnosti a finanční situace podniku.2

Finanční účetnictví je regulováno právními předpisy, metodickými postupy a obecněuznávanými účetními zásadami Mezi právní předpisy ošetřující účetnictví patří zákon

o korporacích, zákon o účetnictví, daňové a další předpisy Účetní zásady nejsou právnípředpis, ale podle zvykového práva se musí dodržovat Jejich plnění je právně vynutitelné Vetšina povinností vyplývá přímo z právních norem Existují však oblasti, které si podnikupravuje podle svých potřeb Každé takové rozhodnutí musí být podloženo písemnýmdokumentem Proto podniky sestavují vnitropodnikové směrnice, které tuto povinnostnaplňují Vnitropodnikové směrnice „nejsou vyhlašovány obecně, ale každá účetní jednotka simusí vytvořit své vlastní mechanismy, systémy a způsoby účtování a rozhodnout se o mnohadůležitých skutečnostech, které právě uvede ve svých vnitropodnikových směrnicích, a dále

se jimi řídí.”3

2.1 Význam vnitropodnikových předpisů

Vnitropodnikové směrnice stanovují postupy odpovídající konkrétním podmínkám příslušnéúčetní jednotky Zajišťují jednotný metodický postup při sledování skutečností a zachycování

1 JAKUBKA, Jaroslav Vnitřní předpisy zaměstnavatele Vyd 1 Praha: ASPI, 2008, 193 s ISBN

hospodářských operací v různých vnitřních útvarech ve stejném čase Vnitřní předpisy jsouzávazné pro všechny pracovníky v organizaci

Mezi hlavní účely vnitřních účetních směrnic patří:

• Používání jednotného a přehledného účetního rozvrhu Pokud je účetní rozvrh přesněstanoven, nedochází k nedorozuměním s používání špatných účtů k zaúčtováníúčetních případů

• Dosažení jednotného oceňování v souladu s obecně závaznými předpisy pro účetnictví

a stejného posuzování shodných účetních případů zvláště u velkých organizačníchcelků nebo v případě personálních změn

• Vymezení účetních dokladů včetně účetních písemností a organizační zabezpečeníoběhu účetních dokladů, jejich přezkušování a vedení účetních knih

• Jednotné organizační zabezpečení provádění inventarizace (fyzická i dokladová)

• Organizační zabezpečení úschovy a archivování.4

Sestavením vnitropodnikových směrnic podnik splňuje svoji zákonnou povinnost véstúčetnictví správné, průkazné, přehledné, srozumitelné a způsobem zaručujícím trvalostúčetních záznamů Ovšem „vnitropodnikové předpisy nemají sloužit pouze k účelu splněnípovinnosti daných legislativou, ale měly by být především nástrojem zkvalitnění vnitřníhořízení účetní jednotky.“5

Podnik nesestavuje pouze směrnice, jejichž existence vyplývá ze zákona, ale má možnostsestavit řadu dalších nepovinných směrnic Mezi tyto nepovinné směrnice můžeme zařaditnapříklad oběh účetních dokladů, přehled o peněžních tocích, harmonogram účetní závěrky,inventarizaci, dohadné položky a mnoho dalších Podle těchto předpisů je každý pracovníkpovinen se řídit Směrnice tak umožňují snadnější postup při plnění pracovních povinností.Zaměstnanec se na ně může obrátit v případě, kdy si určitým postupem není jistý Existencesměrnic je výhodná i při změně pracovníka Nový zaměstnanec má v rukou přesný popispostupů a náplně práce v rámci jeho pozice Je proto jednodušší ho v práci zaučit Příklademmůže být nástup nové účetní Ta má k dispozici popis většiny činností a postupů, do kteréhomůže kdykoliv nahlédnout

4 SOTONA, Milan Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005 Vyd 1 Brno: CP Books, 2005, 164 s ISBN

80-251-0173-8, s 2.

5SCHIFFER, Vladimír Význam a poslání vnitřních účetních předpisů Účetnictví v praxi 2010, č 7 DOI:

1211-7307 Dostupné z:< vnitrnich-ucetnich-predpisu/>

http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d12927v15841-vyznam-a-poslani-12

Směrnice také minimalizují riziko porušování právních předpisů Díky směrnicím existuje

v podniku nástroj, podle kterého se musí jednotliví pracovníci (výkonní pracovníci i vedení)řídit a dodržovat ho Nedochází tak k nahodilému jednání v rámci účetní jednotky

Dobře vytvořené vnitropodnikové směrnice mohou zajistit jednodušší, plynulejší a rychlejšípostup při kontrole účetnictví finančním úřadem a stejně tak při auditu Při kontrole jsou

k dispozici potřebné informace a není potřeba se tak často dotazovat na určité postupy jakobez nich Kontroly dokonce začínají směrnice vyžadovat Dobře vypracované vnitřní předpisyslouží jako dobrá vizitka podniku Správné odůvodnění zvoleného postupu pomocí směrnicemůže zabránit i případným sankcím

Pokud jde o obsah, délkou a rozsahem se kvalita vnitropodnikových směrnic neprokazuje.Délka by měla být optimální pro velikost daného podniku Velmi podrobné předpisy nesloužísprávně svému účelu, pouze opisují zákony a vyhlášky Stávají se tak nepřehlednými Naprotitomu příliš obecné směrnice také neplní svůj účel, protože neobsahují klíčové informace,kvůli kterým se směrnice vytváří

Obecně platí čím je větší podnik, tím jsou vnitřní předpisy rozsáhlejší a to z důvodu rozsáhléorganizační struktury a velkého množství hospodářských operací probíhajících v podniku

U menších podniků je struktura menší a hospodářských operací také probíhá méně

Sestavení je rozsáhlá a časově náročná činnost Existují vzory jednotlivých směrnic Ty všakvětšinou nelze použít bez úpravy, protože každý podnik je specifický.6

