XÂY DỰNG NHÀ NGHỈ CHO KHÁCH DU LỊCH NƯỚC NGOÀI

Đất nước ta đang phát triển từng ngày từng giờ, bên cạnh việc Công nghiệp hóa, hiện đại hóa Đất nước, chính sách bảo tồn và gìn giữ những di sản văn hóa luôn đươc Nhà nước ta coi trọng .Đó là tiền đề vô cùng quan trọng cho việc thu hút khách du lịch nước ngoài đến Việt nam ngày một đông đảo. Bên cạnh đó ,Việt nam cũng đươc coi như điêm đến lý tưởng cho những du khách nước ngoài bởi chi phí rẻ, là 1 đất nước hòa bình bậc nhất thế giới! Nắm bắt được điều này, hơn nữa nhìn vào thực tế ở Việt nam nói chung và Hà nội nói riêng,cá nhân tôi thấy rằng nhu cầu nhà nghỉ cho khách nước ngoài với giá phải chăng,dịch vụ tốt, đặc biệt là những chỉ dẫn ,lời khuyên hữu ích về địa điểm tham quan, cách thức đi lại sao cho thuận tiện và chi phí hợp lý nhất là điều còn thiếu hụt! Chính vì những lý do trên mà Nhóm chúng tôi đã và đang hình thành nên dự án Xây dựng nhà nghỉ cho khách nước ngoài. NGUYỄN HỮU MẠNH_Nhóm 1 - Dự án E360

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

MỤC LỤC

I QUẢN TRỊ TÍCH HỢP - KẾ HOẠCH TỔNG THỂ DỰ ÁN 5

1.1 Đối tượng dự án 5

1.2 Cơ sở thực tiễn – Tính khả thi của dự án 5

1.3 Chiến lược kinh doanh 5

2 Chi tiết dự án 6

3 Mục đích và mục tiêu 7

3.1 Mục đích: 7

3.2 Mục tiêu khi hoàn tất giai đoạn xây dựng: 7

II.QUẢN TRỊ PHẠM VI 8

1 Cơ cấu phân tách công việc – WBS (work breakdown structure) 8

2 Chú giải chi tiết các công việc: 9

2.1 Các công việc nhóm I – Giai đoạn chuẩn bị 9

2.2 Các công việc nhóm II – Xây dựng phần cứng 10

2.3 Các công việc nhóm III – Xây dựng phần mềm 13

2.4 Các công việc nhóm IV – Giai đoạn kết thúc 15

III QUẢN TRỊ THỜI GIAN 17

1 Danh mục công việc và thời gian ước tính (Đơn vị: ngày) 17

2 Sơ đồ Pert 18

3 Kế hoạch tiến độ 19

IV QUẢN TRỊ CHI PHÍ - Chi phí dự toán (đơn vị VND) 21

V QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG 26

1 Hệ thống các tiêu chuẩn chất lượng của dự án 26

1.1 Các tiêu chuẩn về nhân sự quản lý dự án 26

1.3 Các tiêu chuẩn về xây dựng kế hoạch kinh doanh của dự án 26

2 Kế hoạch quản trị chất lượng: 26

2.1 Quản trị chất lượng kí kết hợp đồng và quản trị hợp đồng 26

2.2 Quản trị chất lượng thiết kế, kiến trúc: 27

- Nhiệm vụ thiết kế công trình sẽ do nhà thầu chịu trách nhiệm trước ban điều hành dự án và trước pháp luật về công trình thiết kế 27

2.3 Quản trị chất lượng nhân viên dự án 28

2.4 Quản trị chất lượng nghiệm thu bản thiết kế 28

2.5 Quản trị chất lượng thẩm định dự án 28

2.6 Quản trị chất lượng đồng bộ công trình của dự án 29

2.7 Kiểm soát chất lượng 29

VI QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 30

1 Sơ đồ tổ chức: 30

2 Phân tách công việc 30

2.1 Ban điều hành dự án 30

2.2 Bộ phận phụ trách thông tin 31

2.3 Bộ phận phụ trách kinh doanh 32

2.4 Bộ phận phụ trách xây dựng 32

2.5 Bộ phận hành chính, tài chính, kế toán 33

VII QUẢN TRỊ THÔNG TIN - LẬP KẾ HOẠCH THÔNG TIN 34

1 Sơ lược về quản trị rủi ro 37

2 Các trường hợp rủi ro chính của dự án và biện pháp quản trị 37

2.1 Rủi ro về yếu tố nhân lực: 37

2.2 Rủi ro giữa các bộ phận 38

2.3 Rủi ro về tài chính 40

2.4 Rủi ro do yếu tố khách quan bên ngoài 40

IX QUẢN TRỊ MUA SẮM - LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM 41

X KẾT LUẬN 41

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước ta đang phát triển từng ngày từng giờ, bên cạnh việc Công nghiệp hóa,hiện đại hóa Đất nước, chính sách bảo tồn và gìn giữ những di sản văn hóa luônđươc Nhà nước ta coi trọng Đó là tiền đề vô cùng quan trọng cho việc thu hútkhách du lịch nước ngoài đến Việt nam ngày một đông đảo

Bên cạnh đó ,Việt nam cũng đươc coi như điêm đến lý tưởng cho những du kháchnước ngoài bởi chi phí rẻ, là 1 đất nước hòa bình bậc nhất thế giới!

