Các doanh nghiệp này hoạt động trong mọi lĩnh vực kinh doanh như tài chính, sản xuất hàng hóa, thương mại...Vì là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên hầu như họ còn chưa quan tâm nhiều cho việc
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Hà Nội - 2016
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Trang 3MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3
3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 6
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7
5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo 8
6 Bố cục của đề tài 10
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TNHH CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA NHÀ NƯỚC 13
1.1 Cơ sở lý luận 13
1.1.1 Các khái niệm cơ bản 13
1.1.2 Số lượng, thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 21
1.1.3 Tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền và áp dụng các biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 24
1.2 Các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 25
1.2.1 Khái quát các văn bản pháp luật có quy định về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 25
1.2.2 Các quy định về phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 27
1.3 Nhận xét, đánh giá 30
Tiểu kết chương 1 32
Trang 4CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC THI THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TNHH CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA NHÀ NƯỚC 33 2.1 Thực hiện thẩm quyền ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động lưu trữ cho doanh nghiệp 33 2.2 Thực hiện thẩm quyền hướng dẫn triển khai thực hiện các văn bản quản
lý nhà nước về lưu trữ cho doanh nghiệp 40 2.3 Thực hiện thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp thống kê về lưu trữ 43 2.4 Thực hiện thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ trong doanh nghiệp 44 2.5 Tác động của các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về Thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công
ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 46
2.5.1 Tác động đến chức năng quản lý về lưu trữ của các Bộ, ngành, Công ty mẹ46 2.5.2 Tác động trực tiếp đến hoạt động lưu trư ở các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 48
2.6 Nhận xét, đánh giá 55
2.6.1 Về thực hiện thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 55 2.6.2 Về tác động của các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 57
Tiểu kết chương 2 61 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP, BIỆN PHÁP ĐỂ THỰC THI THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TNHH CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA NHÀ NƯỚC 62
Trang 53.1 Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý về lưu trữ, nghiên cứu, biên soạn sách, tài liệu chuyên đề về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ doanh
nghiệp 63
3.2 Quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm quản lý của các Bộ, ngành, Công ty mẹ đối với hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần và Công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 64
3.3 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo doanh nghiệp về hoạt động lưu trữ 65
3.4 Bố trí kinh phí và nhân lực chuyên trách về lưu trữ doanh nghiệp 67
3.5 Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, các hội thảo khoa học chuyên đề về lưu trữ doanh nghiệp 68
3.5.1 Tổ chức họp triển khai thực hiện văn bản quy định về quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 69
3.5.2 Tổ chức các hội thảo, tập huấn, đào tạo ngắn hạn về lưu trữ cho doanh nghiệp 69
3.6 Kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ trong doanh nghiệp 70
3.6.1 Kiểm tra, đánh giá nghiệp vụ 70
3.6.2 Khen thưởng, kỷ luật 70
3.7 Hướng dẫn mô hình tổ chức lưu trữ trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 71
Tiểu kết chương 3 75
KẾT LUẬN 76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80
PHỤ LỤC 87
Trang 71
MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, số lượng doanh nghiệp Cổ phần và TNHH
có sự góp vốn của nhà nước tăng lên đáng kể - là kết quả tất yếu của quá trình thực hiện đề án Cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo động lực cho sự phát triển của nền kinh tế Điều đó dẫn tới việc Nhà nước không còn là chủ sở hữu duy nhất của một số tổ chức kinh
tế như trước kia, thay vào đó, Nhà nước chỉ nắm giữ một lượng cổ phần nhất định trong doanh nghiệp Những doanh nghiệp này hoạt động theo Luật doanh nghiệp hiện hành và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Chủ sở hữu của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là các tổ chức, cá nhân có vốn góp tại công ty, họ cũng
là những người có quyền bầu người đại diện làm lãnh đạo doanh nghiệp, họ thực hiện mọi quyền của thành viên góp vốn một cách trực tiếp hoặc thông qua người đại diện trên mọi hoạt động, quyền lợi và nghĩa vụ của thành viên góp vốn theo quy định của pháp luật Như vậy, Nhà nước chỉ là một trong số những thành viên góp vốn của doanh nghiệp, có quyền hạn và nghĩa vụ như một thành viên góp vốn thông qua người đại diện phần vốn góp tại doanh nghiệp một cách bình đẳng, Nhà nước không còn quyền quyết định hoạt động của doanh nghiệp như tại các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ
Hiện nay, việc quản lý hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đang là một vấn đề còn nhiều bất cập, cần có sự quan tâm thích đáng từ phía cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cũng như của mỗi doanh nghiệp
Về phía các cơ quan quản lý ngành: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có một số quy định về quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp được
Trang 8và công ty TNHH
Về phía các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước: Hầu hết đều là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy mô hoạt động không lớn như các doanh nghiệp trong các vĩnh vực có tính mũi nhọn được nhà nước góp vốn và nắm quyền chi phối Các doanh nghiệp này hoạt động trong mọi lĩnh vực kinh doanh như tài chính, sản xuất hàng hóa, thương mại Vì là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên hầu như họ còn chưa quan tâm nhiều cho việc quản lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ do doanh nghiệp sản sinh
ra, do vậy, nhà nước cần quan tâm nhiều hơn nữa trong việc thực hiện thẩm quyền quản lý về lưu trữ đối với khối các công ty Cổ phần và công ty TNHH
có sự góp vốn của nhà nước; đồng thời, cũng cần có những biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ khối doanh nghiệp này cho phù hợp và hiệu quả
Thực hiện tốt việc quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của Chính phủ nói chung, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nói riêng Nhà nước có thẩm quyền gì trong việc quản lý hoạt động lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có
sự góp vốn của nhà nước? Nhà nước cần có biện pháp gì để thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quản lý hoạt động lưu trữ của các công ty Cổ phần
và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước?Các công ty Cổ phần và công
ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đã thực hiện hoạt động lưu trữ trong
Trang 93
doanh nghiệp mình như thế nào? Doanh nghiệp mong muốn nhà nước làm gì giúp họ để họ có thể thực hiện tốt hoạt động lưu trữ của mình?
