CHI PHÍ MỤC TIÊU TRONG NGÀNH CÔNG NGHIỆP XÂY DỰNG Ở NHẬT BẢN

Một tổ chức quốc tế được thành lập do một số các tập đoàn công nghiệp lớn, gọi là Consortium for Avanced Management-International gọi tắt là CAM-I, để phát triển các phương pháp kế toán

BÀI TẬP

2 Nguyễn Minh Hải

3 Nguyễn Thị Thùy Trang

4 Đỗ Hoàng Hải

5 Lê Thị Kim Phú

Đà Nẵng, Tháng 08/2015

MỤC LỤC

Phần 1: Chi phí mục tiêu 1

2 Dự kiến các thành viên trong Ban quản lý dự án 3

3 Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện mục tiêu này 5

3.1 Công việc chính cơ bản của dự án 5

3.2 Các công việc cụ thể và liên quan với nhau 6

4 Xác định ma trận trách nhiệm để thực hiện các công việc nói trên cho các thành viên Ban quản lý dự án và các đơn vị có liên quan của thành phố 12

5 Ước lượng thời gian, các nguồn lực và kinh phí để thực hiện các công việc và cho toàn bộ dự án 13

5.1 Dự toán kinh phí chung cho dự án 13

5.2 Dự toán kinh phí thời gian cho từng công việc cụ thể 14

6 Xác định mối liên hệ giữa các công việc trong danh mục công việc của dự án (quan hệ bắt buộc, tùy chọn và phụ thuộc bên ngoài) 15

6.1 Phụ thuộc bắt buộc 15

6.2 Phụ thuộc tùy ý 16

6.3 Phụ thuộc hướng ngoại 17

6.4 Mối liên hệ giữa các công việc trong dự án 18

7 Những mốc quan trọng trong tiến trình 19

8 Lập kế hoạch triển khai dự án bằng sơ đồ GANTT và PERT từ ngày 01/01/2014 đến 30/4/2014 (120ngày) 19

9 Tính xác suất hoàn thành dự án với mốc thời gian 30/4/2014 (120 ngày) 233

10 Lập kế hoạch phân bổ và điều phối nguồn lực 255

11 Lập kế hoạch rủi ro nhằm giảm thiểu mức độ rủi ro đến việc thực hiện các mục tiêu: 266

11.1 Xác định rủi ro 266

11.2 Đánh giá mức độ rủi ro 266

11.3 Các giải pháp và phương án 277

nhóm 30

Chi phí ước tính

Chi phí mục tiêu

Giai đoạn phác họa/giảm chi phí sản xuấtCải tiến quá trình phác thảo SX và công nghệ Chi phí mục tiêu

Chi phí trần (giới hạn trên)

Kaizen chi phí kế hoạch Cải tiến các phương pháp sản xuất

1 Phương pháp chi phí mục tiêu :

Phương pháp chi phí mục tiêu có nguồn gốc từ Nhật Bản Phương pháp này đã được

áp dụng kể từ sau năm 1980 bởi các công ty lớn như Toyota, NEC, Sony và Nissan Một tổ

chức quốc tế được thành lập do một số các tập đoàn công nghiệp lớn, gọi là Consortium for

Avanced Management-International (gọi tắt là CAM-I), để phát triển các phương pháp kế

toán quản trị hiện đại đã định nghĩa về chi phí mục tiêu như sau:

“Phương pháp chi phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho

phép đạt được mục tiêu chi phí và mục tiêu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch hóa

sản phẩm mới Phương pháp cũng cho phép cung cấp một cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản

xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với

chu kỳ sống của sản phẩm” 1

Một điểm lưu ý trong định nghĩa này là chi phí mục tiêu liên quan đến khả năng lợi

nhuận của sản phẩm gắn với chu kỳ sống sản phẩm, một cách tiếp cận khác biệt với các

phương pháp truyền thống

Theo Takao Tanaka (1993), “phương pháp chi phí mục tiêu là các nổ lực được thực

hiện trong các giai đoạn kế hoạch hóa và sản xuất sản phẩm nhằm đạt được mục tiêu chi phí

đã được xác lập mục tiêu là cho phép sản xuất ra các sản phẩm với mục tiêu lợi nhuận trong

suốt chu kỳ sống của sản phẩm”

