[Biên mục mô tả] Bài 1. Khái niệm về mô tả tài liệu

 Trong th viện học: Mô tả tài liệu MTTL là việc lựa chọn những dẫn liệu đặc tr ng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu t

BI£N MôC M« t¶

Bµi 1 Kh¸i niÖm vÒ m« t¶ tµi liÖu

Giảng viên: Cấn Đình Thái

Trường CĐSP Hà Tây Điện thoại: 0986425099

12/17/23 dinhthai034@yahoo.com.vn 2

Tµi liÖu tham kh¶o

 Giáo trình mô tả tài liệu/Nguyễn Thị Ngà.-H.:Văn hóa thông tin,1994.- 135tr.;19cm

 Sổ tay thư viện/Lê Văn Viết.-H.:Văn hóa thông tin,2001.-234tr.;19cm

 Nhiệm Nhiệm vụ vụ thư thư viện viện trường trường học/Nguyễn Thế Tuấn.-

học/Nguyễn Thế

Tuấn.-H.:ĐHQG,2000.-124tr.;19cm

 - Cẩm nang nghề thư viện/Lê Văn Viết.-H.:Văn hóa thông tin,2001.- 630tr.;19cm

 Trang web của thư viện Quốc gia

1 Khỏi niệm về mụ tả tài

liệu

 Theo từ điển tiếng Việt (1997):

Mô tả (MT) tức là dùng ngôn ngữ hoặc màu sắc, đ ờng nét, nhạc điệu để cho ng ời khác hình dung đ ợc hình thức các sự vật hoặc hình dáng, tâm trạng của con ng

ời trong khung cảnh nào đó.

 Trong th viện học:

Mô tả tài liệu (MTTL) là việc lựa chọn những dẫn liệu

đặc tr ng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu tr ớc khi đ ợc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó.

2.Mục đích, chức năng, nhiệm vụ của mô tả

 Mô tả là khâu công tác kỹ thuật cơ bản giúp xác định đ ợc đặc tính của tài liệu về nội dung, công dụng, hình thức.

 Mô tả là cơ sở chính để tổ chức các loại hình mục lục th viện, một trong trong những hệ thống tra cứu truyền thống.

Mục đích của mô tả tài liệu

 Giúp bạn đọc, ng ời dùng tin có đ ợc khái niệm về tài liệu và nhanh chóng dễ dàng tìm đ ợc tài liệu ấy trong hệ thống tìm tin truyền thống nếu biết một số thông tin nh tác giả, nhan đề, chủ đề.

 Phiếu mô tả cho biết th viện đang có những t liệu nào đó và thuộc những lần xuất bản nào

Chức năng

 Chức năng thông tin: Đ a ra những thông tin về tác giả, tên tài liệu, hình thức, công dụng; thông tin về lần xuất bản và việc xuất hiện của tài liệu này hay tài liệu khác trong th viện.

 Chức năng tìm tin: Qua các thông tin cơ bản của mô tả tài liệu, ng ời dùng tin xác

định đ ợc những tài liệu cần thiết đựa trên những dấu hiệu xác định.

 Tập hợp những thông tin trên tờ phiếu, bạn

đọc có thể phát hiện đ ợc trong kho của th viện có bao nhiêu tác phẩm của một tác giả, chủ đề nào đó thuộc lĩnh vực khoa học nào đó.

 Xây dựng mục lục

 Biên soạn th mục

 Xây dựng CSDL (biên mục tự động)

3.Yêu cầu và quy định chung của mô tả

3.1.Yêu cầu:

 Trực diện: Khi tiến hành MT, TL phải có tr ớc mặt

ng ời làm công tác biên mục, tuyệt đối không đ ợc mô tả thông qua một nguồn gián tiếp nào

 Chính xác: Đòi hỏi những thông tin, dữ liệu đ a vào MT phải đúng nh nó đ ợc trình bày trên TL,

đặc biệt là trang tên của TL

 Nếu đ a thông tin bên ngoài vào phải đặt trong dấu ngoặc vuông ( [ ] )

 Đầy đủ: Phải chọn và đ a vào những thông tin mà có thể phản ánh đ ợc đầy đủ nội dung, hình thức của TL

Tuy nhiên yêu cầu này có tính chất t ơng

đối.

