LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập tại trường THCS Đông Hưng được sự giúp đỡ và sự tạo điều thuận lợi của đồng chí Lãnh đạo Trường và sự chỉ bảo tận tình của Bộ phận văn phòng để tôi có c
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập tại trường THCS Đông Hưng được sự giúp đỡ và sự tạo điều thuận lợi của đồng chí Lãnh đạo Trường và sự chỉ bảo tận tình của Bộ phận văn phòng để tôi có cơ hội tiếp cận với tài liệu về hồ sơ học sinh và học tập kinh nghiệm trong việc thực hiện nghiệp vụ công tác của mình
Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan nơi tôi thực tập, đã quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi hoàn thành báo cáo tốt nghiệp thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Đỗ Năng Thắng giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, cùng với sự giúp
đỡ của các thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông trường đại học CNTT đã tạo điều kiện cho học viên lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng k13a Bắc Giang có cơ hội tìm hiểu thực tế để củng cố kiến thức, giúp cho học viên tự tin vào những gì đã được học và đã được tìm hiểu thực tế để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc
Trân trọng cảm ơn!
Thái nguyên, ngày… tháng… năm 2016
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Vinh
Trang 2
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân tôi Các nội dung nghiên cứu và kết quản nghiên cứu trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào trước đây Những tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi trong phần tài liệu tham khảo và tại cơ quan thực tập
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng cũng như kết quả khóa luận của minh
Thái nguyên, ngày… tháng… năm 2016
Tác giả
Nguyễn Thị Vinh
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của toàn xã hội do chúng có tính xác thực cao và chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp các hoạt động của cơ quan,tổ chức,cá nhân
Thực tiễn đã chứng minh: Bất kỳ cơ quan nào, dù là cơ quan Trung ương hay
cơ quan địa phương thì trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đều ít nhiều cần đến Hồ sơ, tài liệu lưu trữ để làm căn cứ giải quyết công việc; hoặc tìm thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phân tích, dự báo tình hình nhằm đưa ra quyết định phục vụ điều hành, quản lý; hay để bảo vệ lợi ích chính đáng của công dân
Để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác quản lý hồ sơ đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách khoa học và phải quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng Nắm bắt được tầm quan trọng của công tác văn phòng trong các cơ quan, đơn vị trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông đã mở ngành Quản trị Văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội
Là sinh viên học tập tại trường và trong thời gian thực tập tại THCS Đông Hưng- Lục Nam- Bắc Giang, với những kiến thức đã học tại trường kết hợp với quá trình đi thực tế tại trường tôi đã hoàn thành được bài báo cáo thực tập chuyên nghành với đề
tài “ Tin học hó công ác quản ý hồ sơ học sinh ại Trường THCS Đông Hưng- Lục Nam - Bắc Giang g”
Qua thời gian tiếp thu, nghiên cứu kiến thức tại trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông và thời gian thực tập tại THCS Đông Hưng- Lục Nam- Bắc Giang; được sự quan tâm giúp đỡ hướng dẫn thực tập của thầy Đỗ Năng Thắng giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, cùng với sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông và các đồng nghiệp trong Trường THCS Đông Hưng- Lục Nam- Bắc Giang tạo điều kiện cho tôi hoàn thành bản báo cáo chuyên ngành này, tôi mong rằng đọc xong bài báo cáo này chúng ta sẽ hiểu được về công tác quản lý hồ sơ học sinh tại trường học và sẽ giúp các bạn bổ sung thêm kiến thức để phục vụ cho công việc sau này Do chưa có kinh nghiệm nhiều trong thực tế, nhận thức còn hạn chế, nên bản báo cáo này của tôi không tránh khỏi những thiếu sót, chưa được hoàn thiện đầy đủ về nội dung Rất mong được sự đóng
Trang 4góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn cho bản báo cáo này của tôi được hoàn chỉnh hơn
Qua đây tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy Đỗ Năng Thắng giảng viên hướng dẫn thực tập cùng các quý thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế
và đồng nghiệp của Trường THCS Đông Hưng - Lục Nam- Bắc Giang đã giúp tôi hoàn thành bản báo cáo này
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 12 tháng 06 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Vinh
Trang 5
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 1
LỜI CAM ĐOAN 2
LỜI MỞ ĐẦU 3
MỤC LỤC 1
CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1
1.1.Khái niệm quản lý hồ sơ 1
1.2 Chức năng của việc quản lý học sinh 1
1.3 Các nguyên tắc quản lý 1
1.4 Yêu cầu vè quản lý hồ sơ học sinh 1
1.5 Các công việc cần làm khi quản lý hồ sơ học sinh 2
1.6 Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ 3
1.7 Giới thiệu phần mềm quản lý học sinh VEMIS 3
CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TẠI TRƯỜNG THCS ĐÔNG HƯNG – LỤC NAM – BẮC GIANG 14
2.1 Giới thiệu về trường THCS Đông Hưng 14
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức đoàn thể trong cơ quan 15
2.2.1 Nhiệm vụ chủ yếu của trường THCS Đông Hưng 15
2.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy: 17
2.2.3 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 17
2.3 Tình hình hoạt động của nhà trường 20
2.4 Quy trình quản lý hồ sơ học sinh tại trường THCS Đông Hưng 22
2.4.1 Lưu đồ quy trình 22
2.4.2 Mô tả các bước trong quy trình 23
2.4 Những hạn chế trong công tác Quản lý hồ sơ học sinh tại Trường THCS Đông Hưng 24
