KHAI NIEM CO BAN VE QLY DU AN ODA

ƒ Quản lý phạm vi: nhằm đảm bảo dự án thực hiện những công việc được yêu cầu để hoàn thành dự án một cách thành công, thuờng bao gồm quy hoạch, xác định và kiểm tra phạm vi, đồng thời

Kết thúc mođun này học viên có khả năng:

ƒ Nắm vững các khái niệm về dự án ODA, quản lý dự án ODA và vòng đời dự án ODA

ƒ Xem xét, phân tích văn kiện dự án ODA và mô tả thứ bậc mục tiêu dự

án ODA (khung lô-gíc)

Không có yêu cầu đặc biệt

ƒ Người học tự nghiên cứu tài liệu

ƒ Người học được phát và yêu cầu đọc trước 1 ví dụ văn kiện dự án ODA

ƒ Giáo viên nêu vấn đề, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học

ƒ Thực hành để xem xét báo cáo phân tích dự án, xây dựng sơ đồ thứ bậc

mục tiêu dự án

ƒ Tự thực hiện phần kiểm tra đánh giá

ƒ Module KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA ”

1 Tư tìm hiểu một số khái niệm cơ bản về dự án,

quản lý dự án ODA

2 Đọc trước các tài liệu được yêu cầu

3 Thảo luận nhóm

4 Thực hành một jcác kỹ năng đã học

5 Tự kiểm tra đánh giá

Mođun KH1: KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ODA

1 Khái niệm về dự án ODA

) Hãy đọc và ghi nhận các khái niệm, đặc điểm cơ bản của dự án ODA

ƒ Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau nhằm đạt được một hoặc một số mục tiêu xác định, được thực hiện trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định, dựa trên những nguồn lực xác định Sản phẩm chuyển giao do dự án tạo ra là hạng mục cuối cùng của dự án

Dự án có thể được chia ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, được phối hợp

với nhau nhằm đạt được mục tiêu của dự án Một số ví dụ về dự án như:

làm đường, xây bệnh viện, cải cách sách giáo khoa,vv

ƒ Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật Dự án đầu tư là dự

án tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được thực hiện trên địa bàn cụ thể,

trong khoảng thời gian xác định Dự án hỗ trợ kỹ thuật là dự án có mục

tiêu hỗ trợ phát triển năng lực và thể chế hoặc cung cấp các yếu tố đầu vào kỹ thuật để chuẩn bị, thực hiện các chương trình, dự án thông qua các hoạt động cung cấp chuyên gia, đào tạo, hỗ trợ trang thiết bị, tư liệu

và tài liệu, tham quan khảo sát, hội thảo

ƒ Các dự án Hỗ trợ phát triển chính thức (sau đây gọi tắt là dự án ODA) được hiểu là các dự án thuộc khuôn khổ hoạt động hợp tác phát triển giữa Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nhà tài trợ

ƒ Một số đặc điểm chính của dự án ODA được trình bày dưới đây:

Đặc điểm dự

án ODA “Phát triển và chi tiết

hoá” liên tục

Duy nhất

Tính tạm thời

Nguồn vốn

Giới hạn về nguồn lực

Giải thích đặc điểm của dự án ODA:

ƒ Nguồn vốn: Toàn bộ hoặc một phần nguồn vốn thực hiện dự án ODA là

do các tổ chức/chính phủ nước ngoài, các tổ chức song phương tài trợ

Cơ chế tài chính trong nước đối với việc sử dụng ODA là cấp phát, cho vay (toàn bộ/một phần) từ ngân sách Nhà nước Các dự án ODA thường

có vốn đối ứng là khoản đóng góp của phía Việt Nam bằng hiện vật và giá trị để chuẩn bị và thực hiện các chương trình, dự án (có thể dưới dạng tiền đuợc cấp từ ngân sách hoặc nhân lực, cơ sở vật chất) Nguồn vốn là điểm khác biệt lớn nhất giữa dự án ODA với với các dự án khác; kèm theo nó là các yêu cầu, quy định, cơ sở pháp lý về quản lý và thực hiện của nhà đầu tư và nhà tài trợ