VD: Có thể l ợc bỏ thông tin nh : tên tác giả trùng với tên tài liệu

 Thống nhất: Thành phần các yếu tố MT và cách trình bày các yếu tố đó trên phiếu phải luôn theo

đúng theo các quy tắc đã quy định Do đó một

TL luôn đ ợc MT giống nhau trong các mục lục và các bản th mục khác nhau

 VD: Tr ờng hợp tác giả có nhiều bút danh

 Rõ ràng: các yếu tố MT phải đảm bảo cho bạn

đọc hiểu đúng về từng TL đ ợc giới thiệu

 Không đ ợc lạm dụng quá nhiều yếu tố viết tắt ngoài quy định và hạn chế bổ sung thêm yếu tố bên ngoài

ấn phẩm.

3.2.Quy định

3.2.1Về phiếu mô tả:

 Về ngôn ngữ mô tả: TL đ ợc xuất bản bằng tiếng n ớc nào thì MT bằng ngôn ngữ của n

ớc đó

 Chú ý:

2,5 cm 1 cm

1,5 cm

7,5 cm

 TL có ngôn ngữ ở chính văn khác ngôn ngữ ở trang tên sách (TTS):

 MT bằng ngôn ngữ ở TTS, ngôn ngữ chính văn thì ghi trong vùng phụ chú

 TTS ghi bằng nhiều ngôn ngữ, trong đó có một ngôn ngữ đ ợc ghi bằng ngôn ngữ của n ớc đang tiến hành MT:

 MT theo ngôn ngữ của n ớc đó

 Yếu tố phụ chú sẽ đ ợc trình bày thông tin nh tên sách

đ ợc thể hiện trên TL

 TTS gồm nhiều tên sách viết bằng nhiều ngôn ngữ khác, trong đó không có tiếng Việt và không giống ngôn ngữ chính văn:

 MT tên sách theo ngôn ngữ đầu tiên

 TTS có những thứ tiếng không thông dụng

nh : Lào, Campuchia

 Dịch ra tiếng n ớc tiến hành mô tả (tiếng Việt)

và sau đó tiến hành mô tả

3.2.2.Về chính tả và kiểu chữ:

Quy định viết hoa:

 Từ đầu tiên của các yếu tố,

 Các danh từ riêng (ngoại trừ yếu tố số trang và minh hoạ)

 Chữ viết tắt: chỉ đ ợc phép viết tắt ở một số yếu tố đã quy định

VD:

Số trang : 200 tr Tập : T.

Quyển : Q Phần : Ph.

Ch ơng : Ch Nhà xuất bản: Nxb

3.2.3Vị trí ghi các ký hiệu trên

phiếu

Mặt tr ớc: có 3 loại ký hiệu

 Ký hiệu xếp giá Ký hiệu phân loại

 Ký hiệu mục lục

 Ký hiệu đầy đủ

Mặt sau: Chiều ng ợc lại, ghi phiếu bổ sung; góc d ới bên trái ghi số đăng ký cá biệt của tài liệu cùng với các bộ phận đang

l u giữ nó.

Cơ sở mô tả tài liệu

 MTTL phải căn cứ vào bản thân TL theo nguyên tắc trực diện

 Đối với sách, TTS đ ợc coi là cơ sở chính để MT

 Đối với báo, tạp chí và các ấn phẩm đặc biệt MT căn cứ vào phần tiêu đề tr ớc chính văn và những nơi tập trung các chi tiết ấn loát và xuất bản

 Đối với các CSDL hay tệp tin (File) trong máy vi tính thì nguồn cung cấp thông tin là trang nhan

đề hiển thị trên màn hình máy tính hay trên các t liệu in kèm theo

4.Nguồn cung cấp thông tin cho mô

tả

Trang tên sách: nằm ngay sau bìa sách, cung cấp một cách t ơng đối đầy đủ những thông tin đ

a vào mô tả

 Tác giả cá nhân hay tác giả tập thể

 Nhan đề tài liệu

Loại có 2 trang tên sách (1):

