Nâng cao quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm BG net office vào quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân xã phong minh, huyện lục ngạn, tỉnh bắc giang

Hiện nay công tác sọan thảo và quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước đã được hiện đại và chuẩn hóa từ khi thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành đã đáp ứng được nhu cầu bức t

Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của UBND xã Phong Minh cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn./

Sinh viên

Nguyễn Thị Oanh

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan:

Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao Quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm BG net office vào quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân

xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”, đây là công trình nghiên

cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc Kết quả nghiên cứu khóa luận chưa được công bố bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây

Thái nguyên, ngày tháng năm 2016

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ 5

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 6

LỜI MỞ ĐẦU 7

ĐẶT VẤN ĐỀ 9

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN,TỈNH BẮC GIANG Error! Bookmark not defined 1.1 Địa giới hành chính Error! Bookmark not defined 1.2 Chức năng Error! Bookmark not defined 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Error! Bookmark not defined 1.4 Cơ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined 1.5 Chức năng của văn phòng HĐND&UBND trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến của Ủy ban nhân dân xã Phong MinhError! Bookmark not defined CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG 32

2.1 Tổ chức công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã 39

2.2 Tổ chức quản lý văn bản đi Error! Bookmark not defined 2.2.1 Quản lý văn bản đi Error! Bookmark not defined 2.2.2 Tổ chức quản lý văn bản đến 48

2.2.2.3 Quy trình quản lý văn bản đến được thể hiện qua Lưu đồ: Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến 49

2.3 Mô tả quy trình phân phối, chuyển giao văn bản: 55

2.3.1 Phân phối văn bản 55

2.3.2 Chuyển giao văn bản 56

2.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 57

2.4.1 Giải quyết văn bản đến 57

2.4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 57

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BGNETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG 62

3.1 Quy trình quản lý văn bản đến bằng phần mềm 62

KẾT LUẬN 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO 81

DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ UBND xã Phong MinhError! Bookmark not defined Hình 1.2: Bảng tổng hợp chất lượng cán bộ công chức xãError! Bookmark not defined

Hình 2.1: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 46

Hình 2.2: Hình ảnh bên trong sổ đăng kí văn bản 47

Hình 2.3: Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 49

Hình 2.4: Hình ảnh mẫu dấu đến 52

Hình 2.5: Hình ảnh sổ công văn đến 53

Hình 2.6: Bên trong số đăng ký văn bản đến 54

Hình 2.7: Bảng tổng hợp văn bản đi đến 60

Hình 3.1 : Giao diện đăng nhập 63

Hình 3.2: Hình ảnh giao diện bên trong của phần mềm 64

Hình 3.3 Giao diện phần văn bản đến để xem 65

Hình 3.4: Hình ảnh giao diện văn bản đến của xã 66

Hình 3.5: Hình ảnh văn bản scan do UBND huyện gửi đến 67

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

CT UBND

Chủ tịch Ủy ban nhân dân

CNTT & TT Công nghệ thông tin & truyền thông

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, thời đại của khoa học và công nghệ, thời đại của nền kinh tế tri thức, thông tin giữ vai trò quan trọng trong các lĩnh vực đã góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của

xã hội Cùng với đó, việc tin học hóa trong việc quản lý văn bản thời kỳ hiện đại

đã, đang và sẽ có những tác động và ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Công nghệ thông tin đã khẳng định là ngành không thể thiếu trong việc áp dụng các hoạt động như quản lý kinh tế, quản lý nhân sự, quản lý văn bản… Các phương pháp pháp quản lý thủ công đã không còn phù hợp và theo kịp nhu cầu của thực tế công việc đòi hỏi Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản

lý theo phương pháp thủ công như: thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, không thường xuyên cập nhật; việc lưu trữ bảo quản khó khăn, không nhất quán,

dễ trùng lặp dẫn đến sai sót; mất nhiều thời gian và công sức trong việc thống kê, tổng hợp…

Do đó việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong công tác quản lý là hết sức cần thiết, nó đạt hiệu quả cao về cả thời gian, không gian, đem lại lợi ích về kinh tế, sự thuận tiện cho người sử dụng và mang tính chính xác cao… Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn là một yêu cầu cấp thiết và không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức cũng như một quốc gia nào

Trong những năm gần đây, nước ta đã có những bước tiến vượt bậc để tiến kịp xu thế đổi mới, phát triển trong khu vực và trên thế giới Một trong các bước đi đúng đắn của nước ta là việc ưu tiên phát triển công nghệ thông tin và ứng dụng tin học trong công tác quản lý nói chung và trong từng lĩnh vực cụ thể nói riêng

Qua thời gian học tập tại Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông, chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi đã phần nào hiểu được yêu cầu của công tác quản lý cũng như vai trò của tin học trong công tác quản lý và những ứng dụng cụ thể trong từng công việc Trên cơ sở bài báo cáo thực tập tốt nghiệp, trong khóa luận tốt nghiệp này, tôi thực hiện đề tài: “Nâng cao quy trình quản lý

văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn bản tại UBND xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tyinhr Bắc Giiang” Bên cạnh những nội dung đã có, tôi sẽ đi sâu hơn vào việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản tại UBND xã Phong Minh Với kinh nghiệm thực tế trong công việc và được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung, tôi đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp theo đúng thời gian quy định Trong thời gian nghiên cứu

và hoàn thành khóa luận, mặc dù đã rất nỗ lực và cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạn chế, sự tìm hiểu chưa được sâu nên không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô và các bạn để

