Giao trinh bai tap chuong 8 ky nang giao tiep

Mối quan hệ giữa đặc điểm của tổ chức với cấu trúc tổ chứcĐặc điểm của tổ chức Đặc điểm của Cấu trúc tổ chức Loại hoạt động / công nghệ chính Hóa chất, lọc dầu, cơ khí Chế biến thực phẩm

Chương Chương 5 5

Tài liệu tham khảo

Sư

2 Trần Kim Dung, Quản Trị Nguồn Nhân Lực, Nhà xuất

bản Giáo Dục, 1997

3 Nguyễn Hữu Lam, Hành Vi Tổ Chức

4 Hòang Xuân Việt, Đắ c Nhân Tâm Dụng Nhân

3

4 Hòang Xuân Việt, Đắ c Nhân Tâm Dụng Nhân

5 Dale Carnergie, Quẳng gánh lo đi và vui sống

6 Specer Johrson M.D, Phút nhìn lại mình

7 Tony Buzan, Bản đồ tư duy

8 Stephen C Lundin, Harry Paul, John Christensen, Triết

Lý Chợ Cá Cho Cuộc Sống

9 Dale Carnergie , Đắc Nhân Tâm

10 Sách về Tâm Lý

I CẤU TRÚC TỔ CHỨC

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.2 Các nguyên tắc quan trọng trong thiết kế cấu trúc tổ chức1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình

1.4 Các nguyên tắc trong việc quy định quyền hạn

Nội dung

1.4 Các nguyên tắc trong việc quy định quyền hạn

II QUẢN LÝ NHÂN SỰ

I

I Cấu Cấu Trúc Trúc Tổ Tổ Chức Chức

5

– Mỗi người có vị trí và vai trò nhất định

• Công tác tổ chức (organize): thực hiện việc:

- Phân chia công việc
thành lập những nhóm bộ phận

để đảm trách các phần việc đó

Qui định mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận

• Cấu trúc tổ chức: phân chia, sắp xếp các bộ phận và

các mối quan hệ quyền hạn
ảnh hưởng rõ rệt tới

hiệu quả hoạt động của tổ chức
Cấu trúc tổ chức là

bộ khung của một tổ chức

• Quyền hạn trong tổ chức: Là mức độ độc lập trong

hoạt động dành cho mỗi người thông qua việc trao

1.1 Một số khái niệm cơ bản (tt)

7

hoạt động dành cho mỗi người thông qua việc trao

cho họ quyền ra một số quyết định

• 3 loại quyền hạn:

– Trực Tuyến– Tham mưu– Chức năng

Mối quan hệ giữa đặc điểm của tổ chức với cấu trúc tổ chức

Đặc điểm của tổ chức Đặc điểm của Cấu trúc tổ chức

Loại hoạt động / công nghệ chính

Hóa chất, lọc dầu, cơ khí

Chế biến thực phẩm

Bán lẻ (hàng tiêu dùng) / dịch vụ

Chia bộ phận theo quy trình Chia bộ phận theo sản phẩm Chia bộ phận theo vùng địa lý

Quy mô doanh nghiệp

Quy mô doanh nghiệp

Mục tiêu chiến lược / chính sách của

công ty

Tổ chức bộ phận chuyên môn hóa

Tổ chức bộ phận đa chức năng

1.2 Các nguyên tắc quan trọng trong việc thiết kế cấu trúc tổ chức

Phân chia

bộ phận

Một đầu mối quản lý

Tam giác

đều “Nhiệm

vụ - Quyền hạn – Trách nhiệm”

1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình

1.3.1 Cấu trúc dạng bộ máy hành chính (Mechanic):

– Thể hiện mối quan hệ trong tổ chức này là theo cấp bậc,

có trật tự thứ bậc giữa các cấp / các bộ phận.

Theo quy định quyền hạn

Trực tuyến

Theo cách chia bộ phận

Theo chức năng

Trực tuyến – tham mưu

Trực tuyến – chức năng

Theo sản phẩm

Theo vùng địa lý

Theo khách hàng

PGD Nhân sự Hành chính Lập kế hoạAch nhân sự Tuyển dụng

-PGD KT – tài chính

Kế hoạch tài chính

Kế toán quản trị Trợ lý giám đốc

Đóng gói

Đào tạo & phát

triển nhân viên

Quản lý tiền lương & đãi ngộ

Ngân quỹ

Phân tích tài chính

Quản lý dữ liệu KT-TC

VD: Sơ đồ cấu trúc Trực tuyến – Chức năng

1.3.2 Cấu trúc hữu cơ (Organic):

– Thể hiện mối quan hệ trong tổ chức này là

không có nhiều cấp bậc, chủ yếu dựa trên

mối liên kết tương hỗ (ngang cấp) với nhau

1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình (tt)