2.5 Giải pháp nâng cao công tác Quản lý hồ sơ học sinh tại THCS Đông Hưng 25
CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VEMIS VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TẠI TRƯỜNG 26
3.1 Ứng dụng phần mềm VEMIS vào công tác quản lý hồ sơ học sinh tại THCS Đông Hưng .26
3.3.1 Khởi động chương trình 26
3.3.2.Các chức năng của chương trình 26
3.3.3 Hướng dẫn sử dụng phần mềm V.EMIS 29
Trang 63.2 Đánh giá thực trạng sử dụng ứng dụng phần mềm VEMIS nhằm quản lý học sinh tại trường
THCS Đông Hưng .54
3.3 Định hướng phát triển 57
3.4 Một số đánh giá kiến nghị 58
KẾT LUẬN 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO 61
Trang 7Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy trường THCS Đông Hưng 17
Hình 2.2: Quy trình quản lý hồ sơ học sinh tại trường THCS Đông Hưng 22
Hình 3.1: Giao diện cửa sổ làm việc 26
Hình 3.2: Giao diện danh mục 27
Hình 3.3: Giao diện Tham số năm học học kỳ 28
Hình 3.4: Giao diện sao lưu cơ sở dữ liệu 28
Hình 3.5: Giao diện danh mục 29
Hình 3.6: Giao diện danh mục ban học 29
Hình 3.7: Giao diện danh mục học kỳ của trường 30
Hình 3.8: Giao diện danh sách các khối chuẩn trong trường 30
Hình 3.9: Giao diện thông tin lớp học 31
Hình 3.10: Giao diện thông tin môn học 31
Hình 3.11: Giao diện danh mục điểm chuẩn 32
Hình 3.12: Giao diện Quản lý học sinh 33
Hình 3.13: Giao diện Phiếu thông tin học sinh 34
Hình 3.14: Giao diện phiếu thông tin học sinh 35
Hình 3.15: Giao diện Nhập hồ sơ từ các file Excel 35
Hình 3.16: Giao diện chọn nhập thông tin từ file Excel 36
Hình 3.17: Giao diện Thêm mới hồ sơ học sinh 37
Hình 3.18: Giao diện sửa hồ sơ học sinh 37
Hình 3.19: Giao diện Danh sách học sinh chuyển trường 38
Hình 2.21: Giao diện Chi tiết theo dõi chuyên cần 39
Hình 2.22: Giao diện thông tin kỷ luật học sinh 40
Hình 3.23: Giao diện đăng ký nghỉ học dài hạn 40
Hình 3.24: Giao diện thông tin học sinh bỏ học thôi học 41
Hình 3.25: Giao diện hạn kiểm học sinh 41
Hình 3.26: Giao diện thông tin kết xuất chuyển hồ sơ học sinh 42
Hình 3.27: Giao diện quản lý điểm 42
Hình 3.28: Giao diện đăng ký môn học cho các lớp 43
Hình 3.29: Giao diện xuất phiếu điền điểm học sinh 44
Trang 8Hình 3.30: Giao diện tính điểm và xếp loại 45
Hình 3.31: Giao diện Thông tin điểm tổng kết 45
Hình 3.32: Giao diện Học lực học sinh 46
Hinh 3.33: Giao diện kiểm tra và thi lại 46
Hình 3.34: Giao diện danh sách họ sinh dự thi 48
Hình 3.35: Giao diện tìm kiếm thông tin học sinh 49
Hình 3.36 : Giao diện tìm kiếm thông tin cá nhân 50
Hình 3.37 : Giao diện kết quả tìm kiếm thông tin cá nhân 50
Hình 3.38: Giao diện thống kê điểm chi tiết 51
Hình 3.39: Giao diện thống kê diểm kiểm tra, điểm thi 52
Hình 3.40: Giao diện thống kê chất lượng học kì 52
Hình 3.41: Giao diện thống kê chất lượng năm học 53
Hình 3.42: Giao diện thống kê học sinh bị kỷ luật 53
Trang 9CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
1.1.Khái niệm quản lý hồ sơ
- Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ
sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức
- Hồ sơ học sinh là hệ thống tài liệu tổng hợp về học sinh phản ánh những thông tin thiết yếu để quản lý quá trình học tập, sinh hoạt, rèn luyện của học sinh tại trường Hồ sơ học sinh bao gồm hồ sơ cụ thể của từng học sinh và bảng thống kê tình hình học sinh
1.2 Chức năng của việc quản lý học sinh
Quản lý hồ sơ, lý lịch học sinh
Quản lý điểm, quá trình học tập, rèn luyện học sinh
Quản lý thi trong trường
1.3 Các nguyên tắc quản lý
Gồm các nguyên tắc sau : Nguyên tắc mục tiêu, thu hút sự tham gia của giáo viên, học sinh , phụ huynh, kết hợp hài hòa giữa các lợi ích, tiết kiệm và hiệu quả cao, thích ứng linh hoạt, khoa học hợp lý, phối hợp chặt chẽ giữa nhà trường và phụ huynh
1.4 Yêu cầu vè quản lý hồ sơ học sinh
- Bảo đảm đầy đủ, chính xác và bổ sung kịp thời;
- Nắm chắc tình hình của mỗi học sinh, sinh viên và số liệu thống kê tổng hợp
về học sinh, sinh viên của từng trường;
- Thống nhất tiêu chí quản lý, mẫu biểu báo cáo; dễ bổ sung, dễ tìm kiếm, dễ lưu trữ; thực hiện chế độ bảo mật theo quy định
- Hồ sơ khi nhập trường của học sinh gồm có:
+ Học bạ cấp tiểu học;
+ Giấy khai sinh (hoặc bản sao hợp lệ);
Trang 10+ Giấy tờ chứng nhận chế độ ưu tiên (hoặc bản sao hợp lệ) của các đối tượng được cấp học bổng, trợ cấp và miễn giảm học phí theo quy định tại khoản 3, Điều 33, Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 8 năm 2006 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật giáo dục;
+ Thẻ học sinh, sinh viên (mẫu quy định kèm theo)
- Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên gồm có các nội dung sau:
+ Kết quả học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên bao gồm cả điểm học tập, điểm kiểm tra thi kết thúc môn học, điểm rèn luyện theo học kỳ, năm học, khoá học;
+ Hình thức khen thưởng mà học sinh, sinh viên đạt được trong học tập, nghiên cứu khoa học và tham gia các phong trào;
+ Hình thức kỷ luật và trách nhiệm pháp lý khác mà học sinh bị áp dụng trong
+ Việc đóng học phí của học sinh;
+ Việc hưởng học bổng khuyến khích học tập, học bổng chính sách, trợ cấp xã hội của học sinh
1.5 Các công việc cần làm khi quản lý hồ sơ học sinh
- Tiếp nhận hồ sơ học sinh: Bộ phận Hành chính tiếp nhận hồ sơ học sinh, tiếp nhận hồ sơ của từng cá nhân học sinh Kiểm tra hồ sơ học sinh và yêu cầu bổ sung đầy
đủ các loại giấy tờ cần thiết khi có thiếu sót
Trang 11- Phân loại hồ sơ học sinh: Sau khi tiếp nhận hồ sơ học sinh tiến hành phân loại
hồ sơ theo: Khoa, chuyên ngành, lớp…
- Lập danh sách biên chế lớp, khóa: Tham mưu cho Hiệu trưởng quyết định danh sách học sinh theo chuyên ngành, lớp
- Phê duyệt: Hiệu trưởng phê duyệt quyết định biên chế lớp, khóa
- Cập nhật và bổ sung các thông tin mới của học sinh: Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, Dân tộc, Tôn giáo, giới tính, Quê quán… Điểm
