Kỹ Năng Tiếp Xúc Cử Tri Và Tiếp Công Dân Của Đại Biểu Hội Đồng Nhân Dân Cấp Huyện

KỸ NĂNG TIẾP XÚC CỬ TRI VÀ TIẾP CÔNG DÂN KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, CHẤT VẤN VÀ THẢO LUẬN KỸ NĂNG THẨM TRA VÀ GIÁM SÁT NGÂN SÁCH CỦA ĐẠI BIỂU HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CẤP HUYỆN... Mục đí

KỸ NĂNG TIẾP XÚC CỬ TRI VÀ

TIẾP CÔNG DÂN

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, CHẤT

VẤN VÀ THẢO LUẬN

KỸ NĂNG THẨM TRA VÀ GIÁM

SÁT NGÂN SÁCH

CỦA ĐẠI BIỂU HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

Mục đích bài giảng

Bài giảng được thiết kế nhằm trang bị cho học viên kỹ năng tiếp xúc cử tri và tiếp công dân;

kỹ năng thuyết trình , chất vấn và thảo luận,

kỹ năng thẩm tra và giám sát ngân sách để học viên có thể đảm nhiệm tốt vai trò là

ĐBHĐND cấp huyện của mình.

Mục tiêu bài giảng

Sau khóa học học viên có thể:

– Ứng dụng kỹ năng truyền đạt trong tiếp xúc

cử tri và tiếp công dân, trong thuyết trình, chất vấn và thảo luận nhằm đảm nhiệm tốt vai trò của mình

– Lập kế hoạch giám sát và đặt ra các câu hỏi nhằm thẩm tra công tác quản lý ngân sách

của HĐND cấp huyện

KỸ NĂNG TIẾP XÚC CỬ TRI

VÀ TIẾP CÔNG DÂN

Phần 1

1.1 Khái quát về hoạt động tiếp xúc cử tri và tiếp công dân

1.2 Các hình thức tiếp xúc cử tri của đại

biểu HĐND

1.3 Trách nhiệm của đại biểu HĐND trong tiếp xúc cử tri và tiếp công dân

(Tr 1 -8)

KỸ NĂNG TIẾP XÚC CỬ TRI, TIẾP

CÔNG DÂN

2.1 Các đặc thù của hoạt động tiếp công dân

9 đặc điểm

8 đặc thù

2.2 Các nguyên tắc chung trong giao tiếp

trong thực thi công vụ

8 nguyên tắc

(Tr 8 - 24)Đọc tài liệu

2.3 Lập kế hoạch TXCT (tr 24 -32)

2.4 Tiến hành tiếp xúc cử tri (tr 32 – 45) 2.5 Xử lý thông tin sau tiếp xúc (tr 45 -46) 2.6 Tiếp xúc báo chí (tr 46 – 48)

Vai trò chính của đại biểu là “đại diện”,

“đại biểu” và “cầu nối”, hoạt động của đại biểu HĐND thực hiện trên cơ sở chủ yếu

là hoạt động giao tiếp, tương tác với hai

bên, một là Hội đồng nhân dân và một bên

là công dân, cộng đồng, xã hội

Tiếp xúc cử tri và tiếp công dân là hoạt động

được các đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND, các Đoàn đại biểu Quốc hội, các tổ đại biểu HĐND các cấp tiến hành thường xuyên, đều đặn nhất

và đã trở thành một hoạt động không thể thiếu trong đời sống dân cử ở nước ta Chính sách và thực tiễn đã chứng minh rằng đây chính là một kênh quan trọng giúp duy trì và cải thiện mối qua

Tuyên truyền Tiếp

thu Theo

dõi

Trả lời

Tổng hợp HĐND

Thườn

g xuyên

Vai trị của đại biểu HĐND

Tuyên truyền Tiếp

thu

Tổng hợp

Thườn

g xuyên

Tuyên truyền Tiếp

thu

Tổng hợp Trả lời

Thườn

g xuyên

Tuyên truyền Tiếp

thu

Tổng hợp

HĐND

Trả lời

Thườn

g xuyên

Tuyên truyền Tiếp

thu

Tổng hợp

Theo dõi

HĐND

Trả lời

Thườn

g xuyên

Tuyên truyền Tiếp

thu

Tổng hợp

Theo dõi

HĐND

Tuyên truyền

Thườn

g xuyên

Theo dõi

HĐND

Tuyên truyền

Trả lời

Thườn

g xuyên

Theo dõi

HĐND

Tuyên truyền

Tổng hợp Trả lời

Thườn

g xuyên

Theo dõi

HĐND

Tuyên truyền Tiếp

thu

Tổng hợp Trả lời

Thường xuyên theo dõi

Th m ẩm tra

HĐND Tuyên truyền

Để có thể thực hiện tốt các vai trò quan trọng trên, đại biểu HĐND cần nắm vững luật pháp, có tư tưởng, quan điểm phù hợp, đồng thời có năng lực thực hành nhuần nhuyễn các kỹ năng trong tiếp xúc