2.2 Legislativa

Při tvorbě vnitropodnikových předpisů vycházíme z velkého množství právních předpisů.Můžeme je rozdělit na tři hlavní a další důležité předpisy, které mají na tvorbu směrnic vliv Mezi hlavní patří zákon č 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, kterýupravuje například směrnici o účtovém rozvrhu, časovém rozlišení nákladů a výnosů,kurzových rozdílech a cizích měnách, podpisových záznamech, inventarizaci a dalších Dále

je to vyhláška č 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č 563/1991Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, kterými jsou podnikateléúčtující v soustavě podvojného účetnictví Ošetřuje například ocenění dlouhodobého majetku,odloženou daň, cenné papíry určené k obchodování Posledním právním předpisem jsouČeské účetní standardy pro podnikatele č 001 až 023, ze kterých čerpají směrnice způsobu

6SOTONA, Milan Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005 Vyd 1 Brno: CP Books, 2005, 164 s ISBN

80-251-0173-8, s 1.

13

účtování o zásobách, druzích materiálu účtovaných přímo do spotřeby, oceňování zásob,pravidlech pro tvorbu a používání rezerv, cenných papírech určených k obchodování,operacích s podnikem, účtování o podrozvahových účtech a další.

Mezi další právní předpisy (všechny ve znění pozdějších předpisů), které na tvorbu směrnicmají vliv, můžeme zařadit zákon č 586/1992 Sb., o daních z příjmů ošetřující napříkladpracovněprávní nároky zaměstnanců a výdaje hrazené zaměstnavatelem zaměstnanci paušálníčástkou Zákon č 262/2006 Sb., zákoníku práce ošetřující například také pracovněprávnínároky, výši stravného v tuzemsku nebo v zahraničí, cestovní náhrady Zákon č 593/1992Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů zahrnující pohledávky po lhůtě splatnosti.Vnitropodnikové předpisy dále čerpají ze zákona č 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,zákona č 16/1993 Sb., o dani silniční, zákona č 338/1992 Sb., o dani z nemovitostí, zákona

č 353/2003 Sb., o spotřebních daních, zákona č 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků,zákona č 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech, zákona č 89/2012 Sb.,občanský zákoník, zákona č 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, zákona č 21/1995Sb., devizový zákon, zákona č 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, zákona č.499/2004 Sb.,

o archivování a spisové službě a o změně některých zákonů, zákona č 280/2009 Sb., daňovýřád.7

Kovalíková8 dále doporučuje sledovat Pokyny Generálního finančního ředitelství Přestoženejsou zákonnou normou, pracovníci finančního úřadu podle něj při kontrole postupují

2.3 Forma vnitřních předpisů

Vnitřní předpisy mohou mít různou podobu, důležitost a platnost Rozeznáváme směrnice,pokyny, oběžníky, dopisy, rozhodnutí, nařízení, příkazy, pokyny generálního ředitele.Všechny tyto formy jsou závaznými normami, ve kterých jsou stanovovány metody apostupy, podle nichž se účetní jednotka musí řídit Směrnice se považují za předpis s největšíváhou a dlouhodobou platností Směrnice dělíme na metodické, organizační a vnitřní Pokynynebo rozhodnutí jsou vydávány jednorázově pro činnosti, které vyžadují změny v krátkémčasovém horizontu

7SOTONA, Milan Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005 Vyd 1 Brno: CP Books, 2005, 164 s ISBN

80-251-0173-8, s 3.

8KOVALÍKOVÁ, Hana Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013 11 aktualiz vyd Olomouc: ANAG, 2013, 439

s Účetnictví (ANAG) ISBN 978-80-7263-824-6, s 9.

14

Jakmile si účetní jednotka zvolí označení vnitřních předpisů, měla by se tohoto označení držet

i nadále u nově vydaných směrnic Ve větších podnicích se často vyskytuje i několik názvůpísemností.9

9KOVALÍKOVÁ, Hana Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013 11 aktualiz vyd Olomouc: ANAG, 2013, 439

s Účetnictví (ANAG) ISBN 978-80-7263-824-6 str 8.

15

3 TVORBA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC

„Nikde není stanoveno, jakým způsobem má být daná písemnost sepsána, nazvána, vydána,schválena, vnitropodnikově distribuována a archivována Tyto všechny úkony jsou plně

v kompetenci daného subjektu.“10

3.1 Hlavní zásady při tvorbě směrnic

Přestože je tvorba značně uvolněná, je dobré dodržovat hlavní zásady při tvorbě směrnic:

• Text směrnice musí být logický, přehledný a stručný Zároveň také srozumitelný ajednoznačný

• Směrnice musí řádně řešit vymezené postupy i při dodržení zásady stručnosti

• Aby se předcházelo zbytečnému opakování, je výhodné stejnou problematiku sloučit

do jedné směrnice

• Při tvorbě směrnic je nutné stále zajišťovat soulad s právními předpisy.11

3.2 Povinné údaje

I když nejsou dána přesná pravidla formy vnitropodnikových směrnic, je důležité uvést

v každé směrnici takové údaje, aby nemohlo dojít k pochybnostem o platnosti nebo datuúčinnosti normy Každá směrnice musí obsahovat minimálně tyto údaje:

• Název účetní jednotky - jednotka musí být jednoznačně určena Pro lepší určení

může jednotka uvést i sídlo

• Název dokumentu včetně jednoznačného označení - v této položce se určuje o

jakou formu dokumentu se jedná Zda je to směrnice, nařízení, rozhodnutí apod Jevhodné také uvést číslo dokumentu, pro lepší orientaci v systému směrnic Směrnicejsou nejčastěji číslovány chronologicky tak, jak postupně vznikaly a vcházely

v platnost

• Název směrnice - musí jednoznačně, výstižně a stručně shrnovat obsah dokumentu

• Datum vydání - uvádí, kdy byla směrnice vydána nikoliv začala platit Data se mohou

shodovat, ale většinou se ponechává mezi nimi určitá časová rezerva pro seznámení

• Datum účinnosti - toto datum je velmi důležité Přesně vymezuje datum účinnosti

směrnice, aby nemohlo docházet k nesrovnalostem ohledně platnosti popřípaděneplatnosti dokumentu

• Vypracoval - pokud nastanou určité nesrovnalosti v obsahu, ve směrnici je uvedeno,

kdo ji vytvořil a na koho je možné se obrátit

• Kontroloval - může se jednat o stejnou osobu, která směrnici schválila.