Định nghĩa của Takao cho thấy, chi phí mục tiêu là một công cụ quản trị theo mục

tiêu lợi nhuận có chú ý đến chu kỳ sống của sản phẩm

Như vậy, định nghĩa về phương pháp chi phí mục tiêu nhấn mạnh mục tiêu cần phải

đạt được và thời gian phân tích là chu kỳ sống của sản phẩm Điều này làm cho phương pháp

chi phí mục tiêu khác với phương pháp chi phí theo định mức truyền thống Từ đó chi phí

mục tiêu trở thành một công cụ quản trị chi phí mà nhà hoạch định chính sách hoạt động sử

dụng trong các giai đoạn thiết kế và sản xuất để cải tiến quá trình sản xuất, giảm chi phí sản

xuất trong tương lai (Kaplan và Atkinson, 1998)

1 Mô hình phương pháp chi phí mục tiêu

Mặc dù các nguyên tắc của phương pháp chi phí mục tiêu được trình bày theo lý

thuyết tương đối giống nhau, các mô hình đưa ra của phương pháp này có một vài khác biệt

Các sơ đồ 2.1; 2.2; và 2.3 minh họa của một mô hình của Sakurai (1990)2

1 Nguồn: Les méthodes nouvelles de comptabilité de gestion, trong “Comptabilités de gestion”, Marqués,1998

2 Được trích dẫn bởi Marqués, 1998.

Lớp: K27.QTR.DN

Các giai đoạn phát triển sản phẩm Quản trị chi phí

Nghiên cứu thị trường

Lập kế hoạch

Bán hàng Lãi nhuận mong đợi

Chi phí có thể được chấp nhận Chi phí ước tính theo các điều kiện sản xuất

Xác lập chi phí mục tiêu Phác thảo qui trình sản xuất

Phép thử thực nghiệm

Phân tích giá trị

Dự kiến các qui trình chế tạo

Dự kiến trang thiết bị và nguyên vật liệu

Phân tích giá trị

Lắp đặt máy móc thiết bị

Sản xuất thử Tiến hành sản xuất

Phân tích giá trị Thực hiện chi phí mục tiêu và thiết lập chi phí định mức

Chi phí định mức

Chi phí ước tính

Giai đoại phác thảo/Giai đoạn phát triển sản phẩm

Đánh giá tổng thể giá trị

Chi phí mục tiêu

Giai đoạn sản xuất

Giảm chi phí không ngừng (cost kaizen)

Sơ đồ 2.1 Quản trị chi phí sản xuất theo Sakurai

Khái niệm kaizen có thể được hiểu như là sự xem xét cải tiến không ngừng chi phínhằm duy trì liên tục tỷ lệ chi phí/lợi nhuận ở mức tốt nhất (Marqués, 1998) Kaizen costing

quan tâm đến nhận diện những cơ hội để cải tiến chi phí trong giai đoạn chế tạo

Sơ đồ 2.2 Chi phí mục tiêu

và các giai đoạn sản xuất

sản phẩm

Sơ đồ 2.3 Phương pháp chi phí mục tiêu ở Toyota được trình bày bởi Sakurai

Phương pháp chi phí mục tiêu được bắt đầu bằng việc ước tính giá bán của sản phẩm.Giá bán ước tính dựa vào công dụng và thuộc tính của sản phẩm, các đối thủ cạnh tranh trênthị trường Trên cơ sở lợi nhuận mong đợi, doanh nghiệp phải xác định chi phí sản xuất vàtiêu thụ có thể chấp nhận để tiến hành sản xuất sản phẩm Chi phí mục tiêu được xác lập dựa

vào chi phí có thể chấp nhận và chi phí ước tính theo các điều kiện sản xuất hiện có của

doanh nghiệp Mỗi giai đoạn phát triển sản phẩm sẽ được đánh giá nhằm đạt được mục tiêuchi phí đã xác định Việc đánh giá này dựa trên phân tích giá trị nhằm đánh giá việc thiết kếsản phẩm và nhận diện các cơ hội có thể cải tiến giá trị của sản phẩm

