Giáo trình hệ thống văn bản và hồ sơ địa chính

Mục tiêu của học phần: - Kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức cơ bản về hệ thống văn bản quản lý nhànước và hệ thống hồ sơ địa chính; hiểu được các thành phần cấu thành văn bản th

BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP.HCM



GIÁO TRÌNH

HỆ THỐNG VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

(Dùng cho sinh viên ngành Quản lý đất đai)

KHOA QUẢN LÝ ĐẤT ĐAILƯU HÀNH NỘI BỘ

Thành phố Hồ Chí Minh, 2016

1

HỌC PHẦN HỆ THỐNG VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

Mở đầu: Giới thiệu tổng quan:

Học phần Hệ thống văn bản và hồ sơ địa chính

- Mã học phần: 111030 Số tín chỉ: 2

- Học phần: Tự chọn bắt buộc

- Học phần tiên quyết: Luật Đất đai

Trình độ đào tạo: Đại học

Phân bổ thời gian:

- Nghe giảng lý thuyết: 26 tiết

- Làm bài tập trên lớp, thảo luận: 4 tiết

- Tự học: 60 tiết

Mục tiêu của học phần:

- Kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức cơ bản về hệ thống văn bản quản lý nhànước và hệ thống hồ sơ địa chính; hiểu được các thành phần cấu thành văn bản theo quy địnhpháp luật hiện hành trong lĩnh vực đất đai và hệ thống hồ sơ địa chính; nắm vững quy trình soạnthảo, ban hành văn bản trong lĩnh vực đất đai và quy trình lập hồ sơ địa chính

- Kỹ năng: Có khả năng soạn thảo được một số văn bản thông dụng trong hoạt độngthực tiễn đúng với quy định pháp luật và những văn bản hành chính liên quan trong công tácquản lý nhà nước về đất đai như: báo cáo, tờ trình, quyết định, biên bản, công văn, thông báo, cho từng hồ sơ thửa đất; đồng thời có khả năng lập các sổ sách trong hồ sơ địa chính như sổ mục

kê đất đai, sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai, theo quy định pháp luật

- Thái độ, chuyên cần: Nhận thức đúng vai trò và vị trí của môn học trong chươngtrình đào tạo

Tóm tắt nội dung học phần:

Hệ thống văn bản và hồ sơ địa chính là học phần thuộc khối kiến thức chuyên sâucủa ngành quản lý đất đai, trình bày các vấn đề cơ bản về hệ thống văn bản quản lý hànhchính nhà nước phục vụ trong hệ thống hồ sơ địa chính

Học phần gồm 04 chương đề cập đến những nội dung:

- Kiến thức cơ bản về văn bản, hệ thống văn bản trong quản lý nhà nước; các thànhphần cấu thành văn bản theo quy định pháp luật hiện hành; phương pháp soạn thảo một sốvăn bản hành chính quy trình soạn thảo văn bản

- Kiến thức về hệ thống hồ sơ địa chính trong việc lập, quản lý hồ sơ địa chính;phương pháp soạn thảo những văn bản hành chính trong hệ thống hồ sơ địa chính (báo cáo,biên bản, tờ trình, quyết định, công văn, )

2

Chương 1 Hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước

1.1 Những vấn đề chung về văn bản quản lý hành chính nhà nước:

Các khái niệm chung:

Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một

ký hiệu nhất định

Quản lý trong xã hội là quá trình tổ chức, điều hành các hoạt động nhằm đạt được

những mục tiêu và yêu cầu nhất định

Hành chính là các hoạt động liên quan chủ yếu đến giấy tờ dựa trên quy định của

pháp luật

Nhà nước là một tổ chức xã hội đặc biệt được giai cấp thống trị thành lập để thực

hiện quyền lực chính trị của mình nhằm điều khiển, chỉ huy toàn bộ hoạt động kinh

tế, chính trị, xã hội của quốc gia, trong đó chủ yếu để bảo vệ các quyền lợi của lựclượng thống trị

Quản lý nhà nước (theo nghĩa rộng) là sự hoạt động, tổ chức, điều hành của cả bộ

máy nhà nước hay nói cách khác là sự tác động, tổ chức của quyền lực nhà nước trêncác phương tiện lập pháp, hành pháp và tư pháp

Quản lý nhà nước (theo nghĩa hẹp) là quá trình tổ chức điều hành của hệ thống cơ

quan hành chính nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của conngười theo pháp luật, nhằm đạt được những mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ quản lý nhànước

Quản lý hành chính nhà nước (đồng nghĩa với quản lý nhà nước theo nghĩa hẹp): là

quá trình tổ chức điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước đối với các chủthể quản lý, các lĩnh vực đời sống xã hội cũng như hành vi hoạt động của con người

và các hoạt động có tính chất hành chính nhà nước, nhằm xây dựng tổ chức bộ máy

và củng cố chế độ công tác nội bộ trong các cơ quan nhà nước

1.1.1 Khái niệm của văn bản quản lý hành chính nhà nước:

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý

bằng văn viết, do các cơ quan hành chính nhà nước ban hành theo thể thức, thẩmquyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp

lý nhất định, nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước

* Cần phân biệt văn bản quản lý hành chính nhà nước với các loại văn bản của cơquan lập pháp, tư pháp (văn bản quy phạm phạm pháp luật nói chung) và của các tổchức Đảng, đoàn thể chính trị, các tổ chức xã hội khác trong hệ thống chính trị

3

- Văn bản quản lý hành chính nhà nước được phân 2 loại:

+ Văn bản pháp quy là văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện văn bản luật,

do cơ quan quản lý hành chính ban hành

+ Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước Nó

cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trongkhâu quản lý

- Hình thức văn bản pháp quy (quản lý hành chính nhà nước):

+ Nghị định: do Chính phủ ban hành để quy định những quyền lợi và nghĩa vụ của

người dân theo Hiến pháp và Luật do Quốc hội ban hành

+ Nghị quyết: do Chính phủ hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành về các nhiệm

vụ kế hoạch, chủ trương chính sách và những công tác khác

+ Quyết định: do Thủ trưởng các cơ quan nhà nước hoặc Hội đồng nhân dân các cấp

ban hành Quyết định dùng để điều hành các công việc cụ thể trong đơn vị về tổchức, nhân sự, tài chính, dự án hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới

+ Chỉ thị: do Thủ trưởng các cơ quan nhà nước hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban

hành Chỉ thị dùng để đề ra chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý, chỉ đạo côngviệc, giao nhiệm vụ cho các bộ phận dưới quyền

+ Thông tư: do Thủ trưởng các cơ quan cấp Bộ hoặc Tòa án nhân dân tối cao, Viện

Kiểm sát nhân dân tối cao ban hành để hướng dẫn giải thích các chủ trương chínhsách và đưa ra biện pháp thực hiện các chủ trương đó

+ Thông cáo: là thông báo của Chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một quyết

định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác

- Hình thức văn bản hành chính (thông thường):

+ Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể Ví dụ: công văn

đôn đốc, công văn trả lời, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị

+ Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc Ví dụ: báo cáo tuần, báo

cáo tháng, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị

+ Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn

vị bằng văn bản

+ Biên bản: là bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc

để làm chứng về sau Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu

4

- Hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước là tập hợp các văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành tạo nên một chỉnh thể cấu thành hệ thống, trong

đó tất cả các văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắpxếp theo trật tự pháp lý khách quan logic và khoa học