Các bộ phận liên kết với nhau thành mạng:

• Cấu trúc đơn giản

• Cấu trúc ma trận: quản lý dự án, quản lý sảnphẩm,…

• Tổ chức thành các đơn vị kinh doanh chiếnlược (SBU – Strategic Business Unit)

Thiết kế Chế tạo chánh Hành Kế toán Nhân sự

Nhóm

tạo

Nhóm chế tạo

Nhóm

chính

Nhóm hành chính

Nhóm

toán

Nhóm

kế toán

Nhóm

sự

Nhóm nhân sự

Nhóm thiết

Nhóm chế

Nhóm hành

Nhóm

kế

Nhóm nhân

kế

Nhóm thiết kế

tạo

chế tạo Nhóm

tạo

Nhóm chế tạo

chính

hành chính

Nhóm

chính

Nhóm hành chính

toán

kế toán

Nhóm

toán

Nhóm

kế toán

sự

nhân sự Nhóm

sự

Nhóm nhân sự

Sơ đồ cấu trúc ma trận

Mô hình Bộ Máy Hành Chính Mô Hình Linh Hoạt

- Ít chức danh (nhiều cấp QT) riêng biệt

vấn phụ trợ

- Phi tập trung hóa quyền hành

Đặc trưng của 2 mô hình

- Phi tập trung hóa quyền hành

- Các nhiệm vụ tùy tình huống

Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải Sài Gòn

VD: Cấu trúc tổ chức theo bộ phận theo sản phẩm : Dược phẩm Vidipha.

17

• Quyền hạn của mỗi cá nhân / bộ phận là

phạm vi ra quyết định, chỉ thị cho người

• Việc phân giao quyền hạn:

– Là công cụ mà người quản lý cần có để tự chủ

động trong công việc và tạo ra môi trường thuận

lợi cho việc thực hiện công việc của mỗi người

VD: Con

VD: Con khỉ khỉ trên trên vai vai nhà nhà quản quản lý lý

Một số

Nguyên tắc bậc thang

Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn

trách

Một số nguyên tắc hữu ích trong việc

tổ chức

Nguyên tắc tính tuyệt

Sự cần thiết của phân quyền

Quá trình phân quyền

Nghệ thuật phân quyền

23

Một số vấn đề trong phân quyền

???

II GIỚI THIỆU VỀ

CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ

• Nguồn nhân lực:

– Là tập hợp các cá nhân có vai trò và cá

tính khác nhau, được liên kết với nhau

theo những mục tiêu nhất định của

Động

viên và tạo mọi

điều kiện

thuận lợi

Duy trì, phát triển

Sử dụng

• Tăng năng suất lao động + nâng cao hiệu quả tổ chức

• Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điềukiện cho nhân viên
phát huy tối đa năng lực cá nhân

*Hệ quả của các chính sách quản lý nhân sự:

2.2 Mục tiêu của quản lý nhân sự

27

*Hệ quả của các chính sách quản lý nhân sự:

• Thu hút, giữ nhân tài nâng cao khả năng cạnh tranh củadoanh nghiệp

VD:

VD: Chính Chính sách sách đãi đãi ngộ ngộ trí trí thức thức ở ở tỉnh tỉnh

• Mức độ thỏa mãn, tự giác, nhiệt tình, có trách nhiệm vớicông việc và với tổ chức của nhân viên

2.3 Các nhóm chức năng chính

Các nhóm chức năng chính

29

Thu hút

nguồn lực

Đào tạo và phát triển

Duy trì nguồn lực

• Kỹ năng quản lý nhân sự được yêu cầu cao hơn trong:

– Giao tiếp, hợp tác

– Báo cáo, kiến nghị với cấp trên

– Thảo luận, bàn bạc với đồng nghiệp

– Chỉ đạo, lắng nghe cấp dưới

– Hướng dẫn, huấn luyện cấp dưới

2.4 Vai trò quản lý nhân sự của các cấp trực tuyến

– Hướng dẫn, huấn luyện cấp dưới

– Phỏng vấn tuyển dụng, kiểm tra năng lực nhân viên

– Theo dõi, đề bạt cấp dưới, chuẩn bị đội ngũ kế thừa

– v.v…

Trách nhiệm về quản trị nhân sự là trách nhiệm chung (dual

responsibility) của cán bộ quản lý nhân sự và quản lý trực

tuyến

Người Người nào nào làm làm quản quản lý lý tương tương lai lai cần cần chuẩn chuẩn bị bị??? ???

