bài giảng môn quản trị mua hàng và lưu kho chương 5 quản lý đóng hàng hóa và hệ thống cung ứng

Hệ thống này bao gồm nhiều tiểu hệ thống sau: - Tính toán nhu cầu và lên kế hoạch mua hàng - Hệ thống quản lý tồn kho tối ưu hoá - Xác định tồn kho an toàn - Thiết lập một hệ thống cung

Trang 1

QUẢN TRỊ MUA HÀNG VÀ LƯU KHO

Chương 5

QUẢN LÝ DÒNG HÀNG HÓA VÀ

HỆ THỐNG CUNG ỨNG

1. Tính toán nhu cầu

2. Lưu kho và quản lý tồn kho

Trang 2

MUA HÀNG HIỆU QUẢ

Để đạt được hiệu quả, chức năng mua hàng phải được bổ sung bởi một hệ thống mua hàng nghiêm ngặt Hệ thống này bao gồm nhiều tiểu hệ thống sau:

- Tính toán nhu cầu và lên kế hoạch mua hàng

- Hệ thống quản lý tồn kho tối ưu hoá

- Xác định tồn kho an toàn

- Thiết lập một hệ thống cung ứng nối liền doanh

nghiệp với nhà cung cấp

Trang 3

1 TÍNH TOÁN NHU CẦU và

XÁC ĐỊNH MỘT CHƯƠNG TRÌNH CUNG ỨNG

1. Nguyên tắc chung

2. Xác định kế hoạch giám đốc

3. Tính toán nhu cầu theo thành phần và

chi phí dự đoán

Trang 4

1 TÍNH TOÁN NHU CẦU

1.1 Nguyên tắc chung:

1.1- Cơ sở dữ liệu:

- Danh mục

- Gam hàng lắp ráp hoặc sản xuất

- Phiếu kho

- Thời hạn và chu kỳ

- Tỉ lệ hàng bỏ đi

Trang 5

1.1.1- Cơ sở dữ liệu:

1.1.1.1- Danh mục: mô tả chi tiết thành

phần của sản phẩm từ nguyên vật liệu đến thành phẩm với các hệ số lắp ráp

Trang 6

1.1.1.2- Gam hàng lắp ráp hoặc sản xuất:

mô tả tính đồng nhất của các hoạt động khởi đầu giúp cho việc thực hiện một mã hàng và cho mỗi hoạt động cần có:

- Thời gian tiêu chuẩn

- Sự đồng nhất của các thiết bị và dụng cụ cần thiết

- Trình độ nghiệp vụ có được.

Trang 7

1.1.1.3- Năng lực sản xuất:

Cần xác định rõ cấp độ của khả năng sản xuất và các phương tiện hỗ trợ để tăng

hoặc giảm tùy theo những trường hợp tiềm năng sản xuất.

Trang 8

1.1.1.4- Phiếu kho: liên quan đến tất cả

nguyên vật liệu cho sản xuất và thành

phẩm Phiếu kho dùng theo dõi tất cả các chuyển động của tồn kho.

Trang 9

1.1.1.5- Thời hạn và chu kỳ: để theo dõi

việc sản xuất đúng hạn.

1.1.1.6- Tỉ lệ hàng bỏ đi : thông tin cần thiết

để tăng số lượng đặt hàng nguyên vât liệu theo tỉ lệ hàng bỏ đi

Trang 10

1.1.2- Các bước chính và phạm vi kế

hoạch hóa:

Cần có những thông tin sau:

- Dự báo bán hàng cho các thành phẩm đã bán được

- Sổ đặt hàng chính xác cho phép dự báo tốt hơn

- Cuối cùng, dự báo nhu cầu của các bán thành phẩm rời và dịch vụ sau bán hàng.

Trang 11

1.1.2- Các bước chính và phạm vi kế hoạch hóa:

Sau khi đã xác định các chỉ tiêu thương mại, các bước tiếp theo là:

- Xác định kế hoạch bán hàng và giao hàng

- Xác định liên kết một kế hoạch giám đốc về sản xuất và một kế hoạch dự trữ hàng thành phẩm.

- Tính toán nhu cầu bán thành phẩm và các chi phí dự trù.

- Tính đến các trở ngại trong sản xuất, đánh giá chi phí, …

Cần thiết tính đến phạm vi kế hoạch hoá cần thiết cho từng công đoạn sản xuất trong đó các dự báo, các kế hoạch

khác phải được diễn giải.

Trang 12

1.2- Xác định kế hoạch giám đốc:

Kế hoạch giám đốc là kế hoạch sản xuất tầm trung hạn

cho thành phẩm

Trang 13

1.2 Xác định kế hoạch giám đốc:

Các chọn lựa để xây dựng kế hoạch:

- Hoặc xây dựng theo đơn hàng : chọn kế hoạch sản

xuất gắn liền với bán hàng thực tế;

- Hoặc quyết định xây dựng một nhịp độ sản xuất

cho cả năm và xây dựng tồn kho dao động theo

phạm vi Vì vậy việc xây dựng dựa trên dự báo

- Hoặc chọn một giải pháp trung gian để xây dựng

một phần tồn kho, phần còn lại thay đổi theo thực tế của khả năng sản xuất

 Xây dựng kế hoạch dựa trên chiến lược

Trang 14

1.3. Tính toán nhu cầu theo thành phần

và chi phí dự đoán:

Phương pháp này tương đương với phương pháp

MRP (Material Requirement Planning)

1.3.1- Logic cơ bản: qui trình có nhiều bước:

1.3.1.1- Tính toán nhu cầu chính xác:

- Xác định nhu cầu từ phía trên

- Tính toán nhu cầu gộp ở cấp độ hiện tại

- Kiểm tra tồn kho

- Tính toán nhu cầu chính xác ở cấp độ hiện tính

- Đưa xuống công đoạn tiếp theo để tính nhu cầu

Trang 15

1.3- Tính toán nhu cầu theo thành

phần và chi phí dự đoán:

Ví dụ:

(1) Một bộ phận Y của sản phẩm gồm có 8

bán thành phẩm A, 2 bán thành phẩm B,

5 bán thành phẩm C Nhu cầu tổng cộng

là 3 sản phẩm Tính nhu cầu các bán

thành phẩm.

(2) Tính lại nhu cầu trong trường hợp trong

kho còn 4 bán thành phẩm A, 4 bán

thành phẩm B đang trong quá trình chuẩn

bị giao hàng.

Trang 16

1.3- Tính toán nhu cầu theo thành

1.3.1.2- Trường hợp hàng loại bỏ và thành phần rời:

- Tính toán nhu cầu có tính đến tỉ lệ hàng loại bỏ của từng bán thành phẩm

- Có tính đến nhu cầu bán hàng của các bán thành phẩm.

Ví dụ: Tính lại nhu cầu trong (2) trong trừơng

hợp tỉ lệ loại bỏ của A là 20%, của B là 15% và cần thêm 5 bán thành phẩm C để giao cho khách hàng

Trang 17

1.3 - Tính toán nhu cầu theo thành

1.3.1.3- Thành phần chung cho nhiều sản phẩm:

- Tính nhu cầu chính xác của từng khu vực

- Tập trung lại để tính nhu cầu cho từng giai đoạn

1.3.1.4- Xác định lên kế hoạch cho nhu cầu: tính

đến thời hạn

Nhu cầu được tính toán như sau:

- Mức độ nhu cầu của thành phẩm (ví dụ)

- Mức độ nhu cầu của các nhóm kế tiếp (ví dụ)

- Mức độ nhu cầu của các thành phần sơ cấp (ví dụ)

Trang 18

1 TÍNH TOÁN NHU CẦU VÀ XÁC ĐỊNH

MỘT CHƯƠNG TRÌNH CUNG ỨNG

Đơn đặt hàng và kế hoạch sản xuất sản phẩm X của công ty

A như sau :

Cần giao cho khách hàng sản phẩm X theo thứ tự như sau :

 Tuần 9 : 400 sản phẩm

 X được lắp ráp từ 2 bán thành phẩm Y Tuần thứ 4, trong

kho còn 1200 Y

 Bán thành phẩm Y được cấu thành từ 3 nguyên liệu Z

Tuần thứ 2, trong kho có 1500 Z.

 Thời gian để sản xuất X từ Y là 1 tuần

 Thời gian để sản xuất Y từ Z là 4 tuần

 Thời gian giao hàng Z của nhà cung cấp là 2 tuần.

Trang 19

1.3.2- Cập nhật việc kế hoạch hóa:

Có hai phương pháp: phân tích toàn bộ và phân tích từng phần

1.3.2.1- Phân tích toàn bộ :

- Phải đi từng chi tiết trong danh mục nhu cầu và phải làm lại toàn bộ cho từng giai đoạn.

- Ảnh hưởng đến sản xuất của từng giai đoạn

- Không nên làm thường xuyên, chỉ làm khi có dự báo thay đổi lớn và quan trọng.

1.3.2.2- Phân tích từng phần:

- Xác định lại nhu cầu ở phần quan tâm

- Nhịp độ phân tích cao

- Thích ứng liên tục với hoạt động bán hàng dự báo.

Trang 20

1.3.3- Bổ sung và những thích ứng của MRP:

1.3.3.1- Nhu cầu gắn liền và nhu cầu độc lập:

- Nhu cầu gắn liền: nhu cầu biến đổi theo nhu cầu của thành phẩm

- Nhu cầu độc lập: nhu cầu các phụ kiện tách rời sử dụng không thường xuyên,

1.3.3.2- Điều chỉnh chi phí/ năng lực: Có 3 phương pháp

- Giữ nguyên bố trí ban đầu và tạo ra và quản lý các hàng chờ : nguy cơ thiếu hụt trong quà trình sản xuất.

- Đưa lên trong thời gian đó đền khi nào tìm thấy năng lực

sẵn có,

- Thay đổi mà không có trở ngại năng lực sản xuất và không chấp nhận các hàng chờ Tìm phương tiện để thực hiện đơn hàng đúng hạn.

Trang 21

1.3.3.3- Xác định độ lớn theo lô đưa vào sản xuất:

- Khi có những trờ ngại kỹ thuật (đơn vị xử lý, số lượng chào hàng theo chiết khấu, )

- Trở ngại về kinh tế, yêu cầu xây dựng những lô có độ lớn cố định; hay số lượng chắc chắn thay đổi

Những trường hợp này cần triển khai các mẫu phân tích, hoặc phương pháp tối ưu hóa và kỹ thuật

định lượng trong quản lý tồn kho

Trang 22

1.3.3.4- Sự cần thiết của tồn kho an toàn

- Cho chạy phần mềm MRP theo một chu kỳ cao để có thể sửa đổi thường xuyên

- Tạo an toàn bằng cách thêm vào MRP một giới hạn bổ sung áp dụng cho các thời hạn khác

nhau

- Cuối cùng, xây dựng một mức tồn kho an toàn cho các thành phần để phòng ngừa các bất ngờ có thể xảy ra

Trang 23

1.3.4- Sự kéo theo mang tính tổ chức:

Phần mềm MRP cần có sự cộng tác của các nhân sự liên quan như sau:

- Phòng hành chính thương mại và bán hàng

- kế hoạch hóa sản xuất

- Mua hàng/ cung ứng

- Quản lý tồn kho

Sự cộng tác này mang lại lý do đầu tiên của sự thỏa mãn nhu cầu trong sản xuất

Trang 24

2 LƯU KHO VÀ QUẢN LÝ TỒN KHO

2.1 Lý do phải lưu kho

2.2 Các hệ thống quản lý tồn kho

2.3 Phân tích chi phí lưu kho

2.4 Tính toán số lượng đặt hàng tối ưu

2.5 Tính toán thời gian, chi phí và độ dài của chu kỳ

2.6 Định nghĩa “cấp độ dịch vụ” và tính toán tồn kho an toàn.

2.7 Tính toán chỉ tiêu lưu kho.

2.8 Phân tích ABC đối với hàng tồn kho.

Trang 25

2.1 Lý do phải lưu kho

- Mục đích của lưu kho là làm phần đệm giữa cung và cầu

- Giúp hoạt động sản xuất diễn ra trôi chảy và tránh bị gián đoạn.

- Có thể yêu cầu nhiều hơn mong đợi, vào thời gian không dự kiến.

- Đáp ứng đủ khi giao hàng muộn hoặc đơn hàng nhỏ.

- Có được thuận lợi về giá đối với đơn hàng lớn.

- Cho phép mua hàng khi giá thấp và sắp tăng giá.

- Cho phép mua hàng ngoài sản xuất và khó tìm

- Để làm hàng thời vụ

- Giảm chi phí vận chuyển

- Giải quyết tình huống khẩn cấp

- Có thể mang lại lợi nhuận khi lạm phát cao.

Trang 26

2.2.1- Hệ thống bổ sung định kỳ

- Ngày đặt hàng được báo trước

- Đặt hàng cần thiết để đưa tồn kho về mức đã định (tồn kho tối đa)

- Số lượng phụ thuộc vào quyết định đặt hàng và tồn kho hiện tại.

2.2.2- Hệ thống ngay khi đặt hàng:

- Xác định mức độ phát đơn hàng

- Đặt hàng khi tồn kho ở ngưỡng báo động hay tối thiểu.

- Theo dõi tồn kho đến khi đạt ngưỡng đặt hàng

- Đặt hàng ngay với số lượng được định trứơc, không thay đổi.

Trang 27

2.2.3- Chọn lựa giữa hai hệ thống:

Nguyên tắc chọn lựa:

- 1 Tùy thuộc vào loại hệ thống theo dõi tồn kho có thể triển

khai trong công ty.

- 2 Dựa trên chi phí tồn kho tương ứng

- 3 Dựa trên một số tình huống đặc biệt như : mua hàng tập

trung, đặt hàng theo số lượng cố định hay vượt qua ngưỡng

hưởng chiết khấu,…

- 4 Tùy theo phương thức cung ứng của nhà cung cấp

- 5 Tùy thuộc vào khối lượng công việc của bộ phận thu mua.

Cuối cùng là việc sử dụng phần mềm xử lý tự động các việc cung ứng giúp bộ phận mua hàng xử lý tốt các tình huống để chọn lựa hệ thống quản lý tồn kho

Trang 28

Tổng chi phí lưu kho hàng năm thường chiếm khoảng

25% giá trị hàng lưu kho

1. Chi phí đơn vị: giá sp phải thanh toán cho ncc.

2. Chi phí đặt hàng lại: chi phí lặp lại một đơn hàng

của một mặt hàng nào đó

3. Chi phí lưu kho: phí giữ hàng 1 đơn vị hàng hóa

trong kho trong 1 khoảng thời gian

4. Phí thiếu số lượng: xảy ra khi cần hàng mà không

có tồn kho

Trang 29

Cách tính tổng chi phí lưu kho hàng năm theo % trên

chi phí đơn vị như sau:

Trang 30

Ví dụ: Lương của một nhân viên mua hàng là 16000

USD/năm, và những chi phí tuyển dụng khác là

3000USD/năm, và ngân sách cho các chi tiêu về điện thoại, thông tin và VPP và bưu điện là 6200 USD/năm Trong 1 tháng, nhân viên này thực hiện

100 đơn hàng Khi hàng hóa đến nơi thì có phí

kiểm tra là 15USD/đơn hàng Phí vay tiền là

9%/năm, tỉ lệ thất thoát là 5% và phí bảo hiểm và chi phí khác trung bình khoảng 4%

Tính phí đặt hàng lại và phí lưu kho

Trang 31

Bài giải:

Tổng số đơn đặt hàng 1 năm là:

12x100 = 1200 đơn hàng

Phí đặt hàng lại cho 1 đơn hàng là:

- lương = 16000/1200 = 13.33 $/đơn hàng

- phí tuyển dụng khác = 3000/1200=2.5 $/đơn hàng

- phí khác = 6200/1200 = 5.17 $/đơn hàng

- phí kiểm tra = 15 $/đơn hàng

Vậy phí đặt hàng lại là:

13.33 + 2.5 + 5.17 + 15 = 36 $/đơn hàng

Trang 32

Bài giải (tt):

Phí lưu kho bao gồm tất cả các phí phát sinh

khi lưu kho Đó là:

- phí vay tiền = 9%

- thất thoát = 5%

- bảo hiểm và thuế = 4%

Vậy phí lưu kho là 9+5+4= 18% giá trị tồn

kho một năm

Trang 33

Số lượng đặt hàng tối ưu Q được tính như sau:

Q= (2RD/H)1/2

trong đó:

D: nhu cầu R: phí tái đặt hàng H: phí lưu kho

Tổng chi phí cho một đơn vị thời gian là:

C = tổng phí tái đặt hàng + tổng phí lưu kho

= RD/Q + HQ/2

Trang 34

Ví dụ: Nhu cầu mua giấy in ở một công ty là

20 thùng/tháng Giá mỗi thùng là 50$ Chi phí đặt một đơn hàng và sắp xếp giao hàng là 60$ và phí lưu kho là 18$/thùng/năm

Tính toán số lượng đặt hàng tối ưu, chu kỳ đặt hàng và chi phí.

Trang 35

Chi phí biến đổi là:

C= tổng phí tái đặt hàng + tổng phí lưu kho = RD/Q + HQ/2 = 60x240/40 + 18x40/2 = 360 + 360 = 720 $/năm

Trang 36

2.5 Thời gian, chi phí và độ dài chu kỳ lưu kho

Tính đến chi phí mua hàng cho một năm, với số lượng cần là D và giá đơn vị là U Thêm chi phí này vào chi phí biến đổi C, ta có tổng chi phí trữ hàng là:

Tổng chi phí= UD+C = 50x240+720= 12720 $/năm

Mỗi lần đặt hàng là 40 thùng và sử dụng 20 thùng/

tháng nên chu kỳ đặt hàng là 2 tháng Chúng ta có thể tính theo công thức chu kỳ T như sau:

T = Q/D = 40/240 = 1/6 năm hay 2 tháng

Trang 37

Thời gian dự phòng (L): khoảng thời gian từ

khi đặt hàng đến khi hàng hóa vào đến kho Giả sử thời gian này không đổi.

Mức đặt hàng lại (ROL): với nhu cầu không

đổi D, đơn hàng tái lập khi tồn kho còn sử

dụng được trong khoảng thời gian dự trù L: Mức đặt hàng lại = thời gian dự trù x nhu cầu ROL = LD

Trang 38

Ví dụ:

Nhu cầu của một sản phẩm là 20 sp/tuần, phí tái đặt hàng là 125$/đơn hàng và phí lưu kho là 2$/sp/tuần.

Nếu nhà cung cấp cam kết giao hàng trong vòng 2 tuần thì chính sách đặt hàng tốt nhất cho sản phẩm này là bao nhiêu?

Trang 39

Trang 40

2.6 Nhu cầu không ổn định và

Tính toán tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn được sử dụng nếu nhịp độ sử dụng hàng tồn kho thay đổi ROL tăng lên một khoảng bằng tồn kho an toàn.

ROL= LD + tồn kho an toàn

Cấp độ dịch vụ: xác suất không đứt hàng

tồn kho trong chu kỳ dự trữ Xác suất dùng để xác định hệ số Z tính tồn kho an toàn.

Trang 41

Trong đó:

Z: số độ lệch chuẩn tính từ trung bình, xác suất có thể tìm thấy trong các bảng thống kê (Ví dụ: Z=1 tương đương 15,9% tồn

kho thiếu hụt; Z=2 ~ 2.3%; Z=3 ~ 0.1%)

α : độ lệch chuẩn

L: khoảng thời gian dự phòng

Trang 42

Ví dụ:

Công ty Kitchen Furnishing có một cửa hàng bán lẻ các loại tủ bếp Nhu cầu tủ bếp thông thường là 200 sp/tuần và độ lệch chuẩn là 40sp Phí đặt hàng lại tính cả phí giao hàng là 200$, phí lưu kho là 6$/sp/năm và thời gian dự phòng là 3 tuần Miêu tả chính sách đặt hàng với cấp độ dịch vụ cho cửa hàng là 95% Chi phí lưu kho an toàn trong trường hợp này là bao nhiêu? Chi phí sẽ tăng bao nhiêu khi cấp độ dịch vụ yêu cầu là 97%?

Trang 43

3x200 + tồn kho an toàn

600 + tồn kho an toàn

Trang 44

Trang 45

Phí lưu kho an toàn= tồn kho an toàn x H

= 114 x 6 = 684 $/nămNếu cấp độ dịch vụ là 97%, Z=1.88 và:

= 1.88 x 40 x 31/2 = 130Phí lưu khho an toàn = tồn kho an toàn x H

= 130 x 6 = 780 $/năm

Trang 46

2.7 Tính toán chỉ tiêu lưu kho

Số lượng đặt hàng

= chỉ tiêu lưu kho – tồn kho hiện có.

Tồn kho an toàn = Z x độ lệch chuẩn của

nhu cầu vượt (T+L) = Zα(T+L)1/2

Chỉ tiêu lưu kho = nhu cầu trung bình (T+L)

+ tồn kho an toàn

= D(T+L) + Zα(T+L)1/2

Định dạng
Số trang	47
Dung lượng	140,5 KB