Tất cả những câu hỏi đó đã đặt ra yêu cầu nghiên cứu đối với Đề tài
luận văn “Thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu
trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước”
Kết quả nghiên cứu của Đề tài không chỉ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận
về quản lý hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có vốn nhà nước ở Việt Nam mà còn có tính ứng dụng thực tiễn như:
- Là cơ sở để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham mưu cho Bộ Nội
vụ ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động lưu trữ tại các doanh nghiệp có vốn nhà nước
- Là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc
tổ chức hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ
2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong những năm qua, các doanh nghiệp Cổ phần và TNHH có sự góp vốn của nhà nước đã thực sự bùng nổ về số lượng cũng như quy mô kể từ khi nước ta thực hiện chính sách mở cửa, chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa năm 1986 Ngày 19/6/2002, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 46/2002/NĐ-CP quy định về cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước Đến nay, nhiều doanh nghiệp nhà nước đã chuyển đổi từ doanh nghiệp 100% vốn nhà nước sang doanh nghiệp cổ phần, trong đó nhà nước chỉ giữ một phần vốn nhất định của doanh nghiệp… Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp có vốn nhà nước, một khối lượng không nhỏ tài liệu lưu trữ đã được sản sinh Đây là những tài liệu có giá trị không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với địa phương và quốc gia Chính vì vậy, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã thực hiện một số Đề tài, chuyên đề
nghiên cứu về tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp Cụ thể là:
Trang 104
- Đề tài khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu xác định danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các tổ chức kinh tế thuộc diện phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử” do CN Hoàng Thị Tuyết Thu làm chủ nhiệm (năm 2008 - 2009)
Đề tài đã tiến hành nghiên cứu về cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu doanh nghiệp nhà nước
- Chuyên đề “Nghiên cứu xác định danh mục và thành phần tài liệu của doanh nghiệp nhà nước là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử” do Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trung ương - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện (năm 2012)
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở “Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp” do CN Đỗ Thị Huyền làm chủ nhiệm (năm 2014) Đề tài
đã nghiên cứu thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại các doanh nghiệp nhà nước (Theo Luật Doanh nghiệp 2005 – Doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp do nhà nước góp từ trên 50% vốn điều lệ và giữ quyền chi phối mọi hoạt động của doanh nghiệp) Đề tài cũng đưa ra một số biện pháp giúp nhà nước quản lý tốt tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thời gian tới
Ngoài các cán bộ công tác tại các cơ quan quản lý về văn thư, lưu trữ, một số sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội cũng đã quan tâm nghiên cứu vấn đề trên Ví dụ: Luận văn “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các công ty 100% vốn nhà nước” của tác giả Lã Thị Hồng; Luận văn “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình (năm 2005); Luận văn
“Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu
tư nước ngoài” của tác giả Trần Vũ Thành (năm 2013)
Tháng 12/2013, Hội Văn thư - Lưu trữ Việt Nam đã phối hợp với Hội các nhà Quản trị Doanh nghiệp Việt Nam tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề
Trang 115
“Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái cấu trúc”, Hội thảo đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà Lưu trữ và các doanh nghiệp lớn trong toàn quốc Hội thảo đã có sự tham gia của nhiều nhà nghiên cứu với các chủ đề khác nhau liên quan đến lưu trữ doanh nghiệp như tham luận “Nhìn lại quy định và hướng dẫn của nhà nước đối với lưu trữ doanh nghiệp” của PGS Vương Đình Quyền, tham luận “Quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường: Yêu cầu và những vấn đề đặt ra hiện nay” của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, tham luận “Quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái cấu trúc” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, tham luận “Pháp luật văn thư với yêu cầu quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái cấu trúc” của PGS.TS Dương Văn Khảm,…
Bên cạnh đó, có thể kể một số bài nghiên cứu, trao đổi đăng trên các tạp chí, website như:Bài viết “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số tháng 3/2000; Bài viết “Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của TS Vũ Thị Phụng đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số tháng 3/2003; Bài viết “Pháp luật lưu trữ các nước về quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp và một số kiến nghị với pháp luật lưu trữ Việt Nam” của tác giả Trần Hữu Thành đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2014…
Có thể khẳng định rằng, mỗi đề tài, hội thảo, bài viết và mỗi văn bản được ban hành đều hướng tới giải quyết những vấn đề riêng phù hợp với mục đích, yêu cầu, phạm vi và đối tượng cần nghiên cứu hoặc cần điều chỉnh Tuy nhiên, cho đến nay, chưa có công trình nghiên cứu nào của Việt Nam đi sâu nghiên cứu thẩm quyền quản lý của nhà nước cũng như cách thức quản lý của nhà nước đối với hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Trang 126
3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục tiêu
- Hệ thống và đánh giá các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam
về Thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
- Khảo sát, đánh giá kết quả thực thi các quy định hiện hành về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty
Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
- Nhận xét những bất cập trong việc quy định và thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước và đề xuất một số giải pháp, biện pháp để thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công
ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thời gian tới
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Trên cơ sở mục tiêu của đề tài, chúng tôi thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
- Nghiên cứu các văn bản của nhà nước và các văn bản liên quan có quy định về thẩm quyền quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ ở các doanh nghiệp có vốn nhà nước là các công ty Cổ phần và công ty TNHH
- Khảo sát trực tiếp và qua phiếu một số công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước về các vấn đề liên quan trực tiếp đến hoạt động lưu trữ trong doanh nghiệp như: việc ban hành văn bản quy định về lưu trữ của doanh nghiệp, việc bố trí cán bộ phụ trách lưu trữ của doanh nghiệp, thực tế việc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp,…
- Tổng hợp, phân tích kết quả khảo sát các văn bản pháp lý và thực trạng hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Trang 137
