Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại trường tiểu học minh đức số 1 – huyện việt yên – tỉnh bắc giang

Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác Mật, khẩn, bản sao … Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật c

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian tiếp thu, nghiên cứu kiến thức tại trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông và thời gian thực tập tại Trường Tiểu học Minh Đức số 1- Việt Yên- Bắc Giang; được sự quan tâm giúp đỡ hướng dẫn thực tập của thầy Lê Triệu Tuấn giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh

tế, cùng với sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông và các bác, cô, chú, anh, chị trong Trường Tiểu học Minh Đức số 1- Việt Yên- Bắc Giang tạo điều kiện cho em hoàn thành bản khóa luận tốt nghiệp này, em mong rằng đọc song bài khóa luận này chúng ta sẽ hiểu được về công tác quản lý văn bản tại trường học và sẽ giúp các bạn bổ sung thêm kiến thức để phục vụ cho công việc sau này Em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy Lê Triệu Tuấn giảng viên hướng dẫn thực tập cùng các quý thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế và các bác,

cô, chú, anh chị của Trường Tiểu học Minh Đức số 1- Việt Yên- Bắc Giang đã giúp em hoàn thành bản khóa luận này

Trong quá trình thực tập và làm khóa luận khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy, Cô để

em có thêm kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo khóa luận tốt

nghiệp sắp tới

Em xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, ngày 9 tháng 8 năm 2016

SINH VIÊN

Hoàng Thị Thảo

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Ths Lê Triệu Tuấn Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung khóa luận của mình

Bắc Giang, ngày 9 tháng 8 năm 2016

SINH VIÊN

Hoàng Thị Thảo

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC HÌNH 5

BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT 6

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Khái quát chung về văn bản 3

1.1.1 Khái niệm về văn bản 3

1.1.2 Phân loại văn bản 3

1.1.3 Chức năng của văn bản 4

1.2 Công tác quản lý văn bản 5

1.2.1 Một số khái niệm 5

1.2.2 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản 7

1.2.3 Nguyên tắc quản lý văn bản 7

1.2.4 Quy trình quản lý văn bản: 8

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC MINH ĐỨC SỐ 1 – VIỆT YÊN – BẮC GIANG 34

2.1 Giới thiệu Trường Tiều học Minh Đức số 1 34

2.1.1 Thành lập: 34

2.1.2 Qúa trình xây dựng và phát triển: 34

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản tại trường 35

2.2.1 Hoạt động quản lý văn bản tại Cơ quan 37

2.3 Vấn đề tồn tại trong công tác Quản lý văn bản tại trường 41

2.4 Hướng giải quyết những tồn tại trong công tác Quản lý văn bản tại trường 42

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG 43

3.1 Giới thiệu công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước 43

3.1.1 Phạm vi và đối tượng áp dụng 43

3.1.2 Nguyên tắc chung 43

3.2.Xây dựng Quy trình quản lý văn bản đi 44

3.2.1 Soạn thảo văn bản đi 45

3.2.2 Kiểm tra thể thức văn bản 45

3.2.3 Duyệt, ký văn bản 45

3.2.4 Làm thủ tục ban hành 45

3.2.5 Gửi văn bản đi 45

3.3 Xây dựng Quy trình quản lý văn bản đến 46

3.3.1 Tiếp nhận công văn đến 46

3.3.2 Đăng ký công văn đến 46

3.3.3 Trình văn bản đến 48

3.3.4 Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị 48

Cán bộ văn thư có trách nhiệm: 48

3.4 Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản .49

3.4.1 Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel 49

3.4.2.Chương trình ứng dụng MS Excel trong quản lý văn bản đi 53

3.4.3 Chương trình ứng dụng MS Excel trong quản lý văn bản đến 57

KẾT LUẬN 62

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Bìa và trang đầu của sổ quản lý văn bản đi

