Tổ chức bộ máy lưu trữ hiện đại trong thư viện

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VĂN LANG HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN_QUẢN LÝ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌCBÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ HIỆN ĐẠI TRONG THƯ VIỆN Hà Nội – 2012 Giảng viên

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VĂN LANG HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN_QUẢN LÝ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài:

TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ HIỆN ĐẠI

TRONG THƯ VIỆN

Hà Nội – 2012

Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái Sinh viên thực hiện: Hà Thị Hiệp Lớp: CĐCNTB - K5

em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện: Hà Thị Hiệp

Khoa Thư viện – Quản lý thiết bị trường học

em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện: Hà Thị Hiệp

MỤC LỤC Trang

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT:……….1

LỜI CẢM ƠN:……… 2

LỜI MỞ ĐẦU:……….5

1 Lý do chọn đề tài:……….5

2 Mục đích nghiên cứu:……… 6

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:……… 6

3.1 Đối tượng nghiên cứu:……… 6

3.2 Phạm vi nghiên cứu:……… 6

4 Phương pháp nghiên cứu:……… 6

4.1 Phương pháp luận :……….6

4.2 Phương pháp nghiên cứu chuyên nghành:……….7

5 Những đóng góp của báo cáo:……….7

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B:……… 8

1.1 Lịch sử hình thành:……….…… 8

1.2 Thuận lợi:………10

1.3 Khó khăn……… 11

1.4 Cơ cấu tổ chức:………11

1.5 Giới thiệu về thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B:……… 14

1.5.1 Cơ sở vật chất: 14

1.5.2 Cơ cấu vốn tài liệu:……… 16

1.5.3 Chức năng và nhiện vụ của thư viện: 17

1.5.4 Đặc điểm người dùng tin (NDT):……… 18

Chương II: ÁP DỤNG BỘ MÁY LƯU TRỮ HIỆN ĐẠI VÀO THƯ VIỆN TRƯỜNG TIÊUR HỌC ĐÔNG NGẠC B:………21

1.1 Những vấn đề cơ bản của tin học hóa trong công tác thư viện:……… 21

1.2 Khái quát chung về lưu trữ:………22

1.2.1 Giới thiệu về lưu trữ truyền thống:………22

1.2.2 Giới thiệu về lưu trữ hiện đại:……… 23

2.1 Áp dụng phần mềm WinISIS vào thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B ……….25

2.1.1 Tổng quan về phần mềm WinISIS:……….25

2.1.2 Cách sử dụng phần mền WinISIS:……… 25

2.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL):……… 30

2.1.4 Giao diện thực hiện chương trình:………35

2.1.4.1 Giao diện nhập biểu ghi: 35

2.1.4.2 Giao diện tìm kiếm:………36

a Tìm tin trình độ cao:………36

b Tìm tin có trợ giúp:……… 37

2.1.5 Các thao tác cập nhập dữ liệu:……….41

2.1.6 Sửa dữ liệu:……… 42

2.1.7: Thay đổi Format hiện hình:……… 43

2.1.8 In ấn:……….44

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ:……… 48

3.1 Nhận xét chung:……… 48

3.1.1 Ưu điểm: ………48

3.1.2 Nhược điểm:……… 49

3.2 Kiến nghị và đề xuất:……… 49

3.2.1 Mục Tiêu:……….… 50

3.2.2 Nhiệm vụ trọng tâm:……… 50

là rất cần thiết đối với học sinh, sinh viên Muốn tìm hiểu thông tin thì Thư việnchính là trung tâm thông tin là một địa chỉ không thể thiếu đối với mỗi học sinh,sinh viện.

Cùng với sự phát triển của nhân loại những tiến bộ khoa học kĩ thuậtđang phát triển mạnh mẽ, một kỉ nguyên mới được mở rộng Thêm vào đó là sựphát triển của công nghệ thông tin và truyền thông Việc ứng dụng các thành tựukhoa học công nghệ hiện đại đã tác dộng đến mọi lĩnh vực khoa học và đời sống

xã hội của thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng Trước thực tế đó hoạt độngthư viện của Việt Nam hiện nay đang có những bước chuyển biến mạnh mẽnhằm đáp ứng kịp thời những nhu cầu thông tin và xã hội

Nắm bắt được xu thế và sự phát triển đó, Đảng và Nhà nước ta đã rấtquan tâm xây dựng, phát triển mạng lưới thư viện rộng khắp trong cả nước, đặcbiệt là mạng lưới thư viện trường học Ngày nay thư viện các trường Trung họcphổ thông (THPT), Trung học cơ sở (THCS) và Tiểu học (TH), đang dần từngbước được quan tâm và phát triển

Thư viện đóng góp một phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượnggiáo dục – đào tạo

Với sự giúp đỡ của Ban giám hiệu trường Cao Đẳng Nghề Văn Lang HàNội, đã tạo điều kiện giúp đỡ em được thực tập tại thư viện trường Tiểu Học

Đông Ngạc B Đây điểm đến lý tưởng cho sinh viên nghành Thông tin – Thưviện muốn nâng cao và trau dồi kiến thức.

Trong quá trình thực tập tại trường Tiểu Học Đông Ngạc B em đã khảosát và nghiên cứu tìm hiểu đề tài: “Tổ chức bộ máy lưu trữ hiện đại trong thưviện”

Qua việc khảo sát thực tập các khâu nghiệp vụ thư viện em đã thu lượm,trang bị được khá nhiều kiến thức và kỹ năng về thư viện Giúp em củng cốthêm một bước kiến thức ở trường, vun đắp cho kỹ năng kinh nghiệm nghềnghiệp sau này

2 Mục đích nghiên cứu.

Mục đích của bài báo cáo là bước đầu tìm hiểu công tác tổ chức bộ máylưu trữ hiện đại trong thư viện Đồng thời đưa ra những nhận xét và đánh giácũng như một số giải pháp để áp dụng thực hiện bộ máy lưu trữ vào thư viện cóhiệu quả hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài chỉ nghiên cứu trong phạm vi trường Tiểu học Đông Ngạc B

- Nghiên cứu về tài liệu của thư viện

- Số lượng bạn đọc đến thư viện

Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của đề tài, tôi đã ápdụng các phương pháp sau:

4.1 Phương pháp luận :

Vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử củachủ nghĩa Mac – Lênin

4.2 Phương pháp nghiên cứu chuyên nghành:

- Phân tích – tổng hợp tài liệu

- Thống kê, so sánh

- Phỏng vấn

- Quan sát

- Điều tra bằng phiếu hỏi

5 Những đóng góp của báo cáo.

- Về mặt lý luận: Khẳng định tầm quan trọng việp áp dụng tổ chức bộ máy lưu

trữ hiện đại vào thư viện

- Về mặt thực tiễn: Đề xuất và đưa ra những phương pháp cụ thể cho việc phát

triển bộ máy lưu trữ hiện đại trong thư viện áp dụng tại Thư viện trường Tiểuhọc Đông Ngạc B

Nội dung của bài báo cáo gồm có 3 phần chính:

Chương 1: Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển trường Tiểu Học

Đông Ngạc B

Chương 2: Ứng dụng bộ máy lưu trữ hiện đại vào thư viện trường Tiểu học

Đông Ngạc B

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị.

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B 1.1 Lịch sử hình thành

Trường Tiểu học Đông Ngạc B xuất thân từ trường Kiêm bị - Đông Ngạcđược thành lập từ năm 1921 Qua quá trình hình thành và phát triển TrườngKiêm bị - Đông Ngạc đã nhiều lần đổi tên như: Trường tiểu học Pháp Việt( 1921 - 1955), trường Phổ thông cấp I Đức Thắng ( 1955 - 1958) Đến năm học

1959 - 1960 trường tách thành trường Phổ thông cấp I Đức Thắng và trường Phổthông cấp II Đức Thắng Đến năm học 1962 - 1963 đổi tên thành trường cấp IĐông Ngạc và trường cấp II Đông Ngạc

Trường Tiểu học Đông Ngạc B thuộc địa bàn Xóm 1A xã Đông Ngạc,huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội, được thành lập tháng 8 năm 2000

(Hình 1.1: Hình ảnh trường Tiểu học Đông Ngạc B)

