Tài liệu hướng dẫn hệ thống QUẢN LÝ KHÁCH LƯU TRÚ

Người sử dụng cần chú ý khi khai báo các thông tin đăng ký: Các ô có dấu *: Bắt buộc nhập thông tin: - Thông tin Mã số thuế: Bao gồm 10 hoặc 13 ký số, là mã số thuế của Doanh nghiệp, yêu

Tài liệu hướng dẫn hệ thống

QUẢN LÝ KHÁCH LƯU TRÚ

Dành cho các cơ sở kinh doanh lưu trú

http://www.qlkslaocai.vn

CỤC THUẾ TỈNH LÀO CAI

Đường 1/5 P Nam Cường – Lào Cai Điện thoại: 020.3820206

MỤC LỤC

PHÂN HỆ SỬ DỤNG DÀNH CHO KHÁCH SẠN 2

1 Địa chỉ truy cập 2

2 Đăng ký thông tin khách sạn 2

3 Đăng nhập hệ thống 3

4 Xem – Cập nhật thông tin khách sạn 4

5 Khai báo danh mục loại phòng 5

6 Khai báo danh mục phòng 5

7 Xem thông tin sơ đồ phòng 8

8 Đặt phòng 9

9 Trả phòng 10

10 Chuyển phòng 11

11 Sửa thông tin 13

12 Danh mục hệ thống 14

PHÂN HỆ DÀNH CHO KHÁCH SẠN

1 Địa chỉ truy cập:

Để đăng nhập vào chương trình quản lý đăng ký lưu trú, chúng ta sử dụng chương trình duyệt web như: Internet Explorer, Firefox, và truy cập vào địa chỉ website: http://www.qlkslaocai.vn

2 Đăng ký thông tin khách sạn:

@ Đăng ký thông tin ban đầu: Bắt đầu khai báo các thông tin của doanh nghiệp, khách sạn

để bắt đầu sử dụng chương trình Khách sạn chỉ nên đăng ký 1 lần duy nhất

Người sử dụng cần chú ý khi khai báo các thông tin đăng ký: Các ô có dấu (*): Bắt buộc nhập thông tin:

- Thông tin Mã số thuế: Bao gồm 10 hoặc 13 ký số, là mã số thuế của Doanh nghiệp, yêu cầu

người sử dụng khai báo thông tin này chính xác, đây là cơ sở để cơ quan Thuế kích hoạt chương trình cho Khách sạn

- Thông tin Email: dùng để nhận thông báo về Tên truy cập, Mật khẩu truy cập do cơ quan

Thuế cung cấp sau khi đã kiểm tra các thông tin do doanh nghiệp gửi Yêu cầu người sử dụng cung cấp chính xác địa chỉ Email để được nhận thông báo này

Sau khi gửi thông tin đăng ký, người sử dụng cần chờ để cơ quan Thuế kiểm tra xét duyệt thông tin và thông báo thông tin tài khoản dùng để truy cập hệ thống qua địa chỉ email mà người sử dụng đã khai báo

@ Đăng nhập: Sử dụng chương trình khi người sử dụng đã có tên và mật khẩu truy cập do cơ

quan Thuế cung cấp

Sau khi người sử dụng nhận được thông tin Tên truy cập và Mật khẩu truy cập qua hộp thư

email do cơ quan Thuế gửi, khách sạn nhập thông tin: “Tên truy cập”, “Mật khẩu truy cập” để truy cập

hệ thống

4 Xem – Cập nhật thông tin khách sạn:

Người sử dụng có thể xem - cập nhật lại thông tin khách sạn tại chức năng “Thông tin khách

sạn” thuộc menu ngang của chương trình

5 Khai báo danh mục loại phòng:

Sau khi đăng nhập hệ thống, người sử dụng có quyền quản trị hệ thống có thể khai báo danh mục loại phòng của khách sạn mình Số loại phòng tối đa sẽ do cơ quan Thuế quy định Từ menu ngang

của chương trình, chọn “Danh mục loại phòng” để xem – cập nhật danh mục loại phòng

Chức năng này cho phép người sử dụng khai báo danh mục phòng hay còn gọi là gán nhãn cho sơ đồ phòng

Từ menu ngang của chương trình, người sử dụng chọn “Danh mục phòng” để khai báo thông

tin các phòng đăng ký kinh doanh Người sử dụng chỉ có thể khai báo tối đa số phòng đã đăng ký Các thao tác tại chức năng này:

- Để chỉnh sửa thông tin phòng, chọn “Số phòng” từ danh mục và sau đó chỉnh sửa thông tin

- Chọn “Thêm mới” để thêm thông tin phòng vào danh mục

- Chọn “Cập nhật” để cập nhật thông tin phòng vừa chọn

- Chọn “Xóa” để xóa phòng vừa chọn

6.1 Chức năng “Thêm mới”:

- Người sử dụng nhập các thông tin Số phòng, Tầng, Loại phòng được chọn từ danh mục có

sẵn

- Sau đó chọn nút lệnh “Thêm mới” để lưu giữ thông tin vừa nhập

6.2 Chức năng “Cập nhật”:

- Trong trường hợp muốn thay đổi thông tin danh mục phòng đã được khai báo trước đó như thay đổi tên số phòng, tầng, loại phòng Người sử dụng chọn kích chuột chọn tên phòng muốn thay đổi

thông tin, tiến hành sửa lại thông tin và chọn mục Cập nhật

6.3 Chức năng “Xóa”:

- Trong trường hợp muốn xóa hẳn thông của 1 phòng nào đó từ danh mục phòng đã được khai báo trước Người sử dụng chọn kích chuột chọn tên phòng muốn thay đổi thông tin, sau đó chọn nút

lệnh “Xóa”, sau khi thực hiện xóa thì tên phòng này sẽ bị xóa khỏi danh mục phòng

7 Xem thông tin sơ đồ phòng:

Sau khi khai báo các thông tin về “Danh mục loại phòng” và “Danh mục phòng”, chương

trình sẽ tạo ra 1 sơ đồ phòng, người sử dụng có thể căn cứ sơ đồ này để tác nghiệp các nghiệp vụ quản

lý khách sạn Cách thực hiện:

- Từ menu ngang của chương trình, chọn “Thông tin phòng” để xem sơ đồ phòng

đang hoạt động của khách sạn

- Người sử dụng có thể xem sơ đồ phòng của ngày hiện hành hoặc bất cứ ngày, giờ nào của thời gian trước đó

- Trên sơ đồ sẽ hiển thì các thông tin: Tên phòng, Giá phòng đăng ký, Số khách

- Nhãn phòng màu đỏ biểu thị phòng đang có khách, màu xám biểu thị phòng trống

- Bên dưới thể hiện thống kê các chỉ tiêu: Tổng số phòng có khách, tổng số phòng trống, Lưu ý:

- Nếu chúng ta xem sơ đồ phòng của thời gian quá khứ, cần căn cung cấp thông tin ngày, giờ, phút

- Trên sơ đồ sẽ hiển thị các thông tin: Tên phòng, Giá phòng đăng ký, giá phòng thực tế tính cho khách,

Khi khách đến đặt phòng (check-in), người sử dụng thực hiện các thao tác sau:

- Chọn menu “Thông tin sơ đồ phòng”, chọn phòng trống (màu xám) để vào trang

đặt phòng

- Phải nhập đầy đủ các thông tin như: Thời gian đến; Số người; Gía phòng; Tên khách hàng đại diện

- Người sử dụng cần lưu ý tại chức năng này:

+ Thời gian khách đến: Chương trình cho phép người sử dụng nhập ngày của ngày hiện hành,

cho phép sửa giờ, phút cho đúng với thời gian khách đặt phòng, thời gian khách đến sẽ là căn cứ tính số ngày khách ở khi thực hiện nghiệp vụ trả phòng

+ Số người: Nhập số người thực tế đăng ký (Số người >0)

+ Giá phòng: Chương trình sẽ tự động lấy giá phòng bằng giá đã đăng ký tại “Danh mục

phòng”, người sử dụng có thể sửa giá phòng theo giá thực tế tính cho khách, tuy nhiên khi có sự thay

