Bài tập Hành vi tổ chức trong Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Hàng Hải Việt Nam

- Phân tích sâu về vấn đề hành vi tổ chức: Phân tích trọng tâm vào một trong số các lĩnh vực của môn học hành vi tổ chức mà bạn thấy có vấn đề hay cơ hội cần thay đổi trong doanh nghiệp

CÂU HỎI Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định trong

doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ

đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hành vi tổ chức?

Báo cáo trình bày dự án đổi mới cần được xây dựng theo cấu trúc như sau:

- Cung cấp thông tin cô đọng về doanh nghiệp/tổ chức của bạn

- Phát triển tầm nhìn đổi mới: Giải thích tại sao cần thay đổi một lĩnh vực nào đó trong lĩnh vực hành vi tổ chức và tại sao mọi người cần tham gia thay đổi vào lúc này?

- Phân tích sâu về vấn đề hành vi tổ chức: Phân tích trọng tâm vào một trong số các lĩnh vực của môn học hành vi tổ chức mà bạn thấy có vấn đề hay cơ hội cần thay đổi trong doanh nghiệp hay tổ chức của bạn Bạn có thể khai thác các chủ đề theo gợi ý sau:

o Phong cách lãnh đạo: nhiều nhà phân tích nhấn mạnh sự khác biệt giữa quản

lý và lãnh đạo Ứng dụng trong doanh nghiệp/tổ chức của bạn, hãy phân tích

và xem xét phong cách lãnh đạo có khác biệt với quản lý không? Bạn cần diễn giải cụ thể và ứng dụng các khái niệm, lý thuyết làm cơ sở

o Văn hóa doanh nghiệp: được coi là yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành các

mục tiêu của tổ chức Bạn hãy xác định các đặc điểm văn hóa của doanh nghiệp/tổ chức của bạn, phân tích một cách biện chứng để dẫn dắt đến những

đề đạt đổi mới cần thiết giúp tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp/tổ chức của bạn thông qua văn hóa doanh nghiệp

o Quyền lực và xung đột: là hai yếu tố gắn liền trong mọi tổ chức và có thể hữu

ích hoặc phá hủy một tổ chức Bạn hãy xác định nguồn quyền lực và xung đột trong doanh nghiệp/tổ chức của bạn Phân tích biện chứng và đề ra những giải pháp thực tế

o Động viên khuyến khích nhân viên làm việc: Bạn hãy phân tích vấn đề hay

cơ hội động viên khuyến khích nhân viên làm việc khi xác định, quan sát và bình luận hiện trạng thái độ, năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp/tổ chức của bạn

- Phát triển các đề xuất có giá trị: Các ý tưởng, sáng kiến đổi mới của bạn cần được diễn giải cụ thể, tại sao các ý tưởng, sáng kiến đó quan trọng cho doanh nghiệp/tổ chức của bạn?

- Xác định các bước hành động chi tiết và cụ thể cho dự án đổi mới của bạn: Thời gian thực hiện dự án đổi mới là bao lâu? Cần ai tham gia? Như thế nào? Xác định các giai đoạn thực hiện then chốt?

LỜI MỞ ĐẦU

Trong mọi Công ty, doanh nghiệp hiện nay, vấn đề quản lý con người cũng đang là vấn đề quan trọng nhất, nó quyết định đến hiệu qủa của mọi hoạt động khác Một Công

ty, tổ chức, doanh nghiệp nào biết sử dụng khai thác triệt để, hiệu qủa nguồn lực con người thì ở đó hoạt động sẽ đạt hiệu qủa cao Đối với một đơn vị làm kinh tế thì nó góp phần giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh khắc nghiệt, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được một cách bền vững cần quan tâm tới tất cả các khâu từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm Để làm tốt những công việc này đòi hỏi phải có những người lao động giỏi và hăng say làm việc vì doanh nghiệp của mình

Để làm được điều đó, người quản lý, người lãnh đạo phải biết khai thác những nguồn lực đó của con người, những nhu cầu, sở thích, ham mê, nhiệt tình tất cả những điều đó tạo nên một Động lực trong lao động

Vậy làm thế nào để “Tạo được động lực động viên khuyến khích nhân viên làm việc”? Tôi xin nêu ra một vài lý do và phương hướng giải quyết trong đề tài này

I. THÔNG TIN VỀ TỔ CHỨC

1.1 Giới thiệu Công ty

- Tên tiếng Việt : Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Hàng Hải Việt Nam (Maritime

1.2. Ngành nghề kinh doanh chính

- Hoạt động ngân hàng

- Hoạt động huy động vốn

- Nhận tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn

- Vay vốn từ ngân hàng nhà nước, tổ chức tín dụng khác

- Hoạt động tín dụng

- Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ

- Nghiệp vụ đầu tư tài chính

- Nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối

1.3. Lịch sử hình thành và phát triển

- Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) chính thức thành lập theo giấy phép số 0001/NH-GP ngày 08/06/1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần đầu tiên tại Việt Nam Đó là kết quả có được từ sức mạnh tập thể và ý thức đổi mới của các cổ đông sáng lập: Cục Hàng Hải Việt Nam, Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam…

- Công ty có vốn điều lệ là 5000 tỷ đồng

- Tổng tài sản : 115.000 tỷ đồng

- Mạng lưới hoạt động : Mạng lưới hoạt động không ngừng được mở rộng từ 16 điểm giao dịch năm 2005, hiện nay là gần 150 điểm và trong tương lai gần, con số này sẽ nâng lên 320 điểm vào cuối năm 2011

- Số lượng CBCNV : 3.000 người

- Phòng ban : Hội sở chính, các chi nhánh / Sở giao dịch, phòng giao dịch

- Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam là một trong những ngân hàng Thương mại cổ phần hàng đầu Việt Nam

II PHÁT TRIỂN TẦM NHÌN MỚI

Hiện nay, tôi đang công tác tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam, do đó tôi cũng hiểu được phần nào về hoạt động, cơ cấu tổ chức, văn hóa của Ngân hàng tôi Bất kỳ một

tổ chức nào đấy đều luôn luôn tồn tại rất nhiều vấn đề hai mặt : tích cực và tiêu cực Vì vậy, tôi chỉ xin trình bày một số tác động tích cực và hạn chế của hành vi tổ chức mà theo tôi đánh giá là quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị mình

2.1 Những tác động tích cực của hành vi tổ chức tại đơn vị

 Hệ thống công nghệ thông tin : Do hoạt động trong lĩnh vực Ngân hàng nên

chúng tôi hiểu rất rõ tầm quan trọng của hệ thống thông tin quan trọng như thế nào đối với hoạt động kinh doanh Ngân hàng đã trang bị hệ thống thông tin hiện đại, tiến tiến nhằm mục đích hỗ trợ làm việc từ xa, nâng cao năng suất làm việc, giảm chi phí đi lại Điều này là rất hợp lý do đặc thù tính chất công việc, hệ thống mạng lưới ngân hàng là rất lớn, trải dài từ Bắc vào Nam Ngoài ra, mục tiêu quan trọng hàng đầu nữa là, nhằm đáp ứng nhu cầu dịch vụ của khách hàng một cách tốt nhất, cạnh tranh với các Ngân hàng khác

đó là uy tín, chất lượng dịch vụ đối với khách hàng Vì vậy, bất kỳ ai khi đã làm việc tại đây đều học, hiểu được trách nhiệm của một cán bộ, nhân viên trong một tổ chức luôn phải là: đạo đức nghề nghiệp, phấn đấu vì mục tiêu chung, luôn luôn làm khách hàng hài lòng, xây dựng hình ảnh đẹp của bạn trong mắt khách hàng tức là đẹp cho tổ chức của mình và ngược lại

2.2 Những vấn đề còn hạn chế, cần thay đổi.

 Động viên khuyến khích tạo động lực cho nhân viên làm việc: Nguyên nhân xuất phát của vấn đề này phát sinh từ việc : Hệ thống hoạt động của Ngân hàng rất rộng, gồm rất nhiều Chi nhánh và hệ thống phòng giao dịch trực thuộc trải dài từ Bắc – Nam Với số lượng hơn 3.000 cán bộ nhân viên trong toàn hệ thống Do đó, ban lãnh đạo chưa xây dựng được một cơ chế hợp lý đối với từng cán bộ nhân viên, thường xuyên nhầm lẫn giữa các nhân viên Chế độ lương thưởng không rõ ràng, công ty đang áp dụng trả lương, thưởng theo chức vụ và thâm niên công tác, cùng ở những vị trí như nhau ai vào trước thì được tăng lương trước chứ không phân biệt, cấp độ của khả năng, năng lực làm việc, người làm việc tốt lương cũng chỉ có thể bằng người làm việc lười biếng, thậm chí còn thấp hơn, gây nên sự mâu thuẫn trong nội bộ Không khích lệ, động viên tinh thần làm việc, sáng tạo của nhân viên

mà tạo nên tâm lý ỷ lại

 Một vấn đề hiện đang hình thành tại công ty là hiện tượng ‘‘ chảy máu chất xám’’, những nhân viên tốt, chăm chỉ không muốn ở lại cống hiến cho tổ chức bởi vì họ không còn tin tưởng làm việc tại một môi trường không công bằng và họ cũng không muốn năng lực của mình bị mai một, không được sử dụng hợp lý

 Xuất phát từ việc chế độ đối xử không công bằng dẫn đến việc họ không được trao để đóng góp ý kiến, sáng tạo bản thân trong công việc mà nếu có được trao

quyền có thể họ cũng sẽ không muốn thực hiện điều đó vì lợi ích chung cho công

ty Bởi vì Ngân hàng chưa có một chế độ nào khuyến khích để tạo động lực cho nhân viên

 Nhân viên phải làm những công việc không như mong muốn hay những công việc không phù hợp với khả năng, sở trường của họ ảnh hưởng đến năng suất lao động, hiệu quả làm việc

 Chưa có một chế tài cụ thể, đề bạt những cá nhân giỏi, có thành tích đóng góp đáng kể cho tổ chức và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực hoạt động lên vị trí cao hơn, thăng tiến trong tổ chức

Vì vậy, theo đánh giá của bản thân tôi, Ngân hàng TMCP Hàng Hải cần thiết phải thay đổi để không đánh mất đi những giá trị đích thực ảnh hưởng đến hình ảnh cũng như hoạt động của tổ chức đó chính là ‘‘yếu tố con người’’ Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng, tôi cảm thấylo lắng bởi vì trong khi các Ngân hàng cạnh tranh khác đang có những chính sách cụ thể để thu hút nhân tài thì Ngân hàng tôi lại đang đánh mất những nhân tài mà hiện mình đang có

III PHÂN TÍCH VỀ HÀNH VI TỔ CHỨC – TẠO ĐỘNG LỰC ĐỘNG VIÊN KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN LÀM VIỆC

3.1 Các khái niệm cơ bản:

3.1.1 Động lực là gì?

 Hoạt động của con người là hoạt động có mục đích Vì vậy các nhà quản lý luôn tìm cách để trả lời câu hỏi là tại sao người lao động lại làm việc Để trả lời được cho câu hỏi này các nhà quản trị phải tìm hiểu về động lực của người lao động và tìm cách tạo động lực cho người lao động trong quá trình làm việc

 Vậy động lực là gì? Động lực là sự khao khát và tự nguyện của con người để nâng cao mọi nỗ lực của mình nhằm đạt được mục tiêu hay kết quả cụ thể nào đó Như vậy động lực xuất phát từ bản thân của mỗi con người Khi con người ở những vị trí khác nhau, với những đặc điểm tâm lý khác nhau sẽ có những mục tiêu mong muốn khác nhau Chính vì những đặc điểm này nên động lực của mỗi con người là khác nhau vì vậy nhà quản lý cần có những cách tác động khác nhau đến mỗi người lao động

3.1.2.Tạo động lực là gì?

 Đây là vấn đề thuộc lĩnh vực quản trị của mỗi doanh nghiệp Các nhà quản trị

trong tổ chức muốn xây dựng công ty, xí nghiệp mình vững mạnh thì phải dùng mọi biện pháp kích thích người lao động hăng say làm việc, phát huy tính sáng tạo trong quá trình làm việc Đây là vấn đề về tạo động lực cho người lao động trong doanh nghiệp

 Vậy tạo động lực cho người lao động được hiểu là tất cả các biện pháp của nhà quản trị áp dụng vào người lao động nhằm tạo ra động cơ cho người lao động ví dụ như: thiết lập nên những mục tiêu thiết thực vừa phù hợp với mục tiêu của người lao động vừa thoả mãn được mục đích của doanh nghiệp, sử dụng các biện pháp kích thích về vật chất lẫn tinh thần…

 Vậy vấn đề quan trọng của động lực đó là mục tiêu Nhưng để đề ra được những mục tiêu phù hợp với nhu cầu, nguyện vọng của người lao động, tạo cho người lao động sự hăng say, nỗ lực trong quá trình làm việc thì nhà quản lý phải biết được mục đích hướng tới của người lao động sẽ là gì Việc dự đoán và kiểm soát hành động của người lao động hoàn toàn có thể thực hiện được thông qua việc nhận biết động cơ và nhu cầu của họ

 Nhà quản trị muốn nhân viên trong doanh nghiệp của mình nỗ lực hết sức vì doanh nghiệp thì họ phải sử dụng tất cả các biện pháp khuyến khích đối với người lao động đồng thời tạo mọi điều kiện cho người lao động hoàn thành công việc của

họ một cách tốt nhất Khuyến khích bằng vật chất lẫn tinh thần, tạo ra bầu không khí thi đua trong nhân viên có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp Các nhà quản trị đã từng nói “Sự thành bại của công ty thường phụ thuộc vào việc sử dụng hợp lý nhân viên trong doanh nghiệp như thế nào”

3.2 Một số học thuyết về tạo động lực:

3.2.1 Thuyết các cấp bậc nhu cầu của Maslow:

học Abraham Maslow đề xuất từ năm 1943, kể từ đó đến nay học thuyết này được ứng dụng rộng rãi vào điều kiện thực tiễn ở nhiều nước, nhiều doanh nghiệp Trong

lý thuyết này, ông sắp xếp các nhu cầu của con người theo một hệ thống trật tự cấp bậc, các nhu cầu ở mức độ cao hơn muốn xuất hiện thì các nhu cầu ở mức độ thấp hơn phải được thỏa mãn trThông thường hành vi của con người tại một thời điểm nào đó được quyết định bởi nhu cầu mạnh nhất của họ Theo Maslow nhu cầu của con người được sắp xếp theo thứ tự gồm 5 cấp bậc khác nhau Hệ thống thang bậc

nhu cầu của Maslow:

3.2.2 Học thuyết về sự công bằng của Stacy Adams:

 Công bằng là yếu tố quan tâm đặc biệt của người lao động, họ luôn so sánh những

gì họ đã đóng góp cho doanh nghiệp với những gì mà họ nhận được từ doanh nghiệp, đồng thời họ còn so sánh những gì mà họ nhận được với những gì mà người khác nhận được Việc so sánh này có thể là giữa các cá nhân khác nhau trong cùng một đơn vị, tổ chức hoặc giữa các đơn vị khác nhau, nhưng quan trọng hơn cả vẫn là sự so sánh trong cùng một đơn vị vì trong cùng một đơn vị thì mọi người sẽ biết về nhau rõ hơn và nó là yếu tố để mọi người so sánh và thi đua làm việc Tuy nhiên đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì tạo công bằng trong và ngoài doanh nghiệp đều là vấn đề khó khăn và phức tạp Khi tạo công bằng trong nội bộ doanh nghiệp sẽ thúc đẩy người lao động làm việc có hiệu quả hơn nhằm làm tăng năng suất, còn khi tạo được công bằng ngoài doanh nghiệp thì sẽ giúp cho người lao động gắn bó với doanh nghiệp hơn

 Nhưng sự công bằng mà nhà quản trị tạo ra cho người lao động có được người lao động cảm nhận được hay không lại là các vấn đề thuộc về việc tạo lập các chính sách của người lao động Do việc cảm nhận sự công bằng thuộc vào ý chí chủ quan của người lao động cho nên khi thiết lập nên các chính sách nhà quản trị cần quan tâm, tham khảo ý kiến của người lao động để các chính sách sẽ gần gũi hơn

3.3 Vai trò của tạo động lực:

Qua nghiên cứu một số học thuyết, quan điểm quản trị trên ta thấy được động lực có vai trò quan trọng trong việc quyết định hành vi người lao động

 Người lao động sẽ có những hành vi tích cực trong việc hoàn thiện mình thông qua công việc

 Động lực thúc đẩy hành vi ở hai góc độ trái ngược nhau đó là tích cực và tiêu cực Người lao động có động lực tích cực thì sẽ tạo ra được một tâm lý làm việc tốt, lành mạnh đồng thời cũng góp phần làm cho doanh nghiệp ngày càng vững mạnh hơn

 Tạo động lực luôn là vấn đề đặt ra đối với mỗi nhà quản lý Chính sách tiền lương, tiền thưởng có phù hợp hay không? Bố trí công việc có hợp lý hay không? Công việc có làm thoả mãn được nhu cầu của người lao động hay không?… Tất cả những yếu tố này quyết định đến việc hăng hái làm việc hay trì trệ bất mãn dẫn đến

từ bỏ doanh nghiệp mà đi của người lao động

IV PHÁT TRIỂN ĐỀ XUẤT MỚI VÀ CÁC BƯỚC HÀNH ĐỘNG CHI TIẾT CỦA DỰ ÁN

4.1 Phát triển đề xuất mới

Trên cơ sở những hạn chế đang còn tồn tại ở Ngân hàng tôi xin đưa ra một số đề xuất mới, nhằm mục đích cải thiện tạo động lực phát triển cho nhân viên Vì vậy, mục tiêu hướng tới của Ngân hàng cần phải thực hiện:

 Xây dựng hệ thống, trả lương công bằng cho nhân viên dựa trên việc lượng hóa kết quả công việc của từng cá nhân Hiện nay, một số tổ chức thuê các chuyên gia

tư vấn nước ngoài xây dựng bộ chỉ số tiêu chuẩn (KPI- Key Performance Indicator) cho các nhân viên, cán bộ có vị trí chức danh tương tự nhau, giúp cho việc lượng hóa kết quả công việc của từng cá nhân chính xác với thực tế Ngoài ra, trên cơ sở KPI đánh giá khen thưởng những nhân viên có thành tích tốt, có chế độ khen thưởng hợp lý đảm bảo tính công bằng và động viên tinh thần làm việc của nhân viên Đơn vị nên xem xét tiến hành xây dựng hệ thống KPI này để đảm bảo tính công bằng về lương, thưởng trong chế độ đãi ngộ nhân viên

 Sắp xếp lại vị trí làm của từng nhân viên phù hợp với sở trường của từng nhân viên nhằm tăng năng suất, hiệu quả hoạt động đồng thời khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên

 Xây dựng bộ tiêu chuẩn, công bố rộng rãi đối với những nhân viên có thành tích tốt, có năng lực lãnh đạo – thông qua việc phỏng vấn, đánh giá của lãnh đạo trực tiếp sẽ được thăng chức lên vị trí cao hơn, đồng nghĩa với mức lương cũng sẽ cao hơn vị trí hiện tại

4.2 Các bước hành động chi tiết của dự án

Để dự án triển khai hiệu quả đề xuất thực hiện dự án này theo ba giai đoạn với các nội dung chính như sau:

4.2.1 Giai đoạn 1: Khảo sát và đánh giá thực trạng của các vấn đề hạn chế như trình bày ở trên

 Thành lập một Ban dự án triển khai chiến lược

 Lập báo cáo cụ thể chức năng, nhiệm vụ của tất cả các vị trí công tác tại Ngân hàng

 Khảo sát, lấy ý kiến ngẫu nhiên bất kỳ tại 1 – 3 Chi nhánh, phòng giao dịch nào

đó trên địa bàn Hà Nội

 Tham khảo ý kiến, nguyện vọng của cán bộ nhân viên

 Đưa ra các đề xuất nhằm cụ thể hóa công việc cần phải tiến hành

 Nghiên cứu các tài liệu đã ban hành trước đây về hệ thống quản trị nguồn nhân lực của công ty: Quy chế lao động, quy chế lương, chính sách nhân sự

 Lập báo cáo về các vấn đề qua khảo sát thực tế đưa ra các bước thực hiện tiếp theo

4.2.2 Giai đoạn 2: Tiến hành triển khai Dự án

 Xây dựng hệ thống bản mô tả công việc và bộ chỉ số tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc (Bộ chỉ số KPIs cho các vị trí công việc) nhằm đưa ra mức lương, thưởng hợp lý

 Tiến hành phỏng vấn, làm bài test toàn bộ nhân viên, lãnh đạo của từng Chi nhánh Phòng giao dịch theo thứ tự phân bổ thời gian hợp lý, nhằm mục đích nắm bắt nhu cầu của từng cán bộ nhân viên về công việc hiện tại cũng như mong muốn công việc trong thời gian sắp tới, sở trường của từng cán bộ nhân viên

 Xây dựng tiêu chuẩn áp dụng đối với những nhân viên giỏi, có thành tích tốt trong công việc nhằm mục đích đề bạt lên vị trí cao hơn, dựa trên những tiêu chuẩn như:

độ tuổi, kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động, thành tích đã đạt được là gi? Thời gian bao lâu? nhiệm vụ bắt buộc phải hoàn thành ở vị trí mới

4.2.3 Giai đoạn 3: Áp triển triển khai thực tế tại các chi nhánh trên toàn hệ thống

 Chạy thử dự án tại 1 Chi nhánh điển hình

 Lắng nghe sự phản hồi từ các nhân viên tại đây

 Thay đổi một vài tiêu chuẩn để hoàn thiện hơn

 Triển khai tại các Khu vực: Bắc, Trung, Nam