Từ khi thành lập đến nay, nhà trường không ngừng phát triển cả về sốlượng và chất lượng Từ hơn 700 học sinh năm 2000 đến nay nhà trường đã cógần 1200 học sinh Trong 11 năm qua, thầy và trò nhà trường đã không ngừng

cố gắng khắc phục những thiếu thốn, khó khăn về cơ sở vật chất, từng bướchoàn thiện chất lượng đội ngũ, phấn đấu xây dựng và giữ vững danh hiệuTrường tiên tiến xuất sắc – tập thể lao động xuất sắc cấp thành phố trong nhiềunăm liền Trong 11 năm qua, chất lượng đội ngũ giáo viên nhà trường khôngngừng được nâng cao: trong đó cô giáo Ngô Thị Bích Hằng, Nguyễn Thị ThanhHuyền, Nguyễn Thị Vân, Vũ Thị Huế đã đạt giải trong các Hội thi giáo viên giỏicấp thành phố Trường đã có 36 lượt giáo viên đạt Giáo viên dạy giỏi cấp huyện,

có 64 sáng kiến kinh nghiệm cấp huyện, 29 sáng kiến kinh nghiệm cấp thànhphố, 1 đồ dùng đạt giải B cấp thành phố Chất lượng giáo dục ngày càng đượckhẳng định và luôn nằm trong tốp các trường dẫn đầu huyện trong các kì thi học

sinh giỏi, thi viết chữ đẹp Trong 11 năm qua, đã có 135 em đạt giải trong các kìthi Học sinh giỏi, Viết chữ đẹp cấp huyện, thành phố, thi thể thao cấp thành phố.Tiêu biểu là em Hoàng Minh Anh đạt giải Nhất và em Lê Phương Hà đạt giảiNhì, em Nguyễn Minh Anh đạt giải Khuyến khích cuộc thi Nét chữ - Nết ngườitoàn quốc Năm học 2010 – 2011, trường có 06 học sinh đạt giải Thi giải toánqua Internet Phong trào văn nghệ thể dục thể thao của nhà trường đặc biệt sôinổi, tiêu biểu là em Phí Minh Long huy chương Bạc, Nguyễn Phương Thảo huychương Đồng, Nguyễn Thanh Thuỷ đã đạt huy chương Vàng giải cờ tướng toànquốc Trường liên tục được công nhận Trường tiên tiến xuất sắc về Thể dục thểthao cấp thành phố Đội văn nghệ của nhà trường đã 3 lần đạt giải trong Hộidiễn văn nghệ cấp thành phố (1 giải Nhất, 1 giải Nhì, 1 giải Khuyến khích).Công đoàn trường liên tục được công nhận Công đoàn vững mạnh xuất sắc cấphuyện, đã 3 lần được Liên đoàn lao động thành phố tặng Bằng khen và vinh dựđược tặng cờ thi đua “Công đoàn vững mạnh xuất sắc” năm học 2010 – 2011

Liên đội nhà trường được công nhận mạnh cấp thành phố trong 10 năm và

đã 2 lần được trung ương Đoàn tặng bằng khen Với những thành tích xuất sắctrong

hoạt động, trong 11 năm qua trường đã vinh dự 2 lần được Bộ trưởng Bộ Giáodục & Đào tạo (GD&ĐT) tặng bằng khen (năm 2005 và năm 2010), được Thủtướng chính phủ tặng bằng khen năm 2006

Bản thân đã được Bộ trưởng Bộ GD&ĐT tặng bằng khen có thành tíchxuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ năm học 2008 – 2009

1.2 Thuận lợi.

- Trường có cơ sở vật chất tương đối đầy đủ, không gian sạch đẹp, cảnh quanthoáng mát thuận lợi cho công việc dạy và học của học sinh trong trường

- Công tác giáo dục của nhà trường luôn được sự chỉ đạo của phòng giáo dục, sựgiúp đỡ của ủy ban nhân dân huyện, các cấp chính quyền địa phương và các bannghành khác.

- Tập trung chỉ đạo tốt các chuyên đề bồi dưỡng kiến thức, nâng cao nghiệp vụcho cán bộ giáo viên (CBGV), đa số học sinh hiếu học, cùng với sự nỗ lực củaCBGV nhiệt tình, tâm huyết với nghề, khắc phục những khó khăn để hoàn thànhnhiệm vụ

- Tập thể CBGV là một tập thể đoàn kết, có ý thức vươn lên, nhiều giáo viên(GV) trong chi đoàn có tinh thần học hỏi nâng cao trình độ

- Nhà trường có phòng máy vi tính và GV tương đối nhiệt tình, đa số đã tự thiết

kế giáo án điện tử

- Trường đã có các sản phẩm dự thi đạt giải cấp huyện, thành phố trong các Hộithi phần mềm sáng tạo và thi Đồ dùng tự làm

- Duy trì được sỹ số học sinh (HS), chất lượng dạy và học từng bước được nâng cao