- Lưu trữ hồ sơ: Bộ phận Văn thư và các đơn vị liên quan tiến hành lưu trữ hồ
sơ và bảo quản hồ sơ học sinh
- Học sinh nhận lại hồ sơ sau khi tốt nghiệp: Hồ sơ học sinh tiếp nhận gồm đầy
đủ giấy tờ khi giao nộp ban đầu và có các loại giấy tờ bổ sung thêm
1.6 Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và Internet, việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động công tác quản lý hành chính nhà nước đã đem lại không ít những thành công và hiệu quả to lớn Với công việc quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, các báo cáo, số liệu thì người cán bộ quản lý phải khai thác và sử dụng công nghệ thông tin như một công cụ hữu ích để quản lý hồ sơ, các báo cáo mang tính chuyên nghiệp hơn, khi cần người quản lý có thể lấy bất cứ lúc nào và tìm một cách nhanh nhất.…
- Quản lý hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, hệ thống hơn, theo dõi các hồ sơ cụ thể và chi tiết hơn
- Cán bộ quản lý không phải ghi chép vất vả, điều chỉnh bôi xoá khi thay đổi thông tin, có thể cập nhật dễ dàng, chỉnh sửa nội dung theo chủ ý của mình
- Cập nhập thông tin mọi lúc mọi nơi
1.7 Giới thiệu phần mềm quản lý học sinh VEMIS
- Mục tiêu của Vemis
- Chuẩn hóa các quy trình quản lý học sinh
- Tích hợp dữ liệu của giáo viên và học sinh
- Tối ưu hóa việc tổ chức thông tin quản lý học sinh trong trường học hiện nay
- Tăng cường kỹ năng thông tin về học sinh cho giáo viên
Trang 12- Phạm vi áp dụng :
- Được áp dụng và triển khai chủ yếu cho các trường tiểu học đến trung học phổ thông trên toàn quốc
- Đối tượng sử dụng phần mềm giáo viên và ban giám hiệu nhà trường
- Đối tượng quản lý là Ban giám hiệu nhà trường, lãnh đạo ngành GD-ĐT của địa phương
- Cấu trúc chung của phần mềm
Các công cụ quản lý hoặc thu thập dữ liệu giáo dục hiện thời được phát triển tự phát, nhỏ lẻ nhằm giải quyết các tác nghiệp đơn trên một qui mô cục bộ Với cùng một bài toán nghiệp vụ, các đơn vị phát triển khác nhau sử dụng các qui chuẩn khác nhau Bất cập lớn nhất của các phần mềm này là không thể tổng hợp và cung cấp thông tin lên các cơ quan quản lý cấp trên
Từ năm 2006 đến 2012, với sự hỗ trợ của Cộng đồng châu Âu (EU), Bộ GDĐT
đã triển khai thực hiện Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) Một trong những mục tiêu trọng tâm của Dự án là xây dựng một hệ thống công cụ quản lý thông tin chuẩn mực để sử dụng thống nhất trong ngành (EMIS, PMIS và VEMIS) Trong bối cảnh Chính phủ đang nỗ lực triển khai các hoạt động cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, Hệ thống công cụ quản lý thông tin giáo dục thống nhất sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ sở giáo dục, các cơ quan quản lý trung ương, địa phương và các cơ quan quản lý giáo dục thực hiện các chức năng quản lý trên cơ sở một hệ thống dữ liệu tin cậy, kịp thời, thống nhất chuẩn mực theo cả chiều dọc và chiều ngang; phục vụ nhu cầu quản lý đa tầng, đa chiều của nhiều đối tượng tương ứng với nhiệm vụ, chức năng riêng của từng bên
Việc triển khai thực hiện thống nhất Hệ thống thông tin giáo dục nhằm đổi mới quy trình thu thập, quản lý, lưu trữ, cung cấp và phổ biến thông tin giáo dục; đảm bảo
độ chính xác của dữ liệu; giảm chi phí và tiết kiệm các nguồn lực dành cho việc thu thập thông tin giáo dục của các cơ quan quản lý nhà nước thông qua nguyên tắc dữ liệu được nhập một lần bởi các cơ sở giáo dục và được sử dụng nhiều lần bởi các cơ quan có liên quan Hệ thống này được coi là cơ sở nền tảng để xây dựng và hoàn thiện
Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục Hệ thống sẽ hỗ trợ việc khai thác, tìm kiếm thông tin giáo dục nhằm đảm bảo tính thống nhất trên toàn quốc Cơ sở dữ liệu
Trang 13quốc gia về giáo dục sẽ tích hợp, phân tích và phổ biến cho các bên quan tâm nhằm đưa ra các quyết định hỗ trợ giáo dục một cách hiệu quả và đúng mục tiêu
Ngày 13 tháng 2 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT về việc sử dụng thống nhất phần mềm VEMIS trong các trường phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục Theo Quyết định, Hệ thống phần mềm quản lý trường học VEMIS có các phân hệ sau:
1 Phân hệ Quản lý học sinh;
2 Phân hệ Quản lý thư viện;
3 Phân hệ Quản lý thiết bị;
4 Phân hệ Quản lý nhân sự;
5 Phân hệ Quản lý giảng dạy;
6 Phân hệ Quản lý tài chính –tài sản;
7 Phân hệ giám sát – đánh giá (M&E);
Sử dụng hệ thống này, hiệu trưởng sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc nắm bắt và giám sát diễn biến và kết quả các hoạt động trong nhà trường và chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu của cấp trên Nếu thông tin được cập nhập đầy đủ vào hệ thống, các hiệu trưởng sẽ có được các thông tin chính xác về tình trạng hoạt động của cả trường, chất lượng giáo dục của từng khối, lớp, giáo viên để từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh thích hợp
Để hỗ trợ người sử dụng một cách thiết thực, trong phạm vi cuốn sách này, chúng tôi không đề cập đến những kiến thức và kỹ năng cơ bản của máy tính và hệ thống mạng mà chỉ giới thiệu những thao tác cơ bản nhất phục vụ cho việc sử dụng phần mềm VEMIS để phục vụ người sử dụng thực hiện những công việc hàng ngày
Trong quá trình thực hiện, chắc chắn sẽ có những khó khăn nảy sinh liên quan đến người sử dụng Yêu cầu đặt ra đối với tất cả những người tham gia vào hệ thống
là cần hiểu rõ các lợi ích to lớn và lâu dài của việc sử dụng hệ thống VEMIS để sử dụng vào các lĩnh vực hoạt động của nhà trường Việc tiếp cận để làm chủ hệ thống này là một yêu cầu mang tính thách thức, nhưng lại là đòi hỏi mang tính cấp bách nhằm đáp ứng những nhu cầu quản lý mới đang ngày càng gia tăng
- Phân hệ quản lý học sinh