cử tri và tiếp công dân

Hoạt động của đại biểu HĐND

TIẾP XÚC

CHẤT VẤN THẨM TRA,

GIÁM SÁT

CỬA SỔ JO-HARRY

THẨM TRA GIÁM SÁT

TIẾP XÚC

CHẤT VẤN

Tìm nguyên

nhân, giải pháp,

giải quyết vấn đề

Thu thập thông tin

Thu thập kiểm chứng thông tin

Tiếp xúc cử tri và tiếp công dân là các hình thức cụ thể của giao tiếp nói chung và

giao tiếp công vụ nói riêng

Giao tiếp là một quá trình trong đó các bên tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin,

cảm xúc với nhau nhằm đạt được mục

đích giao tiếp

Hoạt động giao tiếp mang tính công vụ

này nhằm giúp gắn kết và hỗ trợ quá trình tương tác giữa chính quyền nhà nước và nhân dân, giúp cho các bên này có cơ sở

để (i) biết; (ii) hiểu; (iii) hành động phù

hợp; và (iv) hợp tác với nhau

HOẠT ĐỘNG TRUYỀN ĐẠT

TIẾP XÚC CHẤT VẤN

ĐÀM

THOẠI GHI

CHÉP

ĐÀM THOẠI

GIÁM SÁT

GHI CHÉP CHƯƠNG

TRÌNH VIẾT BÀI THOẠI ĐỘC BIỂU MẪU

Truyền đạt hiệu quả

Quá trình cho và nhận thông tin

rõ ràng chính xác

TRUYỀN ĐẠT KHÔNG HIỆU QUẢ

RÀO CẢN ĐƯỜNG ĐI THÔNG ĐIỆP

RÀO CẢN TÂM LÝ

Yếu tố bên trong Bên ngoài Yếu tố

Yếu tố bên trong

Yếu tố Bên ngoàiRÀO CẢN ĐƯỜNG ĐI CỦA THÔNG TIN

Thông

điệp

ban đầu

Thông điệp mã hóa

Thông điệp mã hóa

Thông điệp ban đầu Gửi

Mã hóa

Giải mã

Ý muốn

của

chúng ta

Ý muốn của chúng ta

Ý muốn của chúng ta

Ý muốn của chúng ta

Gửi

Mã hóa

Giải mã

Bù m

Ý muốn

của

chúng ta

Ý muốn của chúng ta

Ý muốn của chúng ta

Ý muốn của chúng ta Gửi

Mã hóa

Giải mã

Bù m

Ý muốn

của

chúng ta

Ý muốn của chúng ta

Ý muốn của chúng ta

Ý muốn của chúng ta Gửi

Mã hóa

Giải mã

Bù m

QUAN HỆ GIỮA HỌ

NGƯỜI NÓI

NGƯỜI NGHE

RÀO CẢN TÂM LÝ

Người khác hiểu chúng ta như thế nào?

Tác phong

Ngôn ngữ

hình thể

Ngôn từ Cách thể hiện

nghi thức xã giao

Thái độ

Trang phục Nghi thức xã giao

hình thể Tiếp xúc

Phải giới thiệu tên,

chức danh,

Thăm hỏi và làm quen cử tri

Phải xưng cử tri phù hợp với tuổi

hoặc quan hệ xã hội lịch sự và lễ độ

CÁCH THỂ HIỆN NGHI THỨC XÃ GIAO

Niềm nở, nhã nhặn khi tiếp xúc

Thấu cảm khi nghe

Cương vị người nói

Truyền đạt thông tin

Ngôn ngữ Phi ngôn ngữ

Biểu cảm trên gương mặt: Mắt hướng về cử tọa, nét mặt nghiêm trang, tươi tắn

Cử chỉ: Hai tay dang rộng, vai thẳng

Tư thế: Đi lại khoan thai, xoay người trong khi nói

Thông tin phù hợp

Cách nói phù hợp

Dừng ngắt câu đúng chỗ

Đặt câu hỏi đúng cao trào

• Chuẩn bị trước nội dung sẽ nói.

• Chuẩn bị những dẫn chứng minh họa để nội dung nói dễ thuyết phục hơn.