Nắm bắt được điều này, hơn nữa nhìn vào thực tế ở Việt nam nói chung và Hà nộinói riêng,cá nhân tôi thấy rằng nhu cầu nhà nghỉ cho khách nước ngoài với giá phảichăng,dịch vụ tốt, đặc biệt là những chỉ dẫn ,lời khuyên hữu ích về địa điểm thamquan, cách thức đi lại sao cho thuận tiện và chi phí hợp lý nhất là điều còn thiếu hụt!Chính vì những lý do trên mà Nhóm chúng tôi đã và đang hình thành nên dự án Xâydựng nhà nghỉ cho khách nước ngoài

NGUYỄN HỮU MẠNH_Nhóm 1 - Dự án E360

 Đối tượng này là khách hàng của dịch vụ nhà nghỉ và là yếu tố quan trọng tạonên môi trường nói tiếng anh thân thiện, hiệu quả.

- Thanh niên, sinh viên, học sinh và các đối tượng khác có nhu cầu tìm đến một môitrường để được giao tiếp tiếng anh thường xuyên cũng như giải trí, giao lưu văn hoágiữa các quốc gia

 Đây là lượng khách hàng chính của quán cafe cũng là nguồn nhân lực có chấtlượng, năng động, nhiệt tình với chi phí hợp lý cho hoạt động lâu dài của tổ hợp

- Khi dự án trải qua được giai đoạn đầu và đi vào hoạt động ổn định thì có tiềmnăng tạo ra được một không gian giao lưu văn hoá độc đáo với những sự kiện hàngtuần, hàng tháng thu hút được cả những khách du lịch nước ngoài đến và nghỉ lại tổhợp một địa điểm đặc sắc trong hành trình du lịch Việt Nam, Hà Nội của họ

1.2 Cơ sở thực tiễn – Tính khả thi của dự án

- Tổ hợp này có chức năng thông thường của hình thức kinh doanh độc lập là nhànghỉ, đồng thời có lợi thế từ đối tượng khách du lịch nước ngoài nghỉ lại tạo ra sốlượng khách hàng ổn định

-Đây là nơi khách du lịch nước ngoài sẽ được tư vấn, chăm sóc 1 cách chu đáo vềcác địa điểm tham quan,bản đồ du lịch, phương tiện đi lại 1 cách hiệu quả và kinh tếnhất

-Khách hàng có thể hoàn toàn hài lòng về điều kiện cũng như chất lượng phục vụkhi đến với Guest House

1.3 Chiến lược kinh doanh

Đối tượng khách hàng của tổ hợp là thành phần chưa có thu nhập cá nhân hoặc có

được lượng khách hàng đông đảo Để đảm bảo duy trì được giá dịch vụ ở mức cạnhtranh thì việc cân đối chi phí hoạt động được thực hiện theo các biện pháp:

- Quảng cáo và tìm kiếm khách hàng trên Internet, thông qua một website chínhthức của tổ hợp (www.hotelguesthouse.com.vn) và các trang cá nhân được lập trêncác mạng xã hội phổ biến (facebook, twitter, yahoo, …), đăng kí thông tin trên cácwebsite du lịch phổ biến trong và ngoài nước Internet là một kênh thông tin rộngrãi, chi phí thấp và thường được những đối tượng có nhu cầu thiết kế những tour dulịch tự do - đối tượng khách hàng mục tiêu của tổ hợp tìm hiểu, tham khảo trước khi

đi du lịch nên đây là hình thức quảng bá phù hợp được chú trọng nhất trong chiếnlược marketing

- Tổ hợp có một đội ngũ nhân viên tiềm năng có chất lượng tốt nằm trong chínhnhững khách hàng mục tiêu đang nhắm tới Để tuyển dụng đội ngũ nhân viên phầnlớn nằm trong đối tượng thanh niên, sinh viênĐây sẽ là nguồn lao động chất lượngnhưng không đòi hỏi chi phí nhân công cao, phù hợp với chiến lược giá cả của tổhợp