1.1.2 Chức năng của văn bản quản lý hành chính nhà nước:

- Chức năng thông tin

- Chức năng quản lý

- Chức năng pháp lý

- Chức năng văn hóa – xã hội

- Các chức năng khác: thống kê, sử liệu

1.1.3 Ý nghĩa và vai trò của văn bản quản lý hành chính nhà nước:

- Ý nghĩa:

+ Văn bản quản lý hành chính Nhà nước có tính khuôn mẫu, chặt chẽ và rõ ràng; nóchứa đựng quy phạm pháp luật và có hiệu lực pháp lý cao; đồng thời là nguồn thôngtin quy phạm, là sản phẩm hoạt động của quản lý nhà nước và là công cụ điều hànhcủa các cơ quan, tổ chức và các nhà quản lý

+ Văn bản quản lý nhà nước là căn cứ pháp lý để các khách thể thực hiện quyết địnhcủa các chủ thể quản lý nhà nước, là chứng cứ để các chủ thể kiểm tra khách thểtrong việc thực hiện quyết định của mình

+ Văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản không chỉ phản ánh thông tin quản lý

mà còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh, quyền lực của các cơ quan nhà nước

- Vai trò:

+ Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong việc giúp cho công táclãnh đạo, điều hành và quản lý bộ máy nhà nước một cách hữu hiệu Nó phản ánhđầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước

1.2 Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước:

- Tiêu chí phân loại:

+ Theo tác giả: Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan ngang Bộ hay thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân; Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

+ Theo tên loại: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên

5

tịch, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình …

+ Theo thời gian ban hành: Ngày tháng năm ban hành văn bản

+ Theo nội dung văn bản: Văn bản về xuất nhập khẩu, địa chính …

+ Theo kỹ thuật chế tác: Văn bản trên đá, lụa, giấy, văn bản số (bản đồ số)

+ Theo hiệu lực pháp lý: Văn bản quy phạm hành chính (tức văn bản quy phạm phápluật dưới luật hay văn bản pháp quy), văn bản hành chính cá biệt, văn bản hànhchính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật

1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật:

- Quy phạm pháp luật là những quy tắc, chuẩn mực chung mang tính bắt buộc phải

thi hành đối với tất cả tổ chức, cá nhân có liên quan và được ban hành bởi các cơquan nhà nước có thẩm quyền

* Cấu tạo của 1 quy phạm pháp luật gồm 3 phần: Giả định, quy định và chế tài Tuy

nhiên, thường thì chỉ có 2 trong 3 bộ phận trên trong 1 quy phạm pháp luật, trong đóphần quy định là bộ phận bắt buộc

+ Phần giả định: Quy định địa điểm, thời gian, chủ thể, các hoàn cảnh, tình huống

có thể xảy ra trong thực tế mà nếu hoàn cảnh, tình huống đó xảy ra thì các chủ thể

phải hành động theo quy tắc xử sự mà quy phạm đặt ra Đây là phần nêu lên

trường hợp sẽ áp dụng quy phạm pháp luật đó.

+ Phần quy định: Là bộ phận trung tâm của quy phạm pháp luật, nêu lên quy tắc xử

sự mà mọi người phải thi hành khi xuất hiện những điều kiện mà phần giả định đã

đặt ra Đây là phần bắt buộc phải có trong quy phạm pháp luật.

+ Phần chế tài: Là bộ phận của quy phạm pháp luật chỉ ra những biện pháp tác động

mà Nhà nước sẽ áp dụng đối với chủ thể không thực hiện hoặc thực hiện không

đúng quy tắc xử sự đã được nêu trong phần quy định của quy phạm pháp luật Đây

là phương tiện đảm bảo thực hiện phần quy định của quy phạm pháp luật.

- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối

hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục quy định, trong đó cóquy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhà nước bảo đảm thực hiện

để điều chỉnh các quan hệ xã hội

- Văn bản quy phạm pháp luật có thể được bố cục như sau:

+ Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm

+ Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ) ban hành

6

kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm.

+ Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theoquyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm

+ Chỉ thị: theo khoản, điểm

+ Thông tư: theo chương, mục, điều, khoản, điểm

- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:

+ Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, Nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.

+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước.

+ Nghị định của Chính phủ.

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao.

+ Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao

+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

+ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.

+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

+ Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ

quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội

+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện

kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh

án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ

+ Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân.

1.2.2 Văn bản hành chính thông thường:

- Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin quy

phạm (báo cho biết có những văn bản quy phạm pháp luật) hay cụ thể hóa và lậpquy văn bản hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể của các cơ quan quản lý(báo cáo tình hình lên cấp trên, đôn đốc, nhắc nhở…)

Các loại hình văn bản hành chính thông thường là: Công văn, Báo cáo, Biên bản …

7

- Văn bản hành chính cá biệt là văn bản áp dụng các quy phạm pháp luật để giải

quyết một công việc, vấn đề, lĩnh vực cụ thể nào đó; loại văn bản chứa đựng nhữngquy tắc xử sự riêng, được áp dụng một lần cho một đối tượng cụ thể

Ví dụ: Quyết định, Chỉ thị (bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, điều động công chức;phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh, luận chứng kinh tế - kỹ thuật; hướng dẫncông việc cụ thể …) do các chủ thể ban hành như: Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch Ủyban nhân dân các cấp; Thủ trưởng cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân cấptỉnh

- Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:

+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm

theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm

+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc khoản,

điểm

1.3 Thể thức hành chính của văn bản quản lý Nhà nước:

1.3.1 Khái niệm về thể thức văn bản:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần và kết cấu các thành phần đó của vănbản, để đảm bảo sự chính xác về giá trị pháp lý và trách nhiệm của cơ quan ban hànhvăn bản

1.3.2 Cơ sở pháp lý về thể thức văn bản hành chính Nhà nước:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ, hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

* Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp, vềthể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướngChính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm phápluật liên tịch

8

1.3.3 Nội dung thể thức văn bản hành chính nhà nước:

- Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

+ Quốc hiệu

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Số ký hiệu của văn bản

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

+ Nội dung văn bản

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Dấu của cơ quan, tổ chức

+ Nơi nhận

+ Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định ở trên, có thể bổ sung địa chỉ

cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉTrang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan

- Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy mời, giấy giớithiệu, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, … không bắtbuộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổchức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thôngtin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức

9

Chương 2 Những quy định trong soạn thảo văn bản hành chính nhà nước

2.1 Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:

- Yêu cầu chung:

+ Nắm vững đường lối chính sách của Đảng

+ Văn bản ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vihoạt động của cơ quan ban hành văn bản

+ Phải nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việcđưa ra phải rõ ràng, phù hợp

+ Văn bản phải được trình bày đúng yêu cầu về thể thức, văn phong hành chính

- Yêu cầu về nội dung:

+ Nội dung của văn bản là phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản, trong đócác quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định đượcđặt ra, các vấn đề, sự việc được trình bày

+ Kết cấu nội dung văn bản gồm kết cấu chủ đề và kết cấu bố cục

+ Diễn đạt nội dung văn bản phải có luận cứ xác đáng, đầy đủ; phương pháp diễnđạt bao gồm quy nạp và diễn dịch

+ Nội dung văn bản phải có tính mục đích, khoa học, đại chúng, tính bắt buộc thựchiện và khả thi

2.2 Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:

- Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của văn bản quy phạm phápluật trong hệ thống pháp luật

- Tuân thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bảnquy phạm pháp luật

- Bảo đảm tính công khai trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản quy phạmpháp luật, trừ trường hợp văn bản quy phạm pháp luật có nội dung thuộc bí mậtnhà nước; bảo đảm tính minh bạch trong các quy định của văn bản quy phạm phápluật

- Bảo đảm tính khả thi của văn bản quy phạm pháp luật

- Không làm cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hộichủ nghĩa Việt Nam là thành viên

10

2.3 Quy tắc trong soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:

Quy tắc kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước bao gồm khổ giấy, kiểutrình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,

cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạnthảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháphay phương tiện kỹ thuật khác hoặc được làm trên giấy mẫu in sẵn

- Khổ giấy:

+ Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm)

+ Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyểnđược trình bày trên giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):

+ Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm

+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm

+ Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35mm

+ Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được

thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản theo Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính (Phụ lục II); vị trí trình bày các thành phần thể thứcvăn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục II

- Phông chữ: Trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ Times New Roman.