đề tài của tôi có thể hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn

Sinh viên

Nguyễn Thị Oanh

ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Như chúng ta biết “văn bản” là cách giao tiếp quan trọng nhất của con người, nó không chỉ lưu giữ thông tin hiện thời và còn có tính tương lai Hiện nay công tác sọan thảo và quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước

đã được hiện đại và chuẩn hóa từ khi thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành đã đáp ứng được nhu cầu bức thiết của người dân và những người làm công tác văn thư cũng như công việc của cơ quan được thuận tiện Mặt khác công tác soạn thảo và quản lý văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan hành chính mang tính đa dạng và phức tạp liên quan đến nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực cho nên để cho công tác này diễn ra được thuận lợi có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy tránh sự phiền

hà cho nhân dân cũng nằm trong chương trình cải cách nền hành chính nhà nước tổng thể giai đoạn 2010-2020 trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan đảng, các cơ quan nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn

vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong

bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương, chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan

Đề tài khóa luận này tôi xin đi sâu vào việc xây dựng quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn bản tại UBND xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

2 Phạm vi đề tài

Đề tài được thực hiện trong phạm vi kiến thức đã học và nghiên cứu thêm các tài liệu tham khảo về công tác quản lý văn bản đi, đến và lĩnh vực công nghệ thông tin

- Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại UBND xã Phong Minh

- Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice một cách hiệu quả vào công tác quản

lý văn bản tại cơ quan

3 Mục tiêu đề tài

Xây dựng quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm Bgnet ofice nhằm:

- Nâng cao quy trình quản lý văn bản

- Dễ dàng tìm hiểu và theo dõi công tác quản lý văn bản đi, đến

- Việc ứng dụng và truy cập vào phần mềm được dễ dàng

4 Nhiệm vụ của đề tài

Nâng cao quy trình quản lý văn bản đi, đến tại UBND xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn bản tại cơ quan

Đề xuất một số kiến nghị và giải pháp giúp bộ phận văn thư, văn phòng hoạt động có hiệu quả, công tác quản lý văn bản ngày càng khoa học hơn

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần Đặt vấn đề và phần Kết luận, nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về về công tác quản ý văn bản

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Chương 3: Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Trong quá trình thực hiện khóa luận này, ngoài kiến thức kỹ năng nghiệp

vụ mà bản thân có được, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, quan tâm tạo mọi điều kiện thuận lợi của cán bộ trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ

văn phòng thống kê UBND xã Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế nên trong quá trình làm báo cáo chắc chắn còn thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà trường Kính mong quý thầy cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ

Xin chân thành cảm ơn!

Phong Minh, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Oanh

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CỒNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật; công văn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan đều được gọi là văn bản Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các

cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể Trong thực tế, văn bản quản

lý Nhà nước được sử dụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằm quản lý xã hội

1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính

Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay, khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh,

trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công

b Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

Nguyên tắc quản lý văn bản đến:

Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký

Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua thủ trưởng cơ quan

và chánh văn phòng xem xét

Được tổ chức giải quyết kịp thời

c Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi

Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà nhà nước đã quy định Chỉ có như vậy văn bản đi do các cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan

Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc chúng đều được quy định về một đầu mối đó là bộ phận văn thư thuộc văn phòng hoặc phòng hành

chính cơ quan Quy định này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm

1.2.2 Ý nghĩa công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi, đến

Làm tốt công tác quản lý văn bản đi, đến sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ…

Giữ gìn được những tài liệu và thông tin cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ sổ, sách văn thư vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn

1.2.4 Vai trò

Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau:

- Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định: Đối với một nhà quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra Quyết định Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường

- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận

- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra” Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn

cứ

Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa

- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật: Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối quan hệ xã hội

1.2.5 Chức năng của văn bản

Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:

- Ghi lại các thông tin quản lý

- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài

- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý

- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác

Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của huyện sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình

Chức năng quản lý

Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý

- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định

- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý

Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành

Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:

- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức

- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản là cơ

sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các

cơ quan tổ chức

- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao

Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành ; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các sở, ban, ngành

- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan

- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất,

cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh

Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành

Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức

Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu

tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản

1.2.6 Các giải pháp quản lý văn bản

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản

lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư

Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp không

ít áp lực trong công việc

Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc bằng Microsoft Excel hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư tại đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm

văn thư Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công việc cơ quan nói chung Như vậy, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ

sở pháp lý để áp dụng trong mỗi văn phòng, những văn phòng không giấy tờ đã hình thành ở rất nhiều tổ chức cơ quan, giúp giảm tải rất nhiều, góp phần quan trọng cho công tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính,sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới

- Tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi công việc, cụ thể: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; Các đơn vị trực thuộc đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành phải sử dụng để trao đổi: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác

cơ quan; các chương trình, kế hoạch; công văn; Sử dụng phối hợp, hệ thống thư điện tử trong quản lý văn bản và điều hành công việc; Triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán

bộ, công chức, viên chức qua mạng

- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác

- Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước hoặc với các cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan;

