Ứng dụng phần chữ ký số etoken trong duyệt ký văn bản tại ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản huyện lục ngạn, tỉnh bắc giang

LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng phần chữ ký số eToken trong duyệt ký văn bản tại Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc G

Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy, Cô giảng viên Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ em về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của Ban Quản lý các Dự

án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn./

Sinh viên

Lại Văn An

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan:

Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng phần chữ ký số eToken trong duyệt ký văn bản tại Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”, đây

là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn

tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc Kết quả nghiên cứu khóa luận chưa được công bố bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây

Bắc Giang, ngày 27 tháng 6 năm 2016

Sinh viên

Lại Văn An

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1 .4

TỔNG QUAN VỀ CHỮ KÝ SỐ VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 4

1.1 Giới thiệu về Chữ ký số 4

1.1.1 Giới thiệu chung 4

1.1.2 Khái niệm về chữ ký số 5

1.1.3 Ưu điểm của chữ ký số 5

1.1.4 Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số 6

1.1.5 Chứng thư số và Chứng thực số 6

1.1.6 Phần mềm chữ ký số eToken 6

1.2 Quản lý Văn bản đi 7

1.2.1 Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý nhà nước 7

1.2.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước 10

1.2.3 Khái niệm văn bản đi và quản lý văn bản đi 13

1.2.4 Nguyên tắc quản lý văn bản đi 13

1.2.5 Công tác quản lý văn bản đi 13

1.2.6 Ý nghĩa, tác dụng đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi 19

1.3 Khái quát về Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang 20

1.3.1 Vị trí, chức năng 20

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 20

1.3.3 Cơ cấu tổ chức 22

Chương 2 .23

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ TẠI BAN QL CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN 23

HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG 23

2.1 Thực trạng quản lý văn bản đi và việc sử dụng chữ ký số 23

2.1.1 Thực trạng quản lý văn bản đi 23

2.1.2 Sử dụng chữ ký số trong ký văn bản 23

2.1.3 Một số mẫu biểu qua quá trình khảo sát 24

2.2 Quy trình ban hành văn bản đi và sử dụng chữ ký số 27

2.2.1 Quy trình 1 27

2.2.2 Quy trình 2 36

Chương 3 .37

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ ETOKEN TRONG DUYỆT KÝ VĂN BẢN TẠI BAN QL CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XDCB HUYỆN LỤC NGẠN 37

TỈNH BẮC GIANG 37

3.1 Đặt vấn đề 37

3.2 Kết quả sử dụng chữ ký số trong ký văn bản đi tại Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang 37

3.2.1 Phần mềm vSignPDF 38

3.2.2 Phần mềm vSign 45

3.3 Ý nghĩa của việc sử dụng phần mềm chữ ký số eToken trong ký văn bản .57

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản

huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang 22

Hình 2.1 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 24

Hình 2.2 Nội dung đăng ký văn bản đi 24

Hình 2.3 Chữ ký số của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB 25

Hình 2.4 Danh mục hồ sơ các công trình năm 2016 26

Hình 2.5 Mẫu dấu và chữ ký của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB 26