Trang 14Phân hệ quản lý học sinh ( VEMIS_Student) là một trong 7 phân hệ của hệ thống quản lý thông tin trường học VEMIS Ngoài tính năng quản lý các thông tin của học sinh, phân hệ này còn giải quyết tốt bài toán quản lý quá trình học tập của HS Trách nhiệm nhập điểm HS có thể được quy định khác nhau tùy theo hoàn cảnh và đặc điểm của từng trường Có nơi có thể nhập tập trung ( từ các máy tính trong mạng LAN của nhà trường) hoặc nhập theo các file Excel để đọc vào chương trình
VEMIS_student có thể ứng dụng cho hầu hết các loại hình trường phổ thông ở Việt Nam,kể cả các trường đa cấp, trường DTNT và TTGDTX Để chương trình đáp ứng tốt với từng loại hình trường, người sử dụng cần nắm vững các nguyên tắc làm việc cơ bản trong phân hệ quản trị hệ thống để thiết lập chính xác các tham số cho trường mình
Phân hệ quản lý học sinh sử dụng tài nguyên chung từ phân hệ quản trị hệ thống và cung cấp danh sách lớp học cho phân hệ quản lý giảng dạy, danh sách học sinh cho phân hệ quản lý thư viện, quản lý thiết bị và kết xuất ra hồ sơ
* Phần mềm quản lý học sinh VEMIS
Giao diện được chia làm 2 phần chính : thực đơn(menu) chương trình và thanh trạng thái
Thực đơn chứa các chức năng chính của chương trình
Hệ thống : Là những chức năng liên quan đến những thao tác thuộc về người quản trị chương trình như :
+ Kết nối máy chủ CSDL
+ Đăng ký các tham số thường dùng
+ Kết xuất dữ liệu lên cấp trên
+ Kết xuất hồ sơ của trường
- Khối học/lớp học : Gồm các chức năng liên quan đến các công việc chuẩn
bị năm học mới như :
+ Tạo lớp học theo khối
+ Nhập danh sách trúng tuyển
+ Phân lớp cho học sinh
+ Sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự ABC và in
+ Kết chuyển lớp
Trang 15- Hồ sơ học sinh : Là chức năng liên quan đến việc đưa dữ liệu vào CSDL của chương trình và cập nhật thông tin hồ sơ học sinh, bao gồm các chức năng mà NSD thao tác trên đó nhiều lần Các chức năng bao gồm :
+ Xuất hồ sơ ra Excel
+ Nạp hồ sơ từ Excel
+ Nạp và sửa hồ sơ ban đầu
+ Nạp ảnh học sinh
+ Chuyên cần
+ Khen thưởng - kỉ luật
+ Đăng kí chuyển trường
+ Đăng kí chuyển lớp
+ Đăng kí nghi học dài hạn
+ Đăng kí đi học trở lại
- Ban học / Môn học : Gồm chức năng đăng ký ban học, môn miễn giảm, môn khuyến khích cho học sinh
+ Học sinh – Ban học
+ Khối lớp – Môn miễn giảm
+ Lớp học – Môn miễn giảm
+ Học sinh – Môn miễn giảm
+ Khối lớp – Môn khuyến khích
+ Lớp học – Môn khuyến khích
+ Lớp học – Môn khuyến khích
+ Học sinh – Môn khuyến khích
+ Học sinh – Môn ngoại ngữ
- Kiểm tra và thi : Gồm chức năng hỗ trợ việc lập danh sách kiểm tra cũng như các kỳ thi trong trường học
Trang 16- Thống kê báo cáo : là chức năng kết xuất số liệu từ dữ liệu đầu vào đã thu thập được
- Trợ giúp : là chức năng hỗ trợ NSD trong suốt quá trình làm việc với chương trình Chức năng Trợ giúp hỗ trợ NSD hiểu thêm các chức năng khi cần và thông tin về chương trình giúp xác định phiên bản chương trình đang sử dụng
* Ứng dụng phần mềm VEMIS vào sử dụng quản lý điểm
Thực hiện công việc này cho toàn bộ các lớp, sao cho danh sách học sinh trong máy khớp với danh sách học sinh trong sổ điểm Mục đích của việc này nhằm làm cho danh sách học sinh trong máy giống như trong sổ điểm để khi nhập điểm vào cho chính xác và nhanh chóng
Quản lý điểm học sinh được lưu trữ trên sổ, hồ sơ học sinh, chưa có phần mềm hoặc tiện ích nào dùng để quản lý
Mỗi giáo viên bộ môn có một sổ điểm riêng ( sổ điểm cá nhân ) để ghi điểm của bộ môn/ lớp Giáo viên bộ môn có thể trực tiếp cho điểm vào sổ điểm lớp ( sổ điểm theo quy định của bộ GD & ĐT) nếu thấy điểm đó không cần phải thay đổi nữa Định kỳ, giáo viên bộ môn căn cứ sổ điểm lớp để tổng hợp điểm
Mỗi lớp có một sổ điểm lớp ghi tất cả các môn học và điểm tổng kết định kì trong năm học
Mỗi loại điểm có hệ số riêng hệ số 1, hệ số 2 , hệ số 3 tương ứng kiểm tra miệng và 15 phút, kiểm tra 1 tiết hoặc thực hành, kiểm tra học kỳ
- Kết thúc học kỳ I giáo viên thường phải thực hiện những công việc như sau
- Tổng hợp bảng điểm trung bình và hạnh kiểm của học kỳ I
- Tổng hợp danh sách học sinh được khen thưởng
- Viết điểm các môn học và sổ liên lạc giữa nhà trường và gia đình
- Báo cáo lên cấp trên
- Ghi học bạ học kỳ I
- Kết thúc học kỳ II giáo viên thường phải thực hiện những công việc sau :
- Tổng hợp bảng điểm trung bình học kỳ II và cả năm
- Tổng hợp danh sách học sinh đề nghị khen thưởng
- Tổng hợp danh sách học sinh thi lại và gửi lên nhà trường
- Tổng hợp danh sách học sinh không đủ điều kiện lên lớp
- Viết điểm các môn học vào sổ liên lạc gửi về gia đình học sinh
Trang 17- Đối với học sinh lớp 9 tổng hợp danh sách học sinh đủ hoặc không đủ điều kiện tốt nghiệp
+ Đối với nhà trường
- Xét duyệt và công bố kết quả đánh giá, xếp loại theo định kỳ ( kỳ I, kỳ II và
cả năm) có danh sách chi tiết từng học sinh toàn trường
- Tổng hợp danh sách học sinh đề nghị công nhận tốt nghiệp THCS
- Báo cáo thống kê theo mẫu của bộ phận chuyên môn và bộ phận tổng hợp phòng GD&ĐT
+ Chức năng và ứng dụng
- Yêu cầu
- Hệ thống phải hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý điểm của trường, đảm bảo các yêu cầu sau :
- Hệ điều hành Window XP, Offic 2003
- Máy tính có cấu hình cài đặt và chạy được Microsoft Excel 2003
Cho phép nhập điểm, xuất mẫu nhập điểm, đọc điểm trở lại chương trình
để cho ra kết quả chung
Sau khi ghép nối dữ liệu chương trình tự động tính toán và cho ra kết quả cuối cùng học kỳ I, học kỳ II, cả năm
Đảm bảo cung cấp dữ liệu cho các mẫu báo cáo, thống kê và in ấn theo yêu cầu của chuyên môn, nhà trường và phòng giáo dục
Xuất, in sổ điểm cá nhân cho giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm…
In kết quả ghi học bạ cho các giáo viên bộ môn và GVCN được thuận tiện
Tự động tổng hợp kết quả học tập
Tự động tính điểm trung bình, xếp loại học lực học kỳ và cả năm
Trang 18Tự động đánh giá học sinh lên lớp, ở lại, thi lại, danh hiệu thi đua…