2 Ba giai đoạn thực hiện phương pháp chi phí mục tiêu

2.1 Xác định chi phí mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất

Chi phí mục tiêu phải được xác định theo từng bộ phận cấu thành sản phẩm Việc xác định chi phí cho các thành phần này phải dựa vào mức độ quan trọng khác nhau về vai trò của các thành phần đối với sản phẩm, và từ đó xác định tỷ lệ chi phí của từng thành phần trong tổng số chi phí của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức độ quan trọng của nó Lấy ví dụ sản phẩm đồng hồ báo thức làm minh họa Nhà quản trị phải xem xét tầm quan trọng (thông qua cho điểm) của mỗi một trong các ưu tiên sau để quyết định phân bổ chi phí: tính chính xác, mẫu mã, hoạt động yên lặng, chuông báo thức, độ bền vững

2.2 Tổ chức thực hiện các mục tiêu chi phí đã xác định

Giai đoạn đầu liên quan đến quá trình phân tích Giai đoạn thứ hai này liên quan đến tổ chức thực hiện Quá trình thực hiện chi phí sản xuất cần phải phát hiện những thành phần củasản phẩm có chi phí quá cao so với tầm quan trọng được xác định ở bước thứ nhất Quá trình sản xuất những bộ phận này phải được điều chỉnh, áp dụng các nguyên tắc và phương pháp quản lý nghiêm ngặt để giảm chi phí sản xuất Bên cạnh đó, ở giai đoạn này cũng cần phát hiện các thành phần của sản phẩm có chi phí quá thấp so với tầm quan trọng của nó Việc sảnxuất các thành phần này cũng được điều chỉnh cho phù hợp với tầm quan trọng của nó trong sản phẩm sản xuất

o Kế hoạch hóa tốt hơn quá trình chế tạo sản phẩm;

o Lựa chọn đầu tư hợp lý;

o Lựa chọn công nghệ phù hợp mang lại hiệu suất cao;

o Vận dụng hệ thống sản suất “kịp thời” (Just-in time) để loại trừ các chi phíphát sinh do chờ đợi các yếu tố sản xuất, chờ đợi một giai đoạn nào đó hoặc

do dự trữ quá cao

o Hệ thống quản trị chất lượng tổng thể để tránh lãng phí chi phí

3 Thực tế vận dụng Phương pháp ở Nhật Bản

Phương pháp chi phí mục tiêu mang lại nhiều ích lợi cho hệ thống quản trị chi phí Điều này được minh chứng qua số liệu về ứng dụng phương pháp này ở các doanh nghiệp Nhật Bản theo một nghiên cứu vào năm 19923

Lĩnh vực công nghiệp % công ty áp dụng Phương pháp

3 Nguồn: Les méthodes nouvelles de comptabilité de gestion, trong “Comptabilités de gestion”, Marqués,1998

PHẦN II CHI PHÍ MỤC TIÊU TRONG NGÀNH XÂY DỰNG NHẬT BẢN

Bài viết này nghiên cứu nghiên cứu được tình trạng gần đây của chi phí mụctiêu trong ngành công nghiệp xây dựng, điển hình là kết quả thực hiện chi phí mụctiêu và những báo cáo thành công trong việc thực hiện chi phí mục tiêu ở các công tyxây dựng với bằng chứng ở Nhật Bản

Chi phí mục tiêu được biết đến rộng khắp và được phát triển ở Nhật Bản, được

sử dụng ở nhiều công ty sản xuất cũng như các công ty khác, nhưng thực tế chi phímục tiêukhông được ghi nhận trong ngành công nghiệp xây dựng Nhật Bản Bài viếtnày nghiên cứu tình trạng gần đây của chi phí mục tiêu trong ngành công nghiệp xâydựng, điển hình là kết quả thực hiện chi phí mục tiêu và những báo cáo thành côngtrong việc thực hiện chi phí mục tiêu ở các công ty xây dựng Mặc dù các công ty xâydựng ở Nhật đều áp dụng chi phí mục tiêu trong khoảng thời gian ngắn nhưng kết quảđem lại đầy ấn tượng ở 3 lĩnh vực: tài chính, hoạt động, marketing Việc giảm mộtphần chi phí đạt được mà không cần phải giảm chất lượng hay thay đổi lịch trình thờigian, và do vậy công ty đạt được lợi thế cạnh tranh cao hơn nhờ vào việc áp dụng chiphí mục tiêu

