Bài Giảng Tổng Quan Về Quản Lý Dự Án

GIỚI THIỆU Mục tiêu  Hiểu rõ về dự án, nhận diện được các dự án đang thực hiện trong cuộc sống và công việc, từ đó vận dụng phương pháp quản lý DA để nâng cao hiệu quả hoạt động.. CÁC

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

GIỚI THIỆU

 Mục tiêu

 Hiểu rõ về dự án, nhận diện được các dự án đang thực hiện trong cuộc sống và công việc, từ đó vận dụng phương pháp quản lý DA để nâng cao hiệu quả hoạt động.

 Nội dung trình bày

 Dự án và các đặc trưng của nó

 Dự án và các đặc trưng của nó

 Những nhân tố ràng buộc sự thành công của mục tiêu dự án

 Các giai đoạn của dự án

 Quản lý dự án

 Quản lý dự án?

 Các giai đoạn của QLDA

 Nội dung của QLDA

 Ý nghĩa của QLDA

DỰ ÁN (Project) LÀ GÌ?

 Bạn hãy tự xây dựng một định nghĩa về dự án!

 Hãy liên hệ định nghĩa của bạn với các từ sau:

 Ước mơ - Hiện thực!

 Ý tưởng, ý đồ - Hành động!

 Năng động, ý chí

 Động thái quan trọng của dự án

 Biến ước mơ thành hiện thực, thực hiện các ý tưởng, ý đồ bằng các hành động dựa trên nỗ lực, quyết tâm và đầu tư nguồn lực.

gian xác định.

PHÂN BIỆT MỘT SỐ THUẬT NGỮ

Thời gian cho phép

Kết quả Mong muốn

Mục tiêu Tổng hợp

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

Dự án có mục tiêu rõ ràng

(Dự án cần phải tạo ra hoặc mang

lại các kết quả về số lượng, chất

lượng hoặc hiệu quả)

 Mục tiêu thường gắn với sự thay đổi, tạo ra một kết quả trước đó chưa có.

 Mỗi DA đều phải có một hoặc một hệ mục tiêu rõ ràng Dự

án kết thúc khi mục tiêu được thực hiện.

 Mục tiêu DA chịu sự ràng buộc bởi thời gian và ngân sách dành cho dự án.

 Khi mục tiêu thay đổi về tính chất thì cần phải có một dự án mới.

Dự án có tính ràng buộc

chặt chẽ về thời gian và

trình tự

(Tính hữu hạn)

 Hoàn thành mục tiêu trong thời hạn xác định

 Trình tự thực hiện các công việc chặt chẽ

 Một số dự án thường xuyên được lặp đi lặp lại nhưng chúng không phải là quy trình vì có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng.

 Khác với DA các công việc thường ngày lặp đi lặp lại và không có điểm kết thúc rõ ràng.

 Kế hoạch tạo khuôn mẫu và hướng dẫn chi tiết để dự án đi đến thành công.

Nguồn lực riêng biệt

DA được phân bổ thời gian, ngân

sách, nhân lực tùy theo tính chất và

DA được hoàn thành dưới sự góp

sức của nhiều người

 Nhóm DA nhiều người có chuyên môn, trình độ, ý kiến rất khác nhau nhưng có chung mục đích.

 Làm việc theo nhóm.

 Người lãnh đạo: dung hòa được mâu thuẫn

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

Tính chất đặc thù  Mỗi DA do tính chất độc nhất của bản thân mà nó có tính

chất đặc thù, chưa có tiền lệ trong quá khứ và không lặp lại trong tương lai.

Tính bất định và rủi ro cao  Môi trường biến động

 Liên quan đến nhiều đối tượng có lợi ích rất khác nhau

 Đòi hỏi tính chính xác của nghiên cứu cao

Tính bất biến về kết quả  Nếu có sai lầm trong quá trình thực hiện thì đó là sai lầm

không thể sửa chữa được

 Khả năng dự báo và việc kiểm tra, giám sát kết quả có ý nghĩa lớn.

