DỰ THẢO PHƯƠNG án CẢI TIẾN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ GIAO VIỆC, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TRONG CÔNG TY

Bạn hãy xác định các đặc điểm văn hóa của doanh nghiệp/tổ chức của bạn, phân tích một cách biện chứng để dẫn dắt đến những đề đạt đổi mới cần thiết giúp tăng cường khả năng cạnh tranh c

DỰ THẢO PHƯƠNG ÁN CẢI TIẾN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ: GIAO VIỆC, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN TOÀN CẦU TRÊN CƠ SỞ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC

***

Hà nội- 6/2011

Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định trong doanh

nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở

lý thuyết hành vi tổ chức?

Báo cáo trình bày dự án đổi mới cần được xây dựng theo cấu trúc như sau:

Cung cấp thông tin cô đọng về doanh nghiệp/tổ chức của bạn

Phát triển tầm nhìn đổi mới: Giải thích tại sao cần thay đổi một lĩnh vực nào đó

trong lĩnh vực hành vi tổ chức và tại sao mọi người cần tham gia thay đổi vào lúc này?

Phân tích sâu về vấn đề hành vi tổ chức: Phân tích trọng tâm vào một trong số

các lĩnh vực của môn học hành vi tổ chức mà bạn thấy có vấn đề hay cơ hội cần thay đổi trong doanh nghiệp hay tổ chức của bạn Bạn có thể khai thác các chủ đề theo gợi ý sau:

Phong cách lãnh đạo: nhiều nhà phân tích nhấn mạnh sự khác biệt giữa quản lý và

lãnh đạo Ứng dụng trong doanh nghiệp/tổ chức của bạn, hãy phân tích và xem xét phong cách lãnh đạo có khác biệt với quản lý không? Bạn cần diễn giải cụ thể và ứng dụng các khái niệm, lý thuyết làm cơ sở

Văn hóa doanh nghiệp: được coi là yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành các mục

tiêu của tổ chức Bạn hãy xác định các đặc điểm văn hóa của doanh nghiệp/tổ chức của bạn, phân tích một cách biện chứng để dẫn dắt đến những đề đạt đổi mới cần thiết giúp tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp/tổ chức của bạn thông qua văn hóa doanh nghiệp

Quyền lực và xung đột : là hai yếu tố gắn liền trong mọi tổ chức và có thể hữu ích

hoặc phá hủy một tổ chức Bạn hãy xác định nguồn quyền lực và xung đột trong doanh nghiệp/tổ chức của bạn Phân tích biện chứng và đề ra những giải pháp thực tế

Động viên khuyến khích nhân viên làm việc: Bạn hãy phân tích vấn đề hay cơ hội

động viên khuyến khích nhân viên làm việc khi xác định, quan sát và bình luận hiện trạng thái độ, năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp/tổ chức của bạn

Phát triển các đề xuất có giá trị: Các ý tưởng, sáng kiến đổi mới của bạn cần được

diễn giải cụ thể, tại sao các ý tưởng, sáng kiến đó quan trọng cho doanh nghiệp/tổ chức của bạn?

Xác định các bước hành động chi tiết và cụ thể cho dự án đổi mới của bạn:

Thời gian thực hiện dự án đổi mới là bao lâu? Cần ai tham gia? Như thế nào? Xác định các giai đoạn thực hiện then chốt?

TÊN ĐỀ TÀI LỰA CHỌN : DỰ THẢO PHƯƠNG ÁN CẢI TIẾN VÀ NÂNG

CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ: GIAO VIỆC, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN TOÀN CẦU TRÊN CƠ SỞ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC

MỤC LỤC

Trang

1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN TOÀN CẦU [1]

1.1.Giới thiệu chung 5

1.2.Hồ sơ pháp lý : 6

1.3.Tổ chức nhân lực của công ty: 7

2 KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CỦA CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TẠI TOMECO 8

2.1.Quản lý giao việc, đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân và nhóm làm việc trong công ty: 8

2.1.1- Sơ đồ quan hệ công việc: 8

2.1.2- Thông tin giao việc : 9

2.1.3- Mục tiêu hoàn thành công việc của cá nhân và nhóm 9

2.1.4 - Những yếu tố đảm bảo thành công của công việc: 9

2.1.5- Đánh giá hiệu quả công việc và ghi nhận: 10

2.2.Những tồn tại chủ yếu và yêu cầu, mục tiêu cải tiến nâng cao hiệu quả của quản lý về : Giao việc, đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân và nhóm trong tổ chức TOMECO 10

3.3 - Nguyên nhân gây nên những yếu kém, tồn tại trong tổ chức 12

3 GIẢI PHÁP THỰC HIỆN 13

3.1.Trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết cho lãnh đạo các cấp trong tổ chức 13