- Sử dụng ngay các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của đơn

vị hoặc Cổng thông tin điện tử Chính phủ để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến;

- Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng; thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi bản điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông tin điện tử để gửi nhận văn bản điện tử của cơ quan, phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử

1.3 Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành

Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau Ví dụ như có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản quản lý nhà nước:

- Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố; Văn phòng Chính phủ; Sở Nội vụ…

- Theo tên loại: quyết định; nghị quyết; nghị định; thông tư

- Theo nội dung của văn bản;

- Theo mục đích biên soạn và sử dụng;

- Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản;

- Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn: văn bản về giáo dục; văn bản về y tế;

- Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến;…

- Theo kỹ thuật chế tác: có văn bản được viết trên gỗ; có văn bản viết trên đá; có văn bản viết trên tre; lụa; giấy; có văn bản được viết trên đĩa CD; trên mạng điện tử

- Theo ngôn ngữ thể hiện: có văn bản bằng tiếng Anh; văn bản bằng tiếng Việt

- Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật; văn bản thường;

- Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản là luật; văn bản dưới luật;

- Theo hiệu lực pháp lý: có văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên môn kỹ thuật

1.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật

a) Khái niệm

Văn bản quy phạm pháp luật là sản phẩm của quá trình xây dựng pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nước với xã hội nhằm biến ý chí của nhân dân thành luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội

b) Đặc điểm

- Đặc điểm về nội dung:

Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật chứa các quy tắc xử sự chung,

có hiệu lực bắt buộc thi hành, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức: chương/mục/điều/khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn điều khoản

Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung không phải là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức phần/mục/khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn nghị luận

- Đặc điểm về hình thức:

+ Về tên loại văn bản: Tên của các loại văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008

Tên loại của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ thị, quyết định, nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch Tên các loại văn bản được viết tắt theo quy định

+ Về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản (đối với văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND) và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch

+ Về ngôn ngữ thể hiện: Văn bản quy phạm pháp luật phải được thể hiện bằng ngôn ngữ hành chính Ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm sau:

Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc: Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái, chung chung hay mập mờ, nhiều cách hiểu; dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa; viết câu chính xác, ngắn gọn, chặt chẽ, logic; chính xác về chính tả

Tính phổ thông, đại chúng: Dùng từ ngữ toàn dân; không dùng từ ngữ địa phương; không dùng tiếng lóng

Tính khách quan, phi cá tính: Thể hiện ý chí nhà nước ở mức tối đa, giảm yếu tố cá nhân ở mức tối thiểu; không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm, các biện pháp tu từ, những hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ

Tính trang trọng, lịch sự: Dùng ngôn ngữ viết, không dùng khẩu ngữ Tính khuôn mẫu trong sử dụng dấu câu; từ; câu; đoạn văn và khuôn mẫu

về cả cấu tạo hình thức của văn bản; cách thức trình bày

- Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật:

+ Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân:

Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, UBND cấp tỉnh có hiệu lực sau mười ngày và phải được đăng trên báo cấp tỉnh chậm nhất là năm ngày, kể từ ngày HĐND thông qua hoặc Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn bản quy định ngày có hiệu lực muộn hơn

Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND cấp huyện có hiệu lực sau bảy ngày và phải được niêm yết chậm nhất là ba ngày, kể từ ngày HĐND thông qua hoặc Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn bản quy định ngày có hiệu lực muộn hơn

Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND cấp xã có hiệu lực sau năm ngày và phải được niêm yết chậm nhất là hai ngày, kể từ ngày HĐND thông qua hoặc Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn bản quy định ngày có hiệu lực muộn hơn

Đối với văn bản quy phạm pháp luật của UBND quy định các biện pháp nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh đột xuất, khẩn cấp quy định tại Điều 47 của

Luật này thì có thể quy định ngày có hiệu lực sớm hơn Không quy định hiệu lực trở về trước đối với văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND

+ Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật không phải là của HĐND và UBND:

Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được qui định trong văn bản, nhưng không sớm hơn 45 ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành Trường hợp văn bản qui định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, văn bản ban hành để kịp thời đáp ứng yêu cầu phòng chống thiên tai, dịch bệnh thì có thể có hiệu lực từ ngày công bố hoặc ký ban hành, nhưng phải được đăng ngay trên trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành và phải được đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng; đăng công báo Nước Cộng hòa XHCN Việt Nam, chậm nhất sau 02 ngày làm việc kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành

Văn bản quy phạm pháp luật phải được đăng công báo, nếu không đăng công báo thì văn bản quy phạm pháp luật không có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp văn bản đó có nội dung thuộc bí mật nhà nước

Trong thời hiệu chậm nhất là 02 ngày làm việc, kể từ ngày công bố hoặc

ký ban hành, cơ quan ban hành văn bản quy phạm pháp luật phải gửi văn bản đến

cơ quan công báo để đăng công bố, cơ quan công báo có trách nhiệm đăng toàn văn văn bản quy phạm pháp luật trên công báo, chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản Văn bản quy phạm pháp luật đăng trên công báo là văn bản chính thức và có giá trị như văn bản gốc