Bên cạnh giá cả cạnh tranh thì hình thức kinh doanh thu hút khách hàng hay khôngphụ thuộc lớn vào không khí ấm cúng mang đậm phong cách Việt nam Vì vậy việcquản lý sẽ rất chú trọng lên kế hoạch chi tiết và đầu tư vào nội dung những hoạtđộng hàng ngày của nhà nghỉ nhằm tạo được một không gian văn hoá Việt Namgiữa các bạn trẻ, trong nước và quốc tế

2 Chi tiết dự án

- Tên dự án: Xây dựng nhà nghỉ cho khách du lịch nước ngoài Guest House

- Địa điểm: Số 9, ngõ 15 Ngô Tất Tố, Hai Bà Trưng, Hà Nội (ngõ rộng 5m)

- Diện tích xây dựng: 102,35 m2 (kích thước 23 x 4.45 m)

- Quy mô: 7 tầng nhà, 1 tầng hầm

+ Nhà nghỉ: 24 phòng (khoảng 20m2/phòng) phục vụ tối đa 80 khách

- Chủ đầu tư: Công ty cổ phần dịch vụ & du lịch Ánh Dương, số 124 Lý ThườngKiệt, Hà Nội

- Tổng vốn đầu tư ước tính: 11902 triệu đồng giải ngân theo tiến độ thực hiện dự án

- Thời gian thực hiện ước tính: 287 ngày

+ Thời gian bắt đầu: 1/3/2011

+ Thời gian kết thúc: 12/12/2011

- Cách thức tổ chức quản lý dự án: dự án có quy mô trung bình, được chia và quản

lý theo 2 mảng công việc chính và tương đối độc lập:

+ Xây dựng phần cứng tức là cơ sở hạ tầng cho tổ hợp, phần công việc này đượcthực hiện theo tiến độ 3 bước: chuẩn bị, thiết kế và thi công Việc quản lý thực hiệncác công việc này theo trình tự trước sau

+ Xây dựng phần mềm bao gồm: xây dựng chiến lược và các công cụ marketing,xây dựng kế hoạch nhân sự (cho việc vận hành kinh doanh), xây dựng kế hoạch sựkiện (định kỳ và không định kỳ) Trong các công việc này thì việc xây dựng chiếnlược kinh doanh sẽ định hướng cho những công việc còn lại

- Nhân sự quản lý dự án: E360 Group – trực thuộc Công ty cổ phần dich vụ và dulịch Ánh Dương

- Các hợp đồng chính khi thực hiện dự án: Hợp đồng thiết kế, xây dựng; Hợp đồngmua sắm nội thất; Hợp đồng lao động

- Các văn bản pháp lý cần thiết cho việc thực hiện dự án: Giấy chứng nhận quyền sửdụng đất; Giấy phép xây dựng; Giấy phép kinh doanh

3.2 Mục tiêu khi hoàn tất giai đoạn xây dựng:

- Hoàn thiện cơ sở hạ tầng đúng tiến độ, chất lượng, phù hợp với đặc thù kinhdoanh và chi phí không vượt quá dự tính ban đầu (chênh lệch tối đa 10%)

- Hoàn thiện hệ thống blog, mạng xã hội, website du lịch … đầy đủ chức năng sẵnsàng cho việc phổ biến rộng rãi các thông tin về tổ hợp và thuận tiện cho kháchhàng truy cập, tìm kiếm, đặt chỗ, phản hồi…

- Hoàn thiện các kế hoạch quản lý, tuyển dụng, đào tạo và sắp xếp nhân sự trongviệc vận hành tổ hợp.

- Định hướng, thiết kế, lên kế hoạch sơ lược cho những hoạt động hàng ngày và một

số sự kiện gần nhất trong giai đoạn đầu vận hành tổ hợp

2.2 Chuẩn bị trang thiết bị, máy móc, vật tư, nhân công và

phương án thi công 2.3 Thi công phần thô (móng, tầng hầm, tầng nổi)

2.4 Hoàn thiện hệ thống điện nước, các công trình phụ cận.

2.5 Mua sắm và lắp đặt nội thất, trang thiết bị

2.6 Nghiệm thu cơ sở hạ tầng hoàn thiện

III

3.1 Xây dựng các công cụ marketing

Bộ phận phụ trách kinh doanh

3.2 Lập kế hoạch các hoạt động, sự kiện

3.3 Xây dựng cơ chế quản lý, điều hành hoạt động của tổ hợp

3.4 Lập bảng phân công nhân sự, lên kế hoạch tuyển dụng,

đào tạo nhân viên.

3.5 Xây dựng hệ thống phần mềm phục vụ việc quản lý, vận

hành tổ hợp

IV

4.1 Chủ đầu tư nghiệm thu kết quả dự án

Chủ đầu tư, Nhóm dự án, Các bên khác có liên quan.