- Sách giáo khoa, trang thiết bị dạy học, cơ sở vật chất tương đối ổn định đảmbảo cho việc dạy và học

1.3 Khó khăn .

- Xã Đông Ngạc là một xã ven đô đang trong quá trình đô thị hóa, cho nên côngtác phổ cập giáo dục trên địa bàn có khó khăn do số HS có sự thay đổi hàng nămnhiều (biểu hiện ở số học sinh chuyển đi chuyển đến, số học sinh trái tuyến cótạm trú trên địa bàn nhiều)

- Trình độ tin học của đa số GV chưa cao

- Trường chưa có phòng máy riêng cho GV Trang thiết bị phục vụ cho việc ứngdụng công nghệ thông tin còn thiếu nhiều

- Một số GV chưa thực sự cầu tiến, chưa tích cực học tập nâng cao trình độ tinhọc

- Việc tự học, tự quản của HS còn nhiều hạn chế, một số em còn chưa tự giáchọc tập Một số gia đình chưa thật sự quan tâm tới việc học tập của con emmình, gây ảnh hưởng đến việc học tập của các em.

1.4 Cơ cấu tổ chức.

Hiệu trưởng: Nguyễn Thị Thu

Phó hiệu trưởng: Ngô Thị Bích Hằng

Phó hiệu trưởng: Hoàng Thị Thủy

Hiện nay nhà trường có 24 lớp học với gần 1200 học sinh

Tổng số cán bộ giáo viên 32 đ/c

(Hình 1.2: Hình ảnh cán bộ giáo viên trong trường)

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B

1.5 Giới thiệu về thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B.

Kế toán

Thư việnVăn thưThủ quỹ

Thiết bị

Y tếBảo vệ

Thư viện chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám hiệu nhà trường Thành lập

tổ công tác thư viện gồm:

Quản lý trực tiếp: Cô Nguyễn Thị Thu – Hiệu trưởng

Cô Ngô Thị Bích Hằng – Phó hiệu trưởng

Cô Hoàng Thị Thủy – Phó hiệu trưởng

Đ/C Trần Thị Thúy – Tổ trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm phòngthư viện học sinh, vào sổ quản lý theo dõi hoạt động thư viện, dạy tiết trong thưviện của 5 khối, xếp lịch giao ban và điều hành tổ thư viện, làm báo cáo công tácthư viện hàng tháng

Đ/c Nguyễn Hạnh Nguyên: Hỗ trợ việc sắp xếp, bảo quản sách, hỗ trợ côngtác đồ dùng

Đ/c Nguyễn Thị Thảo: Phụ trách thư viện giáo viên, hỗ trợ ghi chép sổ sáchthư viện, quản lý sách trong thư viện, quản lý phần mềm thư viện, dạy tiết họctrong thư viện

Đồng thời còn có :

+ Các tổ trưởng chuyên môn

+ Các giáo viên chủ nhiệm

+ Đại diện công đoàn, chi đoàn, đội thiếu niên

+ Một số học sinh có khả năng hoạt động thư viện

Tổ công tác thư viện có nhiệm vụ sưu tầm sách, báo, tư liệu làm phong phúnội dung kho sách Tổ chức giới thiệu sách, báo, hướng dẫn bảo quản, lựa chọnsách, báo hợp lý, hướng dẫn học sinh đọc sách theo chủ đề

1.5.1 Cơ sở vật chất.

- Có phòng thư viện riêng, bố trí ở nơi thuận tiện nhất cho việc đọc, mượn sáchcủa GV và HS

- Phòng đọc và phòng mượn: Chia làm 2 khu vực cho giáo viên 23 m2 và 73,5

m2 cho học sinh được bố trí hợp lý, đủ ánh sáng

- Có trang thiết bị chuyên dụng có bàn ghế cho phòng đọc và cán bộ thư viện(CBTV) làm việc, có tủ trưng bày, giới thiệu sách, các tủ mục lục, giá sách,

máy tính, thiết bị nghe nhìn được sử dụng vào công tác thư viện.

(Hình 1.5: Sách giáo khoa ở kho

đóng)

(Hình 1.6: Truyện tranh ở phòng đọc)

1.5.2 Cơ cấu vốn tài liệu.

Sách( phục vụ nghiên cứu học tập) 3330

1.5.3 Chức năng và nhiện vụ của thư viện.

* Chức năng:

- Thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B là một bộ phận cơ sở vật chất trọngyếu, trung tâm sinh hoạt văn hóa và khoa học của nhà trường Thư viện mở gópphần nâng cao chất lượng giảng dạy của giáo viên và xây dựng thói quen tự học,

tự nghiên cứu cho học sinh

- Tổ chức tuyên truyền, giới thiệu vốn tài liệu của Thư viện nhằm hình thànhthói quen đọc sách, báo cho học sinh ngay từ nhỏ

- Bảo quản cơ sở vật chất và tài sản của Thư viện

- Tổ chức cho học sinh nghèo mượn sách giáo khoa, sách tham khảo

- Phân công đồng chí cán bộ thư viện, quản lý, cập nhật sổ sách, thông tin về cáchoạt động thư viện và trực tiếp hướng dẫn học sinh đọc ở Thư viện

- Tổ chức cho học sinh từ khối 1 đến khối 5 đến phòng Thư viện 1 tiết/ 1 tuần

Tổ chức cho học sinh xem băng đĩa hoạt hình về chủ đề an toàn giao thông, đọctruyện, sách

- Học sinh tự tìm hiểu kiến thức qua các loại sách tham khảo dưới sự hướng dẫncủa cán bộ thư viện

-Tổ chức giới thiệu sách hay, mới 1 lần/ tháng

- Tổ chức tuyên truyền sách nghiệp vụ chuyên môn 1 lần/ tháng

- Tổ chức triển lãm, trưng bày sách 2 lần/ năm

- Vận động học sinh quyên góp sách, truyện bổ sung cho thư viện vào cuối năm,

có sổ theo dõi, biểu dương các cá nhân tiêu biểu

- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và sổ sách hoạt động của thư viện

- Giáo dục ý thức: giáo dục và rèn luyện cho các em khả năng đọc hiểu, ý thức

tự học, tự nghiên cứu, giúp các em có thói quen sưu tầm và ghi nhớ những điềuhay, các kiến thức bổ ích

- Giáo dục đạo đức: Những câu chuyện hay là bài học dễ nhớ, dễ thuộc nhất gópphần xây dựng ý thức đạo đức và trách nhiệm của bản thân, gia đình và cuộc

sống

- Giáo dục tình cảm: Qua những bài văn thơ hay góp phần giáo dục cho các emtình yêu thiên nhiên, yêu con người và đất nước Việt Nam anh hùng, tươi đẹp.Các em sẽ ham thích tìm hiểu khoa học và hứng thú học các môn nghệ thuậtkhác

- Phối hợp với Ban giám hiệu, Đoàn, Đội, các giáo viên chủ nhiệm nhiệm và các

em học sinh để huy động sách báo làm phong phú nội dung kho sách và tăngcường cơ sở vật chất cho thư viện

- Tổ chức quản lý chặt chẽ, bảo quản giữ gìn sách báo, tránh hư hỏng mất mát,thanh lọc báo cũ, lạc hậu, bổ sung các loại sách báo, tài liệu mới

1.5.4 Đặc điểm người dùng tin (NDT).

- Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo quản lý

Nhóm này gồm các thành phần: Hiệu trưởng, các phó hiệu trưởng, các tổ

chuyên môn Nhóm này số lượng khônh lớn nhưng rất quan trọng, họ là nhữngngười xây dựng chiến lược phát triển trường Tiểu học Đông Ngạc B Những thông tin họ cần là để tổ chức, điều hành và quản lý tốt mọi hoạt động củatrường Đối với nhóm này thông tin là công cụ để quản lý, giúp cho việc đưa raquyết định nên thông tin họ phải cung cấp bao quát, cơ động, kịp thời

Ngoài những thông tin về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước thìnhóm này cũng rất cần thiết đến những thông tin về các lĩnh vực chuyên môn

- Nhóm 2: Giáo viên

Đây là đối tượng phục vụ quan trọng của Thư viện trường, GV là nhómNDT thường xuyên sử dụng thông tin, đặc biệt là thông tin mới để phục vụ choquá trình giảng dạy và nghiên cứu Ngày nay, tiến trình đổi mới và nâng caochất lượng giáo dục phổ thông được đặt ra yêu cầu ngày càng cao với hoạt động

giảng dạy, GV đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện đổi mới kỹ năng họctập hiệu quả Do sự quan tâm nghiên cứu nắm bắt một cách chủ động kịp thời,thường xuyên nhu cầu sử dụng thông tin của GV là một trong những hoạt độngrất quan trọng của Thư viện để có thể cung cấp những sản phẩm và dịch vụthông tin – thư viện phù hợp với nhu cầu của họ.

