Bài giảng nguyên lý kế toán CHƯƠNG 3 tài KHOẢN và GHI sổ kép

Cách ghi chép vào tài khoảnTài khoản tài sản Số dư đầu kỳ: Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm Cộng số phát sinh tăng Cộng số phát sinh giảm Số dư cuối kỳ:... Tài khoản nguồn vốn Có Số d

CHƯƠNG 3

TÀI KHOẢN VÀ

GHI SỔ KÉP

MỤC TIÊU HỌC TẬP

3.1 Tài khoản

3.2 Ghi sổ kép

3.3 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

3.4 Quan hệ giữa Báo cáo tài chính và TK

kế toán

3.5 Đối chiếu, kiểm tra số liệu trên tài

khoản kế toán

3.6 Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất

3.1 TÀI KHOẢN

3.1.1 Khái niệm về tài khoản

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế (Luật Kế toán).

Đặc điểm của tài khoản

3.1.2 Nội dung, kết cấu và phân loại tài khoản

b Kết cấu tài khoản

Hình thức đơn giản của tài khoản

Nợ TK……… Có

c Phân loại tài khoản

(1) Phân loại TK theo mối quan hệ với báo cáo tài

chính, các TK bao gồm 4 loại:

 TK Tài sản

 TK Nguồn vốn

 TK Doanh thu

 TK Chi phí

(2) Phân loại tài khoản theo mối liên hệ với kỳ kế toán, có 2 loại TK cơ bản:

Là những TK luôn có số dư, số dư từ cuối kỳ kế toán này chuyển sang đầu kỳ kế toán sau Bao

gồm: TK Tài sản và TK nguồn vốn.

Là những TK chỉ phản ánh số phát sinh trong kỳ Đến cuối kỳ, chúng được kết chuyển hết Bắt đầu mỗi kỳ kế toán mới, những TK này luôn có số dư bằng không Bao gồm: TK Doanh thu và TK Chi phí.

d Cách ghi chép vào tài khoản

Tài khoản tài sản

Số dư đầu kỳ:

Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm

Cộng số phát sinh tăng Cộng số phát sinh giảm

Số dư cuối kỳ:

Tài khoản nguồn vốn

Có

Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số PS tăng – Số PS giảm

Số dư đầu kỳ:

Số phát sinh tăng

Số phát sinh giảm

Cộng số phát sinh tăng Cộng số phát sinh giảm

Số dư cuối kỳ:

Nhận xét

Có thể thấy rằng, nếu một khoản ghi bên nợ làm tăng tài sản thì phải sử dụng một khoản ghi có để làm tăng nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu Mặt khác, nếu một khoản ghi có làm

giảm tài sản thì phải có một khoản ghi nợ để chỉ sự giảm nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu Các nguyên tắc này đối nghịch nhau bởi vì tài sản nằm ở vế đối nghịch với nợ phải trả

Tài khoản Doanh thu và TK Chi phí

Nợ Vốn chủ sở hữu Có

(Các phát sinh nợ) (Các phát sinh có)

Chi phí Doanh thu Tăng Giảm Giảm Tăng

(PS nợ) (PS có) (PS nợ) (PS có)

Tài khoản Doanh thu và TK Chi phí

 Doanh thu làm tăng vốn chủ sở hữu, chi phí làm giảm vốn chủ sở hữu.

 Một NVKT phát sinh làm tăng doanh thu bằng phát

sinh có cũng làm tăng vốn chủ sở hữu bằng phát sinh có Ngược lại, phát sinh nợ làm giảm doanh thu dẫn đến

làm giảm vốn chủ sở hữu.

 Các phát sinh nợ làm tăng chi phí lại làm giảm vốn chủ sở hữu bằng phát sinh nợ Ngược lại, phát sinh có làm giảm chi phí sẽ dẫn đến làm tăng vốn chủ sở hữu bấy

nhiêu.

Lý do được đến kết quả này là do các khoản doanh thu và chi phí là các thành phần của vốn chủ sở hữu, nằm bên cột phải của phương trình kế toán.

KẾT CẤU TK DOANH THU

TK DOANH THU

- Số phát sinh tăng

- Số phát sinh giảm

- Kết chuyển cuối kỳ

Ví dụ

1 Doanh thu bán hàng trong kỳ là 100.000.000 đ (Hóa đơn bán hàng).

2 Doanh thu hàng bán bị trả lại là 5.000.000 đ.

3 Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911.

TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

KẾT CẤU TK CHI PHÍ

TK CHI PHÍ

- Số phát sinh giảm

- Số phát sinh tăng

- Kết chuyển cuối kỳ

Ví dụ: (Bài tập 13)

Nợ TK Chi phí quản lý doanh nghiệp Có (1) 2.000.000 22.000.000 (cuối kỳ k/c) (2) 1.000.000

(3) 14.000.000

(4) 3.000.000

(5) 2.000.000

3.2 GHI SỔ KÉP

Đặc điểm của ghi sổ kép:

 Phản ánh mối quan hệ về sự biến động của các đối tượng kế toán.

 Phải có ít nhất 2 tài khoản có liên quan.

Ví dụ 4

Nhập kho nguyên vật liệu, giá mua 20.000.000đ

chưa trả tiền cho người bán.

Nợ TK Phải trả cho người bán Có Nợ TK Nguyên vật liệu Có

2 Định khoản kế toán (Bút toán)

Tùy thuộc vào số lượng TK tham gia trong mối

quan hệ đối ứng, hiện nay có 2 loại định khoản:

- Định khoản giản đơn

- Định khoản phức tạp

a Định khoản giản đơn

Định khoản giản đơn là định khoản chỉ có

liên quan đến 2 tài khoản kế toán.

Theo ví dụ 4:

Nợ TK Nguyên vật liệu 20.000.000

Có TK Phải trả cho người bán 20.000.000

b Định khoản phức tạp

Định khoản phức tạp là định khoản có liên quan từ 3 TK kế toán trở lên

Biểu hiện của định khoản phức tạp như sau:

 Ghi Nợ 1 TK, Ghi Có một số TK;

 Ghi Có 1 TK, Ghi Nợ một số TK;

Cá biệt:

Ví dụ 5

Đến hạn thanh toán, doanh nghiệp dùng tiền mặt 5.000.000 đ và chuyển tiền gửi ngân

hàng 15.000.000 đ để trả nợ người bán

Phân tích: Nợ phải trả giảm, 2 loại tài sản giảm.

Nguyên tắc: Nợ phải trả giảm ghi bên nợ.

Tài sản giảm ghi bên có.

Tài sản giảm ghi bên có.

Bút toán:

Nợ TK Phải trả cho người bán 20.000.000

Có TK Tiền mặt 5.000.000

3 Nguyên tắc ghi sổ kép

 Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có ảnh

hưởng đến ít nhất 2 tài khoản có liên quan.

 Mỗi định khoản phải ghi bên Nợ đối ứng với ghi bên Có Số tiền ghi Nợ luôn bằng số tiền ghi Có của các tài khoản đối ứng Do đó:

 Tổng số phát sinh Nợ = Tổng số phát sinh Có

các tài khoản các tài khoản

Áp dụng trình tự định khoản các NVKT phát sinh sau đây:

1 Số vốn góp ban đầu của các thành viên là

500.000.000 đ bằng tiền mặt để thành lập công

ty TNHH X.

2 Chi tiền mặt mua dụng cụ văn phòng 40.000.000.

3 Mua 01 TSCĐ hữu hình chưa trả tiền cho người

bán 60.000.000 đ.

4 Vay ngắn hạn để trả nợ người bán 50.000.000 đ.

5 Thu bằng tiền gửi ngân hàng về dịch vụ đã cung

cấp cho khách hàng 70.000.000 đ.

6 Chi tiền mặt 38.000.000 đ cho các khoản chi phí

phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ (Chi phí bán hàng).

3.3 KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ KẾ TOÁN CHI

TIẾT

1 Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản cấp

1 để phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát nhằm cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tổng hợp.

 Thông tin do kế toán tổng hợp cung cấp sẽ cho

biết tình hình hiện có và biến động của đối

tượng kế toán ở dạng tổng quát nhất

2 Kế toán chi tiết

Trong công tác kế toán hiện nay có 2 hình

thức kế toán chi tiết:

- Tài khoản cấp 2, và

- Sổ chi tiết.

a Tài khoản cấp 2

Tài khoản cấp 2 là hình thức kế toán chi tiết số liệu đã phản ánh trên tài khoản cấp 1

nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà

Về kết cấu của tài khoản cấp 2

Kết cấu của TK cấp 2 phù hợp với kết cấu của TK cấp 1 chứa đựng nó.

b Sổ chi tiết

* Sổ chi tiết là hình thức kế toán chi tiết số liệu đã phản ánh trên TK cấp 1 hoặc TK cấp 2 nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ

thể của Dn.

* Thước đo : giá trị, hiện vật, thời gian lao

động và các chỉ tiêu cần thiết khác.

* Kết cấu: Sổ chi tiết của các đối tượng

khác nhau thường không giống nhau

3 Mối quan hệ giữa TK cấp 1, TK cấp 2 và sổ chi tiết

 Kế toán chi tiết là chi tiết của TK cấp 1

Do đó, NVKT liên quan đến chi tiết của

đối tượng kế toán nào, đồng thời vừa ghi trên TK cấp 1 và các TK cấp 2 cũng như sổ chi tiết tương ứng.

 Cuối kỳ, tính ra tổng số phát sinh và số dư của từng TK chi tiết, kiểm tra và đối chiếu với TK cấp 1.

Mối quan hệ cân đối

• =

• =

Tổng số dư ( Nợ hoặc có )

trên TK cấp 2 (hoặc sổ chi tiết)

Tổng số dư (Nợ hoặc có) trên TK cấp 1

Tổng số phát sinh ( Nợ và Có ) trên TK cấp 2 hoặc sổ chi tiết

Tổng số phát sinh ( Nợ và Có ) trên TK cấp 1

• Các bài tập 18, 19, 20, 21 – Photo.

• Bài tập 28, 29, 30, 34, 38… Giáo trình.

3.4 MỐI QUAN HỆ GIỮA BÁO CÁO TÀI CHÍNH

VÀ TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

a Về nội dung

Về phạm vi:

Cách phản ánh:

b Về quan hệ cung cấp thông tin

 Đầu kỳ căn cứ vào BCĐKT hoặc các sổ kế toán cuối kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ

trên các tài khoản tương ứng của kỳ

này.

 Số dư cuối kỳ này của các tài khoản (TK thường xuyên) dùng để lập BCĐKT cuối kỳ hiện hành

 Tổng hợp số phát sinh trên các TK tạm

thời để lập các khoản mục trên Báo cáo

3.5 ĐỐI CHIẾU – KIỂM TRA SỐ LIỆU GHI

CHÉP TRÊN TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

3.5.1 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

(BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN)

a Nguyên tắc kiểm tra đối chiếu:

Tổng số dư đầu kỳ bên Nợ = Tổng số dư đầu kỳ bên Có các tài khoản các tài khoản

Tổng số phát sinh bên Nợ = Tổng số phát sinh bên Có các tài khoản các tài khoản

Tổng số dư cuối kỳ bên Nợ = Tổng số dư cuối kỳ bên Có các tài khoản các tài khoản

b Nguồn số liệu để lập bảng:

Lấy số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh trong kỳ bên nợ và bên có và số dư cuối kỳ của các tài khoản sau khi đã kiểm tra và khóa sổ vào lúc cuối kỳ.

c Phương pháp lập Bảng cân đối tài khoản.

d Tác dụng:

 Bảng này có tác dụng kiểm tra tính chính xác của số liệu trên các tài khoản trước khi lập báo cáo kế toán

 Cho thấy sự biến động (tăng, giảm) của từng TK và so sánh tình hình thay đổi giữa số cuối kỳ và đầu kỳ.

3.5.2 Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết là bảng kê số liệu đã phản ánh ở các tài khoản cấp 2 hoặc các sổ chi tiết nhằm đối chiếu với số liệu ghi chép

trên tài khoản cấp 1.

Cơ sở lập:

Căn cứ vào số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của các tài khoản cấp 2 hoặc các sổ chi tiết để ghi vào bảng.

sản, nguồn vốn thuộc đối tượng kế toán

tổng hợp cho nhu cầu quản lý.

Dòng cộng của bảng khớp đúng

với số liệu trên TK cấp 1.

