PHÂN TÍCH & ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN BỆNH VIÊN PHỤ SẢN QUỐC TẾ SÀI GÒN

Là một trong những bệnh viện chuyên khoa tư nhân được thành lập đầu tiên tại Việt Nam, bệnh viện Phụ sản Quốc tế Sài Gòn đã mạnh dạn đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện v

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP.HCM

-

PHÂN TÍCH & ĐÁNH GIÁ HỆ

THỐNG THÔNG TIN BỆNH VIÊN PHỤ SẢN QUỐC TẾ SÀI GÒN

QUY TRÌNH KHÁM BỆNH & QUẢN LÝ

KHO THUỐC

Bộ môn: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Chuyên ngành: KHOA HỌC MÁY TÍNH

GVHD: Dr Phạm Trần Vũ

Thực hiện: Nhóm 2

HỒ CHÍ MINH – 2012

PHÂN TÍCH & ĐÁNH GIÁ HỆ

THỐNG THÔNG TIN BỆNH VIÊN PHỤ SẢN QUỐC TẾ SÀI GÒN

QUY TRÌNH KHÁM BỆNH & QUẢN LÝ

KHO THUỐC

Bộ môn: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Chuyên ngành: KHOA HỌC MÁY TÍNH

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 6

MỤC TIÊU & Ý NGHĨA ĐỀ TÀI 6

ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 6

PHẠM VI ĐỀ TÀI 7

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 7

NỘI DUNG 8

PHẦN 1 GIỚI THIỆU BỆNH VIỆN PHỤ SẢN QUỐC TẾ 8

1.1 Tổng quan 8

1.2 Hiện trạng tổ chức 9

1.2.1 Tổ chức nhân sự 9

1.2.2 Hội đồng sáng lập & hội đồng quản trị 10

1.2.3 Thủ trưởng các khoa & phòng ban 11

1.3 Lĩnh vực khám 14

1.4 Hiện trạng nghiệp vụ 16

1.4.1 Phòng Kế Hoạch Tổng Hợp và Nhân Sự 16

1.4.2 Khoa Xét Nghiệm 18

1.4.3 Khoa Kế Hoạch Hóa Gia Đình 18

1.4.4 Khoa Phòng Mổ - Gây Mê Hồi Sức - Chống Nhiễm Khuẩn 18

1.4.5 Phòng Sanh 18

1.4.6 Khoa nhi - nhi sơ sinh 18

1.4.7 Phòng Soi Cổ Tử Cung 19

1.4.8 Phòng siêu âm 19

1.4.9 Khoa X-Quang 19

1.5 Liên kết và hợp tác quốc tế 19

1.6 Đặc điểm hệ thống thông tin của bệnh viện 20

1.6.1 Đặc điểm chung 20

1.6.2 Chi tiết các phân hệ 21

1.6.3 Đánh giá chung 22

1.6.4 Bài học kinh nghiệm 23

PHẦN 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KHÁM BỆNH 24

2.1 Mô tả hệ thống 24

2.1.1 Các thành phần trong hệ thống 24

2.1.2 Quy trình nghiệp vụ 25

2.1.3 Chức năng nghiệp vụ 26

2.2 Đánh giá hiện trạng 30

2.2.1 Tình hình khám chữa bệnh trước khi có hệ thống thông tin quản lí 30

2.2.2 Từ phía người phân tích hệ thống 31

2.2.3 Từ phía người sử dụng 33

2.3 Đề xuất 33

PHẦN 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO THUỐC 34

3.1 Mô tả hệ thống 34

3.1.1 Các thành phần trong hệ thống 34

3.1.2 Quy trình nghiệp vụ 34

3.2 Chức năng nghiệp vụ 37

3.2.1 Nhập kho từ nhà cung cấp 37

3.2.2 Nhập kho trả lại từ khách hàng bán lẻ: 39

3.2.3 Nhập kho trả lại từ khoa nội trú: 40

3.2.4 Xuất kho bán lẻ: 42

3.2.5 Xuất kho dùng cho nội trú: 43

3.2.6 Xuất kho trả nhà cung cấp: 45

3.2.7 Xuất kho hủy: 47

3.2.8 Chuyển kho: 49

3.3 Đánh giá hiện trạng 50

3.3.1 Tình hình quản lý kho thuốc trước khi có HTTT quản lý 50

3.3.3 Từ phía người phân tích hệ thống 52

3.4 Đề xuất 56

TỔNG KẾT 58

MỞ ĐẦU

MỤC TIÊU & Ý NGHĨA ĐỀ TÀI

Sự phát triển của công nghệ thông tin đang ngày càng khẳng định vai trò và sức mạnh của nó trong việc thúc đẩy hoạt động của tất cả các ngành nghề Trong đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí và điều hành bệnh viện đã nâng cao chất lượng trong công tác quản lí bệnh viện, góp phần thúc đẩy bệnh viện phát triển toàn diện Là một trong những bệnh viện chuyên khoa tư nhân được thành lập đầu tiên tại Việt Nam, bệnh viện Phụ sản Quốc tế Sài Gòn đã mạnh dạn đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện và đã đạt được một số tiến bộ đáng kể trong việc nâng cao chất lượng công tác khám chữa bệnh Thực tế cho thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp các nhà quản lý không những sử dụng hiệu quả các nguồn lực của bệnh viện mà còn kiểm soát chặt chẽ các quy trình khác như: thu viện phí, giúp kiểm soát sử dụng thuốc hợp lý an toàn Nhằm hiểu rõ hơn về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại bệnh viện Phụ sản Quốc tế Sài Gòn, để tài sẽ phân tích hệ thống thông tin đang được triển khai tại đây Từ kết quả nghiên cứu, đề tài đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống

ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Đề tài sử dụng các số liệu hoạt động của bệnh viện từ năm 2009, thời điểm triển khai

hệ thống thông tin đến nay 2012 Trong đó bao gồm: số lượng bệnh nhân đến khám

và điều trị nội, ngoại trú, các nguồn kinh phí dành cho mua thuốc, danh mục thuốc bệnh viện sử dụng nội, ngoại trú Các số liệu thống kê về thuốc (tên hoạt chất, tên thuốc, hàm lượng, dạng bào chế, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, nước sản xuất, nhà sản xuất) được sử dụng tại bệnh viện Thông tin chi tiết được lấy từ phần mềm “Giải pháp quản lí bệnh viện”, các hồ sơ bệnh án, đơn thuốc liên quan,

PHẠM VI ĐỀ TÀI

Hệ thống thông tin của bệnh viện được xây dựng gồm 8 phân hệ (module) vừa hoạt động độc lập vừa có liên hệ chặt chẽ với nhau Trong thời hạn cho phép, đề tài chỉ tập trung phân tích hai phân hệ chính là khám bệnh ngoại trú và quản lí kho thuốc Vì thế hướng phát triển sắp tới của đề tài là nghiên cứu các phân hệ còn lại trong hệ thống

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Đề tài được thực hiện dựa trên phương pháp điều tra và quan sát bằng cách nghiên cứu hệ thống phần mềm tin học và các đối tượng tham gia vào hệ thống Ngoài ra phương pháp phân tích định tính và định lượng cũng được sử dụng nhằm giải thích hiện tượng và rút ra các kết luận liên quan Và cuối cùng để đánh giá kết quả, phương pháp thống kê toán học đã được sử dụng Để có cái nhìn tổng quan và toàn cục về kết quả phân tích, nhóm tác giả tiến hành phỏng vấn trực tiếp một số bác sĩ, bệnh nhân, nhân viên bệnh viện…để phân tích những đánh giá của các đối tượng này đối với hoạt động của hệ thống hiện tại Bên cạnh đó, nhóm liên hệ với trưởng phòng kỹ thuật bệnh viện để thu thập ý kiến đánh giá

 Quản trị hệ thống: cài đặt các thông tin cơ bản cho phần mềm, phân quyền,…

 Quản lý viện phí: thu tiền khám và điều trị của bệnh nhân

 Quản lý bệnh nhân: lưu trữ thông tin bệnh nhân trong bệnh viện

 Quản lý khám ngoại trú: hỗ trợ điều phối bệnh nhân khám ngoại trú

 Quản lý điều trị nội trú: hỗ trợ theo dõi điều trị bệnh nhân nôi trú

 Quản lý đặt phòng: quản lý các phòng trong điều trị nội trú, dịch vụ sanh

 Quản trị mua hàng: lên kế hoạch mua hàng, đảm bảo việc sử dụng vật chất trong bệnh viện được lien tục

 Quản trị kho: quản lý thông tin tồn kho các mặt hàng, vật tư tài sản trong bệnh viện

 Quản trị bán hàng: quản lý việc bán thuốc nhà thuốc, ra hóa đơn

 Quản trị nhà hàng: quản lý bếp, cung cấp dinh dưỡng cho bệnh nhân tại các phòng trong bệnh viện, quản lý các suất ăn cho khách và nhân viên trong bệnh viện

Phần cứng: hiện tại có 1 server chính chứa Database, 1 web server, hơn 40 máy tính

cá nhân, hệ thống dây cáp mạng cùng repeater tại mỗi lầu

Phần mềm: sử dụng phần mềm “giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện”

Bảo mật: sử dụng Kaspersky Phân quyền các chức năng cho mỗi user

Khả năng mở rộng: dễ phát triển các tính năng mới khi cần thiết

Lưu trữ: dữ liệu được backup tự động 2 lần/ngày File lưu trữ trong ổ cứng rời, dễ