4.2 Sửa chữa, điều chỉnh

4.3 Bàn giao kết quả dự án

4.4 Kết thúc dự án

2 Chú giải chi tiết các công việc:

2.1 Các công việc nhóm I – Giai đoạn chuẩn bị

- Thời gian thực hiện ước tính: 7 ngày

- Chi phí ước tính: 20 triệu đồng (thuê máy móc, chuyên gia)

b Thiết kế cơ sở hạ tầng

- Nguồn lực: Các tài liệu từ công việc trước

- Cách tiến hành: Căn cứ vào báo cáo khảo sát trắc địa, các bộ phận phụ trách xâydựng và kinh doanh trong nhóm dự án được phân công dưới sự chỉ đạo của ban điềuhành dự án, các bộ phận chức năng này tiến hành chi tiết, cụ thể hoá các yêu cầu,điều kiện cần đạt được của cơ sở hạ tầng đáp ứng quy mô dự án, phù hợp với môhình kinh doanh Sau khi có được hình dung cụ thể của cơ sở hạ tầng thì ban điềuhành dự án làm việc với công ty thiết kế (do chủ đầu tư chỉ định) để được tư vấnsửa chữa và cùng hoàn thiện các tài liệu kỹ thuật cho công tác xây dựng cơ sở hạtầng

- Kết quả: Có được bản vẽ chi tiết (phần thô và trang trí hoàn thiện) và các tài liệu

kỹ thuật có liên quan đến việc xây dựng cơ sở hạ tầng (Bản thiết kế được trích dẫntrong phụ lục 1 của tài liệu này)

- Thời gian ước tính: 30 ngày

- Chi phí thuê thiết kế ước tính: 25 triệu

- Nguồn lực: Bộ phận phụ trách kinh doanh, bản thiết kế cơ sở hạ tầng, các tài liệukhác của dự án đã hoàn thành trong các công việc trước.

- Cách tiến hành: Bộ phận phụ trách kinh doanh tiến hành các nghiên cứu, khảo sátthị trường cần thiết để vạch ra định hướng kinh doanh cụ thể cho dự án (xác địnhchiến lược nhân sự, chiến lược marketing …)

- Kết quả: các chiến lược định hướng lâu dài cho hoạt động của tổ hợp (Chiến lượcmarketing của tổ hợp - một trong những định hướng quan trọng cho hoạt động kinhdoanh được trích dẫn trong Phụ lục 2 của tài liệu này)

- Thời gian ước tính: 25 ngày

- Chi phí khảo sát nghiên cứu thị trường ước tính: 50 triệu

d Dự toán

- Nguồn lực: Kết quả của công việc thiết kế và bản kế hoạch kinh doanh, Nhóm dự

án E360 (chịu trách nhiệm chính là bộ phận phụ trách xây dựng)

- Cách tiến hành: Căn cứ bản thiết kế chi tiết và kế hoạch kinh doanh xây dựngđược ở các công việc trước, dưới sự tư vấn của chuyên gia (xây dựng) ban điềuhành và các bộ phận chuyên môn tiến hành dự toán ngân sách cho việc thực hiện dự

án, đặc biệt là dự toán ngân sách cho phần xây dựng cơ sở hạ tầng của tổ hợp

- Kết quả: Có được bản dự toán ngân sách chi tiết (Dự toán ngân sách chi tiết chophần xây dựng thô và nội thất được trích dẫn trong phụ lục 3 của tài liệu này)

- Thời gian ước tính: 7 ngày

- Chi phí thuê tư vấn ước tính: 10 triệu

2.2 Các công việc nhóm II – Xây dựng phần cứng

a Kí hợp đồng với nhà thầu xây dựng

- Nguồn lực: bản thiết kế, dự toán ngân sách xây dựng, bộ phận phụ trách xây dựng

- Cách tiến hành: liên hệ với công ty xây dựng do nhà đầu tư chỉ định, thương thảohợp đồng xây dựng (các điều khoản chính là về ngân sách thi công, tiến độ xâydựng, tiêu chuẩn chất lượng xây dựng, các giai đoạn nghiệm thu) tiến tới kí kết hợpđồng xây dựng cơ sở hạ tầng của dự án (Hợp đồng mẫu được trích dẫn trong phụlục 4 của tài liệu này)

- Kết quả: Kí kết hoàn tất hợp đồng xây dựng

- Thời gian ước tính: 5 ngày

- Chi phí kí hợp đồng: 15 triệu (chi phí thuê tư vấn luật, tư vấn xây dựng và các chiphí khác)

b Chuẩn bị thi công

- Nguồn lực: bộ phận phụ trách xây dựng, các nguồn lực của nhà thầu xây dựng(thiết bị, phương tiện, nguyên vật liệu, nhân công)

