hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp koha phân hệ bạn đọc

 Cho phép cán bộ thư viện kiểm soát bạn đọc theo độ tuổi nhất định, tính năng hỗ trợ cho tính năng lưu thông tài liệu theo độ tuổi phù hợp của thư viện  Cơ chế phân quyền cho cán bộ th

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU CHUNG 3

1 Giới thiệu tổng quan 3

2 Mục đích và đối tượng sử dụng 4

3 Yêu cầu, kỹ năng 4

II TẠO BẠN ĐỌC MỚI TRONG HỆ THỐNG 4

1 Tạo từng bạn đọc đơn lẻ 4

2 Nhập nhiều bạn đọc vào hệ thống 6

III TÌM KIẾM BẠN ĐỌC TRONG HỆ THỐNG 8

IV GIAO DIỆN TÀI KHOẢN BẠN ĐỌC 10

1 Chỉnh sửa thông tin bạn đọc 10

2 Thay đổi tên và mật khẩu tài khoản đăng nhập 12

3 Sao chép tài khoản bạn đọc 13

4 Xóa tài khoản bạn đọc 14

4.1 Xóa bỏ từng bạn đọc trong hệ thống 14

4.2 Xóa nhiều bạn đọc cùng một lúc 14

5 Gia hạn tài khoản bạn đọc 16

6 Tạm khóa tài khoản bạn đọc 17

7 Cập nhật ảnh đại diện bạn đọc 19

8 Xuất dữ liệu từ tài khoản bạn đọc 20

9 Các tính năng khác 21

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ BẠN ĐỌC PHẦN MỀM

QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP KOHA

- Phân hệ bạn đọc của phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha cung cấp

cho thư viện các tính năng để quản lý tài khoản bạn đọc Tài liệu này hướng dẫn người dùng sử dụng các tính năng chính của phân hệ bạn đọc bao gồm:

 Quản lý bạn đọc thư viện theo nhóm (kiểu bạn đọc) Với mỗi kiểu bạn đọc, thư viện có thể thiết lập các chính sách riêng biệt

 Cho phép cán bộ thư viện kiểm soát bạn đọc theo độ tuổi nhất định, tính năng hỗ trợ cho tính năng lưu thông tài liệu theo độ tuổi phù hợp của thư viện

 Cơ chế phân quyền cho cán bộ thư viện linh hoạt theo từng phân hệ trong Koha

Để truy cập vào phân hệ bạn đọc, ban truy cập vào “Trang chủ” => “Bạn đọc” hoặc chọn “Bạn đọc” ở góc trên bên trái của bất kỳ giao diện nào

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

Giao diện phân hệ bạn đọc được hiển thị:

- Tài liệu được áp dụng cho phiên bản 3.16 của phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha

- Kết quả đạt được: Người dùng (cán bộ thư viện) có thể quản lý được các thông tin liên quan đến bạn đọc trên phần mềm Koha

- Mục đích sử dụng tài liệu: Tài liệu này dùng làm tài liệu hướng dẫn trong các khoá tập huấn, đào tạo sử dụng phần mềm Các bộ thư viện có thể sử dụng tài liệu này để tìm hiểu thêm về các tính năng của phân hệ bạn đọc trong phần mềm Koha

- Đối tượng sử dụng: Cán bộ thư viện, học viên tham gia khoá đào tạo, tập huấn

sử dụng phần mềm

- Yêu cầu: Máy tính có kết nối mạng để thực hành

- Kỹ năng: Người dùng cần có chuyên môn nghiệp vụ thư viện hoặc những hiểu

biết nhất định về 1 số thuật ngữ chuyên ngành

Để tạo một bạn đọc mới trong hệ thống, bạn thưc hiện các bước sau đây:

 Chọn “Tạo bạn đọc” Lựa chọn kiểu bạn đọc mà bạn định tạo

Giao diện tạo bạn đọc được hiển thị như sau:

 Nhập thông tin bạn đọc theo yêu cầu (các trường màu đỏ là các trường bắt buộc bạn đọc phải khai báo thông tin) Các trường thông tin khai báo bao gồm:

o Danh tính bạn đọc

o Địa chỉ chính

o Thông tin liên lạc

o Thư viện quản lý bạn đọc

o Thiết lập của thư viện cho tài khoản bạn đọc

o Tài khoản đăng nhập vào giao diện OPAC/ Intranet

o Lựa chọn các thông báo từ hệ thống

 Chọn “Lưu” để tạo mới một tài khoản bạn đọc hoặc “Hủy bỏ” để hủy việc tạo

mới bạn đọc

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

Để sử dụng công cụ nhập nhiều bạn đọc cùng một lúc, bạn truy cập vào “Trang chủ” => “Công cụ bổ trợ” => “Nhập bạn đọc theo lô” hoặc bạn chọn “Khác” =>