- Tìm hiểu thực trạng việc thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước của các cơ quan quản lý liên quan trong thời gian qua
- Phân tích, đánh giá những ưu điểm, những tồn tại trong việc quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các doanh nghiệp
- Đề xuất một số biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
- Thẩm quyền quản lý nhà nước và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
- Các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ
- Các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
- Tác động của những quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam lên hoạt động lưu trữ của một số công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: Từ năm 2002 trở lại đây (từ khi Nghị định số
64/2002/NĐ-CP ngày 19/6/2002 của Chính phủ về chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước thành công ty Cổ phần có hiệu lực)
- Không gian: tại một số cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và một số công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Trang 148
5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo
5.1 Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê nin và lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, chúng tôi tiến hành thực hiện đề tài bằng các phương pháp chủ yếu sau đây:
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Để thực hiện đề tài, tôi đã tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu nhằm nắm vững các kiến thức lý luận về công tác lưu trữ
và các vấn đề liên quan
- Phương pháp khảo sát thực tế: Tiến hành khảo sát thực tế để thu thập thông tin tổng hợp về thực tế thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Tài chính, Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Thép Việt Nam để có sự hiểu biết nhất định về việc thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước cũng như những tác động của việc thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đến hoạt động quản lý của các cơ quan có liên quan đối với hoạt động lưu trữ ở các công ty Cổ phần
và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thời gian qua
- Phương pháp sử dụng bảng hỏi: Chúng tôi đã tiến hành xây dựng mẫu bảng hỏi để tiến hành khảo sát qua Phiếu (xem phục lục 1) Phiếu khảo sát đã được chúng tôi gửi tới các doanh nghiệp là các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước trên phạm vi toàn quốc Các doanh nghiệp được gửi Phiếu khảo sát rất đa dạng về tỷ lệ góp vốn của nhà nước (từ 2% đến dưới 100% vốn) và ở nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau Đồng thời, các doanh nghiệp được gửi phiếu khảo sát cũng trải rộng ở mọi vùng miền kinh tế trên cả nước từ các thành phố lớn như Hà Nội (Công ty CP Cơ khí Xây dựng Đại Mỗ, Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Trường Phát, Công ty TNHH Sản xuất Hàng thủ công mỹ nghệ Phú Thượng, Công ty Nhân
Trang 159
lực và Thương mại vinaconex) , Hải Phòng (Công ty CP Đầu tư và Xây dựng công trình Thủy lợi, Công ty CP Công nghiệp Tàu thủy An Đồng), Đà Nẵng (Công ty CP Xuất nhập khẩu Đà Nẵng, Công ty CP Công nghiệp Hóa chất Đà Nẵng, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ G.D), Hồ Chí Minh (Công ty TNHH Kỹ thuật Nhật minh Sài Gòn, Công ty CP Đào tạo Bay Việt, Công ty TNHH Thương mại Quốc Tấn) đến các tỉnh trung du, miền núi, đồng bằng sông cửu long như: Công ty CP Nam Phong (Bình Dương), Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Vật liệu Đồng Nai, Công ty CP Mía đường Tuy Hòa, Cong ty CP Bao
bì và Thương mại Lâm Thao, Công ty TNHH Xây dựng Tuyến Hà (Hòa Bình), Công ty CP Xây dựng Thủy lợi Điện Biên, Công ty CO Xi măng Mai Sơn (Sơn La)… Hình thức gửi phiếu khảo sát gồm: gửi trực tuyến qua địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp và gửi qua bưu điện Sau một thời gian gửi phiếu, chúng tôi thu về được 31 phiếu tham gia khảo sát của các doanh nghiệp, trong đó có 23 Công ty Cổ phần và 8 công ty TNHH (xem phụ lục 2) Chúng tôi sử dụng phương pháp này nhằm thu thập thông tin cần thiết phục vụ nghiên cứu Luận văn như: đánh giá của doanh nghiệp về việc ban hành pháp luật và hướng dẫn thực thi pháp luật về lưu trữ của các cơ quan, tổ chức liên quan; thực trạng hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp; đề xuất của doanh nghiệp
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở các nguồn tài liệu, thông tin thu thập được, chúng tôi tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá những thông tin cần thiết, chân thực và có giá trị làm tư liệu nghiên cứu Bên cạnh
đó, chúng tôi còn tổng hợp một số công trình nghiên cứu có liên quan để có
sự kế thừa và phát hiện những điểm mới
- Phương pháp chuyên gia: Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi sử dụng phương pháp trao đổi, xin ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm trong công tác quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hiện đang công tác tại cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; các giáo sư, phó giáo sư, tiến sỹ, giảng
Trang 1610
viên của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học
xã hội và nhân văn Hà Nội là những người có kinh nghiệm trong việc hướng dẫn thực hiện các đề tài khoa học liên quan đến Lưu trữ
Các phương pháp này không tiến hành độc lập mà được kết hợp linh hoạt trong quá trình thực hiện Luận văn
5.2 Tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện Luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau:
- Các văn bản quy phạm pháp luật: Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003, Luật Thương mại số 36/2002/QH11 ngày 14/6/2005, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, Luật Doanh nghiệp số 68/2013/QH13 ngày 26/11/2014, Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp số 69/2014/QH13 ngày 26/11/2014, Nghị định số 388-HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) quy định
về thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước …
- Sách, kỷ yếu và các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học là các giáo trình chuyên ngành lưu trữ, Kỷ yếu các Hội thảo khoa học về lưu trữ doanh nghiệp, các Luận văn của học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia
Hà Nội, các công trình nghiên cứu liên quan của các nhà khoa học trong và ngoài nước được đăng tải, công bố trên các Tạp chí chuyên ngành
- Tài liệu tiếng Pháp : Lưu trữ Quốc gia Pháp, Sách: Hướng dẫn tổ chức lưu trữ doanh nghiệp, năm 1980
6 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, Luận văn gồm ba chương như sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận và các quy định hiện hành của pháp luật Việt
Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ
tại các các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Trang 1711
Trong Chương 1, chúng tôi tập trung nghiên cứu và trình bầy về cơ sở
lý luận như: các khái niệm cơ bản, tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền và áp dụng các biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước … Đồng thời nghiên cứu các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ của công
ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Chương 2 Thực trạng thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đối với
hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Chương 2 của Luận văn, chúng tôi tập trung tìm hiểu và trình bày việc thực hiện các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần
và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước trong thực tế cũng như sự tác động của các quy định đó lên hoạt động lưu trữ của các doanh nghiệp là các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Từ đó, chúng tôi đưa ra một số nhận xét, đánh giá về việc thực thi thẩm quyền cũng như biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần
và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thời gian qua
Chương 3 Đề xuất một số giải pháp, biện pháp để thực thi thẩm quyền
và áp dụng các biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Dựa trên kết quả nghiên cứu của Chương 1 và Chương 2, trong Chương
3 này, chúng tôi đưa ra một số đề xuất về giải pháp, biện pháp để thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thời gian tới Những đề xuất này mang tính thực tiễn cao giúp cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ
Trang 1812
các cấp có những giải pháp, biện pháp thiết thực và hiệu quả trong việc thực
thi thẩm quyền quản lý nhà nước của mình trong việc quản lý hoạt động lưu
trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
thời gian tới Đồng thời, những giải pháp trên cũng là cơ sở để các doanh
nghiệp tham khảo và áp dụng trong việc tổ chức hoạt động lưu trữ của doanh
nghiệp như nhóm giải pháp về mô hình tổ chức lưu trữ trong các công ty Cổ
phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song chắc chắn Luận văn không tránh
khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được sự quan
tâm, góp ý của các thầy, cô giáo và các đồng nghiệp để chúng tôi tiếp tục
hoàn thiện luận văn
Nhân đây, cho phép tôi được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đối với Phó Giáo sư, Tiến sỹ Dương Văn Khảm - người thầy đã trực tiếp hướng dẫn,
giúp đỡ tôi hoàn thành Luận văn này và trân trọng cảm ơn các thầy, cô giáo
khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã tận tình truyền đạt cho tôi những
kiến thức quan trọng trong suốt khóa học năm 2013 - 2015 Đồng thời, tôi
cũng chân thành cảm ơn Lãnh đạo và chuyên viên phụ trách công tác văn thư,
lưu trữ tại một số doanh nghiệp có sự góp vốn của nhà nước;Lãnh đạo, viên
chức Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ và đồng nghiệp đã
giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu Luận văn
Trang 1913
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TNHH CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA
NHÀ NƯỚC 1.1 Cơ sở lý luận
1.1.1 Các khái niệm cơ bản
a) Thẩm quyền
Theo Từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học chủ biên, Nhà xuất bản
Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học xuất bản năm 2002, thì:
Thẩm quyền: là “quyền xem xét để kết luận và định đoạt mọi vấn đề theo pháp luật Thẩm quyền xét xử của một cấp tòa án Đề án được cơ quan
có thẩm quyền phê duyệt” , “Tư cách về chuyên môn được thừa nhận để có ý kiến có tính chất quyết định về một vấn đề Có tính thẩm quyền về kỹ thuật.Hỏi ý kiến những nhà chuyên môn có thẩm quyền” [28]
Theo Từ điển tiếng Việt do Văn Tân chủ biên, Nhà xuất bản khoa học
Xã hội ấn hành năm 1994, thì:
Thẩm quyền: là “quyền đầy đủ để xét đoán, định đoạt vấn đề gì”[24] Như vậy, chúng ta có thể hiểu “Thẩm quyền” như sau:
Thẩm quyền là quyền được xem xét để kết luận và quyết định một vấn
đề theo pháp luật; quyền chính thức được quyết định một vấn đề gì đó
Hiểu một cách đơn giản hơn thì: Thẩm quyền là việc pháp luật cho phép hay quy định bổn phận (trách nhiệm) cho một cá nhân, một tổ chức được (hay phải) làm một việc gì đó
b) Biện pháp
Theo Từ điển tiếng Việt do Văn Tân chủ biên, Nhà xuất bản khoa học
xã hội ấn hành năm 1994, thì:
Trang 2014
Biện pháp được hiểu là:
- Cách hành động lựa chọn sao cho phù hợp với mục đích
- Hành động có cơ sở pháp lý hay dựa trên một quyền lực[24]
Theo Từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học chủ biên, Nhà xuất bản
Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học xuất bản năm 2002, thì:
Biện pháp được hiểu là: cách làm, cách giải quyết một vấn đề cụ thể[29]
c) Quản lý, quản lý nhà nước
Theo Từ điển tiếng Việt do Văn Tân chủ biên, Nhà xuất bản khoa học
xã hội ấn hành năm 1994, thì:
Quản lý được hiểu là:
- Tổ chức, điều khiển và theo dõi thực hiện như đường lối của chính quyền quy định Ví dụ: Quản lý thị trường, quản lý xí nghiệp
- Quản lý hồ sơ và lý lịch cán bộ, quản lý thư viện[24]
Theo Từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học chủ biên, Nhà xuất bản
Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học xuất bản năm 2002, thì:
Quản lý được hiểu là:
- Động từ: Trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định
Ví dụ: Quản lý hồ sơ, quản lý vật tư
- Tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định
Ví dụ: Quản lý lao động, người quản lý[28]
Quản lý Nhà nước: là việc “Tổ chức, điều hành các hoạt động kinh
tế-xã hội theo pháp luật”[28]
Quản lý nhà nước bao gồm các nội dung: Xây dựng và ban hành các văn bản pháp luật; Tuyên truyền, hướng dẫn thi hành pháp luật; Thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật[15]
Trang 2115
Quản lý nhà nước về lưu trữ là “Theo dõi, điều hành, kiểm tra các hoạt
động lưu trữ của Nhà nước”[15]
- Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
- Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03
và không hạn chế số lượng tối đa;
- Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;
- Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 119 và Khoản 1 Điều 126 của Luật này[31, tr.58-59]
f) Công ty TNHH
Theo quy định tại Điều 4, Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì “Công ty TNHH bao gồm công ty TNHH một thành viên và công ty TNHH hai thành viên trở lên”[31, tr.01] Trong phạm vi Đề tài này, chúng tôi tập trung nghiên cứu đối tượng là công ty TNHH hai thành viên trở lên
Theo Điều 47, Luật Doanh nghiệp năm 2014, công ty TNHH được định nghĩa như sau:
Trang 22- Phần vốn góp của thành viên chỉ được chuyển nhượng theo quy định tại các Điều 52, 53 và 54 Luật Doanh nghiệp[31, tr.23]
g) Góp vốn, vốn góp của nhà nước, vốn của nhà nước tại doanh nghiệp
Góp vốn
Khoản 13, Điều 4, Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định “Góp vốn là việc góp tài sản để tạo thành vốn điều lệ của công ty Góp vốn bao gồm góp vốn để thành lập doanh nghiệp hoặc góp thêm vốn điều lệ của doanh nghiệp
đã được thành lập”[31]
Vốn góp của Nhà nước
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15/11/2012 của Chính phủ về phân công, phân cấp thực hiện các quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với doanh nghiệp nhà nước và vốn Nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp thì “Vốn góp của Nhà nước là vốn được Nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp do một cơ quan nhà nước hoặc tổ chức kinh tế được Nhà nước giao làm đại diện chủ sở hữu”[46]