• Schválil - uvádí, kdo je za směrnici zodpovědný.

• Rozdělovník - v rozdělovníku se uvádí seznam pracovníků (pracovních pozic), kteří

danou směrnici obdrží a kolik exemplářů směrnice se vydává.12

Tyto informace se většinou uvádějí v jednotné hlavičce nebo v záhlaví směrnic Slouží projenodušší identifikaci dokumentů

Směrnice mohou také obsahovat položky o revizi, vydání a přílohách Při aktualizaci směrnic

je vhodné uvádět v revizi o kolikáté aktualizované vydání se jedná Je nepřehledné, pokud by

se každá aktualizace vydávala pod dalším číslem Pokud je ke směrnici přiložena příloha, jedůležité ve směrnici uvést její název a počet stran, aby na první pohled bylo jasné, o jakýdokument se jedná

Na konci směrnice v závěrečných ustanoveních je vhodné uvést zrušovací ustanovení(derogační klauzuli) obsahující seznam směrnic, které se vydáním nové směrnice ruší nebomění Pokud se ruší nebo mění jen částečně, je nutné přesně specifikovat, které části Dalšínepovinnou, ale užitečnou informací je údaj o změněných stranách Uvádí se v zápatí,

v případě menších změn na směrnici, kdy se pouze vymění určitá strana místo přepracovánícelé směrnice

Kovalíková13 uvádí, že ke každé směrnici se přilkádá tzv kolovadlo neboli záznam ovydaných a předložených vnitřních směrnicích Slouží jako doklad o seznámení konkrétníchpracovníků se směrnicí Pracovník potvrdí v kolovadle svým podpisem, že danou směrnicičetl Příklad návrhu záznamu o vydaných a předložených vnitřních směrnicích je uveden nanásledujícím obrázku

12 SOTONA, Milan Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005 Vyd 1 Brno: CP Books, 2005, 164 s ISBN

80-251-0173-8, s 4.

13KOVALÍKOVÁ, Hana Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013 11 aktualiz vyd Olomouc: ANAG, 2013,

439 s ISBN 978-80-7263-824-6, s 42.

18

Obrázek 1: Návrh záznamu o vydaných a předložených vnitřních směrnicích

Pramen: KOVALÍKOVÁ, Hana Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013 11 aktualiz vyd Olomouc:

ANAG, 2013, s 43.

3.3 Vlastní text směrnice

Každá směrnice by se měla skládat alespoň ze dvou částí Z části obecné a části vnitropodnikové úpravy

První je část obecná, ve které by měly být uvedeny právní předpisy, ze kterých se při tvorběsměrnice vycházelo Je výhodné uvést i citace předpisů Uživatel směrnic tak nemusí pracněvyhledávat informace v příslušných předpisech Citace umožní lepší orientaci a snadnějšípochopení smyslu předpisu a důvodu jeho vytvoření

Druhá část obsahuje konkrétní postupy podniku Tato část je šitá na míru účetní jednotce aošetřuje oblasti, o kterých podnik rozhoduje sám Obsah a délka závisí na velikosti účetníjednotky.14

3.3.1 Aktualizace obsahu směrnic

Do vnitropodnikových směrnic musí být vždy zapracována platná legislativa Ta se ovšemneustále mění díky novým zákonům a nařízením Během jednoho účetního období může dojít

i k několika změnám Přesto musí tyto změny být zapracovány do směrnic v okamžiku jejich

14 KOVALÍKOVÁ, Hana Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013 11 aktualiz vyd Olomouc: ANAG, 2013,

439s ISBN 978-80-7263-824-6, s 42.

19

účinnosti.15 Příkladem jsou výrazné změny v legislativě platné od začátku roku 2014, kdyvešel v platnost nový občanský zákoník, který přinesl řadu změn zasahujících například dooblasti daní

3.4 Rozdělení směrnic

„Účetnictví se řídí více právními předpisy, z některých předpisů však lze pouze

zprostředkovaně odvodit vhodnost či povinnost stanovit vnitropodnikové postupy a zásady.“16

Z hlediska povinnosti vytvoření dělíme směrnice na povinné a doporučené Povinné směrnicevyplývají z právních předpisů přímo, ostatní směrnice vyplývají z legislativy nepřímo aoznačují se jako doporučené

V následující tabulce je uveden výčet směrnic rozdělný na směrnice povinné a doporučené.Následující dvě kapitoly obsahují podrobnější seznámení s uvedenými směrnicemi

15OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER Vnitropodnikové účetní směrnice Účetnictví v praxi: Měsíčník

plný informací pro účetní a daňovou praxi 2007, roč 11, č 9, s 1-29 DOI: 1211-7307 Dostupné z:

Tabulka 1: Vnitřní účetní směrnice s rozdělením na povinné a doporučené

Vnitřní účetní směrnice

Systém zpracování účetnictví Oběh účetních dokladů

Účtový rozvrh Vnitropodnikové účetnictví

Podpisové záznamy Normy přirozených úbytků zásob

Časové rozlišení nákladů a výnosů Zásady pro tvorbu a používání rezerv

Kurzové rozdíly, cizí měny Odložená daň

Způsob účtování o zásobách Účetní závěrka

Rozpouštění nákladů, popř oceňovacích odchylek Zásoby

Konsolidační pravidla Úschova účetních záznamů, archivace dokladů Poskytování cestovních náhrad Pokladna

