Page 6 of 92 B3: Điền đầy đủ các thông tin vào bảng dưới Lưu ý: o Mục Tên viết tắt là tên viết tắt của cửa hàng Do khách hàng tự quy định khi đăng ký tài khoản.. Page 12 of 92 B3: Điền
Trang 1TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Shop.ONE TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
<Hồ Chí Minh, 03/2015>
Trang 2Page 2 of 92
MỤC LỤC
TỔNG THỂ ỨNG DỤNG 5
A ĐĂNG KÝ/ĐĂNG NHẬP 5
1 Đăng ký tài khoản 5
2 Đăng nhập tài khoản 7
B THAY ĐỔI MẬT KHẨU VÀ QUÊN MẬT KHẨU 9
1.Thay đổi mật khẩu 9
2.Quên mật khẩu 10
C NẠP TIỀN TRẢ CƯỚC PHÍ VÀ THANH TOÁN CƯỚC SỬ DỤNG 11
1.Nạp tiền trả cước phí 11
2.Thanh toán cước sử dụng 13
D HỆ THỐNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG 14
1 KHÁCH HÀNG 14
1.1 Tạo danh sách nhóm khách hàng 14
1.2 Thêm mới khách hàng 15
1.3 Tìm kiếm khách hàng 17
2 GỬI SMS 17
2.1 Chọn tập khách hàng nhận tin 17
2.2 Thống kê các tin đã gửi 21
E NẠP TIỀN 24
1 Trả phí thuê bao 24
2 Lịch sử giao dịch 27
F CẤU HÌNH 28
1 Thông tin chung 28
2 THIẾT LẬP SĐT/ BRANDNAME GỬI - NHẬN TIN 29
3 Quản lý mẫu 31
Trang 3Page 3 of 92
4 Tài khoản 31
5 Chi nhánh 32
6 Lấy mã xác thực 33
7 Kết xuất dữ liệu 35
8 Lịch sử thêm mới KH 38
G HỆ THỐNG BÁN HÀNG 39
I THIẾT LẬP 39
1 Danh sách kho 39
2 Nhóm sản phẩm 41
3 Sản phẩm 44
4 Thiết lập tem sản phẩm 47
5 In tem sản phẩm 48
6 Thiết lập máy in 50
7 Thông tin hóa đơn 50
8 Thiết lập chung 51
9 Quản lý tài khoản 54
10 Phân quyền tài khoản 56
II TỔNG QUAN 61
Mục đích: Cho phép người sử dụng nhìn thấy tổng quan doanh thu của cửa hàng 61
III BÁN HÀNG 62
IV KHO HÀNG 63
1 Nhập mua 63
2 Điều chuyển hàng hóa 65
3 Nhập trả hàng 67
4 Xuất trả hàng 68
5 Kiểm kê 69
Trang 4Page 4 of 92
V TIỀN 70
1 Thu chi 70
2 Kết ca 71
3 Lịch sử kết ca 74
4 Điều chỉnh tiền trong két 74
VI ĐỐI TÁC 75
1 Nhóm khách hàng 75
2 Khách hàng 77
VII BÁO CÁO 81
1 Báo cáo bán hàng theo hóa đơn 81
2 Báo cáo bán hàng theo nhân viên 83
3 Báo cáo bán hàng theo sản phẩm 83
4 Báo cáo nhập kho 84
5 Báo cáo xuất kho 85
6 Báo cáo nhập xuất tồn 86
7 Báo cáo tồn kho 87
8 Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm 88
9 Báo cáo lợi nhuận theo hóa đơn 89
10 Báo cáo công nợ khách hàng 90
Trang 51 Đăng ký tài khoản
Khách hàng chưa có tài khoản thì vào trang shopone.com.vn để đăng ký
B1: Chọn Đăng ký
B2: Chọn dịch vụ theo ý muốn Có 2 lựa chọn:
o Shop.ONE tiêu chuẩn: Dành cho loại hình cửa hàng
có nhu cầu quản lý bán hàng và nhắn tin chăm sóc khách hàng
o Shop.ONE Lite: Chỉ dành để nhắn tin chăm sóc khách hàng
Trang 6Page 6 of 92
B3: Điền đầy đủ các thông tin vào bảng dưới
Lưu ý:
o Mục Tên viết tắt là tên viết tắt của cửa hàng (Do khách hàng tự quy
định khi đăng ký tài khoản) Đăng nhập vào phân hệ bán hàng bằng
tài khoản không phải admin, bắt buộc phải nhập tên viết tắt của cửa
hàng
o Ký hiệu , nghĩa là thông tin này bắt buộc nhập vào
Trang 7Page 7 of 92
B4: Chọn nút Đăng ký Đăng ký thành công sẽ hiển thị bảng thông báo và
gửi mật khẩu về số điện thoại vừa đăng ký
2 Đăng nhập tài khoản
B1: Vào trang Shopone.com.vn và đăng nhập
B2: Lựa chọn để đăng nhập vào Có 2 lựa chọn:
Lựa chọn 1: Quản lý và CSKH
Lựa chọn 2: Bán hàng ( phải nhập tên viết tắt của cửa hàng)
Trang 8Page 8 of 92
B3: Nếu không phải tài khoản admin thì bước này phải nhập tên viết tắt của
cửa hàng Ngược lại, tài khoản admin thì không cần nhập
B4: Nhập tên và mật khẩu đăng nhập Chọn nút Đăng nhập
Đăng nhập thành công thì màn hình tổng quan sẽ được hiển thị
Trang 9Page 9 of 92
B THAY ĐỔI MẬT KHẨU VÀ QUÊN MẬT KHẨU
1.Thay đổi mật khẩu
B1: Vào trang Shopone.com.vn
B2: Tại bảng đăng nhập chọn Đổi mật khẩu
B3: Tại màn hình thay đổi mật khẩu, nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới và
nhập mã bảo vệ
Trang 10Page 10 of 92
B4: Chọn nút Cập nhật
2.Quên mật khẩu
Soạn tin nhắn MK gửi 6000 Hệ thống sẽ gửi mật khẩu mới về số điện
thoại đăng ký tài khoản
Trang 11B1: Đăng nhập tài khoản ở trang shopone.com.vn
B2: Chọn mục Nạp tiền => Chọn tiếp Nạp tiền (bên trái)
Trang 12Page 12 of 92
B3: Điền đầy đủ các thông tin của thẻ cào và mã kiểm tra
o Số seri: Là số seri in trên thẻ cào Viettel
o Mã thẻ Viettel: Là mã thẻ cào phía dưới lớp tráng bạc
o Mã kiểm tra: Chủ địa điểm điền đúng theo mã captcha hiển thị ngay
B1: Đăng nhập tài khoản ở trang shopone.com.vn
B2: Chọn mục Nạp tiền => Chọn tiếp Nạp tiền
B3: Tại mục Sử dụng tài khoản thuê bao di động Viettel
B4: Nhập số điện thoại muốn chuyển tiền vào tài khoản Shop.ONE
Trang 132.Thanh toán cước sử dụng
Là hình thức khách hàng chọn gói cước, đồng ý thanh toán
B1: Đăng nhập tài khoản shopone
B2: Chọn mục Nạp tiền Chọn Trả phí thuê bao Chọn gói cước, thời hạn
sử dụng và chi nhánh (Nếu cửa hàng có nhiều chi nhánh)
B3: Chọn Xác nhận thanh toán
Trang 14Page 14 of 92
D HỆ THỐNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
1 KHÁCH HÀNG
1.1 Tạo danh sách nhóm khách hàng
B1: Đăng nhập tài khoản shopone
B2: Chọn mục Khách hàng Tại mục Danh sách nhóm Chọn nút Tạo
nhóm mới
B3: Nhập Tên nhóm Chọn Thêm mới để lưu lại
Trang 15Page 15 of 92
1.2 Thêm mới khách hàng
Thêm mới khách hàng bằng 2 cách sau:
Cách 1: Thêm trực tiếp ( dùng trong trường hợp bạn thêm Khách hàng với
số lượng ít )
B1: Đăng nhập tài khoản shopone