Vốn của nhà nước tại doanh nghiệp
Theo quy định tại Khoản 8, Điều 3, Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp, năm 2014 thì “Vốn nhà nước tại doanh nghiệp bao gồm vốn từ ngân sách nhà nước, vốn tiếp nhận
có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước; vốn từ quỹ đầu tư phát triển tại doanh nghiệp, quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp; vốn tín dụng do Chính phủ bảo
Trang 2317
lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước và vốn khác được Nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp”[36]
Như vậy, tài sản của Nhà nước được đầu tư, góp vốn vào doanh nghiệp
có thể từ ngân sách nhà nước, có thể là vốn từ các doanh nghiệp nhà nước Góp vốn khi thành lập mới doanh nghiệp hoặc góp khi doanh nghiệp tăng vốn điều lệ
Trên cơ sở tìm hiểu những khái niệm trên, chúng tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước như sau:
Thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty
Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là quyền ban hành các quy định về tổ chức hoạt động lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy định; thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm trong việc thực hiện các quy định về tổ chức hoạt động lưu trữ tại các công ty
Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Theo khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu:
Thứ nhất, Nhà nước có thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động
lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
cụ thể như: Nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản quy định về tổ chức hoạt động lưu trữ - các văn bản này quy định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc tổ chức hoạt động lưu trữ doanh nghiệp, đồng thời cũng chỉ rõ doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động lưu trữ như thế nào, thực hiện các nội dung của hoạt động lưu trữ từ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp sao cho đúng pháp luật và phù hợp với mục đích của doanh nghiệp
Trang 2418
Thứ hai, Nhà nước có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn
thực hiện các quy định của nhà nước về tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Có nghĩa là, bên cạnh việc ban hành các văn bản quy định về tổ chức hoạt động lưu trữ trong doanh nghiệp, nhà nước còn cần thực hiện việc hướng dẫn thực hiện các quy định đó trong thực tế, để những quy định mà nhà nước ban hành được thực hiện trong thực tế hoạt động của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước, giúp nhà nước thực hiện và đạt mục đích quản lý của nhà nước khi ban hành các văn bản quy định đó
Thứ ba, Nhà nước có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý
vi phạm trong việc thực hiện các quy định về tổ chức hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Để đảm bảo các quy định được thực hiện nghiêm, đạt hiệu quả quản lý nhà nước tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thì nhà nước
đã trao cho cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ từ trung ương đến địa phương thẩm quyền kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm trong việc tổ chức hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Thực hiện thẩm quyền này, giúp nhà nước kiểm soát được mức
độ thực hiện các quy định trong thực tế, thấy được những điểm phù hợp và chưa phù hợp trong thực hiện các quy định tại doanh nghiệp để kịp thời điều chỉnh hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước cho đúng với quy định hiện hành của pháp luật về lưu trữ; đồng thời cũng có những sự điều chỉnh kịp thời các quy định của nhà nước cho phù hợp với tính chất và đặc điểm riêng của doanh nghiệp
Như vậy, quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước có đặc thù riêng, khác với quản lý nhà nước về lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống các cơ
Trang 2519
quan nhà nước từ trung ương đến địa phương cũng như các tại các doanh nghiệp nhà nước Sự khác biệt trong quản lý nhà nước về lưu trữ đối với nhóm doanh nghiệp này có liên quan trực tiếp đến quyền sở hữu của doanh
nghiệp Do tài liệu lưu trữ là tài sản riêng của doanh nghiệp, nên doanh
nghiệp có quyền định đoạt, quản lý và sử dụng trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật Có nghĩa là, với nhóm doanh nghiệp này, nhà nước không can thiệp trực tiếp đến hoạt động nghiệp vụ lưu trữ giống như tại các doanh nghiệp nhà nước mà nhà nước ban hành các quy định và các doanh nghiệp có
sự góp vốn của nhà nước được quyền áp dụng các phương pháp, cách thức khác nhau để thực hiện đúng các quy định của nhà nước về lưu trữ
Biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty
Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là các cách thức để thực hiện thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công
ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Như vậy, biện pháp là các cách thức tổ chức cụ thể nhằm thực hiện các nhóm giải pháp lớn giúp nhà nước quản lý tốt đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Ví dụ như: biện pháp tổ chức tập huấn; biện pháp kiểm tra, đánh giá; biện pháp phối hợp giữa cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ với các cơ quan liên quan trong việc
hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện hoạt động lưu trữ của họ đúng quy định của pháp luật… Chúng ta có thể thực hiện nhiều biện pháp khác nhau để thực hiện một nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sao cho mang lại hiệu quả và đạt mục đích quản lý của nhà nước Do vậy, trong quá trình triển khai thực hiện thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước cần linh hoạt, kết hợp nhiều biện pháp để giải quyết vấn đề sao cho đúng quy định của pháp luật về lưu trữ, đúng chức trách của nhà nước cũng như nghĩa vụ và quyền lợi của doanh nghiệp
Trang 2620
Hiện nay, việc nhà nước góp vốn vào các doanh nghiệp Cổ phần và TNHH đã trở nên phổ biến, các quy định và thủ tục đã được cụ thể trong Luật Doanh nghiệp năm 2014; Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp, năm 2014; Nghị định số 91/2015/NĐ-CP ngày 13/10/2015 về Đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp và quản lý, sử dụng vốn, tài sản doanh nghiệp và Thông tư số 219/2015/TT-BTC ngày 31/12/2015 hướng dẫn một số nội dung của Nghị định 91/2015/NĐ-CP
Theo quy định tại Điều 48, Luật doanh nghiệp năm 2014, khi tham gia góp vốn thành lập doanh nghiệp Cổ phần, cổ đông góp đủ số vốn đã cam kết trong vòng 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên tương ứng với giá trị phần vốn đã góp Trong giấy chứng nhận phần vốn đã góp của
cổ đông cần ghi rõ: tên, số quyết định thành lập hoặc mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp nhà nước tham gia góp vốn; phần vốn góp, giá trị vốn góp của doanh nghiệp nhà nước Nhà nước có quyền lợi và nghĩa
vụ theo quy định của pháp luật hiện hành trên tổng số vốn góp của mình tại doanh nghiệp[31, tr.24]