- Cách tiến hành: căn cứ những điều khoản của hợp đồng xây dựng đã thoả thuận,ban điều hành dự án tiến hành giải ngân lần đầu vốn đầu tư cho xây dựng để nhàthầu xây dựng tiến hành các công tác chuẩn bị thi công (thuê nhân công, mua và tậpkết nguyên vật liệu, thiết bị xây dựng và các yếu tố cần thiết khác) và lập phương ánthi công cụ thể cho từng hạng mục công trình

- Kết quả cần đạt: sẵn sàng các yếu tố đầu vào để tiến hành thi công công trình

- Thời gian ước tính: 14 ngày

- Nguồn vốn xây dựng giải ngân lần đầu: 2 tỷ đồng

c Thi công phần thô

- Nguồn lực: Hợp đồng xây dựng, nhân sự của bộ phận phụ trách xây dựng (thamgia giám sát thi công), các tài liệu kỹ thuật có liên quan, nguồn lực từ phía nhà thầuxây dựng

- Cách tiến hành: Nhà thầu xây dựng thi công phần thô của công trình (bao gồmmóng, tầng hầm, tầng nổi) theo bản thiết kế hoàn chỉnh đã thống nhất trong hợpđồng dưới sự giám sát của bộ phận phụ trách xây dựng

- Kết quả cần đạt: hoàn thiện phần thô của cơ sở hạ tầng theo đúng các tiêu chuẩnchất lượng đặt ra, ngân sách xây dựng không vượt quá ước tính

- Thời gian ước tính: 145 ngày

- Nguồn vốn xây dựng giải ngân lần 2: 6500 triệu đồng

d Hoàn thiện hệ thống điện nước và các công trình phụ cận

- Nguồn lực: Bộ phận phụ trách xây dựng, Các nguồn lực từ phía nhà thầu xâydựng, phần thô của cơ sở hạ tầng

- Cách tiến hành: Nhà thầu xây dựng tiến hành lắp đặt hệ thống điện nước và hoànthiện các công trình phụ trợ của cơ sở hạ tầng theo thiết kế dưới sự giám sát của bộphận phụ trách xây dựng

- Kết quả cần đạt: hoàn thiện hệ thống điện nước và các công trình phụ cận của tổhợp.

- Thời gian ước tính: 25 ngày

- Nguồn vốn giải ngân lần 3 cho xây dựng: 1 tỷ đồng

e Mua sắm và lắp đặt nội thất, trang thiết bị

- Nguồn lực: Bộ phận phụ trách xây dựng, Các nguồn lực từ phía nhà thầu xâydựng, phần thô của cơ sở hạ tầng, bản thiết kế và dự toán ngân sách cho mua sắmnội thất, trang thiết bị

- Cách tiến hành: công việc này được tiến hành sau khi hoàn thiện phần thô, songsong với việc lắp đặt điện nước và các công trình phụ trợ của cơ sở hạ tầng, do nhàthầu xây dựng đảm nhiệm với sự hỗ trợ chuyên môn (trong các trường hợp cần

thiết) của bên cung cấp thiết bị, nội thất.Công ty cung cấp nội thất do chủ đầu tư chỉđịnh

- Kết quả cần đạt: mua sắm, lắp đặt hoànthiện các trang thiết bị, nội thất cho cơ sở hạtầng, chi phí thực hiện không vượt quá dựtoán ngân sách đã đề ra

- Thời gian ước tính: 10 ngày

- Nguồn vốn đầu tư cho nội thất và trangthiết bị: 1050 triệu đồng (bao gồm cả phívận chuyển lắp đặt)

f Nghiệm thu cơ sở hạ tầng hoàn thiện

- Nguồn lực: Bộ phận phụ trách xây dựng,Đại diện bên thi công

- Cách tiến hành: căn cứ các tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng thoả thuận trong hợpđồng, các báo cáo tiến độ, chất lượng, chi phí… tiến hành nghiệm thu phần xâydựng hoàn tất

- Kết quả: đánh giá chính xác kết quả xây dựng, công trình đảm bảo đủ chất lượngtheo hợp đồng đã thoả thuận

- Thời gian ước tính: 5 ngày

- Chi phí ước tính: 10 triệu (bao gồm phí thuê chuyên gia kiểm định chất lượng xâydựng)

2.3 Các công việc nhóm III – Xây dựng phần mềm

a Xây dựng các công cụ marketing

- Nguồn lực: nhân sự chuyên môn trong bộ phận phụ trách kinh doanh (chuyên vềmarketing, công nghệ thông tin), chiến lược kinh doanh