B2: Tại mục Khách hàng Nhập thông tin khách hàng (Số điện thoại, tên,
giới tính…)
B3: Chọn nút Thêm
Cách 2: Thêm từ file excel, dành cho trường hợp thêm nhiều khách hàng
cũng lúc
B1: Đăng nhập tài khoản shopone
B2: Tại mục Khách hàng => Chọn Thêm KH từ Excel
Trang 16Page 16 of 92
B3: Chọn Download template mẫu nếu chưa có file mẫu và điền các
thông tin theo hướng dẫn trong file và lưu lại
B4: Chọn Browse tới thư mục chứa file excel Chọn file excel vừa lưu lại ở
bước 3, chọn Nhóm Khách hàng
B5: Chọn Thêm để thêm mới Khách hàng
Lưu ý:
Trang 17o Không thay đổi định dạng của file template Nếu chép dữ liệu từ file
khác sang, lưu ý khi dán chọn "Paste Special"
1.3 Tìm kiếm khách hàng
Sử dụng để tìm kiếm thông tin khách hàng nhanh hơn Ngoài ra, sử dụng
kết quả danh sách khách hàng vừa tìm kiếm được để gửi tin nhắn
B1: Đăng nhập tài khoản shopone
B2: Tại mục Tìm kiếm khách hàng
B3: Nhập thông tin (Tên, số điện thoại,…) Chọn nút Tìm kiếm
Kết quả tìm kiếm khách hàng sẽ được hiển thị ở bên phải màn hình
Ngoài ra, chọn vào ô tác vụ để thay đổi thông tin khách hàng
Trang 18Page 18 of 92
B3: Tại mục Danh sách nhóm => Chọn dấu tích vào Nhóm khách hàng
cần gửi tin ( Nếu muốn gửi hết cho tập Khách hàng trong nhóm đó )
B4: Chọn nút Gửi SMS cho tập khách hàng này
B5: Sau đó màn hình sẽ hiển thị bảng Tạo nội dung tin nhắn, người dùng
cần điền đầy đủ thông tin tiêu đề, nội dung tin nhắn…cần gửi
o Trường hợp không muốn gửi tin cho khách hàng trong nhóm đã
Trang 19Page 19 of 92
chọn Có thể tích chọn ở ô thao tác => Chọn nút Xóa khách hàng
được chọn
o Tiêu đề: Tên của chương trình do chủ địa điểm đặt tên (VD :
Khuyến mãi ngày 02/09/2013)
o Số hiển thị trên máy người nhận: Là SĐT hiển thị khi tin nhắn
gửi đi
o Nội dung: Là nội dung SMS mà chủ địa điểm muốn gửi đi Chủ
địa điểm nhập nội dung bằng tiếng Việt không dấu
o Thời gian áp dụng: Từ ngày/tới ngày Đây là khoảng thời gian
áp dụng KM của chủ địa điểm, code KM chỉ có giá trị trong
khoảng thời gian này Chủ địa điểm nhấn vào biểu tượng lịch để
lựa chọn thời gian
o Lưu nội dung trên làm mẫu: Lưu nội dung tin nhắn vừa nhập
làm mẫu để sử dụng sau này
o Ngày gửi/Giờ gửi tin nhắn vào thời điểm: Là ngày/giờ mà
chủ địa điểm muốn gửi thông báo Chủ địa điểm nhấn vào biểu
tượng lịch để lựa chọn thời gian
o Loại chương trình: Thông báo hoặc Khuyến mãi Khuyến mãi sẽ
có kèm mã code trong nội dung tin nhắn
Cách 2: Gửi theo từng Khách hàng riêng lẻ
B1: Tại mục Tìm kiếm KH điền thông tin KH cần gửi SMS ( tên, sđt )
B2: Chọn Gửi SMS cho danh sách KH này
Trang 20Page 20 of 92
B3: Sau đó màn hình sẽ hiển thị bảng Tạo nội dung tin nhắn, người dùng
cần điền đầy đủ thông tin tiêu đề, nội dung tin nhắn…cần gửi giống bước 5
cách 1 như trên
Cách 3: Gửi SMS từ file excel
B1: Chọn mục Gửi SMS
B2: Tại màn hình bên phải chọn Gửi SMS từ file excel
B3: Download template mẫu về, điền thông tin theo các cột tương ứng: số
điện thoại, tên KH, nội dung tin nhắn cần gửi
B4: Chọn Browse chọn file excel => Chọn tiếp Gửi SMS
Trang 21Page 21 of 92
2.2 Thống kê các tin đã gửi
Có 5 trạng thái sau:
TH1: Đối với chương trình chưa kết thúc ( chờ duyệt, chờ gửi, đã gửi,
từ chối ) Khi click vào tên chương trình=> Nút Xem thông tin chi tiết
sẽ không hiển thị
Trang 22Page 22 of 92 TH2: Đối với chương trình có trạng thái kết thúc Nút Xem thông tin
chi tiết được hiển thị
Trang 23Page 23 of 92
B1: Chọn Tên chương trình kết thúc
B2: Chọn nút Xem thông tin chi tiết
B2: Xem lại nội dung đã gửi
B3: Tại mục Danh sách người nhận => Xem số lượng SMS thành công,
SMS thất bại, SMS đã gửi
Chọn Download kết quả gửi tin để download file kết quả định dạng
excel
Trang 24Page 24 of 92
Ngoài ra, còn xem thống kê được bằng biểu đồ và màu sắc
B1: Chọn Tên chương trình
B2: Xem chi phí thực hiện thông qua biểu đồ
B3: Tại mục Danh sách chương trình đã thực hiện dựa vào màu sắc
có thể check được chương trình đang ở trạng thái nào
Trang 25Page 25 of 92
B1: Chọn Nạp tiền -> Trả phí thuê bao
Tại màn hình này có thể xem các thông tin: số dư tài khoản, gói cước
đang dùng, số SMS nội mạng miễn phí, thời hạn sử dụng
B2: Để xem chi tiết từng loại SMS được miễn phí, tại dòng SMS nội
mạng miễn phí, chọn Xem chi tiết
B3: Để quy đổi số SMS nội mạng miễn phí đầu số sang SMS nội mạng
miễn phí Brandname, chọn Chuyển SMS đầu số sang SMS Brandname
Trang 26Page 26 of 92
Phần 2: Mua gói dịch vụ SMS
Khi khách hàng gửi với số lượng SMS lớn, Với gói dịch vụ SMS này khách
hàng sẽ tiết kiệm chi phí gửi tin hơn giá tin nhắn SMS thông thường
B1: Chọn Nạp tiền => Chọn Trả phí thuê bao
B2: Chọn Mua gói dịch vụ SMS
Chọn các thông số tương ứng theo bảng dưới:
Loại tin nhắn: có 2 loại theo đầu số và theo Brand name
Gói dịch vụ: Theo đầu số ( có gói ShopS 10000; 2000; 3000; 5000 tin)
Theo Brand name ( có gói Lite 1000; 5000 tin)
Để xem chi tiết thông tin gói dịch vụ => Chọn xem Thông tin gói dịch
vụ
Trang 27Page 27 of 92
Lưu ý:
o Số lượng SMS mua chỉ có giới hạn thời gian sử dụng trong vòng
30 ngày kể từ khi mua gói cước
o Chỉ gửi được cho mạng Viettel
Trang 28Page 28 of 92
F CẤU HÌNH
1 Thông tin chung
Mục đích: Hỗ trợ chủ địa điểm thay đổi các thông tin đã điền khi đăng ký
tài khoản
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Thông tin chung
B2: Tại bảng Thông tin cơ bản => Cập nhật, thay đổi các thông tin đã
điền trước đó => Chọn xác nhận
B3: Màn hình sẽ hiện thông báo cập nhật thành công
Trang 29Page 29 of 92
2 THIẾT LẬP SĐT/ BRANDNAME GỬI - NHẬN TIN
Hỗ trợ chủ cửa hàng thiết lập SĐT nhận tin nhắn doanh thu và SĐT gửi
o Hỗ trợ thêm SĐThiển thị khi gửi tin nhắn Sau khi thêm, cần
dùng SĐT đó nhắn tin xác thực, cú pháp DK Shopone gửi
6000 (500 Đ/ SMS)
o Hỗ trợ thêm Brandname hiển thị khi gửi tin nhắn
Đồi với SĐT gửi tin:
o Hiện tại dịch vụ chỉ hỗ trợ thêm 5 SĐT nhắn Chăm sóc khách hàng
và không hỗ trợ xóa / sửa SĐT đã đăng ký
o Sau khi nhắn tin xác thực, 15' sau SĐT vừa thêm mới xuất hiện
trong mục gửi tin
o Đồi với Brandname gửi tin:
Phí khai báo và phí duy trì Brandname được tạm thu khi đăng ký và
sẽ hoàn lại nếu bị từ chối
Trang 30B3: Tại mục Tin nhắn Chăm sóc khách hàng, chọn Thêm số điện
thoại/ Brandname gửi tin nhắn
Lưu ý: Bỏ qua bước này nếu chỉ cần gửi tin bằng đầu số mặc định của
dịch vụ 0979709898
Trang 31Page 31 of 92
3 Quản lý mẫu
Mục đích: Tạo và lưu giữ nội dung tin nhắn đã gửi để gửi các chương trình
nhắn tin lần sau người dùng không phải soạn lại nội dung tin nhắn
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Quản lý mẫu
B2: Chọn Thêm mới để tạo nội dung tin nhắn
B3: Chọn ô Tác vụ để sửa, xóa tin mẫu
4 Tài khoản
Mục đích: Hỗ trợ chủ địa điểm tạo và quản lý các tài khoản có quyền
đăng nhập để thao tác trên hệ thống
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Tài khoản
B2: Chọn Thêm mới
B3: Nhập thông tin Chọn Lưu lại
Trang 32Page 32 of 92
Lưu ý:
o Quyền chủ chi nhánh: chỉ được phép gán quyền quản lý 1 chi
nhánh Các chức năng có thể sử dụng: bán hàng, kho hàng, khách
hàng, cấu hình (dữ liệu chỉ giới hạn trong chi nhánh quản lý)
Không được sử dụng chức năng gửi SMS và nạp tiền
o Quyền đại lý: được phép gán quyền quản lý nhiều chi nhánh Các
chức năng có thể sử dụng: bán hàng, kho hàng, khách hàng, cấu
hình (dữ liệu chỉ giới hạn trong chi nhánh quản lý) Không được sử
dụng chức năng gửi SMS và nạp tiền
5 Chi nhánh
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Chi nhánh
Trang 33Page 33 of 92
B2: Chọn Thêm mới điền các thông tin vào bảng Thêm mới Chi nhánh
sau đó lưu lại
B3: Để sửa lại thông tin Chi nhánh vừa cập nhật vào ô Tác vụ
6 Lấy mã xác thực
Mục đích: Khi người sử dụng quên mật khẩu đăng nhập dưới Phần mềm
B1: Truy cập shopone.com.vn, Chọn Cấu hình => Chọn Lấy mã xác nhận
B2: Tại bảng Lấy mã xác thực nhập mật khẩu đăng nhập trên web và Mã
kiểm tra
Trang 34Page 34 of 92
B3: Chọn Lấy mã xác thực
Lưu ý: Mỗi mã xác thực chỉ được sử dụng 1 lần và chỉ có thời gian sử dụng
tối đa trong 10 phút
B4: Tại màn hình đăng nhập dưới Phần mềm chọn Quên mật khẩu
B5: Copy mã xác thực vừa lấy được ở B3 vào bảng Lấy lại mật khẩu dưới
Phần mềm, nhập mật khẩu mới => Chọn Xác nhận
Trang 35Page 35 of 92
7 Kết xuất dữ liệu
Mục đích: Khi khách hàng cài đặt lại phần mềm, trong khi chờ đồng bộ
dữ liệu từ web về thì mất nhiều thời gian và khách hàng không rõ khi
nào dữ liệu đã được đồng bộ về hết sẽ dùng chức năng này
B1: Trên web shopone.com.vn đăng nhập tài khoản online, chọn Cấu
hình => chọn kết xuất dữ liệu
B2: Nhập Mật khẩu tài khoản online (nếu cửa hàng có nhiều chi
nhánh, phải chọn chi nhánh cần xuất dữ liệu)
B3: Sau đó Chọn kết xuất thành file sql theo đường dẫn của trình
duyệt (khách hàng có thể tự cấu hình lại đường dẫn theo ý khách hàng
muốn)
Tên file đặt theo quy tắc: yyyy/mm/dd_MASHOP<mã shop>_Backup
Ví dụ: 2014121_MaCN_15335_Backup.sql
Trang 37Page 37 of 92
B6: Nếu chọn OK chương trình sẽ khời động lại PM, Nhập mật khẩu đăng
nhập phần mềm -> Chọn file SQL đã kết xuất từ trên web -> OK
Xuất hiện màn hình cảnh báo có dữ liệu tồn tại trong phần mềm sẽ bị xóa
-> Chọn OK nếu muốn tiếp tục import dữ liệu hoặc Hủy bỏ
B7: Nếu tiếp tục import chọn OK => Sau khi import thành công sẽ xuất
hiện bảng thông báo import dữ liệu thành công
Trang 38Page 38 of 92
8 Lịch sử thêm mới KH
Mục đích: Để xem chi tiết số lượng danh sách Khách hàng upload thành
công và số lượng danh sách thất bại
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Lịch sử thêm KH
B2: Xem số lượng thêm mới KH thành công và thất bại là bao nhiêu Tại
danh sách thất bại Download file về để biết danh sách KH nào thất bại và
nguyên nhân tại sao
Trang 39Page 39 of 92
G HỆ THỐNG BÁN HÀNG
I THIẾT LẬP
Mục đích: Hỗ trợ người sử dụng thiết lập lại 1 số chức năng của phần
mềm theo ý muốn của KH
1 Danh sách kho
Giúp bạn tạo và quản lý danh sách các kho của cửa hàng, cửa hàng của
bạn để hàng ở bao nhiêu kho hãy tạo trên phần mềm bấy nhiêu kho
tương ứng
B1: Đăng nhập tài khoản => Chọn Thiết Lập => Danh Sách Kho
B2: Chọn Thêm mới
B3: Màn hình sẽ hiển thị bảng Thêm mới kho hàng, điền đầy đủ các thông
tin bạn muốn tạo: Tên kho, địa chỉ, số điện thoại…
B4: Tại ô Đang sử dụng, nếu bạn muốn sử dụng kho này ngay thì tích vào,
nếu chưa muốn sử dụng thì bỏ tích
B5: chọn Thêm mới
Trang 40Page 40 of 92
Ngoài ra bạn có thể vào ô Tác vụ để thay đổi thông tin hoăc xóa các kho đã
tạo
Lưu ý: Không xóa được Kho chính
Để xóa được Kho bạn phải vào ô Tác vụ bỏ chọn Đang sử dụng và
kho đó chưa phát sinh giao dịch