2.5 Qui trình quản lý nguồn nhân lực

Kế hoạch sản xuất kinh doanh Hoạch định nguồn nhân lực cho tổ chức

Tuyển dụng nhân viên hướng dẫn thành viên mới

31

Mô hình các Công tác Quản lý Nhân sự trong doanh nghiệp

đánh giá thành tích làm việc đào tạo và phát triển nhân sự

quản lý lương bổng và phúc lợi

quản lý chuyển giao, biến động,

sa thải nhân sự

thu hút, đào trong tổ chức

thu hút, đào tạo lại, tái bố trí nhân sự trong tổ chức

Nguyên tắc: nhất quán và thúc đẩy sự hoàn thành mục tiêu chung

Để có được số người có đủ kỹ năng, đúng nơi, đúng lúc

Cách thức hoạch định nhân lực ở công ty?

• Các biện pháp sắp xếp và chuẩn bị nhân sự

Hoạch định nhân sự

Thiếu người Dư người

Tuyển từ nguồn nội bộ:

(++) thăng chức, đề bạt

(+) thuyên chuyển, tái bố trí

(-) giáng chức

•Hạn chế tuyển mới

• Cho thuê lao động tạm thời

• Giảm bớt giờ lao động hoặc thay phiên

nhau làm chung công việc

33

(-) giáng chức

Tuyển từ nguồn ngoài:

(+) tuyển người có kinh nghiệm

(-) tuyển người mới hoàn toàn

nhau làm chung công việc

• Vận động về hưu sớm

• Cho tạm nghỉ chờ việc

• Cho nghỉ việc những phần tử không

phù hợp hay không hiệu quả cho công ty

Nguyên nhân nào để các công ty có chính sách lương thấp hơn mặt bằng chung có thể ổn định nguồn nhân lực?

• Khái niệm và mục đích

Tuyển dụng

Các ứng viên có khả năng

đảm bảocác hoạt động liêntục của

tổ chức hay thỏa mãn nhu cầu cung cấp nhân sự vào chỗ khuyết trong công ty

???

??? Lý Lý do do nhân nhân

viên

viên nghỉ nghỉ vệc vệc? ?

• Nguồn tuyển dụng

Tuyển dụng (tt)

Nguồn tuyển nội bộ Nguồn tuyển bên ngoài

Ưu điểm:

• Công ty: thông tin về ứng viên

• Ứng viên: cơ cấu tổ chức và môi

trường văn hóa trong công ty

• Chi phí tuyển dụng

Ưu điểm:

• Số lượng dồi dào, khả năng sáng tạo

• Hạn chế bè phái trong doanh nghiệp

• Tỷ lệ bỏ việc cao hơn

• Chi phí thu hút tuyển dụng cao

• Cần thời gain dài hội nhập

• Thông tin ứng viên không đầy đủ

Các nguồn có thể tuyển dụng nhân sự?

VD: Các vấn đề khi tuyển chọn nhân sự

• Mục đích: chọn người có:

– Đủ khả năng thực hiện công việc cần tuyển

–

– VD: VD: Chọn Chọn người người có có tính tính kiên kiên nhẫn nhẫn

– Phù hợp văn hóa và mục tiêu phát triển công ty

• Thông tin trao đổi trong quá trình lựa chọn

- Kỹ năng/ Chuyên môn

- Chữ viết (VD: QC, (VD: QC, kế kế toán toán))

- Lời nói/ hành động/ Cử chỉ

VD:

VD: Thủ Thủ tướng tướng Lý

Lý Hiển Hiển Long Long

- Lời nói/ hành động/ Cử chỉ

- Chuyên môn, IQ, EQ

- Lý Quang Diệu từng áp dụng việc bổ nhiệm

nhân sự từ đầu thập niên 1980 theo khuôn

mẫu chọn người của tập đoàn dầu khí Shell.

Tức là cán bộ cấp lãnh đạo phải có được ba

phẩm chất, đó là khả năng phân tích, trí tưởng

- http://www.vietnhim.com/dongnhim/showthread.ph

– Tạo ấn tượng thuận lợi về công ty

Hướng dẫn người mới đến

39

– Tạo ấn tượng thuận lợi về công ty

• Nội dung chương trình hòa nhập:

– Giới thiệu tổng quát về công ty/ chính sách/ thủ tục

– Lương bổng/ Phúc lợi/ Quyền hạn/ Trách nhiệm/ Phạm vi công việc/ Giới thiệu về bộ phận quản lí trực tiếp