3 Khoa Phòng Mổ - Gây Mê Hồi Sức - Chống Nhiễm Khuẩn:Tổng số 6 bác sĩ

và 20 điều dưỡng - nữ hộ sinh - hộ lý

4 Phòng Sanh: Nhân sự gồm 02 Bác Sĩ và 12 Nữ hộ sinh.Trang thiết bị: 4

phòng

5 Khoa nhi - nhi sơ sinh:Tổng số 24 nhân viên, bao gồm: 09 bác sĩ, 15 nữ hộ

sinh - điều dưỡng

6 Phòng Soi Cổ Tử Cung:Nhân sự: gồm 5 Bác sĩ

7 Phòng siêu âm:Nhân sự gồm 07 bác sĩ

8 Khoa X-Quang:Trưởng khoa: BS Võ Thị Thu Hằng Khoa gồm có 3 nhân

viên: 1 BS chuyên khoa X – Quang , 1 KTV X – Quang, 1 NHS

1.2.2 Hội đồng sáng lập & hội đồng quản trị

ỦY VIÊN BAN KIỂM SOÁT BỆNH VIỆN Ông Võ Anh Phương

Cổ Đông Công Ty Trưởng Phòng Vật Tư Trang Thiết Bị Y

Tế

Bà Phan Thị Xuân Lan

Cổ Đông Công TyBS Phó Giám Đốc Y

Khoa Bệnh Viện

DANH SÁCH BAN GIÁM ĐỐC Y KHOA BỆNH VIỆN TSBS Phạm Thành Đức

Ths.BS Trần Anh Tuấn

Trưởng Ban nghiên Cứu Khoa Học và Đào Tạo Bệnh Viện

1.2.3 Thủ trưởng các khoa & phòng ban

DANH SÁCH LÃNH ĐẠO PHÒNG KHTH

Ông Lê Hoàng Tuấn

Chánh văn phòng công tyKiêm trưởng phòng KHTH

Ông Hoàng Bá Thư

Giám Đốc Tài Chánh Công ty và BV

kiêm Kế Toán Trưởng

Bà Nguyễn Thị Thu Trang

Ông Nguyễn Phương

KTV Trưởng Khoa PhòngX-Quang

DANH SÁCH LÃNH ĐẠO PHÒNG XÉT NGIỆM

TS.BS Nguyễn Minh Hùng

Phó khoa xét nghiệm

CN Nguyễn Thúc Bảo

Phó khoa xét nghiệm DANH SÁCH LÃNH ĐẠO PHÒNG SOI CỔ TỬ CUNG

BS Nguyễn Thị Phương Hạnh

Trưởng phòng soi DANH SÁCH LÃNH ĐẠO PHÒNG MỔ - GMHS

BS Hồ Viết Ái

Trưởng phòng mổ - GMHS DANH SÁCH LÃNH ĐẠO PHÒNG SANH

BS Phan Thị Xuân Lan

Trưởng phòng sanh DANH SÁCH LÃNH ĐẠO KHOA NHI - NHI SƠ SINH

BS Lê Quang Tân

Trưởng khoa nhi - Nhi sơ sinh

BS Đào Văn Quá

Phó khoa nhi - Nhi sơ sinh DANH SÁCH LÃNH ĐẠO PHÒNG TTTON

BS Nguyễn Thị Cẩm Nhung

Trưởng khoa

BS Phạm Bích Sơn

Trưởng khoa phụ lầu 4Kiêm phó khoa hiếm muộn vô sinh

BS Huỳnh Ngọc Bảo Lâm

Trưởng phòng LAB - TTTON DANH SÁCH LÃNH ĐẠO KHOA GIẢI PHẪU BỆNH

BS Bùi Ngọc Đệ

Phó khoa giải phẫu bệnh DANH SÁCH LÃNH ĐẠO PHÒNG VTTTB Y TẾ

KS Võ Anh Phương

Phó giám đốc khối văn phòng Trưởng phòng VTTTBYT DANH SÁCH LÃNH ĐẠO NHÀ HÀNG

Ông Nguyễn Xuân Khang

- Siêu Âm Trắng Đen

- Siêu Âm Màu

- Siêu Âm 3 Chiều

- Siêu Âm 4 Chiều

- SonoHSG ( Kiểm Tra Tai Vòi )

- Xét Nghiệm Giải Phẩu Bệnh Lý Sản Phụ Khoa

- Sanh Thường ( Sanh đôi, sanh ba )

- Sanh có can thiệp

- Thực hiện kỹ thuật đẻ không đau

- Box sanh gia đình

- Sanh mổ bình thường ( Song thai, tam thai, tứ thai )

- Sanh mổ có vết mổ cũ

- Sanh mổ có kèm theo bệnh lý (Bóc các khối u và cắt tử cung nếu có kèm theo )

- Mổ nội soi phụ khoa các bệnh lý

 Kỹ thuật y tế cao ( hỗ trợ sinh sản )

- Thụ Tinh Trong Ống Nghiệm ( IVF )

- Thụ Tinh Trong Ống Nghiệm ( ISCI )

- Thụ Tinh Trong Ống Nghiệm ( MESA ISCI )

Phòng Hành Chánh Quản Trị và Phòng Tổ Chức Nhân sự Phòng KHTH là cánh tay mặt của Ban Tổng Giám Đốc Công Ty và Ban Giám Đốc Bệnh viện, thừa hành thực hiện mọi nhiệm vụ chủ trương chiến lược, kế hoạch của Công ty và BV dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ông Nguyễn Xuân Huy Chủ Tịch HĐQT kiêm Tổng Giám Đốc Công Ty về quản lý, giám sát, điều hành mọi hoạt động đối nội cũng như đối ngoại của Công ty và Bệnh viện

Các nhiệm vụ của phòng:

 Thực hiện kế hoạch tổ chức, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động chuyên môn khám chữa bệnh tại Bệnh viện theo đúng quy chế của Bộ Y Tế và Sở Y Tế TP.HCM

 Hỗ trợ cho các Khoa Trại Phòng chấp hành thực hiện đúng các quy định về chuyên môn, nội qui quy định của Bệnh viện và các quy chế Bệnh viện do Bộ

Y Tế và Sở Y Tế ban hành

 Kiểm tra giám sát và hổ trợ tích cực cho các Khoa Trại Phòng thực hiện tốt các công tác: Hội chẩn, Bình xét HSBA, kiểm tra HSBA đúng mẫu quy định, thực hiện đúng đắn các quy chế chuyên môn lập các thủ tục giấy tờ cho người bệnh mỗi khi nhập viện và xuất viện