In phiếu báo kết quả học tập cho mỗi học sinh
Thống kê kết quả điểm theo bài kiểm tra, theo môn học , theo khối lớp Thống kê kết quả học tập của học sinh theo lớp học
+ Tất cả các thao tác dành cho người dùng được thiết lập tại giao diện của chương trình Chương trình được sắp xếp thành 3 khối công cụ chính
- Khối công cụ khởi tạo và nhập thông tin ban đầu :
Phân công giảng dạy ; Danh bạ học sinh ( KI, KII) , bỏ học, chuyển đi,…
- Khối công cụ tương tự với các môn học:
Các môn : Toán, Lý , Hóa, Sinh, Văn, Anh văn, Sử, Địa, GDCD, CN , TDuc, Nhạc, MT, Tin
Công cụ thống kê kì I và cả năm
- Khối công cụ xem, in kết quả, thống kê và phiếu điểm học sinh theo từng thời điểm
Phân công giảng dạy
- Khai báo
- Tên trường, vào ô tương ứng
- Năm học, vào ô tương ứng
- Tên lớp : Nhập vào ô tương ứng
- Nhập họ và tên giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm học kỳ I
- Khai báo :
- Tên trường, vào ô tương ứng
- Năm học, vào ô tương ứng
- Tên lớp, nhập vào ô bên phải chữ LỚP
- Nhập họ và tên giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm học kỳ I hoặc học
kỳ II
- Khởi tạo hệ thống và các thành phần làm việc
- Bấm hợp phím Ctrl + S chọn nơi lưu trữ tập tin vừa nhập dữ liệu
- Khởi tạo sổ điểm bộ môn :
+ Chọn lần lượt các môn bằng cách click chuột vào nút tương ứng môn nào chương trình sẽ xuất sổ điểm cá nhân môn đó và tự động lưu trong thư mục người dùng và lưu tập tin ban đầu
Trang 19+ Có 2 cách nhập điểm, nhập trực tiếp trên chương trình thông qua các nút từng môn tương ứng trong giao diện hoặc nhập vào sổ điểm cá nhân vừa xuất rồi nạp lại chương trình Quá trình nạp lại chương trình cũng giống như xuất sổ điểm ra, chỉ cần nhập xong các môn rồi lưu lại thư mục có tập tin chương trình ( không được sửa tên tập tin sổ điểm bộ môn ) chương trình sẽ tìm tập tin tương ứng môn rồi cập nhật và tự động tính điểm
- Phần xuất, nhập danh sách học sinh và hạnh kiểm cần chú ý những đặc điểm sau :
+ Không nhập số thứ tự, nhập ngày sinh theo quy ước có dấu (‘) ở phía bên trái
ví dụ :’01/01/2001
+ Đến cuối học kỳ I hoặc học kỳ II nhập xếp loại hạnh kiểm học sinh
+ Chuyển đi, bỏ học : Thực hiện tương tự như trên, tuy nhiên không được thay đổi vị trí học sinh trong danh sách, vì nếu như thế sẽ không chính xác điểm của học sinh tương ứng Chỉ xóa bỏ tên những học sinh chuyển đi, bỏ học ở danh sách tương ứng theo từng thời điểm
* Ứng dụng phần mềm VEMIS vào thực hiện việc quản lý khối học/ lớp học
- Nhập danh sách học sinh trúng tuyển
+ Mục đích :
Hỗ trợ nhập học sinh trúng tuyển đầu cấp theo năm học, lưu trữ để thống
kê báo cáo loại học sinh nhập trường Tập tin mẫu này có thể sao chép dễ dàng và có thể thao tác nhập trên bất kỳ máy tính nào cài đặt chương trình Excel
+ Cách thức thực hiện
Chọn “Khối học/lớp học -> Nhập danh sách học sinh trúng tuyển” xuất hiện giao diện cho phép NSD xuất mẫu để nhập danh sách trúng tuyển và nhập danh sách trúng tuyển từ mẫu
- Lập danh sách lớp học theo từng khối,
Trang 20- Phân học sinh vào lớp học
+ Mục đích : Sau khi có kết quả tuyển sinh, NSD tiến hành lựa chọn học sinh
để phân lớp, phân lớp theo tỷ lệ nam, nữ, theo phường xã, hoặc theo điểm trúng tuyển ( tùy theo cách bố trí của từng trường)
- Kết chuyển học sinh lên lớp / lưu ban
+ Mục đích : thực hiện kết chuyển học sinh được lên lớp và kết chuyển học sinh lưu ban của năm cũ vào lớp của năm học mới
+ Các bước thực hiện
Bước 1 : Khởi động phân hệ quản lý hệ thống để khai báo năm học mới
Bước 2 : Tạo lớp cho năm học mới
Bước 3 : Chọn “ Khối học / Lớp học -> Danh sách kết chuyển lớp “
- Đánh giá xếp loại học sinh
- Tích hợp tiện ích công bố kết quả học tập rèn luyện hạnh kiểm lên môi trường internet và nhắn tin qua điện thoại di động
+ Đặc điểm nổi trội:
- Dễ tiếp cận, dễ sử dụng với giao diện đồ họa, đẹp, thân thiện Sử dụng tiếng việt, dễ hiểu, thao tác ít, đơn giản, đạt kết quả nhanh
- Dễ triển khai trên một hệ thống mạng cục bộ, ( nhiều máy tình cho nhiều
người tác nghiệp cùng lúc) hoặc chỉ với một máy tính có cấu hình trung bình
Trang 21- Nền tảng kỹ thuật tiên tiến được xây dựng và phát triển trên nền tảng công nghệ NET Framework, tổ chức lưu trữ cơ sở dữ liệu trên SQL Server, hỗ trợ font Unicode toàn diện, tương thích hoàn toàn với máy tính sử dụng hệ điều hành Windows XP trở lên
- Một giải pháp cho tất cả
VEMIS cung cấp một quy trình xử lý, kiểm soát và quản lý toàn diện từ khâu tiếp nhận học sinh đầu cấp cho đến khi hoàn thành chương trình học tập tại trường
VEMIS cung cấp đầy đủ thông tin dữ liệu cần thiết cho việc phân tích, báo cáo
và tổng hợp hai mặt giáo dục trong phạm vi hoạt động dạy và học của nhà trường
VEMIS cung cấp các phương tiện cần thiết nhằm giải quyết các yêu cầu trong công tác lưu trữ, khai thác dữ liệu và công bố thông tin có kiểm soát Việc kết chuyển
dữ liệu từ năm học trước sang năm học sau, đảm bảo yêu cầu quản lý liên tục và có tính kế thừa
Thực hiện công việc này cho toàn bộ các lớp, sao cho danh sách học sinh trong máy khớp với danh sách học sinh trong sổ điểm Mục đích của việc này nhằm làm cho danh sách học sinh trong máy giống như trong sổ điểm để khi nhập điểm vào cho chính xác và nhanh chóng
Trang 22CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TẠI
TRƯỜNG THCS ĐÔNG HƯNG – LỤC NAM – BẮC GIANG
2.1 Giới thiệu về trường THCS Đông Hưng
Trường THCS là cơ quan chuyên môn, giúp UBND xã thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục ở địa phương theo quy định của chính phủ Đồng thời trường THCS chịu sự quản lý của phòng GD & ĐT huyện về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật giáo dục và điều lệ trường học của Bộ giáo dục và đào tạo
Trường THCS Đông Hưng được thành lập năm 1965 Tiền thân là trường Phổ thông cơ sở Đông Hưng (1965-1995) Từ năm 1995 đến nay, trường được tách theo Quyết định của chủ tịch UBND tỉnh và mang tên trường THCS Đông Hưng