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

Tính xác định dần dần  Các tham số của dự án được xác định dần dần, từng bước

một qua các giai đoạn của dự án.

khái niệm dự án

Thu hẹp khái niệm dự án

Làm rõ khái niệm dự án

Nghiên cứu tiền khả thi – khả thi Phạm vi dự án

Kế hoạch dự án

Những nhân tố ràng buộc sự thành công

So sánh dự án với công việc thường nhật

Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường Được định rõ trong hoạt động của phòng ban

Các hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau Các hoạt động không hoặc ít liên quan

Mục tiêu và thời hạn cuối cùng cụ thể Mục tiêu và thời hạn cuối cùng không cụ thể

Kết quả mong muốn được định rõ Kết quả mong muốn không được định rõ

Sơ đồ phân loại dự án

KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA LÀM CÁI GÌ?Xác định DỰ ÁN

CHU KỲ CỦA DỰ ÁN

Mức độ nỗ lực qua các giai đoạn

trong vòng đời dự án

Mức nỗ lực

Các bên tham gia dự án

Khách hàng

(Nhà đầu tư)

Bên tiếp quản DA

Thỏa thuận DA

Bên cho vay/tài trợ

vốn

Lưu thông tiền tệ

Bên thiết kế Thiết kế DA Tư vấn Cố vấn/tư vấn

Nhà thầu phụ

Thầu phụ DA con

Giám sát

Giám Sát Quản Lý DA

Nhà cung ứng

Cung ứng

Trao đổi

 Đà Nẵng vừa tổ chức cuộc thi bắn pháo hoa quốc tế DIFC -

“Âm vang sông Hàn”.

 Đó có phải là một dự án hay không?

 Mục tiêu của dự án?

 Những đặc trưng của dự án thể hiện thế nào trong việc tổ chức cuộc thi này?

 Các hoạt động cơ bản của dự án này?

 Anh/Chị hãy đánh giá lại công việc của mình, từ đó xác định lại

có việc nào nên được giải quyết như là một dự án.

 Hãy xác định xem, tổ chức hay doanh nghiệp của Anh/Chị

đang thực hiện những dự án nào?

QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Định nghĩa

Quản lý dự án là quá trình quản lý việc tổ chức xây dựng

dự án, thiết lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực

và giám sát quá trình phát triển của dự án (phát triển các chức năng quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn , trong phạm vi ngân sách,

nguồn lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định.

NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO CHU TRÌNH

Quy trình quản lý dự án

1. Xác định dự án

2. Tổ chức dự án

3. Xác định các công việc cần thực hiện

4. Xác định tính liên quan và trình tự các công việc

5. Bố trí thời gian cho từng công việc và toàn dự án

6. Dự trù chi phí và nguồn lực cho mỗi công việc và toàn dự án

7. Tổ chức thực hiện các hoạt động

8. Kiểm tra, đánh giá

9. Tổng kết

QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG

Lập DA

QL

Rủi ro

QL Thông tin

QL nhân lực

QL Chất lượng

QL chi phí

QL Thời gian

QL Phạm vi

QL

Cung ứng

QLDA

Và Cấu trúc

Dự án

Hoạch đinh -Tiến độ

Ưu và Hạn chế của QLDA

 Ưu điểm

 Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết mối quan hệ giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào.

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên

 Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh

 Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

 Hạn chế

 Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị, quyền lợi và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không thể hiện đầy đủ

 Vấn đề hậu (hay ''bệnh'') dự án.

Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA

Quản lý sản xuất Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có

tính chất mới mẻ.

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với

việc ra quyết định Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong quản lý dự án.

Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến Nhân sự mới cho mỗi dự án

Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua

thời gian Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án Môi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi

SUY NGẪM!

 Tại sao phải tổ chức công việc theo dự án?

 Năng lực quản lý dự án là năng lực chiến lược hay

chiến thuật của tổ chức?