Tìm hiểu về tình hình hoạt động công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng ubnd xã kỳ hải – kỳ anh – hà tĩnh

- Làm quen với các nghiệp vụ tại Văn phòng và bắt đầu học các nghiệp vụ đơn giản Thu thập thông tin Thực hành Điều tra Ghi chép Ngày 26/8/201 5 -Thực hành các nghiệp vụ văn phòng đơn giả

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

- -BÁO CÁO KIẾN TẬP

ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG

"CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ KỲ HẢI – KỲ ANH – HÀ TĨNH”

Giảng viên hướng dẫn : ThS Vũ Thị Mỹ Hằng

Sinh viên : Nguyễn Thị Minh

Lớp : KH13HCH4

Chuyên Ngành : Quản lý nhà nước

Địa điểm kiến tập : Văn phòng UBND xã Kỳ Hải

Thời gian kiến tập : Từ 24/8/2015 đến 4/9/2015

NHẬT KÝ HOẠT ĐỘNG Thời

gian

pháp Ngày

24/8/201

5

- Đến UBND gặp lãnh đạo để sắp xếp lịch thực tế

- Họp giao ban đầu tuần

- Làm quen với cán bộ, nhân viên tại văn phòng và môi trường làm việc mới

Thu thập thông tin

Điều tra Ghi chép

Ngày

25/8/201

5

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Kỳ Hải

- Tìm hiểu các quy định, công việc của Văn phòng

- Làm quen với các nghiệp vụ tại Văn phòng và bắt đầu học các nghiệp vụ đơn giản

Thu thập thông tin Thực hành

Điều tra Ghi chép

Ngày

26/8/201

5

-Thực hành các nghiệp vụ văn phòng đơn giản với sư giám sát của cán bộ hướng dẫn như trình ký;

đăng ký văn bản đi, đến; đóng dấu chuyển giao, phân phát văn bản đi đến tới các bộ phận trong đơn vị

Thu thập thông tin Thực hành

Điều tra Ghi chép Nghiên cứu

Ngày

27/8/201

5

-Tiếp tục các công việc được giao

và thực hiện thêm các nghiệp vụ khác như: soạn thảo văn bản hành chính thông thường, in ấn, photo tài liệu; nhập dữ liệu máy tính; sắp xếp hồ sơ…

-Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho báo cáo

Thu thập thông tin Thực hành

Điều tra Ghi chép Nghiên cứu

Ngày

28/8/201

5

-Tiếp tục thực hiện các công việc được giao, luyện tập các kỹ năng

đã học và học thêm một số nghiệp

vụ cần thiết khác

-Bắt đầu tiến hành làm báo cáo kiến tập

Thu thập thông tin Thực hành

Điều tra Ghi chép Nghiên cứu

Ngày

1/9/2015

-Họp giao ban đầu tuần -Tiếp tục các công việc được giao tại văn phòng

-Thu thập thông tin làm báo cáo thực tập

Thu thập thông tin Thực hành

Điều tra Ghi chép Nghiên cứu

Ngày

3/9/2015

-Tiếp tục công việc được giao

-Tổng kết, rút kinh nghiệm

Thu thập thông tin Thực hành

Điều tra Ghi chép Nghiên cứu

Ngày

4/9/2015 -Hoàn thành bản nhận xét, đánhgiá của UBND nơi tiến hành kiến

tập

-Gặp mặt tổng kết

Thu thập thông tin Thực hành

Điều tra Ghi chép Nghiên cứu

LỜI NÓI ĐẦU.

Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, nền kinh tế nước

ta đang tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải

có sự quản lý, điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham vào việc phát triển kinh tế đất nước

Như chúng ta đã biết trong thời đại ngày nay Hành chính – Văn phòng giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, là một mắt xích không thể tách rời trong

bộ máy nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ Vì vậy, phòng Hành chính - Văn phòng phải được tổ chức, quản lý một cách khoa học, hiệu quả Cách tổ chức khoa học, hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vi đó triển khai công việc được thuận lợi, thúc đẩy lợi ích kinh tế - xã hội trong công cuộc CNH-HĐH đất nước và ngược lại

Thấy được vai trò quan trọng đó của Hành chính - Văn thư là một vấn đề cấp thiết, quan trọng đối với bản thân và sinh viên Học viện Hành chính Quốc gia nói chung Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tôi xác định mục tiêu cho kỳ kiến tập này là:

- Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế

- Trau dồi vốn kiến thức về chuyên ngành nói riêng và kiến thức tổng hợp kinh tế

- xã hội nói riêng

- Học hỏi thêm các kiến thức, ký năng mới trong quá trình kiến tập tại cơ sở

Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bác, các anh, chị; đồng chí làm việc tại UBND xã Kỳ Hải nơi tôi tiến hành kiến tập

Đặc biệt hơn nữa, em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến giảng viên: TS.

Lê Đình Lung; ThS Nguyễn Thị Tuyết Dịu, ThS Vũ Thị Mỹ Hằng đã tận

tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình xây dựng và hoàn thành bài báo cáo thực tập này

Cuối cùng, em mong nhận được sự đóng góp, nhận xét, đánh giá của quý thầy, cô để em có thể hoàn thiện bài tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!!

B NỘI DUNG

I, Giới thiệu chung về xã Kỳ Hải.

1 Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên.

Xã Kỳ Hải là xã trực thuộc huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh nằm ở phía Đông của huyện Ranh giới hành chính xã được xác định như sau: Phía Bắc giáp các xã

Kỳ Thọ và Kỳ Ninh; phía Đông giáp xã Kỳ Hưng; phía Nam giáp xã Kỳ Châu; phía Tây giáp xã Kỳ Thư Xã Kỳ Hải là khu vực đồng bằng với diện tích đất canh tác lớn trong đó đất nông nghiệp bao gồm: đất trồng lúa chiếm: 32%; đất trồng công nghiệp ngắn ngày chiếm: 5%, cây rau màu và cây ăn quả chiếm: 7%; Đất nuôi trồng thủy hải sản chiếm 15%, đất lâm nghiệp chiếm 13% còn lại là đất nhà ở, công nghiệp và các loại đất khác

2 Kinh tế - xã hội

Xã Kỳ Hải có diện tích 7,67 km2, dân số 4174 người với 1.213 nhân khẩu

Từ năm 2003 xã Kỳ Hải tiến hành sáp nhập 8 thôn thành 5 thôn gồm: Nam Hải; Thượng Hải; Bắc Sơn Hải, Bắc Hải và Trung Hải Những năm vừa qua xã Kỳ Hải đã có nhiều thay đổi về mô hình phát triển kinh tế, thực hiện nông nghiệp song hành với phát triển công nghiệp, dịch vụ, đẩy mạnh khai thác lợi thế vùng Bên cạnh đó, việc thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia về xây dựng nông thôn mới và xóa đói giảm nghèo đã nhanh chóng nâng cao đời sống của toàn xã Đến cuối năm 2014, xã Kỳ Hải được đánh giá là một trong những xã đi đầu trong chương trình xây dựng nông thôn mới (100% đường giao thông nông thôn các công trình công cộng được xây dựng đúng tiêu chuẩn,…) và thực hiện tốt mục tiêu quốc gia về xóa đói giảm nghèo và nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân

II, Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của UBND xã Kỳ Hải

1, Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Kỳ Hải

UBND xã Kỳ Hải là cơ quan hành chính nhà nước địa phương do HĐND bầu

ra gồm có Chủ tịch, phó Chủ tịch và các ủy viên ủy ban Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND, tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các ủy viên UBND xã do Chủ tịch UBND quy định