 Trang tên song song: có trang tên sách ở cả bên phải và trái; Cả hai đều là căn cứ chính để tiến hành mô tả

 Sách xuất bản bằng hai thứ tiếng

 Sách tái bản

 Sách dịch

 Trang tên sách mở rộng: trên cả hai trang đều

có những thông tin cần thiết về cuốn sách

 Loại có 2 trang tên sách (2):

 Trang tên sách chung và trang tên sách riêng:

Th ờng gặp trong sách nhiều tập (bộ)

 Trang tên sách sóng đôi: tên sách và chính văn

in bằng một thứ tiếng còn trang bên kia tên sách

đ ợc in bằng nhiều thứ tiếng khác nhau (giải

quyết nh tr ờng hợp sách có tên song song)

 Trang tên của bộ tùng th , có dạng: trang bên

trái là trang tên tùng th và trang bên phải là

trang tên riêng của ấn phẩm

Phần còn lại của ấn phẩm

 Dẫn giải của nhà xuất bản: Bạn đọc có thêm thông tin

về nội dung, công dụng và đôi khi có những thông tin về tác giả của ấn phẩm

 Lời tựa, lời giới thiệu: Giới thiệu về nội dung cơ bản, ý

nghĩa, tầm quan trọng và cách giải quyết vấn đề đ ợc

nêu ra Đồng thời cũng giới thiệu những ng ời tham gia sáng tạo tác phẩm

 Mục lục: Giới thiệu toàn bộ nội dung cuốn sách; mục lục

có thể nằm tr ớc hoặc sau phần chính văn.

Nguồn thông tin bên ngoài ấn phẩm

 Không nằm trong cuốn sách, có thể tìm đ ợc

thông tin về TL qua các sách tra cứu hay qua

các từ điển

 Ng ời cán bộ th viện tự thêm vào cho rõ

 Thông tin bên ngoài ấn phẩm đ ợc để trong

ngoặc vuông

 VD: [H.]

5 Các loại mô tả.

 Mô tả riêng (cá biệt):

 Mô tả theo nhóm:

nghiệp, nhà máy )

xuất bản đầu cho đến năm cuối )

 Mô tả tổng hợp:

 Sách nhiều tập,

 ấ n phẩm định kỳ và tùng th (đặc biệt là tất cả đều đ

ợc tập trung thể hiện trên một phiếu có hai phần)

chung cho cả bộ t liệu, ấn phẩm tiếp tục, tùng th

viện và các thông tin chỉ liên quan đến một tập, một

số trong bộ đó (đặc biệt riêng của từng tập trong bộ sách).

 MT ph©n tÝch: MT mét phÇn tµi liÖu

 §èi t îng cña m« t¶ ph©n tÝch:

 Ch ¬ng,

 PhÇn,

 Môc trong mét cuèn s¸ch,

 Tõng bµi trong b¸o, t¹p chÝ

Căn cứ vào nội dung

Có hai loại

 Mô tả đầy đủ: Giới thiệu t ơng đối đầy đủ chi tiết

những thông tin cần thiết về tài liệu để có thể phân biệt nó với tài liệu cùng loại (những th

viện có biên mục tập trung - th viện lớn)

 Mô tả rút gọn: Chỉ mô tả một số yếu tố tối thiểu

những thông tin cần nhất có thể xác định đ ợc tài liệu VD: th viện phổ thông, th viện thiếu nhi (th viện nhỏ)

Căn cứ vào mục đích và công dụng

Có hai loại

 Mô tả chính: là mô tả bắt buộc cho mỗi tài liệu nhập

vào th viện, không phụ thuộc vào số l ợng bản nhập

Mô tả chính phản ánh đầy đủ những thông tin về tài

liệu, làm sáng rõ nội dung, công dụng của tài liệu.

KÕt thóc Bµi 1

Xin c¶m ¬n!