 Quy nạp

 Đưa ra lập luận

 Giải thích nguyên nhân tại sao như vậy

 Diễn dịch

 Giải thích nguyên nhân tại sao như vậy

 Đưa ra lập luận

PHI NGÔN NGỮ

GƯƠNG

MẶT

CỬ CHỈ

NÉT

MẶT

NỤ CƯỜI

ÁNH MẮT

ĐIỆU BỘ

Cương vị người nói

Gọn gàng, vừa phải, phù hợp

Kiểu dáng vừa, phù hợp

Vừa phải,

Cóchủ đề

Cương vị người nói

Khoảng cách phù hợp

Hội trường vừa và nhỏ

Hội trường lớn, hội nghị Khoảng cách 5m từ bục

Khoảng cách 3m từ bục

Cương vị người nói

Cương vị người nói

Nói nhìn giấy Nói

Tay đút túi

Tay chống hông

Tay chắp lưng

Nói đều đều

Nói nhanh quá

Tay khoanh trước ngực

Cương vị người nói

Thăm dò một vài cử tọa

Chuẩn bị

tốt bài phát biểu

Từ

khóa, gợi ý

Đọc trước, diễn cảm

Thả lỏng

Cười thật tươi

Bình tĩnh

Đi lại

Chọn góc nhìn đẹp nhất

Nói một vài câu gây cười

Cương vị người nói

Quan sát người nghe

Gương mặt Cử chỉ Tư thế

Biểu cảm trên

để trước ngực, lắc

Chồm người lên phía trước, đứng dậy và đi

về phía người nói, ngã người

QUAN SÁT HÀNH VI NGƯỜI NGHE

Vươn người về phía

trước Tập trung, muốn nhấn mạnh

Ngả người về phía trước Suy ngẫm, muốn mở rộng vấn đề,

chờ đợi quyết định hay kết luận

Ngả người về phía sau,

khoanh tay Chăm chú lắng nghe với tinh thần phê phán

Nghiêng cổ Quan tâm, lắng nghe

Gấp 2 tay ra sau cổ Quá tự tin, thư giãn

Để một tay ra sau cổ Không đồng ý, bực mình; muốn

thể hiện quan điểm

Vuốt cằm, chống cằm Rất quan tâm, rất tập trung

QUAN SÁT HÀNH VI NGƯỜI NGHE

2 tay chống cằm Lắng nghe, rất chăm chú

Cười mỉm Tán thành; ủng hộ

Mỉm cười và gật đầu Hoàn toàn ủng hộ

Cau mày; nhăn mặt Bực bội, chán nản; phản đối

Ngáp Buồn chán, mệt mỏi, không quan

HÀNH VI Ý NGHĨA

Đổi chỗ liên tục, tránh

nhìn thẳng vào người

trình bày

Không thấy thoải mái, không đồng ý, muốn kết thúc, muốn đặt câu hỏi hoặc tranh luận

Bỏ kính ra Không tập trung, suy ngẫm về

quyết định của mình

Liếc nhình đồng hồ Buồn chán, mong sớm kết thúc

Nhìn quanh phòng Tìm sự ủng hộ của mọi người;

Sờ mũi; nháy mắt nhanh Nói dối; thái độ phòng thủ

QUAN SÁT HÀNH VI NGƯỜI NGHE

Cương vị người nghe

Ra dấu hiệu phản hồi

Ngôn ngữ Phi ngôn ngữ

Biểu cảm trên gương mặt: ngạc nhiên, thích thú, xúc động

Cử chỉ: Gật đầu, xoa tay, nắm hai tay để trước ngực

Dạ, vâng, đồng ý, nhất trí,

đúng rồi, chính xác, chí phải,

có lý, tuyệt vời

Cương vị người nghe

Tránh phân tâm

Không làm việc riêng Không xen ngang

Cướp lời Ủng hộ thái quá

Dẫn dắt câu chuyện đi hướng khác

Xem đồng hồ, đọc báo, nghe

điện thoại, nói chuyện riêng,

chú ý những tiểu tiết khác…

Cương vị người tổ chức

Chuẩn bị nội dung

Không làm việc riêng Không xen ngang

Cướp lời Ủng hộ thái quá

Dẫn dắt câu chuyện đi hướng khác

Xem đồng hồ, đọc báo, nghe

điện thoại, nói chuyện riêng,

chú ý những tiểu tiết khác…

Cương vị người tổ chức

Thời gian, địa điểm

Không làm việc riêng Không xen ngang

Cướp lời Ủng hộ thái quá

Dẫn dắt câu chuyện đi hướng khác

Xem đồng hồ, đọc báo, nghe

điện thoại, nói chuyện riêng,

chú ý những tiểu tiết khác…

Cương vị người tổ chức

Tổ chức điều khiển

Cung cấp thông tin Thu nhận thông tin

Lắng nghe Quan sát Đặt câu hỏi

Tăng hiệu quả tiếp xúc

• Cố gắng hiểu lẫn nhau càng nhiều càng tốt

• Nhất trí với quy tắc làm việc chung, vận dụng các quy tắc đó

• Khuyến khích nhắc nhở nhau khi có người không tuân thủ các quy ước đã được thông qua