Vị trí của trường : Thôn Quan 1- Xã Đông Hưng- Huyện Lục Nam- Tỉnh Bắc Giang Trường nằm ở phía Tây của Huyện Lục Nam, cách trung tâm huyện 9km Nhìn lại 50 năm xây dựng và trưởng thành gần một nửa thế kỷ, trường THCS Đông Hưng
có một chặng đường lịch sử nhiều thành tích vẻ vang nhưng cũng đã trải qua biết bao khó khăn, thử thách Từ ngày đầu thành lập năm 1965, trường được đặt tại xóm Đồng Dầu - xã Đông Hưng chỉ có 02 lớp học: 01 lớp 5; 01 lớp 6 với 52 học sinh; 01 hiệu trưởng; 06 đ/c cán bộ giáo viên
Năm 1995 đến nay trường được chuyển về xây dựng và phát triển tại xóm Quan 1, xã Đông Hưng, Huyện Lục Nam
Từ khi thành lập trường tháng 8/1965 đến nay, trường THCS Đông Hưng có 4 thầy(cô) làm Hiệu trưởng nhà trường :
1 Thầy : Nguyễn Hựu - Hiệu trưởng từ năm 1965-1980
2 Thầy : Bùi Văn Thuế - Hiệu trưởng từ năm 1981-1991
3 Thầy : Nguyễn Chí Lâm - Hiệu trưởng từ năm 1992-2008
4 Thầy : Lê Văn Tuấn - Hiệu trưởng từ năm 2008 đến nay
Trải qua 50 năm xây dựng và phát triển, trường đã có cơ sở vật chất khang trang; với 20 phòng học cao tầng, 05 phòng học bộ môn, 01 phòng thư viện chuẩn, 01 phòng tin học, 01 phòng truyền thống, 01 phòng đoàn đội; khu hiệu bộ đầy đủ phòng làm việc của BGH, tổ chuyên môn, tổ hành chính và phòng họp
Trang 23Tổng diện tích nhà trường có 10.920m2 với 20 lớp và 456 học sinh, 40 cán bộ, giáo viên, nhân viên Khuôn viên của nhà trường luôn xanh- sạch- đẹp; Có bồn hoa, cây cảnh thoáng mát tạo môi trường xanh suốt 4 mùa Tự hào về truyền thống hiếu học của một miền quê có truyền thống lao động cần cù, yêu nước bất khuất chống giặc ngoại xâm, các thế hệ giáo viên học sinh của mái trường yêu dấu này không ngừng học tập, rèn luyện đã thành danh, giữ nhiều chức vụ quan trọng của Đảng, nhà nước, quân đội từ trung ương đến địa phương
Năm 2008 trường được công nhận trường đạt chuẩn Quốc gia và tổ chức kỷ niệm 50 năm thành lập trường, các thế hệ giáo viên và 50 khóa học sinh, các thế hệ học trò đã vui mừng gặp gỡ cùng ôn lại truyền thống nhà trường, sống lại cảm xúc thuở học trò, 50 năm thầy trò trường THCS Đông Hưng luôn nỗ lực phấn đấu trong suốt nhiều năm trường luôn đạt danh hiệu trường tiên tiến Đội ngũ cán bộ giáo viên
đã đạt chuẩn 100%(trên chuẩn 60), đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục nâng cao chất lượng Nhà trường đã góp phần một phần không nhỏ làm nên diện mạo của nền giáo dục địa phương qua các thời kỳ
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức đoàn thể trong cơ quan
2.2.1 Nhiệm vụ chủ yếu của trường THCS Đông Hưng
- Quản lý và chỉ đạo trực tiếp giáo viên và học sinh thuộc trường THCS Đông Hưng theo điều lệ trường trung học, chỉ đạo công tác dạy và học, thực hiện các quy định về mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục, chỉ đạo công tác xây dựng đội ngũ, xây dựng CSVC, mua sắm trang thiết bị trường học, sử dụng có hiệu quả SGK và đồ dùng dạy học, hướng dẫn giáo viên sử dụng tài liệu, thực hiện quy chế thi cử theo thẩm quyền
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật về giáo dục, việc thực hiện các quy định của ngành, việc thực hiện chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục, cần thực hiện tốt quy chế chuyên môn đối với đội ngũ của trường
- Nhà trường giúp địa phương xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục bậc THCS trên địa bàn xã bao gồm quy mô, trường lớp, biên chế đội ngũ, ngân sách chi cho thường xuyên và ngân sách chi cho mua sắm, sửa chữa, xây dựng Tham mưu với UBND xã, phối hợp với các ban ngành đoàn thể trong xã để làm công tác xã hội hoá giáo dục, nâng cao chất lượng PCGDTHCS
Trang 24- Tổ chức và chỉ đạo việc bồi dưỡng đội ngũ.Tổ chức triển khai và thực hiện các văn bản quy phạm về luật giáo dục, chỉ đạo thực hiện điều lệ trường THCS
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp giáo dục của địa phương theo quy định của nhà nước
- Tổ chức nghiên cứu tài liệu tham khảo để nâng cao tay nghề, đúc rút kinh
nghiệm, đẩy mạnh phong trào thi đua "Hai tốt", xét và đề nghị khen thưởng cho tập
thể và cá nhân có thành tích trong phong trào thi đua, đề nghị xét tặng danh hiệu tôn vinh giáo viên có nhiều đóng góp cho sự nghiệp giáo dục
- Chỉ đạo xây dựng mối quan hệ: Nhà trường - Gia đình - Xã hội Nhà trường
có trách nhiệm chủ động phối hợp với các lực lượng GD để thực hiện mục tiêu nguyên lý giáo dục Thống nhất quan điểm, nội dung, phương pháp giáo dục giữa Nhà trường - Gia đình - Xã hội Huy động mọi lực lượng chăm lo cho sự nghiệp giáo dục, xây dựng phong trào học tập và môi trường giáo dục lành mạnh góp phần thực hiện công tác xã hội hoá giáo dục
Trang 252.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy trường THCS Đông Hưng
2.2.3 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
a Chi bộ Đảng
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng trong trường học thể hiện ở các quan điểm, đường lối, chủ trương trong khuôn khổ Hiến pháp – Pháp luật, theo Điều lệ Đảng và các Nghị quyết của Đảng
- Đảm bảo chế độ sinh hoạt, xây dựng nội dung thiết thực
- Làm tốt công tác phát triển đảng viên và bồi dưỡng cán bộ kế cận
- Chỉ đạo, giám sát, điều hành hoạt động của các tổ chức trong nhà trường
PHÓ HIỆU TRƯỞNG 2
TỔ KHOA
HỌC XÃ
HỘI
TỔ VĂN PHÒNG
TỔ KHOA HỌC TỰ NHIÊN
Trang 26b Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng
- Xây dựng tổ chức bộ máy nhà trường
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học
- Quản lý giáo viên, nhân viên, quản lý chuyên môn, phân công công tác, kiểm tra đánh giá
- Thực hiện chế độ chính sách của nhà nước đối với giáo viên, nhân viên và học sinh, tổ chức thực hiện quy chế dân chủ trong nhà trường, thực hiện công tác xã hội hóa giáo dục của nhà trường