- Nhóm 3: Học sinh

Đây là nhóm NDT có số lượng đông đảo nhất Họ không chỉ tiếp thu kiếnthức do GV truyền đạt mà những kiến thức nền tảng đó họ phải tích cực chủđộng tìm kiếm thông tin liên quan nhằm phát huy khả năng tư duy độc lập sángtạo áp dụng kiến thức vào việc giải quyết vấn đề ký luận trực tiếp mà xã hộiđang đặt ra

ỨNG DỤNG BỘ MÁY LƯU TRỮ HIỆN ĐẠI VÀO THƯ VIỆN TRƯỜNG

TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B 1.1 Những vấn đề cơ bản của tin học hóa trong công tác thư viện.

Tin học hóa là quá trình áp dụng tổ hợp các phương tiện kỹ thuật, bảođảm phần mềm và ngôn ngữ nhằm mục đích hình thành các hệ thống thư viện tựđộng hóa trong việc chọn lựa, bảo quản xử lý và sử dụng thông tin thuộc mọiloại hình và công dụng

Mục tiêu và lợi ích của tin học hóa đối với thư viện

*Mục tiêu:

- Tạo lập và quản trị mục lục tài liệu điện tử cho vốn tài liệu của thư việnmình

- Hiện đại hóa các quá trình bổ sung và xử lý tài liệu, tìm kiếm thông tin

- Tự động hóa các thao tác thống kê và kiểm kê

- Mở rộng danh mục và khối lượng các sản phẩm thông tin cũng như các dịch

vụ dành cho người dùng

- Tạo nên mạng Thông tin – Thư viện toàn quốc cho phép bảo quản và sửdụng các nguồn thông tin quốc gia

* Lợi ích :

- Đối với người dùng tin:

+ Nhận được đầy đủ, chính xác, nhanh chóng các thông tin mình cần từ cácnguồn khác nhau

+ Giảm thời gian phục vụ của thư viện và thời gian chờ đợi của người dùng.+ Tạo khả năng tiếp cận ngang nhau các thông tin cho những vùng khác nhaucủa đất nước và trên thế giới

- Đối với thư viên:

+ Giảm chi phí xử lý thư mục tài liệu (Copy lại các biểu ghi những tài liệumình có từ mục lục đọc máy của các thư viện khác)

+ Tổ chức hợp lý công tác bổ sung, quản lý bạn đọc, thống kê….Nhận các tàiliệu nhanh từ tài liệu điện tử.

+ Tổ chức mượn liên thư viện

1.2 Khái quát chung về lưu trữ.

1.2.1 Giới thiệu về lưu trữ truyền thống:

Lưu trữ truyền thống là dạng lưu trữ tài liệu dưới dạng sách, báo, tranh ảnh.Với hệ thống tra cứu bằng tủ mục lục Không sử dụng đến những công cụ hỗ trợnhư internet, máy tính, băng đĩa

Phương tiện lưu trữ truyền thống là các bộ phiếu tra cứu hay mục lục truyềnthống Đó là tập hợp có thứ tự các phiếu tra cứu, nó liệt kê và mô tả tài liệu cùngvới nội dung chủ đề của chúng Mọi hoạt động dịch vụ phục vụ NDT, nhiềukhâu trong quá trình xử lý thông tin đều phải tiến hành trên cơ sở khai thác các

bộ phiếu

- Việc sử dụng các bộ phiếu có thể cho phép ta:

+ Xác định tài liệu gốc

+ Tìm tài liệu gốc theo tên tác giả, theo chủ đề hoặc theo địa danh

+ Quản lý vốn tài liệu, vì các bộ phiếu cho ta biết chi tiết vào bất cứ lúc nào cấutạo và thành phần của vốn tài liệu

- Hệ thống mục lục:

+ Mục lục: Là tập hợp các phiếu mô tả thư mục, biểu ghi về các ấn phẩm, cáctài liệu khác có trong kho của thư viện và được sắp xếp theo một một nguyêntắc nhất định để phản ánh được thành phần hoặc nội dung của vốn tài liệu trongthư viện

+ Các loại mục lục:

Mục lục chữ cái: Trình bày theo thứ tự chữ cái các chỉ dẫn về tác giả hay

tên tài liệu trong trường hợp tác giả khuyết danh hay có từ 3 tác giả trở lên

Người ta cũng đưa vào mục lục tác giả phụ như các nhà dịch thuật, các nhà hiệu đính…

Mục lục tác giả: cho phép trả lời câu hỏi

• Đơn vị thông tin có tài liệu này của tác giả này hay không?

• Đơn vị thông tin có các tài liệu do tác gải này viết hay không?

Mục lục chủ đề: Trình bày theo thứ tự chữ cái các chỉ dẫn về các tiêu đề các

từ chuẩn mô tả nội dung tài liệu

Có hai loại mục lục chủ đề:

• Mục lục chủ đề chữ cái: Ở mục lục chủ đề chữ cái các điểm tiếp cận đượcsắp xếp theo thứ tự chữ cái như trong từ điển

• Mục lục chủ đề hệ thống: Chỉ dẫn được sắp xếp theo một khung phân loại

có trước hoặc theo tên hoặc theo chỉ dẫn tương ứng của với chủ đề Loạimục lục này cho phép tìm tài liệu liên quan đến một địa danh

+ Thư mục: Hiện nay, thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B đã và đang tiếnhành xây dựng phục vụ cán bộ giáo viên, nhân viên và học sinh trong trườngbao gồm: thư mục thông báo sách mới ( giới thiệu vốn tài liệu mới nhập về củathư viện )

1.2.2 Giới thiệu về lưu trữ hiện đại:

Phương tiện lưu trữ thông tin hiện đại chính là các thiết bị nhớ của máy tínhđiện tử, ( có thể là băng từ, đĩa từ hoặc đĩa quang ), CD – ROM, các phần mềmđiện tử….

 Trong máy tính điện tử thông tin được tổ chức và lưu trữ dưới dạng cáctệp dữ liệu

- Các tệp dữ liệu lưu trữ thông tin thư mục về các tài liệu cần quản lý Cáctệp dữ liệu này bao gồm các biểu ghi thư mục Biểu ghi thư mục là một

dữ liệu có cấu trúc, mà mỗi chỉ dẫn thư mục là một trường

Ví dụ: Biểu ghi tra cứu thư mục của cơ sở dữ liệu sách bao gồm các trường sau:

cho dễ truy nhập và tìm kiếm.

- Cơ sở dữ liệu (CSDL): là một tập hợp các tệp dữ liệu có liên quan với nhau,được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản

lý theo một cơ chế thống nhất, giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễdàng và nhanh chóng

Lưu trữ thông tin trên CD – ROM:

- CD – ROM là thiết bị nhớ có khả năng ghi một lần nhưng có thể đọc nhiều lần,

nó dùng để lưu trữ các thông tin với khối lượng lớn nhưng không có nhu cầuphải thay đổi hoặc cập nhập bởi người sử dụng

Bất cứ dạng dữ liệu nào, chữ viết âm thanh hình ảnh tĩnh và động…đều đượclưu trữ trên CD – ROM

- Là một thư viện trường học, với vốn tài liệu ngày càng được bổ sung thư việnđang cố gắng xây dựng bộ máy lưu trữ phù hợp với tình hình và đặc điểm củathư viện mình

- Thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B đã đưa phần mềm WinISIS ứng dụngvào thư viện của mình

2.1 Ứng dụng phần mềm WinISIS vào Thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B

2.1.1 Tổng quan về phần mềm WinISIS.

WinISIS là phiên bản Windows của hệ thống CDS/ISIS (Dịch vụ thông tinmáy tính Tích hợp Hệ thống thông tin khoa học) đã được bắt nguồn từ nhữngnăm 60 và từ năm 70 được duy trì và phát triển bởi UNESCO Năm 1985 phiên

bản máy tính siêu nhỏ đầu tiên của CDS/ISIS đã đưa ra và từ đó nó được phổbiến đến hơn 20000 tổ chức ở các quốc gia khác nhau

có thể thay đổi thư mục cài đặt

thông báo này

Nếu ở trên ta chọn “D:\winisis” thì ở đây xuất hiện “D:\winisis\data”

+ Khi nhấn vào

xuất hiện giao diện

Ở đây ta có thể thay đổi ngôn ngữ cho

WinISIS Nhưng ta nên chọn ngôn ngữ

mặc định là Tiếng Anh (EN)

tiếp theo

+ Tiếp tục chương trình sẽ được cài đặt