Việc đăng tải và đưa tin văn bản quy phạm pháp luật: văn bản quy phạm pháp luật phải được đăng tải toàn văn trên trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành văn bản, chậm nhất là 02 ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành, và phải đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng, trừ văn bản có nội dung thuộc

bí mật nhà nước

c) Các loại văn bản quy phạm pháp luật và thẩm quyền ban hành

Trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, có các loại văn bản quy phạm pháp luật gắn với thẩm quyền ban hành như sau:

- Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội

- Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội

- Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước

- Nghị định của Chính phủ

- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân Tối cao

- Thông tư của Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao

- Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao

- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ

- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước

- Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội

- Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao với Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân

- Chỉ thị, quyết định của Ủy ban nhân dân

1.3.2 Văn bản hành chính

a) Khái niệm

Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành

Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị,

xã hội Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

- Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước

Văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức

- Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt Đây là một

hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm 2 loại chính:

Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án, chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm ), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình )

Văn bản không có tên loại: công văn hành chính - Tổng hợp 02 loại văn bản hành chính (văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường), theo khoản 2, điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

về công tác văn thư thì văn bản hành chính gồm 32 loại sau: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản,

tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công

b) Đặc điểm

- Đặc điểm của văn bản hành chính nói chung

+ Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội

+ Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong

hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội

+ Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản

lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền

+ Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa cao, cách thức diễn đạt trong sáng, mạch lạc và logic thể hiện đúng mối quan hệ giữa chủ thể ban hành văn bản và đối tượng tiếp nhận văn bản

- Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt

+ Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành

+ Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành

+ Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật

+ Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định

+ Áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định

+ Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành bằng cưỡng chế nhà nước: văn bản cá biệt là một bộ phận của văn bản hành chính (giải quyết các công việc

cụ thể) Loại văn bản này chiếm số lượng lớn trong văn bản hành chính

- Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường

+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc

+ Không quy định thẩm quyền Trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành

+ Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính tự giác

+ Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính + Có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng

Sau đây là sự nhận diện một số loại văn bản hành chính có tên loại:

Quyết định cá biệt là văn bản được ban hành để giải quyết các công việc

cụ thể đối với đối tượng cụ thể Đó là những quyết định nhân sự (Quyết định tuyển dụng cán bộ, thuyên chuyển, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, .), Quyết định khen thưởng, kỷ luật, Quyết định phê duyệt, ban hành một văn bản mới, Quyết định thành lập một ban hoặc hội đồng để chỉ đạo một hoạt động cụ thể của cơ quan

Công văn hành chính Công văn hành chính là khái niệm dùng để chỉ loại văn bản không có tên gọi cụ thể, được dùng để giao tiếp chính thức với các cơ quan và quần chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc Do có nhiều công dụng nên loại văn bản này được sử dụng một cách phổ biến trong các cơ quan nhà nước

Chỉ thị cá biệt là văn bản đưa ra các mệnh lệnh để giao nhiệm vụ cho cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ cụ thể phát sinh trong quản

lĩnh vực nhất định Để có hiệu lực thi hành, quy chế phải được ban hành bởi một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Quy định: là hình thức văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ thống Để có hiệu lực thi hành, văn bản này phải được ban hành bởi một văn bản khác của cơ quan có thẩm quyền

Kế hoạch: là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm

vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: 5 năm (kế hoạch dài hạn), 2-3 năm (trung hạn), 1 năm, 6 tháng, 3 tháng - quý (ngắn hạn)

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan, đơn vị

Chương trình: là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định Đối với những chương trình quan trọng, cần có

sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc

Đề án: là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó Để có hiệu lực thi hành thì đề án phải được cơ quan có thẩm quyền thông qua hoặc phê duyệt

Hướng dẫn: là hình thức văn bản được ban hành để giải thích, hướng dẫn

cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên Hướng dẫn thường được sử dụng ở những cơ quan nhà nước không có thẩm quyền ban hành thông

tư khi cần phải cụ thể hoá việc thi hành văn bản của cấp trên

Thông cáo: là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Thông cáo được thông tin rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng khác

Báo cáo: là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình; sơ kết; tổng kết công tác Căn cứ vào nội dung, tính chất của báo cáo,

có thể chia báo cáo thành nhiều loại như: Báo cáo tổng kết, báo cáo tổng hợp, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất, báo cáo nhanh

Báo cáo tổng kết: báo cáo được viết khi công việc đã kết thúc, nhằm tổng hợp kết quả đã đạt được, rút ra những ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân và những bài học kinh nghiệm Báo cáo sơ kết: báo cáo được viết khi công việc chưa kết thúc hoặc kế hoạch đề ra chưa hoàn thành, nhưng cần phải bước đầu xem xét kết quả đã đạt được đến mức nào, có những ưu, khuyết điểm gì, qua đó rút kinh nghiệm và đề ra biện pháp để làm tốt công việc hoặc nhiệm vụ còn lại

Báo cáo tổng hợp: báo cáo có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề Báo cáo chuyên đề: báo cáo đề cập đến một sự việc, vấn đề hoặc một lĩnh vực công tác

Báo cáo định kì: báo cáo được làm ra theo thời hạn quy định VD: Báo cáo sơ kết tháng, quý, năm