Dohadné položky

Pramen: vlastní konstrukce

Doporučených směrnic může být celá řada V tabulce nejsou uvedeny všechny směrnice,které je možné vytvořit Jsou vybrány ty, které jsou podle mého názoru klíčové probezproblémový chod účetní jednotky

V následujících dvou podkapitolách budou podrobněji rozebrány obě skupiny směrnic

3.4.1 Povinné směrnice

I když jsou směrnice povinné, účetní jednotka tvoří pouze ty, pro které má náplň Některésměrnice nemusejí být zpracovány samostatně, ale jako součást jiné směrnice s podobnoutematikou Mezi povinné směrnice patří:

• Systém zpracování účetnictví - Cílem této směrnice je zajištění zásady včasnosti,

dochvilnosti a srozumitelnosti účtování, a tím i zajištění možnosti získávání aktuálníchinformací pro řízení účetní jednotky v průběhu kalendářního roku stejně tak, jako přijeho skončení Směrnice by měla obsahovat vymezení okamžiku vzniku účetníhopřípadu, vymezení skupin účetních dokladů, vymezení okamžiku pro včasné adochvilné provádění účetních zápisů v účetních knihách, vypracování seznamuúčetních knih, řádný popis projekčně programové dokumentace.17

• Účtový rozvrh - Každý podnik si na základě směrné účtové osnovy musí sestavit

účtový rozvrh obsahující všechny potřebné účty k zaúčtování veškerých operací asestavení účetní závěrky Účetní jednotka stanovuje v rámci skupin směrné účtové

17 SCHIFFER, Vladimír Význam a poslání vnitřních účetních předpisů Účetnictví v praxi 2010, č 7, str 2-3.

DOI: 1211-7307.

21

osnovy syntetické účty, které dále dělí na analytické podle potřeb účetní jednotky.

Tato směrnice může být součástí systému zpracování účetnictví

• Podpisové záznamy - Ve směrnici obsahující podpisové záznamy, identifikační

záznamy a podpisové vzory jsou stanovena oprávnění povinnosti a odpovědnost osobvztahující se k připojování podpisu nebo identifikačního záznamu Slouží pro určeníodpovědnosti za obsah dokumentu, ke kterému byl podpis připojen

• Odpisový plán - Účetní jednotka si stanovuje odpisový plán pro odpisování majetku

v průběhu jeho používání Předpis ošetřuje základní pravidla pro odpisovánídlouhodobého majetku, metody odpisování z hlediska daňového i účetního, obdobívyčíslování a zúčtování odpisů, zařazování a vyřazování majetku.18

• Časové rozlišení nákladů a výnosů - Účetní jednotky o skutečnostech účtují

podvojnými zápisy do období, se kterým časově souvisejí v souladu s účetnímimetodami, přitom o nákladech a výnosech účtují bez ohledu na okamžik jejichzaplacení nebo přijetí Účetní jednotka si ve vnitřních předpisech stanovuje postup přičasovém rozlišení nákladů a výnosů Stanovená metoda by se měla měnit jen

v případě lepšího věrného zobrazení nebo zkvalitnění vypovídací schopnosti účetnízávěrky, popřípadě při změně předmětu podnikání

• Kurzové rozdíly, cizí měny - V případě že jsou pohledávky, závazky, podíly na

obchodních společnostech, cenné papíry, deriváty, opravné položky a rezervyvyjádřeny v cizích měnách, jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví současně

v domácí i cizí měně Účetní jednotky si stanovují, jakým způsobem bude stanovenkurz pro přepočet cizí měny na domácí Může například použít pevný směnný kurzvyhlašovaný ČNB.19

• Způsob účtování o zásobách - Účetní jednotka má možnost účtovat o zásobách

způsobem A nebo B V případě, že účtuje způsobem A, vymezuje v této směrnicidruhy zásob, které se účtují přímo do spotřeby

• Rozpouštění nákladů, popř oceňovacích odchylek - Účetní jednotka si ve vnitřním

předpisu stanovuje způsob rozpouštění nákladů, popřípadě odchylek přivyskladňování zásob, vzniklých díky rozdělení pořizovací ceny na cenu pořízení nebo

18 DĚRGEL, Martin Vnitropodnikové směrnice Účetnictví 2012, roč 59, č 1, s 11-14 DOI: 0139-5661.

19 LOUŠA, František Vnitropodnikové směrnice v účetnictví 3 aktualiz vyd Praha: Grada, 2004, 112 s ISBN 80-247-0762-4, s 27-31

22

na předem stanovenou cenu pořízení a odchylku od skutečné ceny pořízení a nákladyspojené s pořízením.

• Deriváty - V této směrnici si jednotka stanovuje, zda bude účtovat o derivátech pouze

jako o derivátech k obchodování nebo jako o zajišťovacích derivátech Dále si volí,zda bude o derivátu, který je součástí finančního nástroje, účtovat samostatně nebotéto možnosti nevyužije

• Konsolidační pravidla - Směrnice obsahuje postupy při vyhlášení konsolidace, podle

kterých postupují konsolidované účetní jednotky.20

• Poskytování cestovních náhrad – Cestovní náhrady zasahují do oblasti účetní i

pracovněprávní Problematiku cestovních náhrad je výhodné rozdělit do kolektivnísmlouvy (případně vnitřního předpisu) a vnitropodnikové směrnice Kolektivnísmlouva řeší oblast ošetřenou zákoníkem práce a vnitropodniková směrnice stanovujepostup v rámci vnitropodnikových záležitostí.21 Příkladem může být používánímotorových vozidel při pracovních cestách, poskytování kapesného nebo náhradvýdajů na pohonné hmoty Dále by měla obsahovat i zásady pro vyúčtovánípracovních cest

Tyto směrnice se mohou dále dělit na povinné podle účetních předpisů (zákon o účetnictví,prováděcí vyhláška, účetní standardy) a vyplývající z jiných právních předpisů (zákoníkpráce, zákon o daních z příjmů, zákon o rezervách, …).22

20 DĚRGEL, Martin Vnitropodnikové směrnice Účetnictví 2012, roč 59, č 1, s 11-14 DOI: 0139-5661.

21 HRUŠKA, Vladimír Kolektivní smlouvy a vnitřní předpisy: dle nového zákoníku práce od 2007 : komplexní

průvodce kolektivním vyjednáváním, zpracované vzory kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu, pracovního řádu i směrnice o cestovních náhradách 1 vyd Praha: Grada, 2007, 284 s ISBN 9788024719870, s 85.

22 SCHIFFER, Vladimír Význam a poslání vnitřních účetních předpisů Účetnictví v praxi 2010, č 7 DOI:

1211-7307 Dostupné z:< vnitrnich-ucetnich-predpisu/>

http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d12927v15841-vyznam-a-poslani-23

3.4.2 Doporučené směrnice

Druhou skupinou jsou směrnice doporučené (ostatní) Tyto směrnice nejsou povinné, podniky

je vytvářejí pro vlastní potřebu, pro zlepšení organizační struktury podniku a zefektivněníprocesů uvnitř podniku Obsah jednotlivých směrnic a jejich vypracování je dáno strukturou avelikostí podniku Podle jednotlivých autorů se doporučené směrnice odlišují Možnýmvysvětlením je, že obsah jednotlivých směrnic pojímá každý autor po svém Díky tomu sesměrnice s podobným zaměřením mohou slučovat nebo naopak u velkých podniků, kde bysměrnice byla velmi rozsáhlá, rozdělovat a dochází tak k výrazným odchylkám Pro příkladmůžeme uvést směrnici Popis používaného softwaru – projekčně programová dokumentace,kterou jako doporučenou uvádí Kovalíková, jejíž obsah můžeme zařadit do směrnice Systémuzpracování účetnictví, která je obecně považována za povinnou Stejně tak Seznampoužívaných účetních knih, symbolů a zkratek můžeme zařadit do Systému zpracováníúčetnictví, zatímco Děrgel ji vyčleňuje samostatně Některé naopak autoři uvádějí shodně.Jedná se například o směrnice ošetřující vnitropodnikové účetnictví, normy přirozenýchúbytků zásob, inventarizace, zásady pro tvorbu a používání rezerv, odložená daň

V následujícím textu jsou krátce charakterizovány jednotlivé směrnice řadící se do tétoskupiny

• Oběh účetních dokladů - Tento předpis je považován za významný z hlediska

zajištění správného a úplného zpracování všech účetních dokladů a tedy i všechúčetních případů Napomáhá ke správnému a průkaznému vedení účetnictví a zaručujetrvalost účetních záznamů Směrnice poskytuje metodický návod oběhu účetníchdokladů spojený s povinnostmi účetních i mimoúčetních pracovníků, kteří se nazpracování a zaúčtování dokladů podílí

• Vnitropodnikové účetnictví - Každá účetní jednotka si může určit formu, organizaci

a zaměření vnitropodnikového účetnictví podle svých ekonomických podmínek.Účetní předpisy stanovují pouze úkoly pro finanční účetnictví, organizacivnitropodnikového účetnictví podrobně neřeší Mezi tyto úkoly patří zabezpečenípodkladů o stavu a změnách zásob vytvořených vlastní činností, pro vyjádřeníaktivace vlastních výkonů a pro ocenění zásob a ostatních výkonů vytvořených vlastníčinností Směrnice by měla obsahovat metodiku organizace vnitropodnikových útvarů,jakým způsobem jsou vyjádřeny vztahy mezi útvary, jaký je vztah mezivnitropodnikovým účetnictvím, rozpočetnictvím a kalkulacemi V případě vedení

24

vnitropodnikového účetnictví v rámci analytické evidence finančního účetnictví jetřeba uvést účty, na kterých bude zachycováno.23

• Normy přirozených úbytků zásob – „Podniky si ve svých interních účetních

směrnicích mohou stanovit tzv normy přirozených úbytků (ztrát), které vznikajícharakterem zásob (odpaření, sesychání), přepravou (rozsypání, rozbití), odpademmateriálu při výrobě nebo zmetkovitostí výroby Každá účetní jednotka, která sitakové normy připravuje, musí pečlivě posoudit charakter svých zásob, postup výroby,způsoby manipulace se zásobami Obvykle se normy stanoví na základě výsledkůminulých účetních období nebo v nově vznikajících firmách je možné převzít hodnotynorem charakterem výroby i velikostí podobných podniků“.24

• Inventarizace - Tato směrnice je velmi důležitá pro řádné řízení účetní jednotky.

Inventarizace poskytuje důležité informace o stavu majetku a závazků klíčové prosestavování účetní závěrky Ve směrnici se stanovuje, jakým způsobem inventarizace

v podniku probíhá Upravuje inventarizaci prováděnou ke dni řádné účetní závěrky iprůběžnou Směrnice přispívá i ke zlepšení vnitřní kontroly v podniku

• Zásady pro tvorbu a používání rezerv - Rezervy lze členit do 4 kategorií – rezervy

stanovené podle zvláštních právních předpisů, rezervy na důchody, jejichž tvorba jestanovena smlouvou nebo zvláštním předpisem, rezervy na daň z příjmů a ostatnírezervy, o kterých si rozhoduje účetní jednotka sama Ve směrnici účetní jednotkastanoví výši a způsob vytváření rezerv Rezervy podléhají inventarizaci a jeposuzována jejich výše a odůvodněnost

• Odložená daň – „O odložené dani účtují a vykazují ji účetní jednotky, které tvoří

konsolidační celek, a účetní jednotky, které sestavují účetní závěrku v plném rozsahu.Ostatní účetní jednotky stanoví, zda budou účtovat o odložené dani a vykazovat ji.“25

• Účetní závěrka - Účetní závěrku jako činnost můžeme rozdělit do 4 fází První je fáze

přípravná zabezpečující věcnou správnost údajů v účetnictví, druhá fáze zahrnujeúčetní závěrku tedy uzavření účtů, třetí sestavení účetních výkazů a čtvrtá fázenásledné povinnosti obsahující vložení účetní závěrky do obchodního rejstříku, audit a

23 SCHIFFER, Vladimír Význam a poslání vnitřních účetních předpisů Účetnictví v praxi 2010, č 7., str 3-4.

DOI: 1211-7307.

24 SEDLÁČEK, Jaroslav, Eva HÝBLOVÁ, Zuzana KŘÍŽOVÁ a Petr VALOUCH Finanční účetnictví 2 vyd

Brno: Masarykova univerzita, 2012, 240 s ISBN 978-80-210-5832-3 Dostupné z: <https://is.muni.cz/>, s 123.

25 OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER Vnitropodnikové účetní směrnice Účetnictví v praxi: Měsíčník

plný informací pro účetní a daňovou praxi 2007, roč 11, č 9, s 11 DOI: 1211-7307

25

vyhotovení výroční zprávy Směrnice vytváří časový a personální harmonogramzávěrky, přehled činností a účetních operací, které je nutno provést

• Zásoby - Tato směrnice ošetřuje oblasti jako vymezení zásob, způsob účtování o

zásobách (A nebo B), způsob ocenění jednotlivých druhů zásob, stanovení druhůmateriálu účtovaných přímo do spotřeby a způsob ocenění zásob při vyskladnění

• Opravné položky - Opravné položky jsou tvořeny jako snížení ocenění majetku na

základě zásady opatrnosti Nemají trvalý charakter, jedná se tedy o přechodné sníženímajetku zjištěného na základě inventarizace Tuto směrnici je také možné spojit sesměrnicí pro opravné položky k pohledávkám Záleží pouze na účetní jednotce.26

• Dohadné položky – účetní jednotka je povinna účtovat o účetních případech

v období, se kterým věcně nebo časově souvisí Tato směrnice zajišťuje správné

vyčíslení hospodářského výsledku Ve směrnici se stanovují zásady pro tvorbu

dohadných položek, způsob jejich účtování v běžném a následujícím období spolu

s výčtem položek, který řadíme mezi dohadné.27

Směrnice Pokladna a Úschova účetních záznamů v této kapitole uvedena není, protože jsoupodrobněji rozebrány v následující kapitole

26 LOUŠA, František Vnitropodnikové směrnice v účetnictví 3 aktualiz vyd Praha: Grada, 2004, 112 s ISBN 80-247-0762-4, s 78.

27KOVALÍKOVÁ, Hana Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013 11 aktualiz vyd Olomouc: ANAG, 2013, 439

s Účetnictví (ANAG) ISBN 978-80-7263-824-6, s 155-157.

26

4 PROBLEMATIKA JEDNOTLIVÝCH SMĚRNIC

Tato kapitola obsahuje ve dvou podkapitolách rozšíření obsahu dvou vybraných směrnic.Jedná se o dvě doporučené směrnice – Pokladna a Úschova účetních záznamů, archivacedokladů

4.1 Pokladna

Pokladní agenda není vymezena zvláštním právním předpisem, ovšem k vedení pokladny sevztahují právní předpisy zákon o účetnictví, prováděcí vyhláška k zákonu o účetnictví a Českéúčetní standardy pro podnikatele Tyto právní předpisy nejsou dostačující pro správné vedenípokladny z důvodu jejich obecnosti Účelem této směrnice je sjednotit pokladní agendu

v podniku a vymezit přesná pravidla pro nakládání s ní.28

Směrnice by měla obsahovat následující informace:

• funkce pokladníka – jeho náplní práce je vedení evidence o hotovosti a ceninách

v evidenčních knihách; vyhotovování pokladních dokladů, kdy pokladník odpovídá zaformální správnost; zajišťování a doplňování pokladní hotovosti z banky; odvody dobanky; zajištění příjmu a výdeje hotovosti; výdej cenin; předávání pokladních dokladů

k zúčtování Dále je třeba vymezit postup v případě jeho nepřítomnosti a jehohmotnou odpovědnost za pokladnu

• pravidla pro omezení plateb v hotovosti - Zákon č 254/2004 Sb., o omezení plateb

v hotovosti a o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů, stanovuje limit

ve výši 350 000 Kč, kdy při překročení tohoto limitu je nutné provést platbubezhotovostně Účetní jednotka si může stanovit jiný limit, který ovšem nesmípřekročit zákonnou hodnotu

• pravidla pro účtování hotovosti v české a cizí měně - Tyto pravidla vychází ze

standardu Obsahují oddělené vedení valutové pokladny, vystavování dokladů v cizíměně, pravidla pro přepočet cizí měny na českou dle zákona Ve směrnici je nutnévymezit vydávání a přijímání hotovosti pouze na základě výdajového nebo

28 SCHIFFER, Vladimír Význam a poslání vnitřních účetních předpisů: (dokončení) Účetnictví v praxi 2010, č.

8 DOI: 1211-7307 Dostupné z: poslani-vnitrnich-ucetnich-predpisu/>

<http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d25847v34207-vyznam-a-příjmového pokladního dokladu, který bude obsahovat všechny předepsanénáležitosti.29

Dále je vhodné ve směrnici uvést seznam pokladen vedených v podniku (např korunová,valutová, šeková, aj), maximální denní zůstatek v pokladně, pravidla pro výdej peněz,poskytování záloh zaměstnancům, pokladní hodiny, používání cenin a valut, stanoveníinventarizace (možnost odkázání na samostatnou směrnici o inventarizaci), kontrolyzůstatků, v případě poskytování záloh zaměstnancům náležitý postup.30

4.2 Úschova účetních záznamů, archivace dokladů

Podnik má povinnost uchovávat dokumenty, které mají podle zákona o archivnictví a spisovéslužbě „trvalou hodnotu danou jejich politickým, hospodářským, právním, historickým,kulturním, vědeckým nebo informačním významem.“ Dokumenty jsou přesně vymezeny

v příloze č 1 zákona o archivnictví a spisové službě Příloha obsahuje dokumenty o vzniku,přeměně a zániku původce; o řízení původce dokumentů; o majetku původce dokumentů;finanční dokumenty a dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce.31 V rámci tétosměrnice se však zaměřím, jak již napovídá název směrnice, pouze na úschovu a archivacidokumentů, které souvisí s účetnictvím Tato oblast je primárně řešena zákonem o účetnictví.Účelem směrnice o úschově účetních záznamů a archivaci účetních dokladů je zaručenítrvalosti účetních záznamů Díky úschově záznamů je možné zpětně zjistit údaje pro různásrovnání a analýzy za minulá období, poskytuje průkazné údaje pro případné soudní sporynebo arbitrážní řízení a poskytuje podklady pro kontrolu hospodaření účetní jednotky

V dnešní době je také kladen důraz na pořádek a úplnost účetních archivů z důvodunedostatku času pro provádění auditů a tedy i ne tak rozsáhlou kontrolu.32

29 CARDOVÁ, Zdenka Pokladna Účetnictví v praxi: 2010, č 8 DOI: 1211-7307 Dostupné z:

<http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d25840v34200-pokladna/?search_query=zdenka+cardov

%C3%A1+organizace+%C3%BA%C4%8Detnictv%C3%AD&search_results_page=>

30KOVALÍKOVÁ, Hana Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013 11 aktualiz vyd Olomouc: ANAG, 2013,

439 s Účetnictví (ANAG) ISBN 978-80-7263-824-6, s 182-185.

31 Zákon č 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

32 SCHIFFER, Vladimír Význam a poslání vnitřních účetních předpisů: (dokončení) Účetnictví v praxi 2010,

č 8 DOI: 1211-7307 Dostupné z:< a-poslani-vnitrnich-ucetnich-predpisu/>

http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d25847v34207-vyznam-28

V právních předpisech jsou stanoveny lhůty pro archivaci jednotlivých druhů účetníchdokladů Tyto lhůty jsou stanoveny jako minimální, účetní jednotka je může prodloužit podlepotřeby V zákoně o účetnictví úschovu záznamů ošetřují paragrafy 31 a 32 Archivace setaké řídí zákonem č 499/2004 Sb., o archivování a spisové službě a o změně některýchzákonů Ovšem z hlediska archivačních lhůt je zákon o účetnictví nadřazený zákonu

o archivnictví Dalšími zákony ošetřujícími úschovu záznamů jsou zákon č 280/2009 Sb.,daňový řád, zákon č 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení avyhláška č 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Účetní jednotka si ve směrnici stanovuje lhůty pro úschovu jednotlivých dokumentů, ovšem

v minimální délce stanovené zákonem Dále stanovuje postup archivace zahrnující i přesunzáznamů do archivu

Po uplynutí lhůty pro úschovu je nutné provést skartaci těchto dokumentů Ve směrnici byměl být uveden postup vyřazení archiválií a skartace včetně stanovení odpovědné osoby zaskartaci.33

33 LOUŠA, František Vnitropodnikové směrnice v účetnictví 3 aktualiz vyd Praha: Grada, 2004, 112 s ISBN 80-247-0762-4, s 78.

29

5 ANALÝZA SMĚRNIC V KONKRÉTNÍM PODNIKU

Nyní se zaměřím na analýzu systému směrnic v konkrétním podniku Nejprve uvedu základnícharakteristiku podniku, jeho jednoduchou organizační strukturu včetně krátkého popisujednotlivých oddělení Poslední částí této kapitoly tvoří popis současného stavu systémusměrnic v daném podniku

5.1 Základní údaje o společnosti XY, spol s.r.o.34

Společnost XY, spol s r.o zahájila svoji činnost v roce 1996 Firma má jednoho společníka,který je současně i jednatelem Základní kapitál společnosti činí 6 500 000 Kč Společnostsídlí v Brně

Předmětem podnikání je:

• provádění staveb, jejich změn a odstraňování,

• výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona

Společnost se zabývá prodejem zboží v oblasti klempířství, jejich dopravou, pronajímánímdílen zákazníkům pro případnou úpravu zboží, které nakoupili od firmy

Od roku 1999 do roku 2011 firma postupně zakládala pobočky v Jihlavě, Starém městě uUherského Hradiště, Znojmě, Blansku, Břeclavi, Kyjově, Třebíči, Pohořelicích, Vyškově,Moravských Budějovicích, Hodoníně a Českých Budějovicích V současné době má firma 13provozoven, z toho centrálu v Brně a 12 podřízených poboček

Společnost zaměstnává průměrně 50 až 60 zaměstnanců Z důvodu sezónnosti prodeje však

v letních měsících najímá brigádníky

34 Firma si nepřála být jmenována Název firmy je proto změněn V dalších částech práce v konkrétních návrzích směrnic nejmenuji konkrétní osoby, ale funkce v rámci podnikové struktury.