ƒ Tính tạm thời: Tính tạm thời có nghĩa là các dự án ODA có khởi điểm

và kết thúc xác định Dự án không phải là loại công việc hàng ngày, thường tiếp diễn, lặp đi lặp lại theo quy trình có sẵn Dự án có thể thực hiện trong một thời gian ngắn hoặc có thể kéo dài trong nhiều năm Về mặt nhân sự, dự án không có nhân công cố định, họ chỉ gắn bó với dự án trong một khoảng thời gian nhất định (một phần hoặc toàn bộ thời gian thực hiện dự án) Khi dự án kết thúc, các cán bộ dự án có thể phải chuyển sang/tìm kiếm một công việc/hợp đồng mới

ƒ Duy nhất: mặc dù có thể có những mục đích tương tự, nhưng mỗi dự án ODA phải đối mặt với những vấn đề về nguồn lực, môi trường và khó khăn khác nhau Hơn thế nữa, ở mức độ nhất định, mỗi dự án đem lại các sản phẩm, dịch vụ “duy nhất”, không giống hoàn toàn với bất kỳ dự án

nào khác Ví dụ như đều với mục đích xây nhà nhưng các dự án có sự

khác biệt về chủ đầu tư, thiết kế, địa điểm, vv Khi sử dụng kinh nghiệm

của trong việc lập kế hoạch các dự án tương tự nhau, cần phải hiểu rõ các đặc trưng riêng của mỗi dự án Hơn thế nữa, cần phải phân tích thật kỹ lưỡng cũng như có kế hoạch chi tiết trước khi bắt đầu thực hiện

ƒ “Phát triển và chi tiết hoá” liên tục: Đặc tính này đi kèm với tính tạm thời và duy nhất của một dự án ODA Trong suốt quá trình thực hiện dự

án, ở mỗi bước thực hiện cần có sự phát triển và liên tục được cụ thể hoá

với mức độ cao hơn, kỹ lưỡng, công phu hơn Ví dụ như:

□ Mục đích ban đầu đặt ra của dự án ”Đảm bảo an ninh lương thực và nước sạch cho những người nông dân nghèo ở tỉnh X” có thể được cụ thể hoá là “Ưu tiên tập trung nâng cao năng suất, sản lượng lương thực và tiếp thị và tiếp đến cung cấp nguồn nước sạch cho người dân” khi nhóm thực hiện dự án phát triển các hiểu biết của mình về mục đích, phạm vi, sản phẩm của dự án

□ Một dự án có mục đích “xây dựng nhà máy chế biến thức ăn gia súc”

sẽ được bắt đầu bằng xem xét quy trình kỹ thuật của việc biến thức ăn

gia súc Đây là cơ sở của việc thiết kế các phân xưởng chế biến để xác định được các đặc điểm phục phụ cho thiết kế kỹ thuật của mỗi phân xưởng Tiếp đó, các bản vẽ chi tiết sẽ được tiến hành, thông qua, làm cơ sở cho việc thực hiện, kiểm soát quá trình xây dựng nhà máy Sản phẩm sẽ được thông qua trên cơ sở các bản thiết kế và những điều chỉnh khi vận hành thử

ƒ Giới hạn: Mỗi dự án ODA được thực hiện trong một khoảng thời gian, nguồn lực và kinh phí nhất định Các nhà quản lý cần phải liên tục cân bằng về nhu cầu, tài chính, nguồn lực và lịch trình để hoàn thành dự án, đảm bảo yêu cầu của nhà đầu tư và nhà tài trợ

GHI NHỚ

Đặc tính của dự án ODA = đặc tính của dự án + toàn bộ hoặc một phần Nguồn vốn do các tổ chức/chính phủ nước ngoài, các tổ chức song phương tài trợ.

2 Vòng đời của dự án

) Đọc kỹ mô tả và ghi nhận đặc điểm về vòng đời của dự án:

ƒ Dự án được coi như là một chuỗi các hoạt động hay quy trình có mục

đích Khi sắp xếp một cách liên tục theo các giai đoạn xác định, chúng được biết đến như vòng đời (chu trình) của một dự án Mỗi giai đoạn của

dự án được đánh dấu bằng sự kết thúc của một hoặc vài kết quả công việc

ƒ Trong thực hành, có nhiều cách thức xác định các giai đoạn trong vòng đời dự án, phụ thuộc vào quy chế quản lý và sử dụng ODA của mỗi quốc gia/tổ chức