– Cơ sở vật chất công ty

– An toàn và phòng ngừa tai nạn lao động

– VD: Câu Câu chuyện chuyện cái cái Xô Xô

3 không

nhân viên để nhắc nhở và khen ngợi

Đào tạo và phát triển nhân viên

Đối với nhân viên Đối với tổ chức

Giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn

Hướng dẫn nhân viên, trách nhiệm mới của nhân viên

41

Thỏa mãn nhu cầu làm việc, thăng tiến cho nhân viên

Tránh tình trạng quản lí lỗi thời…

Cập nhật các kĩ năng, kiến thức mới

Chuẩn bị đội ngũ quản lí, chuyên môn kế cận

• Các chỉ tiêu cần đạt được trong chương trình đào tạo

– Sự hiệu quả của chi phí

– Nội dung của chương trình thực hiện so với hoạch định– Cơ sở vật chất thuận lợi cho triển khai

Đào tạo và phát triển nhân viên (tt)

– Cơ sở vật chất thuận lợi cho triển khai

– Đạt được hầu hết các nguyên tắc cơ bản trong học tập– Trình độ tương hợp, ưa thích của các đối tượng tham gia

Đánh giá thành tích làm việc

Một số phương pháp đánh giá phổ

Phương pháp so sánh cặp

Phương pháp bảng

điểm

Nghiên cứu của Công ty IBM (Mỹ) phát hiện

rằng cứ di chuyển lên một bậc, có 20% tin

xấu về tình hình sản xuất và kinh doanh bị

mất đi khỏi báo cáo Vì vậy, lúc đến tay Tổng

giám đốc IBM, chỉ còn là những tin tốt đẹp

43

pháp đánh giá phổ

biến

… Phương pháp quan sát hành vi

Các sai lầm trong đánh giá thành tích công việc

Tiêu chuẩn không

rõ ràng

Định

kiến

Thiên kiến Các sai lầm

có thể mắc phải kiến

Xu hướng

bình

quân

chủ nghĩa

Xu hướng thái quá

kiến

Thù lao và đãi ngộ

45

Trả lương theo thời gian

• Công việc không lành nghề

• Tiền lương: tính theo số lượng thời

Trả lương theo kết quả thực hiện công việc

• Trả lương theo sản phẩm, khoán tiền lương theo nhóm.

• Tác dụng kích thích ở 3 cấp độ: cá nhân, nhóm, kết quả kinh doanh

• Yếu tố ảnh hưởng tới mức lương:

– Bản thân người lao động

– Loại công việc/ doanh nghiệp

– Môi trường bên ngoài

• Chính sách tiền lương trong doanh nghiệp:

– Mức lương chung trong doanh nghiệp

– Khác biệt trong trả lương cho các nhân viên thực hiện cùng công việc

Thù lao và đãi ngộ

– Mức lương trung bình của công việc trên thị trường lao động

• Ngạch lương (pay grade):

– Nhóm các công việc tương tự nhau
đơn giản hóa thủ tục ấn định lương.

• Bậc lương (pay range):

– Mức lương tối thiểu và tối đa với sự biến thiên đủ tạo ra sự khác biệt

• Các hình thức đãi ngộ:

– Tài chính: thưởng tiền, trợ cấp, phúc lợi, bảo hiểm, chế độ nghỉ phép

– Phi tài chính: cơ hội được đào tạo, tính hấp dẫn của công việc…

VD: Thưởng Tết 2011

• Đánh giá thành tích làm việc là đánh giá từng cá nhân qua quá trình thực hiện và hoàn thành công việc với mục đích:

– Đánh giá kết quả thực hiện công việc

– Làm nhân viên thực hiện công việc tốt hơn

– Phát triển khả năng tiềm tàng trong mỗi nhân viên

Đánh giá thành tích làm việc

47

– Phát triển khả năng tiềm tàng trong mỗi nhân viên

– Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển lao động

VD:

VD: Tình Tình trạng trạng chảy chảy máu máu chất chất xám xám

ở

ở khu khu vực vực quốc quốc doanh doanh

Xử lý kỷ luật: nguyên tắc cái lò lửa

Các thành phần cuả một chương trình lương bổng toàn diện

môi trường ngoài môi trường trong Lương Bổng & Đãi Ngộ

Lương tháng

Hoa hồng

Tiền thưởng

Bảo hiểm Trợ cấp xã hội Phúc lợi:

Về hưu

An ninh xã hội Đền bù

Trợ cấp giáo dục Dịch vụ

Vắng mặt được trả lương: nghỉ

hè, lễ, ốm đau…

Nhiệm vụ thích thú Phấn đấu

Trách nhiệm

Cơ hội được cấp trên nhận biết Cảm giác hoàn tất công tác

Cơ hội thăng tiến

Chính sách hợp lý Kiểm tra khéo léo Đồng nghiệp hợp tính Biểu tượng địa vị phù hợp

Điều kiện làm việc thoải mái

Giờ linh động Tuần lễ làm việc dồn Chia sẻ công việc Căng-tin

Taị sao phải đặc biệt

quan tâm lao động nữ

???

49