Hình 2.6 Quy trình 1 quản lý văn bản đi và sử dụng chữ ký số 27

Hình 2.7 Sổ đăng ký văn bản đi trên cơ sở dữ liệu máy tính 29

Hình 2.8 Sơ đồ quy trình sử dụng chữ ký số trên phần mềm eToken 30

Hình 2.9 Phát hành văn bản đi bằng thư điện tử công vụ 31

Hình 2.10 Sổ quản lý văn bản đi trên phần mềm Microft office Excell 33

Hình 2.11 Ví dụ về tra tìm 1 văn bản 34

Hình 2.12 Quy trình 2 quản lý văn bản đi và sử dụng chữ ký số 35

Hình 3.1 Giao diện phần mềm chữ ký số vSignPDF 39

Hình 3.2 Chọn văn bản để ký chữ ký số 39

Hình 3.3 Văn bản để ký chữ ký số ,, 54

Hình 3.4 Ký chữ ký số vào góc dưới bên trái văn bản ,,, 40

Hình 3 5 Nhập mật khẩu chữ ký số file PDF ,,, 41

Hình 3 6 Văn bản được ký chữ ký số bằng phần mềm vSignPDF ,, 42

Hình 3 7 Giao diện phần mềm để xác thực chữ ký số PDF ,, 43

Hình 3 8 Chọn file PDF để xác thực chữ ký số ,, 44

Hình 3 9 Hình ảnh chữ ký số trên văn bản ,.,, 44

Hình 3.10 Kết quả xác thực chữ ký số file PDF ,, 45

Hình 3.11 Giao diện phần mềm chữ ký số vSign 46

Hình 3.12 Chọn văn bản để ký chữ ký số 47

Hình 3.13 Nhập mật khẩu để ký chữ ký số 47

Hình 3.14 Văn bản được ký chữ ký số bằng phần mềm vSign 48

Hình 3.15 Giao diện của chương trình để chọn xác thực chữ ký 49

Hình 3.16 Chọn file để xác thực chữ ký 50

Hình 3.17 Quá trình xác thực chữ ký 50

Hình 3.18 Kết quả xác thực chữ ký 51

Hình 3.19 Giao diện của chương trình để ký số, bảo mật 51

Hình 3.20 Chọn file để ký số bảo mật 52

Hình 3.21 Thư mục chứng thư mã trong bộ cài đặt 52

Hình 3.22 Thư mục chứng thư mã trong bộ cài đặt 53

Hình 3.23 Các chứng thư mã trong bộ cài đặt 53

Hình 3.24 Cài đặt thêm chứng thư mã 54

Hình 3.25 Kết quả ký số bảo mật 54

Hình 3.26 Giao diện chương trình để thực hiện xác thực chữ ký, giải mã 55

Hình 3.27 Chọn file văn bản để xác thực chữ ký, giải mã 55

Hình 3.28 Nhập mật khẩu để xác thực chữ ký, giải mã 56

Hình 3.29 Tiến trình kiểm tra, giải mã 56

Hình 3.30 Kết quả kiểm tra, giải mã 57

LỜI NÓI ĐẦU

lý thông tin Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong Văn phòng còn ở mức thấp Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở cấp cơ sở trang thiết bị còn chưa được đầu tư đúng mức, người làm công tác Văn phòng được đào tạo còn yếu

về chất lượng Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là rất cần thiết Để xây dựng các văn phòng hiện đại, hướng tới xây dựng văn phòng không giấy tờ với đội ngũ nhân viên giỏi về trình độ năng lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình trong công việc thì Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức cần phải tiếp tục quan tâm đến công tác văn phòng, ngoài việc đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, cần phải thường xuyên quan tâm, nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa các trang thiết bị trong công tác văn phòng của các cơ quan, tổ chức

Để nâng cao hoạt động của cơ quan, đặc biệt là nâng cao chất lượng và hiệu quả trong hoạt động văn phòng, Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang đã thường xuyên quan tâm, chỉ đạo ứng dụng khoa học công nghệ vào thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, đẩy mạnh ứng dụng các phần mềm như: Phần mềm Kế toán Smartbooks; phần mềm dự toán giá xây dựng; phần mềm dự toán – dự thầu Eta, phần mềm dự toán G8 , đặc biệt là trong lĩnh vực hành chính văn phòng đã sử dụng phần mềm: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp; phần mềm thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Giang; phần mềm chữ ký số Etoken vào thực hiện công tác văn phòng Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện đại hóa trong công tác văn phòng đã giúp cho Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng

Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác văn phòng nói chung, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến nói riêng Việc sử dụng chữ

ký số trong ký văn bản sẽ góp phần đảm bảo tính xác thực của người ký trên tài liệu; đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu; chống chối bỏ và bảo đảm tính bảo mật của tài liệu Vì vậy khi sử dụng chữ ký số sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí hành chính, việc ký kết các văn bản điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, việc gửi hồ sơ, văn bản diễn ra một cách nhanh chóng, tiện lợi, không mất thời gian in ấn và chuyển hồ sơ, tài liệu