• Bài tập 16, 17 – Photo.

• Bài tập 35, 36, 37… Giáo trình.

3.6 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN THỐNG

NHẤT

3.6.1 Nguyên tắc xây dựng hệ thống TK kế toán

3.6.2 Nguyên tắc sắp xếp, phân loại hệ thống TK

a Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất quy định các nội dung cơ bản sau:

+ Số lượng, tên gọi, và số hiệu tài khoản

+ Nội dung kinh tế, công dụng, kết cấu của từng tài khoản cấp1 và cấp 2.

b Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm 9

loại tài khoản trong Bảng cân đối kế toán – Ghi kép, và 01 loại tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán ( 6 TK ) – Ghi đơn.

Cách quy định số hiệu tài khoản :

Loại 1: Tài sản ngắn hạn

- Nhóm vốn bằng tiền: 111, 112,

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

(Bổ sung theo thông tư 244 TT-BTC)

Loại 2: Tài sản dài hạn

- Nhóm TSCĐ và BĐS đầu tư: 211, 212, 213, 214, 217

- Nhóm đầu tư tài chính dài hạn: 221, 222, 223, 228, 229

- Nhóm Đầu tư dài hạn khác và ứng trước dài hạn: 241,

242, 243, 244.

Các TK từ loại 1 đến loại 2 – Là các TK thuộc

phần tài sản của Bảng cân đối kế toán

-Nhóm 35: 351 – Quỹ DP trợ cấp mất việc làm

352 - Dự phòng phải trả

353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi

356 - Quỹ phát triển khoa học và công nghệ.

Loại 4: Vốn chủ sở hữu

- Nhóm 41: 411, 412, 413, 414, 415, 417, 418, 419

- Nhóm 42: 421

- Nhóm 44: 441

- Nhóm 46: 461, 466

Các tài khoản từ loại 3 đến loại 4 – Là các TK

thuộc phần nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán.

Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh

- Nhóm 61: 611

- Nhóm 62: 621, 622, 623, 627

- Nhóm 63: 631, 632, 635

- Nhóm 64: 641, 642

Loại 7: Thu nhập khác: 711

Loại 8: Chi phí khác: 811, 821

Loại 9: Xác định kết quả hoạt động kinh doanh

TK 911.

TK Doanh thu

Thuộc phần doanh thu

trên Báo cáo kết quả

HĐKD Bao gồm các TK

có số hiệu đầu tiên là số

5 và số 7.

Kết cấu TK Doanh thu đã

được trình bày ở phần kết

cấu TK

TK Chi phí

Thuộc phần chi phí trên Báo cáo kết quả HĐKD Bao gồm các TK có số hiệu đầu tiên là số 6 và

số 8.

Kết cấu TK Chi phí đã được trình bày ở phần kết

cấu TK

3.6.3 Đặc điểm của hệ thống tài khoản kế toán

c Số tận cùng của số hiệu TK là số 8:

“Khác”; số 9: “Dự phòng”, ngoại trừ TK Cổ phiếu quỹ - 419.

d Trong hệ thống có một số các tài khoản

mang tính chất điều chỉnh.

Nhóm TK điều chỉnh giảm giá trị của tài sản

(Gồm các TK 129, 139, 159, 229, …)

Các tài khoản này dùng để điều chỉnh giảm giá trị của tài sản trong trường hợp giá thị trường thường xuyên bị giảm so với giá gốc hoặc nợ khó đòi Sau khi điều chỉnh, tài sản sẽ thể hiện theo giá trị hiện còn (giá trị có thể thực hiện thuần).

Kết cấu:

Các tài khoản điều chỉnh giảm có kết cấu ngược lại với kết cấu của tài khoản mà nó điều chỉnh.

TK điều chỉnh giảm tài sản

Số PS giảm Số PS tăng

Số dư cuối kỳ

56

Ví dụ khác

Chỉ tiêu phải thu của khách hàng vào ngày lập

BCĐKT là 100.000.000 đ (số dư nợ TK 131) Doanh nghiệp ước tính trong số khoản phải thu của khách hàng có 10.000.000 đ là không thể thu được Do đó,

Dn đã lập dự phòng phải thu khó đòi 10.000.000 đ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi sẽ có số dư có là 10.000.000 Trên BCĐKT, chỉ tiêu phải thu của khách hàng

phản ánh 100.000.000, còn chỉ tiêu dự phòng phải thu khó đòi 10.000.000 được ghi âm

TK Dự phòng phải thu khó đòi TK Chi phí quản lý DN

 TK 421: có số dư có – phản ánh số lãi hiện còn chưa

phân phối, làm tăng vốn chủ sở hữu Khi lập BCĐKT – ghi bình thường.

 TK 421 : có số dư nợ – Phản ánh khoản lỗ chưa xử lý, làm giảm vốn chủ sở hữu Khi ghi vào BCĐKT – ghi âm hoặc ( ).

Như vậy TK 421: là tài khoản điều chỉnh tăng

hoặc giảm cho nguồn vốn nói chung Tương tự

còn bao gồm các tài khoản 412, 413.

Nhóm TK điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng

(Gồm các TK 521, 531, 532)

 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thuần mà DN thực hiện

trong kỳ có thể thấp hơn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

ghi nhận ban đầu do các nguyên nhân: Chiết khấu thương mại, hàng đã bán bị trả lại, giảm giá hàng đã bán

 Nhóm TK 521, 531, 532 là những tài khoản điều chỉnh giảm cho tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

TK 521, 531, 532

Ví dụ:

Trong kỳ doanh thu của hàng đã bán bị khách hàng trả lại là 20.000.000 đ, Dn đã giảm trừ vào số tiền khách hàng thiếu nợ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu hàng trả lại để trừ vào doanh thu trong kỳ.

TK 131 TK 531 TK 511

20.000.000 20.000.000 20.000.000 20.000.000

e Nhóm TK hổn hợp vừa phản ánh tài sản và

nguồn vốn

Nhóm này bao gồm các tài khoản vừa có số dư Nợ vừa có số dư Có Thuộc nhóm này có TK 131, TK 331.

TK 131 – Phải thu của khách hàng:

 Số dư Nợ phản ánh số tiền khách hàng còn nợ Dn, hoặc chênh lệch số tiền khách hàng đang nợ lớn hơn số tiền đang ứng trước.

 Số dư Có phản ánh số tiền khách hàng đang ứng trước cho Dn hoặc chênh lệch số tiền khách hàng đang ứng trước lớn hơn số tiền đang nợ.

Khi lập BCĐKT không được bù trừ giữa số tiền đang nợ và đang ứng trước Số tiền khách hàng đang nợ

Số tiền Tài sản

TK 331 – Phải trả cho người bán:

 Số dư Có phản ánh số tiền Dn nợ người bán

hoặc chênh lệch số tiền đang nợ người bán lớn hơn số tiền đang ứng trước cho người bán.

 Số dư Nợ biểu hiện số tiền đang ứng trước cho

người bán hoặc chênh lệch số tiền đang ứng

trước lớn hơn số tiền đang nợ người bán.

Khi lập BCĐKT không được bù trừ giữa số tiền đang nợ người bán và đang ứng trước Số tiền đang nợ

người bán phản ánh bên phần nguồn vốn Số tiền Dn ứng trước cho người bán ghi bên phần tài sản.

Ví dụ:

Đã trả Phải trả

700.000 1.000.000 400.000 Số tiền ứng trước 400.000

cho người bán

SD: 100.000

f Nhóm TK phân phối theo dự toán

Thuộc nhóm tài khoản này gồm có :

- TK 142 (CP trả trước ngắn hạn);

- TK 242 (CP trả trước dài hạn);

- TK 335 (CP phải trả)…

TK 142 :

TK 142 dùng để phản ánh các khoản chi thực tế đã phát sinh, nhưng chưa được tính vào chi phí sxkd của kỳ phát sinh mà được tính vào hai hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh Bao gồm : chi trả trước tiền thuê nhà, trả trước bảo hiểm, công cụ, dụng cụ

xuất dùng một lần với giá trị lớn, chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần quá lớn cần phải phân bổ dần cho nhiều kỳ kế toán…

TK 142

SDĐK: xxx Các khoản chi phí trả Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn thực tế trước ngắn hạn đã tính phát sinh vào chi phí sxkd trong kỳ