- Cách tiến hành: căn cứ chiến lược kinh doanh đã xác định trong công việc trước

bộ phận phụ trách kinh doanh phân bổ nhân sự có trình độ chuyên môn phụ tráchcác công việc thiết kế, xây dựng các công cụ marketing cho tổ hợp (chủ yếu là công

cụ mạng)

- Kết quả: xây dựng được mạng lưới các công cụ marketing có độ phổ biến cao, tiệních cho người sử dụng và người quản lý (dễ truy cập, thông tin rõ ràng, cập nhậtnhanh chóng, quản lý theo hệ thống có kiểm soát…) nhưng vẫn đảm bảo được mứcchi phí hợp lý khi được đưa vào vận hành sau này

- Thời gian ước tính: 16 ngày

- Chi phí đầu tư ban đầu cho việc xây dựng các công cụ marketing: 50 triệu

b Lập kế hoạch các hoạt động, sự kiện

- Nguồn lực: nhân lực có chuyên môn trong vận hành, tổ chức sự kiện (thuộc bộphận kinh doanh), chiến lược kinh doanh

- Cách tiến hành: căn cứ chiến lược kinh doanh (bao gồm đối tượng khách hàngmục tiêu, phương thức hoạt động của tổ hợp…) lập ra kế hoạch hoạt động thườngxuyên và kế hoạch cho một số sự kiện đặc biệt gần nhất (tính từ lúc dự án hoànthành và bàn giao cho bên vận hành)

- Kết quả: kế hoạch chi tiết cho những hoạt động thường xuyên của tổ hợp và kếhoạch cho một số sự kiện gần nhất phục vụ cho việc thực hiện vận hành giai đoạnđầu của bên được bàn giao kết quả dự án (Được trích dẫn trong Phụ lục 5 của tàiliệu này)

- Thời gian ước tính: 15 ngày

- Chi phí khảo sát thực tế, thử nghiệm hoạt động, điều tra khách hàng: 20 triệu

c Xây dựng cơ chế quản lý, điều hành hoạt động của tổ hợp

- Nguồn lực: nhân sự chuyên môn về tổ chức trong bộ phận phụ trách kinh doanh,chiến lược kinh doanh

- Cách tiến hành: nghiên cứu chiến lược kinh doanh để chi tiết hoá các nhiệm vụ,yêu cầu cho việc quản lý điều hành hoạt động của tổ hợp từ đó đưa ra kế hoạch vậnhành, quản lý khoa học nhất cho tổ hợp (Cơ chế quản lý hoạt động của tổ hợp đượctrích dẫn trong phụ lục 6 của tài liệu này)

- Kết quả: đưa ra được cơ chế quản lý cơ bản hoạt động của tổ hợp, kế hoạch nhân

sự cho việc quản lý và các yêu cầu cần chấp hành trong vận hành tổ hợp

- Thời gian ước tính: 10 ngày

- Chi phí ước tính: 5 triệu

d Lập bảng phân công nhân sự, lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên

- Nguồn lực: nhân lực có chuyên môn về quản lý nhân sự trong bộ phận kinh doanh,chiến lược kinh doanh

- Cách tiến hành: căn cứ chiến lược kinh doanh lập ra danh mục nhân sự cần thiếtcho việc vận hành tổ hợp từ đó lên kế hoạch cho khâu tuyển dụng và đào tạo nhânviên Kế hoạch này sau đó sẽ được bàn giao cho bên vận hành sử dụng nên phảiđảm bảo tính linh hoạt, dễ thay đổi cho phù hợp với thực tế sau này

- Kết quả: danh mục nhân viên cần thiết, kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên đểphục vụ cho công tác nhân sự vận hành tổ hợp sau khi bàn giao

- Thời gian ước tính: 11 ngày

- Chi phí ước tính: 2 triệu

e Xây dựng hệ thống phần mềm phục vụ việc quản lý, vận hành tổ hợp

- Nguồn lực: nhân sự của bộ phận kinh doanh có chuyên môn về kỹ thuật, chiếnlược kinh doanh, kết quả của các công việc (b) (c) (d) (e)

- Cách tiến hành: căn cứ các nguồn lực đầu vào cộng với tư vấn thiết kế của chuyêngia kỹ thuật tiến hành xây dựng các phần mềm phục vụ cho công tác quản lý cáccông cụ marketing, quản lý nhân viên, quản lý hoạt động và liên kết chúng thànhcác thành phần trong một mạng tổng thể, phục vụ cho công tác quản lý điều hànhtoàn bộ hoạt động của tổ hợp