Báo cáo đột xuất: báo cáo được làm ra khi có những vấn đề, sự việc xảy ra đột xuất cần phản ánh với cơ quan có thẩm quyền để đề nghị hỗ trợ hoặc chỉ đạo việc giải quyết

Báo cáo nhanh: báo cáo phản ánh tình hình được làm ra một cách nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của cấp trên

Thông báo: là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thực hiện hay để biết

Thông báo cũng có loại mang tính chất mật, chỉ lưu hành hoặc phổ biến trong phạm vi hẹp Mọi cơ quan nhà nước đều được quyền sử dụng hình thức văn bản này

Tờ trình: là hình thức văn bản của cấp dưới, gửi lên cấp trên trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách và đề nghị cấp trên phê duyệt

Thông thường, tờ trình được gửi kèm theo văn bản trình duyệt Tờ trình thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều cơ quan

Giấy giới thiệu: là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức cơ quan khi đi liên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng Giấy giới thiệu chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định Hết hạn, nếu việc chưa giải quyết xong mà cán bộ thực hiện xét thấy cần thiết, có thể xin cấp giấy giới thiệu mới Mọi cơ quan nhà nước đều có thẩm quyền cấp giấy giới thiệu cho cán bộ mình

Giấy mời: là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải quyết một vấn đề có liên quan

Giấy đi đường: là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đi công tác Bởi vậy, khi đến cơ quan nào thì người được cấp giấy phải xin chữ kí và đóng dấu xác nhận của cơ quan đó về ngày, giờ đến

và ngày giờ đi Loại văn bản này không thể dùng để liên hệ công tác thay cho giấy giới thiệu

Giấy chứng nhận: là hình thức văn bản cấp cho cá nhân, cơ quan, đơn vị hoặc một tập thể để xác nhận một vấn đề, sự việc nào đó là có thực

Phiếu gửi: là văn bản gửi kèm theo công văn đi để cơ quan nhận ký xác nhận đã nhận được công văn đó và gửi trả lại cho cơ quan gửi Phiếu gửi có tác dụng kiểm tra, kiểm soát việc chuyển công văn, phát hiện trường hợp công văn bị thất lạc hoặc lộ bí mật trong quá trình chuyển Thông thường, phiếu gửi sử dụng trong trường hợp công văn gửi đi là văn bản có nội dung quan trọng và văn bản mật

Công điện: là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh, quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần kíp Theo quy định, nếu dùng công điện để truyền đạt quyết định mới, hoặc sửa

đổi, đình chỉ thi hành một quyết định thì sau khi gửi công điện, cơ quan gửi phải làm văn bản chính thức gửi cho cơ quan có trách nhiệm thi hành

Biên bản: là văn bản ghi chép tại chỗ các thông tin về một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng Khác với các loại văn bản khác, biên bản không có hiệu lực thi hành mà chủ yếu dùng làm chứng minh cho các sự kiện, hiện tượng xảy ra, đóng vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho việc ra quyết định xử lý hoặc cho các nhận định và kết luận khác

Hợp đồng: là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên về việc xác lập thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong những quan hệ

cụ thể Căn cứ vào tính chất và đặc điểm của hợp đồng, người ta chia hợp đồng làm 02 loại: hợp đồng dân sự, hợp đồng thương mại

Hợp đồng dân sự: Là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự Hợp đồng thương mại: Là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong hoạt động thương mại

Loại văn bản này mang tính chất đặc thù về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày Ngoài những thành phần chung áp dụng cho các loại văn bản quản lý nhà nước, thể thức của văn bản chuyên ngành thường có những thành phần khá đặc

thù cho từng loại Kỹ thuật trình bày của văn bản chuyên ngành cũng vậy Các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo quy định của cơ quan ban hành văn bản không được tùy tiện thay đổi thể thức và kỹ thuật trình bày của chúng (theo mẫu quy định)

b) Thẩm quyền ban hành

Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI,

VĂN BẢN ĐẾN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG MINH,

HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG

Ủy ban nhân dân xã Phong Minh là cơ quan hành chính cấp xã, có trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp, pháp luật và các nhiệm vụ khác của cơ quan nhà nước cấp trên Đồng thời là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã Phong Minh , Ủy ban nhân dân xã còn phải thực hiện các nhiệm vụ mà nghị quyết của Hội đồng nhân dân đề ra và thực hiện các chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực cơ sở

Với chức năng nhiệm vụ như trên nên thường ngày UBND xã tiếp nhận và

xử lý cũng như soạn thảo và ban hành khá nhiều văn bản thuộc chức năng và thẩm quyền của mình theo đúng quy định và đúng theo thể thức văn bản

2.1 Địa giới hành chính

Phong Minh là xã vùng cao, đặc biệt khó khăn của huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang Có tổng diện tích tự nhiên 7.032,8 ha, trong đó có 2.448,7 ha đất quốc phòng; Tổng diện tích đất có rừng là 3.076,8 ha, trong đó rừng tự nhiên 2.562,7 ha, rừng trồng 514,1 ha, đất trống 1.368,2 ha, đất khác 2.577,5 ha Có tổng dân số tính từ thời điểm 10/2015 là 638 hộ với 2.605 nhân khẩu/4 thôn bản;

có 04 dân tộc cùng chung sống, dân tộc: Kinh, Dao, Nùng,Tày Trong đó, số hộ nghèo là 411 hộ = 66,09%, số hộ cận nghèo 34 hộ = 5,39 % Nghề nghiệp chủ yếu là nghề thuần nông, trồng trọt và chăn nuôi Sản xuất nông – lâm nghiệp đạt hiệu quả thấp, chăn nuôi đại gia súc chưa phát triển do chưa có kỹ thuật chăn nuôi, chưa chủ động được dịch bệnh Đời sống nhân dân còn thấp kém, do giá cả thị trường ngày một tăng cao Tổng sản lượng lương thực có hạt đạt 138 kg/người