3.1.1 - Tìm hiểu và nắm vững tháp nhu cầu của Maslow 13

3.2.Tuyên truyền vận động cho toàn thể cán bộ nhân viên 14

3.3.Rà soát lại tổ chức, tiêu chuẩn hóa cán bộ và tái cơ cấu tổ chức 14

3.4.- Rà soát cải tiến các quy trình của hệ thống theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2008 15

3.5.- Tăng cường trang bị cơ sở vật chất và phương tiện làm việc: 15

3.6.Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá công việc 15

3.7.Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết và đạt chuẩn mực văn hóa cao 16

3.8.Xây dựng quy trình làm việc , kế hoặc hành động cụ thể và các chu kỳ đánh giá lại công tác cải tiến 16

4 DỰ TRÙ TIẾN ĐỘ THỜI GIAN THỰC HIỆN 17

5 KẾT LUẬN 18

NỘI DUNG

1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN TOÀN CẦU [1]

1.1.Giới thiệu chung

Công ty Cổ phần Cơ điện Toàn Cầu - đã được thành lập và phát triển trên cơ sở tiền thân là các Trung tâm và xưởng cơ điện chuyên ngành; Năm 2000 công ty TNHH cơ điện Toàn Cầu chính thức được thành lập và đến năm 2008 được chuyển đổi thành công

ty cổ phần cổ phần cơ điện Toàn Cầu

Để duy trì và phát triển ngày càng bền vững với thương hiệu “TOMECO” Công

ty đã không ngừng đầu tư phát triển, năm 2004 đã tiến hành xây dựng nhà máy sản xuất trên diện tích 10.000m2 tại cụm công nghiệp Ngọc Liệp Quốc Oai, Hà Nội Hiện nay công ty đã có một nhà máy sản xuất với dây chuyền thiết bị kỹ thuật công nghệ hoàn chỉnh, đủ điều kiện đáp ứng kịp thời các sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật cao, số lượng lớn

và chủng loại phức tạp Từ năm 2005 công ty đã chính thức vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2000 và đến 2009 hệ thống quản lý chất lượng của công ty cũng đã được công nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Kế thừa truyền thống và bề dày kinh nghiệm của gần 20 năm trưởng thành, hiện nay TOMECO là một tập thể đoàn kết và vững mạnh, có đông đảo cán bộ kỹ sư và đội ngũ công nhân có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, được trang bị đầy đủ phương tiện lao động và đã chế tạo thành công nhiều thiết bị công nghiệp phục vụ cho các ngành: Xây dựng, công nghiệp hóa chất, thực phẩm, khai thác và chế biến nông sản, khoáng sản

Sản phẩm “ Quạt công nghiệp, thiết bị công nghiệp và thiết bị xử lý môi trường” mang nhãn hiệu "TOMECO" đã phục vụ rộng khắp các tỉnh thành ở Việt Nam

như: Dự án cải tạo môi trường VIDAMCO; Dự án thông gió hầm bơm cho nhà máy nước Cáo Đỉnh, NM nước Nam Dư, công trình thủy điện Thác Bà ; Tổng công ty Prime; Tổng công ty LILAMA; Viện Nghiên cứu Cơ Khí; Viện cơ điện nông nghiệp và công nghệ sau thu hoạch; Viện VLXD ; các nhà máy xi măng: X78, X77, Xi măng cosevco

Đà Nẵng, Xi măng Sài Sơn, Xi măng Sài Gòn ; Các trung tâm hóa nghiệm: NM Z113, Z111, Z159

Sản phẩm của TOMECO không chỉ đáp ứng kịp thời cho các đơn vị trong nước

mà còn đem lại sự hài lòng cho các công ty liên doanh, các công ty nước ngoài tại Việt

Nam và đang từng bước hội nhập, phát triển cùng WTO ( sản phẩm đã xuất khẩu qua một số nước như: Australia, Cuba, Lào, Hàn Quốc, Malayxia, LB Đức, Trung Quốc )

1.2.Hồ sơ pháp lý :

1.2.1 - Đăng ký kinh doanh:

- Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN TOÀN CẦU

-Tên công ty viết bằng tiếng Anh:

TOAN CAU MECHANIC -ELECTRICAL JOINT STOCK COMPANY

-Tên công ty viết tắt: TOMECO.,JSC

-Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 86, Nguyễn Ngọc Nại, phường Khương Mai,

Quận ThanhXuân, thành phố Hà Nội

- Nhà máy sản xuất: TOMECO ANKHANG -Cụm công nghiệp Ngọc Liệp

Huyện Quốc Oai - Thành Phố - Hà Nội

*Điện thoại: 043 563 1130 * Fax: 043 563 3980

Website: www.tomeco.vn Email: toancau@tomeco.vn

- Ngành nghề kinh doanh:

 Thiết kế và chế tạo Quạt công nghiệp, thiết bị xử lý môi trường, thông gió, lọc bụi

và thiết bị chế biến nông sản

 Sản xuất lắp ráp và sửa chữa các thiết bị cơ điện, nông nghiệp, công nghiệp

 Tư vấn công nghệ, chế tạo, lắp đặt thiết bị cho các công trình xử lý nước và xử lý môi trường trong công nghiệp và dân dụng;

 Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng xe ô tô;

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa thuộc lĩnh vực kinh doanh

 Kinh doanh bất động sản

1.2.2 - Lo go Thương hiệu đã được bảo hộ sở hữu trí tuệ:

1.3.Tổ chức nhân lực của công ty:

người

Trình độ học vấn Thạc

sỹ

Đại học

Cao đẳng

Trun

g cấp

Công nhân

02

03 Văn Phòng kinh doanh 14

NHÀ MÁY

04 Phòng Quản lý sản xuất

nhà máy

10

2 KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CỦA CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TẠI TOMECO

2.1.Quản lý giao việc, đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân và nhóm làm việc trong công ty:

2.1.1- Sơ đồ quan hệ công việc:

Công việc được triển khai ở TOMECO nhằm để phục vụ các mục đích:

Thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước.

Sản xuất kinh doanh.

Phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

Chăm lo đời sống vật chất tinh thần của cán bộ nhân viên.

Đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị sản xuất.

Đầu tư phát triển bền vững, ổn định và lâu dài cho thương hiệu TOMECO

Vì vậy , công việc được mọi người cùng quan tâm chia sẻ và lo lắng cũng như được triển khai tích cực, chủ động ở nhiều cấp độ và vị trí khác nhau, thể hiện trong sơ đồ của hình 1.

Hình 1- Sơ giao việc theo khảo sát hiện trạng tại TOMECO

Thực chất theo lý thuyết về quản trị hành vi tổ chức thì mô hình này mang tính chất của mô hình dạng tháp hình chóp, nghĩa là là :

Ưu điểm:

-Tập trung quyền lực,

-Hạn chế sai sót do chủ quan và trình độ kém

-Công khai thông tin

 Nhược điểm:

-Hệ thống tập trung quan liêu qua nhiều tâng lớp nên phản ứng chậm chạp với các tình huống

-Tạo nhiều áp lực giả - do một việc có quá nhiều người nhắc đến và áp lực nhiều cấp chỉ đạo rồi mới đến người thực hiện

-Chồng chéo, khó theo dõi đánh giá

-Thiếu tính chủ động sáng tạo của mỗi cá nhân

2.1.2- Thông tin giao việc :

Trong hoàn cảnh hiện nay thì một cá nhân trong công ty được nhận công việc dưới nhiều hình thức:

- Yêu cầu trực tiếp từ lãnh đạo, đồng nghiệp

- Bằng email, điện thoai

- Các văn bản chỉ thị

2.1.3- Mục tiêu hoàn thành công việc của cá nhân và nhóm

Các cá nhân và nhóm làm việc trong công ty tiến hành thực hiện hoàn thành công việc vì những mục tiêu sau:

-Nhu cầu hoàn thành nhiệm vụ để đảm bảo thu nhập

-Hoàn thành theo yêu cầu đôn đốc nhắc nhở của lãnh đạo

-Đồng nghiệp liên quan thúc giục

-Hứng thú hoàn thành công việc

2.1.4 - Những yếu tố đảm bảo thành công của công việc:

Để hoàn thành công việc, các cá nhân và nhóm dựa vào:

-Năng lực và trình độ của người lãnh đạo tập thể

-Năng lực, trình độ tay nghề cảu các cá nhân trong nhóm

-Sự hướng dẫn chỉ bảo và kiểm soát gắt gao của lãnh đạo, đồng nghiệp

-Sư may mắn

2.1.5 - Đánh giá hiệu quả công việc và ghi nhận:

Nhìn chung các chỉ tiêu đánh giá còn bị bị trùng lặp giữa các chỉ tiêu, mang nhiều định tính và cảm tính chưa đảm bảo công bằng rõ ràng và thiếu kịp thời

Hiện nay nề nếp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, tổ nhóm cũng chưa được duy trì thường xuyên và liên tục, tài liệu ghi chép kết quả đánh giá cũng được lưu giữ thiếu hệ thống Kết quả đánh giá xảy ra chủ yếu để phục vụ để :

-Xem xét lương trách nhiệm hàng tháng

-Bình xét hưởng một số chế độ đãi ngộ

-Thưởng vào các dịp trong năm

Nghĩa là kết quả đánh giá thực chất phục vụ chủ yếu các lợi ích vật chất do vậy thường đơn điệu và chưa khai thác hết hiệu quả của công cụ đánh giá , làm lãng phí thời gian cho họp hành và tổ chức đánh giá