Nhằm hoàn thiện những kiến thức đã học từ lý thuyết đến thực tế, mặt khác rút ra những kinh nghiệm cho bản thân trong quá trình học tập công tác em đi sâu vào tìm hiểu về đề tài - Ứng dụng phần mềm chữ ký số eToken trong duyệt ký văn bản tại Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu lý thuyết về chữ ký số, phần mềm chữ ký số eToken, quản lý văn bản từ đó xây dựng quy trình quản lý văn bản đi trong đó có việc sử dụng chữ ký số nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, ban hành văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin từ đó từng bước hiện đại hóa trong công tác văn phòng

3 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu, thu thập các tài liệu đã xuất bản, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các tài liệu trên mạng internet liên quan đến vấn đề nghiên cứu, các bài giảng, tài liệu hướng dẫn từ đó chọn lọc và sắp xếp lại theo ý tưởng của mình, xây dựng quy trình nghiệp vụ theo thực tế tại cơ quan, đơn vị đang công tác

4 Đối tượng nghiên cứu

- Cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

- Quy định về quản lý văn bản

- Về mặt thực tiễn

+ Xây dựng được quy trình quản lý văn bản đi và ứng dụng phần mềm chữ ký số eToken trong ký văn bản đi

6 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, khóa luận được chia làm 03 chương chính như sau:

Chương 1: Tổng quan về chữ ký số và quản lý văn bản

Chương 2: Phân tích quy trình quản lý văn bản đi và sử dụng chữ ký số tại Ban QL các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang Chương 3: Ứng dụng phần mềm chữ ký số eToken trong duyệt ký văn bản tại Ban QL các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ CHỮ KÝ SỐ VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

1.1 Giới thiệu về Chữ ký số

1.1.1 Giới thiệu chung

Trong đời sống hàng ngày, chữ ký (viết tay) trên một văn bản là một minh chứng về “bản quyền” hoặc ít nhất cũng là sự “tán đồng, thừa nhận” các nội dung trong văn bản Chẳng hạn như trên việc ký vào phiếu nhận tiền từ ngân hàng, hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, thừa kế Chữ ký viết tay được chính tay người ký nên văn bản không thể sao chụp được Thông thường chữ ký viết tay trên văn bản thì được dùng để xác nhận người ký nó Những yếu tố nào làm nên “sức thuyết phục của nó”? Về mặt pháp lý thì:

- Chữ ký là bằng chứng thể hiện người ký có chủ định khi ký văn bản

- Chữ ký thể hiện “chủ quyền”, nó làm cho người nhận văn bản biết rằng ai đích thị là người đã ký văn bản

- Chữ ký không thể tái sử dụng, tức là nó là một phần của văn bản mà không thể sao chép sang các văn bản khác

- Văn bản đã ký không thể thay đổi được

- Chữ ký không thể giả mạo và cũng là thứ không thể chối bỏ (người đã ký văn bản không thể phủ định việc mình đã ký văn bản mà người khác không thể tạo

ra chữ ký đó)

Trong cuộc sống đời thường, việc tạo một mô hình lý tưởng như trên là không thể vì việc ký trên văn bản giấy có thể giả mạo chữ ký, nhưng với khả năng kiểm định sát sao thì việc làm thay đổi không phải dễ Tuy nhiên trong thế giới máy tính thì vấn đề ký như trong thực tế sẽ gặp phải nhiều khó khăn: Các dòng thông tin trên máy tính có thể thay đổi dễ dàng, hình ảnh của chữ ký tay của một người cũng

dễ dàng cho sang – truyền từ một văn bản này sang văn bản khác và việc thay đổi nội dung một văn bản điện tử (sau khi ký) cũng chẳng để lại dấu vết gì về phượng diện tẩy, xóa

