Hồ sơ: Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm, tính chất chung như tên loại văn bản, t
Trang 1
LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP
HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
I LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH
1 Khái niệm
1.1 Hồ sơ: Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc
điểm, tính chất chung như tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản…
được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân
Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết
định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn cũng được coi như những hồ sơ
* Một số loại hồ sơ:
- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình
thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một
cơ quan, đơn vị
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ
pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan
Sự khác nhau giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc:
+ Là những bản chính, bản sao có giá trị
như bản chính cùng các văn bản, giấy tờ
có liên quan đến quá trình giải quyết
công việc
+ Là bản sao chính xác bản chínhcác văn bản QPPL về từng mặt côngtác nghiệp vụ, chuyên môn
+ Tài liệu thường có thời gian trong + Có thể tập hợp văn bản của nhiều
năm, nếu có thay đổi, phải sử dụngvăn bản có hiệu lực hiện hành
+ Không phải nộp vào lưu trữ cơquan
- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá
nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….)
- Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án,
hồ sơ thiết kế thi công…
Trang 21.2 Lập hồ sơ hiện hành: Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được
hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo cácnguyên tắc và phương pháp nhất định
- Lập hồ sơ hiện hành: Do người thực hiện, giải quyết công việc lập;được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiệnhành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khinộp vào lưu trữ đạt yêu cầu
- Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, đượctiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó khôngđược lập thành hồ sơ Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lýnhững tài liệu rời lẻ, lộn xộn
Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiệnhành đảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nộidung, quá trình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát vớigiá trị tài liệu, tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa,hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ
Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiềukhó khăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá
hồ sơ… Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khóđảm bảo chất lượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảoquản chưa được dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều côngsức, thời gian, kinh phí
1.3 Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức: Là bảng kê có hệ thống
những hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chứctrong năm, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ, được dùnglàm căn cứ để các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ
1.4 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Là việc định kỳ
chuyển giao những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị, cá nhân vàolưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật
2 Tác dụng của việc lập hồ sơ
- Giúp mỗi cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu một cách đầy đủ, có
hệ thống và khoa học Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc vàtra tìm khi cần thiết
- Giúp mỗi cơ quan quản lý toàn bộ công việc và tài liệu của cơ quan, tratìm tài liệu nhanh chóng
- Chọn ra được những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan, tránh
bỏ sót, thất lạc hồ sơ có giá trị cao và tránh giữ những giấy tờ hết giá trị, khôngcần thiết
3 Trách nhiệm thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Điều 23, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu
Trang 3- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chứcthuộc phạm vi quản lý của mình
- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (đối với cơ quan, tổchức không có văn phòng) hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứngđầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, tổ chức khác
có nhiệm vụ:
+ Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểmtra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hànhđối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới
+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữhiện hành tại cơ quan, tổ chức mình
- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ hiện hành
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ
về công việc đó
Điều 5 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia quy định lưutrữ hiện hành có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu giao nộp
4 Các nguyên tắc (yêu cầu) cơ bản khi lập hồ sơ
- Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;đúng công việc mà cá nhân đang giải quyết Không đưa vào hồ sơ những tài liệukhông liên quan đến công việc đó
- Văn bản giấy tờ trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệlôgic, chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng sự hình thành tự nhiên của tài liệutheo diễn biến giải quyết công việc
- Văn bản tài liệu trong hồ sơ có giá trị pháp lý, độ tin cậy cao
5 Nội dung công tác lập hồ sơ
5.1 Lập danh mục hồ sơ
5.1.1 Tác dụng của danh mục hồ sơ:
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức công tác lập hồ sơ
và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; gópphần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chứcđối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
5.1.2 Căn cứ lập danh mục hồ sơ
Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa cơ quan, tổ chức và của các đơn vị; quy chế làm việc, quy chế công tác văn
Trang 4thư của cơ quan, tổ chức.
- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn
vị và cá nhân
- Danh mục hồ sơ những năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mụclục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có) và các quy định hiện hành của nhà nước
về thời hạn bảo quản tài liệu
5.1.3 Nội dung lập danh mục hồ sơ
a) Xây dựng khung đề mục (khung phân loại): theo cơ cấu tổ chức hoặc theo
mặt hoạt động của cơ quan
- Nếu theo cơ cấu tổ chức: Tên mỗi đơn vị, phòng, ban trong cơ quan là một
đề mục lớn
Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của cơ quan KBNN được xây dựng
theo cơ cấu tổ chức, bao gồm các đề mục lớn sau:
Số và ký hiệu
HS
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo quản
Đơn vị/người lập hồ sơ
Ghi chú
I BAN KẾ HOẠCH TỔNG HỢP
II BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ III BAN KẾ TOÁN
Thời hạn bảo quản
Đơn vị/người lập hồ sơ
Ghi chú
I PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP
II PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ III PHÒNG KẾ TOÁN
…
Trang 5- Nếu theo mặt (lĩnh vực) hoạt động: Tên mỗi mặt (lĩnh vực) hoạt động của
cơ quan là một đề mục lớn.
Số và ký hiệu
HS
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo quản
Đơn vị/người lập hồ sơ
Ghi chú
I HẠN MỨC KINH PHÍ
II BÁO CÁO THU, CHI NGÂN SÁCH III CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
IV TÀI VỤ
…
- Trong mỗi đề mục lớn theo cơ cấu tổ chức có thể có các đề mục nhỏ làcác vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ hoặc các đơn vị tổ chức nhỏ hơn
Ví dụ : Đề mục “ Ban Tổ chức cán bộ” trong khung đề mục danh mục hồ sơ của
cơ quan KBNN có các đề mục nhỏ như:
+ Vấn đề chung về tổ chức cán bộ;
+ Tổ chức bộ máy;
Trang 6- Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm cả hồ sơ, tài liệu hìnhthành trong hoạt động của tổ chức đảng và các đoàn thể trong cơ quan, tổ chứcthì hồ sơ, tài liệu của các tổ chức này nên để thành đề mục riêng và sắp xếp ởcuối danh mục hồ sơ.
- Tuỳ theo cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức
mà quyết định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảmviệc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tỏ chức có
cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị rõ ràng thì nên ápdụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức Đối với các cơ quan,
tổ chức có cơ cấu tổ chức không ổn định, chức năng nhiệm vụ không rõ ràngthì nên xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo mặt (lĩnh vực) hoạt động
b)Xác định những hồ sơ cần lập, đơn vị hoặc người lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ
+ Việc xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc người lập dựavào các căn cứ lập danh mục hồ sơ như đã nêu ở phần trên, đặc biệt là chươngtrình kế hoạch và nhiệm vụ kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổchức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân Đơn vị,
cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc nào (hoặc chủ trì giảiquyết nếu có nhiều đơn vị, nhiều người tham gia) thì có trách nhiệm lập hồ sơ
về công việc đó
+ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát đượcnội dụng của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm:tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự các yếu
tố thông tin có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ
Trang 7- Báo cáo tổng kết công tác năm 1992 của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội.
+ Các tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từnhững tiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu
đề hồ sơ về các công việc cụ thể
c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ: Căn cứ:
+ Nội dung, tính chất của vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ Nhìnchung, những hồ sơ về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọngtâm hay đặc biệt của cơ quan, tổ chức sẽ có giá trị cao hơn và do đó sẽ có thờihạn bảo quản lâu hơn so với những hồ sơ phản ánh các chức năng nhiệm vụkhông cơ bản hoặc các hồ sơ có tính chất tổng hợp thường có thời hạn bảo quảnlâu hơn so với các hồ sơ về những vấn đề, sự việc cụ thể
+ Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ đối với việc theo dõi, giải quyết công việctrước mắt của cơ quan, tổ chức
+ Nhu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan, tổ chức và của xã hội sau này.+ Các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan, các văn bản hướng dẫnchung về thời hạn bảo quản tài liệu, về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vàolưu trữ lịch sử các cấp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và bảng thời hạnbảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức, của ngành
Hồ sơ có thể được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản trongmột thời gian nhất định, tính bằng số lượng năm cụ thể (5 năm, 10 năm, 15năm, 20 năm, 30 năm…)
Ví dụ: Báo cáo quyết toán của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội năm 1990
Trang 8Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và kýhiệu (bằng các chữ in hoa viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mụclớn trong danh mục hồ sơ (tên đơn vị hoặc mặt hoạt động) do mỗi cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Khi đánh số hồ sơ,
có thể áp dụng một trong hai cách sau:
Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01, cuốimỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh
Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổchức hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một sốdòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh
Ví dụ:
Số và ký hiệu
HS
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo quản
Đơn vị/người lập hồ sơ
Ghi chú
I PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP
1 Phòng Hành chính
Trang 9a) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà áp dụng một tronghai cách tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ sau đây:
- Cách thứ nhất: Thực hiện theo trình tự như sau:
+ Văn phòng, phòng hành chính chỉ đạo cán bộ văn thư, lưu trữ xây dựng dựthảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
+ Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân liên quan trong cơ quan, tổchức về dự thảo danh mục hồ sơ
+ Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành
- Cách thứ hai: Thực hiện theo trình tự như sau:
+ Các đơn vị trong cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vịmình theo hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ
+ Văn phòng, phòng hành chính tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vịthành dự thảo danh mục hồ sơ chung của cơ quan tổ chức, tiến hành bổ sungchỉnh sửa nếu cần thiết
+ Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành
Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm Đối với những cơ quan,
tổ chức có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần sửa đổi,
bổ sung danh mục hồ sơ của năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trongnăm sau
b) Tổ chức thực hiện
Danh mục hồ sơ của cơ quan sau khi được ban hành sẽ gửi cho các đơn vị,
cá nhân liên quan để tổ chức thực hiện Trong quá trình thực hiện, nếu có các
hồ sơ được dự kiến chưa sát thực tế hoặccác công việc phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân nào thì đơn vị, cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần danh mục hồ sơ của mình, cuối năm, thông báo cho Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để tổng hợp vào danh mục hồ sơ chung của cơ quan
5.2 Các bước lập hồ sơ
5.2.1 Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổchức, tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồsơ
- Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc được nhiệm vụ đượcgiao và kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán
bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ về những công việc mà mìnhtheo dõi, giải quyết Đối với những cơ quan, tổ chức đã có danh mục hồ sơ thìviệc mở hồ sơ có thể được giao cho cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đóchuyển bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ
Trang 10- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viênchức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình
5.2.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
- Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập,cập nhật đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếutrình, ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết củalãnh đạo, văn bản đi của cơ quan, tổ chức và những tài liệu tham khảo cần thiết
Ví dụ 1: Hồ sơ về kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch bao gồm:
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;
- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan;
- Kế hoạch chính thức của cơ quan đã được phê duyệt;
- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch;
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.
Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:
- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị;
- Chương trình hội nghị;
- Lời khai mạc;
- Dự thảo báo cáo tổng kết;
- Các báo cáo tham luận;
- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
- Nghị quyết hội nghị;
- Biên bản hội nghị.
Ví dụ 3: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ.
- Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ.
- Tài liệu về quá trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị.
- Các tài liệu về lý lịch và qua trình công tác của các cán bộ.
- Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các cán
bộ đề nghị bổ nhiệm.
Trang 11- Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ nhiệm cán bộ đề nghị bổ nhiệm
Ví dụ 4: Hồ sơ đoàn ra (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế
gồm:
- Công văn, quyết định về việc cử cán bộ tham gia đoàn;
- Chương trình kế hoạch làm việc của đoàn;
- Biên bản các buổi làm việc;
- Bản ghi nhớ (nếu có);
- Báo cáo kết quả đoàn ra (hoặc đoàn vào);
- Báo cáo quyết toán kinh phí;
- Các tài liệu khác liên quan đến đoàn ra (hoặc đoàn vào) như: ảnh, tài liệu ghi
âm, ghi hình….
- Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến những văn bản, tàiliệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tạihội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tuy nhiên, cũng cần tránhđưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liênquan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ
5.2.3 Kết thúc và biên mục hồ sơ
Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết thúc Để hoàn chỉnh hồ
sơ về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có tráchnhiệm:
- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ Đốivới những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều thì nên phân chia thành cáctập – đơn vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sửdụng
- Xác định giá trị tài liệu
+ Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu
đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảovăn bản về những vấn đế quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ýkiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết
+ Soát xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu cótrong hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
+ Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các vănbản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp choviệc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụngkhi cần thiết sau này được thuận tiện
+ Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: