Công Tác Lưu Trữ Và Hủy Bỏ Hồ Sơ Tài Liệu

CHƯƠNG 8CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU... LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU... LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU3- Các phương án phân loại tài liệu... LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU4.2 Chỉnh lý tài liệu lư

CHƯƠNG 8

CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU

I LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

1 Sự cần thiết của công tác lưu trữ

quá khứ thể hiện những sự kiện, những hoạt động của tổ chức, cá nhân

gốc thể hiện tính chính xác và tin cậy của

những thông tin chứa đựng trong nó

tượng nhất định và là tài sản được bảo vệ

2 Nội dung của công tác lưu trữ

quản

trữ

I LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

3- Các phương án phân loại tài liệu

LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

4 Thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ

4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

trữ

trọng cần bổ sung vào lưu trữ

LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán tài liệu trong lưu trữ

LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

5 – Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ 5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ

1.Sắp xếp trực tiếp

LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ

Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là

phòng chống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa những thiệt hại và phục chế sửa chữa

những tài liệu đã hư hỏng

LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

6 Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ

lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản và sử

dụng hiệu quả các tài liệu này

chỉnh và nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, chủ động trong việc tổ chức lưu trữ tại cơ

quan

LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ

tra thực tế các tài liệu có trong kho lưu trữ

Kiểm tra định kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột

xuất (do thiên tai, cháy nổ…)

lưu trữ xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để có phương án khắc phục

LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

II HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU

Giá trị

tài liệu

Giá trị

tài liệu

Giá trị thực tiễnGiá trị

thực tiễn

Giá trị lịch sử

Giá trị lịch sử

Giá trị thực tiễn thường xuyên

Giá trị thực tiễn thường xuyên

Giá trị thực tiễn không thường

xuyên

Giá trị thực tiễn không thường

xuyên

II HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU

2 Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu

LẬP HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU

• Lập danh mục tài liệu hủy

• Bản thuyết minh lý do hủy

• Tờ trình xin hủy tài liệu

LẬP HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU

• Lập danh mục tài liệu hủy

• Bản thuyết minh lý do hủy

• Tờ trình xin hủy tài liệu

TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU LÊN THỦ

TRƯỞNG CƠ QUAN

TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU LÊN THỦ

TRƯỞNG CƠ QUAN

LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TL

•Phân tích giá trị tài liệu

•Kiểm tra trực tiếp tài liệu

LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TL

• Phân tích giá trị tài liệu

• Kiểm tra trực tiếp tài liệu

QUYẾT ĐỊNH HỦY TÀI LIỆU

•Thủ trưởng cơ quan QĐ

•Trình cấp cao hơn khi tài liệu ngoài thẩm quyền tiêu hủy

QUYẾT ĐỊNH HỦY TÀI LIỆU

• Thủ trưởng cơ quan QĐ

• Trình cấp cao hơn khi tài liệu ngoài thẩm quyền tiêu hủy

HỦY TÀI LIỆU

• Lập bảng thống kê tài liệu

• Lập biên bản giao nhận tài liệu giữa bộ phận lưu trữ với bộ phận hủy tài liệu

• Tiến hành tiêu hủy tài liệu

HỦY TÀI LIỆU

• Lập bảng thống kê tài liệu

• Lập biên bản giao nhận tài liệu giữa bộ phận lưu trữ với bộ phận hủy tài liệu

• Tiến hành tiêu hủy tài liệu

LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU

•Lập biên bản hủy tài liệu

•Lưu biên bản hủy

LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU

• Lập biên bản hủy tài liệu

• Lưu biên bản hủy