- Kết quả: có được một công cụ quản trị tổng thể các hoạt động của tổ hợp, sử dụng

dễ dàng

- Thời gian ước tính: 25 ngày

- Chi phí thuê thiết kế, tư vấn, xây dựng phần mềm: 50 triệu

2.4 Các công việc nhóm IV – Giai đoạn kết thúc

a Chủ đầu tư nghiệm thu kết quả dự án

- Nguồn lực: ban điều hành dự án, đại diện chủ đầu tư, kết quả của 2 mảng côngviệc xây dựng “phần cứng” và “phần mềm” của tổ hợp

- Cách tiến hành: chuyên viên kỹ thuật do chủ đầu tư chỉ định kiểm tra kết quả 2mảng công việc thể hiện ở đầu ra của 2 công việc cuối mỗi mảng là cơ sở hạ tầnghoàn thiện và hệ thống mạng quản trị tổng thể hoạt động của tổ hợp

- Kết quả: chủ đầu tư đưa ra những yêu cầu cần điều chỉnh

- Thời gian ước tính: 6 ngày

- Chi phí ước tính: 20 triệu (thuê chuyên gia thẩm định khách quan)

b Sửa chữa, điều chỉnh

- Nguồn lực: cơ sở hạ tầng hoàn thiện, hệ thống mạng quản trị tổng thể hoạt độngcủa tổ hợp, những yêu cầu điều chỉnh của chủ đầu tư, nhóm dự án E360

- Cách tiến hành: điều chỉnh các đầu ra của 2 mảng công việc theo yêu cầu của chủđầu tư dưới sự tư vấn của chuyên viên kỹ thuật do chủ đầu tư chỉ định, việc sửachữa điều chỉnh ở phần xây dựng sẽ do nhà thầu xây dựng đảm nhiệm (một phầntrong hợp đồng xây dựng và chi phí phát sinh được tính toán sau khi hoàn thành sửachữa)

- Kết quả: chủ đầu tư nghiệm thu và chấp nhận kết quả của dự án

- Thời gian ước tính: 10 ngày

- Chi phí ước tính: 50 triệu

c Bàn giao kết quả dự án

- Nguồn lực: Ban điều hành, đại diện chủ đầu tư, đại diện bên chịu trách nhiệm vậnhành tổ hợp, các kết quả của dự án

- Cách tiến hành: Ban điều hành bàn giao cơ sở hạ tầng và các tài liệu hướng dẫn,chú giải chi tiết về hệ thống mạng quản trị tổ hợp, tổ chức phổ biến, đào tạo ngắnhạn cho các kỹ thuật viên, nhà quản trị hoặc đối tượng được chỉ định của bên vậnhành cách sử dụng hệ thống Bàn giao các kế hoạch kinh doanh (marketing, nhân

sự, sự kiện) và các tài liệu cần thiết khác cho bên vận hành Chủ đầu tư chứng kiến

và ký quyết định kết thúc dự án

- Kết quả: sau khi bàn giao kết quả dự án bên vận hành có đủ các phương tiện, cơchế cần thiết để vận hành dự án và có nhân sự đã được đào tạo cơ bản để vận hành

dự án

- Thời gian ước tính: 3 ngày

- Chi phí ước tính: 35 triệu

d Kết thúc dự án

- Nguồn lực: Đại diện chủ đầu tư, nhóm dự án E360, các tài liệu liên quan đến việcbắt đầu và kết thúc dự án

- Cách tiến hành: tổ chức họp nhóm dự án và đại diện chủ đầu tư, tổng kết kết quả

dự án và hoàn tất các giấy tờ cần thiết để kết thúc dự án (bàn giao nguồn lực dưthừa, không sử dụng, nhân sự, giấy tờ hồ sơ pháp lý…), thanh lý hợp đồng xâydựng, hợp đồng mua sắm nội thất, trang thiết bị và các hợp đồng với những chủ thểbên ngoài có liên quan đến dự án

- Kết quả: Dự án kết thúc, các tài liệu được bàn giao đầy đủ, hợp pháp, không phátsinh thêm chi phí thanh lý hợp đồng

- Thời gian ước tính: 3 ngày

- Chi phí: 10 triệu

III QUẢN TRỊ THỜI GIAN

1 Danh mục công việc và thời gian ước tính (Đơn vị: ngày)

Ta Tm Tb Te PHƯƠNG

SAI

I

A1 Khảo sát, trắc địa - 5 7 10 7.2 0.69A2 Thiết kế cơ sở hạ tầng A1 23 30 40 30.5 8.03 A3 Xây dựng chiến lược kinh doanh A2 20 25 33 25.5 4.69 A4 Dự toán A3 5 7 10 7.2 0.69

II

B1 Kí hợp đồng xây dựng A4 3 4 7 4.3 0.44B2 Chuẩn bị trang thiết bị, máy móc, vật tư,nhân công và phương án thi công B1 10 14 20 14.3 2.78B3 Thi công phần thô (móng, tầng hầm, tầng

nổi) B2 120 145 160 143.3 44.44B4 Hoàn thiện hệ thống điện nước, các công

trình phụ cận. B3 20 25 28 24.7 1.78B5 Mua sắm và lắp đặt nội thất, trang thiết bị B3 7 10 14 10.2 1.36B6 Nghiệm thu cơ sở hạ tầng hoàn thiện B4, B5 4 5 7 5.2 0.25

III

C1 Xây dựng các công cụ marketing A4 13 16 20 16.2 1.36C2 Lập kế hoạch các hoạt động, sự kiện A4 10 15 17 14.5 1.36 C3 Xây dựng cơ chế quản lý, điều hành hoạt

động của tổ hợp A4 7 10 12 9.8 0.69C4 Lập bảng phân công nhân sự, lên kế hoạch

tuyển dụng, đào tạo nhân viên. A4 10 11 13 11.2 0.25C5 Xây dựng hệ thống phần mềm phục vụ

việc quản lý, vận hành tổ hợp

C1,C2,C3, C4 20 25 30 25.0 2.78

IV

D1 Chủ đầu tư nghiệm thu kết quả dự án B6, C5 5 6 7 6.0 0.11D2 Sửa chữa, điều chỉnh D1 7 10 14 10.2 1.36 D3 Bàn giao kết quả dự án D2 2 3 5 3.2 0.25D4 Kết thúc dự án D3 2 3 4 3.0 0.11

Công thức tính:

Thời gian trung bình: Te = (Ta + 4*Tm + Tb)/6

Trong đó: Te - Thời gian dự tính

Ta - Thời gian lạc quan

Tm - Thời gian trung bình (thời gian thường gặp)

Tb - Thời gian bi quan

Phương sai: V = [(Tb – Ta)/6] 2

2 Sơ đồ Pert

Đường găng của dự án:

A1 A2  A3  A4  B1  B2  B3  B4  B6  D1  D2  D3  D4

3.2 10.2

6

5.2 10.2

20.7 140.3

D 1

D 2

D 3

A2

A1

C 1

C 3

C 4

C 5

B 1

B 2

C 2

B 6

B 4

B 5

B 3

D 4

Tổng thời gian thực hiện các công việc găng: 277 ngày  Tổng thời gian thực hiện dự án ước tính là 280 ngày.

3 Kế hoạch tiến độ

a Khởi động dự án: 1/3/2011 Nguồn lực:

+ Nhân sự thuộc nhóm quản lý dự án

+ Các nguồn lực khác: hồ sơ dự án, kết quả khảo sát tiền khả thi, mặt bằng xâydựng

+ Các chủ thể bên ngoài tham gia: công ty thiết kế, chuyên gia tư vấn

 Kết thúc giai đoạn chuẩn bị vào khoảng đầu tháng 5 (ước tính là vào 9/5/2011)

dự án chuyển sang giai đoạn trọng tâm

b Giai đoạn xây dựng chính từ 10/5 đến 17/11 Sau khi hoàn tất công việc thiết kế

hạ tầng cơ sở - có được hình dung thực tế về tổ hợp dự án được tiến hành theo 2mảng công việc khá độc lập

- Xây dựng cơ sở hạ tầng: từ 10/5 đến 17/11 với các nguồn lực:

+ Nhân sự thuộc bộ phận phụ trách xây dựng

+ Nguồn vốn cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng

+ Hợp đồng thiết kế, xây dựng, mua sắm nội thất với các công ty do chủ đầu tư chỉđịnh (đối tác lâu năm)

+ Các nguồn lực khác tiếp nhận sau giai đoạn khởi đầu dự án

- Xây dựng các yếu tố phục vụ cho quá trình vận hành tổ hợp: từ 10/5 đến 19/5 vớicác nguồn lực:

+ Nhân sự thuộc bộ phận phụ trách kinh doanh

+ Nguồn vốn cho công việc xây dựng “phần mềm” của dự án

+ Các chiến lược kinh doanh, hồ sơ về các dự án khác của công ty mẹ (chủ đầu tư),các khảo sát tiền khả thi

+ Hợp đồng với chuyên viên kỹ thuật được chủ đầu tư chỉ định

 Sau khi hoàn tất và nghiệm thu công việc xây dựng “phần mềm” cho dự án thìnhân sự trực thuộc bộ phận phụ trách kinh doanh sẽ được điều động sang hỗ trợ cho

bộ phận xây dựng hoặc điều chuyển sang dự án khác theo yêu cầu của chủ đầu tư(công ty Ánh Dương)

c Giai đoạn kết thúc: từ 18/11 đến 12/12 Nguồn lực bao gồm:

- Các báo cáo, kết quả thực tế của các công việc trong giai đoạn trước.