 Theo dõi và lên lịch phân công trực cho các Bác sỹ…

 Quản lý về mặt nhân sự Bệnh viện, kiểm tra giám sát chặt chẻ, giáo dục CBNV chấp hành đúng đắn nội quy qui định của Công Ty - Bệnh viện và thực hiện tốt các quy chế của Bộ Y Tế và Sở Y Tế TP.HCM

 Tổ chức các buổi báo cáo khoa học kỹ thuật tại Bệnh viện vào chiều thứ sáu hàng tuần cho các Y BS

 Tổ chức các buổi họp giao ban của Bệnh Viện vào các buổi sáng hằng ngày + Các buổi hội họp và Làm việc của Tổng Giám Đốc + họp toàn bộ khối gián tiếp hằng tháng + họp câu lạc bộ BS, DS vào ngày 25 của hàng tháng và phục

vụ các buổi họp đột xuất của bệnh Viện do Tổng Giám Đốc chủ trì họp chỉ đạo cùng các buổi họp câu lạc bộ Giám Đốc các Bệnh Viện Tư Nhân khi Bệnh Viện đăng cai tổ chức

 Tổ chức các buổi học chuyên môn cho khối NHS - KTV - HL hàng tháng Hàng năm, Phòng KHTH phối hợp Phòng NHS Trưởng BV tổ chức thi tay nghề chuyên môn cho khối NHS ĐD - KTV - HL Bệnh viện để rà soát lại trình độ nghiệp vụ chuyên môn

 Tổng hợp lập danh sách các sản phụ đã đến sanh con tại Bệnh viện để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật hàng năm cho các bé đã sanh

 Tổ chức đường dây nóng và kịp thời chấn chỉnh giải quyết thoả đáng các thắc mắc của người bệnh và khách hàng về chuyên môn và thái độ phục vụ

Tổ chức thực hiện các buổi Hội họp, Hội Thảo chuyên đề của ngành y tế do Bộ Y tế

và Sở Y Tế chủ trì triển khai, tổ chức thường quy các lễ kỷ niệm các ngày lễ lớn của Bệnh viện và của đất nước trong năm với quy mô lớn và nhỏ theo sự chỉ đạo của Tổng Giám Đốc Công Ty Giao lưu và tiếp đón nhiều phái Đoàn của các Ban Ngành Đoàn thể trong nước và nước ngoài đến tham quan học tập và trao đổi kinh nghiệm

chuyên môn, Phong cách quản lý với mô hình mới tại Bệnh viện

1.4.2 Khoa Xét Nghiệm

Thực hiện các xét nghiệm về Huyết học, Sinh hóa, Miễn dịch và Vi sinh để phục vụ cho công tác chẩn đoán, theo dõi điều trị các bệnh nhân nội trú cũng như ngoại trú tại bệnh viện Phụ sản Quốc tế Sài gòn

1.4.3 Khoa Kế Hoạch Hóa Gia Đình

Tư vấn, giải đáp thắc mắc và giúp chọn lựa phương pháp kế hoạch hóa gia đình phù hợp với từng trường hợp như: đặt vòng, uống thuốc tránh thai hoặc cấy que để tránh thai

Tư vấn về phương pháp bỏ thai

1.4.4 Khoa Phòng Mổ - Gây Mê Hồi Sức - Chống Nhiễm Khuẩn

Nhiệm vụ đảm bảo gây tê, gây mê cho các loại phẫu thuật sản phụ khoa, khoa gây mê hồi sức, gây tê đẻ không đau cho các sản