5.2 Organizační struktura

Na následujícím schématu je znázorněna jednoduchá organizační struktura podniku Veschématu neuvádím všech 12 poboček podniku, ale pouze jejich umístění v organizačnístruktuře

Pramen: vlastní konstrukce

Vedení tvoří ředitel firmy, který je jednatelem a zároveň majitelem firmy Ekonomickéoddělení je situováno do centrály firmy Je zastoupeno ekonomem, hlavní účetní a účetní.Stará se o celou mzdovou a účetní agendu Nákupní oddělení zahrnuje především zásobovánícentrály a poboček Pracovníci mezi sebou mají rozděleno zásobování celé firmy nikolivpodle druhu zboží, ale podle jednotlivých dodavatelů Nákupy se uskutečňují až na malévýjimky pouze v centrále, ke které náleží centrální sklad Odtud se podle potřeby rozvážízboží do jednotlivých poboček Doprava je zajišťována vlastními nákladními auty Prodej jerozdělen na centrálu v Brně a jednotlivé pobočky Hlavním prodejním místem je centrála, kde

se také uskutečňuje největší objem prodejů Technické oddělení se stará o správu a údržbumajetku firmy Propagační oddělení se zaměřuje na reklamu a správu reklamních předmětůvčetně propagačních akcí Personální oddělení zajišťuje příjímání zaměstnanců, včetněsouvisející agendy po všechny pobočky centrálně z Brna Zajišťuje také nákup ochrannýchpomůcek pro zaměstnance ve skladech a jejich vydávaní Jednotlivé pobočky jsou zastoupeny

2 - 3 zaměstnanci Odpovědný vedoucí za řízení poboček je vedoucí pobočky

Účetnictví je vedeno pro všechny pobočky a sklady centrálně v hlavním sídle firmy v Brně Jezajišťováno zaměstnanci firmy Je vedeno v ekonomickém softwaru, který zahrnuje veškeroufiremní agendu, nejenom účetnictví

Technické oddělení

Personální oddělení Propagace

Centrála

Jednotlivé pobočky

Schéma 1: Organizační struktura podniku

5.3 Současný stav směrnic

Firma nemá vytvořen systém směrnic Nejsou vypracovány ani povinné směrnice, z tohotopohledu tedy účetní jednotka nesplňuje legislativní povinnost danou zákonem

Postupy uvnitř účetní jednotky nejsou písemně doloženy Informace nutné pro správné vedeníúčetnictví jsou zasílány zaměstnancům formou e-mailů v rámci vnitřní komunikační sítěfirmy

Z hlediska vnitřního řízení je takovýto systém nevýhodný z důvodů:

• Nepřehlednosti – informace jsou roztroušeny do různých zpráv, nejsou zkompletoványpodle zaměření a je složité v nich konkrétní informace vyhledávat

• Nekompletnosti – postupy vymezené touto cestou nejsou kompletní a neobsahujíveškerou potřebnou agendu firmy

• Nemají písemnou formu – není možné ověřit seznámení zaměstnanců s obsahemnařízení a jeho přečtení, není zaveden žádný záznam o čtení daného dokumentu

• Dalším problémem je možnost ztráty dat, protože rozhodnutí nejsou speciálněuchovávána

Největší nevýhodou je nemožnost ověření seznámení zaměstnanců s obsahem, proto je nutnézavést aparát, kdy bude ke každé směrnici přidána příloha o seznámení zaměstnanců

s obsahem směrnice a čtení potvrzeno podpisem

Je nutné vytvořit celý systém směrnic Bude obsahovat takové směrnice, které nejenže budounaplňovat legislativní povinnost, ale také přispějí k řízení účetní jednotky a zefektivněníprobíhajících procesů

33

6 NAVRHOVANÝ SYSTÉM ÚČETNÍCH SMĚRNIC PODNIKU

V tabulce je uveden soupis směrnic, které navrhuji v podniku vypracovat Následuje komentář

k jednotlivým směrnicím tabulky i ke směrnicím, které byly oproti tabulce č 1 z kapitoly 2.4vypuštěny

Tabulka 2: Navrhované účetní směrnice

Vnitřní účetní směrnice

Systém zpracování účetnictví Oběh účetních dokladů

Účtový rozvrh Vnitropodnikové účetnictví

Časové rozlišení nákladů a výnosů Zásoby

Způsob účtování o zásobách Opravné položky

Pokladna Úschova účetních záznamů, archivace dokladů Zásady pro použití dohadných položek

Pramen: vlastní konstrukce

Z oblasti povinných směrnic jsou vypuštěny následující směrnice:

• Kurzové rozdíly – účetní jednotka vede eurovou pokladnu, přesto ji využívá jen

minimálně Ve většině případů provádí operace v domácí měně Tato směrnice taknabývá jen malého významu V současné chvíli jsem tuto směrnici do systémunezahrnula Pokud by se situace v podniku změnila a operace v cizích měnách bynabyly většího významu, bylo by vhodné tuto směrnici dodatečně vytvořit

• Rozpouštění nákladů, popř oceňovacích odchylek – pořizovací cena zásob není

rozdělována na cenu pořízení a odchylku, kterou je následně nutné rozpouštět Tatosměrnice proto nemá opodstatnění

• Deriváty – účetní jednotka o derivátech neúčtuje, proto není nutné směrnici vytvářet.

• Konsolidační pravidla – firma není součástí konsolidovaného celku, takže nebude

tento předpis vytvářet

• Cestovní náhrady – pokud zaměstnanci jedou na pracovní cesty, ve většině případů

jsou výlohy na tyto cesty placeny dodavatelskou firmou Firma proto o cestovníchnáhradách neúčtuje V současné době tedy není nutné vytvářet směrnici o cestovníchnáhradách Směrnici bych doporučila vytvořit v případě, pokud by se zvýšil početpracovních cest zaměstnanců