Để có được những đặc tính như trên, giao thức “ký trong thế thời điện tử” cần phải có sự hỗ trợ của công nghệ mã hóa Sơ đồ chữ ký số là phương pháp ký một thông báo được lưu dưới dạng điện tử

1.1.2 Khái niệm về chữ ký số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác tài liệu (văn bản, hình ảnh, âm thanh)

Mục đích của chữ ký số:

+ Xác định người ký: Nguồn gốc tài liệu

+ Xác định tính toàn vẹn của tài liệu

- Bản chất: Chữ ký số là kết quả của một lược đồ toán học với đầu vào là dữ liệu cần ký, được tóm lược thông qua hàng băm và mật mã hóa dữ liệu

1.1.3 Ưu điểm của chữ ký số

Việc sử dụng chữ ký số mang lại nhiều ưu điểm khi cần xác định nguồn gốc

và tính toàn vẹn của văn bản trong quá trình sử dụng

- Tính toàn vẹn

Cả hai bên tham gia vào quá trình thông tin đều có thể tin tưởng là văn bản không bị sửa đổi trong khi truyền vì nếu văn bản bị thay đổi thì hàm băm cũng sẽ thay đổi và lập thức bị phát hiện Quy trình mã hóa sẽ ẩn nội dung đối với bên thứ ba

- Tính không thể phủ nhận

Trong giao dịch, một bên có thể từ chối nhận một văn bản nào đó là do mình gửi Để ngăn ngừa khả năng này, bên nhận có thể yêu cầu bên gửi phải gửi kèm chữ

ký số với văn bản Khi có tranh chấp, bên nhận sẽ dùng chữ ký này như một chứng

cứ để bên thứ ba giải quyết

1.1.4 Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số

Việc đẩy mạnh ứng dụng chứng thực và chữ ký số chuyên dùng trong các giao dịch điện tử sẽ từng bước thay thế các giao dịch truyền thống, nó sẽ mang lại nhiều lợi ích như tăng năng suất xử lý công việc, giảm thời gian và chi phí dành cho các công việc liên quan đến văn bản giấy (in ấn, phát hành, lưu trữ ), nâng cao mức độ an toàn và bảo mật cho giao dịch điện tử giữa các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên môi trường mạng máy tính Chữ ký số còn góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; tăng cường trao đổi văn bản điện tử, giảm trao đổi giấy tờ giữa các cơ quan, giữa cơ quan nhà nước và người dân, doanh nghiệp; góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, hướng tới chính phủ điện tử trong tương lai

Chứng thực số là việc một tổ chức sử dụng công nghệ, kỹ thuật điện tử chứng nhận một cặp khóa thuộc về một chủ thể thông qua phương tiện cụ thể (chứng thư số)

1.1.6 Phần mềm chữ ký số eToken

Phần mềm chữ ký số eToKen là phần mềm được cung cấp bởi Ban Cơ yếu Chính phủ Thành phần của phần mềm bao gồm:

- Thiết bị lưu khóa và chứng thư số eToken;

- Drive thiết bị GCA- 01 eToken, bộ cài đặt phần mềm;

- Bộ phần mềm ký số vSign và vSignPDF

1.2 Quản lý Văn bản đi

1.2.1 Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý nhà nước

1.2.1.1 Văn bản

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:

- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”;

- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”;

- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành chính:

“Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”

1.2.1.2 Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các

cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

1.2.1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

- Chức năng thông tin: Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản Văn bản chứa đựng và chuyển tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước (như phương hướng, kế hoạch phát triển, các chính sách, các quyết định quản lý ) của chủ thể quản lý (các cơ quan quản lý nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý nhà nước cấp dưới hay toàn xã hội) Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó

Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như:

+ Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động của cơ quan

+ Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị

+ Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động

+ Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lý

- Chức năng pháp lý: Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy Do vậy, các văn bản quản lý nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước Chức năng pháp lý được thể hiện trên hai phương diện:

+ Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác

+ Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan

- Chức năng quản lý: Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện khi văn bản được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình…) và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…)

Thông qua chức năng quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý được xác lập

Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới

Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm tùy tiện, thiếu khoa học

Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý

- Chức năng văn hóa - xã hội: Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản

phẩm của quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa

+ Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa, điều

đó bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa

- Các chức năng khác: Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống

xã hội, văn bản còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử liệu

+ Với chức năng giao tiếp, hoạt động sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp giữa các quốc gia với nhau, giữa cơ quan với cơ quan Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, quốc gia này với quốc gia khác được thắt chặt hơn và ngược lại

+ Với chức năng thống kê văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con số, những sự kiện, những vấn đề trở nên biết nói

+ Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để nghiện cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia

1.2.1.4 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước

Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau:

- Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định

Đối với một nhà quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra Quyết định Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường

- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý

Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận

- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra” Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với

tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ

Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa

- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối quan hệ xã hội

1.2.1.5 Văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản

án, cáo trạng, ) không phải là văn bản QLHCNN

1.2.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước

1.2.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm

điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực hiện

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

+ Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

+ Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

+ Nghị định của Chính phủ

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao

+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

+ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước

+ Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với

cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội

+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp

+ Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp

1.2.2.2 Văn bản hành chính và văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính thông thường: Văn bản hành chính thông thường dùng

để chuyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt

Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản

lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…

Các loại văn bản hành chính cá biệt:

+ Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa

ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới

+ Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới

+ Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền của Chính phủ

+ Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới

+ Chỉ thị là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành có tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành Chỉ thị thường dùng để đôn đốc nhắc nhở cấp dưới thực hiện những quyết định, chính sách đã ban hành

+ Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội bộ Đây là loại văn bản được ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định

1.2.2.3 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổ chức khác khi có

nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa Văn bản chuyên môn được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước như tài chính, ngân hàng, giáo dục hoặc là các văn bản được hình thành trong các

cơ quan tư pháp và bảo vệ pháp luật Các loại văn bản này nhằm giúp cho các cơ quan chuyên môn thực hiện một số chức năng được uỷ quyền, giúp thống nhất quản lý hoạt động chuyên môn Những cơ quan không được nhà nước uỷ quyền không được phép ban hành văn bản này

Văn bản kỹ thuật là các văn bản được hình thành trong một số lĩnh vực như kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thuỷ văn Đó là các bản vẽ được phê duyệt, nghiệm thu và đưa vào áp dụng trong thực tế đời sống xã hội Các văn bản này có giá trị pháp lý để quản lý các hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật

1.2.3 Khái niệm văn bản đi và quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn

bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của

cơ quan, tổ chức

1.2.4 Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư)

Kịp thời: Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản

1.2.5 Công tác quản lý văn bản đi

1.2.5.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

*) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

*) Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều 8 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư

số 01/2011/TT-BNV

*) Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việcnhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số

33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

1.2.5.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

*) Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 15 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV

1.2.5.3 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản

đi trên máy vi tính

*) Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

· Sổ đăng ký công văn (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

- Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội

vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

*) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

1.2.5.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

*) Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA

- Trình bày bì và viết bì

- Vào bì và dán bì:

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào

bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA

*) Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng

+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít

và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột

“Nơi nhận văn bản”

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng

ký vào Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều

16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA

*) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.2.5.5 Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng

ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các

độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

1.2.6 Ý nghĩa, tác dụng đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi

- Làm tốt công tác quản lý văn bản đi giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nói chung chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Đây là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho công tác lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Vì vậy làm tốt công tác quản lý văn bản đi sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đi, không bị mất mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu về sau

1.3 Khái quát về Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

1.3.1 Vị trí, chức năng

Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang được thành lập theo Quyết định số 192/QĐ-UBND, ngày 28/01/1997 của UBND tỉnh Bắc Giang

Ban QL các dự án XDCB chức năng tham mưu, giúp UBND huyện Lục Ngạn quản lý các dự án đầu tư XDCB do UBND huyện làm chủ đầu tư và thực hiện quản lý dự án, lựa chọn nhà thầu, giám sát thi công xây dựng theo hợp đồng với các chủ đầu tư khác