ƒ Vòng đời dự án cung cấp khung và “ngôn ngữ” chung cho việc thuưc hiện dự án, làm cho công việc dự án rõ ràng và dễ dự đoán hơn, cũng như thời điểm đưa ra các quyết định, mốc rõ ràng hơn Hoạt động của cán bộ

liên quan tới quản lý dự án luôn gắn liền với vòng đời dự án

ƒ Những kết quả công việc của giai đoạn trước thường được thông qua trước khi công việc của giai đoạn tiếp theo bắt đầu Giai đoạn sau đôi khi được bắt đầu cùng lúc với lúc thông qua kết quả của giai đoạn trước khi các rủi ro đã được xác định và chấp nhận Sự nối tiếp của các giai đoạn

thường bao gồm một vài dạng chuyển giao công nghệ, sản phẩm hoặc trao tay

ƒ Mỗi giai đoạn của vòng đời dự án có thể được chia ra nhiều giai đoạn hay quy trình phụ, chi tiết hơn với mục đích nâng cao khả năng kiểm soát quá trình quản lý (Hình 2) Một số công việc được hoàn thành hay các mốc (ví dụ như hoàn thành lập kế hoạch dự án) đánh dấu ranh giới giữa các giai đoạn phụ Đây là cơ sở cho việc xem xét, đánh giá tiến độ dự án

Hình 2 Giai đoạn phụ của dự án

) Đọc và ghi nhận sự cần thiết của việc xác định vòng đời của dự án

ƒ Thiết lập khung cơ sở để phát triển tiến trình thực hiện dự án

Hình 1 Ví dụ

về sơ đồ vòng

đời dự án

Hình thành, Chuẩn bị, Thẩm định, Phê duyệt

Chuẩn bị thực hiện

và lập kế hoạch

Triển khai

Đánh giá, Kết thúc

DỰ ÁN ODA

Hình thành, thiết kế, Thẩm định, Phê duyệt

Chuẩn bị thực hiện, lập kế hoạch

Đánh giá, Kết thúc Triển khai

Sau khi được duyệt và cấp vốn

Thành lập Ban quản lý dự án

Xây dựng cấu trúc

tổ chức, quy trình

Lập kế hoạch và lịch trình dự án

(Giai đoạn phụ)

ƒ Cung cấp tiếp cận hệ thống trong quản lý dự án

ƒ Cung cấp “ngôn ngữ” chung cho quá trình quản lý dự án

ƒ Góp phần nâng cao hệ thống thông tin, phối hợp và kiểm soát

3 Quản lý dự án ODA

) Đọc kỹ các mô tả sau đây và ghi nhận đặc điểm quản lý thực hiện dự án:

ƒ Có một số trường hợp, quản lý dự án được tính từ giai đoạn hình thành

dự án Trong khuôn khổ tài liệu này, quản lý dự án ODA được hiểu là quản lý việc thực hiện dự án ODA, tính từ giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án, sau khi đã hoàn tất khâu thiết kế, thẩm định, phê duyệt và sẵn sàng cho các giai đoạn tiếp theo

ƒ Hướng dẫn, liên lạc, kết nối và phối hợp giữa các bên tham gia trong tiến trình thực hiện dự án

ƒ Tìm hiểu và giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án

ƒ Quản lý sản phẩm và quy trình thực hiện dự án

Quản lý dự án là sử dụng mọi nguồn lực để

hoàn thành mục tiêu của dự án

) Quản lý dự án ODA phải đáp ứng những yêu cầu của chủ đầu tư và nhà tài

trợ, bao gồm: i)Mục tiêu của chủ đầu tư và nhà tài trợ; ii) Thời gian, chi phí,

và chất lượng dự án; iii) Những yêu cầu xác định (nhu cầu) và những yêu cầu không xác định (mong muốn) Những yêu cầu này được thực hiện thông qua các lĩnh vực quản lý đa dạng (Hình 3)

Hình 3 Quản lý dự án ODA

ƒ Quản lý tổng hợp: nhằm đảm bảo mọi hoạt động của dự án được phối hợp hài hoà, bao gồm phát triển kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi, đánh giá, kiểm

soát những thay đổi một cách toàn diện

ƒ Quản lý phạm vi: nhằm đảm bảo dự án thực hiện những công việc được yêu cầu

để hoàn thành dự án một cách thành công, thuờng bao gồm quy hoạch, xác định

và kiểm tra phạm vi, đồng thời kiếm soát những thay đổi trong phạm vi của dự án.