đổi giá phòng khác với giá đã đăng ký, chương trình sẽ yêu cầu nhập “Lý do thay đổi giá phòng”,

là căn cứ để giải trình về việc thay đổi giá phòng khi giá phòng không đúng với giá đã đăng ký

+ Tên khách hàng đại diện: Bắt buộc nhập tên của khách đại diện thuê phòng

- Sau khi kiểm tra thông tin chính xác, nhấn nút “Lưu thông tin” để hoàn tất quá trình

đăng ký

- Nhấn nút “Đóng cửa sổ” để quay trở lại theo dõi sơ đồ phòng

Khi có yêu cầu trả phòng (check-out), người sử dụng kích chuột chọn phòng cần trả (có màu đỏ) để vào chức năng trả phòng:

Tại chức năng này người sử dụng nhập các thông tin sau:

- Thời gian đi khách đi: chương trình sẽ lấy ngày, giờ ngay tại thời điểm người sử dụng thực hiện chức năng trả phòng

- Tổng số ngày: chính là tổng số ngày khách đã ở

- Các lưu ý tại chức năng này:

Chương trình sẽ tự động tính tổng số ngày theo nguyên tắc:

+ Nếu Ngày trả phòng = Ngày đặt phòng thì Tổng số ngày = 1

+ Nếu Ngày trả phòng > Ngày đặt phòng: Chương trình sẽ xét giờ trả phòng

 Nếu giờ trả phòng trước 12h00 trưa thì:

Tổng số ngày = Ngày trả phòng - Ngày đặt phòng

 Nếu giờ trả phòng từ 12h00 trưa đến trước 14h00:

Tổng số ngày = Ngày trả phòng - Ngày đặt phòng +1 và cho phép người sử dụng có thể

giảm được 1 ngày (trong trường hợp khách sạn không tính thêm thời gian ở của khách nếu khách trả phòng trước 14h)

 Nếu giờ trả phòng từ 14h00 trở về sau: Chương trình sẽ tính:

Tổng số ngày = Ngày trả phòng - Ngày đặt phòng +1 và không cho phép người sử

dụng điều chỉnh tổng số ngày này

- Giá dịch vụ: Nếu khách sạn có thu thêm khách lưu trú các dịch vụ khác thì sẽ nhập vào ô

“Giá dịch vụ”

- Sau khi kiểm tra thông tin chính xác, người sử dụng nhấn nút “Lưu thông tin” để

hoàn tất quá trình trả phòng

- Nhấn nút “Đóng cửa sổ” để quay trở lại theo dõi sơ đồ phòng

Nếu khách có yêu cầu chuyển phòng, người sử dụng thực hiện: chọn phòng yêu cầu chuyển

(màu đỏ) tại sơ đồ phòng, sau đó chọn mục “Chuyển phòng”

Tại chức năng này, người sử dụng có thể cập nhật các thông tin sau:

+ Thông tin “Phòng mới”: Phòng được yêu cầu chuyển đến, người sử dụng có thể chọn từ

danh sách các phòng đang trống

+ Thông tin “Thời gian thay đổi”: Ngày, giờ khách yêu cầu chuyển phòng, cần lưu lưu ý tại

chức năng này:

- Khi thực hiện chuyển phòng: nếu trong thời gian chương trình quy định (12 tiếng), ô checkbox

sẽ cho phép nhân viên lựa chọn hủy phòng cũ (mặc định cho phép) Nếu quá thời gian, ô check sẽ khóa không cho hủy phòng

- Xử lý khi chuyển phòng: Chương trình sẽ xử lý nghiệp vụ chuyển phòng như sau

9 Nếu cho phép hủy phòng, sẽ hủy thông tin phòng cũ, tạo thông tin phòng mới

9 Nếu không cho phép hủy phòng: tạo nghiệp vụ kép “Trả phòng” và “Đặt

phòng”

+ Nhấn nút “Lưu thông tin” để hoàn tất quá trình chuyển phòng

+ Nhấn nút “Đóng cửa sổ” để quay trở lại theo dõi sơ đồ phòng

11 Sửa thông tin:

Để thay đổi thông tin về đặt phòng, giá tiền, thời gian đến, tên khách, người sử dụng chọn chức năng sửa thông tin

- Nhấn nút “Lưu thông tin” để hoàn tất quá trình ghép phòng

- Nhấn nút “Đóng cửa sổ” dể quay trở lại theo dõi sơ đồ phòng

12 Danh mục hệ thống:

- Phần menu Hệ thống cho phép người sử dụng là quản trị chương trình thực hiện các chức

năng như: Thêm, xóa, sửa thông tin nhân viên được phép sử dụng chương trình; Xem thông tin phòng

đã được chỉnh sửa; Thực hiện báo cáo Tổng hợp và chi tiết; Nhập thông tin về Thuế GTGT trong tháng (GTGT đầu vào, GTGT đầu ra, GTGT phát sinh); Xem thông tin GTGT

12.1 Thêm, xóa, sửa danh mục nhân viên:

Người quản trị chương trình quản lý khách sạn có thể thêm, xóa, sửa thông tin nhân viên Thực

hiện bằng cách: Từ menu ngang, chọn “Hệ thống” sau đó chọn chức năng Hệ thống để vào trang Thông

tin nhân viên

a Thêm m¤i nhân viên:

- Người sử dụng có quyền quản trị điền đầy đủ các thông tin:

+ Họ tên: Họ và tên nhân viên được sử dụng chương trình

+ Tên truy cập: Là tên viết tắt, tên này được dùng để đăng nhập vào chương trình

+ Mã truy cập: Mật khẩu để cho phép người dùng truy cập vào chương trình, nhân viên có

thể tự đổi mật khẩu cho riêng mình nhằm bảo mật thông tin

+ Thông tin: Nhập các thông tin bổ sung khác

- Chọn mục “Thêm mới” để lưu lại thông tin vừa nhập

b Xóa, thay đoi thông tin nhân viên:

Người quản trị chương trình có thể xóa, sửa thông tin của những nhân viên đã được đăng ký bằng cách chọn vào tên nhân viên và sửa hoặc xóa các thông tin này

12.2 Xem thông tin đã chỉnh sửa: Cho phép người quản trị chương trình xem các thông tin

đã được chỉnh sửa trong 1 khoảng thời gian bất kỳ

- Nhập thời gian cần xem thông tin tại ô: Từ ngày, Đến ngày và chọn nút lệnh Tìm

- Thông tin đã được chỉnh sửa sẽ liệt kê lên màn hình giúp người quản trị chương trình theo dõi được những thông tin đã được chỉnh sửa bởi nhân viên nào

12.3 Báo cáo tổng hợp: Cho phép người quản trị chương trình xem báo cáo số liệu về khách

lưu trú, doanh số, theo tháng, năm nào

a Báo cáo tong h¤p: Mẫu báo cáo tổng hợp có dạng sau:

b Báo cáo chi tiet: Mẫu báo cáo chi tiết số liệu trong tháng có dạng như sau:

12.4 Nhập GTGT:

Hàng tháng, người quản trị chương trình quản lý khách sạn phải nhập thông tin về thuế GTGT

của hoạt động kinh doanh khách sạn của đơn vị tại chức năng “Nhập GTGT” của chương trình, thao

tác như sau:

- Chọn chức năng “Nhập GTGT” trên menu ngang của chương trình, màn hình sau xuất hiện:

- Thông tin về Thuế GTGT này sẽ được kết xuất tại báo cáo chi tiết (mẫu TH01)

12.5 Xem thông tin GTGT:

Người quản trị chương trình quản lý Khách sạn có thể tra cứu thông tin về thuế GTGT đã nhập

vào ứng dụng bằng cách chọn chức năng “Xem thông tin GTGT” tại menu ngang của chương trình, sau đó nhập năm cần tra cứu và chọn nút lệnh Xem thông tin để chương trình liệt kê thông tin về thuế

GTGT đã được nhập

Người sử dụng có thể xóa, sửa thông tin về thuế GTGT đã nhập./

http://www.qlkslaocai.vn