- Cỡ chữ: Tùy theo vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản mà cỡ chữ được

quy định khác nhau (từ 11, 12, 13, 14)

- Kiểu chữ: Tùy theo vị trí mà sử dụng kiểu chữ đứng, đậm, nghiêng.

11

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210mm x 297mm - Theo PHỤ LỤC II

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ).

1 4 5a

9a 12

9b 13

20-25 mm

12

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, E-Mail, Website; điện thoại, Telex, Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan ban hành văn bản)

* Một số quy tắc khi soạn thảo văn bản trên máy tính:

- Ký tự, từ, câu, dòng, đoạn:

+ Khi làm việc với văn bản, đối tượng thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự

(Character) Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím Nhiều ký tự khác

ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word) Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence) Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph)

+ Trong soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter, phímEnter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới Đoạn là thành phần rất quan trọngcủa văn bản Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng, …Nếu trong một đoạn văn bản, cần ngắt xuống dòng thì dùng tổ hợp Shift+Enter.Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong mộtđoạn

+ Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào

kích thước trang giấy in, kích thước chữ Có thể định nghĩa dòng là một tập hợp

các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải mànhình soạn thảo

13

- Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

+ Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ tự độngxuống dòng Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôimột từ Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ

đó xuống hàng tiếp theo Vị trí của từ bị ngắt dòng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tốkhác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ Do

đó, nếu không có lý do để ngắt dòng thì cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng,việc quyết định ngắt dòng sẽ do máy tính lựa chọn

+ Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc sử dụng các phímtạo ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter.Nếu sử dụng các phím này, máy tính sẽ ngắt dòng tại vị trí đó

+ Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhấtcủa soạn thảo văn bản trên máy tính

- Một số qui tắc đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính:

+ Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng: Trong soạnthảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuốngdòng Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh

+ Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách Không sử dụng dấu trắng đầudòng cho việc căn chỉnh lề: Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ.Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện.Nếu dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ, phần mềm sẽ không tính toán đượcchính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản thể hiện rất xấu Ví dụ: Thờigian: 8 giờ 30 đúng hơn Thời gian: 8 giờ 30

+ Các dấu ngắt câu như dấu: chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phẩy (;), chấmthan (!), chấm hỏi (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấutrắng nếu sau đó vẫn còn nội dung

Vì nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng,phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắtxuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời, như vậy sẽ không đúng với ý nghĩa củacác dấu này

+ Các dấu mở ngoặc đơn và ngoặc kép được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếptheo phải viết sát vào bên phải của các dấu này Tương tự, các dấu đóng ngoặc đơn

và ngoặc kép phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuốicùng của từ bên trái

14

* Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính thôngthường Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn,thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyênmôn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhấtthiết áp dụng các qui tắc trên

2.4 Một số thủ tục trong soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:

Trình tự chung soạn thảo và ban hành văn bản:

- Bước 1: Sáng kiến văn bản

- Bước 2: Soạn dự thảo văn bản

- Bước 3: Lấy ý kiến tham gia vào dự thảo

- Bước 4: Thẩm định dự thảo văn bản

- Bước 5: Thông qua văn bản

- Bước 6: Công bố văn bản

- Bước 7: Gởi và lưu văn bản

2.5 Ngôn ngữ soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:

- Văn phong văn bản hành chính:

+ Văn phong văn bản hành chính nhà nước phải nghiêm túc, dứt khoát, viết ngắngọn nhưng rõ ràng, súc tích, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi người cùng hiểunhư nhau và hiểu theo một nghĩa

+ Văn viết trong văn bản phải mang tính khách quan, trang trọng và khuôn mẫu;không sử dụng các câu chữ đa nghĩa, không dùng câu văn sáo rỗng và tránh dùngquá nhiều mệnh đề trong một câu hoặc lập lại nhiều lần một vấn đề trong câu

- Ngôn ngữ văn bản hành chính:

+ Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước, không dùng tiếng địa phương, tiếnglóng hoặc những từ cổ ít dùng, dùng từ nước ngoài khi chưa phiên âm ra tiếng Việt.+ Nếu dùng từ chuyên môn trong văn bản ban hành rộng rãi thì phải định nghĩa,giải thích rõ ràng

+ Phải xem xét thật kỹ lưỡng khi dùng các chữ “.v.v.” hoặc ngoặc đơn (…),ngoặc kép “ ”, dấu chấm lửng “…”, chú ý là không nên viết tắt Đối với những từkép quen dùng chữ tắt thì lần đầu trong văn bản phải viết đủ chữ, sau đó mới viếttắt, ví dụ: Ủy ban nhân dân viết tắt là UBND (cần lưu ý đối với tiêu đề văn bản,tên tác giả, cơ quan ban hành ra văn bản phải viết đầy đủ, không viết tắt)

- Viện dẫn, trích dẫn văn bản làm căn cứ pháp lý: Trong các văn bản quy phạm

pháp luật, các quyết định cá biệt hoặc trong các văn bản hành chính thông thườngkhi viện dẫn, trích dẫn văn bản khác vào nội dung để làm căn cứ pháp lý, làmminh chứng phải ghi thật chính xác, đầy đủ tên văn bản, số, ký hiệu, ngày, tháng,

15

năm ban hành, văn bản của cơ quan, tổ chức nào để tiện cho việc tra cứu khi cầnđến

- Đánh số trang, chương, mục, điều, khoản, điểm trong văn bản:

+ Văn bản có nhiều trang thì đánh số trang bằng chữ số Ả rập (2, 3,), không đánh

số trang thứ nhất, cỡ chữ 13, 14, ở góc phải cuối trang giấy

+ Văn bản có hai phụ lục thì ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã (I, II, III,)

- Việc đánh số trong văn bản có nhiều đoạn thực hiện theo thứ tự sau:

+ Các phần, các chương dùng chữ số La Mã: I, II, III, …

+ Các mục trong mỗi chương dùng chữ in hoa: A, B, C, …

+ Các điều, các khoản của mỗi mục dùng chữ Ả rập: 1, 2, 3, …

+ Trong khoản có các điểm, đánh số bằng chữ in thường: a, b, c, …

+ Trong mỗi điểm có thể để trước mỗi phần nhỏ các dấu: (-) tiết; (+) tiểu tiết

- Khổ giấy, chất liệu giấy văn bản: Tùy loại văn bản mà sử dụng giấy tốt, thường.

Lưu ý: Luật Ban hành văn bản QPPL ngày 22/6/2015 có hiệu lực 01/7/2016, quy định những Thông tư đã ban hành trước đó tiếp tục có hiệu lực cho đến khi có VB thay thế.

16

Chương 3 Hệ thống hồ sơ địa chính

3.1 Những vấn đề chung về hệ thống hồ sơ địa chính:

Hệ thống hồ sơ địa chính cung cấp những kiến thức về toàn bộ vấn đề liên quan

hồ sơ địa chính trong hệ thống quản lý nhà nước về đất đai, quy trình đăng kýđất đai ban đầu, các thủ tục cập nhật hồ sơ địa chính, vai trò của giấy chứngnhận quyền sử dụng đất (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở

và tài sản khác gắn liền với đất)

Hệ thống hồ sơ địa chính giúp cho người học có khả năng thực hiện việc đăng kýđất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sảnkhác gắn liền với đất tại các địa phương và tổ chức cập nhật biến động đất đai

Hệ thống hồ sơ địa chính có ý nghĩa rất lớn và được ứng dụng ở hầu hết các cơquan quản lý nhà nước về đất đai

Hệ thống hồ sơ địa chính 2 loại:

1) Hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu dạng giấy hoặc dạng số thể hiện thông tinchi tiết về từng thửa đất, người được giao quản lý đất, người sử dụng đất, chủ sởhữu tài sản gắn liền với đất, các quyền và thay đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữutài sản gắn liền với đất

2) Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính và việc lập,chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính; lộ trình chuyển đổi hồ sơ địa chính dạng giấysang hồ sơ địa chính dạng số

3.1.1 Những khái niệm chung về hồ sơ địa chính:

- Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách địa chính chứa đựng

những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý về đất đai Hồ

sơ địa chính được thiết lập trên cơ sở các kết quả đo đạc, lập bản đồ địa chính,đăng ký ban đầu, cấp giấy chứng nhận Quyền sử dụng đất và làm căn cứ cho việcđăng ký biến động đất đai

- Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình

trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục

vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cánhân có liên quan (Theo Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của BộTài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính)

17

Hồ sơ địa chính là loại tài liệu đặc thù, đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản

lý nhà nước về đất đai Ở nước ta, hồ sơ địa chính được lập tại tất cả các đơn vị hànhchính, từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã, qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, do đó hồ

sơ địa chính được lập và sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật khác nhau Hồ sơ địachính ở mỗi thời kỳ mang những đặc điểm riêng, đánh dấu sự phát triển trong khoahọc kỹ thuật đo đạc bản đồ và cách thức quản lý cao hơn

3.1.2 Nội dung của hệ thống hồ sơ địa chính:

Hồ sơ địa chính mang những nội dung, thông tin về sử dụng và quản lý đất đai,bao gồm 3 lớp thông tin cơ bản:

+ Các thông tin về điều kiện tự nhiên

+ Các thông tin kinh tế - xã hội

+ Các thông tin về cơ sở pháp lý

Các thông tin này được thể hiện từ tổng quan đến chi tiết cho từng thửa đất

- Các thông tin về điều kiện tự nhiên của thửa đất:

Các thông tin này bao gồm: vị trí, hình dáng, kích thước, tọa độ (quan hệ hìnhhọc), diện tích của thửa đất (số lượng), để xác định các thông tin này người ta sửdụng phương pháp đo đạc thành lập bản đồ, sản phẩm thu được là bản đồ địachính (được thể hiện trên giấy và dạng số)

Bản đồ địa chính là tài liệu cơ bản đầu tiên của hồ sơ địa chính, giúp nhận biết cácđiều kiện tự nhiên của từng thửa đất, để liên hệ thông tin giữa bản đồ địa chínhvới các lớp thông tin khác trong hệ thống hồ sơ địa chính người ta gán cho mỗi tờbản đồ một số hiệu (số thứ tự bản đồ kèm theo tên gọi), mỗi thửa đất có một sốhiệu duy nhất (gọi là số thửa) Số thửa có ý nghĩa rất quan trọng, nó giúp cho việcthống kê đất đai không bị trùng sót và giúp tra cứu các thông tin thuộc tính củatừng thửa đất cũng như mối liên hệ giữa các thuộc tính với nhau

- Các thông tin về mặt kinh tế - xã hội:

Các thông tin về quan hệ xã hội trong quá trình sử dụng đất bao gồm: chủ sử dụngđất, nguồn gốc sử dụng đất, phương thức sử dụng đất (giao, cho thuê, chuyểnnhượng, thừa kế, ), mục đích sử dụng đ ất, quá trình chuyển đổi mục đ ích sửdụng đất, quá trình chuyển quyền sử dụng đ ất, quyền sở hữu các giá trị đầu tưcho đất, đất không được cấp giấy chứng nhận

Các thông tin về kinh tế: giá đất, hạng đất, thuế đất, mối quan hệ giữa Nhà nước vàngười sử dụng đất (giao đất không thu tiền, giao đất có thu tiền, thu tiền 1 lần, thu

18

tiền định kỳ hay hàng năm, ).

Các thông tin này được thiết lập trong quá trình đăng ký đất đai bằng phương pháp

tổ chức kê khai đăng ký từ cấp cơ sở (xã, phường, thị trấn) trên cơ sở bản đồ địachính

Tổ chức kê khai đăng ký đất đai là thu nhận thông tin về quan hệ xã hội do chủ sửdụng đất cung cấp dưới hình thức viết đơn đăng ký quyền sử dụng đất; các thôngtin này được pháp lý hóa trên cơ sở xét duyệt của cơ quan nhà nước có thẩmquyền thông qua hình thức xét duyệt đơn đăng ký của từng chủ sử dụng đất

- Các thông tin về cơ sở pháp lý:

Các thông tin về cơ sở pháp lý bao gồm: tên văn bản, số văn bản, cơ quan banhành văn bản, ngày tháng năm ký theo yêu cầu của từng loại hồ sơ địa chính Cácthông tin pháp lý là cơ sở để xác định giá trị pháp lý của thửa đất

Phân tích các lớp thông tin của hệ thống hồ sơ địa chính cho phép chúng ta xácđịnh được mức độ tích tụ đất đai đối với từng chủ sử dụng đất, các hiện tượng kinh

tế - xã hội nảy sinh trong quan hệ đất đai Từ đó làm cơ sở khoa học cho việchoạch định chính sách pháp luật đất đai; điều chỉnh các mối quan hệ về đất đaicho phù hợp với tiến trình phát triển của xã hội

* Từ những lý do trên cho thấy việc thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính trong côngtác quản lý nhà nước về đất đai là một nội dung tất yếu

19

Sơ đồ về yêu cầu thông tin đất đai trong quản lý nhà nước về đất đai

20

ĐẤT ĐÃ GIAO, THUÊ

THỬA ĐẤT

ĐẤT CHƯA GIAO, CHƯA CHO THUÊ

Kíchthướccáccạnh

Hạng đất, giá đất

MụcđíchSD

ThờihạnSD

Các điều ràng buộc

Căn cứ pháp lý

Vịtrí Hìnhthể

Diệntích Loạiđất

HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

Giấy

CNQ SDĐ QSHN

&

TSKG LV

21

3.1.3 Phân loại hệ thống các tài liệu hồ sơ địa chính:

- Tùy thuộc vào tính chất từng loại tài liệu và đặc điểm sử dụng của chúng mà

hệ thống tài liệu trong hồ sơ địa chính được chia thành 2 loại:

+ Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết

+ Hồ sơ sử dụng thường xuyên

Hồ sơ tài liệu gốc là căn cứ pháp lý duy nhất làm cơ sở xây dựng và quyết địnhchất lượng hồ sơ địa chính phục vụ trong quản lý

Hồ sơ tài liệu gốc gồm các loại tài liệu sau:

- Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính baogồm toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế - kỹ thuật

đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập bản đồđịa chính (trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa)

- Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký biếnđộng đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm:

+ Các giấy tờ do chủ sử dụng đất giao nộp khi kê khai đăng ký như đơn kêkhai đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất (Quyết định giaođất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đ ất được cấp ở những giai đ oạn trước,giấy tờ chuyển nhượng đất đai, ) các giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ tàichính đối với Nhà nước mà người sử dụng đất đã thực hiện,

+ Hồ sơ tài liệu đ ược hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn kêkhai đăng ký của cấp xã, cấp huyện

+ Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện đăng ký đất đai,cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như quyết định thành lập Hội đồngđăng ký đất đai, biên bản xét duyệt của Hội đồng, quyết định cấp giấy chứngnhận quyền sử dụng đất, quyết định xử lý các vi phạm pháp luật đất đai

+ Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xét cấp giấychứng nhận quyền sử dụng đất

“Hồ sơ địa chính gốc” là tập hợp những văn bản giấy tờ được hình thành trongquá trình sử dụng đất nhằm xác nhận quyền sử dụng của người sử dụng đất đốivới thửa đất của mình “Hồ sơ địa chính gốc” được hình thành khi xét kê khaiđăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và khi thủ tục này hoàn tất nóchỉ có ý nghĩa là tài liệu lưu trữ và được dùng để tra cứu khi có yêu cầu củacác cơ quan chức năng

3.2 Những quy định chung về lập và quản lý hệ thống hồ sơ địa chính:

Hồ sơ địa chính được lưu giữ và quản lý dưới dạng tài liệu trên giấy và từng bướcchuyển sang dạng số để quản lý trên máy tính Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương có trách nhiệm đầu tư tin học hoá hệ thống hồ sơ địa chính 3.2.1 Yêu cầu của việc lập hồ sơ địa chính:

Hồ sơ địa chính được lập chi tiết đến từng thửa đất theo đơn vị hành chính xã,phường, thị trấn

Mỗi thửa đất phải có số hiệu riêng và không trùng với số hiệu của các thửa đấtkhác trong phạm vi cả nước

3.2.2 Nguyên tắc chung việc lập hồ sơ địa chính:

Hồ sơ địa chính được lập theo đơn vị hành chính cấp xã

Việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục hànhchính quy định của pháp luật đất đai

Hồ sơ địa chính dạng số, trên giấy phải bảo đảm tính thống nhất nội dung thông tinthửa đất với Giấy chứng nhận và hiện trạng sử dụng đất

3.2.3 Trách nhiệm lập hồ sơ địa chính:

Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mứckinh tế đối với việc lập hồ sơ địa chính trên giấy và hồ sơ địa chính dạng số; hướngdẫn việc lập, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính trên giấy và hồ sơ địa chính dạngsố; quy định tiến trình thay thế hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy bằng hệ thống hồ

sơ địa chính dạng số

3.3 Nội dung lập và chỉnh lý hệ thống hồ sơ địa chính:

Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phảiđược chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo quy định của pháp luậttrong quá trình sử dụng đất

Bản gốc hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý kịp thời khi có biến động về sử dụng đất, bảnsao hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý phù hợp với bản gốc hồ sơ địa chính

3.3.1 Sổ mục kê đất đai:

- Khái niệm: Sổ mục kê đất đai là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất

nhưng không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên quanđến quá trình sử dụng đất Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tracứu thông tin về thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai

- Nội dung thông tin thửa đất thể hiện trên Sổ mục kê đất đai gồm số thứ tự thửa,tên người sử dụng đất hoặc người được giao quản lý đất, mã loại đối tượng sửdụng đất hoặc đối tượng quản lý đất, diện tích, mục đích sử dụng đất (bao gồmmục đích sử dụng đất theo giấy chứng nhận đã cấp, mục đích sử dụng đất theoquy hoạch sử dụng đất đã được xét duyệt, mục đích sử dụng đất theo chỉ tiêukiểm kê đất đai, mục đích sử dụng đất chi tiết theo yêu cầu thống kê, kiểm kê củatừng địa phương)

- Nội dung thông tin về đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đ ấtthể hiện trên Sổ mục kê đất đai gồm mã đối tượng chiếm đất, tên người được giaoquản lý đất, mã loại đối tượng quản lý đ ất và diện tích của từng đối tượngchiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất trên mỗi tờ bản đồ

- Mục đích lập Sổ mục kê: Sổ mục kê đất được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa

đất và các đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất trong phạm vi địagiới hành chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng, diệntích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tracứu, sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xáckhông bị trùng sót

Nội dung Sổ mục kê (Tham khảo Mẫu số: 02/ĐK Thông tư 09/2007)

Hình: Trang bìa Sổ mục kê

- Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ, nội dung gồm:

+ Tên sổ: "Sổ mục kê đất đai"

+ Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ)

- Trang bìa phụ, nội dung gồm:

+ Quốc hiệu

+ Tên sổ: "Sổ mục kê đất đai"

+ Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã

+ Số hiệu quyển sổ mục kê đất đai, số hiệu tờ bản đồ dùng để lập sổ

+ Ngày, tháng, năm; chữ ký; đóng dấu xác nhận của Giám đốc Văn phòng đăng

Hình: Trang nội dung Sổ mục kê

- Thửa đất gồm mã số, diện tích, loại đất, giá đất, tài sản gắn liền với đất, tênngười sử dụng đất và các ghi chú về việc đo đạc thửa đất

- Đường giao thông, công trình thủy lợi và các công trình khác theo tuyến mà

có sử dụng đất hoặc có hành lang bảo vệ an toàn gồm tên công trình và diệntích trên tờ bản đồ

- Sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thủy văn khác theo tuyến gồmtên đối tượng và diện tích trên tờ bản đồ

- Sơ đồ thửa đất kèm theo sổ mục kê đất đai Mặt trước sơ đồ thể hiện các thôngtin gồm:

+ Hình thể đường ranh giới thửa đất

+ Kích thước (chiều dài) từng cạnh thửa

+ Toạ độ từng đỉnh thửa

+ Ranh giới diện tích chiếm đất của tài sản gắn liền với đất (gồm nhà ở hoặccông trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây)

+ Mốc giới, chỉ giới quy hoạch

+ Mốc giới, chỉ giới hành lang bảo vệ an toàn công trình

+ Tỷ lệ của sơ đồ

Mặt sau của sơ đồ thể hiện thông tin về giá đất, tài sản gắn liền với đất

- Nguyên tắc lập Sổ mục kê:

+ Sổ được lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra đo đạc đã đ ược

hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử lý các trường hợp viphạm chính sách đất đai hoặc được in ra từ cơ sở dữ liệu địa chính

+ Thông tin thửa đất và các đối tượng chiếm đất khác trên Sổ phải phù hợp

với hiện trạng sử dụng đất

+ Thửa đất đã cấp giấy chứng nhận mà có thay đổi nội dung thông tin so với

hiện trạng khi đ o vẽ bản đ ồ đ ịa chính thì phải đ ược chỉnh sửa cho thống nhất

với giấy chứng nhận.

+ Sổ mục kê đất đai được lập chung cho các tờ bản đồ địa chính theo trình tự

thời gian lập bản đồ Thông tin trên mỗi tờ bản đồ được ghi vào một phần gồmcác trang liên tục trong Sổ Khi ghi hết Sổ thì lập quyển tiếp theo để ghi chocác tờ bản đồ còn lại và phải bảo đảm nguyên tắc thông tin của mỗi tờ bản đồđược ghi trọn trong một quyển

+ Nơi bản đồ địa chính có nhiều loại tỷ lệ thì tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ vào trước, tờ

bản đồ tỷ lệ lớn hơn vào sau

+ Trường hợp trích đo địa chính thửa đất hoặc sử dụng sơ đồ, bản đồ khôngphải là bản đồ địa chính thì lập riêng Sổ mục kê đất đai để thể hiện thông tin

về thửa đất theo tờ trích đo địa chính, sơ đồ, bản đồ đó; thứ tự thể hiện trong

Sổ theo thứ tự số hiệu của tờ trích đo, số hiệu tờ bản đồ, sơ đồ; số hiệu của tờtrích đo được ghi vào cột "Số thứ tự thửa đất", ghi số “00” vào cột “Số thứ tự

tờ bản đồ”, ghi “Trích đo địa chính” vào cột "Ghi chú" Nội dung thông tin vềthửa đất và thông tin về các công trình theo tuyến và các đối tượng thủy văntheo tuyến được ghi như quy định đối với bản đồ địa chính

+ Sổ lập cho từng xã, phường, thị trấn theo địa giới đã xác đ ịnh, do cán bộ

địa chính xã chịu trách nhiệm lập Sổ phải được Văn phòng đăng kí quyền sửdụng đất xác nhận, Sở Tài nguyên và Môi trường duyệt mới có giá trị pháp lý

+ Sổ lập thành 3 bộ: bộ gốc lưu tại Sở Tài nguyên và Môi trường, 1 bộ lưu

tại phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện; 1 bộ lưu tại trụ sở Ủy ban nhândân xã, do cán bộ địa chính xã trực tiếp quản lý

- Các trường hợp cần chỉnh lý sổ mục kê:

+ Có thay đổi số hiệu thửa đất

+ Tạo thửa đất mới

+ Thửa đất bị sạt lở tự nhiên làm thay đổi ranh giới thửa

+ Thay đổi loại đất

+ Đường giao thông; công trình thuỷ lợi theo tuyến; sông, ngòi, kênh, rạchsuối được tạo lập mới hoặc có thay đổi về ranh giới

+ Có thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, địa danh vàcác ghi chú thuyết minh trên bản đồ

+ Có thay đổi người sử dụng đất, người sử dụng đất được phép đổi tên

3.3.2 Sổ địa chính:

- Khái niệm: Sổ địa chính được in từ cơ sở dữ liệu địa chính theo đơn vị hành

chính cấp xã để thể hiện thông tin về người sử dụng đất và thông tin về sử dụng đấtcủa người đó đối với thửa đất đã cấp Giấy chứng nhận

- Mục đích lập Sổ địa chính: Sổ địa chính được thành lập nhằm đăng ký toàn

bộ diện tích đất đai đã được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các chủ sử dụngđất vào các mục đích khác nhau và toàn bộ đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng,làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đ ất đai theo đ úng phápluật, đồng thời bảo vệ quyền sử dụng hợp pháp của người sử dụng đất

Sổ địa chính được lập để quản lý việc sử dụng đất của người sử dụng đất và đểtra cứu thông tin đất đai có liên quan đến từng người sử dụng đất

Nội dung Sổ địa chính (Tham khảo Mẫu số: 01/ĐK Thông tư 09/2007)

Hình: Trang bìa Sổ địa chính

- Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ, nội dung gồm:

+ Tên sổ: "Sổ địa chính"

+ Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ)

- Trang bìa phụ, nội dung gồm:

+ Quốc hiệu

+ Tên sổ: "Sổ địa chính"

+ Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã

+ Số hiệu quyển sổ địa chính, tên điểm dân cư (cụm dân cư)

+ Ngày, tháng, năm; chữ ký; đóng dấu xác nhận của Văn phòng đăng ký quyền

sử dụng đất

+ Ngày, tháng, năm; chữ ký; đóng dấu duyệt của Sở Tài nguyên và Môi trường

Hình: Trang nội dung Sổ địa chính

- Trang Sổ địa chính, nội dung gồm:

+ Người sử dụng đất gồm tên, địa chỉ và thông tin về chứng minh nhân dân,

hộ chiếu, hộ khẩu, quyết định thành lập tổ chức, giấy đăng ký kinh doanh của

tổ chức kinh tế, giấy phép đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài

+ Các thửa đất mà người sử dụng đất sử dụng gồm mã thửa, diện tích, hình thức

sử dụng đất (sử dụng riêng hoặc sử dụng chung), mục đ ích sử dụng, thời hạn

sử dụng, nguồn gốc sử dụng, số phát hành và số vào sổ giấy chứng nhận quyền

sử dụng đất

+ Ghi chú về thửa đất và quyền sử dụng đất gồm giá đất, tài sản gắn liền vớiđất (nhà ở, công trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây), nghĩa vụ tài chínhchưa thực hiện, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính, những hạn chế vềquyền sử dụng đất (thuộc khu vực phải thu hồi theo quy hoạch sử dụng đấtnhưng chưa có quyết định thu hồi, thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình,thuộc địa bàn có quy định hạn chế diện tích xây dựng)

+ Những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng đất gồm những thayđổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền và nghĩa vụcủa người sử dụng đất, về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Ngoài ra còn có trang mục lục người sử dụng đất để tra cứu Sổ địa chính

- Nguyên tắc lập sổ địa chính:

+ Sổ địa chính được lập trên cơ sở đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất đãđược xét duyệt và cho phép sử dụng (người sử dụng đất đã được Nhà nước giaoquyền sử dụng đất).

+ Sổ địa chính có ba phần: Phần một bao gồm người sử dụng đất là tổ chức, cơ sởtôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc trường hợp mua nhà ởgắn với đất ở, tổ chức và cá nhân nước ngoài Phần hai bao gồm người sử dụng đất

là các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nướcngoài được mua nhà ở gắn với đất ở Phần ba bao gồm người sử dụng đất là ngườimua căn hộ trong nhà chung cư

+ Thứ tự của người sử dụng đất thể hiện trong Sổ địa chính được sắp xếp theo thứ

tự cấp Giấy chứng nhận đối với giấy chứng nhận đầu tiên của người đó

+ Mỗi trang Sổ để ghi dữ liệu địa chính của một người sử dụng đất gồm tất cả cácthửa đất thuộc quyền sử dụng của người đó; người sử dụng nhiều thửa đất ghi vàomột trang không hết thì ghi vào nhiều trang; cuối trang ghi số trang tiếp theo củangười đó, đầu trang tiếp theo của người đó ghi số trang trước của người đó; trườnghợp trang tiếp theo ở quyển khác thì ghi thêm số hiệu quyển sau số trang

+ Đối với thửa đất sử dụng chung (trừ nhà chung cư) thì ghi vào trang của từng người

sử dụng đất và ghi diện tích là sử dụng chung

+ Nội dung thông tin trên Sổ địa chính phải thống nhất với Giấy chứng nhận đã cấp

- Các trường hợp cần được chỉnh lý Sổ địa chính:

+ Có thay đổi người sử dụng đất, người sử dụng đất được phép đổi tên

+ Có thay đổi số hiệu, địa chỉ, diện tích thửa đất, tên đơn vị hành chính nơi có đất.+ Có thay đổi hình thức, mục đích, thời hạn sử dụng đất

+ Có thay đổi những hạn chế về quyền của người sử dụng đất

+ Có thay đổi về nghĩa vụ tài chính mà người sử dụng đất phải thực hiện

+ Người sử dụng đất thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê,cho thuê lại, thừa kế, tặng cho; thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất.+ Chuyển từ hình thức đ ược Nhà nước cho thuê đ ất sang hình thức đ ược Nhànước giao đất có thu tiền sử dụng đất

+ Cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

3.3.3 Sổ theo dõi biến động đất đai:

- Khái niệm: Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ được lập để theo dõi các

trường hợp có thay đổi trong sử dụng đất gồm thay đổi kích thước và hình dạngthửa đất, người sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, quyền

và nghĩa vụ của người sử dụng đất

- Mục đích lập sổ theo dõi biến động đất đai:

+ Sổ theo dõi biến động đất đai được lập để theo dõi tình hình đăng ký biếnđộng về sử dụng đất, làm cơ sở thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm.+ Sổ được lập để theo dõi và quản lý quá trình biến động đất; chỉnh lý hồ sơđịa chính

Nội dung sổ (Tham khảo mẫu số 03/ĐK Thông tư 09/2007)

Hình: Trang bìa Sổ theo dõi biến động đất đai

- Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ, nội dung gồm:

+ Tên sổ: "Sổ theo dõi biến động đất đai"

+ Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ)

- Trang bìa phụ, nội dung gồm:

+ Quốc hiệu

+ Tên sổ: "Sổ theo dõi biến động đất đai"

+ Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã

Số thứ tự trong sổ theo dõi biến động đất đai

Hình: Trang nội dung Sổ theo dõi biến động đất đai

Nội dung sổ theo dõi biến động đất đ ai gồm các cột: số thứ tự, tên và địa chỉ củangười đăng ký biến động, thời điểm đăng ký biến động, thửa đất biến động vànội dung biến đ ộng (thay đ ổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế đ ộ sử dụngđất, về quyền của người sử dụng đất, về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất)

- Nguyên tắc lập sổ theo dõi biến động đất đai:

+ Sổ được lập ngay sau khi kết thúc đăng ký đất đai ban đầu

+ Việc ghi vào sổ thực hiện đối với các trường hợp đăng ký biến động về sử dụngđất đã được chỉnh lý, cập nhật vào sơ sở dữ liệu địa chính, sổ địa chính

+ Thứ tự ghi vào sổ theo thứ tự thời gian đăng ký biến động về sử dụng đất

- Yêu cầu đối với thông tin ghi trong sổ theo dõi biến động đất đai như sau:

+ Họ, tên và địa chỉ của người đăng ký biến động về sử dụng đất

+ Thời điểm đăng ký biến động ghi chính xác đến phút

+ Mã thửa của thửa đ ất có biến đ ộng hoặc mã thửa của thửa đất mới được tạothành

+ Nội dung biến đ ộng ghi vào sổ đ ối với từng trường hợp đ ược thực hiện theohướng dẫn chi tiết tại các trang đầu của mỗi quyển sổ

- Cơ sở dữ liệu địa chính:

Các thành phần của cơ sở dữ liệu địa chính: bao gồm dữ liệu bản đồ địa chính vàcác dữ liệu thuộc tính địa chính

- Dữ liệu bản đồ địa chính được lập để mô tả các yếu tố tự nhiên có liên quan

đến việc sử dụng đất bao gồm các thông tin:

+ Vị trí, hình dạng, kích thước, toạ độ đỉnh thửa, số thứ tự, diện tích, mục đích sửdụng của các thửa đất

+ Vị trí, hình dạng, diện tích của hệ thống thuỷ văn gồm sông, ngòi, kênh, rạch,suối; hệ thống thuỷ lợi gồm hệ thống dẫn nước, đê, đập, cống; hệ thống đườnggiao thông gồm đường bộ, đường sắt, cầu và các khu vực đất chưa sử dụng không

có ranh giới thửa khép kín

+ Vị trí, tọa độ các mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉgiới quy hoạch sử dụng đất, mốc giới và ranh giới hành lang bảo vệ an toàn côngtrình

+ Điểm toạđộ địa chính, địa danh và các ghi chú thuyết minh

- Các dữ liệu thuộc tính địa chính được lập để thể hiện nội dung của Sổ mục kê đất đai, Sổ địa chính và Sổ theo dõi biến động đất đai quy định của pháp luật đất đai, bao gồm các thông tin:

+ Thửa đất gồm mã thửa, diện tích, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính

+ Các đối tượng có chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất (không có ranh giớikhép kín trên bản đồ) gồm tên gọi, mã của đối tượng, diện tích của hệ thống thủyvăn, hệ thống thủy lợi, hệ thống đường giao thông và các khu vực đất chưa sửdụng không có ranh giới thửa khép kín

+ Người sử dụng đất hoặc người quản lý đất gồm tên, địa chỉ, thông tin về chứngminh nhân dân hoặc hộ chiếu, văn bản về việc thành lập tổ chức

+ Tình trạng sử dụng của thửa đất gồm hình thức sử dụng, thời hạn sử dụng, nguồngốc sử dụng, những hạn chế về quyền sử dụng đất, số hiệu giấy chứng nhận quyền

sử dụng đất đã cấp, mục đích sử dụng, giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tàichính về đất đai

+ Những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng gồm những thay đổi vềthửa đất, về người sử dụng đất, về tình trạng sử dụng đất

- Dữ liệu thuộc tính địa chính:

- Dữ liệu thửa đất:

Khái niệm thửa đất: Thửa đất là đơn vị cơ bản trong quản lý đất đai, được thể

hiện cụ thể trong hồ sơ địa chính

Thửa đất là phần diện tích đất được giới hạn bởi ranh giới xác định trên thực địahoặc được mô tả trên hồ sơ địa chính theo quy định như sau:

+ Ranh giới thửa đất trên thực đ ịa đ ược xác đ ịnh bằng các cạnh thửa là tâm củađường ranh giới tự nhiên hoặc đường nối giữa các mốc giới hoặc địa vật cố định(là dấu mốc hoặc cọc mốc) tại các đỉnh liền kề của thửa đất

+ Ranh giới thửa đất mô tả trên hồ sơ địa chính được xác định bằng các cạnh thửa

là đường ranh giới tự nhiên hoặc đường nối giữa các mốc giới hoặc địa vật cố định

- Thửa đất được xác lập như sau:

+ Thửa đ ất đã đ ược người sử dụng đất tạo lập, đang sử dụng và đ ược Nhànước công nhận

+ Thửa đất được hình thành khi Nhà nước giao đất, cho thuê đất

+ Thửa đ ất đ ược hình thành trong quá trình sử dụng đ ất do hợp nhiều thửa đ ấtthành một thửa đất (gọi là hợp thửa) hoặc tách một thửa đất thành nhiều thửa đất(gọi là tách thửa) theo yêu cầu của quản lý hoặc nhu cầu của người sử dụng đấtphù hợp với quy định của pháp luật về đất đai

- Mã thửa đất (MT) được xác định duy nhất đối với mỗi thửa đất, là một bộ gồm

ba (03) số được đặt liên tiếp nhau có dấu chấm (.) ngăn cách:

MT = MX.SB.ST

Trong đó:

+ MX: là mã số đơn vị hành chính cấp xã đ ược quy định tại Quyết định số124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hànhbảng danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam.