ƒ Quản lý thời gian, lịch trình: nhằm đảm bảo cho dự án được hoàn thành đúng về mặt thời gian, bao gồm xác định các hoạt động, sắp xếp các hoạt động, dự đoán

thời gian của các hoạt động, thực hiện và kiểm soát các hoạt động

ƒ Quản lý chi phí, mua sắm: nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành trong phạm vi ngân sách được giao và việc mua sắm thực hiện theo đúng yêu cầu của dự án

cũng như tuân thủ quy định chung

ƒ Quản lý chất lượng: nhằm đảm bảo dự án sẽ thoả mãn nhu cầu phát sinh việc thực

hiện nó

ƒ Quản lý nhân lực: quá trình nhằm đảm bảo việc tận dụng tối đa nguồn nhân lực

có trong dự án

ƒ Quản lý liên lạc: nhằm đảm bảo việc phát sinh, thu thập, phổ biến, lưu trữ và sắp

đặt cơ bản thông tin trong dự án được thực hiện đúng hạn và thích hợp

ƒ Quản lý tác động môi trường-xã hội: Hầu như tất cả các dự án đều phải đối mặt với nhiều vấn đề môi trường-xã hội trong quá trình thực hiện dự án, trong đó có

những vấn đề không lường trước được

ƒ Quản lý chất lượng: nhằm đảm bảo dự án đạt chất lượng cao, chủ yếu thông qua

việc giám sát và đánh giá Theo dõi, đánh giá dự án đưa ra các kiến nghị điều chỉnh cần thiết, kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định

Quản lý dự án ODA

Lịch trình, thời gian

Chi phí, mua sắm Tổng hợp

Chất lượng

Phạm vi

Liên lạc, thông tin

Nhân lực

Tác động môi trường-xã hội

) Đọc và ghi nhận một số nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cơ bản của Chủ

dự án ODA trong việc quản lý dự án

ƒ Tổ chức bộ máy quản lý và thực dự án; ký kết các hợp đồng theo quy định của pháp luật;

ƒ Tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, dự toán các hạng mục công trình;

ƒ Đàm phán, ký kết, giám sát việc thực hiện các hợp đồng và xử lý các vi phạm hợp đồng;

ƒ Kiến nghị với Cơ quan chủ quản về cơ chế, chính sách bảo đảm việc thực hiện dự án phù hợp với cam kết quốc tế;

ƒ Thực hiện công tác đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu;

ƒ Cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan cho các bên hợp đồng và tư vấn lập

và thực hiện dự án; chịu trách nhiệm về cơ sở pháp lý và độ tin cậy của các thông tin, tài liệu đã cung cấp; lưu trữ hồ sơ, tài liệu về dự án theo quy định của pháp luật;

ƒ Thực hiện giám sát, đánh giá dự án, quản lý khai thác chương trình, dự án; ) Để thực hiện các dự án ODA, các hiểu biết về các quy định về quản lý việc

sử dụng vốn, thực hiện dự án của Việt Nam và các nhà tài trợ là đặc biệt cần thiết

ƒ Các hoạt động của dự án ODA phải tuân thủ các quy định của Chính phủ Việt Nam và nhà tài trợ Do vậy, tìm hiểu các văn bản pháp luật của Chính phủ Vỉệt Nam và nhà tài trợ là cơ sở pháp lý cho việc quản lý thực hiện dự án ODA là công việc đặc biệt cần quan tâm tiến hành

ƒ Các quy định của Chính phủ Việt Nam và nhà tài trợ trong việc thực hiện

dự án ODA có thể được sửa đổi do vậy cần liên tục cập nhật các văn bản

có liên quan

ƒ Trình các báo cáo tiến độ, báo cáo tài chính của dự án ODA cho các Bộ, ngành có liên quan của Việt nam và các nhà tài trợ theo quy định

) Quản lý dự án cung cấp các công cụ, kỹ thuật đáng tin cậy, giúp định hướng

để đạt được mục tiêu đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép Quán lý dự án giúp cho chúng ta tập trung vào những hoạt động ưu tiên, khắc phục những khó khăn và thích nghi với sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án Nó cũng hỗ trợ quá trình kiểm soát được tốt hơn, hiệu quả hơn

GHI NHỚ

Việc quản lý dự án ODA cần đồng

thời tuân thủ các quy định của Chính

phủ Việt Nam và Nhà tài trợ.