Chủ tịch UBND

P.Chủ tịch UBND

Cán bộ

Văn phòng

Thống kê

Cán bộ Địa chính Xây dựng

Cán bộ Tư pháp Hộ tịch

Cán bộ Kế toán Tài chính

Chỉ huy trưởng Quân sự

Trưởng Công an

Cán bộ Lao động TBXH

QIA

Hiện nay, theo định biên do UBND cấp huyện quy định gồm có 22 cán bộ, công chức Hầu hết các cán bộ, công chức đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp Trong đó, các bộ phận của UBND xã có các ban theo mô hình sau:

Ngoài các ban trực thuộc UBND chính quyền cấp xã có Đảng bộ, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội (Hội Cựu chiến Binh, Hội Nông dân, Hội Phụ Nữ, Đoàn Thanh niên)

2, Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân xã:

- UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công

- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hôi đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ giữa UBND xã với Mặt trận Tổ quốc và các Đoàn thể xã trong quá trình triển khai thực hiên mọi nhiệm vụ

- Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình,

kế hoạch công tác của UBND xã

III Kết quả kiến tập tại Văn phòng – Thống kê thuộc UBND xã Kỳ Hải

1 Công tác Văn phòng.

a Chức năng.

Cán bộ Văn phòng – Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã trong xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Ủy ban; phục vụ yêu cầu công tác quản lý văn thư – lưu trữ của UBND xã

b Nhiệm vụ và quyền hạn.

Văn phòng - Thống kê thuộc UBND xã có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi thực hiện chương trình lịch làm việc đó; Tổng hợp báo cáo tình hình về kinh tế - xã hội, tham mưu cho UBND trong việc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ

- Dự thảo các văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo hàng tháng, hàng quý, cuối năm theo quy định

- Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức các cuộc tiếp dân, tiếp khách; Nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc cấp trên có thẩm quyền giải quyết

- Đảm bảo điều kiện, vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND cho công việc của UBND

- Giúp HĐND và UBNĐ theo quy định của pháp luật và công tác được giao

- Giúp UBND thực hiện nghiệp vụ công tác Thống kê

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, các loại biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ công chức

- Giúp UBND Xã về công tác thi đua khen thưởng ở Xã

- Nhận và trả kết quả trong giao dịch cống việc của UBND đối với cơ quan,

tổ chức và công dân theo cơ chế một cửa, một của liên thông

- Theo dõi, chấm công cán bộ công chức trực tại công sở; Phụ trách điều hành tổng dọn vệ sinh tại cơ quan

c Cơ cấu, tổ chức.

Văn phòng có 01 cán bộ Văn phòng – thống kê do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật trong biên chế và 01 cán bộ Hợp đồng theo quy định của pháp luật

Cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã về các công việc mà chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của UBND và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình

d.Trang thiết bị văn phòng.

Trang thiết bị Văn phòng được bố trí một cách hợp lý và đầy đủ nhằm đảm bảo hoạt động của văn phòng Hiện nay, văn phòng đã có: 2 bàn làm việc, 1 máy tính có kết nối mạng Internet, máy in, điện thoại và một số trang thiết bị khác nhằm tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên văn phòng

2 Công tác văn thư – lưu trữ.

a Công tác soạn thảo văn bản.

Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng – Thống kê trực tiếp soạn thảo,

đó chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn, báo cáo,

tờ trình, thông báo, giấy mời… Văn bản được xây dựng theo quy định của pháp luật về thể thức và trình tự thủ tục ban hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực nhà nước

Có thể khái quát quy trình này bao gồm:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa Xác định tên loại văn bản hóa Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ

Bước 3: Thông qua lãnh đạo

Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định

b Quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan

và thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày của cơ quan

 Quản lý văn bản đến.

Văn bản đến là tất cả các công văn, giấy tờ đơn vị nhận được từ nơi khác gửi đến Nhìn chung số lượng văn bản tới cơ quan tương đối nhiều nên khi văn bản đến vào tháng năm nào thì nhân viên văn thư nhập dữ liệu vào ngày, tháng, năm đó

 Nguyên tắc giải quyết: tất cả văn bản đến đều phải thông qua Văn thư cơ

quan đề đăng ký vào sổ công văn đến Sau đó văn bản được chuyển giao cho thủ trưởng cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật

 Quy trình giải quyết văn bản đến.

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:

Bước 3: Đóng dấu đến

Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Tất cả các văn bản đến đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định

Ngày

tháng

đến

Số

đế

n

Tác giả

Số ký hiệu

Ngày, tháng của văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến:

Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn bản

chuyển

Đơn vị hoặc người nhận

Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, ngoài giờ hành chính là 60 phút Văn bản mật thì thêm cột “mức độ mật” trong mẫu chuyển giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ

 Quản lý văn bản đi.

 Khái niệm:Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy

phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản;văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản nội bộ) do cơ quan, tổ chức phát hành

 Quy trình giải quyết văn bản đi.

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

Bước 2: Ghi số và ngày, tháng văn bản:

Bước 3: Nhân bản

Bước 4: Đóng dấu văn bản đi: Bao gồm đóng dấu cơ quan và đóng dấu độ khẩn, mật (nếu có)

Bước 5: Đăng kí văn bản đi

Số

ký

hiệu

văn

bản

Ngày

tháng

văn

bản

Tên loại

và trích yếu nội dung văn bản

Ngư ời ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị người nhận

Số lượng

Ghi chú

*Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi

hằng năm, Ủy ban nhân dân quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đi

Bước 6: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Bước 7: Lưu văn bản đi:

Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo phiếu gửi Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là 2 bản

c Quản lý con dấu.

- Con dấu được giao cho Cán bộ Văn phòng – thống sử dụng và bảo quản theo quy định pháp luật và phải chịu trách nhiệm về hoạt động đó

- Không được tự tiện mang dấu theo người

- Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính

- Khi hết giờ làm việc thì cán bộ Văn phòng có trách nhiệm cất dấu vào tủ theo đúng quy đinh

-Trước khi đóng dấu lên văn bản thì Văn thư phải kiểm tra và rà soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi

đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu không có chữ ký, đóng dấu trước – ký tên sau) Đóng dấu phải trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái

d Công tác lưu trữ.

Mỗi phòng ban trực thuộc UBND được trang bị các tủ tài liệu cần thiết để lưu trữ các loại giấy tờ, văn bản Tại Văn phòng UBND công tác lưu trữ được phân chia rõ ràng tùy theo từng loại văn bản khác nhau: Công văn, báo cáo, quyết định…và được tổng hợp, kiểm tra định kỳ vào cuối năm

C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.

I Đánh giá chung.

UBND xã Kỳ Hải là một cơ quan quản lý nhà nước cấp địa phương, được kiến tập tại đây là một cơ hội tốt để tôi có cái nhìn thực tế hơn, được thực hành

về những gì đã học được sau 3 năm trên giảng đường Học viện Hành chính Quốc gia Mặc dù được kiến tập trong một thời gian ngắn nhưng đó là thời gian diễn ra nhiều hoạt động quan trọng của nước và của xã Kỳ Hải Đó là hoạt động hưởng ứng Cách mạng tháng 8 và Quốc khánh 2/9, thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia về xây dựng nông thôn mới và xóa đói giảm nghèo đang được triển khai mạnh mẽ

Năm 2015, theo nghị quyết 130/2015/NQ về việc Thông qua đề án “Điều chỉnh địa giới hành chính huyện Kỳ Anh để thành lập mới Thị xã Kỳ Anh và 6 phường thuộc Thị xã Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh Mặc dù không thuộc diện trong Nghị quyết trên nhưng sự thay đổi về địa giới hành chính của huyện đã có tác động mạnh mẽ đến tình hình kinh tế - chính trị - xã hội và hoạt động của UBND

xã Chính những hoạt động này đã tạo cho tôi các cơ hội lớn để hiểu rõ hơn, sâu sắc về hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương Đó chính là sự quản lý phải