Vị trí đại lý: Phong Minh là một xã vùng cao của huyện Lục Ngạn cách trung tâm huyện 35 km về phía Đông Bắc, phía Đông giáp với xã Sa Lý, phía Bắc giáp với xã Hữu Kiên - Chi Lăng - Lạng Sơn, Phía Tây giáp với xã Phong Vân, Phía Nam giáp với Trường bắn Quốc gia khu vực I

2.1.1 Chức năng

Ủy ban nhân dân xã Phong Minh là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật của Nhà nước và các văn bản dưới luật và Nghị quyết chỉ đạo sự phát triển kinh tế - Xã hội, Quốc phòng – An ninh trên địa bàn xã

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

- HĐND là cơ quan quyền lực của địa phương do nhân dân bầu ra theo nhiệm kỳ 5 năm, đại diện cho ý chí và nguyện vọng, quyền làm chủ của nhân dân, chịu trách nhiệm trước nhân dân và cơ quan cấp trên

- UBND do HĐND xã bầu ra, đây là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, cơ quan chấp hành của HĐND xã Phong Minh và UBND cấp trên

* TT UBND xã có 03 người 01 chủ tịch và 02 phó chủ tịch, và các phòng ban chuyên môn

- 01 Chủ tịch UBND - Đồng chí Nguyễn Thị Kho

Chủ tịch UBND xã là cán bộ chuyên trách công tác chính quyền của xã

có trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của UBND

xã, lãnh đạo toàn diện đối với hệ thống chính trị ở cơ sở trong việc thực hiện đường lối, chủ trương , chính sách của Đảng và pháp luật Nhà nước trên địa bàn

Nhiệm vụ của Chủ tịch UBND xã:

Lãnh đạo, phân công công tác của UBND, các thành viên UBND, công tác chuyên môn thuộc UBND xã

Tổ chức chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra đối với công tác chuyên môn thuộc UBND trong việc thực hiện Chính sách, pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và các quyết định của UBND xã

Quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của chủ tịch UBND xã, tham gia các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể UBND xã

Áp dụng các biện pháp cải tiến lề lối làm việc, quản lý và điều hành bộ máy hành chính ở xã hoạt động có hiệu quả

Ngăn ngừa đấu tranh chống biểu hiện tiêu cực trong cán bộ công chức Nhà nước trong bộ máy chính quyền ở Địa phương cấp xã; tiếp dân, xét và giải quyết kiến nghị, khiếu nại tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật; giải quyết và trả lời các kiến nghị, khiếu nại tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật; giải quyết và trả lời các ý kiến của UB MTTQ Việt Nam và các đoàn thể nhân dân ở xã

Trực tiếp quản lý, chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ theo quy định của pháp luật

Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của trưởng, phó thôn theo quy định của pháp luật

Báo cáo trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên

Triệu tập và chủ tọa các phiên họp UBND xã

Thực hiện việc bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức xã theo sự phân cấp quản lý

Đình chỉ hoặc bãi bỏ quy định trái pháp luật của trưởng thôn

Trực tiếp chỉ đạo công tác Nhà nước, công tác nội chính, công tác Văn hóa- xã hội, công tác tổ chức cán bộ của xã, kế hoạch phát triển KT- XH, công tác quy hoạch ngân sách

01 Phó Chủ tịch UBND đồng chí Nguyễn Văn Hiển; trợ giúp cho Chủ tịch về các mặt như lĩnh vực Kinh tế, tài nguyên - môi trường, xây dựng cơ bản

Là đồng Đồng chí Nguyễn Văn Hiển

01 phó Chủ tịch phụ trách mảng Văn hóa - Xã hội, Khuyến nông - Khuyến lâm, là đồng chí Tăng Văn Huy

UBND xã còn có các phòng ban chuyên môn sau:

- Văn phòng HĐND- UBND;

- Ban Tài chính – Kế toán;

- Ban Chỉ huy Quân sự;

- Ban Công an;

- Văn hóa – Xã hội;

- Lao động thương binh & xã hội;

- Địa chính - Tài nguyên môi trường;

- Tư pháp- Hộ tịch

* Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND xã:

- Ban quản lý dự án nước sạch;