- Trực tiếp phụ trách công tác chính trị và tư tưởng, tổ chức cán bộ, kế hoạch, thi đua, chủ nhiệm lớp, tài chính, hành chính, xây dựng cơ sở vật chất
- Chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ hoạt động vủa nhà trưòng
c Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Hiệu trưởng
- Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ được Hiệu trưởng phân công
- Cùng Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về phần việc được phân công
- Thay mặt Hiệu trưởng điều hành hoạt động của nhà trường khi được Hiệu trưởng ủy quyền
- Phó Hiệu trưởng trực tiếp quản lý chuyên môn, phổ cập GDTHCS, các chính sách an sinh xã hội, Thư viện, Thiết bị dạy học, vệ sinh môi trường, an toàn giao thông, phòng chống các tệ nạn xã hội, Y tế học đường
- Xây dựng kế hoạch chuyên môn, tổng hợp báo cáo các nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn, dự và kiểm tra quy chế chuyên môn của giáo viên theoquy định, kiểm tra sổ điểm, sổ đầu bài, sổ báo giảng, các loại hồ sơ về chuyên môn của giáo viên
- Tổ chức sinh hoạt chuyên môn và chỉ đạo các tổ sinh hoạt chuyên môn theo quy định
- Duyệt kế hoạch GD, tổ chức thi lại, duyệt học bạ của học sinh cuối năm học
d Các tổ chuyên môn
- Sinh hoạt theo định kì
- Thống nhất ghi chép các loại sổ sách
Trang 27- Phải có đủ hồ sơ của tổ theo qui định
- Xây dựng được kế hoạch công tác của tổ, thực hiện nghiêm túc quy chế
- Thường xuyên theo dõi đôn đốc các từng thành viên trong tổ
- Xây dựng chuyên đề , bồi dưỡng giáo viên giỏi các cấp
- Các nhóm chuyên môn sinh hoạt mỗi tháng 02 lần với nội dung:
+/ Thống nhất chương trình, bài mới, bài khó, thiết kế bài dạy đổi mới phương pháp +/ Thảo luận và lên lớp chuyên đề, chuẩn bị đồ dùng và làm đồ dùng dạy học +/ Chuẩn bị các hội thi
+/ Tích cực tham gia các phong trào thi đua, các Hội thi từ cấp trường trở lên +/ Đề xuất khen thưởng, kỷ luật với giáo viên
e Công đoàn
- Thực hiện chức năng theo Điều lệ công đoàn
- Đảm bảo tốt lịch họp BCH và sinh hoạt Công đoàn trường trong từng tháng
- Tổ chức hiệu quả các đợt thi đua Có phát động, có sơ kết, tổng kết (đánh giá các cá nhân cụ thể theo từng đợt thi đua)
- Đảm bảo chế độ chính sách, chăm lo đời sống giáo viên Thăm hỏi ốm đau động viên kịp thời theo nghị quyết đã đề ra, giúp đỡ giáo viên có hoàn cảnh khó khăn
- Tổ chức giao lưu, tham quan học tập nâng cao đời sống tinh thần và vật chất
- Phối hợp chặt chẽ cùng với chuyên môn thực hiện tốt các cuộc vận động
- Tham gia các giải pháp xây dựng tiêu chí "Trường học thân thiện - Học sinh tích cực"
- Cùng nhà trường thực hiện nghị quyết Hội nghị cán bộ công chức
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của Công đoàn cấp trên, chủ động đề xuất những hoạt động của Công đoàn để hoàn thành tốt các chương trình hành động của tổ chức CĐ, đáp ứng được yêu cầu của công tác giáo dục trong thời kì mới
f Đoàn thanh niên
- Hoạt động theo qui định của điều lệ đoàn và sự chỉ đạo của Đoàn cấp trên
- Phải có công trình lớn, như lao động tình nguyện mang tên thanh niên
Trang 28- Xung kích đi đầu trong các hoạt động của nhà trường nhất là tham gia tổ chức trò chơi, hoạt động ngoại khoá cho học sinh
g Đội TNTPHCM
- Thực hiện tốt chủ đề công tác Đội trong năm học
- Hoạt động theo điều lệ Đội – Hội đồng Đội nhà trường qui định
- Thực hiện tốt nề nếp nghi thức hoá và nề nếp học đường trong nhà trường
- Tổ chức tốt các buổi sinh hoạt đội với nội dung phong phú, thiết thực Thực hiện tốt công tác giáo dục kỹ năng sống, tổ chức các trò chơi dân gian và phong trào văn nghệ trong học sinh, tích cực chủ động tham gia thực hiện công tác giáo dục ngoại khoá góp phần nâng chất lượng giáo dục toàn diện
h Hội đồng thi đua khen thưởng
Do Hiệu trưởng thành lập và làm chủ tịch và các thành viên của Hội đồng gồm:
Bí thư chi bộ, phó hiệu trưởng, chủ tịch công đoàn, bí thư đoàn TN, tổng phụ trách, tổ trưởng chuyên môn
Hội đồng Thi đua khen thưởng giúp Hiệu trưởng:
- Xây dựng kế hoạch cụ thể từng tháng và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của nhà trường theo nhiệm vụ năm học
- Đánh giá kết quả thi đua, khen thưởng các tập thể, cá nhân giáo viên, học sinh theo từng tháng, học kỳ, năm học
- Tổng kết đánh giá kinh nghiệm sáng kiến của cán bộ giáo viên Đề xuất các biện pháp để nâng cao chất lượng dạy của giáo viên và chất lượng học của học sinh, công tác quản lý nhà trường
- Hội đồng Thi đua khen thưởng họp mỗi năm 3 lần/ năm (đầu năm học và cuối
mỗi học kỳ)
2.3 Tình hình hoạt động của nhà trường
Thực hiện đổi mới phương pháp dạy học theo hướng phát huy tính tích cực,
tự giác, chủ động, sáng tạo của người học, biến quá trình học tập thành quá trình tự học có hướng dẫn và quản lý của giáo viên
Trang 29 Xây dựng chương trình, nội dung hội thảo về đổi mới PPDH dựa trên những tài liệu đổi mới phương pháp dạy học và đánh giá kết quả học tập cho các giáo viên trong nhà trường, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong dạy và học
Đến năm 2015 có 90% giáo viên sử dụng thành thạo CNTT vào dạy học
Tăng cường kiểm tra về đổi mới phương pháp dạy học và đánh giá Đảm bảo đến năm 2020 có 100% giáo viên được đánh giá là áp dụng có hiệu quả các phương pháp dạy học đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục
Phát triển các phương tiện dạy học hiện đại
+ Hệ thống phòng thiết bị thí nghiệm, phòng thực hành bộ môn, phòng đa chức năng
+ Mạng LAN, mạng truyền thông học tập, mạng quản lí nội bộ kết nối với mạng phòng GD&ĐT với mạng Internet
Trang 302.4 Quy trình quản lý hồ sơ học sinh tại trường THCS Đông Hưng
Phê duyệt
Nhập các thông tin cá nhân
Cập nhật thông tin mới
Lưu trữ và truy xuất
Học sinh nhận hồ sơ
ra trường
Trang 312.4.2 Mô tả các bước trong quy trình