- Giám sát thi công các công trình: Dân dụng - Công nghiệp; Giao thông; Thuỷ lợi; Mua sắm hàng hoá thiết bị

- Quản lý khối lượng, chất lượng, tiến độ thi công, chi phí xây dựng, an toàn vệ sinh môi trường của công trình xây dựng

- Tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình, đưa vào khai thác sử dụng theo quy định hiện hành

- Giải ngân thanh toán vốn; lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm

- Lập báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng để trình thẩm định và phê duyệt

- Thực hiện chế độ báo cáo sơ kết định kỳ hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, tổng kết năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Chủ tịch UBND huyện và các sở - ngành liên quan

- Yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, tài liệu liên quan trong việc đề xuất chủ trương, kế hoạch đầu tư các dự án và tham mưu UBND huyện giải quyết các vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực chuyên môn

- Quản lý cán bộ, viên chức, người lao động theo đúng quy định của Luật Cán

bộ, công chức; Luật Viên chức, Luật Lao động và các văn bản liên quan

- Quản lý nguồn vốn, tài sản, trang thiết bị của cơ quan theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện Lục Ngạn giao

1.3.2.2 Quyền hạn

- Đình chỉ việc thực hiện các công việc xây dựng nếu chất lượng thi công không đúng tiêu chuẩn, quy phạm kỹ thuật và không đảm bảo yêu cầu của hồ sơ thiết kế được duyệt đối với các công trình do Ban Quản ký các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn quản lý

- Từ chối nghiệm thu, thanh quyết toán khi khối lượng công việc không đảm bảo chất lượng công trình

- Yêu cầu các nhà thầu tư vấn, thi công thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về đầu tư XDCB

Chương 2

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ

TẠI BAN QL CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN

HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG 2.1 Thực trạng quản lý văn bản đi và việc sử dụng chữ ký số

2.1.1 Thực trạng quản lý văn bản đi

Xác định tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư nói chung, công tác quản lý văn bản đi nói riêng, trong những năm qua Ban QL các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang đã luôn quan tâm, chỉ đạo bộ phận hành chính thực hiện tốt công tác quản lý văn bản đi, thường xuyên cập nhật, theo dõi và thực hiện công tác quản lý văn bản đi theo quy định tại Thông tư số 07/2012 /TT-BNV, ngày 22/11/2012 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

2.1.1.1 Công tác tổ chức cán bộ

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng của mình đều phải dùng đến công tác công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất công việc của cơ quan, Ban QL các Dự

án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư

2.1.1.2 Chỉ đạo thực hiện công tác văn thư

Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang hiện tại đã xây dựng và ban hành về quy chế công tác văn thư - lưu trữ trong xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, quy trình nghiệp vụ đối với công tác văn thư

- lưu trữ

2.1.2 Sử dụng chữ ký số trong ký văn bản

Từ tháng 8 năm 2015 đến nay Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang đã sử dụng phần mềm chữ ký số eToKen vào trong ký văn bản Văn bản sau khi được hoàn thành các thủ tục về đăng ký, đóng dấu, sau đó sẽ được scan dưới dạng file PDF và ký chữ ký số bằng phần mềm chữ ký số eToken và gửi đi

theo phần nơi nhận của văn bản bằng phần mềm thư điện tử công vụ, mà không phải photo nhân bản và gửi đi như theo cách truyền thống

2.1.3 Một số mẫu biểu qua quá trình khảo sát

- Sổ đăng ký văn bản đi

Hình 2.1 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

- Cấu tạo bên trong của sổ đăng ký văn bản đi

Hình 2.2 Nội dung đăng ký văn bản đi

- Chữ ký số của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB

Hình 2.3 Chữ ký số của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB

- Danh mục hồ sơ các công trình năm 2016

Hình 2.4 Danh mục hồ sơ các công trình năm 2016

- Mẫu dẫu và chữ ký của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB

Hình 2.5 Mẫu dấu và chữ ký của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB