Hoàn thiện công tác quản lý văn bản tại trường tiểu học tam hiệp, xã tam hiệp, huyện yên thế, tỉnh bắc giang

Quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận,

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian thực tập tại trường Tiểu học Tam Hiệp được sự giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi của Ban giám hiệu nhà trường và sự chỉ bảo tận tình của tổ Văn phòng

để em có cơ hội tiếp cận và thực hiện tốt nghiệp vụ công tác của mình

Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy giáo – TS Nguyễn Văn Huân cùng cô giáo – ThS Đỗ Loan Anh đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho em trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện khóa luận

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo đang công tác và giảng dạy tại trường đại học Công nghệ thông tin và truyền thông – Đại học Thái Nguyên, những người luôn nhiệt tình và tâm huyết với nghề để mang lại cho sinh viên chúng em những kiến thức – một nền tảng và có cơ hội tìm hiểu thực tế về chuyên môn nghiệp vụ của mình

Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn tới toàn thể cán bộ giáo viên, nhân viên trong nhà trường đã tận tình giúp đỡ chỉ bảo và cung cấp số liệu để em có thể hoàn thành tốt khóa luận của mình

Do thời gian thực tập còn hạn hẹp nên khóa luận khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong được sự chỉ dẫn và đóng ý kiến của các thầy cô giáo và toàn thể các bạn sinh viên để khóa luận của em có thể đạt được kết quả tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn !

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2016

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Hường

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là khóa luận tốt nghiệp do tự bản thân em thực hiện Các nội dung nghiên cứu và kết quả nghiên cứu trong đề tài là thực tế và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác Những tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu được chính bản thân em thu thập là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ khóa luận

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2016

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Hường

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 3

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Khái quát và giới thiệu chung về các loại văn bản 3

1.1.1 Khái niệm về văn bản 3

1.1.2 Quản lý văn bản 3

1.1.3 Quản lý văn bản đến 4

1.1.4 Quản lý văn bản đi 9

1.2 Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel 15

1.2.1 Phần mềm Microsoft Excel là gì? 15

1.2.2 Một số hình ảnh giao diện của Excel 16

1.2.3 Sử dụng Excel 21

Chương 2 22

THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN 22

TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TAM HIỆP 22

2.1 Khái quát chung và tình hình tổ chức bộ máy quản lý của trường Tiểu học Tam Hiệp 22

2.1.1 Giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Tam Hiệp 22

2.1.2 Tình hình tổ chức bộ máy quản lý của trường Tiểu học Tam Hiệp 26

2.2 Thực trạng quản lý văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp 42

2.2.1 Thực trạng 42

2.2.2 Ưu điểm 43

2.2.3 Nhược điểm 44

2.2.4 Biện pháp 45

2.3 Quy trình quản lý văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp 46

2.3.1 Quy trình quản lý văn bản đến tại trường Tiểu học Tam Hiệp 46

2.3.2 Quy trình quản lý văn bản đi tại trường Tiểu học Tam Hiệp 49

TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TAM HIỆP 51

3.1 Đặt vấn đề 51

3.2 Giải quyết vấn đề 51

3.3 Kết quả đạt được và các bước tạo lập chương trình 52

3.4 Quy trình quản lý văn bản đi bằng Excel 58

3.5 Hiệu quả đạt được khi nghiên cứu ứng dụng excel vào quản lí văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp 61

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mẫu dấu đến 5

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến 6

Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến 7

Hình1.4 Sơ đồ phần trong workbook 16

Hình 1.5 Giao diện chính của Excel 16

Hình 1.6 Bảng mô tả một số thành phần giao diện căn bản 17

trong cửa sổ ứng dụng Excel 17

Hình 1.7 Các lệnh trong thực đơn Office 17

Hình 1.8 Bảng mô tả các tùy chọn trong thẻ file 18

Hình 1.9 Lựa chọn lệnh truy cập nhanh 19

Hình 1.10 Hộp thoại để chế biến thành các lệnh truy cập nhanh 19

Hình 1.11 Thanh Ribbon 20

Hình 1.13 Thực đơn ngữ cảnh 21

Hình 2.1 Bảng thống kê cán bộ viên chức tại trường TH Tam HiệpError! Bookmark not defined Hình 2.2 Bảng thổng số học sinh năm học 2015 – 2016 23