Theo dõi mạch, huyết áp, điện tim và hệ thống phẫu thuật nội soi ổ bụng, giúp cho các phẫu thuật sản phụ khoa cùng các phẫu thuật kỹ thuật cao được thực hiện an toàn

và hiệu quả

1.4.5 Phòng Sanh

Đỡ đẻ cho các bà mẹ

1.4.6 Khoa nhi - nhi sơ sinh

Chăm sóc và điều trị các trường hợp bệnh lý nặng: sơ sinh non tháng nhẹ cân phải nằm lồng ấp, suy hô hấp do viêm phổi; bệnh màng trong, nhiễm trùng sơ sinh, sinh ngạt, thiếu máu, xuất huyết, hạ đường huyết,…

Chăm sóc và điều trị các bé có vấn đề bệnh lý cần theo dõi như vàng da sơ sinh, nhiễm trùng, bệnh lý tiêu hóa, …

Chăm sóc, nuôi dưỡng các bé sơ sinh bình thường nếu có yêu cầu

Thăm khám và tư vấn cách chăm sóc trẻ, phát hiện sớm sơ sinh bệnh lý tại phòng sản phụ lưu trú các trại lầu mỗi ngày để nhập dưỡng nhi điều trị

Khám kiểm tra cho các bé trước khi xuất viện: khám và tư vấn cách chăm sóc trẻ, tầm soát khiếm thính, sàng lọc sơ sinh các bệnh lý bẩm sinh (TSH, G6PD, CAH) phối hợp với bệnh viện Từ Dũ, chủng ngừa lao, VGSV B…

1.4.7 Phòng Soi Cổ Tử Cung

Tầm soát các bệnh lý phụ khoa có liên quan để phát hiện ra ung thư sớm

Xác định các tổn thương nghi ung thư

1.4.8 Phòng siêu âm

Giúp chẩn đoán về các bệnh lý ở tử cung, buồng trứng

Kiểm tra và theo dõi tình trạng của thai nhi

1.4.9 Khoa X-Quang

Thực hiện chụp X – Quang các loại : tim , phổi, xương, xoang , kích quang chậu, Chụp bụng không chuẩn bị …

Chụp tử cung , vòi trứng ( HSG ) hỗ trợ cho điều trị vô sinh, hiếm muộn

Chụp tuyến vú tầm soát ung thư vú giai đoạn sớm cho các chị em phụ nữ

Đo loãng xương giúp đánh giá mức độ loãng xương cho mọi người, nhất là phụ nữ tuổi tiền mãn kinh và mãn kinh

1.5 Liên kết và hợp tác quốc tế

Bệnh viện có liên kết với bảo hiểm quốc tế người bệnh đến khám nếu có bảo hiểm thì sẽ xuất thẻ ra, viện phí sẽ được trừ ra nếu số tiền trên bảo hiểm nhiều hơn viện phí, nếu thiếu thì bệnh nhân sẽ trả thêm

1.6 Đặc điểm hệ thống thông tin của bệnh viện

1.6.1 Đặc điểm chung

Bắt đầu từ năm 2009, phần mềm “Giải pháp quản lí bệnh viện” chính thức được đưa vào sử dụng nhằm đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lí bệnh viện Hệ thống thông tin được thiết kế theo mô hình mở, có thể điều chỉnh toàn bộ thiết kế theo yêu cầu quản lý thực tế của bệnh viện

Hệ thống xây dựng gồm 8 phân hệ (module) vừa quản lý độc lập vừa liên kết chặt chẽ giúp hệ thống có tính sẵn sàng cao, khả năng nâng cấp mở rộng nhanh chóng, giảm thiểu tối đa sai sót và tăng cường tính bảo mật Hệ thống gồm có:

 Hệ thống quản lý điều trị nội trú

Về kỹ thuật, hệ thống được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến tại thời điểm đó: VB.NET, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2005, có cơ chế sao lưu

dự phòng linh hoạt Ứng dụng triển khai với tính năng nổi bật là dễ dàng mở rộng và cài đặt, giao diện đẹp mắt và sinh động giúp nhà quản lý có thể truy cập và xem các báo cáo thống kê khi cần thiết Ngoài ra, hệ thống còn có cơ chế phân cấp phân quyền cụ thể chi tiết cho từng người dùng, ghi nhận nhật ký thao tác người dùng để tiện theo dõi quản lý

Việc triển khai hệ thống được thực hiện qua 2 giai đoạn chính dựa vào tiến độ thanh toán

 Giai đoạn 1: cài đặt và đưa vào sử dụng 6 phân hệ đầu tiên

o Hệ thống quản lý điều trị nội trú

1.6.2 Chi tiết các phân hệ

 Hệ thống quản lý bệnh nhân: lưu thông tin bệnh nhân cấp cứu cũng nhưbệnh nhân đến bệnh viện khám bệnh hay bệnh nhân nhập viện điều trị

 Hệ thống quản trị tài chính – kế toán: thực hiện thu viện phí, kê khai giá viện phí, lập các báo cáo tổng hợp cũng như báo cáo tài chính

 Hệ thống quản lý viện phí: hệ thống tự động tính toán tất cả chi phí phát sinh của bệnh nhân trong quá trình khám bệnh, điều trị ngoại trú và điều trị nội trú tại bệnh viện

 Hệ thống quản lý kho thuốc, dược phẩm: quản lý nhập xuất tồn dược phẩm trên cơ sở phân cấp trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo việc thu đúng và thu đủ

 Hệ thống quản lý đặt phòng: theo dõi việc đặt phòng nhằm chăm sóc khách hàng tốt hơn

 Hệ thống quản trị nhân sự: Phân hệ này sẽ giúp bệnh viện quản lý toàn diện các thông tin cần thiết cho công tác quản trị nhân sự và hỗ trợ hữu hiệu việc quản lý tăng ngạch bật lương, tính toán tiền lương, in bảng lương, phiếu lương cho toàn bộ cán bộ nhân viên bệnh viện

 Hệ thống quản lý khám ngoại trú: sử dụng hệ thống xếp hàng điện tử để tiếp nhận, phát thẻ và ghi thông tin hành chính bệnh nhân này dựa trên cơ sở hàng đợi bệnh nhân chờ khám

 Hệ thống quản lý điều trị nội trú: quản lí thông tin từ khi bệnh nhân nhập viện đến khi xuất viện Ngoài ra hệ thống còn cho phép xem thông tin hồ sơ bệnh

án chi tiết hoặc tóm tắt nhưxem lại toàn bộ quá trình điều trị của bệnh nhân: nhập viện, xuất viện, danh sách chi tiết các danh mục xét nghiệm cận lâm sàng, thuốc, vật tư tiêu hao, phẫu thuật thủ thuật, ngày giường, mã bệnh ICD chẩn đoán khoa khám bệnh, nhập khoa, xuất khoa xuất viện

- Các thông tin về bệnh nhân và các mảng dịch vụ khác nhau mà bệnh nhân đã sử dụng

- Tập trung thông tin tại một “kho” phục vụ các chức năng nghiệp vụ khác nhau

- Thông tin được chuẩn hóa theo các tiêu chuẩn của ngành y tế

- Hệ thống được bảo mật và an toàn thông tin

- Thực hiện thống kê, báo cáo nhằm giúp cho lãnh đạo bệnh viện có thể đưa ra các quyết định hay chính sách phù hợp với tình hình thực tế của bệnh viện

1.6.4 Bài học kinh nghiệm

Qua 3 năm triển khai thực hiện phần mềm “Giải pháp quản lí bệnh viện”, hệ thống rút ra được nhiều bài học quí báu trong công tác triển khai ứng dụng, đó là:

- Phải có quyết tâm cao và nhất quán trong chỉ đạo thực hiện của lãnh đạo các cấp

- Phải có sự đầu tư thích đáng và đồng bộ về hạ tầng cơ sở vật chất như máy tính, hệ thống mạng, phần mềm

- Về đào tạo con người, phải tăng cường tập huấn cho tất cả các cán bộ công chức viên chức trong bệnh viện về sử dụng máy tính và sử dụng phần mềm

- Khi triển khai xây dựng phần mềm quản lý, bệnh viện phải lưu ý việc giao tài liệu kỹ thuật, mã nguồn, cấu trúc cơ sở dữ liệu để chủ động với cơ sở dữ liệu của bệnh viện sau này

