Xây dựng mô hình ban quản lý chuyên trách – tối ưu hóa hoạt động cho vay các chương trình cấp nước tại ngân hàng phát triển việt nam

Bản thân hiện đang công tác tại Ban quản lý Vốn nước ngoài, chuyên trách các chương trình cấp nước vay vốn ODA, một thực tế đang diễn ra tại BQL là có quá nhiều các chương trình cấp nước

BÀI TẬP CÁ NHÂN QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC

Yêu cầu “Phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho doanh nghiệp nơi bạn đang làm việc”.

Đề tài lựa chọn: “Xây dựng Mô hình Ban Quản lý Chuyên trách – Tối ưu hóa hoạt động cho vay các Chương trình cấp nước tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam”

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM”

NỘI DUNG

LỜI NÓI ĐẦU 4

I BỐI CẢNH QUẢN LÝ 5

1 Ngân hàng Phát triển Việt Nam và hoạt động cho vay các dự án cấp nước 5

2 Yêu cầu về một mô hình quản lý tập trung 5

II THÁCH THỨC TỪ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HIỆN TẠI 7

1 Đối với các nguồn vốn Tín dụng Đầu tư 7

2 Đối với các nguồn vốn ODA đặc biệt7

III ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG BAN QUẢN LÝ CHUYÊN TRÁCH 9

1 Sơ đồ tổ chức 9

2 Phân nhiệm rõ ràng giữa các thành viên BQL 9

3 Xây dựng Kế hoạch triển khai 12

IV KẾT LUẬN 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

LỜI NÓI ĐẦU

Bối cảnh hội nhập Kinh tế quốc tế cùng với yêu cầu phát triển của toàn xã hội, mọi doanh nghiệp từ doanh nghiệp nhà nước đến các doanh nghiệp tư nhân đều tự ý thức yêu cầu đổi mới, bởi đó là tất yếu cho tồn tại và phát triển

Ngân hàng Phát triển Việt Nam là một công cụ quản lý của Nhà nước, thực hiện các chính sách đầu tư phát triển của Chính phủ, phát triển cơ sở hạ tầng, đáp ứng các điều kiện dân sinh, thực hiện các chiến lược kinh tế xã hội của Đảng của Nhà nước Trước yêu cầu đó, việc đổi mới mình, tìm ra những mô hình quản lý có hiệu quả là một nhiệm

vụ thiết yếu

Bản thân hiện đang công tác tại Ban quản lý Vốn nước ngoài, chuyên trách các chương trình cấp nước vay vốn ODA, một thực tế đang diễn ra tại BQL là có quá nhiều các chương trình cấp nước tách biệt nhau, mỗi cán bộ đảm nhiệm một vị trí tương tự nhau tại các chương trình này, dẫn đến việc chưa tối ưu hóa được nguồn lực cũng như hiệu quả triển khai

Qua các kiến thức thu lượm từ môn học Quản trị Hành vi Tổ chức, tôi tự nhận thấy có rất nhiều hướng phát triển cho mô hình quản lý tại đơn vị mình nhằm tối ưu hóa hoạt động Việc hợp nhất các ban quản lý chương trình cấp nước vừa tối ưu hóa nhân sự tại đơn vị, tạo điều kiện cho các chủ đầu tư sớm đáp ứng được các điều kiện vay vốn, sớm triển khai các chương trình cấp nước, góp phần đạt mục tiêu quốc gia về cấp nước nói riêng

và định hướng phát triển kinh tế xã hội nói chung

XÂY DỰNG MÔ HÌNH BAN QUẢN LÝ CHUYÊN TRÁCH

CHO CÁC CHƯƠNG TRÌNH DỰ ÁN CẤP NƯỚC

I BỐI CẢNH QUẢN LÝ

1 Ngân hàng Phát triển Việt Nam và hoạt động cho vay các dự án cấp nước

Ngân hàng phát triển Việt Nam (Vietnam Development Bank) được thành lập theo Quyết định số 108/2006/QĐ-TTg ngày19/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ, NHPTVN là

tổ chức tài chính thực hiện chính sách của Nhà nước, có nhiệm vụ cung cấp tín dụng đầu

tư, bảo lãnh tín dụng đầu tư, hỗ trợ sau đầu tư, cho vay hỗ trợ xuất khẩu, bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Ngân hàng có Hội sở chính tại Hà Nội, một văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh, hai Sở giao dịch tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và 62 chi nhánh tại 62 tỉnh, thành phố, trong đó có 2 chi nhánh khu vực (tại Đăk Lăk và Cần Thơ) Tổng số cán bộ trong toàn hệ thống là 2.800 người

Hiện nay trong toàn hệ thống, NHPTVN đang quản lý gần 200 dự án/chương trình đầu

tư mới, cải tạo, nâng cấp, mạng lưới đường ống, nhà máy cấp nước được đầu tư bằng nguồn vốn tín dụng phát triển của Nhà nước và nguồn vốn ODA

Đối với nguồn vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước: việc quản lý do các phòng nghiệp vụ của Sở giao dịch, Chi nhánh NHPTVN tại các tỉnh, thành phố và Ban nghiệp

vụ của NHPTVN trực tiếp thực hiện

Đối với các nguồn vốn ODA thông thường: NHPTVN chỉ thực hiện quản lý cho vay lại theo ủy quyền của Bộ Tài chính, không thực hiện trách nhiệm thẩm định cũng như rủi ro tín dụng

Đối với các nguồn vốn ODA đặc biệt: NHPTVN trực tiếp tham gia quá trình thẩm định, quyết định cho vay, trực tiếp giải ngân đối với dự án Để quản lý, NHPTVN đã thành lập các BQL Chương trình với Giám đốc là một Phó Tổng của Ngân hàng, và các thành viên kiêm nhiệm là đại diện lãnh đạo từ các Ban nghiệp vụ Với từng chương trình, sẽ có một đơn vị tư vấn độc lập thực hiện việc biên soạn xây dựng các sổ tay quản lý vận hành chương trình để áp dụng thống nhất

2 Yêu cầu về một mô hình quản lý tập trung

Tháng 11/2009, Chính phủ đã phê duyệt định hướng cấp nước tới năm 2025 và tầm nhìn đến 2050, trong đó đặc biệt nhấn mạnh vai trò thành lập Quỹ đầu tư ngành nước NHPTVN là một trong những đơn vị được Chính phủ tin tưởng giao xây dựng cơ chế, tạo lập mô hình hoạt động tối ưu cho Quỹ ngành nước quốc gia

Sự tin tưởng của Đảng, Chính phủ, các bộ ngành quản lý và các nhà tài trợ đang đặt ra cho NHPT nhiều cơ hội: khẳng định mình, khẳng định vị thế vai trò là công cụ quản lý của Nhà nước, nhưng đồng thời cũng đặt ra cho NHPT nhiều thách thức: các dự án chưa gắn kết và hỗ trợ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau Các BQL Chương trình vẫn tồn tại độc lập, vận hành theo các quy trình riêng khó áp dụng thống nhất

Khi Quỹ ngành nước Quốc gia được đưa vào triển khai, các nguồn vốn sẽ được hợp nhất, khi đó, cần có một cơ chế quản lý dự án chung, hiệu quả và linh hoạt Việc tồn tại nhiều BQL chương trình tách biệt nhau sẽ không còn, thay vào đó là một ban quản lý có đầy

đủ chức năng, quản lý mọi mặt trong quy trình dự án Các nhân sự sẽ làm việc cố định và gắn kết Trước yêu cầu này, việc xây dựng một “mô hình quản lý chuyên trách” đang được coi là một hướng đi đúng đắn cho Quỹ ngành nước quốc gia Sẽ có nhiều điều mới, nhiều điều chưa biết phải đối mặt, nhưng sự thay đổi là một yêu cầu tất yếu, là động lực duy nhất định hướng và duy trì sự phát triển Điều quan trọng là Ngân hàng cần nhận ra những điểm yếu trong quy trình quản lý của mình, để chế ngự nó và hoàn thiện hơn trong mô hình mới

II THÁCH THỨC TỪ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HIỆN TẠI

1 Đối với các nguồn vốn Tín dụng Đầu tư

Quy trình quản lý được chia theo hai cấp: cấp chi nhánh và cấp hội sở Thông thường Chi nhánh sẽ thực hiện các bước thẩm định sơ bộ và yêu cầu chủ đầu tư hòan thiện hồ sơ nếu được duyệt vay, ký hợp đồng tín dụng, giải ngân thu nợ và thực hiện báo cáo định kỳ lên hội sở Hội sở thực hiện bước duyệt vay cuối, sắp xếp bố trí nguồn khi có đề nghị giải ngân, chuyển trả nợ cho Bộ Tài chính

Quy trình quản lý sẽ được vận dụng theo quy trình quản lý dự án tín dụng đầu tư chung của NHPT Quy trình này bộc lộ một số hạn chế sau:

Quy trình tín dụng đầu tư chung cho tất cả các ngành, không có quy định cụ thể về cấp nước, đặc biệt là các định mức ngành, gây khó khăn trong quá trình thẩm định, duyệt vay nhưng lại không thể áp dụng các quy chế của các nguồn vốn khác do không có các văn bản quy định cụ thể Công tác quản lý theo đó sẽ được dựa vào các quy trình tương tự đã làm trong cùng lĩnh vực hoặc đôi khi là khác lĩnh vực nhưng diễn ra gần đây

Quản lý dự án không theo chuyên môn cán bộ mà theo địa giới hành chính: một cán bộ

sẽ được giao quản lý nhiều tỉnh, mọi dự án phát sinh trên địa bàn tỉnh sẽ thuộc trách nhiệm quản lý của cán bộ, cho dù đó là dự án cà phê, cao su hay dự án cấp nước Điều này làm giảm sự chuyên sâu trong quản lý dự án của cán bộ Một cán bộ chuyên quản Hội Sở chính sẽ có rất nhiều đầu mối liên lạc tại chi nhánh và các đầu mối này không cố định, do sự phân nhiệm trong công việc của Lãnh đạo chi nhánh Điều này khiến việc theo dõi dự án gặp nhiều khó khăn và khó kết nối

Các cán bộ quản lý các dự án đến từ nhiều mảng chuyên môn nên kiến thức chuyên sâu

về cấp nước thường yếu kém và cũng có ít điều kiện được cập nhật các thông tin này Hồ

sơ được luân chuyển lần lượt qua các ban nghiệp vụ chứ không được xem xét đồng thời Điều này khiến tiến độ xử lý hồ sơ bị chậm, đặc biệt là trên Hội Sở chính khi tiếp nhận toàn bộ các dự án từ chi nhánh gửi về, nhiều cán bộ quản lý tới trên 50 dự án và dự án nào cũng trong tình trạng cần được ưu tiên hàng đầu

Ngoài ra, do không có bộ phận quản lý chuyên biệt, nên thông thường các dự án được quản lý đơn lẻ, không có kế hoạch Cán bộ phụ trách dự án mang tính thời vụ, công việc phát sinh thì xử lý, không có định hướng và tầm nhìn trước cho công việc Các dự án được sắp xếp, phân loại sẽ không đồng bộ, khó tìm kiếm và chiết suất số liệu Các cán bộ cũng không được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng và luân chuyên công việc theo năm cũng làm cho quá trình theo dõi và giám sát dự án bị ngắt quãng

2 Đối với các nguồn vốn ODA đặc biệt

Hiện tại NHPT đang thực hiện quản lý 04 Chương trình dự án cấp nước sử dụng nguồn vốn ODA (Chương trình cấp nước đô thị Việt Nam và Chương trình cấp nước Đồng bằng sông Hồng do WB tài trợ, Quỹ Quay vòng cấp nước Phần Lan, Chương trình cấp nước Đồng bằng sông Cửu Long) với tổng nguồn vốn xấp xỉ 4.600 tỷ đồng Triển khai, NHPT thành lập các BQL Chương trình với Giám đốc BQL là một Phó Tổng NHPT, các thành viên BQL là lãnh đạo các ban nghiệp cùng với một vài cán bộ chuyên quản từ Ban Quản lý Vốn nước ngoài (quản lý trực tiếp các nguồn ODA) Các chương trình sẽ có các

tư vấn hỗ trợ để xây dựng sổ tay quản lý

Hạn chế gặp phải đối với các BQL Chương trình/dự án gồm có:

Lãnh đạo và các thành viên là các cán bộ kiêm nhiệm, bên cạnh nhiệm vụ tại BQL Chương trình còn tham gia các nghiệp vụ khác tại Ban chuyên môn nên gần như không

có đóng góp cho quyết sách và quá trình hoạt động của BQL Chương trình Phần lớn các công việc do Chuyên quản của BQL Vốn nước ngoài nghiên cứu báo cáo lên Lãnh đạo Ban và tự triển khai mà không nhận được sự hỗ trợ cũng như ý kiến chuyên môn từ các ban nghiệp vụ liên quan

Các cán bộ chuyên quản với chuyên môn chính là kinh tế và ngoại ngữ dường như có phần hạn chế trong kỹ thuật cấp nước, vốn là đặc thù của các chương trình dự án Tiếp nhận các dự án, chuyên quản phải xin ý kiến các ban nghiệp vụ và thường mất nhiều thời gian Khi các yếu tố hình thành tổng mức đầu tư dự án thay đổi từng ngày từng giờ thì đôi khi quy trình thẩm định kéo dài nhiều tháng trước khi có kết quả cuối cùng, điều này cũng gây nhiều ảnh hưởng đến tính chính xác của công tác thẩm định giá sau này

Chuyên quản thụ động trong quản lý dự án do địa bàn đầu tư dự án ở xa, chưa có cơ chế giám sát linh hoạt ngoài các báo cáo giải ngân thu nợ được gửi lên hàng tháng

Mỗi BQL dự án sẽ có một sổ tay quản lý riêng, được lập dựa trên các quy định của Nhà tài trợ Và thông thường không thể áp dụng cho các chương trình dự án khác Và bản thân các đơn vị tư vấn xây dựng sổ tay quản lý cũng không có đủ thời gian để hiểu rõ quy trình vận hành của NHPT, để đánh giá đúng và có sự hỗ trợ đúng với thực tế triển khai tại ngân hàng

Các nguồn ODA với ưu đãi về vốn, thời gian vay nhưng lại chưa chặt chẽ về pháp lý tạo

kẽ hở cho chủ đầu tư chiếm dụng vốn, sử dụng vốn sai mục đích, làm mất đi ý nghĩa của dòng vốn ODA Hơn thế, các nguồn này thường yêu cầu mức độ tài sản bảo đảm thấp (thông thường là tài sản hình thành từ vốn vay với tính thanh khoản thấp), càng làm tăng yếu tố rủi ro cho công tác quản lý nguồn ODA

Bên cạnh đó, một điểm yếu khác là cơ chế lương cho cán bộ chưa hợp lý đang là rào cản giữ chân cán bộ làm việc lâu dài Cơ chế trả lương theo quy định của nhà nước dựa trên

hệ số bậc lương đa khá thấp so với các ngân hàng khác Trong tương lai nếu không có sự cải thiện cơ chế lương này, sẽ khó đảm bảo động lực cho cán bộ làm việc lâu dài

Từ các thách thức, hạn chế từ trong chính nội tại bản thân doanh nghiệp, sẽ cần có một

sự cải tổ mới trong quy cách xây dựng các ban quản lý Chương trình, nhân sự cần được

rà soát đảm bảo chuyên môn, được phân quyền và quan trọng phải được tạo điều kiện gắn kết ổn định với công việc, nắm công việc hàng ngày Đây cũng là cơ sở hình thành nên một BQL chuyên trách, có cơ chế hoạt động riêng làm hạt nhân mở rộng cho mô hình quản lý Quỹ ngành nước quốc gia

III ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG BAN QUẢN LÝ CHUYÊN TRÁCH

1 Sơ đồ tổ chức

Để tối ưu hóa hoạt động, BQL chuyên trách sẽ hoạt động giống như một ngân hàng thu nhỏ nơi các bước triển khai dự án gắn kết, tập trung hơn BQL chuyên trách sẽ có đủ các nhân sự tương ứng cho các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến quy trình của một dự án cấp nước Cụ thể:

Trong thời gian đầu vận hành BQL Chương trình, sẽ có một đơn vị tư vấn hỗ trợ kỹ thuật, thực hiện nhiệm vụ nâng cao năng lực cho BQL Chương trình

2 Phân nhiệm rõ ràng giữa các thành viên BQL

BQL hoạt động trên 3 phân nhóm chức năng: Nhóm điều hành, Nhóm chức năng và Nhóm hỗ trợ

Nhóm điều hành:

Giám đốc BQL Chương trình:

 Quản lý chung các hoạt động của Chương trình;

 Định hướng và phê duyệt các kế hoạch hoạt động, quản lý thực hiện Chương trình; thực hiện việc ra quyết định duyệt vay các dự án; giải ngân, thu nợ, gia hạn nợ, chỉ đạo thực hiện các giải pháp tín dụng, phương án khoanh nợ, xóa nợ, bán

nợ, quyết định xử lý Tài sản bảo đảm tiền vay của Dự án;

 Chỉ đạo quản lý và giám sát việc sử dụng vốn tín dụng và hoàn trả vốn cho các nhà tài trợ, chính phủ, các nhà đầu tư tài chính tham gia quỹ đầu tư ngành nước

Cán bộ điều phối dự án:

 Tham mưu cho Giám đốc BQLCT trong việc ra quyết định để thực hiện các hoạt động của Chương trình;

 Điều hành các công việc liên quan tới hoạt động của Chương trình theo ủy quyền của Giám đốc BQLCT;

 Quản lý, điều phối nhân sự của BQLCT;

 Rà soát các kế hoạch hoạt động của BQL Chương trình, phụ trách các báo cáo từ các cán bộ chức năng, tổng hợp hoạt động của BQL Chương trình để báo cáo lên lãnh đạo BQL

Nhóm chức năng:

Cán bộ Tín dụng:

 Soạn thảo hướng dẫn các nội dung liên quan tới quy trình tín dụng đảm bảo phù hợp yêu cầu của Chương trình;

 Thực hiện đánh giá năng lực chủ đầu tư phục vụ bước thẩm định duyệt vay;

 Tổng hợp vướng mắc trong quá trình giải ngân, thu nợ; lập giải pháp, đề xuất lên nhóm điều hành

 Tổng hợp nhu cầu sử dụng vốn; tổng hợp, rà soát việc bố trí kế hoạch giải ngân, kế hoạch trả nợ;

Cán bộ Kinh tế xây dựng:

 Thực hiện phân tích tài chính dự án cấp nước, cơ cấu nguồn vốn, đánh giá tính hợp lý đối với các giả định đầu vào tính toán của Chủ đầu tư, xác định tính hợp lý của Tổng mức Đầu tư và đề xuất các điều kiện vay cho Giám đốc BQL

 Tham gia đánh giá tính hợp lý của các hồ sơ nghiệm thu khối lượng, đề nghị giải ngân

từ phía chủ đầu tư, làm cơ sở ra quyết định cho Giám đốc BQL

 Theo dõi việc triển khai thực hiện, đề xuất giải pháp trên các khía cạnh kinh tế xây dựng của các Dự án

 Soạn thảo các hướng dẫn liên quan đến thẩm định phương án tài chính cho các dự án cấp nước

 Soạn thảo các hướng dẫn liên quan đến đánh giá kỹ thuật cấp nước: tiêu chuẩn áp dụng các công trình xử lý trong hệ thống cấp nước, yêu cầu về thiết kế mạng lưới, đảm bảo đáp ứng các điều kiện của Chương trình

 Thẩm định kỹ thuật các dự án cấp nước: phương án công nghệ, thiết kế cơ sở, thiết kế chi tiết dự án

Nhóm hỗ trợ:

Kế toán:

 Bảo đảm việc tuân thủ quy trình, hướng dẫn rút vốn, giải ngân và thu nợ khi thực hiện quản lý tài chính của Chương trình;

 Hệ thống hóa và theo dõi quy trình quản lý dòng tiền, soạn thảo các mẫu biểu kế toán;

 Thực hiện các thủ tục rút vốn về TKĐB; đảm bảo đáp ứng đủ nguồn trong quá trình giải ngân Dự án thuộc Chương trình;

 Quản lý số giải ngân, thu nợ (gồm gốc, lãi và số phí cho vay lại) cùng với số dư tài khoản đặc biệt, đề xuất nguồn để chuyển trả các nhà tài trợ khi thiếu hụt;

Phiên dịch:

Xuất phát từ việc Quỹ Đầu tư ngành nước được hợp nhất chủ yếu từ các nguồn ODA, với nhiều nhà tài trợ, bên cạnh việc yêu cầu trình độ ngoại ngữ chuẩn mực của các thành viên BQL, sẽ có thêm một bộ phận phiên dịch với mục đích thực hiện các nghiệp vụ văn phòng, trao đổi thông tin với các bên liên quan

Ưu điểm của mô hình quản lý chuyên trách:

 Phân nhiệm rõ ràng chức năng của các thành viên tham gia, dựa trên điểm mạnh chuyên môn của các cán bộ

 Tăng cường khả năng trao đổi giữa các thành viên, môi trường làm việc theo nhóm, tăng cường trao đổi, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc

 Các dự án được quản lý tập trung, rút ngắn thời gian so với mô hình hoạt động thông thường của NHPT Các cán bộ quản lý có điều kiện nghiên cứu sâu quá trình làm việc

để đúc rút kinh nghiệm, rút ngắn quá trình làm việc

 Hoạt động quản lý có quy trình chung nhất, được quy định cụ thể trong Sổ tay, tạo sự khách quan và thống nhất trong quy trình quản lý

 Các nhà tài trợ và chủ đầu tư dự án sớm tìm được tiếng nói chung do chỉ có một quy trình duy nhất cho hoạt động vay vốn, sẽ không phân biệt nguồn vay là ADB, WB, AFD hay Phần Lan

 Tinh giảm bộ máy quản lý cho các chương trình cấp nước tại ngân hàng Hiện tại việc tách biệt các nguồn, các BQL Chương trình vừa gây thiếu hụt nhân sự, đồng thời lãng phí nguồn lực cho việc xây dựng các sổ tay riêng đồng thời không tìm được tiếng nói chung để học hỏi kinh nghiệm giữa các ban quản lý