Theo sự phân công của Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng và Tổ văn phòng chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ học sinh tại trường:
Bước 1) Tiếp nhận hồ sơ học sinh
- Học sinh lớp 6, từ cấp Tiểu học, hồ sơ khi nhập trường tiểu học gồm có: Giấy chứng nhận tốt nghiệp Tiểu học; Giấy khai sinh bản sao
- Học sinh lớp 7, 8, 9 hồ sơ gồm có: Sổ học bạ; Giấy khai sinh bản sao; Các giấy tờ chứng nhận chế độ ưu tiên (nếu thuộc chính sách)
Bước 2) Phân loại hồ sơ học sinh
- Văn thư thực hiện phân loại hồ sơ học sinh khôi 6
- Hồ sơ khối 7, 8, 9, kết chuyển lên lớp và phân loại theo từng lớp đã biên chế
Bước 3) Lập danh sách biên chế lớp
Giáo viên chủ nhiệm năm cũ nhận hồ sơ học sinh và lập danh sách biên chế lớp sao cho phù hợp
Bước 4) Hiệu trưởng quyết định biên chế lớp
- Biên chế lớp theo từng năm học
Bước 5) Nhập thông tin học sinh
- Phân loại hồ sơ học sinh khối 6 theo từng lớp đã biên chế
- Hồ sơ khối 7, 8, 9, kết chuyển lên lớp và phân loại theo từng lớp đã biên chế
Bước 6) Cập nhật và bổ xung các thông tin mới của học sinh
- Cập nhật lớp
- Các thông tin về cá nhân học sinh: Họ và tên, Quê quán, giới tính, ngày tháng năm sinh, Quốc tịch, Tôn giáo…
- Cập nhật thường xuyên điểm số học sinh
- Kiểm tra và yêu cầu học sinh bổ xung một số giấy tờ chứng nhận chính sách
ưu tiên của năm học hiện hành
Bước 7) Lưu trữ hồ sơ học sinh
- Lưu trữ bản giấy: Cho hồ sơ vào túi, bọc kín lại và cất vào tủ lưu trữ
Trang 32- Lưu trữ bản điện tử: Sử dụng Microsoft Office Excel 2003 để thống kê danh sách học sinh năm học hiện hành và tiến hành lập danh sách học sinh với các nội dung sau: Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, Lớp, Giới tính, Quê quán, Dân tộc, Tôn giáo,
Họ tên cha/mẹ, Giáo viên chủ nhiệm
Bước 8) Trả hồ sơ cho học sinh đã tốt nghiệp bậc THCS
- Học sinh Khối 9 đã tốt nghiệp nhận lại hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
+) Học bạ THCS
+) Giấy khai sinh bản sao
+) Bằng tốt nghiệp THCS
+) Các chứng nhận chính sách ưu tiên và chứng nhận học tập cao (nếu có)
2.5 Những hạn chế trong công tác Quản lý hồ sơ học sinh tại Trường THCS Đông Hưng
- Hiện nay, Trường THCS Đông Hưng vẫn chưa có cán bộ làm công tác Quản
lý hồ sơ mà chỉ có cán bộ làm công tác kiêm nhiệm, do vậy tính hoàn thiện và việc Quản lý hồ sơ không đạt hiệu quả cao
- Điều kiện bảo quản hồ sơ cũng chưa hợp lý, chưa có kho lưu trữ riêng biệt mà chỉ là các tủ chứa tạm và các giá kê sách Có rất nhiều hồ sơ học sinh bị tác động của thời tiết gây mốc, ngoài ra hồ sơ bị côn trùng phá hoại, gây hậu quả mất thông tin của tài liệu trong hồ sơ
- Công tác phối hợp giữa gia đình và nhà trường trong việc hoàn thiện hồ sơ học sinh vẫn chưa có hiệu quả cao Phụ huynh học sinh chưa quan tâm kịp thời tới các
em học sinh lên đôi khi cán bộ giáo viên làm công tác Quản lý hồ sơ gặp không ít khó khăn Ví dụ như: Việc cung cấp giấy khai sinh bản sao của một em học sinh lớp 1 đầu năm học, trong khi phụ huynh đến nộp giấy khai sinh bản sao khi học sinh đó đã học được một tháng Việc như vậy khiến công tác thu tập, báo cáo chậm, quá thời gian quy định
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ học sinh gặp nhiều khó khăn và thử thách Hầu hết, công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại trường học chưa mang lại hiệu quả cao, năng lực về công nghệ thông tin của cán bộ Quản lý hồ sơ học sinh còn hạn chế dẫn tới việc khai thác tài liệu trong hồ sơ chưa đạt năng xuất cao, chưa biết tận dụng hết tính năng của các phần mềm Quản lý hồ sơ học sinh
Trang 33- Khó khăn trong công tác đổi mới phương pháp Quản lý hồ sơ học sinh Số đông cán bộ giáo viên làm công tác Quản lý hồ sơ học sinh có tư duy bảo thủ, không chịu đổi mới mà hay đi theo lối Quản lý cũ, điều đó khiến việc áp dụng một phương pháp mới rất khó khăn và trì trệ
2.6 Giải pháp nâng cao công tác Quản lý hồ sơ học sinh tại THCS Đông Hưng
- Đào tạo cán bộ có chuyên môn và năng lực, biết ứng dụng cộng nghệ thông tin vào công tác Quản lý hồ sơ
- Tham mưu với cấp trên, cho xây dựng kho lưu trữ chuyên biệt, áp dụng các biện pháp bảo quản tài liệu và hồ sơ lưu trữ thật hợp lý
- Tích cực tăng cường sự phối hợp giữa gia đình và nhà trường trong công tác thu thập tài liệu và bổ xung tài liệu cho Hồ sơ học sinh được hoàn thiện
- Tổ chức các lớp bồi dưỡng về công nghệ thông tin cho cán bộ giáo viên nâng cao trình độ tin học, triển khai và tổ chức tập huấn cho cơ quan một số phần mềm ứng dụng về Quản lý hồ sơ học sinh
Trang 34CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VEMIS VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TẠI TRƯỜNG
3.1 Ứng dụng phần mềm VEMIS vào công tác quản lý hồ sơ học sinh tại THCS Đông Hưng
3.3.1 Khởi động chương trình
Giao diện cửa sổ làm việc
Hình 3.1: Giao diện cửa sổ làm việc
Đăng nhập hệ thống :
Để quản trị hệ thống chọn phân hệ: “Quản trị hệ thống” (hình trên)
Để đăng nhập vào Quản lý học sinh và tài sản chọn: “Quản lý học sinh”
3.3.2.Các chức năng của chương trình
a Danh mục
Trang 35Hình 3.2: Giao diện danh mục
Các danh mục về hành chính
Các danh mục trường học
Danh mục sử dụng trong phân hệ quản lý học sinh
Danh mục sử dụng trong phân hệ quản lý tài chính
Danh mục sử dụng trong phân hệ quảng lý giảng dạy
Đăng ký đơn vị sử dụng để sử dụng bộ danh mục phù hợp với đơn vị đó(xem mục thiết lập tham số)
b Thiết lập tham số
Khi chương trình mới sử dụng lần đầu, cần đăng ký đơn vị sử dụng :
+ Từ menu chính chọn: Thiết lập tham số -> Đăng ký đơn vị sử dụng
Đánh mã đơn vị vào ô mã đơn vị, sau đó ấn nút lưu
- Hoặc nhấn nút “…” để chọn đơn vị nếu không nhớ mã
- Chọn tỉnh từ hộp thoại tỉnh, chọn đơn vị trên cây thư mục, nháy đúp vào đơn
vị được chọn, hoặc nhấn nút chọn để chọn đơn vị
Thiết lập tham số cho năm học và học kỳ được đăng ký cho mỗi một năm học mới, học kỳ mới