2.2.Những tồn tại chủ yếu và yêu cầu, mục tiêu cải tiến nâng cao hiệu quả

của quản lý về : Giao việc, đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân

và nhóm trong tổ chức TOMECO

Từ những khảo sát thực tế trên đây, chúng ta có thể tóm tắt những bộ lộ còn yếu kèm

và những mục tiêu của việc cải tiến và đổi mới như sau:

số thứ

tự

Nội dung Những tồn tại trong tổ chức Mục tiêu của cải

tiến hành vi tổ chức

tổ chức khoa học đến nhu cầu hình tháp nhu cầu

Maslow tiến tới một sự thỏa mãn có thể nhất

2 Quản trị công việc

Hình thành công

việc

Tự phát và bị động Tích cực chủ động

một cách có hệ thống Giao việc Tùy tiện, chưa tính hết đến khả

năng hoàn thành của nhân viên

Xây dựng các định mức công việc, thoản thuận tiến độ thực hiện Theo dõi quản lý

công việc

Thiếu khoa học, Bỏ sót và lãng quên dẫn đến có việc khi đến lúc hoàn thành mới hỏi đến và khi đó sẽ trở thành đối phó và kết quả không cao hoặc không còn đủ thời gian để hoàn thành

Hệ thống hóa và theo dõi đầy đủ , chi tiết

Hỗ trợ thực hiện

công việc

Không chủ động theo kế hoạch được xem xét trước, thiếu đào tạo những kỹ năng, mục tiêu đặt ra thiếu rõ ràng nên khó thực hiện Nhân viên mới thường không được hỗ trợ kip thời nên thiếu tự tin để phát triển công việc

Thực hiện đầy đủ theo những trình tự

cụ thể

Đánh giá hiệu quả

công việc

Kém hiệu quả do không có mô tả, tiêu chí cụ thể rõ ràng nên không định lượng được mà thường định tính

Đánh giá chính xác

để khuyến khích động viên tinh thần làm việc của nhân

viên

3 Môi trường, điều Kém năng động, Có quá nhiều áp Giảm những áp lực

kiện làm việc và

văn hóa tổ chức

lực do quan hệ công việc bị "căng thẳng giả tạo" Nhân viên đùn đẩy trách nhiệm, lảng tránh khi

có dấu hiệu khó khăn Phát sinh nhiều mâu thuẫn, cãi cọ tranh luận nhiều khi làm việc và thiếu hợp tác chia sẻ trong nội bộ công ty

không cần thiết Xâgy dựng một môi trường làm việc ngăn nắp , có văn hóa cao

3.3 - Nguyên nhân gây nên những yếu kém, tồn tại trong tổ chức

Từ những phân tích trên có thể rút ra những nguyên nhân của sự yếu kém đó là:

-Quản lý giao việc thiếu khoa học, hệ thống quản lý bị "rối" thiếu những công cụ và phương tiện quản lý đánh giá hiệu quả

-Chưa thực sự quan tâm đến khoa học tâm lý về nhu cầu của nhân viên

-Chưa xây dựng và duy trì được đầy đủ các yếu tố của văn hóa doanh nghiệp

-Lãnh đạo chưa có được kỹ năng quản lý tốt

3 GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

3.1. Trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết cho lãnh đạo các cấp trong

tổ chức

3.1.1 - Tìm hiểu và nắm vững tháp nhu cầu của Maslow

Đặc thù của tổ chức là tập hợp của các cá thể là những con người vì vậy khi ta

có những cải tiến tác động đến tổ chưc nghĩa là tác động đến từng cong người cụ thể, vì vậy trước hết ta xem xét về nhu cầu của con người theo mô hình dưới đây

Hình 2 - Mô hình tháp Maslow Đối với cá cá nhân của TOMECO thì không nằm ngoài mô hình nghiên cứu trên đây tuy nhiên mỗi trường hợp mỗi các nhân ở mỗi giai đoạn sẽ khác nhau Từ những kiến thức thu hoạch được người quản lý phải tiến hành đánh giá và phân loại về nhu cầu khác nhau của mỗi thành viên trong tổ chức

3.1.2 - Tìm hiểu và nắm vững mô hình phân tích Force field của Lewin

Chuyên gia tâm lý xã hội Kurt Lewin xây dựng mô hình phân tích force field để giải thích cách chức hoạt động quá trình thay đổi

Một đặc điểm của mô hình force field là động lực (driving force) thúc đẩy

tổ chức chuyển sang trạng thái công việc mới

Bên cạnh những nguồn lực bên ngoài như vậy một số lãnh đạo công ty tạo ra động lực ngay trong chính tổ chức của mình Động lực có thể làm gia tăng sự cạnh