• Giám sát các bước hoạt động và vai trò của tập thể

• Trong trường hợp gặp bế tắc, hãy cùng nhau xem xét, phân tích vấn đề khó khăn và cùng nhau tìm giải pháp

Thách thức

• Phần lớn cử tọa không muốn nói ra những điều

mà họ đang thực sự suy nghĩ

• Mọi người tự kiểm duyệt để tự bảo vệ mình

Luôn lắng nghe

Không đánh giá các ý kiến đóng góp

Khuyến khích những người nhút nhát tham gia Giảm bớt sự lấn át trong nhóm

Luôn lắng nghe

Không đánh giá các ý kiến đóng góp

Khuyến khích những người nhút nhát tham gia Giảm bớt sự lấn át trong nhóm

• Để từng người lần lượt nói và mọi người đều lắng nghe

• Nhấn mạnh tất cả các câu hỏi hoặc lời nhận xét đều tốt

• Sử dụng các phương pháp khởi động

• Tạo điều kiện cho người ít nói có dịp nói

• Tránh các ý kiến chỉ trích thiếu căn cứ

• Giúp mọi người suy nghĩ liên tục, tránh những “khoảng lặng”

• Tạo một môi trường an toàn

• Thúc đẩy xây dựng quy tắc nhóm và

thường xuyên xem xét lại quy tắc đó

• Đề nghị mọi người suy ngẫm về mức độ

• Người ít nói hoặc nhút nhát

• Người hay ngăn chặn

• Người hay gây sự

• Người hay lấn át

• Người thiếu quan tâm

• Người thích đùa

• Người không phù hợp - cô đơn

CỬ TỌA

CỬ TỌA

• Người khởi xướng

• Người nêu ý kiến

Kiểu nghe Tính chất Môi trường

Giữa bạn bè, gia đình

2.Giải trí:

nghe để

thưởng thức

Chủ yếu nhằm giả trí, thưởng thức, không nhằm đánh giá hay

nhạcCÁC KIỂU NGHE

Trong nhiều hoàn cảnh

4.Thuyết

phục: nghe để

quyết định

Nhằm thuyết phục người khác làm gì đó, do đó cần nghe có phân tích, đánh giá

Quản lý, thương

Trong nhiều hoàn

PHÂN BIỆT NGHE VÀ LẮNG NGHE

Nghe là thụ

đợng

Lắng nghe là chủ đợng

• Tập trung chú ý

• Tìm hiểu ý nghĩa

- Lắng nghe là một hành động có tính chủ động, chủ tâm

và mang tính tìm hiểu thông tin, do đó có sự khác biệt

cơ bản với hành động nghe (không mang tính chủ động, đôi khi không có tính chủ tâm và tìm hiểu thông tin).

- Lắng nghe cẩn thận, chọn lọc, gạn lọc những khía cạnh tích cực của thông tin, những thông tin cần tìm hiểu trong những vấn đề phức tạp, căng thẳng.

Lắng nghe

- Lúc nghe, lúc không

Nghe không hiệu quả

• Thông tin quá nhiều

• Nội dung thông tin không hấp dẫn,

không phù hợp

• Thông tin, lời nói và ngôn ngữ không rõ ràng.

Thông thường, người ta có xu

hướng nghe hơn là lắng nghe (lắng

nghe đòi hỏi phải có sự chú ý và mất nhiều năng lượng, dễ gây mệt mỏi thần kinh nên thường ít được để ý sử dụng có hiệu quả)

- Cần có thái độ quan tâm thực sự với những gì đang được đề cập đến;

- Có am hiểu đối với vấn đề đang được nói đến

- Thông cảm đối với người nói;

- Tìm ra những vấn đề khó khăn đối với người nói;

- Giúp người nói phát triển khả năng và động lực cần thiết để giải quyết khó khăn của họ;

- Rèn luyện kỹ năng im lặng trong những tình huống cần thiết và khuyến khích những người

Chúng ta nên

Chúng ta không nên

- Hối thúc người nói;

- Tranh cãi về nội dung;

- Cắt lời người nói;

- Đưa ra phán xét quá nhanh;

- Đưa ra lời khuyên trừ phi được yêu cầu;

- Vội vàng đi đến kết luận;

- Khuyến khích người khác làm theo thái độ và hành vi của mình/người thúc đẩy

- Quan sát là khả năng cảm nhận những điều sẽ xảy ra mà không đưa ra đánh giá Quan sát giúp

ta hiểu được các hành động phi ngôn ngữ và

theo dõi tiến trình tiếp xúc

- Kỹ năng quan sát tốt không chỉ giúp ta đánh giá được cảm xúc và thái độ của từng cá nhân, mà còn giám sát được tính năng động, quá trình

tiếp xúc và sự tham gia của cử tri

Quan sát

Những điều cần quan sát

Quan sát hành vi cá nhân Quan sát hành vi của nhóm

- Mức độ quan tâm chung

- Mức độ phấn khởi, tích cực

- Mức độ mất tập trung;

- Các kênh giao tiếp (ai nói, nhìn, lắng nghe ai);

Trên cơ sở lắng nghe và quan sát, đặt câu hỏi

là cách để thu được thông tin một cách trực tiếp nhất.

Đặt câu hỏi nếu không đúng cách, hợp lý về nội dung thì có thể sẽ thu được những kết quả ngược lại với mong muốn Do đó, việc đặt

Đặt câu hỏi

LYÙ DO VÍ DUÏ

1.Để mọi người cùng tham

gia

2 Nhận biết những suy nghĩ,

ý kiến, quan điểm của mọi

Bà có ý kiến gì về …?

Bà nghĩ như thế nào?

Ông A, ông nghĩ như thế nào?

Chúng ta đã dành quá nhiều thời gian cho câu hỏi này, ông bà nghĩ thế nào nếu chúng ta chuyển

LÝ DO VÍ DỤ

6 Đạt được hiểu biết

bằng cách tìm hiểu cả hai

mặt của một vấn đề

7 Hướng sự chú ý vào

một điểm, một ý, một sự

kiện, một vấn đề hay một

tình huống

Đây là một cách nhìn nhận vấn đề này Hãy cùng xem xét mặt khác của vấn đề Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta…?

LYÙ DO VÍ DUÏ

8 Đánh giá các quan điểm

9 Phát hiện các lý do và sự việc

10 Khám phá các nguồn thông tin

11 Kiểm soát việc thảo luận

12 Tóm tắt hoặc chấm dứt một cuộc thảo luận

13 Thay đổi suy nghĩ

14 Kiểm soát hành vi

15 Gợi ý hành động, ý kiến hoặc quyết định

PHÂN BIỆT CÂU HỎI ĐÓNG - MỞ

Là loại câu hỏi cĩ câu trả

lời cĩ – khơng; đúng – sai

( khơng cĩ thơng tin)

Ví dụ:

Ơng/bà đã tham gia đĩng

gĩp ý kiến xây dựng đề

án nơng thơn mới của xã

chưa?

Là loại câu hỏi bắt đầu bằng: cái gì, như thế nào, tại sao, khi nào, ai , ở đâu… và câu trả lời tùy thuợc vào tình hình thực tế, từ suy nghĩ và nhận thức của người được hỏi

Ví dụ: ơng/bà nghĩ như thế nào về vai trị của Hợi cựu chiến binh xã trong xây dựng nơng thơn mới của xã nhà

Một số ví dụ về việc đặt câu hỏi

Câu hỏi được

viết lên bảng

hoặc máy chiếu

-Kích thích được mọi người suy nghĩ;

-Rất tốt để mọi người thảo luận chung;

-Đưa ra xu hướng yêu cầu.

-Không đặt câu hỏi cho riêng ai nên có thể không có ai trả lời;

-Một câu hỏi sai có thể làm sai hướng cả quá trình;

-Sẽ không có kết quả nếu không có thời gian để suy nghĩ.

Câu hỏi trực

tiếp: đặt câu hỏi

cho từng người

hoặc nhóm nhỏ

-Dễ nhận được câu trả lời;

-Dùng để lôi kéo những người ít nói hoặc những người hay e thẹn;

-Có thể làm giảm vai trò của người nói quá nhiều;

-Có thể tìm được một người có năng lực trong số cử tọa;

-Các thành viên chưa chuẩn bị sẽ bị bối rối;

-Sẽ hiệu quả hơn nếu đưa ra một câu hỏi chung cho cử tọa để đưa câu