Hình 1.2: Nội dung đăng ký văn bản đi

Hình 1.3: Mẫu bì gửi văn bản đi

Hình 1.4: Chuyển giao văn bản đi trong nội bộ cơ quan

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong xu thế phát triển của thời đại cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học – kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ cũng đang ngày được quan tâm và có vị thế vô cùng quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan Chính vì vậy, công tác Văn thư Lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng Quản

lý văn bản tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình

Do đó, công tác Văn thư Lưu trữ và nhất là công tác quản lý văn bản đang ngày càng phát triển theo hướng hiện đại, nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng, góp phần

to lớn đối với sự phát triển chung của đất nước

Với ý nghĩa và vị trí to lớn đó, Khoa hệ thống thông tin kinh tế thuộc Trường Đại học CNTT& TT là cái nôi đào tạo ra một đội ngũ đông đảo những sinh viên có năng lực và trình độ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, trong công tác quản lý văn bản, đã đáp ứng yêu cầu to lớn của phần lớn các cơ quan hiện nay Với phương châm: “Học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn”, lấy lí luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung nhưng kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lí luận

Nên bản thân em đã chọn: ‘‘Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại trường tiểu học Minh Đức số 1 – Huyện Việt Yên – Tỉnh Bắc Giang’’ là đề tài nghiên

cứu cho đợt khóa luận tốt nghiệp này của mình

Đối tượng và phạm vi nghiêm cứu đề tài

Đề tài tập chung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc tổ chức quản lý văn bản của cán bộ văn thư nhà trường Từ đó ứng dụng Microsoft Excel vào công

tác quản lý văn bản tại trường được thuận lợi hơn

Phương pháp nghiên cứu

Khảo sát thực tế về công tác văn thư tại trường Tiểu học Minh Đức số 1 Trên cơ sở đó phân tích, thu thập, tổng hợp thông tin và ứng dụng Microsoft

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Đề tài sử dụng Microsoft Excel có ý nghĩa quan trọng, hỗ trợ cán bộ văn thư trong việc quản lý văn bản

Giúp cán bộ văn thư có giải pháp mới trong công tác quản lý văn bản

Cấu trúc của khóa luận

Nội dung khóa luận được chia thành 3 chương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC MINH ĐỨC SỐ 1 – VIỆT YÊN – BẮC GIANG

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái quát chung về văn bản

1.1.1 Khái niệm về văn bản

Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau

1.1.2 Phân loại văn bản

a) Văn bản quản lý Nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành văn (văn bản hóa) của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý nhà nước

b) Văn bản quản lý hành chính Nhà nước

Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn bản quản lý Nhà Nước, nó được các cơ quan Nhà nước ( chủ yếu là các cơ quan hành chính ) Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp hành và điều hành

c) Văn bản quy phạm pháp luận

Là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, trong đó chứa đựng quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội

d) Văn bản cá biệt

Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

e) Văn bản hành chính thông thường

Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức

1.1.3 Chức năng của văn bản

a) Chức năng thông tin

- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản Đây cũng là chức năng quan trọng nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện

- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động

- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình

- Văn bản quản lý Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là hình thức pháp luật của quản lý ( Luật là hình thức, quy phạm là nội dung )

c) Chức năng quản lý

- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý

- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản Trong hoạt động quản lý xã hội

hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý

d) Chức năng văn hóa – xã hội

- Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có chức nâng văn hóa

- Văn bản làm chức năng văn hóa bát buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa

- Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng cao bấy nhiêu

e) Các chức năng khác

- Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động giao tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người,

cơ quan với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại

- Chức năng thống kê : Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, sự kiện, những vấn đề…

- Chức năng sử liệu : Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức…

1.2 Công tác quản lý văn bản

1.2.1 Một số khái niệm

- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng

- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho

cơ quan/doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan

- Văn bản đi: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành

được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi Hay nói cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình

Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND cũng như các văn bản thông thường khác như: Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi

đường Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ

quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại

và phong phú về nội dung Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây:

Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật

Thứ hai là nhóm văn bản thông thường

Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối

tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ

- Văn bản đến : Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện được gọi chung là văn bản đến Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công Căn

cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành 04 nhóm sau:

Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên,

Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp,

Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên,

Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công

1.2.2 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản

- Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc của

cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ

- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

1.2.3 Nguyên tắc quản lý văn bản

- Văn bản đi: Mọi văn bản đi đều phải vào sổ đăng ký và giữ bản lưu Cán

bộ văn thư không đóng dấu vào những văn bản sau:

Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ quan Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm

- Văn bản đến: dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ

xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước Những công văn đóng dấu “ Hỏa tốc” , dấu “ Thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được Việc gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế

độ giữ gìn bí mật của Nhà nước

+) Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư

để làm các thủ tục đăng ký cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu

+) Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ quan và Chánh văn phòng xem xét

1.2.4 Quy trình quản lý văn bản:

- Văn bản đi: gồm 06 bước

Bước 1: Soạn thảo văn bản đi

+) Đối với văn bản thường

Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm

về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt

+) Đối với văn bản mật

Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản chịu trách nhiệm

về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc

nội dung văn bản trước khi trình duyệt

Bước 2:Duyệt văn bản thảo Trưởng phòng/ Phụ trách phòng thực hiện

soát xét nội dung, thể thức văn bản và k ý nháy vào góc phải mục chức vụ của

người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi văn bản được chỉnh sửa

Bước 3: Duyệt, ký văn bản

+) LĐCC xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký; nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản để chỉnh sửa

+) Chữ ký của người có thẩm quyền ở văn bản phải rõ ràng; không dùng bút chì,

mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản

Bước 4: Làm thủ tục ban hành

+) Sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển qua Văn thư; Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ văn bản

đi, làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức qui định

 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan thực hiện Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:

- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:

+ Quốc hiệu;

+ Tác giả;

+ Số, ký hiệu;

+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;

+ Tên loại, Trích yếu nội dung;

 Ghi số và ngày tháng của văn bản

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12

 Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau:

Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban hành

 Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:

Số: …/Tên văn bản-Tên cơ quan

- Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP

Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được đánh một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống số riêng

Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn bản với khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít văn bản Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành:

Ví dụ:

- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA

- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA

- Công văn số: 03/CKNĐA-TH

Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên

nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng

Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản

 Ghi ngày tháng của văn bản

Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có hiệu lực

Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới

10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước

Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và

đăng ký bằng máy tính

Đăng ký bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

* Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/ 1 năm thì có thể lập các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt)

* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường

* Sổ đăng ký văn bản Mật

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị

* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể

* Sổ đăng ký công văn

* Sổ đăng ký văn bản mật

Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản

mật của cơ quan ban hành hàng năm Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không

nhất thiết phải lập sổ riêng

- Đăng ký văn bản đi

Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên

sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng XĐGN - xoá đói giảm nghèo

Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ

(6): Số thứ tự của quyển sổ

Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng

Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các

cột mục theo mẫu sau:

tháng văn

bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

người ký Nơi nhận

văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi Chú

Hình 1.2: Nội dung đăng ký văn bản đi

Hướng dẫn đăng ký:

Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản

Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản

Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản Nếu sổ dùng để đăng

ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản Nếu sổ được dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có kích thước rộng hơn cột khác)

Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản

Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản)

Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu

Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành

Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)

Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký

và bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành

Có thể dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký văn bản có đóng

dấu “Mật” Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản “Mật” thì có thể đăng

ký vào sổ chung với các loại văn bản khác trang sau cùng, nhưng phải ghi rõ ở

cột ghi chú dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra và được bảo

Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng

có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”

Đăng ký văn bản bằng máy vi tính

Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện theo Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà

nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu trữ

Làm thủ tục phát hành văn bản

Nguyên tắc chung

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn

vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện

theo trình tự sau đây:

- Lựa chọn và trình bày bì

Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong

Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau:

+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy

+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau

+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau

+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau

Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra

Mẫu bì được minh họa như sau:

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần)

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bě

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn

bản Vị trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ

Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng Giấy

làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc

Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ mức độ Mật Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”

+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản

Các ký hiệu dấu chỉ mức độ “Mật”:

+ A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật

+ B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật

+ C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật

- Vào bì và dán bì

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

+) Với những văn bản chuyển trong ngành Y tế tiến hành scan văn bản để

chuyển văn bản qua văn phòng điện tử

Bước 5: Gửi văn bản đi

+ Đối với văn bản thường

Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định bằng đường bưu chính (các đơn vị ngoài ngoài ngành), qua mạng văn phòng điện tử

Sở Y tế (các đơn vị trong ngành Y tế hoặc đơn vị có kết nối văn phòng điện tử

với Chi cục)

- Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan

Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,

cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản tập trung thực hiện tại bộ phận văn thư thì cần

lập sổ chuyển giao riêng Mẫu sổ như sau:

Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng:

“SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”

Phần đăng ký bên trong:

Ngày chuyển Số, ký hiệu

Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản

Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản

Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì + Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ

Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận”

vào sau cột số 5 Phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc

chuyển giao văn bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Hình 1.5: Chuyển giao văn bản đi

- Chuyển phát văn bản qua bưu điện

Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập

sổ chuyển giao Mẫu sổ như sau:

Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là: “SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”

Phần đăng ký bên trong:

Ngày

chuyển

Số, ký hiệu văn bản

Nơi nhận văn bản

Số lượng

bì

Ký nhận và dấu bưu điện

Ghi chú

Hình 1.6: Gửi văn bản đi Hướng dẫn cách ghi các cột

Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản

Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi)

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản

Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản dấu của bưu điện

Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên

- Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc

qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc

+ Đối với văn bản mật

Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện

Ngoài bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản Chuyển phát văn bản Mật: Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản …đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao,

bên nhận

Bước 6: Lưu hồ sơ

Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ 01 bản chính (Văn thư sẽ chuyển qua văn phòng điện tử cho phòng

ban soạn thảo và các phòng liên quan (nếu có), cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc

Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, phục vụ và đáp ứng kịpthời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Theo dõi, kiểm tra việc chuyển phát văn bản đi:

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản cần gửi kèm Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thất lạc, mất mác

- Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có người nhận hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển ngay cho đơn vị soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢN

ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người

được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính … ) Ngoài những văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn có thể nhận được một

số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố của cá nhân hoặc tập thể khác Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)…Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên

bản với người giao văn bản.Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra (nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ gửi ) Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản …Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

+) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

* Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:

- Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan

- Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo

* Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”

- Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư BCA (A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành như sau: Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết Văn thư không được bóc bì Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:

số:12/2002/TT-+ Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời

+ Không được làm rách, mất chữ của tài liệu Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết

+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết

+) Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …).Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết

có thể in và đóng dấu “Đến”.Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng

ký tại văn thư thì không cần đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên quan theo dõi, giải quyết.Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký hiệu văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản (Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản.Mẫu dấu đến được quy

- Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm

- Ngày đến: Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận ngày nào phải ghi ngày ấy

Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”,Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến

- Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản.Phần trên cùng của dấu

“Đến”, ghi tên cơ quan, tổ chức

+) Đăng ký văn bản đến

Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến bằng hai phương pháp:

a Đăng ký truyền thống (Đăng ký bằng sổ)

+ Lập sổ đăng ký văn bản đến

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định

cụ thể việc lập các loại sổ cho phù hợp

Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn bản mật)

* Sổ đăng ký văn bản mật đến

Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến trong một năm, nên lập các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương

* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác

* Sổ đăng ký văn bản mật đến

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không

quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu, đề nghịkhác của cơ quan, tổ chức và công dân hoặc sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

+ Đăng ký văn bản đến

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể cả văn bản mật đến được thực hiện theo mẫu sau:

* Mẫu sổ:

- Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy A4 (210mm x 297 mm)

- Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ

Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng

- Phần đăng ký văn bản đến:

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420 x

297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Số,

ký hiệu

Ngày, tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị (hoặc) người nhận

Ký nhận Ghi

chú

Hình 1.9: Đăng ký văn bản đến

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Tác giả Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư

Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm

số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đang ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không

có số, ký hiệu, ngŕy tháng, trích yếu, bản sao…)

Sổ đăng ký văn bản mật đến:

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thýờng), nhýng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tęn loại vŕ trích yếu nội dung” (cột 6)

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường); riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”,

“Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền

* Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo mẫu sau:

Mẫu sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

- Bìa và trang đầu:

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của

sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ”

- Phần đăng ký đơn, thư:

Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x

297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Ngày, tháng

Trích yếu nội dung

Đơn vị (hoặc) người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Hình 1.10: Đăng ký đơn, thư

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến” Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số

đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác)

Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ,

số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể

Cột số 5: Trích yếu nội dung Ghi theo trích yếu nội dung trên đơn Nếu đơn thư không có trích yếu nội dung thì phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó

Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột số 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư

Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (thư lần thứ, Thư không có ngày tháng);

b Đăng ký bằng máy vi tính:

Việc đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn tại bản Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 của

Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước)

Bước 2 Trình và chuyển giao văn bản đến

- Trình văn bản đến:

Sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết Người

có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm việc của cơ quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân

để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản Đối với những văn bản đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân Ý