- Đài truyền thanh

* SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ PHONG MINH

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ UBND xã Phong Minh

Chủ tịch UBND

xã

PHÓ CT UBND Phụ trách lĩnh vực Kinh tế

- Văn hóa thông tin

- Dân tộc, tôn giáo

- Đài truyền thanh

- Tài nguyên môi trường

- Nông nghiệp và PTNT

- Xây dựng cơ bản

Các đơn vị thuộc Lĩnh vực nội chính

- Văn phòng HĐND & UBND

- Tư pháp- Hộ tịch

- Công an xã

- BCH quân sự

* Mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức

UBND xã Phong Minh được tổ chức theo mô hình trực tuyến: Người lãnh đạo cao nhất là CT UBND xã, trực tiếp chỉ đạo hoạt động tới 2 PCT xã phụ trách mảng văn hóa – xã hội và kinh tế 2 PCT xã cùng điều hành hoạt động của 7 ban VHXH, Quân sự, Công an, Địa chính – Xây dựng, Văn phong – Thống kê, Kế toán, Tư pháp – Hộ tịch Bên cạnh đó CT UBND cũng trực tiếp chỉ đạo ban Quân sự, Công an, Địa chính – Xây dựng, Văn phòng – Thống kê và kế toán trong một vài vấn đề cụ thể Quan hệ trong UBND xã Phong Minh là mối quan

hệ hai chiều Cấp trên chỉ đạo cấp dưới và cấp dưới được phản hồi lại khi cần thiết, cấp dưới có thể đề xuất ý kiến phù hợp với tình hình thực tế thay vì chỉ nhận ý kiến chỉ đạo của cấp trên

Hai PCT UBND cùng phối hợp với nhau để thực hiện chỉ đạo của CT UBND trong những vấn đề có liên quan

Các ban trong UBND cùng phối hợp để hoàn thành chỉ đạo của hai PCT

và CT UBND

* Hiện trạng chất lượng cán bộ, công chức UBND xã Phong Minh

Phong Minh là xã thuộc chương trình 135 của Chính phủ, cở sở vật chất thiếu thốn, đời sống vật chất cũng như tinh thần của người dân trong xã chưa đáp ứng được yêu cầu của cuộc sống Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ xã nói chung, cán bộ UBND nói riêng rất nhiệt tình và hết long vì sự nghiệp xây dựng xã Phong minh ngày càng giàu mạnh

Đội ngũ cán bộ, công chức xã Phong Minh được thống kê bao gồm 20 người trong đó: 13 cán bộ (bầu cử) và 7 công chức

Trình độ chuyên môn

Trình độ lý luận chính trị

Dân tộc

Giới tính Bồi

dưỡng QLNN Tổng số

CC 7 3 2 2 4 2 1 5 6 1

Hình 1.2: Bảng tổng hợp chất lượng cán bộ công chức xã

- Trình độ chuyên môn

+ Có 2 cán bộ và 3 công chức có trình độ Đại học chiếm 25%

+ Có 2 cán bộ và 2 công chức có trình độ cao đẳng chiếm 20%

+ Có 4 cán bộ và 2 công chức có trình độ trung cấp chiếm 30%

+ Có 8 cán bộ chưa qua đào tạo chiếm 25%

- Trình độ lý luận chính trị

+ Có 12 cán bộ và 4 công chức có trình độ Trung cấp chiếm 80%

+ Có 1 cán bộ và 2 công chức có trình độ sơ cấp chiếm 15%

+ Có 1 công chức chưa quan đào tạo chiếm 5%

- Thành phần dân tộc

+ Có 10 cán bộ và 5 công chức là người dân tộc thiểu số chiếm 75%

- Thành phần giời tính

+ Có 3 cán bộ nữ chiếm 15%

+ Có 11 cán bộ và 6 công chức nam chiếm hơn 85%

- Bồi dưỡng quản lý nhà nước

+ Có 3 cán bộ đã qua bồi dưỡng quản lý nhà nước chiếm 15%

+ Có 10 cán bộ và 7 công chức chưa qua bồi dưỡng quản lý nhà nước chiếm 85%

Ủy ban nhân dân xã Phong Minh ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế Hiện nay ủy ban nhân dân xã Phong Minh cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ như: Đại học, Cao đẳng, trung cấp và một số cán bộ công chức đang tham gia các lớp học để nâng cao trình độ

2.1.4 Chức năng của văn phòng HĐND&UBND trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến của Ủy ban nhân dân xã Phong Minh

Theo quy chế làm việc của văn phòng HĐND&UBND xã Phong Minh thì văn phòng có chức năng sau:

- Điều hành chung mọi hoạt động của văn phòng

- Đôn đốc thực hiện các quyết định của Chủ tịch, phó chủ tịch

- Tham mưu cho chủ tịch Ủy ban nhân dân về công tác tổ chức cán bộ và quản lý tài chính của Ủy ban nhân dân

- Giúp Ủy ban nhân dân xã dự thảo các văn bản và các tài liệu có liên quan cho các ban ngành, bộ phận chuyên môn trước khi họp

- Giúp Ủy ban nhân dân kiểm tra về nội dung, thể thức của các văn bản trước khi trình lên lãnh đạo Ủy ban nhân dân theo dung quy định đối với các cơ quan chuyên môn, các ban ngành được Ủy ban nhân dân giao soan thảo

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân xã theo quy định của pháp luật Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Ủy ban nhân dân; trao đổi hướng dẫn các bộ phận chuyên môn, các ban ngành cấp xã về công tác nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật, theo dõi đôn đốc và tổng hợp tình hình hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (bộ phận một cửa)

Văn phòng HĐND-UBND là bộ phận giúp việc, tham mưu phục vụ tổng hợp cho mọi hoạt động, điều hành của HĐND-UBND xã trong việc quản lý nhà nước văn phòng HĐND-UBND có 02 chức năng sau:

- Văn phòng là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND&UBND xã được tập chung thống nhất

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo và cơ quan dược thường xuyên, liên tục và hiệu quả

- Đồng thời thực hiện chức năng quản lý công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo an toàn, hiệu quả

- Xây dựng kế hoạch hoạt động và lập các báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm

- Đánh máy, in ấn, lưu chuyển công văn đi, đến của cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu, tài sản của cơ quan

- Tổ chức các hội nghị của cơ quan theo quy định

2.1.5 Tổ chức công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã

Trong khoảng 3 năm trở lại đây công tác quản lý và giải quyết văn bản của Ủy ban nhân dân xã Phong Minh được thực hiện khá tốt thông qua những kết quả đạt được

Trước hết ngay từ đầu nhiệm kỳ mới (2010-2015) ủy ban nhân dân xã đã xây dựng quy chế quy định về các nội dung chủ yếu của công tác văn thư-lưu trữ, trong đó có nội dung nói về việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của ủy ban nhân dân xã Đây chính là cơ sở ban đầu để đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã từng bước đi vào nề nếp

+ Năm 2010 UBND xã đã tiếp nhận và sử lý 665 văn bản đến; ban hành 505 văn bản đi chủ yếu là văn bản nội bộ và một số văn bản hành chính thông thường

+ Năm 2011, UBND xã tiếp nhận 767 văn bản đến, ban hành 321 văn bản

đi chủ yếu là văn bản nội bộ và một số văn bản hành chính thông thường

+ Năm 2012, UBND xã tiếp nhận 372 văn bản đến, ban hành 574 văn bản

đi chủ yếu là văn bản nội bộ và một số văn bản hành chính thông thường

+ Năm 2013, UBND xã tiếp nhận 605 văn bản đến, ban hành 515 văn bản

đi chủ yếu là văn bản nội bộ và một số văn bản hành chính thông thường

+ Năm 2014, UBND xã tiếp nhận 313 văn bản đến, ban hành 473 văn bản

đi chủ yếu là văn bản nội bộ và một số văn bản hành chính thông thường

+ Năm 2015 UBND xã Phong Minh đã tiếp nhận gần 400 văn bản đến Ban hành 513 văn bản đi chủ yếu là văn bản nội bộ và một số văn bản hành chính thông thường

+ 3 tháng đầu năm 2016 xã Phong Minh đã tiếp nhận gần 316 văn bản đến Ban hành 210 văn bản đi chủ yếu là văn bản nội bộ và một số văn bản hành chính thông thường

Về công tác cán bộ: Thực hiện nghị định 09/1998/NQ-CP của Chỉnh phủ

về việc “Quy định chức danh chuyên môn thuộc UBND xã, phường, thị trấn”; trong đó có chức danh văn phòng – thống kê làm việc chuyên môn Ủy ban nhân dân xã đã lựu chọn và sắp xếp các chức danh này đảm bảo có đầy đủ các tiêu

chuẩn về lý lịch, sức khỏe, trình độ năng lực và nhiệt tình công tác, đặc biệt là được qua đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng

Đến nay, các hoạt động của công tác văn phòng UBND xã dần ổn định và

đi vào nề nếp, nhất là trong công tác giải quyết công văn, giấy tờ của UBND, nhờ

đó mà mọi công việc của UBND đều được giải quyết trôi chảy

Về phương tiện vật chất: Văn phòng UBND xã đã được trang bị cơ bản đầy đủ các phương tiện như máy tính, máy in, máy photocopy, tủ đựng hồ sơ, tài liệu và một số phương tiện cần thiết khác

Công tác xây dựng văn bản đã bảo đảm hợp lý, hợp pháp, đúng thể thức, đúng quy trình kỹ thuật quy định theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng

01 năm 2011 của bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Công tác quản lý văn bản đi, đến, nội bộ bảo đảm tính chặt chẽ và phải theo nguyên tắc chung, mọi công văn, giấy tờ đến UBND xã bằng bất cứ con đường nào, phương tiện nào đều được qua văn thư, đăng ký vào sổ, đóng dấu và quản lý thống nhất Các văn bản đến sau khi có ý kiến người có thẩm quyền đều được chuyển giao đến người thực hiện kịp thời, chính xác Các văn bản gửi đi đều được kiểm tra bảo đảm đúng đắn, chính xác cả nội dung và thể thức Người nhận văn bản ký nhận vào sổ đầy đủ, công tác tổ chức thực hiện, kiểm tra ciệc thực hiện văn bản đúng nguyên tắc thủ tục trình tự và đúng luật định

Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng quy định theo nghị định số 62 của chính phủ

Công tác lập hồ sơ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và căn cứ vào nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ để tập hợp văn bản

Thời gian qua, cũng như nhiều địa phương trong huyện Lục Ngạn, tỉnh,

Ủy ban nhân dân xã Phong Minh đã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc giải quyết công việc của cán bộ văn phòng, cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn để nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, đồng thời ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Cán bộ văn phòng của Ủy ban nhân dân xã đã có sự nỗ lực, cố gắng, phát huy tốt tinh thần trách nhiệm đối