+ SB: là số hiệu và số thứ tự tờ bản đ ồ đ ịa chính (có thửa đất) của đ ơn vị hànhchính cấp xã được đánh số liên tiếp từ số 01 trở đi theo nguyên tắc từ nhỏ đến lớn

và từ trái sang phải, từ trên xuống dưới đối với các bản đồ có cùng tỷ lệ

+ ST: là số thứ tự thửa đất trên tờ bản đồ địa chính được đánh số liên tiếp từ số 1trở đi theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới

- Lập dữ liệu thửa đất:

Dữ liệu thửa đất được xây dựng thống nhất với bản đồ địa chính hoặc các loại bản

đồ, sơ đồ khác hiện có hoặc bản trích đo thửa đất đã được nghiệm thu để sử dụng;khi cấp Giấy chứng nhận mà nội dung dữ liệu thửa đất có thay đổi thì dữ liệu thửađất phải được chỉnh lý thống nhất với Giấy chứng nhận đã cấp

- Nội dung dữ liệu thửa đất được thể hiện như sau:

+ Mã thửa đất

+ Diện tích thửa đất được thể hiện theo đơn vị mét vuông (m2), được làm tròn sốđến một (01) chữ số thập phân; được xác định diện tích sử dụng chung và diện tích

sử dụng riêng

+ Tình trạng đo đạc thể hiện loại bản đồ, sơ đồ hoặc trích đo địa chính thửa đất đã

sử dụng, thời điểm hoàn thành đo đạc (thời điểm nghiệm thu), tên đơn vị đã thựchiện việc đo đạc

- Dữ liệu người sử dụng đất:

Dữ liệu người sử dụng đất được xây dựng đối với tất cả các thửa đất đang cóngười sử dụng để thể hiện các thông tin về mã loại đối tượng sử dụng đất, tên, địachỉ và các thông tin khác của người sử dụng đất

- Mã loại đối tượng sử dụng đất được thể hiện như sau:

+ “GDC” đối với hộ gia đình, cá nhân

+ “UBS” đối với Ủy ban nhân dân cấp xã

+ “TKT” đối với tổ chức kinh tế trong nước

+ “TCN” đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn

vị vũ trang nhân dân và tổ chức sự nghiệp của nhà nước

+ “TKH” đối với tổ chức khác trong nước và cơ sở tôn giáo

+ “TLD” đối với doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài

+ “TVN” đối với doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài.

+ “TNG” đối với tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao

+ “CDS” đối với cộng đồng dân cư

Thửa đất đã cấp Giấy chứng nhận thì thông tin về người sử dụng đất phải thốngnhất với Giấy chứng nhận

Thửa đất chưa cấp Giấy chứng nhận thì thể hiện tên của người đang sử dụng thửađất đó (đối với hộ gia đình thì chỉ ghi tên người đại diện hộ gia đình đó)

- Dữ liệu về người quản lý đất:

+ Dữ liệu về người quản lý đất được xây dựng đối với các thửa đất được Nhà nướcgiao cho các tổ chức, cộng đồng dân cư để quản lý theo quy định của pháp luật đấtđai

+ Dữ liệu về người quản lý đất bao gồm tên của tổ chức, cộng đồng dân cư đượcgiao quản lý đất và mã của loại đối tượng quản lý đất.

- Mã của loại đối tượng được giao quản lý đất được thể hiện như sau:

+ "UBQ" đối với Ủy ban nhân dân cấp xã

+ "TPQ" đối với Tổ chức phát triển quỹ đất

+ "TKQ" đối với các tổ chức khác

+ "CDQ" đối với cộng đồng dân cư

- Dữ liệu về hình thức sử dụng đất chung, riêng:

+ Trường hợp toàn bộ diện tích thửa đất thuộc quyền sử dụng của một người sửdụng đất là một cá nhân hoặc một hộ gia đình, một cộng đồng dân cư, một tổ chứctrong nước, một cơ sở tôn giáo, một cá nhân nước ngoài, một tổ chức nước ngoài,một người Việt Nam định cư ở nước ngoài thì ghi diện tích của thửa đất đó vàomục Sử dụng riêng và ghi "không" vào mục Sử dụng chung

+ Trường hợp toàn bộ diện tích thửa đất thuộc quyền sử dụng của nhiều người sửdụng đất thì ghi diện tích đó vào mục Sử dụng chung và ghi "không" vào mục Sửdụng riêng

+ Trường hợp thửa đất có phần diện tích thuộc quyền sử dụng chung của nhiềungười sử dụng đất và có phần diện tích thuộc quyền sử dụng riêng của từng người

sử dụng đất thì ghi diện tích đất sử dụng chung vào mục Sử dụng chung, diện tíchđất sử dụng riêng vào mục Sử dụng riêng

- Dữ liệu mục đích sử dụng đất:

+ Dữ liệu mục đích sử dụng của thửa đất được xây dựng đối với tất cả các thửađất, các đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất bao gồm: mục đích

sử dụng đất theo Giấy chứng nhận đã cấp, mục đích sử dụng đất theo chỉ tiêu kiểm

kê đất đai, mục đích sử dụng đất theo quy hoạch sử dụng đất đã được xét duyệt;trường hợp địa phương có quy định thêm về mục đích sử dụng đất chi tiết thì ghithêm mục đích sử dụng đất chi tiết đó

+ Mục đích sử dụng đất được xác định và sử dụng thống nhất trong cả nước baogồm tên gọi, mã (ký hiệu), giải thích cách xác định Phân loại mục đích sử dụngđất và giải thích cách xác định mục đích sử dụng đất được hướng dẫn cụ thể tạiThông tư số 28/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ Tài nguyên và Môitrường về việc hướng dẫn thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai và xây dựng bản đồhiện trạng sử dụng đất

(Ghi chú: Thông tư này được thay thế bởi Thông tư số 08/2007/TT-BTNMT ngày02/8/2007 và hiện nay Thông tư số 28/2014/TT-BTNMT ngày 02/6/2014 của Bộ

Tài nguyên và Môi trường quy định về thống kê, kiểm kê đất đai và xây dựng bản

đồ hiện trạng sử dụng đất đã thay thế hai Thông tư trên)

- Mục đích sử dụng đất được ghi bằng tên gọi trong Giấy chứng nhận và thể hiện bằng mã trong hệ thống dữ liệu địa chính như sau:

Bảng: Mục đích sử dụng thuộc nhóm đất nông nghiệp

1 LUA đất trồng lúa 6 RPH đất rừng phòng hộ

2 COC đất cỏ dùng vào chăn nuôi 7 RDD đất rừng đặc dụng

3 HNK đất trồng cây hàng năm khác 8 NTS đất nuôi trồng thuỷ sản

4 CLN đất trồng cây lâu năm 9 LMU đất làm muối

5 RSX đất rừng sản xuất 10 NKH đất nông nghiệp khác

Bảng: Mục đích sử dụng thuộc nhóm đất phi nông nghiệp

1 ONT đất ở tại nông thôn 15 DVH đất cơ sở văn hóa

2 ODT đất ở tại đô thị 16 DYT đất cơ sở y tế

3 TSC đất trụ sở cơ quan, công trình

sự nghiệp của Nhà nước 17 DBV

đất công trình bưu chính, viễn thông