Để thực hiện chi phí mục tiêu thành công, sự hỗ trợ và cam kết bởi nhữngngười quản trị cấp cao là điều quan trọng nhất và những công cụ như là : VE, bảnggiá, hệ thống dự toán chi phí nên được xây dựng tốt với một hệ thống thông tin toàndiện

1 Giới thiệu

Vì nền kinh tế thế giới đang đi xuống trong thời gian gần đây, ngành côngnghiệp xây dựng cũng chịu những thiệt hạirất nhiều do giảm đơn đặt hàng và tăng chiphí cho những dự án xây dựng Ngành công nghiệp xây dựng Nhật Bản cũng gặp thiệthại đáng kể với nguyên nhân chính là do giảm đơn đặt hàng bởi một thập kỷ suy thoáikinh tế kéo dài và áp lực trong giảm chi phí từ khách hàng gia tăng Gần đây, khoảngcách tiêu cực giữa giá đề ra với chi phí trong ngành xây dựng ở Nhật Bản được mởrộng, và nó thì thông dụng cho những công ty xây dựng chấp nhận lời đề nghị vớichiết khấu lớn, thỉnh thoảng nhiều hơn 20% tổng chi phí dự toán Sự phá sản củanhững công ty xây dựng nhỏ ở Nhật Bản dẫn đến một kỷ lục cao và kéo theo sự lolắng rằng phá sản sẽ diễn ra ở các công ty vừa và lớn Tại Mỹ, việc tăng giá đất làmảnh hưởng lớn đến ngành xây dựng bởi nó ảnh hưởng sâu đến dòng tiền hoạt động bởi

nó làm tăng giá xây dựng Chẳng hạn, một công ty tiêu 782 triệu đô vào năm 2003 để

đầu tư dự trữ đất, và trong suốt thời gian đó, hoạt động của nó đã tiêu hao 433 triệuUSD bởi sự tăng giá đất.

Để tồn tại và thành công trong môi trường kinh doanh khắc nghiệt ngày càngtăng này, các công ty xây dựng phải đánh giá lại các hoạt động hiện tại trong việcquản lý tổ chức của họ và thiết lập một hệ thống quản lý từ một quan điểm mới, tíchhợp tất cả những chức năng quan trọng như là giảm giá, phát triển sản phẩm mới,kiểm soát chất lượng, phát triển chiến lược kinh doanh Để đạt được điều này, một sốcông ty xây dựng ở Nhật Bản đã sử dụng chi phí mục tiêu Phải kể đến là sự phát triểncủa Toyota cách đây hơn 30 năm, chi phí mục tiêu đã được ứng dụng trong ngànhcông nghiệp sản xuất ở Nhật Bản, nhưng ngày càng nhiều những công ty ở các nướcphương Tây đi theo quan niệm chi phí mục tiêu và nó trở nên phổ biến ở các ngànhcông nghiệp khác như quy trình công nghệ, vận tải hay cố vấn Ví dụ, đầu những năm

90, ngành công nghiệp dầu biển phía Bắc đã sử dụng cách tiếp cận chi phí mục tiêutoàn diện Một điều khoản trong British journal of management đã kiểm tra 2 trườnghợp thực hiện chi phí mục tiêu ở công ty xây dựng của Anh

Đối với ngành xây dựng ở Nhật Bản, một cuộc khảo sát gần đây cho thấy rằng15% các công ty sử dụng chi phí mục tiêu hay một vài những quan điểm của chi phímục tiêu và 36% mong muốn áp dụng nó trong tương lai Điều này có nghĩa là hơnmột nửa các công ty xây dựng không có kế hoạch giới thiệu chi phí mục tiêu trongmột tương lai gần Đây là một ngạc nhiên lớn bởi chi phí mục tiêu đã được sử dụng ởNhật trong thời gian dài và được cung cấp bởi người Nhật với lợi thế cạnh tranh hơncông ty phương Tây trong môi trường cạnh tranh toàn cầu Chi phí mục tiêu này đãgiúp cho các công ty xây dựng Nhật Bản vượt qua được sự suy thoái trong nền kinh tếtrong những năm đầu thập niên 90 và 50% việc tăng lên của tiền Nhật vào giữa nhữngnăm 90 Nó thường được hiểu là ở Nhật hơn 80% công ty sản xuất sử dụng chi phímục tiêu thành công Ngược lại, nghiên cứu gần đây về những ứng dụng chi phí mụctiêu trong ngành xây dựng đã tồn tại trong văn chương, mặc dù có những bằng chứngcho rằng một vài công ty xây dựng ở Mỹ sử dụng những quan điểm của chi phí mụctiêu, như là chi phí vòng đời

Mục đích chính của chủ đề này là xác định ứng dụng của chi phí mục tiêu trongngành xây dựng ở Nhật Bản Đặc biệt, chủ đề này sẽ:

- Điều tra mức độ áp dụng chi phí mục tiêu trong ngành công nghiệp xây dựng

- Kiểm tra kết quả thực hiện của chi phí mục tiêu

- Thảo luận những nhân tố thành công quan trọng, và

- Đưa ra những ý kiến đóng góp cho sự cải tiến

Chủ để này sẽ cung cấp những thông tin thông thường về việc thực hiện chi phímục tiêu trong ngành công nghiệp xây dựng ở Nhật Bản Thông tin lợi nhuận của việc

hoàn thành chi phí mục tiêu và những vấn đề được giải quyết thành công sẽ rất có ích,không chỉ đối với các công ty xây dựng đang có kế hoạch tìm hiểu chi phí mục tiêu

mà còn cho những công ty hiện đang sử dụng nó

Trong hai trường hợp sau, chi phí mục tiêu thương mại sẽ được xác định lại chongành công nghiệp xây dựng, và một phương pháp điều tra và nhân tố mẫu sẽ đượcthảo luận Kết quả thực hiện của việc hoàn thành chi phí mục tiêu sẽ được trình bày cơbản trong bảng trả lời khảo sát, tiếp theo là một cuộc thảo luận về các yếu tố thànhcông quan trọng Trường hợp tiếp theo, kỹ thuật giá trị và bảng giá sẽ được giải thíchnhư là hai công cụ quan trọng trong chi phí mục tiêu Chủ đề này sẽ kết thúc với mộtbản tóm tắt và thảo luận ngắn gọn về ý nghĩa của chi phí mục tiêu

2 Chi phí mục tiêu trong công nghiệp xây dựng

Chi phí mục tiêu được xác định chính thức bởi Hiệp hội kế toán Nhật Bản như là mộtquy trình quản lý lợi nhuận bởi chất lượng, giá, trách nhiệm, giao hàng và những mụctiêu khác được thiết lập vào thời điểm lập kế hoạch sản xuất và sự phát triển ở cấp độrằng nó đáp ứng được nhu cầu cảm nhận của khách hàng, và việc đạt được các mụctiêu này đồng thời là cố gắng trong mọi lĩnh vực từ thượng nguồn đến hạ nguồn củaquy trình Do tính chất độc đáo của các ngành công nghiệp xây dựng, định nghĩachung của chi phí mục tiêu có thể được biến đổi một chút để nó có thể được áp dụngcho phù hợp với ngành công nghiệp xây dựng.Trong công nghiệp xây dựng, chi phímục tiêu có thể được xác định như là tổng chi phí quản lý hệ thống để quản lý quátrình đạt lợi nhuận mục tiêu bằng cách thiết lập và đạt được chi phí mục tiêu tại mỗibước trong quá trình, từ thiết kế đến xây dựng, cùng lúc đó, đáp ứng nhu cầu củakhách hàng về ngân quỹ và các tiêu chuẩn kỹ thuật, với sự hợp tác từ các phòng ban

có liên quan Nó là 1 hệ thống quản lý chi phí cạnh tranh mà trong đó khách hàng,người thiết kế và người xây dựng làm việc cùng nhau, từ lúc bắt đầu cho đến khi hoànthành, để hoàn thành công trình với chi phí thấp nhất, và cùng lúc đó, phải thỏa mãntất cả các yêu cầu nội thất của tòa nhà Một vài điểm cần lưu ý và sự ẩn ý của địnhnghĩa này là:

- Chi phí mục tiêu không đơn giản là kỹ thuật giảm thiểu chi phí Nó còn là hệ

thống cạnh tranh để đạt lợi nhuận mục tiêu bằng cách quản lý hiệu quả chi phí

và đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Mô hình chi phí truyền thống dựa trên chi phí cộng thêm và mô hình chi phí

mục tiêu dựa trên giá trị thị trường như đã thể hiện ở Bảng 1 Trong mô hìnhchi phí truyền thống, chi phí chỉ dựa trên ngân sách xây dựng, được cố định từlúc bắt đầu xây dựng các công ty xây dựng xác định ngân sách bằng cách cộngchi phí xây dựng cần thiết cho mỗi phần công trình và dựa trên dữ liệu về chiphí và bất kỳ thay đổi nào (vd: lạm phát…) trong suốt thời kỳ xây dựng Giáhợp đồng và số tiền được thỏa thuận giữa khách hàng và công ty khi hợp đồng

được ký kết và tiền đặt cọc được ký quỹ Một vấn đề chính khi áp dụng môhình chi phí truyền thống trong ngành công nghiệp xây dựng đó là giá hợpđồng phụ thục vào tình huống của khách hàng và hay thay đổi cho đến khi hợpđồng cuối cùng được ký kết đó là do ngay từ bước đầu tiên của việc hoạchđịnh, các tiêu chuẩn kỹ thuật của công trình mang tính thử và sẽ được thay đổikhi khách hàng phát triển các ý tưởng một cách rõ ràng hơn về kế hoạch kinhdoanh, lựa chọn nguồn vốn, vv… do đó, chi phí mục tiêu là một phương phápkiểm soát chi phí hiệu quả hơn trong quá trình xử lý chi phí giữa khách hàng vànhà thầu bắt đầu từ lâu trước khi hợp đồng được ký kết ví dụ, giá chiến lượctrong phương trình ở trên ban đầu là một giá tạm do nhà thầu đề xuất trong giaiđoạn đề xuất quan niệm dựa trên các tiêu chí kỹ thuật hiện tại của công trình.Giá này sẽ thay đổi khi các tiêu chuẩn kỹ thuật và chi phí cho phép thay đổitrong quá trình xây dựng dựa trên sự thỏa thuận giữa khách hàng và nhà thầu.(Lợi nhuận mong muốn được xác định bằng các nhà quản trị hàng đầu thườnggiữ cố định trong suốt quá trình đàm phán) Quá trình đàm phán sẽ tiếp tục chođến khi bản thiết kế được hoàn thành như là cách để đạt được chi phí mục tiêu.Nếu không đạt được chi phí mục tiêu của một hạng mục nào đó, bản thiết kếcông trình có thể bị thay đổi hoặc các tiêu chuẩn kỹ thuật của công trình có thể

bị sửa đổi dưới sự đồng ý của khách hàng Sau vài lần lặp lại, nếu việc xác địnhchi phí mục tiêu không thực hiện được, dự án sẽ bị từ bỏ

- Đối với các tài sản thương mại ở Nhật, có một bộ quy tắc chung để thiết lập

giới hạn cho phép của biến phí của mỗi giai đoạn trong quá trình xây dựng ,được thể hiện ở bảng 2 Trong giai đoạn đề xuất quan niệm, tổng biến phí nằmgiữa chi phí ước tính dựa trên mong muốn của khách hàng và tổng ngân sáchcủa khách hàng và tối đa đến 20% Chú ý rằng ngân sách này sẽ trở thành giácủa hợp đồng do nhà thầu tính toán Như một lỗ hổng lớn được tạo ra bởi thực

tế là, trong giai đoạn đầu khách hàng thường đưa ra nhiều yêu cầu vượt quángân sách Khi dự án tiến đưa vào xây dựng, giới hạn thay đổi tăng nhỏ hơn,chỉ khi bản thiết kế được tách ra để bắt đầu xây dựng, về cơ bản là không có sựthay đổi nào được phép Phần trăm giới hạn chi phí đạt được trong mỗi giaiđoạn là điều kiện cần thiết trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo Có thểthấy trong bảng 3, cùng lúc dự án hoàn thành, giá trở nên nhiều hơn chi phí thật