Hình 2.3 Kết quả điều tra thực trạng 3 năm 24

Hình 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Tam Hiệp 27

Hình 2.5 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 46

Hình 2.6 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi 49

Hình 3.1:Thư mục quản lý văn bản tại ổ D 52

Hình 3.2: Thư mục Văn bản đi 53

Hình 3.3: Giao diện chương trình chính quản lý văn bản đi, đến năm 2015 53

Hình 3.4: Giao diện quản lý văn bản đi năm 2015 54

Hình 3.5: Giao diện quản lý văn bản đến năm 2015 54

Hình 3.6: Các trường quản lý văn bản đi trong Excel 55

Hình 3.7: Thiết lập chế độ siêu liên kết từ các mục tới từng trang tháng 56

Hình 3.8: Liên kết tới sheet Tháng 10 56

Hình 3.11: Chương trình quản lý văn bản đi 59

Hình 3.12: Giao diện trang chủ chương trình quản lý văn bản đến 59

Hình 3.13: Trang các tháng chương trình quản lý văn bản đến 60

Hình 3.14 Các trường quản lý văn bản đến trong Excel 60

6 PGD&ĐT Phòng Giáo dục và đào tạo

7 CB – GV – CNV Cán bộ - Giáo viên – Công nhân viên

21 PPCT Phân phối chương trình

29 VTLTNN – NVTW Văn thư lưu trữ nhà nước – Nội vụ trung ương

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các lực lượng vũ trang, các doanh nghiệp Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả công việc cao

Trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý ngày càng trở nên phổ biến nhằm phục vụ cho công việc diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác, tiện lợi và đạt kết quả cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc chiếm phần lớn là các sản phẩm phần mềm về tin học, đặc biệt là bảng tính excel có rất nhiều tiện ích mà chúng ta chưa áp dụng hết

Để quản lý một cách hiệu quả công văn trong công tác văn thư, việc áp dụng công nghệ thông tin là cần thiết, tạo thuận lợi cho việc tra tìm, thống kê văn bản nhanh chóng, chính xác, giảm bớt gánh nặng cho người làm công tác văn thư

Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn, em đã lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp, xã Tam Hiệp, huyện Yên Thế, Tỉnh Bắc Giang” Chương trình này sẽ giúp cho cán bộ văn thư nhà trường quản lý công văn một cách dễ dàng, khoa học, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý

* Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc tổ chức quản lý văn bản của cán

bộ văn thư nhà trường Từ đó, thiết kế chương trình quản lý văn bản bằng Excel nhằm tin học hóa công tác quản lý

* Mục đích nghiên cứu đề tài

Mục đích của đề tài là xây dựng chương trình quản lý văn bản bằng Excel, giúp cán bộ làm công tác văn thư tìm kiếm và cập nhật văn bản một cách nhanh chóng, chính xác, giảm bớt chi phí văn phòng phẩm Mặt khác, ứng dụng Excel để viết chương trình quản lý văn bản cho đơn vị với chi phí thấp, lợi ích mang lại cao một phần tiết kiệm nguồn chi phí cho đơn vị

* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Đề tài sử dụng Excel để viết chương trình quản lý văn bản đi, đến tại trường Tiểu học Tam Hiệp có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thư

Giúp cán bộ văn thư quản lý tập trung và thiết lập trật tự lưu các văn bản, theo dõi công văn đi, đến một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, quản lý và tra cứu văn bản khi cần thiết

Để có được những kinh nghiệm bổ ích và quý báu, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Nguyễn Văn Huân, cô giáo Đỗ Loan Anh người đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian vừa qua đã giúp em hoàn thành đợt thực tập này

Do trình độ hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế, khả năng áp dụng kiến thức vào thực tiễn chưa cao, do đó trong quá trình xây dựng đề tài không tránh khỏi những thiếu sót và những hạn chế Em kính mong các thầy cô giáo trong khoa chỉ bảo, góp ý

để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

* Kết luận:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khóa luận được chia làm

3 chương:

Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng và quy trình quản lý văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp Chương 3: Xây dựng chương trình quản lý văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Khái quát và giới thiệu chung về các loại văn bản

1.1.1 Khái niệm về văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác nhau Vì vậy, tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều định nghĩa về văn bản Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là một phương tiện để ghi tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định Theo cách định nghĩa này, từ các loại giấy tờ, tài liệu sách đến các loại bìa, hoành phí, câu đối, khẩu hiệu, áp phích, băng ghi âm, bản vẽ đều được coi là văn bản

Văn bản là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các chủ trương, chính sách, quyết định lãnh đạo, quản lý là các hình thức cụ thể hóa pháp luật; là công

cụ điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) Văn bản là phương tiện quản lý, điều hành không thể thiếu, đồng thời là sản phẩm tất yếu hình thành từ hoạt động lãnh đạo, quản lý trong mọi cơ quan, tổ chức

Tóm lại, theo nghĩa hẹp thì văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, các đoàn thể, các tổ chức xã hội Trên thực tế, văn bản được hiểu theo nghĩa này là phổ biến Văn bản nói chung là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý, đối với các mặt xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau

1.1.2 Quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan

Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp

cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại

và tương lai lâu dài

Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản:

*Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục nhận và đăng ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

*Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo

*Văn bản đến có đóng dấu “hỏa tốc”, “ Thượng khẩn ” chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay

*Văn bản, tài liệu mang nội dung bí mật của nhà nước được đăng ký và quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

1.1.3 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, các nhân khác gửi đến

cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công việc

Các bước quản lý văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản

+ Tiếp nhận văn bản đến:

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Trường hợp phát hiện bì không còn nguyên vẹn, văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra

số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết

+ Phân loại, bóc bì văn bản đến:

Phân thành hai loại: loại phải bóc bì các văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức và loại không bóc bì các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận, nếu

văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản phải

có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng kí Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo yêu cầu: Ưu tiên bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát hiện

có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

Bước 2: Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến

+ Đóng dấu đến: Vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn thư cơ quan và nhận được ngày nào Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ

số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ngày đến: là thời gian nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến” Đối với văn bản được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản gửi đích danh thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu

“Đến” Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Đăng ký văn bản đến:

Lập sổ đăng ký văn bản đến: Căn cứ vào số lượng văn bản hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Đăng ký văn bản đến

có thể đăng ký bằng sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính

Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày đó, không được để chậm trễ làm nhỡ việc Sổ đăng ký văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng bút chì, mực đỏ, không viết tắt các cụm từ không thông dụng

Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn Bìa của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường):

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến

Trên trang đầu tiên của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa“Từ số… đến số….” và “Quyển số”

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 gồm 9 cột:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)

TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)

Số, ký hiệu

Ngày tháng văn bản

Tên loại

và trích yếu nội dung

VB

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến

Hướng dẫn đăng ký:

(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

(2) Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

(4) Ghi số và ký hiệu văn bản đến

(5) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm

(6) Ghi tên loại của văn bản đến Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không

có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó (7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

(9) Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày, tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)

Bước 3: Phân phối và chuyển giao văn bản đến

+ Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu

Văn bản đến có dấu chỉ mật độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào

sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến:

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng

Bước 4: Tổ chức giải quyết văn bản đến

+ Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao phó cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Hình thức giải quyết văn bản:

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản có thể thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt

ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói Còn hình thức gián tiếp

là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo văn bản

Ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cần ghi rõ tư tưởng chỉ đạo, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung, biện pháp và thời hạn giải quyết văn bản đó Đối với văn bản cần có

sự phối hợp giải quyết các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan thì phải phân rõ nhiệm vụ

cụ thể cho từng đơn vị, từng người

Văn bản sau khi đã được đơn vị, cán bộ thừa hành giải quyết theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, nếu kết quả giải quyết được thể hiện bằng văn bản phải trình bày văn bản đó lên thủ trưởng cơ quan duyệt ký

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:

Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và chính xác, đề phòng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc

Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc nội

bộ của cơ quan Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn

vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bản quan trọng, khẩn cấp Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư cơ quan hoặc thư ký của mình Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc mới phải báo cáo lãnh đạo cơ quan để xử lý

Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân để thực hiện thì việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc trách nhiệm của đơn

vị hoặc cán bộ thừa hành Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thông qua điện thoại để hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục…

1.1.4 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản

Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân

sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ

Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật

Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng

ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

* Công tác quản lý văn bản đi:

Lập hồ sơ quản lý công văn đi

Mở sổ theo dõi công văn đi

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

2 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

1 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII

2 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của

cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in

ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

2 Đóng dấu cơ quan

a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ

ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

3 Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu

“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Vào bì và dán bì

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào

bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ

ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA)

 Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

* Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng

Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

* Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi

- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

* Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X

- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

* Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

* Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

* Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

* Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc

* Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

* Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Lưu văn bản đi

* Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

* Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu

số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

* Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

* Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

1.2 Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel

1.2.1 Phần mềm Microsoft Excel là gì?

Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft

Office, dùng để tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý dữ liệu theo định dạng bảng tính Excel đặc biệt phù hợp với các tính năng yêu cầu xử lý tính toán bằng công thức hay hàm với các loại dữ liệu khác nhau Ngoài ra, Excel cho phép phân tích dữ liệu thông qua các đối tượng trực quan như bảng biểu (tables) hay biểu đồ (charts)

Cũng như các chương trình bảng tính, bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều

ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trên Excel cũng có những điểm tương tự tuy nhiên Excel có những tính năng ưu việt và có giao diện thân thiện với người dùng

Hiện nay Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công trình tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người

sử dụng không cần xây dựng chương trình

 Các trợ giúp trong việc thực hiện các tác vụ như:

 Tính toán đại số phân tích dữ liệu

 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

 Vẽ đồ thị và các sơ đồ

 Tự động hóa các công việc bằng các macro

 Và nhiều ứng dụng khác để chúng ta phân tích nhiều loại hình bài toán khác

 Workbook và các thành phần:

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm

với nhau chỉ trong một tập tin (file) Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó

còn được gọi là bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Worksheet được chứa trong workbook Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng)

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ

thị Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới

của cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

Hình1.4 Sơ đồ phần trong workbook

1.2.2 Một số hình ảnh giao diện của Excel

Hình 1.5 Giao diện chính của Excel

Bảng 1.1 Mô tả một số thành phần giao diện căn bản

trong cửa sổ ứng dụng Excel

The Quick Access toolbar Đây là thanh công cụ giúp bạn truy xuất

nhanh vào những câu lệnh thường xuyên sử dụng

The Ribbon Là thành phần giao diện chứa các nhóm câu

lệnh và câu lệnh để thực thi tập hợp các tác

vụ Các câu lệnh này được tổ chức vào thẻ (tab) khác nhau

The Formula Bar Thanh công thức hiển thị nội dung của một ô

dữ liệu được chọn bởi người dùng Thanh này cho phép bạn nhập công thức hay các hàm sử

lý số liệu

The task pane Vùng này sẽ xuất hiện tương ứng với một vài

tùy chọn khi bạn thao tác với một câu lệnh trên thanh ribbon, bạn có thể di chuyển hay thay đổi kích thước của vùng này