) Hãy đọc, cập nhật các thay đổi và bổ sung các văn bản pháp luật của Chính

phủ Việt Nam cần tham chiếu đối với trong qúa trình thực hiện dự án ODA trên cơ sở hiểu biết của bạn

Bước tiến

hành

Văn bản

Đấu thầu

Đền bù, Giái phóng mặt bằng, tái định cư

Thiết kế, Thiết kế kỹ thuật, Ước tính tổng chi phí,

Tài chính

Giám sát

và Đánh giá

) Quản lý dự án được thực hiện thông qua hàng loạt các hành động, hoạt động

liên quan với nhau nhằm đạt được sản phẩm, dịch vụ, kết quả định trước, trong đó:

ƒ Rất nhiều hành động, hoạt động có thể lặp lại trong quá quản lý dự án

ƒ Mối quan hệ của các hoạt động quản lý dự án (nhóm công việc) được xác

định trên cơ sở của chuỗi các hoạt động“Kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra

- Điều chỉnh”

ƒ Bên cạnh mối quan hệ giữa các nhóm công việc còn tồn tại mối quan hệ giữa các nhóm quy trình dự án và môi trường dự án, cơ sở cho việc thực hiện dự án (Hình 5)

Hình 5 Tóm tắt sơ bộ mối quan hệ giữa các nhóm công việc

và các yếu tố tác động trong quản lý dự án ODA

Giao sản phẩm

Nhà tài trợ

Chuẩn bị và lập kế hoạch

Kiểm soát/đánh giá

Triển khai thực hiện dự án

Cập nhật

Phạm vi dự án/Kế hoạch dự án (cập nhật); Báo cáo; Dự báo, vv

Sản phẩm; Những điều chỉnh cần thiết, Hành dộng chính xác, Thông tin, vvv

Phê duyệt

Phân tích mục tiêu của dự

án, Kế hoạch dự án

Xác định, tinh lọc mục tiêu của dự án, lên kế hoạch hành động

Kết hợp các nguồn lực (bao gồm cả nhân lực)

để thực hiện dự án

Thường xuyên giám sát, đánh giá tiến trình để xác định những sai khác đối với kế hoạch đặt ra

Điều kiện tự nhiên, văn hoá, hệ thống quản lý, chính sách vvv

Thủ tục, quy trình kết thúc

Trong khuôn khổ của tài liệu này, các hoạt động của dự án được phân chia ra các nhóm công việc sau:

1 Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch dự án

2 Thực hiện dự án:

ƒ Tổ chức và quản lý nhân sự

ƒ Tổ chức mua sắm

ƒ Thực hiện các hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội

ƒ Đảm bảo hoat động tài chính, kế toán

3 Giám sát, đánh giá và báo cáo

) Liên hệ với dự án ODA mà bạn đang thực hiện, hãy mô tả sơ bộ các hoạt

động cần tiến hành của các nhóm công việc khi quản lý dự án ODA

Thực hiện các yêu cầu về thủ tục quản lý dự

án của cơ quan chủ quản và nhà tài trợ

Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch dự án

Tổ chức và quản lý nhân sự

Tổ chức mua sắm

Đảm bảo hoat động tài chính, kế toán

Thực hiện các hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội

Triển khai các hoạt động giám sát, đánh giá, báo cáo

dự án ODA

) Để quản lý dự án ODA một cách có hiệu quả, cần nắm vững đặc điểm của

các hoạt động, các kỹ năng cần thiết đối với mỗi nhóm công việc cũng như quan hệ của các nhóm công việc (Hình 6)

Hình 6 Ví dụ về mối quan hệ giữa chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch với các các công việc khác trong thực hiện dự án ODA

Mô tả quan hệ Công cụ, tham khảo

Cơ sở cho hoạt động giám, báo cáo

Thông báo cho nhau khi có sự điều chỉnh kế hoạch

Kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án

GS: Giám sát-Đánh giá-Báo

Mô tả quan hệ Công cụ, tham khảo

Cở sở cho hoạt động quản lý tài chính

Thông báo cho nhau khi có sự điều chỉnh kế hoạch

Kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án Phân phối nguồn lực

Mô tả quan hệ Công cụ, tham khảo

Cở sở cho việc triển khai hoạt động đúng tiến độ

Thông báo cho nhau khi có sự điều chỉnh kế hoạch

Kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án

MT: Môi trường–Xã hội

Mô tả quan hệ Công cụ, tham khảo

Kế hoạch mua sắm trong kế hoạch tổng thể dự án

Thông báo cho nhau khi có sự điều chỉnh kế hoạch