Thực tế hiện nay, tỷ lệ góp vốn của nhà nước tại các doanh nghiệp Cổ phần và TNHH rất đa dạng, từ 1% vốn điều lệ đến 99% vốn điều lệ Theo khảo sát của chúng tôi, tính đến tháng 4/2015, chỉ riêng số doanh nghiệp có vốn góp nhà nước từ 1% đến 50% là 2348 doanh nghiệp, các doanh nghiệp này ở mọi lĩnh vực hoạt động và mọi vùng miền kinh tế khác nhau trên toàn quốc Số doanh nghiệp có vốn từ 51% đến 99% cũng chiếm số lượng tương đối lớn do quá trình tái cơ cấu các doanh nghiệp nhà nước thời gian qua Đặc biệt, từ khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực, có nhiều doanh nghiệp
có vốn góp của nhà nước từ 51% trở lên đến dưới 100% không thuộc doanh nghiệp nhà nước như trước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2005,
Trang 27Số lượng tài liệu lưu trữ của mỗi công ty Cổ phần và công ty TNHH có
sự góp vốn của nhà nước phụ thuộc vào quy mô hoạt động cũng như lịch sử hình thành các doanh nghiệp này Với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, lượng tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động hàng năm không nhiều; với các doanh nghiệp có quy mô lớn (Số lượng lao động trong doanh nghiệp, vốn hoạt động của doanh nghiệp lớn) thì lượng tài liệu sản sinh hàng năm lớn Điều này quyết định trực tiếp đến số lượng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của mỗi doanh nghiệp Qua khảo sát, có một số các công ty Cổ phần và công
ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước có lượng tài liệu lưu trữ tính đến năm
2015 tương đối nhiều như tại Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội, Công ty Thủy điện Tuyên Quang có trên 200 mét giá tài liệu; mức từ 100 - 200 mét giá tài liệu có Công ty Cổ phần Xi măng Hạ Long, Công ty Cổ phần Xi măng Sông Thao, Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển nhà HUD2, Công ty TNHH Phân bón Dầu khí Cà Mau, Công ty Cổ phần Thương mại Hóc Môn; tỷ lệ các công ty có số lượng tài liệu từ 10-50 mét giá tài liệu có số lượng lớn nhất, chiếm 25.8% Như vậy, với số lượng tài liệu tại các công ty Cổ phần và công
ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước tương đối lớn và có nhiều giá trị đối với doanh nghiệp và quốc gia đòi hỏi trong thời gian tới nhà nước cần đẩy mạnh nhiều biện pháp nhằm quản lý tốt hoạt động lưu trữ của nhóm doanh nghiệp này, góp phần thực hiện tốt vai trò quản lý nhà nước về lưu trữ của các
cơ quan, tổ chức liên quan
Trang 28có 2 nhóm tài liệu lưu trữ chính là: Tài liệu hành chính - quản trị, tài liệu tài chính - kế toán; tài liệu sản xuất, kinh doanh
Tài liệu hành chính - quản trị, tài chính - kế toán, trong quá trình hoạt
động của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước, tài liệu hành chính chiếm số lượng khá lớn và là thành phần chủ yếu so với các loại hình tài liệu khác Qua khảo sát bước đầu, có tới 74,2% các doanh nghiệp khẳng định rằng doanh nghiệp có lưu trữ tài liệu hành chính - quản trị; 74,2% doanh nghiệp có tài liệu tài chính, kế toán và 19,4% doanh nghiệp còn
có những tài liệu khác (xem phụ lục 4) Mặc dù chưa phải 100% doanh nghiệp tham gia khảo sát đều khẳng định mình có tài liệu hành chính, nhưng trên thực tế, đây là loại hình tài liệu có phổ biến ở tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật (do các cơ quan quản lý nhà nước gửi tới để chỉ đạo, hướng dẫn, quy định), văn bản hành chính thông thường, sổ sách ghi chép, theo dõi quản lý hành chính
Tài liệu sản xuất, kinh doanh, là tài liệu liên quan đến mọi hoạt động
sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Theo kết quả khảo sát, bước đầu đã
có 83,9% doanh nghiệp khẳng định họ có lưu trữ tài liệu sản xuất, kinh doanh Mặc dù, đây mới là khảo sát điểm, nhưng qua đó có thể thấy tài liệu lưu trữ chuyên môn chiếm số lượng tương đối lớn trong các doanh nghiệp Qua nghiên cứu các văn bản của Nhà nước về mô hình tổ chức, quản lý doanh nghiệp cho thấy: tài liệu chuyên môn của các công ty Cổ phần và công ty
Trang 2923
TNHH có sự góp vốn của nhà nước chủ yếu hình thành ở những hoạt động như sản xuất kinh doanh, đầu tư, công nghệ, tiêu chuẩn sản phẩm, sản phẩm mới, kỹ thuật, thị trường, vốn…
c) Giá trị tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có
sự góp vốn của nhà nước
Tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước (tài liệu lưu trữ doanh nghiệp) có giá trị đặc biệt quan trọng đối với chính các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có hiệu quả, bên cạnh đó nó còn phục vụ đắc lực cho đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước
Đối với Đảng và Nhà nước, các thông tin trong tài liệu lưu trữ doanh nghiệp được khai thác và sử dụng để phục vụ việc hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng miền; phục vụ việc quy hoạch phát triển các vùng kinh tế Ngoài ra, tài liệu lưu trữ doanh nghiệp còn giúp các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước xác minh làm rõ các hành vi gian lận thương mại, xử lý các vụ tham nhũng, đảm bảo lập lại kỷ cương xã hội
Đối với các doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ giúp Lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác trong quản lý kinh doanh; khai thác được nhiều thông tin hữu ích, tiết kiệm được thời gian, công sức để đề ra các giải pháp công nghệ, bí quyết sản xuất, kinh doanh, tiết kiệm được tài chính đầu tư thăm dò, khảo sát khi triển khai các dự án[12] Qua khảo sát, các doanh nghiệp khẳng định doanh nghiệp thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ của mình nhằm phục vụ: Xây dựng chương trình/kế hoạch công tác của doanh nghiệp; phục vụ giải quyết các sự vụ của doanh nghiệp; phục vụ nghiên cứu lịch sử doanh nghiệp; nghiên cứu về các đối tác của doanh nghiệp và phục vụ cho hoạt động thanh tra/kiểm tra/kiểm toán của doanh nghiệp
Trang 3024
Như vậy, tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có
sự góp vốn của nhà nước có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp nói riêng và của quốc gia nói chung Do vậy, trong thời gian tới, cần có sự quan tâm hơn nữa từ phía cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ các cấp cũng như từ phía các doanh nghiệp để hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đạt hiệu quả
và mang lại giá trị thiết thực cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ trong khối doanh nghiệp trên toàn quốc
1.1.3 Tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền và áp dụng các biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Việc xác định thẩm quyền cho từng cơ quan tổ chức trong hệ thống các
cơ quan quản lý nhà nước là một việc quan trọng đối với một nhà nước pháp quyền Khi pháp luật đã trao thẩm quyền cho cấp nào thì cấp đó phải thực hiện đúng thẩm quyền; chịu trách nhiệm về quyết định theo thẩm quyền
Trong quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước cũng cần được xác định thẩm quyền một cách rõ ràng giữa các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ Nếu thẩm quyền không được xác định, thì các cơ quan liên quan sẽ không biết mình có thẩm quyền gì trong quản lý nhà nước về lưu trữ tại các doanh nghiệp, không thực hiện được vai trò quản lý nhà nước của mình theo quy định của pháp luật hiện hành, hoặc sẽ xảy ra tình trạng vượt quyền giữa các cấp quản lý trong hệ thống cơ quan công quyền Do vậy, việc xác định thẩm quyền và trao thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ cho từng cấp là rất quan trọng và cần thiết, giúp các cơ quan xác định mình có quyền quyết định việc gì, mình có trách nhiệm như thế nào với thẩm quyền nhà nước đã trao phó Hơn nữa, nếu không quy định rõ thẩm quyền quản lý nhà nước đối với
Trang 3125
hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước cho từng cấp cụ thể thì việc đùn đẩy trách nhiệm hoặc bỏ ngỏ quản lý nhà nước rất dễ xảy ra, gây ra tình trạng không thống nhất khi thực hiện pháp luật lưu trữ trong khối doanh nghiệp nói chung, trong đó có các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Vì vậy, việc xác định rõ thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là rất quan trọng và cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ của mình một cách hiệu quả, giúp cho các doanh nghiệp biết cơ quan nào có thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp mình, từ đó tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi cần trao đổi, xin ý kiến hoặc khi có nhu cầu cần được hướng dẫn biết phải hỏi chủ thể nào và ở đâu Mặt khác, xác định rõ thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước còn góp phần giúp nhà nước truy cứu trách nhiệm quản lý nhà nước của các cơ quan, tổ chức có liên quan nếu việc quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ của các doanh nghiệp thuộc thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đó bị bỏ ngỏ, hoặc thực hiện chưa hiệu quả,
chưa đúng quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về lưu trữ
1.2 Các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
1.2.1 Khái quát các văn bản pháp luật có quy định về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
Trong phần này, chúng tôi tiến hành tổng hợp các văn bản hiện hành của pháp luật của Việt Nam có quy định về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH
Trang 3226
có sự góp vốn của nhà nước từ năm 2002 đến này (Từ khi Chính phủ ban hành Nghị định số 64/2002/NĐ-CP ngày 19/6/2002 về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty Cổ phần)
STT Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
01 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2
thông qua ngày 11/11/2011
02 Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
03 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị
xã, thành phố thuộc tỉnh
04 Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10/8/2012 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ
05 Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ
06 Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp
07 Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
08 Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
09 Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Trang 3327
Những văn bản pháp lý quy định vê thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ nêu trên chiếm số lượng không nhiều, với 09 văn bản từ Luật, Nghị định, Thông tư và Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn (thẩm quyền và trách nhiệm) của cơ quan quản lý nhà nước các cấp có liên quan là Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư Lưu trữ) các tỉnh , thành phố trực thuộc Trung ương và Phòng Nội vụ các huyện, quận, thị xã và thành phố thuộc tỉnh, theo đó, mỗi cấp quản lý đều
có những thẩm quyền và trách nhiệm riêng trong quản lý nhà nước về lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước nói riêng
1.2.2 Các quy định về phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước
1.2.2.1 Cấp Trung ương
Tại Điều 38, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “1 Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ; 2 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam”[34, tr.13]
* Bộ Nội vụ, theo nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ thì Bộ Nội vụ có nhiệm vụ và quyền hạn (thẩm quyền và trách nhiệm) giúp Chính phủ quản lý nhà nước về lưu trữ, những quy định về thẩm quyền này có liên quan trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức nói chung và khối doanh nghiệp nói
riêng gồm:
- Xây dựng các đề án, dự án về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Trang 3428
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ;
- Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước;
* Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Điều 1, Quyết định số
1121/QĐ-BNV ngày 28/10/ 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước (Quyết định 1121/QĐ-BNV)
Theo Quyết định số 1121/QĐ-BNV thì thẩm quyền quản lý nhà nước
về lưu trữ cụ thể của Cục có liên quan trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức nói chung và khối doanh nghiệp nói riêng gồm:
- Ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực lưu trữ: lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ (kể cả hồ sơ điện tử và lưu trữ điện tử);
- Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ (kể cả hồ sơ điện tử và lưu trữ điện tử);
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lưu trữ; tổ chức thực hiện các chính sách, văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, chương trình mục tiêu, đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch về lưu trữ sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt;
- Thống nhất quản lý về thống kê lưu trữ trong phạm vi cả nước;
- Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức bồi dưỡng đào tạo về lưu trữ;
- Thanh tra việc thực thi pháp luật về lưu trữ[59]
Như vậy, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương là Bộ Nội
vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thẩm quyền xây dựng văn bản quy
Trang 3529
phạm pháp luật, tiêu chuẩn, quy hoạch, chương trình, đề án, dự án, định mức về lưu trữ trình cơ quan quản lý nhà nước ban hành hoặc phê duyệt; ban hành văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ; thực hiện thanh tra, kiểm tra, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên phạm vi toàn quốc trong đó có khối doanh nghiệp
1.2.2.2 Cấp địa phương
Điểm 5, Điều 38, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương”[34] Như vậy, các địa phương có thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ trong các tổ chức kinh tế nói chung và trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước trên địa bàn tỉnh nói riêng
a) Sở Nội vụ, theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thì cơ quan quản lý lưu trữ ở địa phương có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản
lý nhà nước về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh theo quy định của pháp luật Như vậy, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh có thẩm quyền quản lý hoạt động lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đóng trụ sở trên địa bàn tỉnh[53]
b)Chi cục Văn thư - Lưu trữ, là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức
năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật[53]
c)Phòng Nội vụ, là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện, có chức năng tham mưu, giúp cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về Lưu trữ, cụ thể:
Trang 3630
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật[53]
Như vậy, thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương nói chung đã được quy định rất cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam Theo đó, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương có thẩm quyền xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ/hoạt động lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức, trong đó có các tổ chức kinh tế là các công ty Cổ phần và công
ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước trên địa bàn tỉnh, Thực hiện nhiệm vụ thống kê nhà nước về lưu trữ theo quy định của pháp luật
1.3 Nhận xét, đánh giá
Quy định rõ về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nói chung trong đó có các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là việc cần thiết và quan trọng Như đã trình bày ở trên, các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ nói chung và tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đã tương đối đầy đủ Nhà nước đã trao thẩm quyền cho các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương trong phạm vi, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ như Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, Phòng Nội vụ các huyện Với mỗi cơ quan lại có những quyền hạn riêng để thực hiện thẩm quyền của mình Ví dụ: Bộ Nội vụ có thẩm quyền ban hành các văn bản pháp
Trang 3731
lý quy định chung về hoạt động lưu trữ/công tác lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ trong toàn ngành Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư
- Lưu trữ các tỉnh có thẩm quyền xây dựng và đề xuất Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành văn bản quản lý về lưu trữ theo quy định hiện hành của pháp luật lưu trữ áp dụng trong phạm vi tỉnh
Như vậy, thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ nói chung và tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước nói riêng đã được quy định rõ trong các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam Các biện pháp thực hiện quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước chưa được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp lý hiện hành nhưng được
cụ thể thông qua thực tế thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức các cấp Tuy nhiên, các biện pháp quản
lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước còn rất hạn chế như việc chưa ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn tổ chức hoạt động lưu trữ cho doanh nghiệp; quy định trách nhiệm tổ chức hoạt động lưu trữ doanh nghiệp; quy định về các biện pháp xử lý nếu các doanh nghiệp chưa thực hiện đúng quy định của pháp luật hiện hành về hoạt động lưu trữ/công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
Trang 3832
Tiểu kết chương 1
Trong Chương 1 của Luận văn, chúng tôi tìm hiểu và trình bày các vấn
đề về cơ sở lý luận của việc xác định, quy định thẩm quyền và biện pháp quản
lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước như các khái niệm cơ bản, tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền; số lượng, thành phần và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước… Đồng thời, chúng tôi đã tập trung tìm hiểu các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Qua đó thấy được sự phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đã được quy định rất cụ thể, rõ ràng trong các văn bản pháp
lý hiện hành của nhà nước Từ đây, chúng tôi có sự hiểu biết và cái nhìn toàn diện hơn các quy định về thẩm quyền cũng như biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước, thấy được những ưu điểm và những hạn chế trong các quy định này Đây là những kiến thức nền tảng, giúp chúng tôi thực hiện nghiên cứu các nội dung của Luận văn ở những chương tiếp theo
Trang 3933
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC THI THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TNHH CÓ SỰ GÓP VỐN
CỦA NHÀ NƯỚC
Để nghiên cứu việc thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ của cơ quan quản lý nhà nước các cấp thời gian qua, Chúng tôi đã tiến hành tìm hiểu những quy định được các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ban hành nhằm thực thi thẩm quyền và trách nhiệm của mình trong quản lý hoạt động lưu trữ thời gian qua Đồng thời, thực hiện nội dung này chúng tôi cũng tiến hành khảo sát trực tiếp, khảo sát qua báo cáo tổng kết, báo cáo thống kê lưu trữ hàng năm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Tài Chính; một
số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tổng công ty Thép Việt Nam và khảo sát qua phiếu tại một số công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Những thông tin và số liệu thực
tế này đã trở thành dữ liệu quan trọng giúp chúng tôi tìm hiểu, nghiên cứu về thực tế thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ của cơ quan quản lý nhà nước các cấp cũng như sự tác động của những quy định đó tới hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp
2.1 Thực hiện thẩm quyền ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động lưu trữ cho doanh nghiệp
Trong những năm gần đây, cơ quan quản lý nhà nước về Lưu trữ là Bộ Nội vụ đã ban hành được các văn bản quy định chung về lưu trữ, chưa ban hành riêng được văn bản nào quy định, hướng dẫn, chỉ đạo về hoạt động lưu trữ cho khối doanh nghiệp Tuy nhiên, do tổ chức kinh tế nói chung là một trong những đối tượng chịu trách nhiệm thi hành Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật, nên các doanh nghiệp nói chung, trong đó có các
Trang 4034
công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước những năm qua cũng đã tổ chức hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp mình dựa trên các quy định và hướng dẫn của nhà nước Về phía nhà nước, khi ban hành văn bản hướng dẫn chung về công tác lưu trữ dù chủ yếu là hướng dẫn các cơ quan nhà nước nhưng cũng có đề cập tới doanh nghiệp, như tại Luật Lưu trữ năm 2011, Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21/8/2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng, Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ cũng đã quy định tổ chức kinh tế nói chung và các doanh nghiệp nhà nước nói riêng là một trong những đối tượng chịu sự điều chỉnh của các văn bản này Cụ thể là tại Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự
nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước”[34] Như vậy, có thể hiểu rằng: Tài liệu lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là một bộ phận thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Do vậy, hoạt động lưu trữ tại các công ty này cần phải được quản lý thống nhất theo các quy định hiện hành về lưu trữ
Qua nghiên cứu các quy định về lưu trữ, chúng tôi tổng hợp một số văn bản hiện hành của pháp luật Việt Nam liên quan đến lưu trữ - là cơ sở pháp lý
để quản lý hoạt động lưu trữ doanh nghiệp có vốn Nhà nước nói chung và tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước nói riêng như sau:
- Theo quy định tại Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 thì “tài
liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” Như vậy, các doanh nghiệp trong quá