The status bar Là vùng hiển thị một số thông tin hữu ích cho

bạn như thanh trượt phóng to/thu nhỏ hay các trạng thái tùy chỉnh

Bảng 1.2 Bảng mô tả các tùy chọn trong thẻ file

Save, Save as, Open, and

Print Hiển thị tùy chọn ở chế độ xem trước hoặc in, ấn

trang tính

Share

Cung cấp tùy chọn để lưu sổ tính theo định dạng các phiên bản, chia sẻ sổ tính qua email hoặc SharePoint, xuất bản sổ tính trên server

Help Truy cập tài nguyên trợ giúp trực tuyến hoặc trợ

giúp ngay trên máy tính của bạn

Options Hiển thị hộp thoại Excel Options, cho phép tùy

chỉnh giao diện Excel

Exit Thoát khỏi ứng dụng Excel

Hình 1.7 Lựa chọn lệnh truy cập nhanh

Hình 1.8 Hộp thoại để chế biến thành các lệnh truy cập nhanh

Hình 1.9 Thanh Ribbon Thanh ribbon là thành phần giao diện hoàn toàn mới của Excel 2010 so với

Ecxel 2003 và được cải tiến so với phiên bản 2007 Thanh ribbon (đôi khi gọi là thanh ruy-băng) chứa tất cả các câu lệnh trong Excel, được nhóm lại thành các nhóm lệnh và đặt trên các thẻ (tab) Thanh ribbon được thiết kế ở vị trí trung tâm của sổ tính Excel giúp bạn dễ dàng truy cập các câu lệnh

Bảng 1.3 Bảng mô tả các tab trên thanh ribbon

Các tab trên thanh

InSert Thêm các dối tượng vào trong sổ tính như bảng, biểu đồ,

ký hiệu, các hình minh họa, văn bản liên quan

Page layout Dùng để thiết lập trang tính, thay đổi bố cục, hướng của

trang tính và các tùy chọn liên quan

Formulas Tạo các công thức sử dụng các hàm có sẵn trong Excel

2010 và được phân loại thành các nhóm công thức

Data Dùng để kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài và tải

dữ liệu từ các nguồn đó vào bảng tính Excel

Review Cho phép xem lại các trang tính Excel, cung cấp các

công cụ như kiểm tra chính tả, dịch,

View

Cho phép ẩn/hiện các đường ngăn cách (gridlines) các ô trong trang tính, cung cấp các công cụ để hiển thị cửa sổ trang tính và cửa sổ ứng dụng Excel

 Bảng mô tả một vài thẻ được bố trí trên thanh Ribbon

Với cách bố trí các câu lệnh của Excel một cách logic, bạn không cần phải tốn nhiều thời gian, công sức tìm câu lệnh thích hợp cho các thao tác dù đơn giản hay phức tạp

 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho

 Thoát khỏi Excel

Có các cách sau:

Cách 1: Chọn lệnh File - Exit

Chương 2

THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN

TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TAM HIỆP 2.1 Khái quát chung và tình hình tổ chức bộ máy quản lý của trường Tiểu học Tam Hiệp

2.1.1 Giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Tam Hiệp

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường Tiểu học Tam Hiệp

 Lịch sử hình thành

Trường Tiểu học Tam Hiệp được thành lập theo Quyết định số 163/QĐ-UBND ngày 08 tháng 5 năm 1996 của Ủy ban nhân nhân huyện trên cơ sở chia tách trường Phổ thông cơ sở Tam Hiệp thành 2 trường: Tiểu học Tam Hiệp và THCS Tam Hiệp

- Nhà trường thuộc thôn Yên Thế xã Tam Hiệp Xã Tam Hiệp là một xã miền núi của huyện, có tổng diện tích là 860,27 ha với 1014 hộ và 3728 nhân khẩu Có 6 dân tộc chung sống trên 11 thôn, người dân tộc thiểu số chiếm 39%

