Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại trường tiểu học cảnh thụy – huyện yên dũng – tỉnh bắc giang

Văn bản theo nghĩa hẹp Văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế Văn bản

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này, trước hết tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô của khoa Hệ thống thông tin kinh tế của trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã trang bị cho tôi những kiến thức đầy đủ để giúp cho quá trình thực tập của sinh viên không bị ngỡ ngàng

và tự tin với kiến thức mà tôi đã được học tại trường

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo thạc sĩ Trần Thu Phương đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Bên cạnh đó tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các đồng chí lãnh đạo

và tập thể cán bộ giáo viên của trường Tiểu học Cảnh Thụy nơi tôi thực tập đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành bản khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù đã cố gắng nhưng bản Khóa luận tốt nghiệp không tránh khỏi những thiếu xót, hạn chế nên tôi kính mong nhận được sự quan tâm, góp ý và chỉ bảo của thầy cô để bản báo cáo khóa luận được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, ngày 25/6/2016

Sinh viên

Lương Thị Bình

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là: Lương Thị Bình

Sinh viên lớp: Đại học liện thông - Quản trị văn phòng K13a Bắc Giang, trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp: “ Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy – huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang” đây là công trình nghiên cứu của tôi và được sự hướng dẫn của thạc sĩ Trần Thu Phương Các nội dung nghiên cứu, kết quả thu được trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Các tài liệu trong luận văn được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố, các website

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung khóa luận của mình

Người viết khóa luận Sinh viên

Lương Thị Bình

` MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 5

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE EXCEL 5

1.1 TổNG QUAN Về QUảN LÝ VĂN BảN 5

1.1.1 KHÁI NIệM VĂN BảN 5

1.1.2 V AI TRÒ VÀ CHứC NĂNG CủA VĂN BảN 6

1.1.2.1 V AI TRÒ CủA VĂN BảN 6

1.1.2.2 CHứC NĂNG CủA VĂN BảN 6

1.1.3 PHÂN LOạI VĂN BảN 7

1.1.4 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN 8

1.1.4.1 N GHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN ĐI 8

1.1.4.2 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN ĐếN 20

1.2 PHầN MềM MICROSOFT EXCEL 26

1.2.1 KHÁI NIệM Về CÔNG NGHệ THÔNG TIN 26

1.2.2.1 GIớI THIệU Về EXCEL 27

1.2.2.2 L ợI ÍCH CủA E XCEL 28

1.2.2.3 CÁC CHứC NĂNG CHÍNH CủA EXCEL 30

CHƯƠNG 2: 31

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC CẢNH THỤY 31

2.1 GIớI THIệU KHÁI QUÁT Về CƠ Sở THựC TậP 31

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Trường TH Cảnh Thụy 31

2.2 THựC TRạNG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN TạI TRƯờNG TIểU HọC CảNH THụY 36

2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi 44

1.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến 46

2.3 NHữNG TồN TạI VÀ HạN CHế TRONG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN CủA NHÀ TRƯờNG 48

2.4 MộT Số GIảI PHÁP NHằM NÂNG CAO CHấT LƯợNG QUảN LÝ VĂN BảN TạI TRƯờNG TIểU HọC CảNH THụY .50

2.4.1 XÁC ĐịNH RÕ THẩM QUYềN BAN HÀNH VĂN BảN 50

2.4.2 ĐảM BảO Về TRÌNH Tự, THủ TụC QUảN LÝ VĂN BảN 51

2.4.3 NÂNG CAO TRÌNH Độ CÁN Bộ SOạN THảO VÀ QUảN LÝ VĂN BảN 51

CHƯƠNG 3: 53

ỨNG DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC CẢNH THỤY 53 3.1 VAI TRÒ CủA CÔNG NGHệ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN 53

3.2 K HÁI QUÁT Về PHầN MềM M ICROSOFT E XCEL 54

3.3 C HƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN TạI ĐƠN Vị 57

3.3.1 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN ĐI 59

3.3.2 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN ĐếN .61

3.3.3 MộT Số CHứC NĂNG CHÍNH CủA CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN 63

3.3.3.1 C HứC NĂNG THốNG KÊ VĂN BảN 63

3.3.3.2 CHứC NĂNG XEM TÀI LIệU ĐÍNH KÈM 65

3.3.3.3 CHứC NĂNG CHọN LọC THÔNG TIN 66

3.3.4 CÁCH Sử DụNG CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN TRÊN EXCEL 67

3.4 K ếT QUả ĐạT ĐƯợC 70

KẾT LUẬN 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mẫu dấu đến……… 21

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học Cảnh Thụy………… 35

Hình 2.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi……… 39

Hình 2.3 Mẫu trình bày đăng ký sổ quản lý văn bản đi đăng ký văn bản đi…39 Hình 2.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến……… 42

Hình 2.5 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến……… 42

Hình 26 Quy trình quản lý văn bản đi……… 44

Hình 2.7 Quy trình quản lý văn bản đến……… 46

Hình 3.1 Giao diện chính trương trình quản lý văn bản trên exel………… 58

Hình 3.2 Giao diện chính trương trình quản lý văn bản đi……….59

Hình 3.3 Giao diện chính trương trình quản lý văn bản đến………61

Hình 3.4 Chức năng thống kê văn bản……… 64

Hình 3.5 Chức năng xem tài liệu đính kèm……… 65

Hình 3.6 Chức năng lọc tìm văn bản……… 66

BẢNG, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước quản

lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lí văn bản Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nước Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước Vì vậy công tác văn thư

đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ

có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm

Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư

Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phục như:Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác

Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm, mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông tin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau

Quản lý văn bản tốt sẽ tạo ra tài liệu lưu trữ là nó di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước Trải qua bề dầy về thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống cho nên gặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được

Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng, trong đó có công tác quản lý văn bản Nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hóa trong công tác quản lý văn bản và tìm ra giải pháp giúp cơ quan, tổ chức trong việc quản lý văn bản được đơn giản, nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý văn bản truyền thống bằng hồ sơ, sổ sách

Để đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn luyện, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân Em xin chọn đề

tài: “Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang”

Mục đích của đợt thực tập là muốn giúp sinh viên tìm hiểu tình

hình thực tế về công tác văn phòng, công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản Qua đó, sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng cố và nâng cao nhận thức về nghề nghiệp

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đợt thưc tập là khảo sát đánh

giá phân tích thực trạng quản lý văn bản nâng cao chất lượng trong quản lý văn bản tại trường Tiểu học Cảnh Thụy

Phương pháp báo cáo kháo luận tốt nghiệp chủ yếu dựa trên phương

pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài mà em nghiên cứu là từ đó

thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn

Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về công tác quản lý văn bản và phần mềm Microsoft Excel

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang

Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản

lý văn bản tại tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang

Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin vào Quản trị văn phòng, từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập đã giúp cho chúng tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau khi đã thực tập ở các cơ quan

Qua thời gian đến thực tập tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy, cùng sự cố gắng nỗ lực của bản thân, em đã được từng bước làm quen với công việc Qua đó

em có thể tích luỹ được kinh nghiệm để áp dụng vào công việc thực tế sau này Với phần lý luận được thầy cô trang bị và những kinh nghiệm đã thu được trong

đợt thực tập vừa qua, em tin rằng khi bước vào thực tế em sẽ hoàn thành tốt công việc được giao

Dưới đây là bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp của em, trong quá trình làm báo cáo em nhân được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cán bộ trong nhà trường

và nhất là giảng viên hướng dẫn khóa luận Trần Thu Phương Trong báo cáo không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh giúp đỡ đóng góp ý kiến để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE EXCEL

1.1 Tổng quan về quản lý văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản theo nghĩa rộng

Văn bản là vật mang tin, được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa

là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác

Văn bản theo nghĩa hẹp

Văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế

Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội

bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

Văn bản pháp luật

Văn bản pháp luật là hình thức thể hiện của những quyết định do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình tự do pháp luật quy định thể hiện ý chí của nhà nước buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành và được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế nhà nước

Văn bản đi

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi Nói một cách khác: Văn bản đi

là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của

mình Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND , cũng như các văn bản thông thường khác như Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường, v.v Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại

và phong phú về nội dung Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây: Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật

Thứ hai là nhóm văn bản thông thường

Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ

Văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

1.1.2 Vai trò và chức năng của văn bản

1.1.2.1 Vai trò của văn bản

Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò chủ yếu sau:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;

- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;

- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý;

- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật

1.1.2.2 Chức năng của văn bản

Chức năng thông tin của văn bản: Đây là chức năng cơ bản của văn bản,

các thông tin chứa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo ra sự vận hành thông suốt thống nhất trong bộ máy Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, là yếu tổ quyết định để đưa ra các chủ trương, chính

sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ của Nhà nước cũng như các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân

Chức năng pháp lý của văn bản: Thực hiện chức năng này văn bản giúp

cho các cơ quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiều phạm vi không gian và thời gian Cùng với chức năng thông tin văn bản trở thành một trong các cơ sở đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý

Chức năng quản lý của văn bản: Thực hiện chức năng quản lý, văn bản

được sử dụng để ghi lại, truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính, đó là các căn cứ pháp lý để giải quyết các công việc cụ thể trong quản lý Nhà nước

Chức năng văn hóa –xã hội của văn bản: Văn bản quản lý Nhà nước là

sản phẩm sang tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên Văn bản quản lý Nhà nước góp phần ghi lại, truyền bá cho thế hệ mai sau truyền thống quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của quốc gia qua từng thời kỳ

1.1.3 Phân loại văn bản

Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau

Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như: Tính chất của văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp

lý của văn bản, hình thức của văn bản Theo Nghị định số 110/2014/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ thì hệ thống văn bản được chia thành các loại:

hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính

1.1.4 Nghiệp vụ quản lý văn bản

1.1.4.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác

Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

- Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm

Thể thức và kỹ tuật trình bầy văn bản

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan thực hiện

và phải thực hiện theo đúng các văn bản của nhà nước quy định

Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:

a Quốc hiệu

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

b Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố

trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi

cơ quan chủ quản

- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền,

- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên

cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng

từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

c Số, ký hiệu của văn bản

- Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ký hiệu của văn bản

- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có

d Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

e Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

Số: 72/VTLTNN-NVĐP

V/v kế hoạch kiểm tra công tác

văn thư, lưu trữ năm 2009

f Nội dung văn bản

- Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương

và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI – Quy định viết hoa trong văn bản hành chính

Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định,

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào

từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph)

đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả – rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự

có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm

g Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức

- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm

h Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 4

i Nơi nhận

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan

hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và

cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng

cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận”

và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo

là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản

- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,

tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng

có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm

Đăng ký văn bản Đi

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính

Đăng ký bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên,

không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định

Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a Nguyên tắc chung

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn

vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:

Làm thủ tục phát hành văn bản

a Lựa chọn và trình bày bì

Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong

bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong

Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được nhà nước quy định Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

Chuyển phát văn bản đi

a Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân

trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao

b Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:

c Chuyển phát văn bản qua bưu điện

Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập

sổ chuyển giao

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo

đảm văn bản không bị thất lạc, mất mác

- Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có người nhận hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển ngay cho đơn vị soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢN

ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Lưu văn bản đi

Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, sau khi phát hành đều phải giữ lại hai bản chính để lưu, một bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư cơ quan

1.1.4.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của

cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm

vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những

bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông

tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn

thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của

cơ quan, tổ chức

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm

Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục

hồ sơ cơ quan

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định

cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến

Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định

và sổ đăng ký văn bản mật đến

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo

có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có)

và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị,

cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu “Phiếu giải quyết văn bản đến” tại Phụ lục

IV kèm theo Công văn này)

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

b) Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn”

và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán

bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;

- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập

sổ chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này)

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn

vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị,

cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này)

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo

phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)

để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến kèm theo Công văn này);

+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.2 Phần mềm Microsoft Excel

1.2.1 Khái niệm về công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin Theo quan niệm này thì công nghệ thông tin là một hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, chủ yếu là máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hoá của con người

Thuật ngữ “công nghệ thông tin” (Information Technology) được hiểu là các ứng dụng liên quan đến máy vi tính và được phân loại dựa trên phương thức chúng được sử dụng trong cuộc sống chứ không dựa trên nguyên lý hoạt động của chúng

Việc sử dụng máy vi tính, phương tiện truyền thông và internet… trong quản lý công văn hiên nay đã phát triển nhanh chóng góp phần tạo ra nhiều hình thức quản lý công văn hết sức đa dạng và phong phú Công nghệ thông tin là một công nghệ tạo khả năng (enabling technology), nghĩa là giúp con người có thêm khả năng trong hoạt động trí tuệ chứ không phải thay thế con người trong hoạt động đó Để ứng dụng chất lượng và hiệu quả cao công nghệ thông tin vào trong

cơ quan trong điều kiện của xã hội tri thức, khi mà khối lượng tri thức tăng lên nhanh chóng, những tri thức mà ta cần đến và sử dụng trong cuộc sống của mình

và của xã hội trong tương lại có thể là những tri thức mà hiện tại nằm ngoài hiểu biết của con người

1.2.2 Cơ sở lý thuyết về phần mềm Microsft offce excel

1.2.2.1 Giới thiệu về Excel

Excel là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (MsOffice) Excel là ứng dụng đa văn bản - nghĩa là có thể mở đồng thời nhiều hơn một cửa sổ văn bản Các thao tác trong Excel tuân theo tiêu chuẩn của Windows, như: làm việc với cửa sổ, các hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse, các biểu tượng lệnh Excel có thể được cài đặt một cách độc lập, nhưng thông thường là qua bộ cài đặt MsOffice Đường dẫn đến chương trình EXCEL.EXE thường là Programs\Microsof

Excel là chương trình bảng tinh nằm trong bộ Office do hãng Microsoft sản xuất Hiện nay có nhiều phiên bản của MS-Excel: MS-Excel 5.0, MS-Excel

95, 97, 2000, Xp, MS-Excel 2003

Là một chương trình bảng tính quản lý dữ liệu được tổ chức dưới dạng bảng, giúp người sử dụng quản lý, tính toán, tổng hợp dữ liệu trên bảng thuận tiện, nhanh chóng và dễ dàng, được dùng rất thông dụng hiện nay

Là phần mềm chuyên dùng trong công tác kế toán, văn phòng chạy trên môi tương Windows

*Khởi động và thoát khỏi Excel

- Cách 1: Double click vào biểu tượng trên desktop

- Cách 2: Menu Start → Programs → Microsoft office → Microsoft office Excel 2003

* Khởi động và thoát khỏi Excel thoát

- Cách 1: Click vào nút Close trên thanh tiêu đề

- Cách 2: Từ menu File, chọn Exit

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4

Màn hình làm việc của Excel Title bar Menu bar Standard toolbar Formating toolbar Formula Row and Column Ruler bar Headings Scroll bar Sheet Tabs Status bar

1.2.2.2 Lợi ích của Excel

Trước đây, Microsoft đã giới thiệu một phần mềm bảng tính được gọi là Multiplan vào năm 1982, phần mềm rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M, nhưng trên MS-DOS thì nó đã không còn được như vậy Điều đó đã thúc đẩy sự phát triển 1 chương trình bảng tính mới mang tên Excel với khẩu hiệu "'do everything 1-2-3 does and do it better'" Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành lần đầu tiên trên máy MAC năm 1985 và trên Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hành với MAC và được tích hợp với môi trường run-time của windows) vào tháng 11 năm 1987 Lotus đã quá chậm trong việc phát hành 1-2-3 cho Windows và cho đến cuối năm 1988, Excel bắt đầu bán được nhiều hơn so với 1-2-3 và giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển phần mềm hàng đầu Trung bình cứ 2 năm Microsoft lại ra mắt phiên bản mới của Excel 1 lần hoặc lâu hơn Phiên bản hiện thời là Excel 12 hay còn được gọi là Microsoft Office Excel 2007

Gần đây, Excel đã trở thành mục tiêu của một vụ kiện Lý do là một công

ty khác đã bán một gói phần mềm đã lấy tên "excel" trong công nghiệp tài chính trước đó Kết quả của cuộc tranh cãi trên yêu cầu đối chiếu tất cà văn bản và hồ

sơ pháp lý của phần mềm "Microsoft Excel" Tuy nhiên khi xử lý vụ việc này

người ta đã lờ nó đi và Microsoft luôn xử lý vấn đề khi họ mua nhãn hiệu của chương trình khác Microsoft cũng động viên người sử dụng kí tự XL như một cách viết tắt của chương trình Trong khi tên của chương trình đang được tranh cãi thì biểu tượng của nó vẫn mặc định là chữ X màu xanh lá cây và phần mở rộng của Excel là xls

Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc Tuy nhiên, bản chất thì chúng đều giống nhau Excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn Đặc biệt là excel có khả năng đồ thị rất tốt

Lần đầu tiên xuất hiện trong gói Microsoft Office năm 1993 Microsoft Word và Microsoft PowerPoint đã có 1 giao diện khá giống với Excel

Từ năm 1993, Excel đã bao gồm Visual Basic for Applications (viết tắt là VBA) Một ngôn ngữ lập trình dựa trên nền tảng củaVisual Basic, nó đã được thêm vào giúp tự động hóa các task trong Excel và cung cấp cho người dùng những hàm tùy biến VBA là một chương trình hữu ích, trong những phiên bản gần đây, nó đã bao gồm những môi trường phát triển tổng hợp (IDE) Chức năng ghi lại những đoạn Macro có thể tạo ra những đoạn mã VBA cho những hành động có tính chất lặp lại của người sử dụng, cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, VBA cho phép tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao thông với người sử dụng Ngôn ngữ hỗ trợ sử dụng (nhưng không tạo ra), DLL ActiveX (COM), những phiên bản về sau tăng thêm sự hỗ trợ dành cho các module, cho phép sử dụng các công nghệ lập trình hướng đối tượng

cơ bản

Những hàm tự động được tạo ra bởi VBA đã giúp Excel trở thành một đối tượng cho những virus macro Đây là một lỗi nghiêm trọng trong Office, cho đến khi những nhà sản xuất phần mềm chống virus bắt đầu phát hiện chúng Microsoft đã có những biện pháp phòng ngừa những cách sử dụng sai trái bằng cách thêm vào các chức năng: Hoàn toàn bỏ đi tính năng Macro, kích hoạt macro

khi mở workbook hoặc là tin tưởng những macro được công nhận bởi một nguồn đáng tin

Từ phiên bản 5.0 tới 9.0, Excel đã có những quả trứng phục sinh, mặc dù

từ phiên bản 10 Microsoft đã có những tính toán để hạn chế thậm chí hoặc xóa

bỏ hẳn những tính năng không được công bố trong các sản phẩm của họ

1.2.2.3 Các chức năng chính của Excel

Là một ứng dụng bảng tính, mỗi cửa sổ văn bản của Excel là một WorkBook, trong đó gồm nhiều Sheet – mỗi Sheet có thể là bảng tính, biểu đồ hoặc macro bảng tính Các Sheet có thể độc lập hoặc phụ thuộc nhau tùy vào sự

tổ chức của người sử dụng Khi lưu (save) WorkBook, Excel tự động thêm phần

mở rộng là XLS

* Chức năng chính của Excel bao gồm:

- tính toán, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo trên các dữ liệu được tổ chức theo dạng bảng 2 chiều (mô hình quan hệ)

- chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác

Các chức năng này một phần được thực hiện thông qua các hàm đã được thiết kế sẵn hoặc hàm do người sử dụng tự tạo; phần khác thông qua các công cụ được tổ chức trong hệ thống menu hoặc biểu tượng lệnh

Là ứng dụng trong bộ MsOffice nên Excel được tối ưu hóa để sử dụng các tính năng bổ sung, như nhập văn bản từ Word, tạo chữ nghệ thuật từ WordArt, chèn văn bản toán học từ Equation, bổ sung hình ảnh từ ClipArt Gallery Ngược lại, Excel cũng cung cấp các phương thức để các ứng dụng khác có thể sử dụng được các chức năng mạnh của nó