“Công cụ bổ trợ” => “Nhập bạn đọc theo lô” ở phía trên bên trái của giao diện Giao

diện nhập bạn đọc theo lô được hiển thị

Để có thể nhập được nhiều bạn đọc vào trong hệ thống, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chuẩn bị tệp tin CSV chứa thông tin bạn đọc các bạn đọc bạn định nhập vào Mẫu file CSV bạn có thể tải về từ giao diện

 Chọn “Browse” Tạo đường dẫn tới file của bạn trên máy tính

 Bạn có thể nhập thông tin chung cho tất cả các bạn đọc

 Chọn hướng xử lý khi hệ thống phát hiện ra tài khoản bạn đọc bị trùng lặp

 Chọn “Nhập bạn đọc” để nhập bạn đọc vào hệ thống

Sau khi hoàn tất việc nhập bạn đọc, hệ thống sẽ hiển thị thông báo tới bạn đọc:

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

Để tìm kiếm bạn đọc trong hệ thống, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Nhập từ khóa tìm kiếm vào trong ô tìm kiếm (từ khóa có thể là số thẻ bạn đọc hoặc tên bạn đọc)

 Chọn “Tìm kiếm” Hệ thống sẽ tìm kiếm và đưa ra kết quả cho bạn

Chú ý: Bạn có thể mở rông phạm vi tìm kiếm bằng các cách sau đây:

o Bạn có thể liệt kê các bạn đọc có tên bắt đầu bằng các chữ cái được liệt

kê ở trên

Hệ thống sẽ tìm kiếm và hiển thị tất cả các bạn đọc thỏa mãn

o Kích vào phím “+” bên trái từ “Tìm kiếm” để mở rộng giới hạn tìm

kiếm

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

Để truy cập vào giao diện tài khoản bạn đọc, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Tìm kiếm bạn đọc cần chỉnh sửa trong hệ thống

 Từ kết quả tìm kiếm, kích chuột vào tên bạn đọc Khi đó giao diện tài khoản bạn đọc được hiển thị

Trong giao diện tài khoản bạn đọc, bạn có thể chỉnh sửa thông tin tài khoản bằng cách sau đây:

 Chọn nút “Chỉnh sửa” phía trên bên trái màn hình để thay đổi toàn bộ thông tin tài khoản bạn đọc hoặc chọn chữ “Chỉnh sửa” màu xanh để chỉnh sửa thông tin

từng phần riêng lẻ

Giao diện chỉnh sửa thông tin tài khoản bạn đọc được hiển thị:

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

 Thay đổi thông tin tài khoản bạn đọc

 Chọn “Lưu” để lưu lại thông tin thay đổi

Bạn có thể thay đổi mật khẩu đăng nhập vào tài khoản bạn đọc bằng cách sau:

 Chọn “Thay đổi mật khẩu” để thay đổi mật khẩu

 Thay đổi mật khẩu tài khoản đăng nhập (bạn cũng có thể thay đổi tên đăng nhập của tài khoản)

 Chọn “Lưu” để lưu lại thay đổi của bạn

Bạn có thể sử dụng lại các thông tin cơ bản của tài khoản bạn đọc hiện tại để tạo mới một tài khoản khác Bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn “Sao chép bạn đọc” trên giao diện tài khoản bạn đọc Khi đó giao diện

được hiển thị như sau:

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

 Khai báo thêm thông tin cho tài khoản mới

 Chọn “Lưu” để tạo thêm một tài khoản bạn đọc mới

Để xóa bỏ tài khoản bạn đọc trong hệ thống, bạn có thể thực hiện theo hai cách sau đây:

Thực hiện các bước sau đây:

 Tìm kiếm bạn đọc cần xóa khỏi hệ thống

 Vào giao diện thông tin tài khoản bạn đọc

 Chọn “Thêm” => “Xóa tài khoản” Tài khoản bạn đọc sẽ bị xóa khỏi hệ thống

Chú ý: Bạn chỉ có thể xóa tài khoản bạn đọc khi bạn đọc đó không mượn tài

liệu và nợ tiền phạt của thư viện

Khi một khóa sinh viên ra trường hoặc trong hệ thống có nhiều tài khoản hết hạn Bạn có thể thực hiện thao tác xóa bỏ một loạt các tài khoản bạn đọc khỏi hệ

thống Để thực hiện việc này, bạn truy cập “Trang chủ” => “Công cụ bổ trợ” =>

“Xóa bạn đọc theo lô” Khi đó giao diện hiển thị như sau:

 Bạn có thể thực hiện xóa toàn bộ các tài khoản bạn đọc thỏa mãn các điều kiện được thiết lập, bao gồm:

o Những tài khoản không được mượn tài khoản từ ngày (những tài khoản hết hạn sau ngày thiết lập

o Những tài khoản hết hạn trước ngày

o Những tài khoản trong kiểu bạn đọc được lựa chọn

 Chọn “Tiếp tục” để tiếp tục Hệ thống sẽ tìm kiếm và đưa ra cảnh báo

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

 Chọn “Kết thúc” để xóa toàn bộ các tài khoản được tìm thấy thỏa mãn điều

kiện

Khi một tài khoản sắp hết hạn bạn có thể gia hạn tài khoản bạn đọc Bạn thực hiện như sau:

 Tìm kiếm bạn đọc cần được gia hạn

 Vào giao diện thông tin tài khoản bạn đọc

 Chọn “Thêm” => “Gia hạn tài khoản”

Hệ thống xuất hiện cảnh báo

 Chọn “OK” để tiếp tục Hệ thống sẽ tự động gia hạn tài khoản bạn đọc theo thời

gian cho phép của kiểu bạn đọc đó

Trong một số trường hợp, cán bộ thư viện có thể cần tạm khóa tài khoản bạn đọc Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Truy cập vào giao diện tài khoản bạn đọc

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

 Nhập lý do hạn chế và ngày mở lại tài khoản sau đó lựa chọn “Hạn chế”

 Tài khoản của bạn đã bị tạm khóa tới thời gian xác định

7 Cập nhật ảnh đại diện bạn đọc

Để cập nhật ảnh đại diện của bạn đọc, bạn thực hiện các thao tác sau đây:

 Chọn “Browse” để lựa chọn tệp tin hình ảnh đại diện của bạn đọc

 Chọn “Tải lên” để tải tệp tin hình ảnh lên cơ sở dữ liệu Hình ảnh đại diện bạn

đọc được hiển thị góc trên bên trái của tài khoản

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

Cán bộ thư viện có thể tiến hành xuất đăng ký cá biệt của các tài liệu bạn đọc trả lại thư viện trong ngày ra một tệp tin trên máy tính Để thực hiện việc xuất dữ liệu, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn “Thêm” => “Xuất bản tài liệu ghi trả trong này” để xuất dữ liệu từ tài

khoản bạn đọc

Hộp thoại xác nhận xuất hiện

Chọn “OK” để xuất dữ liệu ra tệp tin máy tính

Ngoài các tính năng chính ở trên, trong giao diện chính của tài khoản bạn đọc bạn có thể thực hiện các tính năng sau đây:

In phiếu thông tin của bạn đọc (thông tin tài khoản, các tài liệu đang mượn…)

Bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn “In” trong giao diện tài khoản bạn đọc

 Chọn thông tin cần in Hệ thống xuất hiện cửa sổ lựa chọn máy in

Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc

Kiểm tra các thông tin lưu thông của tài khoản bạn đọc

Bạn thực hiện như sau:

 Chọn thẻ “Ghi mượn” để kiểm tra các tài liệu bạn đọc đang mượn của thư viện

 Chọn thẻ “Tiền phạt” để kiểm tra số tiền phạt bạn đọc còn nợ, thu hồi khoản

tiền phạt, loại bỏ khoản tiền phạt…

 Chọn “Lịch sử ghi mượn” để kiểm tra lịch sử mượn tài liệu của bạn đọc

 Chọn “Xem nhật ký” để kiểm tra thông tin về các lần đăng nhập và tác động

vào hệ thông trên giao diện nhân viên của tài khoản

 Chọn “Thông báo” để kiểm tra các tin nhắn hệ thống gửi tới bạn đọc

 Chọn “Thống kê” để xem các thống kê liên quan đến tài khoản bạn đọc

 Chọn “Tệp tin” để xem các tệp tin đính kèm với tài khoản bạn đọc (VD: Tệp tin

hồ sơ bạn đọc…)

 Chọn “Đặt mượn” để kiểm tra các đặt mượn của bạn đọc