Dưới sự lãnh đạo của chi bộ Đảng, các cấp chính quyền, đặc biệt là sự chỉ đạo sát sao của PGD&ĐT Yên Thế, Ban giám hiệu nhà trường luôn đổi mới công tác quản

lý, tổ chức tốt các hoạt động giáo dục Vì vậy, chất lượng giáo dục có nhiều chuyển biến tích cực, đặc biệt là chất lượng mũi nhọn có sự tiến bộ rõ rệt Trường Tiểu học Tam Hiệp là một đơn vị có truyền thống thi đua " Dạy tốt - Học tốt ", đội ngũ nhà giáo đoàn kết, tâm huyết với nghề, hết lòng vì học sinh thân yêu Năm học 2014 - 2015, trường đạt danh hiệu trường tiên tiến xuất sắc cấp huyện Toàn xã có tới 78% dân số làm nông nghiệp, trình độ dân trí không đồng đều, điều kiện kinh tế của địa phương còn gặp nhiều khó khăn, tỷ lệ hộ nghèo chiếm 14.2 %, tuổi lao động tính đến tháng 11 năm 2015 là 2061 = 55.4%

- Diện tích trường: 6030m2 trong đó diện tích sân chơi là 1500m2, diện tích bãi tập là 1200m2

- Tổng số: 23 phòng

- Tổng số CB-GV-CNV : 27, trong đó:

Bảng 2.1 Bảng thống kê cán bộ viên chức tại trường TH Tam Hiệp

Bảng 2.3 Kết quả điều tra thực trạng 3 năm

Kết quả điều tra thực trạng ba năm gần đây như sau:

Năm học Nội dung

- HSG cấp tỉnh 1 giải KK 2 giải ( 1 giải 3) 1 giải KK

ĐĐT mức1

Đạt PCGDTH ĐĐT mức1

Đạt PCGDTH ĐĐT mức 2

 Chức năng

- Nhà trường có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng

- Tham mưu và đề xuất cho Đảng ủy và chính quyền địa phương và ngành, bậc cha

mẹ học sinh về các công việc có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của nhà trường

- Quản lý Nhà nước về giáo dục học sinh bậc Tiểu học, bậc học tiền đề của bậc trung học cơ sở trong hệ thống giáo dục quốc dân

 Nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường

- Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác của chương trình giáo dục Tiểu học do Bộ trưởng Bộ giáo dục và Đào tạo ban hành

- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên để thực hiện nhiệm vụ giảng dạy và giáo dục trẻ em

- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh, vận động học sinh đến trường, quản lý học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Huy động trẻ em lứa tuổi tiểu học đến trường, tổ chức giáo dục hòa nhập cho trẻ có hoàn cảnh khó khăn, trẻ em khiết tật

- Thực hiện phổ cập giáo dục trong phạm vi cộng đồng

- Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định của Nhà nước Xây dựng cơ sở vật chất theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa hoặc theo yêu cầu tối thiểu đối với vùng đặc biệt khó khăn

- Phối hợp với gia đình trẻ em, tổ chức, cá nhân để thực hiện hoạt động giảng dạy và giáo dục trẻ em

- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia các hoạt động xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Yên Thế

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Pháp luật

2.1.2 Tình hình tổ chức bộ máy quản lý của trường Tiểu học Tam Hiệp

Bộ máy tổ chức của trường Tiểu học Tam Hiệp được tổ chức một cách khoa học và hợp lý Bộ máy được tổ chức như sau:

Trường Tiểu học được cấp có thẩm quyền quyết định thành lập khi đảm bảo các điều kiện

- Phù hợp với quy hoạch mạng lưới trường học, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh

tế - xã hội của địa phương, tạo thuận lợi cho trẻ em đến trường nhằm đảm bảo thực hiện phổ cập giáo dục Tiểu học

- Có đủ cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên cũng như tất cả các bộ phận chức năng như:

+ Cán bộ quản lý gồm: Hiệu trưởng và Phó hiệu trưởng

+ Công đoàn trường

+ Đoàn thanh niên

+ Về giáo viên: Có đủ giáo viên chủ nhiệm trực tiếp đứng lớp, giáo viên dạy kê

và giáo viên chuyên

+ Về nhân viên: Có nhân viên Văn thư, Kế toán, Y tế trường học, Thư viện – thiết bị

- Về các bộ phận chức năng:

+ Hội đồng trường

+ Hội đồng thi đua khen thưởng

+ Ban thanh tra

+ Ban đại diện cha mẹ học sinh

+ Tổ chức đảng cộng sản Việt Nam và đoàn thể trong nhà trường

+ Tổ Văn phòng

+ Tổ chuyên môn

Hình 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Tam Hiệp

 Thuận lợi và khó khăn của trường

 Thuận lợi:

* Về cơ sở vật chất: Cơ bản đảm bảo cơ sở vật chất Nhà trường đạt tiêu chuẩn

trường chuẩn Quốc gia mức độ 1

* Học sinh

- 100% học sinh được học 2 buổi/ngày Tỉ lệ học sinh 20 em/lớp

- 100% số trẻ 6 tuổi ra lớp 1; học sinh học đúng độ tuổi đạt 90,1%

- Về học lực đều đạt từ 97,8% đến 99,3% học sinh xếp loại trung bình trở lên;

về thực hiện 5 nhiệm vụ của học sinh tiểu học đều đạt 100%

- Tỉ lệ học sinh khá giỏi tăng 4%-6,5% Chất lượng mũi nhọn tăng 3,3%

* Giáo viên

- Tỉ lệ đạt chuẩn 100%, trên chuẩn đạt 19/23 = 82,6% - Tỉ lệ đảng viên đạt

Hiệu Trưởng

4+5

Tổ giáo viên 2+3

Hàng năm đều có giáo viên đạt giáo viên dạy giỏi cấp huyện, cấp tỉnh Tổng số giáo viên dạy giỏi các cấp đạt 30,4% vượt 25,4% so với yêu cầu của một trường miền núi

* Về xã hội: Đời sống, kinh tế xã hội của địa phương được nâng lên Phụ

huyng học sinh quan tâm nhiều hơn tới quá trình học tập của học sinh và công tác giáo dục của nhà trường Phụ huynh tặng nhà trường bộ tăng âm loa đài trị giá hơn 20 triệu đồng phục vụ hoạt động học tập và vui chơi của con em mình

- Tháng 12 năm 2015 nhà trường trong kế hoạch kiểm định chất lượng giáo dục

cơ sở giáo dục phổ thông theo Thông tư số 42/2012/TT-BGDĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Kiểm định chất lượng giáo dục nhằm giúp nhà trường xác định mức độ đáp ứng mục tiêu giáo dục trong từng giai đoạn, để xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng giáo dục, nâng cao chất lượng các hoạt động giáo dục, thông báo công khai với các cơ quan quản lý nhà nước và xã hội về thực trạng chất lượng của cơ sở giáo dục để cơ quan quản lý nhà nước đánh giá và công nhận cơ sở giáo dục đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục Nhà trường tự đánh giá

chất lượng giáo dục: Tổng số các tiêu chí đạt: 23/28 tỷ lệ: 82,1 % (Tự đánh giá đạt cấp

độ 2)

- Là một đơn vị có truyền thống thi đua “Dạy tốt - Học tốt”, đội ngũ nhà giáo đoàn kết, tâm huyết với nghề, hết lòng vì học sinh thân yêu Năm học 2014 – 2015, Nhà trường đạt danh hiệu trường tiên tiến xuất sắc cấp huyện, cơ quan văn hóa

 Khó khăn:

* Về cơ sở vật chất: Cơ bản giữ nguyên như cũ từ năm thành lập, hàng năm chỉ

sửa chữa Một số phòng học xây dựng đã xuống cấp, trần và tường thấm nước, mối

mọt Kích thước, kiểu dáng bàn ghế không tiện lợi cho việc học tập theo nhóm Phòng

chức năng diện tích chưa thực sự đảm bảo (phòng thư viện, phòng thiết bị đồ dùng, phòng máy tính); thiếu phòng kế toán