 Khu viện phí có 1 máy tính và 2 máy in hóa đơn

 Khu khám bệnh có 9 máy tính cho 9 phòng khám

 Khu xét nghiệm có 1 máy tính và 10 máy xét nghiệm

 Có 3 máy tính cho 3 phòng nội soi và 3 máy nội soi

 Có 2 máy tính cho 2 phòng siêu âm, 1 máy siêu âm màu và 1 trắng đen

 Hệ thống xếp hàng điện tử được lắp đặt trước mỗi phòng khám, xét nghiệm, viện phí và tiếp nhận

 Phần mềm:

 Khu tiếp nhận sử dụng phần mềm quản lý khám ngoại trú

 Khu viện phí sử dụng phần mềm quản lý viện phí

 Khu khám bệnh và xét nghiệm sử dụng phần mềm quản lý khám ngoại trú và phần mềm riêng của máy xét nghiệm Phần mềm quản lý khám ngoại trú chỉ liên kết để lấy dữ liệu kết quả

 Lưu ý: phòng X quang không dùng phần mềm

 Nhân sự:

 Khu tiếp nhận có 3 nhân viên trực

 Khu viện phí có 3 nhân viên

- Đăng ký khám bệnh tại bàn tiếp nhận Tại đây nhu cầu, các thông tin liên quan đến bệnh nhân sẽ được cập nhật và lưu trữ tại đây, thông qua sổ khám bệnh

- Tiếp đến bệnh nhân sẽ đóng phí dịch vụ tại quầy thu viện phí của bệnh viện

 Nếu bệnh nhân chỉ có nhu cầu xét nghiệm, siêu âm, chụp X-quang, …

sẽ được hướng dẫn đến khu tương ứng

Trước khi vào khám bệnh Bệnh nhân(BN) cần làm một số thủ tục sau:

Nếu là BN mới hoặc cũ nhưng bị mất sổ khám: BN bắt buộc phải mua sổ khám (sổ khám mỗi bệnh nhân có một mã số riêng) BN điền các thông tin cá nhân vào sổ rồi đưa lại cho nhân viên tiếp nhận (NVTN) Nếu là BN mới, NVTN tạo một mã BN

mới dựa vào thông tin được khai trên sổ của BN đồng thời nhập mã sổ khám vào Nếu bị mất sổ, NVTN dựa vào thông tin được khai trên sổ của BN, lọc trên hệ thống

vụ mình đã chọn

Màn hình tạo phiếu khám bệnh:

 Thu viện phí:

BN đưa sổ cho nhân viên thu ngân (NVTN) NVTN lọc trên hệ thống để xem BN này

đã đăng kí những dịch vụ gì Sau đó in biên lai (có mã vạch, và có thông tin về phòng khám), gồm 2 liên (1 liên NVTN giữ lại, 1 liên còn lại đưa cho BN)

Trường hợp BN không muốn sử dụng dịch vụ và muốn lấy lại tiền đã đóng thì BN cần thõa mãn một trong hai yêu cầu:

 Chưa nộp sổ và biên lai vào phòng khám

 Đã nộp sổ và biên lai nhưng trong phòng khám chưa quét mã vạch biên lai

Sau khi đã đóng tiền, BN sẽ được hướng dẫn sang phòng khám

Màn hình thu tiền viện phí

 Bác sĩ có thể chuẩn đoán bệnh ngay cho BN

Sau khi có đủ các kết quả cần thiết để chuẩn đoán bệnh Nếu bệnh không nghiêm trọng, Bác sĩ kê toa thuốc vào sổ khám cho BN rồi chuyển cho Y tá Y tá sẽ nhập thông tin đó cho BN trên hệ thống, rồi đóng dấu vào sổ và trả sổ lại cho BN Nếu bệnh nặng, bác sỹ sẽ đề nghị bệnh nhân chuyển sang điều trị nội trú Kết thúc quá trình khám

Màn hình tại phòng khám: