KẾ TOÁN vốn BẰNG TIỀN tại CÔNG TY TNHH TMDV XNK MINH hòa THÀNH TNHH THƯƠNG MẠIĐĂNG DŨNG

1.1.1.Khái niệm về kế toán vốn bằng tiền- Vốn bằng tiền của Doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản lưu động được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ bao gồm: Tiền mặt 111, TGNH 112, kho bạ

BÁO CÁO THỰC TẬP

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XNK

MINH HÒA THÀNH TNHH THƯƠNG MẠI ĐĂNG

DŨNG

Tp Hồ Chí Minh 2015

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trường……… đã truyền đạt cho em nhiều kiến thức quý báu trong suốt thời gian em theo học tại trường

Đặc biệt em rất chân thành cảm ơn Thầy ……… đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành và trình bày thành công khóa luận tốt nghiệp này

Đồng thời cũng xin gửi lời cảm ơn đến các bạn bè đồng nghiệp và gia đình và toàn thể anh chị trong Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành đã ủng hộ, giúp

đỡ em trong quá trình học tập, tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành tốt bài luận văn này chị trong công ty để chuyên đề của tôi được hoàn thiện hơn

Do hạn chế về kinh nghiệm, thời gian nên những kiến thức mà em đưa ra chắc chắn không tránh khỏi sai sót Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy và các Thầy Cô Trường ………

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Tp HCM, ngày tháng năm 2016

Ký tên (đóng dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

2. Mục tiêu nghiên cứu:

Tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành, từ đó đề ra các phương án, giải pháp cải thiện những tồn tại nhằm đẩy mạnh hoạt kinh doanh của công ty trong thời buổi khủng hoảng kinh tế như hiện nay

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Xuất phát từ mục đích nghiên cứu của đề tài, đối tượng nghiên cứu của đề tài là

kế toán bằng tiền nhằm theo dõi kip thời nhanh chóng và cung cấp đầy đủ thông tin

với sự nhận định về việc tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu phải trả, là những khâu rất quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán doanh nghiệp.

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

Tập trung vào nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty và đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và tình hình thu, chi của công ty

4. Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài là phương pháp quan sát trực tiếp, tìm hiểu, đánh giá, phân tích và so sánh dựa trên những tài liệu, số liệu, thông tin của công ty, sách báo và các tài liệu, kiến thức đã được học ở nhà trường

5. Kết cấu báo cáo thực tập:

Ngoài lời mở đầu, phần giới thiệu và kết luận thì nội dung báo cáo thực tập gồm

3 phần:

Chương 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MINH HÒA THÀNH

1.1.1.Khái niệm về kế toán vốn bằng tiền

- Vốn bằng tiền của Doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản lưu động được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ bao gồm: Tiền mặt (111), TGNH (112), kho bạc hoặc các công

ty tài chính, tiền đang chuyển (113) Cả 3 loại trên đều có tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quí Vốn bằng tiền có tính lưu hoạt (thanh khoản) cao nhất trong các loại tài sản của doanh nghiệp được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí

- Mỗi loại vốn bằng tiền đều sử dụng vào những mục đích khác nhau và có yêu cầu quản lý từng loại nhằm quản lý chặt chẽ tình hình thu chi và đảm bảo an toàn cho từng loại sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm đúng mục đích

1.1.2.Ý nghĩa của vốn bằng tiền

Các tài khoản này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phát triển và ngăn ngừa những gian lận, sai sót, sự lạm dụng trong quá trình quản lý, hạch toán các tài khoản tiền Đồng thời các tài khoản tiền có liên quan đến rất nhiều chu kỳ kinh doanh khác như: Chu kỳ tiền lương và nhân sự… Vì vậy, việc kiểm tra các tài khoản tiền cũng được đặt trong mối quan hệ với kiểm tra các chu kỳ liên quan có thể dẫn đến các sai sót, gian lận đến các tài khoản tiền

1.1.3.Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền

- Phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VNĐ) để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính DN có vốn đầu tư nước ngoài có thể sử dụng đơn vị ngoại tệ để ghi sổ nhưng phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính

- Các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng (gọi tắt là tỷ giá ngân hàng bình quân) do ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán Đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo từng loại nguyên tệ trên tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại (TK ngoài bảng cân đối kế toán) Nếu có chênh lệch tỷ giá thì ghi vào TK 515 hoặc TK 635

- Số dư các tài khoản vốn bằng tiền là ngoại tệ phải được điều chỉnh theo tỷ giá thực tế

ở thời điểm lập báo cáo

- Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (VBĐQ) phải quy đổi ra tiền theo giá thực

tế ( giá hóa đơn hoặc giá thanh toán) để ghi sổ và theo dõi số lượng, trọng lượng, qui cách phẩm chất và giá trị của từng loại

- Vàng, bạc, đá quý phản ánh ở tài khản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng, bạc, đá quý

- Vàng, bạc, đá quý phải theo dõi số lượng, quy cách, sản phẩm và giá trị từng thứ, từng loại Giá vàng, bạc, đá quý được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán)

- Khi giá xuất của vàng, bạc, đá quý và ngoại tệ có thể áp dụng một trong các biện pháp sau:

+ Bình quân gia quyền

+ Nhập trước xuất trước

+ Nhập sau xuất trước

+ Giá thực tế đích danh

1.1.4.Nhiệmvụ của kế toán vốn bằng tiền

- Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu, chi và tình hình còn lại của tài khoản vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lạm dụng tiền mặt trong kinh doanh

- Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao

- Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng

và các khoản tiền đang chuyển (kể cả nội tệ, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí quý, đá quý )

1.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là loại tài sản dễ bị mất cấp, dễ bị biển thủ bằng các thủ đoạn mang tính chất chuyên môn, do đó kiểm soát đối với vốn bằng tiền phải được thực hiện ở nhiều biện pháp ở các khâu liên quan đến tiền: Lập chứng từ, duyệt chi, quản lý tiền, khâu bán hàng, khâu thu nợ,…

Kiểm soát đối với vốn bằng tiền được thực hiện thông qua các chứng từ và các quy định sau:

- Nhân viên giữ tiền phải là người có tính liêm chính và tính cẩn thận

- Tập trung tiền vào một đầu mối, hạn chế số người giữ tiền

- Quy định tách biệt chức năng duyệt các khoản chi với các chức năng chi tiền

- Các khoản thu và chi đều phải được thể hiện trên chứng từ, chứng từ phải có chữ ký của những người có liên quan đến các nghiệp vụ thu, chi tiền (người ra lệnh, người thực hiện và người kiểm soát)

- Thực hiện việc chuyển đổi số liệu giữa thủ quỹ và kế toán định kỳ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, kiểm quỹ

- Thực hiện đối chiếu số liệu kế toán tiền gửi với sổ phụ ngân hàng theo định kỳ

- Quy định chỉ tiêu được phép dùng tiền mặt và quy định mức tồn quỹ, nhằm hạn chế mức chi tiêu bằng tiền mặt, khuyến khích việc thanh toán không dùng tiền mặt

1.2.Các Tài khoản sử dụng vốn bằng tiền

1.2.1.Kế toán tiền mặt tại quỹ

- Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc…

- Trong bất kỳ công ty nào mọi hoạt động thu – chi tiền mặt tại quỹ điều dựa trên phiếu thu, chi hợp lý, hợp lệ

1.2.1.1 Nội dung và kết cấu tài khoản 111

- Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá tăng

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại

tệ, vàng bạc, đá quý xuất quỹ

- Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

- Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá giảmTổng phát sinh bên nợ Tổng phát sinh bên có

Tài khoản 111 có số dư bên nơ: Các khoản tiền mặt ngân phiếu, vàng bạc đá quý, tồn quỹ vào cuối kỳ

TK 111 có 3 tài khoản cấp 2:

TK 111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ Việt Nam tại quỹ tiền mặt, bao gồm cả ngân phiếu.

TK 112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi tăng giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam

TK 113 – Vàng, bạc, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, đá quý nhập xuất tồn quỹ

1.2.1.2 Nguyên tắc và chứng từ hạch toán

* Nguyên tắc hạch toán

- Kế toán tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh của tài khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm

- Thủ quỹ chịu trách nhiệm về nhập, xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, thủ quỹ kiểm kê số lượng tiền mặt tồn quỹ thực tế và đối chiếu số lượng tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt

* Chứng từ hạch toán

- Phiếu thu ( Mẫu 01 -TT )

- Phiếu chi ( Mẫu 02 -TT )

- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT)

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT)

- Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu 05 -TT )

- Biên lai thu tiền ( Mẫu 06 -TT )

- Bảng kê VBĐQ ( Mẫu 08 -TT )

- Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 08a - TT dùng cho tiền VN) và (Mẫu số 08b - TT dùng cho ngoại tệ và VBĐQ)

- Bảng kê chi tiền (Mẫu 09 –TT)

Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép, phản ánh vào các sổ kế toán liên quan bao gồm:

- Sổ quỹ tiền mặt

- Các sổ kế toán tổng hợp

- Sổ kế toán chi tiết liên quan đến từng ngoại tệ vàng, bạc cả về số lượng và giá trị

- Phiếu thu chi do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy thanh viết một lần) Sau khi ghi đầy

đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trưởng duyệt (và cả thủ

trưởng đơn vị duyệt– đối với phiếu chi) Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp (hoặc người nhận tiền), 1 liên lưu nơi lập phiếu Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, chi được thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.

- Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản phải thu, chi quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và tính ra số tồn quỹ tiền mặt ở mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, đá quý ký cược,

ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ

- Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch thì kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch

1.2.1.3 Phương pháp hạch toán

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tiền mặt

1.2.2.Kế toán tiền gửi ngân hàng

Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý

1.2.2.1 Nội dung và kết cấu tài khoản

TK 112

- Các tài khoản tiền gửi ngân hàng

- Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân

(do số liệu trên giấy báo cáo hoặc bản

sao kê ngân hàng > số liệu trên sổ kế

toán đơn vị)

- Khoản điều chỉnh chênh lệch tỷ giá tăng

- Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng

- Chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân (do

số liệu trên giấy báo cáo hoặc bản sao kê ngân hàng < số liệu trên sổ kế toán đơn vị)

- Khoản điều chỉnh chênh lệch tỷ giá giảm.Tổng phát sinh bên nợ Tổng phát sinh bên có

Số dư bên nợ: Các khoản tiền gửi ngân hàng hiện có

Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2:

TK 1121: Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng VNĐ

TK 1122: - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ hoặc bằng các loại đã quy đổi ra đồng Việt Nam

TK 1123:- Vàng, bạc, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng

1.2.2.2 Nguyên tắc và chứng từ hạch toán

* Nguyên tắc hạch toán

- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với

chứng từ gốc kèm theo Trường hợp có sự chênh lệch số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Trường hợp có sự cố gắng của 2 bên mà chưa xác định được số chênh lệch, thì kế toán giải quyết như sau:

- Khi số liệu trên chứng từ của ngân hàng < số liệu ghi trên sổ sách kế toán của đơn vị

thì khoản chênh lệch được ghi “bên nợ” TK 138 – phải thu khác

- Khi số liệu trên chứng từ của ngân hàng > số liệu ghi trên sổ sách kế toán của đơn vị

thì khoản chênh lệch được ghi “bên có” TK 338 – phải trả khác

* Chứng từ hạch toán

- Giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (ủy

nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi…)

- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng chuyển đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với

chứng từ kèm theo, trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách kế toán TGNH của đơn vị, số liệu ở chứng từ với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn

vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán sẽ ghi sổ theo

số liệu trên giấy báo cáo hoặc bản sao kê ngân hàng, khoản chênh lệch sẽ được hạch toán nợ TK 138 (1388) Nếu số liệu trên sổ kế toán > số liệu trên giấy báo cáo hoặc bản kê ngân hàng

- Sang tháng sau phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều

chỉnh lại số liệu đã ghi sổ

- Kế toán TGNH phải được theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại tệ,

vàng, bạc, đá quý) và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu

- Kế toán tổng hợp sử dụng TK 112 (TGNH) để theo dõi số tiền hiện có và tình hình

biến động tăng, giảm của TGNH (kho bạc hay công ty tài chính)

1.2.2.3.Phương pháp hạch toán

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kế toán tiền gửi ngân hàng

1.2.3.Kế toán tiền đang chuyển

- Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào kho bạc, ngân hàng Nhà Nước hoặc đã gửi vào bưu điện để trả cho ngân hàng hoặc đã làm thủ tục để chuyển từ TK tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hay bảng sao kê của ngân hàng

- Tiền đang chuyển gồm tiền VN và tiền đang chuyển trong các trường hợp sau:

- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng

- Chuyển tiền qua bưu điện trả cho đơn vị khác

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay vào kho bạc giao tiền tay ba giữa khách hàng, doanh nghiệp và kho bạc Nhà Nước

- Kế toán tiền đang chuyển được thực hiện trên TK 113 “tiền đang chuyển”

1.2.3.1.Nội dung và kết cấu

TK 113

- Các khoản tiền (VN, ngoại tệ, séc) đã

nộp vào ngân hàng kho bạc nhưng

chưa nhận được giấy báo của ngân

hàng hoặc đơn vị được thụ hưởng

- Các kết chuyển vào TK 112 hoặc các tài khoản khác có liên quan

Số dư nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển

Tài khoản 113 có 2 tài khoản cấp 2:

TK 1131: - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền đang chuyển

TK 1132: - Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển

1.2.3.2 Nguyên tắc và chứng từ hạch toán

* Nguyên tắc hạch toán

Dùng để phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà Nước, đã gửi bưu điện để chuyển cho ngân hàng, trả cho đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hay bản sao kê của ngân hàng

* Chứng từ hạch toán

Chứng từ hạch toán của tài khoản 113 bao gồm: Giấy báo có, giấy báo nợ, các bảng sao kê.

1.2.3.3 Phương pháp hạch toán

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán tiền đang chuyển

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XNK MINH HÒA THÀNH

2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành

Tên đối ngoại : MINH HOA THANH TRADING SERVICE IMPORT COMPANY LIMITED

Tên viết tắt : MINH HOA THANH CO., LTD

Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có quan hệ đối nội đối ngoại tốt và có con dấu riêng Công ty luôn bình đẳng trong kinh doanh với các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế khác Công ty được phép mở tài khoản giao dịch tại các ngân hàng theo quy định của pháp luật

Với đội ngũ bán hàng năng động và nhiệt huyết luôn sẵn lòng phục vụ khách hàng chu đáo, tận tâm, luôn mang đến cảm giác thân thiện đối với khách hàng trong kinh doanh

Từ khi thành lập đến nay, Công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động và liên kết với các Công ty cùng lĩnh vực nhằm đưa Công ty ngày một phát triển

Tính đến thời điểm này công ty thành lập đã được 3 năm, từ 1 công ty nhỏ lẻ với

bộ phận nhân viên ít, công ty đã dần hoàn thiện và phát triển trở thành một trong những công ty chủ chốt về lĩnh vực cung cấp các mặt hàng ngành nước, có khả năng

cạnh tranh với các công ty lớn lâu năm, với bộ phận nhân viên dày dặn kinh nghiệm và nhiệt huyết hứa hẹn sẽ đưa công ty vươn đến tầm cao mới, mở rộng quy mô, với hàng trăm khách hàng và đại lý khắp cả nước.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

* Đối với công ty:

Sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả và phát triển nguồn vốn KD được giao thực hiện mục tiêu kinh doanh Thực hiện sứ mệnh rút ngắn khoảng cách không gian

và thời gian, tiềm lực và năng lực Xây dựng các chiến lược kinh doanh dài hạn Chấp hành nghiêm túc chế độ an toàn lao động, bảo hiểm xã hội, bảo vệ môi trường đồng thời quan tâm đến lợi ích của người lao động

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Với mô hình quản lý đơn giản, gọn nhẹ tạo ra rất nhiều thuận lợi cho công ty trong hoạt động kinh doanh của mình Giám đốc trực tiếp chỉ đạo toàn bộ sẽ nhanh chóng thu hồi được thông tin phản hồi chính xác, kịp thời từ đó phát huy điểm mạnh, hạn chế những mặt yếu kém trong công tác quản lý điều hành công ty Mọi quyết định của giám đốc sẽ nhanh chóng thực hiện một cách có hiệu quả

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HCNS

PHÒNG KINH DOANH PHÒNG GIAO NHẬN

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Nguồn: Phòng Hành Chính Nhân Sự

2.1.3.2 Chức năng , nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý

- Giám đốc: Là người điều hành đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách

nhiệm cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh trong Công ty Giám đốc điều hành Công ty theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ, có hiệu quả

- Phòng kinh doanh: có chức năng giúp Giám đốc tổ chức việc kinh doanh, tìm

hiểu thị trường, tìm kiếm nguồn tiêu thụ và nguồn mua vào từ các đối tác; thực hiện các giao dịch kinh doanh

- Phòng Hành chính Nhân sự: có nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ

chức công ty phù hợp với yêu cầu tổ chức kinh doanh, xây dựng và tổ chức thực hịên các kế hoạch về lao động tiền lương, giải quyết chính sách cho người lao động

- Phòng kế toán:

Cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động tài chính ở đơn vị, thu nhận, ghi chép, phân loại, xử lý và cung cấp các thông tin, tổng hợp, báo cáo lý giải các nghiệp vụ chính diễn ra ở đơn vị, giúp cho Giám đốc có khả năng xem xét toàn diện các hoạt động của đơn vị kinh tế

Phản ánh đầy đủ tổng số vốn, tài sản hiện có như sự vận động của vốn và tài sản đơn vị qua đó giúp Giám đốc quản lý chặt chẽ số vốn, tài sản của công ty nhằm nâng cáo hiệu quả của việc sử dụng vốn trong việc kinh doanh.

Thực hiện công tác hạch toán kế toán hoạt động kinh doanh của đơn vị Thực hiện theo chế độ báo cáo định kỳ và các báo cáo tài chính hiện hành của Nhà nước Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám đốc công ty giao

- Phòng Giao Nhận: có nhiệm vụ nhận chỉ thị từ Trưởng phòng của các phòng ban

để thực hiện việc giao nhận hàng hóa, giấy tờ liên quan

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty

2.1.4.1 Sơ đồ bộ máy kế toán

- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Phòng kế toán của công ty vừa có nhiệm vụ xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán, thực hiện các bút toán, nhập và xuất tiền, lập sổ kế toán chi tiết và lập báo cáo kế toán Cùng với đó là việc thống nhất, kiểm tra bộ phận thống kê trong công ty về kế toán và tài chính Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của Kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo công ty đối với hoạt động kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

* Kế toán trưởng :

- Có nhiệm vụ tổ chức và điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty làm tham mưu cho Tổng Giám đốc về các hoạt động kinh doanh Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty Các nhân viên trong phòng kế toán chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng.

- Khi quyết toán đã lập xong kế toán trưởng có nhiệm vụ giải quyết kết quả sản xuất kinh doanh Chịu trách nhiệm về số liệu ghi trong bảng quyết toán cũng như việc nộp đầy đủ, đúng hạn báo cáo kế toán quy định

- Các công việc khác khi giám đốc có yêu cầu

* Kế toán tiền + thủ quỹ:

- Lập phiếu thu chi tiền mặt, theo dõi thu chi

- Phải chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt ghi chép hằng ngày, liên tục theo dõi trình tự phát sinh các khoản thu chi, xuất nhập quỹ tiền mặt… và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm Quản lý tiền mặt tại công ty, thu chi tiền mặt có chứng từ hợp lệ

- Theo dõi tình hình biến động của tài khoản tại Ngân hàng

* Kế toán thanh toán, công nợ

- Ghi chép, phản ánh, đầy đủ, kịp thời chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán, tạm ứng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán

- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán, ngăn ngừa tình trạng vi phạm kỷ luật thanh toán, tạm ứng

- Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chi tiết cho từng đối tượng, từng phản nợ và thời gian thanh toán

- Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả

- Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát về chế độ thanh toán công nợ, tổng hợp và xử lý nhanh chóng thông tin về tình hình công nợ

- Có nhiệm vụ nhắc các khoản nợ tới hạn thu hồi của khách hàng, theo dõi công nợ nhà cung cấp

- Kiểm kê quỹ, kho hàng theo định kỳ

* Kế toán thuế :

- Theo dõi, lập hóa đơn thuế

- Có nhiệm vụ lấy hóa đơn đầu vào, tổng hợp hóa đơn chứng từ hàng tháng

- Lập báo cáo thuế hàng tháng, các loại báo cáo hàng quý, hàng năm

- Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế khi có yêu cầu

- Các công việc khác liên quan đến các khoản thuế tại công ty

* Kế toán hàng hoá + thủ kho:

- Phản ánh đầy đủ chính xác tình hình nhập, xuất, tồn, theo dõi tồn kho hàng ngày

- Lập báo cáo về tình hình thu mua, dự trữ bảo quản cũng như sử dụng hàng hoá.

- Trực tiếp xuất nhập hàng hóa

2.1.4.3 Chuẩn mực kế toán và các Chính sách Kế toán áp dụng tại Công ty

- Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nan ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm

- Hình thức ghi sổ của Công ty áp dụng là hình thức Chứng tư ghi sổ được thực hiện thông qua kế toán trên excel

- Công ty sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam để phục vụ cho việc ghi chép Trường hợp phát sinh các giao dịch liên quan đến ngoại tệ thì sẽ quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam để ghi chép kế toán

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên Hàng tồn kho được ghi sổ theo giá gốc Trị giá hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền

- Phương pháp kế toán TSCĐ: TSCĐ được ghi sổ theo giá gốc, giá trị hao mòn và giá trị còn lại Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng , thời gian khấu hao TSCĐ được quy định tại phụ lục 01 của Thông tư 45/2013/TT-BTC để xác định tthời gian để trích khấu hao cho từng loại TSCĐ cụ thể

- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Hàng tháng kế toán lập báo cáo theo tháng, hàng năm lập báo cáo tổng hợp và quyết toán thuế

2.1.4.4 Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách tại công ty TNHH Minh Hòa Thành :

* Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Chứng từ ghi sổ

Hiện nay, kế toán Công ty áp dụng theo hình thức Chứng từ ghi sổ và sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính

Phần mềm kế toán máy

Chứng từ kế toánBảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Chứng từ ghi sổ

* Các loại sổ sách sử dụng: Sổ quỹ, chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ chi

tiết, bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái

2.1.5 Tình hình kinh doanh trong giai đoạn gần đây

Bảng 2.1: Bảng tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 3

năm vừa qua như sau:

lập Năm 2015 vừa qua là năm phát triển nhất, doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng lên vượt bậc đưa hình ảnh và uy tín của công ty lên tầm cao mới Sự tăng trưởng này chứng tỏ khả năng tổ chức quản lý và kinh doanh hiệu quả của công ty đã đi đúng hướng, đây là kết quả đáng khích lệ đối với những nỗ lực của tất cả các bộ phận trong Công ty Cùng với sự gia tăng lợi nhuận trước thuế, là sự gia tăng lợi nhuận sau thuế, điều này chứng tỏ đơn vị kinh doanh ngày càng kinh doanh có hiệu quả Bên cạnh việc kinh doanh có hiệu quả thì Công ty luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước Do đó đã phần nào góp phần vào công việc đổi mới xây dựng đất nước Tuy nhiên mức tăng doanh thu năm 2015 vẫn chưa phải là đáng kể Công ty cần đề ra những phương hướng để công ty có thể phát huy hơn nữa khả năng kinh doanh của mình trong những năm tiếp theo.

2.2 Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành

2.2.1 Kế toán tiền mặt

2.2.1.1 Chứng từ sử dụng

- Phiếu thu

- Phiếu chi

- Biên lai thu tiền

- Bảng kiểm kê quỹ

- Các chứng từ liên quan:

+ Hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng

+ Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh tóan

+ Giấy báo có, giấy báo nợ, giấy nộp tiền vào tài khoản

2.2.1.2 Sổ sách sử dụng

- Sổ quỹ TK 111

- Sổ cái TK 111

- Bảng kê thu, chi

- Chứng từ ghi sổ tài khoản 111

- Sổ tổng hợp tài khoản 111

- Sổ chi tiết tài khoán 111

Phòng kế toán (sổ chi tiết tiền mặt, sổ quỹ, sổ cái TK 111)

Việc thu chi tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập, phải có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người kiểm tra ký duyệt theo quy định

Phiếu chi: căn cứ giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán lập phiếu chi thành 3 liên gửi lên thủ trưởng (theo đúng chế độ quy định) Sau đó chuyển về thủ quỹ nhận tiền và ký xác nhận, sau khi nhận đủ tiền thì người nhận phải

ký tên (ghi rõ họ tên) Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu (phòng kế toán lưu) Liên thứ 2 thủ quy dùng để ghi sổ và chuyển cho kế toán thanh toán cùng với các chứng từ gốc lên

sổ chi tiết tiền mặt, chứng từ ghi sổ, sổ cái Liên 3 giao cho người nhận tiền

Phiếu thu: căn cứ giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn bán hàng kế toán thanh toán lập phiếu thu 3 liên gửi lên thủ trưởng và kế toán trưởng ký Sau đó chuyển về thủ quỹ ký xác nhận đã thu tiền Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu (phòng kế toán lưu) Liên 2 thủ quỹ dùng ghi sổ và chuyển cho kế toán thanh toán cùng với các chứng từ gốc lên

sổ chi tiết tiền mặt, chứng từ ghi sổ, sổ cái Liên 3 giao cho người nhận tiền

2.2.1.4 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản 111-“Tiền mặt” Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt của công ty, bao gồm 2 tài khoản

- Tài khoản 1112: Tiền ngoại tệ

2.2.1.5 Hạch toán một số nghiệp vụ thu chi cụ thể tại doanh nghiệp:

-Ngày 01/12 thu tiền bán van của Công ty TNHH XNK TMDV Phú Long (Theo

HĐ số 0000631 ngày 01/12/2015), PT1512/001 với số tiên 13.701.380đ

Kế toán định khoản: Nợ TK 1111 13.701.380

Có TK 1311 13.701.380-Ngày 01/12 thu tiền bán đồng hồ nước của Công ty TNHH MTV Kim Hồng Nguyên (Theo HĐ số 0000638 ngày 03/12/2015), PT1512/018 với số tiên 3.767.940đ

Kế toán định khoản: Nợ TK 1111 3.767.940

Có TK 1311 3.767.940-Ngày 01/12/2015 chi tạm ứng phí xăng cho bộ phận bán hàng tháng 12/2015 theo Giấy đề nghị tạm ứng, PC1512/001 số tiền 5.000.000đ

- Ngày 01/12/2015 thanh toán chi phí tiếp khách cho Võ Đình Lâm theo hóa đơn số

0000543, giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi PC1512/003 số tiền 1.667.600đ, kế toán hạch toán:

Có TK 1111 1.667.600-Ngày 05/012/2015 thanh toán lương tháng 11/2015 cho nhân viên công ty, PC1512/067 với số tiên 145.058.000đ

Kế toán định khoản: Nợ TK 3341 122.163.000

Có TK 1111 122.163.000-Ngày 09/012/2015, thanh toán tiền mua binh chữa cháy cho công ty TNHH TM Tiến Nam PC1512/083 với số tiên 18.931.000đ

Kế toán định khoản: Nợ TK 331 18.931.000

Có TK 1111 18.931.000-Ngày 11/12/2015 thu hoàn tạm ứng của bộ phận bán hàng (đã tạm ứng ngày 01/11/2015) về chi phí xăng trong tháng 11/2015, PT1512/125 số tiền 5.000.000đ

Kế toán định khoản: Nợ TK 1111 5.000.000

Có TK 141 5.000.000-Ngày 11/12/2015 chi thanh toán chi phí xăng trong tháng 11/2015 bộ phận bán hàng theo phiếu đề nghị thanh toán, HĐ590, PC1512/108 số tiền 5.003.420đ

- Ngày 31/12/2015, thanh toán phí kiểm định đồng hồ nước theo HĐ 0000788 thanh toán cho Công ty CP Cơ Khí Công Trình Cấp Nước, PC1512/216 số tiền 3.960.000d

Đơn vị: CÔNG TY TNHH TMDV XNK MINH HÒA THÁNH Mẫu số 03 - TT

Địa chỉ: 199/2 Đường TA 19, KP5, P Thới An, Q 12, TP HCM (Ban hành theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2014 của BTC)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày 01 tháng 12 năm 2015 Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành

Họ và tên người đề nghị tạm ứng: Nguyển Thanh Thúy

Nội dung tạm ứng: tạm ứng chi phí xảng cho BPBH tháng 12/2015

Đơn vị: CÔNG TY TNHH TMDV XNK MINH HÒA THÁNH Mẫu số 05 - TT

Địa chỉ: 199/2 Đường TA 19, KP5, P Thới An, Q 12, TP HCM (Ban hành theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2014 của BTC)

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày 01 tháng 12 năm 2015

Họ và tên người đề nghị thanh toán: Võ Đình Lâm

Nội dung thanh toán: phí tiếp khách

Số tiền: 1.667.600 đ

Viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm sáu mươi bày ngàn sáu trăm đồng

(kèm theo 01 chứng từ gốc)

Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đơn vị: CÔNG TY TNHH TMDV XNK MINH HÒA THÁNH Mẫu số 02 - TT

Địa chỉ: 199/2 Đường TA 19, KP5, P Thới An, Q 12, TP HCM (Ban hành theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2014 của BTC)

PHIẾU CHI Số: PC1512/001

Nợ: 141: 5.000.000 Có: 1111: 5.000.000

Họ tên người nhận tiền : Nguyển Thanh Thúy

Tên đơn vị: Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành

Địa chỉ : 199/2 Đường TA 19, KP5, P Thới An, Q 12, TP HCM

Lý do chi : Chi Nguyển Thanh Thúy - tạm ứng chi phí xăng tháng 12/2015

Số tiền : 5.000.000 VNĐ

Viết bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn

Kèm theo: 1 Chứng từ gốc: Giấy đề nghị tạm ứng

Ngày 01 tháng 12 Năm 2015

Giám Đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đơn vị: CÔNG TY TNHH TMDV XNK MINH HÒA THÁNH Mẫu số 02 - TT

Địa chỉ: 199/2 Đường TA 19, KP5, P Thới An, Q 12, TP HCM (Ban hành theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2014 của BTC)

PHIẾU CHI Số: PC1512/003

Nợ: 6428: 1.667.600 Có: 1111: 1.667.600

Họ tên người nhận tiền : Võ Đình Lâm

Tên đơn vị: Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành

Lý do chi : Chi: Anh Võ Đình Lâm – phí tiếp khách

Số tiền : 1.667.600 VNĐ

Viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm sáu mươi bày ngàn sáu trăm đồng

Kèm theo: 1 Chứng từ gốc: HĐ GTGT

Ngày 01 tháng 12 Năm 2015

Giám Đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Đơn vị: CÔNG TY TNHH TMDV XNK MINH HÒA THÁNH Mẫu số 01 - TT

Địa chỉ: 199/2 Đường TA 19, KP5, P Thới An, Q 12, TP HCM (Ban hành theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2014 của BTC)

Nợ: 1111: 13.701.380 Có: 1311: 13.701.380

Họ tên người nộp tiền :

Tên đơn vị: Công ty TNHH XNK TMDV Phú Long

Địa chỉ : 10/17 Phan Văn Hớn, Xã Xuân Thới Thượng, Huyện Hóc Môn, TP HCM

Lý do thu : thu tiền bán van theo HĐ 0000631

Số tiền : 13.701.380 VNĐ

Viết bằng chữ: Mười ba triệu bảy trăm lẻ một ngàn ba trăm tám mươi đồng chẵn

Kèm theo: 1 Chứng từ gốc: Phiếu xuất kho

Ngày 01 tháng 12 Năm 2015

Giám Đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nộp tiền

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành

Địa chỉ: 199/2 Đường TA 19, KP5, P Thới An, Q 12, TP HCM

SỔ QUỸ TIỀN MẶT

Tài khoản: 1111Từ ngày: 01/12/2015 đến ngày 31/12/2015

Đơn vị tính: đồng

Diễn giải TK

đối ứng

Số Ngày

PT1512/001 01/12/2015 Thu tiền bán van của

Công ty TNHH XNK TMDV Phú Long

141 5.000.000

18.931.000

PC1512/108 11/12/2015 Thanh toán chi phí xăng

trong tháng 11/2015 bộ phận bán hàng

6418 1331

4.548.564 454.856

PC1512/153 19/12/2015 Thanh toán tiền mua ghế

văn phòng cho Công ty Nội Thất Gia Phát

242 1331

2.400.000 240.000

PC1512/157 20/12/2015 Thanh toán phí thuê

phòng nghỉ cho Giám Đốc

đi công tác

6428 1331

727.272 72.728

PC1512/215 31/12/2015 Chi phí chuyển phát

nhanh EMS tháng 12/2015

6428 1331

968.798 96.880 PC1512/216 31/12/2015 Thanh toán phí kiểm định

đồng hồ nước cho Công

ty CP Cơ Khí Công Trình Cấp Nước

6418 1331

3.600.000 360.000

PC1512/217 31/12/2015 Chi thanh toán cước điện

thoại di động của cho Trưởng phòng kinh doanh

6428 1331

518.184 51.818

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Công ty TNHH TMDV XNK Minh Hòa Thành

Địa chỉ: 199/2 Đường TA 19, KP5, P Thới An, Q 12, TP HCM

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI NỢ TK 111

Từ ngày 01/12/2015 đến ngày 31/12/2015

Đơn vị tính: đồng Ngày Diễn giải Tổng cộng Ghi có các tài khoản