Ngoài ra, Excel còn được thiết kế để có thể sử dụng các nguồn dữ liệu

từ các ứng dụng khác, như dữ liệu từ FoxPro, từ Lotus 1-2-3

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC CẢNH

THỤY 2.1 Giới thiệu khái quát về cơ sở thực tập

Tên đơn vị: Trường Tiểu học Cảnh Thụy

Địa chỉ: Xóm Nhất - Xã Cảnh Thụy - Huyện Yên Dũng - Tỉnh Bắc Giang Trường tiểu học Cảnh Thụy là trường có bề dày lịch sử Trường được thành lập năm 1955, đến năm 1976, trường cấp I Cảnh Thụy được sát nhập với Trường cấp II Cảnh Thụy thành Trường cấp I,II Cảnh Thụy Năm 1990, do yêu cầu đổi mới giáo dục đào tạo, Trường cấp I Cảnh Thụy được tách ra khỏi cấp I,II Cảnh Thụy Với 9314 m2 đất gồm cả ao, Trường tiểu học Cảnh Thụy đã phát triển với sự nỗ lực của tập thể CBGV, sự quan tâm đặc biệt của Đảng, Chính quyền địa phương đến nay Trường đã có một cơ ngơi khang trang, gọn, xanh, sạch, đẹp Từ khi tách đến nay, Trường liên tục đạt danh hiệu Trường tiên tiến xuất sắc Năm 1979, Trường được Nhà nước tặng Huân chương Lao động hạng

Ba Trường Tiểu học Cảnh Thụy là trường tiểu học đầu tiên của huyện Yên Dũng được công nhận Chuẩn Quốc gia Tháng 6 năm 2000, Trường được Nhà nước tặng Huân chương Lao động hạng Nhì Những thành tựu vẻ vang ấy đã đánh dấu bước trưởng thành vượt bậc, khảng định bước đi đúng đắn trong những năm qua

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Trường TH Cảnh Thụy

a Chức năng

Trường TH Cảnh Thụy là cơ quan chuyên môn, giúp UBND huyện Yên Dũng thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục ở địa phương theo quy định của chính phủ Đồng thời trường TH Cảnh Thụy chịu sự quản lý của phòng GD&ĐT Yên Dũng về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật giáo dục và điều lệ trường học của Bộ giáo dục và đào tạo

b Nhiệm vụ, quyền hạn

Quản lý và chỉ đạo trực tiếp giáo viên và học sinh thuộc trường theo điều

lệ trường học, chỉ đạo công tác dạy và học, thực hiện các quy định về mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục, chỉ đạo công tác xây dựng đội ngũ, xây dựng CSVC, mua sắm trang thiết bị trường học, sử dụng có hiệu quả SGK và đồ dùng dạy học, hướng dẫn giáo viên sử dụng tài liệu, thực hiện quy chế thi cử theo thẩm quyền

Trường giúp địa phương xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn UBND huyện Yên Dũng bao gồm quy mô trường lớp, biên chế đội ngũ, ngân sách chi cho thường xuyên và ngân sách chi cho mua sắm, sửa chữa, xây dựng Tham mưu với UBND, phòng GD&ĐT Yên Dũng, phối hợp với các ban ngành đoàn thể trong huyện Yên Dũng để nâng cao chất giáo dục

Tổ chức và chỉ đạo việc bồi dưỡng đội ngũ Tổ chức triển khai và thực hiện các văn bản quy phạm về luật giáo dục, chỉ đạo thực hiện điều lệ nhà trường Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp giáo dục của địa phương theo quy định của nhà nước

Tổ chức công tác nghiên cứu khoa học giáo dục, đúc rút sáng kiến kinh nghiệm, đẩy mạnh phong trào thi đua " Hai tốt " trong nhà trường, xét và đề nghị khen thưởng cho tập thể và cá nhân có nhiều thành tích trong phong trào thi đua,

đề nghị xét tặng danh hiệu vinh dự cho những giáo viên có nhiều công lao đối với sự nghiệp giáo dục của địa phương

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật về giáo dục, việc thực hiện các quy định của ngành, việc thực hiện chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục, việc thực hiện quy chế chuyên môn đối với đội ngũ của trường

Chỉ đạo xây dựng mối quan hệ giáo dục: Nhà trường - Gia đình - Xã hội Nhà trường có trách nhiệm chủ động phối hợp với gia đình và xã hội để thực hiện mục tiêu nguyên lý giáo dục Thống nhất quan điểm, nội dung, phương pháp giáo dục giữa Nhà trường - Gia đình - Xã hội Huy động mọi lực lượng của

cộng đồng chăm lo cho sự nghiệp giáo dục , xây dựng phong trào học tập và môi trường giáo dục lành mạnh góp phần thực hiện công tác xã hội hoá giáo dục

c Nguyên tắc làm việc

Hiệu trưởng là người lãnh đạo đứng đầu cơ quan , thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật, của Nghị quyết Nhà trường chịu trách nhiệm trước Phòng Giáo dục và Đào tạo về toàn bộ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của mình kể cả khi đã phân công hoặc ủy nhiệm cho Phó Hiệu trưởng

