Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu bằng phần mềm microsoft excel tại văn phòng đảng ủy xã xuân lương

Là một cán bộ văn phòng trong Đảng ủy, tôi ý thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của việc tìm hiểu về công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu khi được trường Đại học Công nghệ

Xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các thầy giáo, cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế - trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này.

Xin trân trọng cảm Ban Thường vụ Đảng ủy xã Xuân Lương - huyện Yên Thế - tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn!

Sinh Viên

Sầm Nam Khánh

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan:

Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu bằng phần mềm Microsoft Excel tại Văn phòng Đảng ủy xã Xuân Lương”, đây

là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc Kết quả nghiên cứu của khóa luận chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu khóa học nào trước đây

Xuân Lương, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Sầm Nam Khánh

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3

1.1.1 Khái niệm văn phòng 3

1.1.2 Chức năng của văn phòng và nhiệm vụ của văn phòng 3

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng 3

1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng 4

1.2 CÔNG TÁC VĂN THƯ 5

1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư 5

1.2.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư6

1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư 7

1.2.4 Nội dung của công tác văn thư 8

1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 8

1.2.4.2 Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật 9

1.2.4.3 Công tác tổ chứcquản lý và sử dụng cong dấu 9

1.2.4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ 11

1.3 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 16

1.3.1 Khái niệm về công tác lưu trữ16

1.3.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ16

1.3.3 Tính chất của công tác lưu trữ17

1.3.4 Chức năng của công tác lưu trữ 18

1.3.5 Nội dung của công tác lưu trữ18

1.3.6 Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ 18

Chương 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ

2.1.4 Trách nhiệm và quyền hạn của các đ/c Đảng ủy viên 29

2.1.5 Trách nhiệm và quyền hạn của các đ/c BTV Đảng ủy 30

2.1.6 Đối với Thường trực HĐND - UBND 33

2.1.8 Đối với các chi bộ 34

2.1.9 Đối với MTTQ và các đoàn thể 34

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Văn phòng Đảng ủy

xã Xuân Lương 36

2.2.1 Thuận lợi36

2.2.2 Khó khăn36

2.3Công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu 37

2.3.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 37

2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 43

2.3.3 Tổ chức lưu trữ tài liệu47

2.3.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 47

2.3.3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 47

2.3.3.3 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ 48

2.3.3.4 Thống kê tài liệu lưu trữ 49

2.3.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50

2.3.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 51

2.3.3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 53

Chương 3 NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU BẰNG MICORSOFT EXCEL TẠI VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY XUÂN

3.1.3Tài liệu viện dẫn59

3.1.4Nội dung quy trình giải quyết văn bản59

3.1.4.1Tổ chức quản lý giải quyết văn bản 59

3.1.4.2Giải quyết văn bản đến 60

3.1.4.3Quản lý văn bản đi 61

3.1.4.3.1Giải quyết hồ sơ công văn đi 61

3.1.4.3.2Thẩm tra pháp chế hành chính 61

3.1.4.3.3Vào sổ, lấy số, nhân bản, đóng dấu, phát hành 62

3.1.4.3.4Trình cơ quan cấp trên hoặc chuyển cơ quan liên quan 62

3.1.4.4Lưu trữ hồ sơ tài liệu 63

3.1.4.4.1Lập hồ sơ công việc63

3.1.4.4.2Cán bộ, công chức trong quy trình thực hiện nhiệm vụ được giao phải có các hồ sơ sau:63

3.1.4.4.3Chỉ lý hồ sơ công việc 64

3.1.4.4.4Hồ sơ, tên gọi 64

3.1.4.4.5Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu 64

3.1.4.5Bảo quản và nộp lưu, sử dụng hồ sơ tài liệu 65

3.1.4.6Tiêu hủy tài liệu 65

3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong việc nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu 66

3.2.1 Quản lý văn bản đến 66

3.2.2 Quản lý văn bản đi 69

3.2.3 Lưu trữ tài liệu 71

3.3 Đánh giá thực trạng phần mềm 73

3.3 Giải pháp khắc phục 74

KẾT LUẬN 76

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

Là một cán bộ văn phòng trong Đảng ủy, tôi ý thức được tầm quan trọng

và sự cần thiết của việc tìm hiểu về công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu khi được trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên giao đề

tài, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Văn phòng Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang trên cơ sở ứng dụng phần mềm Microsoft Excel”, hiện nay phần mềm đang được cá nhân áp

dụng trong công việc tại Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang

Thông qua đề tài này, tôi xin đề cập đến thực trạng công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang Từ đó, đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy và phương pháp sử dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

Đề tại tập chung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu của Văn phòng Đảng ủy xã Xuân Lương Từ đó sử dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy được khoa học và hiệu quả hơn

 Phương pháp nghiên cứu

Khảo sát thực tế về công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy

xã Xuân Lương Trên cơ sở đó phân tích, thu thập, tổng hợp thông tin và ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu

 Mục đích nghiên cứu đề tài

Mục đích của đề tài nghiên cứu là giúp Đảng ủy có thể quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu được khoa học, hợp lý hơn đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu ở Đảng ủy, góp phần nâng cao trình độ cũng như kỹ năng sử dụng máy tính của cán bộ lãnh đạo, các Ban xây dựng Đảng của Đảng ủy

 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Đề tài sử dụng phần mềm Microsoft Excel vào quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tài Đảng ủy có ý nghĩa vô cùng quan trọng

Giúp Đảng ủy có một phần mềm quản lý khoa học, có một kho lưu trữ an toàn tài liệu

 Kết cấu đề tài

Nội dung khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1 Tổng quan về công tác văn thư lưu trữ

Chương 2 Phân tích thực trạng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng

ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang

Chương 3 Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu bằng Microsoft Excel tại Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư - Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác Văn Phòng nói chung

1.1 Tổng quan về công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng có thể được hiểu như sau:

- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một

cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.

- Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn

vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ,

có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…

- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức,

trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công văn có liên quan đến công tác văn thư

Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức, đơn vị đó

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng

Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây:

- Chức năng tham mưu:

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í

vị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác Văn phòng

- Chức năng tổng hợp:

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,

đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn

có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị Chính

vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố

và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

- Chức năng hậu cần:

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng.

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hằng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

- Thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung

- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền

thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của Thủ trưởng.

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt động và công tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay cơ quan, đơn vị chuyên môn khi cần thiết

1.2 Công tác văn thư

1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư

- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các

cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới

- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản

do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh,…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước

- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị- xã hội,…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ

quan, tổ chức Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

1.2.2Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư

* Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

* Ý nghĩa của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật

- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách

chân thực.

- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ không được hoàn chỉnh

1.2.3Yêu cầu của công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:

- Yêu cầu nhanh chóng:

Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Dó đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan

Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản

+ Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu

tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phảitheo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, Trung ương ban hành

+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước

- Yêu cầu bí mật:

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vây, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật

Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản để phát hành

- Yêu cầu hiện đại:

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị văn phòng

1.2.4 Nội dung của công tác văn thư

1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang,… gọi chung là văn bản

Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau:

- Soạn thảo văn bản:

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó Có nhiều phương pháp soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo,…

- Trình duyệt bản thảo:

Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình

ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt Những văn bản gửi

đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được Chánh Văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành

- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản:

Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, in sao văn bản

- Ký và ban hành văn bản:

Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành, chuyển giao

1.2.4.2Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật

* Đối với văn bản đi

Văn bản mật được gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng Văn bản mật phải được gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật: Mật, tối mật, tuyệt mật Các bước tiếp theo được tiến hành giống như với văn bản thường

* Đối với văn bản mật đến

Văn bản mật đến được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ công văn thường Đối với phong bì có văn bản mật thì văn thư không được bóc mà chỉ được đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu thì bỏ trống Nếu được người có trách nhiệm bóc bì cho phép ghi trích yếu thì văn thư mới được ghi bổ sung vào Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân

công thực hiện mới được phép bóc bì công văn mật Các nghiệp vụ tiếp theo giống như cách giải quyết với văn bản thường.

1.2.4.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tình chân thật trong văn bản Trong điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/4/2001 của chính phủ quy

định về quản lý và sủ dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các

cơ quan nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội, nghề nghiệp, hội quần chúng tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của công ty, tổ chức và các chức danh Nhà nước” Do đó việc tổ chức

quản lý và sử dụng con dấu là hết sức cần thiết

Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu:

- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ

và đóng dấu Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản Trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan

- Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và ngoài giờ làm việc Không được tùy tiện mang con dấu theo người Trong trường hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức

có thể mang dấu theo nhưng phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi

- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hat tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ

- Khi có quyết định chia tách, sát nhập giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu

- Trong trường hợp tạm đình chỉ việc sử dụng con dấu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các công ty liên quan biết.

- Phải sử dụng đúng màu mực dấu do Nhà nước quy định (màu đỏ) không được dùng màu mực dễ phai Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con dấu

- Việc quản lý và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó Thủ trưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý con dấu một cách chặt chẽ theo quy định của pháp luật Văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất dự thảo quy chế báo cáo Thủ trưởng cơ quan ban hành để thực hiện thống nhất

1.2.4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ

* Khái niệm

Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó

* Tác dụng

- Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị sau khi giải quyết xong đều phải sắp xếp lại, lập thành hồ sơ để phục vụ việc nghiên cứu Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc và giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày

có năng suất, chất lượng và hiệu quả

- Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu

- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan

* Lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả; khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản

Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu

Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ

Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc

Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ chuyên môn, các nhân viên văn thư hành chính…đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm Việc lập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hay cán bộ tổng hợp

Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây

- Lập bản danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập trong năm Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ, nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm công tác của bản thân, phải dự kiến trong năm tới có những công việc gì phải làm Từ những công việc đó sẽ hình thành những loại văn bản gì và lập thành những hồ sơ gì

Từ những dự kiến của mỗi cán bộ, sẽ tập trung hợp thành dự kiến của đơn

vị, của cơ quan Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh mục hồ sơ phải lập trong năm của cơ quan, do Thủ trưởng ký ban hành Trên cơ sở đó, bộ phận hành chính cung câp bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu cho các đơn vị và cá nhân để thực hiện lập hồ sơ trong năm theo danh mục hồ sơ

- Mở hồ sơ

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm qua mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý văn bản “đi”, “đến”

Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có công việc được giao thì lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ

Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa: Bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung

sự việc, hiện tượng

Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không được để lẫn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu có liên quan đến sự việc trong hồ sơ

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ

Tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp Trong thực tế người ta thường vận dụng các đặc trưng sau đây:

+ Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản:

Các loại Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo… được lập hồ sơ theo đặc trưng này tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ

Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập lưu văn bản

+ Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề:

Là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy tờ (bao gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề

Đặc trưng này thường theo quá trình giải quyết công việc từ văn bản đề xuất, khởi xướng, đến văn bản trao đổi giải quyết, đến giấy tờ kết luận, kết thúc vấn đề Đặc trưng này thường vận dụng cho các hồ sơ công việc, hồ sơ kỷ luật, khen thưởng…

+ Sắp xếp theo đặc trưng tác giả:

Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những công văn giấy tờ của cùng một tác giả Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều sự việc, tên gọi văn bản cũng có nhiều loại khác nhau

+ Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch:

Tất cả công văn giấy tờ giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một tập hồ sơ

+ Sắp xếp theo đặc trưng địa dư:

Lập hồ sơ theo địa dư tức là tập hợp vào một hồ sơ những công văn giấy tờ của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý

+ Sắp xếp theo đặc trưng thời gian:

Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp những văn bản giấy tờ có nội dung cùng một thời gian nhất định thành một hồ sơ

Tuy có 6 đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ, nhưng trên thực tế hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng rẽ mà là sự kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ

Nếu có phim, ảnh, băng ghi âm đi kèm thì phải bảo quản riêng, nhưng phải ghi chú trong hồ sơ và kèm theo ký hiệu tra tìm, khi cần có thể thấy ngay Khi nộp

hồ sơ cũng phải nộp những thứ trên kèm theo

- Kết thúc hồ sơ:

Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét để:

+ Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì sưu tầm bổ sung.

+ Loại ra các văn bản trùng thừa, các văn bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ

+ Kiểm tra lại sự sắp xếp văn bản trong hồ sơ

+ Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng Khi đánh số tờ, dùng bút chì đen mềm đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản

+ Ghi mục lục văn bản

Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài phai ghi “ Mục lục văn bản “ đã được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của Cục Lưu trữ Nhà nước

+ Viết tờ kết thúc

Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, cán bộ lập

hồ sơ phải viết “Tờ kết thúc” Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ

Công việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc thường gọi là công tác bên trong

- Viết bìa hồ sơ:

Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải tuân theo mẫu tiêu chuẩn của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung

Viết bìa hồ sơ gồm các công việc:

+ Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức: Đây là đơn vị hình thành phông của

hồ sơ, cần ghi đầy đủ không được viết tắt

Cơ quan cấp dưới phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên của mình

+ Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phẩn và nội dung văn bản có trong hồ sơ Viết tiêu đề hồ sơ là sự vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ Trong tiêu đề hồ sơ có thể dùng các khái nệm : Tập tài liệu, tập văn bản.Dùng chữ

hồ sơ trong tiêu đề hồ sơ khi các văn bản liên quan chặt chẽ với nhau về nội dung

và về quá trình giải quyết một vấn đề, một sự việc.

+ Ngày tháng bắt đầu, kết thúc (Từ ngày …tháng…năm… đến ngày…tháng …năm…) ghi đầy đủ ngày tháng năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ

+ Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ

+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan

Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào lưu trữ cơ quan

Cũng có nhiều công việc tuy đã kết thúc năm hành chính nhưng hồ sơ chưa kết thúc thì phải để lại và ghi vào bảng danh mục hồ sơ năm sau

* Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác một năm theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới nộp lưu

Khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ

sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (theo quy định của cơ quan đã ghi trong danh mục hồ sơ) kèm theo ba bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan

Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị hết hạn thì đánh giá lại Nếu không cần lưu thì tiêu huỷ theo quy định

Nếu những đơn vị nào cần đến hồ sơ đã hết hạn nộp lưu để nghiên cứu thì làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan

Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có) xem xét thời gian bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra tìm phục

vụ cho nghiên cứu, sử dụng

1.3 Công tác lưu trữ

1.3.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học

tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác

quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt

xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước

Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:

Thứ 1: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ.

Thứ 2: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu

lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.3.2Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin,

là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng Công tác này có ảnh

hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan

Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan đơn vị có ý nghĩa trên nhiều

mặt của quá trình quản lý:

- Cung cấp những chứng cứ tài liệu xác thực nhất bằng văn bản phục vụ

cho công tác tra cứu và sử dụng tài liệu

- Bảo quản tốt nhất những tư liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan

- Thu thập được nhiều tài liệu có giá trị về nhiều mặt phục vụ cho hoạt

động của cơ quan

1.3.3Tính chất của công tác lưu trữ

* Tính chất khoa học:

Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc

nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ,

xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của

công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây

dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…

Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có

những đặc thù của nó Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc điểm cụ thể

của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học… đang được nghiên cứu ứng dụng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ những người nghiên cứu

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn kho tàng bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá, tủ, bìa, cặp… bảo quản tài liệu là những vấn đề đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành

* Tính chất cơ mật:

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử Tài liệu này phải được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ Vì vậy, các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước

1.3.4Chức năng của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó công tác lưu trữ có các chức năng sau:

- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, phông lưu trữ Quốc gia

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ Quốc gia góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng

Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức

và sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia

1.3.5Nội dung của công tác lưu trữ

Công tác Lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

- Thống kê tài liệu lưu trữ

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.3.6Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ

Công tác Văn thư và Lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử

lý thông tin Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo nghị định 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quy định “Công văn giấy

tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của nhà nước Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước” Do vậy mà công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc

xử lý thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả Ngược lại, lưu trữ là

sự tích lũy kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư

Do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận Văn thư - Lưu trữ

Chương 2.

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI ĐẢNG ỦY XÃ XUÂN LƯƠNG - YÊN THẾ - BẮC GIANG 2.1 Giới thiệu về Đảng bộ xã Xuân Lương

Xuân Lương là xã vùng cao của huyện Yên Thế có địa giới hành chính tương đối phức tạp, đồi núi kéo dài trên 10km chạy suốt địa bàn của xã; tổng diện tích đất tự nhiên là 2.520,72ha; là xã thuần nông, thu nhập chính của nhân dân các dân tộc là nông, lâm nghiệp Dân số toàn xã 1.586 hộ 6.088 khẩu với 13 dân tộc cùng chung sống; đồng bào dân tộc thiểu số chiếm trên 26%; nhân dân các dân tộc sống đan xen phân chia ở 14 bản Đảng bộ xã có 190 đảng viên; có 19 chi bộ, trong đó 14 chi bộ nông thôn, 05 chi bộ là cơ quan trong đó, 01 y tế và 04 trường học Ban Chấp hành Đảng bộ có 13 đồng chí cấp ủy

2.1.1 Ban Chấp hành đảng bộ xã

Ban Chấp hành Đảng bộ xã (Gọi tắt là Đảng uỷ) là cơ quan lãnh đạo của Đảng bộ xã giữa hai nhiệm kỳ đại hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ xã và hệ thống chính trị trong xã đã được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam

- Đảng uỷ chịu trách nhiệm trước Huyện uỷ và Ban Thường vụ Huyện uỷ, lãnh đạo, chỉ đạo Đảng bộ và nhân dân các dân tộc trong xã thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và nghị quyết Đại hội Đảng bộ xã Bảo đảm phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững an ninh - quốc phòng xây dựng Đảng, Chính quyền, MTTQ và các đoàn thể trong sạch vững mạnh chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật và mọi nghĩa vụ đối với Nhà nước Lãnh đạo Chính quyền làm tốt chức năng quản lý Nhà nước theo pháp luật

Đảng uỷ lãnh đạo bằng các nghị quyết, quyết định, kết luận, của hội nghị Đảng uỷ và thông qua sự hoạt động, chỉ đạo của Ban Thường vụ Đảng uỷ và thường trực Đảng uỷ

Những vấn đề phải đưa ra hội nghị Đảng uỷ thảo luận, quyết định gồm:a- Quyết định quy chế làm việc của Đảng uỷ, chương trình công tác toàn khoá của Đảng uỷ Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và Quy chế làm việc của

Uỷ ban kiểm tra Đảng uỷ

b- Phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu, các biện pháp lớn về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, hàng năm và 6 tháng của xã, tình hình thu, chi ngân sách Nhà nước 6 tháng, 1 năm và tổng quyết toán ngân sách xã hàng năm

c- Những nội dung lớn có liên quan đến đời sống vật chất, xã hội của đông

đảo nhân dân Vấn đề mới về cơ chế, chính sách, quan hệ sản xuất và một số vấn

đề quan trong khác mà Thường trực, Ban Thường vụ Đảng uỷ thấy cần thiết phải đưa ra để Đảng uỷ bàn và quyết định

d- Những chủ trương, biện pháp quan trọng về công tác xây dựng Đảng, Chính quyền, công tác an ninh - quốc phòng, đối ngoại, MTTQ và các đoàn thể nhân dân

e- Các chương trình hành động trọng tâm thực hiện nghị quyết đại hội Đảng bộ xã, các chủ trương, biện pháp thực hiện các nghị quyết của hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, nghị quyết của Bộ Chính trị, của Huyện uỷ, Tỉnh uỷ theo yêu cầu phải đưa ra Đảng uỷ thảo luận

f- Đảng uỷ chịu trách nhiệm trước Huyện uỷ và Ban Thường vụ Huyện uỷ việc lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách, các nghị quyết, quyết định của Trung ương, của Tỉnh, Huyện về cán bộ và công tác cán bộ tại địa phương Chuẩn bị và triệu tập đại hội Đảng bộ xã, chuẩn bị văn kiện Đại hội và nhân sự Đảng uỷ khoá mới Căn cứ quy định của Trung ương, Đảng uỷ quyết định số lượng uỷ viên Ban Chấp hành Đảng bộ xã, Ban Thường vụ Đảng uỷ,

uỷ viên Uỷ ban kiểm tra Đảng uỷ, Chủ tịch các Phó Chủ tịch HĐND - UBND xã Bầu uỷ viên Ban Thường vụ Đảng uỷ, Bí thư các Phó Bí thư Đảng uỷ, Uỷ viên Ban Thường vụ Đảng uỷ và nhân sự bổ sung uỷ viên Ban Chấp hành Đảng bộ xã Quyết định kỷ luật và xem xét giải quyết khiếu nại về kỷ luật theo quy định của Điều lệ Đảng

g- Đề nghị Ban Thường vụ Huyện uỷ quyết định cho rút khỏi Ban Chấp hành Đảng bộ xã và các chức danh do Đảng uỷ bầu thuộc thầm quyền quản lý của Ban Thường của Huyện uỷ

h- Tổng kết công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng uỷ, tiến hành tự phê bình

và phê bình hàng năm theo hướng dẫn của Trung ương, Tỉnh ủy và Huyện uỷ

i- Nghe và thảo luận báo cáo về tình hình, kết quả hoạt động của Ban Thường vụ Đảng uỷ hàng quý, của Uỷ ban kiểm tra Đảng uỷ 6 tháng, 01 năm Quyết định kế hoạch kiểm tra, giám sát và lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ kiểm tra , giám sát hàng năm của Đảng uỷ, giám sát đối với Ban Thường vụ Đảng uỷ, Thường trực cấp uỷ, UBKT Đảng uỷ, tổ chức Đảng cấp dưới (trước hết là tổ chức Đảng cấp dưới trực tiếp)

k- Hội nghị Đảng uỷ do Ban Thường vụ Đảng uỷ triệu tập thường lệ mỗi tháng 01 kỳ, khi cần thiết triệu tập bất thường, nội dung và thời gian họp do Ban

Thường vụ Đảng uỷ quyết định.

2.1.2 Ban Thường vụ Đảng ủy

Ban Thường vụ Đảng uỷ là cơ quan thay mặt cho Đảng uỷ lãnh đạo, chỉ đạo các mặt công tác của Đảng bộ xã giữa 2 kỳ hội nghị Đảng uỷ

Trách nhiệm và quyền hạn của Ban Thường vụ Đảng uỷ

- Căn cứ vào các chủ trương, nghị quyết của Trung ương, của Tỉnh uỷ, Huyện uỷ, Đảng uỷ, Ban Thường vụ thảo luận chỉ đạo nhiệm vụ, biện pháp chủ yếu về phát triển kinh tế - xã hội Quy hoạch tổng thể lĩnh vực kinh tế - xã hội trọng điểm của địa phương Công tác an ninh quốc phòng, công tác xây dựng Đảng, công tác tổ chức cán bộ, công tác kiểm tra, giám sát hàng năm trong Đảng

- Dự kiến khen thưởng đối với tập thể cấp uỷ, tổ chức Đảng và Đảng viên

có nhiều thành tích xuất sắc Cho ý kiến nhận xét, đánh giá cán bộ, công tác quy hoạch cán bộ, công tác bồi dưỡng, đào tạo đối với cán bộ thuộc diện Đảng uỷ trực tiếp quản lý ở cơ quan, ban, ngành, MTTQ, các đoàn thể nhân dân cấp xã và các chi bộ trực thuộc xem xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo và dự kiến kỷ luật theo quy định của Điều lệ Đảng

- Chuẩn bị nhân sự để trình Đảng uỷ xem xét đề nghị Ban Thường vụ Huyện uỷ chỉ định, bổ sung, giới thiệu ứng cử các chức danh thuộc diện Ban Thường vụ Huyện uỷ quản lý

- Trên cơ sở đề nghị Ban Thường vụ Huyện uỷ bố trí, phân công, công tác, nhận xét, đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm, các chức danh cán bộ chủ chốt

của xã thuộc quyền trực tiếp quyết định của Ban Thường vụ Huyện uỷ.

- Dự kiến nhân sự đại hội các chi bộ, MTTQ và các đoàn thể nhân dân các

tổ chức chính trị, chính trị - xã hội nghề nghiệp cấp xã Giới thiệu ứng cử, chỉ định

bổ sung uỷ viên, Bí thư, Phó Bí thư các chi bộ cơ sở Nhân sự các cơ quan chính quyền - HĐND - UBND - Trưởng, Phó các bản, các ngành

- Cho ý kiến về công tác chuẩn bị và duyệt Báo cáo chính trị tại đại hội các chi bộ trực thuộc

- Quy định cụ thể các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy, mối quan hệ công tác của ban, cơ quan thuộc Đảng uỷ (trừ UBKT Đảng uỷ)

- Dự kiến ban hành một số quy chế phối hợp hoạt động giữa các cơ quan,

tổ chức trong hệ thống chính trị của xã khi cần thiết

- Thảo luận dự kiến những vấn đề cần thiết khác do HĐND - UBND xã, các tổ chức Đảng trực thuộc Đề nghị Ban Thường vụ Huyện uỷ giải quyết hoặc do Ban Thường vụ Huyện yêu cầu

- Ban Thường vụ Đảng uỷ có thể uỷ nhiệm cho các uỷ viên Ban Thường

vụ Đảng uỷ thực hiện một số công việc cụ thể Các uỷ viên Ban Thường vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện, báo cáo kết quả với Ban Thường vụ Đảng uỷ và chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ về nhiệm vụ được giao

- Kiểm tra giám sát các cấp, các ngành thực hiện nghị quyết, Chỉ thị, của Trung ương, của Tỉnh uỷ, Huyện uỷ, Đảng uỷ, giám sát các ban tham mưu, giúp việc của Đảng uỷ các tiểu ban, hội đồng, tổ công tác do Đảng uỷ lập ra, các tổ chức Đảng cấp dưới, Đảng viên là cán bộ thuộc diện Đảng uỷ quản lý theo nội dung quy định tai hướng dẫn số 05- HD/KTTW ngày 25 tháng 07 năm 2007 của UBKT Trung ương Chỉ đạo việc làm điểm, rút kinh nghiệm những vấn đề mới và quan trọng trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng uỷ, tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, của Trung ương, của Tỉnh ủy, Huyện uỷ, Đảng uỷ

- Nghe các báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và kiểm điểm sự lãnh đạo, điều hành của UBND xã 6 tháng 01 năm kết quả thực hiện kế hoạch xây dựng cơ bản, chương trình mục tiêu hàng năm và phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu của năm sau Báo cáo tình hình dự toán thu, chi ngân sách của Đảng uỷ 6 tháng và hàng năm Báo cáo quyết toán ngân sách hàng năm, những công việc Ban Thường vụ Đảng uỷ giải quyết hàng tháng, tình hình lãnh đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật và hoạt động của uỷ ban kiểm tra Đảng ủy xã 6 tháng, 01 năm, tình hình chấp hành

pháp luật và hoạt động của cơ quan tư pháp trên địa bàn xã hàng năm Tình hình thu, chi ngân sách của Đảng bộ xã hàng năm, các chính sách liên quan đến nhân dân.

- Chuẩn bị nội dung và triệu tập các kỳ họp của Đảng uỷ Thay mặt Đảng

uỷ báo cáo các mặt công tác định kỳ và đột xuất với Ban Thường vụ Huyện uỷ, thông báo cho các cấp uỷ trực thuộc xã các nội dung theo quy định của điều lệ Đảng Báo cáo những công việc Ban Thường vụ Đảng uỷ đã giải quyết hàng quý với Đảng uỷ

- Tham gia hoặc kiến nghị với Huyện uỷ, Tỉnh uỷ những vấn đề về chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật, thuộc thẩm quyền của cấp trên

- Hội nghị Ban Thường vụ Đảng uỷ mỗi tuần 01 kỳ vào chiều thứ hai, do

Bí thư hoặc Thường trực Đảng uỷ quyết định triệu tập Khi cần thiết, có thể triệu tập họp bất thường Mỗi kỳ họp, bàn một số vấn đề về thời gian họp do Ban Thường vụ Đảng uỷ quyết định Tuỳ theo yêu cầu thảo luận các nội dung, hội nghị Ban Thường vụ Đảng uỷ có thể mời lãnh đạo các ban, ngành, đoàn thể xã và lãnh đạo các cơ sở có liên quan tới dự và báo cáo

- Trong trường hợp cần thiết, Ban Thường vụ Đảng uỷ có thể triệu tập hội nghị Đảng uỷ mở rộng tới lãnh đạo các ban, ngành, đoàn thể xã lãnh đạo chủ chốt các chi bộ trực thuộc

- Hàng tháng, Ban Thường vụ Đảng uỷ thông báo bằng văn bản về tình hình các mặt công tác chính của xã và các việc cần chỉ đạo với các đồng chí Đảng

uỷ viên Khi có tình hình đột xuất hoặc sự việc quan trọng, Ban Thường vụ Đảng

uỷ thông báo kịp thời cho các đ/c Đảng uỷ viên

- Hàng năm Ban Thường vụ các đ/c Uỷ viên Ban Thường vụ Đảng uỷ phải tiến hành kiểm điểm tự phê bình và phê bình (theo hướng dẫn của Huyện uỷ) Khi cần thiết Ban Thường vụ Đảng uỷ có thể yêu cầu một số đ/c uỷ viên Ban Thường

vụ Đảng uỷ hoặc Đảng uỷ viên tự phê bình trước Ban Thường vụ hoặc Đảng uỷ

- Căn cứ tình hình nhiệm vụ Ban Thường vụ xây dựng chủ trương, kế hoạch đưa ra Ban Chấp hành thống nhất ra Nghị quyết chỉ đạo thực hiện

2.1.3 Thường trực đảng uỷ

Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ

- Thường trực Đảng uỷ gồm: Bí thư, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy

Thay mặt thường vụ và Ban Chấp hành chỉ đạo giải quyết những công việc hàng ngày của Đảng bộ, những vấn đề đột xuất nảy sinh giữa 02 kỳ họp của Ban Thường vụ, của Đảng uỷ, thường trực Đảng uỷ có các nhiệm vụ.

- Tham mưu và giúp Ban Thường vụ Đảng uỷ chỉ đạo chuẩn bị và tổ chức thực hiện quy chế làm việc Chương trình làm việc toàn khoá của Đảng uỷ Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình làm việc hàng năm, hàng tháng của Ban Thường vụ Đảng uỷ và chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát hàng năm của cấp uỷ Quyết định triệu tấp hội nghị Đảng uỷ, Ban thường vụ Đảng uỷ, chỉ đạo kiểm tra chuẩn bị các nội dung (báo cáo, đề án, dự thảo, nghị quyết, kết luận, ) Trình hội nghị Đảng uỷ, Hội nghị ban thường vụ Đảng uỷ, chỉ đạo chuẩn bị nội dung làm việc với lãnh đạo cấp trên đến thăm và làm việc tại xã

- Chỉ đạo phối hợp hoạt động giữa các cơ quan Đảng - MTTQ và các đoàn thể nhân dân quán triệt, cụ thể hoá và chỉ đạo tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát,

sơ kết, tổng kết thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh, của Huyện, của xã

- Chỉ đạo giải quyết những công việc hàng ngày của Đảng bộ, những vấn

đề đột xuất nảy sinh giữa 2 kỳ họp của Ban Thường vụ uỷ quyền

lý trước khi trình Ban Thường vụ, và Ban Chấp hành quyết định

- Xem xét đề nghị nâng lương thường xuyên cho hưởng phụ cấp đối với cán

bộ thuộc diện Ban thường vụ Đảng uỷ quản lý và cán bộ khối Đảng, đoàn thể xã theo quy định

- Cho ý kiến việc đề nghị xét tặng các danh hiệu Nhà nước, tặng thưởng các loại huân chương, huy chương đối với tập thể, cá nhân cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Đảng uỷ trực tiếp quản lý trước khi trình cơ quan có thẩm quyền

- Đề nghị tặng huy hiệu 30, 40, 50, 55, 60, 65, 70,… năm tuổi Đảng cho đảng viên đủ tiêu chuẩn

- Chỉ đạo hoạt động thường xuyên của cơ quan Đảng, Chính quyền, Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân, phối hợp chặt chẽ trong việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

- Chỉ đạo công tác chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, tổ chức tang lễ đối với cán

bộ thuộc diện BTV Đảng uỷ trực tiếp quản lý theo chế độ, chính sách quy định

- Cho ý kiến nhận xét, đánh giá cán bộ, nhận xét cấp uỷ viên, lãnh đạo ban, ngành, địa phương, cho ý kiến về công tác đào tạo, cử đi học, đi công tác trong và ngoài nước đối với cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Đảng uỷ quản lý

- Xem xét đề nghị Ban thường vụ, Ban Chấp hành bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễm nhiệm, khen thưởng, đối với cán bộ là cấp phó của một số cơ quan trực thuộc Đảng uỷ đóng trên địa bàn xã theo quy định của Ban Thường vụ Đảng uỷ về phân công quản lý cán bộ

- Đề nghị Ban Thường vụ Huyện ủy chuẩn y kết quả bầu cử Ban Chấp hành,

Bí thư, Phó Bí thư cấp uỷ trực thuộc Đảng uỷ

- Chỉ đạo xây dựng, kiện toàn tổ chức và hoạt động của các cơ quan Đảng, chính quyền, MTTQ và các đoàn thể nhân dân Giới thiệu nhân sự thuộc diện Ban Thường vụ Đảng uỷ quản lý tham gia Ban Chấp hành các đoàn thể nhân dân, các

tổ chức ngành dọc ở xã và các hội

* Về chuẩn bị và tổ chức kỳ họp của Đảng uỷ

1- Căn cứ vào Quy chế làm việc, chương trình công tác toàn khoá của Đảng

uỷ và tình hình thực tiễn của địa phương BTV tham mưu cho Đảng uỷ xác định lựa chọn các vấn đề cần thiết đưa ra thảo luận và quyết định trong hội nghị Đảng uỷ

2- Những nội dung cần đưa ra thảo luận, quyết định tại hội nghị Đảng uỷ thuộc ban, ngành, đoàn thể nào thì đơn vị đó chuẩn bị báo cáo, tài liệu và các thông tin cần thiết các nội dung báo cáo tại hội nghị Đảng uỷ đề phải chuẩn bị bằng văn bản, các ban ngành, đoàn thể được giao chuẩn bị nội dung trình phải

tham khảo ý kiến của cơ quan ngành dọc cấp trên (Khi cần thiết) đồng thời gửi văn

bản về Ban Thường vụ Đảng uỷ, thẩm định cho ý kiến, sau đó in tài liệu gửi các thành viên dự hội nghị qua Văn phòng Đảng uỷ trước 03 ngày

- Văn phòng Đảng uỷ, các ban của Đảng giúp Ban Thường vụ thẩm định các báo cáo, hồ sơ, đề án trước khi trình hội nghị Đảng uỷ những báo cáo, đề án qua thẩm định thấy không đạt yêu cầu, không đảm bảo chất lượng thì văn phòng và các ban của Đảng báo cáo Ban thường vụ và truyền đạt ý kiến của Ban Thường vụ đến

các cơ quan được giao chuẩn bị nội dung để chỉnh sửa, bổ sung đúng với thể thức, nội dung.

3- Các hội nghị được tiến hành đúng giờ, đúng nội dung, chương trình và chề độ quy định Sau khi tập thể thảo luận các đề án, báo cáo ở hội nghị đ/c chủ trì hội nghị phải kết luận các nội dung và thể loại văn bản chỉ đạo sau hội nghị, khi kết thúc hội nghị phải thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc trong tổ chức và sinh hoạt Đảng Căn cứ vào ý kiến kết luận đó, các cơ quan đơn vị có trách nhiệm chuẩn bị, hoàn chỉnh văn bản chỉ đạo của Đảng uỷ, sau đó gửi về văn phòng Đảng

uỷ, thời gian chậm nhất là sau 03 ngày sau hội nghị, văn phòng Đảng uỷ có trách nhiệm thẩm định, bổ xung, chỉnh lý lần cuối để trình với đ/c Bí thư và Phó Bí thư Thường trực Đảng uỷ ký phát hành, tổ chức, thực hiện

* Về công tác nội chính, an ninh, quốc phòng và đối ngoại

- Cho ý kiến về chương trình công tác hàng năm và đánh giá công tác năm của cơ quan nội chính, nhận xét, đánh giá kết quả công tác hàng năm của lãnh đạo các cơ quan, công an, quân sự xã

- Cho ý kiến về chủ chương xử lý các vấn đề đột xuất có liên quan đến an ninh và trật tự xã hội ở xã

- Cho ý kiến về chủ chương giải quyết một số vụ việc, vụ án nghiêm trọng, phức tạp Chỉ đạo sử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân liên quan đến cán

bộ thuộc diện Ban Thường vụ Đảng uỷ quản lý và những đơn, thư khiếu kiện do nhiều người ký tên, có biểu hiện phức tạp

* Về kinh tế - xã hội

- Cho ý kiến vào những dự án đầu tư trên địa bàn từ nguồn ngân sách Nhà nước thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của cấp xã và những dự án lớn của các ngành, địa phương có liên quan đến công tác quy hoạch, vấn đề giao đất, thu hồi đất, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, bảo vệ môi trường

- Cho ý kiến đối với khoản chi từ ngân sách nhà nước, từ các nguồn vốn khác để mua sắm tài sản lớn Việc sử dụng các khoản vượt mức thu ngân sách, khoản ngân sách dự phòng hàng năm và các khoản chi từ nguồn hỗ trợ của Trung ương, tỉnh, huyện từ tổ chức trong nước và ngoài nước cho các nhu cầu phòng chống thiên tai, cứu trợ khẩn cấp Những trường hợp vượt quá thẩm quyền sẽ báo cáo Ban Thường vụ và Ban Chấp hành xem xét, quyết đinh

- Bí thư Đảng uỷ là chủ tài khoản ngân sách của Đảng uỷ, thực hiện thu, chi

theo Luật ngân sách Nhà nước, hướng dẫn của Ban Tài chính quản trị Trung ương.

- Thường trực Đảng uỷ giao thực hiện chế độ hội ý, trao đổi công việc thường xuyên giữa Bí thư và Phó Bí thư thường trực Đảng ủy - Chủ tịch HĐND

xã, giữa Bí thư và Phó bí thư Đảng ủy - Chủ tịch UBND xã để xử lý công việc đột xuất

- Nội dung họp Thường trực Đảng uỷ, nghe phản ánh tình hình tuần qua và

dự kiến chương trình công tác tuần tới của thường trực, bàn, thống nhất trước về những nội dung sẽ đưa ra để Ban Thường vụ Đảng uỷ, hội nghị Đảng uỷ thảo luận, quyết định, thảo luận và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của Thường trực Đảng uỷ đã được Ban Thường vụ uỷ quyền Cho ý kiến xử lý kịp thời những công việc hàng ngày vượt quá thẩm quyền cá nhân của từng đ/c thường vụ Đảng uỷ

* Thực hiện nguyên tắc dân chủ

- Khi giải quyết những công việc được Ban Thường vụ uỷ quyền, những nội dung chuẩn bị để trình Ban Thường vụ Đảng uỷ và Đảng uỷ, thường trực Đảng uỷ phải bàn tập thể và quyết định trên cơ sở tán thành của mọi thành viên trong thường trực, đối với những vấn đề còn có ý kiến khác nhau cần tiếp tục chuẩn bị chu đáo để bàn lại, nếu vấn chưa thống nhất thì báo cáo để Ban Thường vụ và Ban Chấp hành xem xét, quyết định

- Những việc đột xuất, cần thiết, đồng chí Bí thư Đảng uỷ trực tiếp làm việc với trưởng ban, ngành hoặc các đ/c Đảng uỷ viên sau đó thông báo cho đ/c Phó Bí thư Thường trực Đảng uỷ biết những nội dung đã chỉ đạo, để đôn đốc, theo dõi, thực hiện, hoặc đ/c bí thư có thể uỷ quyền cho đ/c PBTTTĐU giải quyết

* Văn bản hoá các kết luận của Đảng uỷ và Ban Thường vụ Đảng ủy

- Các kết luận và các quyết định xử lý công việc của thường trực Đảng uỷ được Ban Thường vụ Đảng uỷ, uỷ quyền đều được cụ thể hoá thành văn bản của Ban Thường vụ Đảng uỷ và được gửi đến các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thực hiện, các ý kiến chỉ đạo của Thường trực Đảng uỷ có tính đôn đốc, nhắc nhở trong giải quyết công việc hàng ngày giữa 02 kỳ họp của Ban Thường vụ Đảng uỷ, các quyết định xử lý cụ thể của mỗi thành viên thường trực khi lấy danh nghĩa thường trực Đảng uỷ để giải quyết công việc đều phải do Văn phòng Đảng uỷ thông báo bằng văn bản, trừ những trường hợp đ/c thường trực, trực tiêp xử lý

- Các kết luận, quyết định, các văn bản chỉ đạo của tập thể thường trực và của từng đ/c thường trực Đảng uỷ phải đảm bảo đúng thể thức, thể loại văn bản

của Đảng và được phát hành, quản lý, lưu trữ theo quy định hiện hành.

* Thực hiện chế độ tự phê binh và phê bình

- Hàng năm cùng với sự kiểm điểm lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Thường vụ Đảng uỷ, có kiểm điểm trách nhiệm của tập thể thường trực Đảng uỷ để Đảng uỷ xem xét, góp ý, Bí thư, Phó Bí thư tiến hành tự phê bình và phê bình, trong hội nghị kiểm điểm của tập thể Ban Thường vụ và kiểm điểm cá nhân các đ/c uỷ viên Ban Thường vụ Đảng uỷ kèm theo ý kiến nhận xét bằng văn bản của chi uỷ nơi sinh hoạt và chi uỷ nơi cư trú đối với từng đ/c , kết quả kiểm điểm được thông báo với hội nghị Đảng uỷ để lấy ý kiến và gửi về Ban Thường vụ Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ

- Giao ban với các lãnh đạo các ban, cơ quan khối Đảng, khối đoàn thể và khối nội chính 01 lần/quý để kiểm điểm công việc đã thực hiện quý trước và định hướng các công tác lớn trong thời gian tiếp theo

- Thường trực Đảng uỷ có thể làm việc với từng cơ quan Đảng, Chính quyền, MTTQ, các đoàn thể và cơ sở khi cần thiết

- Trong phạm vi được uỷ quyền , các ý kiến chỉ đạo của Thường trực đảng

uỷ có hiệu lực thực hiện như quyết định của Ban Thường vụ và báo cáo Ban Thường vụ tại phiên họp gần nhất

2.1.4 Trách nhiệm và quyền hạn của các đồng chí Đảng ủy viên

- Tham gia đầy đủ các kỳ họp của Đảng, nếu vắng mặt phải báo cáo và được

sự đồng ý của thường vụ Đảng uỷ, tham gia lãnh đạo tập thể của Đảng uỷ và biểu quyết các công việc của Đảng uỷ Khi có nghị quyết của tập thể cấp uỷ thì phải nói

và làm đúng theo nghị quyết, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo tính Đảng, và ý thức tổ chức kỷ luật của Đảng

- Quán triệt tổ chức thực hiện đầy đủ, đúng đắn sáng tạo đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và chịu trách nhiệm trước Đảng uỷ về việc thực hiện đường lối chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước thuộc địa phương đơn vị mình phụ trách

- Thường xuyên đi sâu, đi sát cơ sở gắn bó với Đảng viên quần chúng nắm tình hình, phát hiện những vấn đề mới nảy sinh trước hết trong phạm vị mình phụ trách để sử lý theo quyền hạn hoặc báo cáo kiến nghị cách giải quyết với thường

vụ Đảng uỷ và BCH Đảng bộ