Phó Hiệu trưởng giúp Hiệu trưởng chỉ đạo những lĩnh vực công tác của Nhà trường do Hiệu trưởng phân công, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về lĩnh vực công tác được giao, kể cả khi đã phân công cho người khác

Các tổ chuyên môn, nhóm chuyên môn, các ban, các Hội đồng và các tổ (gọi là các bộ phận) do Hiệu trưởng thành lập là những tổ chức tham mưu giúp việc Hiệu trưởng thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình trong Kế hoạch giáo dục và Điều lệ trường THCS

Người đứng đầu các tổ, các nhóm có trách nhiệm tổ chức, điều hành bộ phận thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng phụ trách về mọi công việc của bộ phận và những công việc được phân công

Trong chỉ đạo, điều hành công việc, lãnh đạo Nhà trường, các bộ phận thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đồng thời phát huy tinh thần chủ động, sáng tạo, ý thức cá nhân của từng cán bộ, viên chức; bảo đảm trật

tự, kỷ cương của cơ quan Nhà trường

Lãnh đạo Nhà trường, cán bộ viên chức thuộc Nhà trường giải quyết công việc căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật; có chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, không tùy tiện thay đổi chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, trừ trường hợp đặc biệt phải báo cáo và được sự đồng ý của Hiệu trưởng

Lãnh đạo Nhà trường, cán bộ, viên chức trong Nhà trường phải đảm bảo sự thống nhất trong công tác chỉ đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, thực hiện

chủ trương cải cách hành chính, không gây phiền hà với địa phương, người học và nhân dân

d Trách nhiệm , phạm vi và cách thức giải quyết công việc

Công văn, tài liệu đến phải được Văn thư vào sổ, bảo mật, trình Hiệu trưởng và xử lý kịp thời theo yêu cầu của Hiệu trưởng

Công văn, tài liệu đến được Hiệu trưởng phân công cho người khác xử

lý, Văn thư phải phôto để gửi, còn bản gốc được lưu giữ theo quy định

Tất cả các văn bản được Hiệu trưởng phân công xử lý, trước khi chính thức thực hiện hoặc gửi đi đều phải trình duyệt Hiệu trưởng, các văn bản trình lãnh đạo ký đều phải có chữ ký nháy của người được phân công soạn hoặc kiểm

tra (kể cả sao học bạ và các giấy tờ khác)

Mọi văn bản gửi đi đều phải được lưu giữ tại Văn phòng theo quy định Tất cả các văn bản phải được đánh máy chính xác, rõ ràng, thể thức văn bản phải theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản hành chính

Mỗi cán bộ giáo viên phải chấp hành nghiêm túc kỷ cương nề nếp cuộc họp, tuân thủ sự điều hành của người chủ trì, khi phát biểu phải phát biểu từng người một và phải được sự cho phép của người chủ trì, đồng thời giữ thái độ xây dựng, không lợi dụng diễn đàn để nói sai sự thật hoặc phát biểu những thông tin chưa được kiểm chứng Tất cả các ý kiến phát biểu cần tập trung vào các nhiệm

vụ, giải pháp nâng cao chất lượng giáo dục và giảng dạy theo mục tiêu và nguyên

lý giáo dục Trong suốt cuộc họp, mỗi cán bộ giáo viên phải trật tự, chú ý lắng nghe các ý kiến, ghi chép đầy đủ vào sổ công tác trường hợp xin nghỉ họp phải trực tiếp được sự đồng ý của Hiệu trưởng, không nhờ người xin phép hộ, trừ trường hợp đặc biệt thì người thân trong gia đình phải xin phép trực tiếp Hiệu trưởng Trường hợp muốn ra ngoài trong khi họp, hoặc đến muộn phải báo cáo người chủ trì cuộc họp, khi được phép mới thực hiện, không tự ý bỏ ra ngoài tự

do trong khi cuộc họp đang tiến hành

Việc chấp hành giờ giấc của tất cả các cuộc họp (Họp Ban giám hiệu, giao ban, liên tịch, cơ quan, tổ, nhóm,…) được xem như chấp hành giờ lên lớp