Chuyên đề thực tập tại Công ty TNHH Thương mại vật tư Nam Hải

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty Công ty TNHH Thương mại vật tư Nam Hải là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập vào ngày 24 tháng 02 năm 1997 theo giấy phép kinh doanh số 051566 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp với số vốn điều lệ ban đầu là: 10.000.000.000 đồng (Mười tỷ đồng VN). Giám đốc là ông Trương Văn Lân. - Tên công ty:Công ty TNHH Thương mại vật tư Nam Hải - Tên tiếng Anh:Nam Hai Material anh Trading Company Limitted - Tên viết tắt:Nam Hải MTC - Trụ sở chính14 Bùi Thị Xuân - Phường Bùi Thị Xuân - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội - Tel: 0439742480Fax: 043. 9742481 - E-mail:namhaicompany@hn.vnn.vn - Website:http://www.namhai.com.vn - Mã số thuế:0100256340 - Số tài khoản:1201 00000 14704 tại Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam - Sở giao dịch 1 - Hà Nội Ngay từ khi thành lập cho đến nay sau hơn 10 năm hoạt động và phát triển công ty đã luôn cố gắng mở rộng thị trường, tìm kiếm thị trường mới và phát triển các mặt hàng có doanh số cao đem lại lợi nhuận lớn. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty không ngừng phát triển, doanh thu trong các năm gần đây đều đạt trên 100 tỷ đồng/năm, đặc biệt doanh thu trong năm 2009 đạt trên 300 tỷ đồng. Hiện tại công ty đã mở rộng thị trường tiêu thụ với một loạt hệ thống các kho, cửa hàng phân phối có quy mô lớn trực thuộc công ty tại Hà Nội, Hải Phòng, Thanh Hoá... đồng thời công ty đã thiết lập được một hệ thống hơn 100 khách hàng là đại lý tiêu thụ chính thức của công ty tại các tỉnh thành phía bắc như Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Bắc Giang, Quảng Ninh, Hưng Yên, Nam Định, Ninh Bình, Thanh Hoá, Yên Bái, Lạng Sơn, Tuyên Quang, Phú Thọ... Sau hơn 10 năm hoạt động và phát triển công ty đã thu được nhiều lợi nhuận, đóng góp lớn vào ngân sách nhà nước, tạo việc làm cho trên 100 người lao động, điều này được thể hiện rõ qua các chỉ tiêu phản ánh tình hình phát triển của công ty trong những năm gần đây ở phần 1.4 Hệ thống các cửa hàng, kho: - Số 02 Chương Dương Độ - Hoàn Kiếm - Hà Nội - Số 08 Đại Cồ Việt - Hai Bà Trưng - Hà Nội - Số 676 Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội - Số 47 Cát Linh - Đống Đa - Hà Nội - Số 636 Quang Trung - Hà Đông - Hà Nội - Số 111 Tam Trinh - Hoàng Mai - Hà Nội - Số 569 Vĩnh Tuy - Hai Bà Trưng - Hà Nội - Số 386 Nguyễn Văn Linh - Lê Chân - Hải Phòng - Số 642 Quang Trung II - Thành phố Thanh Hoá 1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty 1.2.1 Nhiệm vụ, chức năng của công ty Công ty TNHH Thương mại vật tư Nam Hải là công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng, hoạt động theo luật doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của công ty là cung cấp nhôm thanh định hình với chất lượng tốt nhất.

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VẬT TƯ NAM HẢI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương mại vật tư Nam Hải

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty TNHH Thương mại vật tư Nam Hải là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập vào ngày 24 tháng 02 năm 1997 theo giấy phép kinh doanh số

051566 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp với số vốn điều lệ ban đầu là: 10.000.000.000 đồng (Mười tỷ đồng VN) Giám đốc là ông Trương Văn Lân

Ngay từ khi thành lập cho đến nay sau hơn 10 năm hoạt động và phát triển công ty đã luôn cố gắng mở rộng thị trường, tìm kiếm thị trường mới và phát triển các mặt hàng có doanh số cao đem lại lợi nhuận lớn Trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty không ngừng phát triển, doanh thu trong các năm

- Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại vật tư Nam Hải

- Tên tiếng Anh: Nam Hai Material anh Trading Company Limitted

- Tên viết tắt: Nam Hải MTC

- Trụ sở chính 14 Bùi Thị Xuân - Phường Bùi Thị Xuân - Quận

- Số tài khoản: 1201 00000 14704 tại Ngân hàng Đầu tư phát triển

Việt Nam - Sở giao dịch 1 - Hà Nội

gần đây đều đạt trên 100 tỷ đồng/năm, đặc biệt doanh thu trong năm 2009 đạt trên 300 tỷ đồng

Hiện tại công ty đã mở rộng thị trường tiêu thụ với một loạt hệ thống các kho, cửa hàng phân phối có quy mô lớn trực thuộc công ty tại Hà Nội, Hải Phòng, Thanh Hoá đồng thời công ty đã thiết lập được một hệ thống hơn 100 khách hàng là đại lý tiêu thụ chính thức của công ty tại các tỉnh thành phía bắc như Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Bắc Giang, Quảng Ninh, Hưng Yên, Nam Định, Ninh Bình, Thanh Hoá, Yên Bái, Lạng Sơn, Tuyên Quang, Phú Thọ Sau hơn 10 năm hoạt động và phát triển công ty đã thu được nhiều lợi nhuận, đóng góp lớn vào ngân sách nhà nước, tạo việc làm cho trên 100 người lao động, điều này được thể hiện rõ qua các chỉ tiêu phản ánh tình hình phát triển của công ty trong những năm gần đây ở phần 1.4

Hệ thống các cửa hàng, kho:

- Số 02 Chương Dương Độ - Hoàn Kiếm - Hà Nội

- Số 08 Đại Cồ Việt - Hai Bà Trưng - Hà Nội

- Số 676 Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội

- Số 47 Cát Linh - Đống Đa - Hà Nội

- Số 636 Quang Trung - Hà Đông - Hà Nội

- Số 111 Tam Trinh - Hoàng Mai - Hà Nội

- Số 569 Vĩnh Tuy - Hai Bà Trưng - Hà Nội

- Số 386 Nguyễn Văn Linh - Lê Chân - Hải Phòng

- Số 642 Quang Trung II - Thành phố Thanh Hoá

1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

1.2.1 Nhiệm vụ, chức năng của công ty

Công ty TNHH Thương mại vật tư Nam Hải là công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng, hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của công ty là cung cấp nhôm thanh định hình với chất lượng tốt nhất

* Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là:

- Công ty chuyên buôn bán hàng tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng chủ yếu là nhôm và inox

- Kinh doanh và sản xuất các mặt hàng bằng nhôm, vật dụng bằng nhôm như sản xuất các loại cửa nhôm, khung nhôm, cửa cuốn phục vụ cho các công trình công nghiệp và dân dụng

- Các cửa hàng dịch vụ thương mại

- Sơn tĩnh điện và trang trí bề mặt nhôm

Công ty rất chủ động tới việc mở rộng và thâm nhập vào các thị trường tiềm năng bằng việc mở rộng đại lý ở các nơi có tiềm năng tiêu thụ như các huyện, thị xã, tỉnh lân cận Với đội ngũ nhân viên có năng lực, nhiệt tình sáng tạo trong công việc, hàng ngày công ty đang tiếp tục xúc tiến công tác bán hàng nhằm tăng doanh số của công ty đồng thời công ty cũng đang có chiến lược

mở rộng thị trường bằng các công trình xây dựng có tầm cỡ quy mô quốc gia

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Sản phẩm hàng hoá kinh doanh chủ yếu của công ty là các mặt hàng về nhôm và inox Nhôm thanh định hình là sản phẩm được ưa chuộng nhất hiện nay vì nó là nguyên liệu thay thế cho gỗ dùng vào các công trình xây dựng công nghiệp, công trình dân dụng với đầy đủ các chủng loại, màu sắc, giá thành hạ và không bị oxi hoá phù hợp với khí hậu nóng ẩm ở Việt Nam

Một số loại sản phẩm và hàng hoá của công ty:

1 Nhôm thanh Sông Hồng mờ

2 Nhôm thanh sơn vân gỗ Nam Hải

3 Nhôm thanh Taiwan vàng, ghi, trắng

4 Nhôm thanh Vina mờ, vàng, ghi, nâu

5

- Giai đoạn thu mua hàng hoá, nguyên vật liệu đầu vào:

Công ty mua nhôm thanh định hình, inox, các nguyên liệu phục vụ nhu

hoá khác nhau nhập kho, bán lẻ và phân phối cho các đại lý của công ty đồng thời công ty cũng có cả các cửa hàng bán buôn, bán lẻ tại Hà Nội, Hải Phòng, Thanh Hoá

- Giai đoạn chế biến sản xuất:

Công ty sản xuất các loại cửa nhôm, khung nhôm, các công trình xây dựng công nghiệp và công trình dân dụng Căn cứ vào các bản vẽ thiết kế, sau khi bóc tách chi phí tại xưởng sản xuất công nhân sản xuất ra các sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng, khi sản phẩm hoàn thành sẽ được bàn giao cho khách hàng hoặc do công ty lắp đặt, giá do hai bên tự thoả thuận

- Giai đoạn tổ chức phân phối hàng hoá và kinh doanh:

Các cửa hàng, kho căn cứ vào giá bán do phòng kinh doanh xây dựng chỉ đạo cung cấp đối với các loại sản phẩm nhôm thanh định hình Còn các sản phẩm: cửa kính, khung nhôm được sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng giá cả do hai bên tự thoả thuận

Hình thức bán hàng của công ty rất phong phú nên hình thức thanh toán cũng rất đa dạng đối với từng khách hàng cụ thể:

- Đối với những khách hàng là đại lý tiêu thụ chính thức của công ty: Công ty chấp nhận bán chịu cho khách hàng, thời hạn thanh toán do Phòng kinh doanh - là đại diện bán hàng của công ty đưa ra căn cứ trên định mức dư

nợ hàng tháng mà công ty cho phép Nếu các đại lý có số dư nợ quá định mức quy định của công ty thì công ty sẽ ngừng cung cấp hàng nhằm đảm bảo tài chính cho công ty

- Đối với các khách hàng vãng lai: khi mua hàng phải thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty

- Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng nếu số hàng hoá đó không đủ về số lượng hoặc không đạt chất lượng mẫu mã, đồng thời để nâng cao doanh số bán công ty cũng có nhiều chính sách nhằm kính thích cầu như

giảm giá nếu khách hàng mua nhiều thanh toán ngay, chiết khấu thanh toán

nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng

Hiện nay, để đảm bảo an toàn và tài chính của công ty, đảm bảo việc theo

dõi đối chiếu trả Hoá đơn GTGT cho khách hàng theo quy định của Nhà nước,

công ty khuyến khích khách hàng trả tiền vào tài khoản của công ty, hạn chế

trả bằng tiền mặt

Sơ đồ 1.1 - Tổ chức quy trình kinh doanh 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

1.3.1 Mô hình tổ chức quản lý chung của Công ty

Để phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty,

để tổ chức sản xuất - kinh doanh có những đặc trưng riêng phù hợp với điều

kiện cụ thể của công ty, công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức

năng

Các đại

lý tiêu thụ Hàng hoá

kho

Các cửa hàng, kho trực thuộc công ty

Bán lẻ trực tiếp

Bán buôn

Tiêu thụ

Sơ đồ 1.2 - Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo một cấp, ban lãnh đạo

công ty chỉ đạo trực tiếp xuống toàn công ty Do vậy tổ chức quản lý điều hành

chung là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc Các phòng ban

trong công ty có mối liên hệ mật thiết với nhau, mối quan hệ chỉ đạo và quan

hệ cung cấp thông tin cho nhau một cách chặt chẽ, kịp thời, đảm bảo hoàn

thành các công việc được giao

- Giám đốc là người đứng đầu công ty và là đại diện pháp nhân của

công ty cũng như chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành mọi hoạt động kinh

doanh của công ty và toàn bộ kết quả kinh doanh của công ty theo chế độ thư

trưởng Đồng thời Giám đốc là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ

của công ty trước cơ quan pháp luật và cơ quan quản lý của Nhà nước

- Phó Giám đốc là trợ thủ đắc lực của Giám đốc về mọi hoạt động kinh

doanh của công ty, giúp Giám đốc giám sát thực hiện công tác quản lý hoạt

động trong công ty

Giám đốc

Phó giám đốc

Các kho, cửa hàng

Phòng kinh doanh

Phòng tài chính

kế toán

Phòng tổ chức hành chính

- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý thu, chi, nhập,

xuất, tồn toàn bộ hàng hoá của công ty, tình hình thực hiện công việc cung cấp dịch vụ của công ty, khai thác sử dụng vốn có hiệu quả Xây dựng kế hoạch tài chính thông qua số liệu báo cáo tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác quản lý và sử dụng vốn, lập báo cáo kế toán theo niên độ kế toán theo quy định của Nhà nước

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ chính là tổ chức và quản lý

nhân sự của công ty, cung cấp cho ban lãnh đạo công ty biết được cụ thể về số lượng cũng như năng lực làm việc của từng nhân viên trong công ty để kinh doanh đạt hiệu quả Bên cạnh đó phòng còn tổ chức lao động tiền lương, tiền khen thưởng và kỉ luật thực hiện các chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Nhà nước

- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của giá

cả thị trường, chịu trách nhiệm nắm bắt thông tin cũng như nhu cầu của thị trường, khai thác nguồn hàng, tìm kiếm đối tác mới nhằm mở rộng thị trường kinh doanh đem lại lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh cho công ty

- Các kho, cửa hàng: Là nơi lưu trữ hàng hoá, vật tư của công ty đồng thời

là nơi tiêu thụ, cung cấp hàng hoá cho khách hàng dưới sự chỉ đạo bán hàng của Phòng kinh doanh và sự liên kết báo cáo đối chiếu với phòng kế toán

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Nam Hải

Mô hình tổ chức kế toán hiện nay của công ty là được tổ chức tập trung quản lý một cấp, mọi chứng từ kế toán đều tập trung tại Phòng kế toán Phòng

kế toán gồm có 08 người, có chức năng tìm hiểu những Quyết định, Thông tư hướng dẫn mới của nhà nước đảm bảo thực hiện tốt các chế độ hạch toán kế toán, thu thập thông tin kinh tế phục vụ quản lý qua đó kiểm tra tình hình hàng hoá, vật tư, tiền vốn của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty đồng

thời đề ra các biện pháp sử dụng tốt vật tư, hàng hoá, nguồn vốn nhằm nâng

cao hiệu quả kinh doanh cho công ty

Sơ đồ 1.3 - Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty Nam Hải

- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm mọi hoạt động về kế toán của phòng

tài chính kế toán Có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán và báo

cáo kế toán ở phòng kế toán theo đúng quy định hiện hành

Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên về chuyên môn,

nghiệp vụ

Thực hiện các quyết định về tài chính kế toán trong công ty

Lập các báo cáo tài chính

Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ

Tham gia ý kiến với ban giám đốc về việc thuyên chuyển, tăng lương,

khen thưởng đối với nhân viên trong phòng kế toán

Yêu cầu các các bộ phận có liên quan cung cấp đầy đủ các thông tin có

liên quan về hoạt động kế toán

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng tài chính của

công ty Lập các báo cáo cho cấp trên theo đúng các quy định hiện hành

Thường xuyên đôn đốc đối chiếu sổ sách kế toán với các kế toán viên các theo

Kế toán trưởng

Kế toán lương

Kế toán tổng hợp

Kế toán vật

tư hàng hoá

Kế toán thanh toán

Thủ quỹ

Kế toán

thuế

từng kỳ kế toán đã quy định Kiểm tra và toàn bộ hồ sơ thanh toán và báo cáo quyết toán tài chính của công ty theo quy định hiện hành

- Kế toán thuế gồm có một người, có nhiệm vụ kê khai các nghĩa vụ thuế đối với cơ quan nhà nước Lập các hoá đơn GTGT hàng hoá bán ra, lập các báo cáo thực hiện với cơ quan thuế và các đơn vị chức năng như báo cáo tháng: kê khai thuế GTGT, tình hình sử dụng HĐTC Báo cáo quyết toán tạm tính thuế TNDN báo cáo năm: quyết toán sử dụng hoá đơn, quyết toán thuế GTGT, báo cáo tài chính Giao dịch với cơ quan thuế: mua hoá đơn, lập báo cáo tài chính Lưu giữ các hoá đơn tài chính, chứng từ ngân hàng , theo dõi và giám sát việc nộp thuế GTGT, thuế môn bài Cập nhật các thông tin về chính sách thuế để cùng báo cáo cho kế toán trưởng có phương án giải quyết Thực hiện các công việc khác khi được sự phân công của ban giám đốc

- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương gồm có một người có nhiệm vụ là:

Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng

Theo dõi, cập nhật thông tin mới về các chính sách chế độ tiền lương đối với nhân viên trong công ty

Phân tích tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương, xây dựng phản ánh trả lương hợp lý Phân loại và đánh giá lao động Theo dõi và cập nhập các thông tin mới về chế độ bảo hiểm, hưu trí, chế độ nghỉ mất sức, thai sản, ốm

Đối chiếu thanh toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN

- Kế toán vật tư, hàng hoá gồm có 02 người, đây là phần hành quan trọng trong bộ máy kế toán và được giao cho một nhân viên có trình độ và kinh nghiệm đảm nhiệm Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phần này rất nhiều

và phức tạp, hàng ngày kế toán vật tư hàng hoá có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại vật tư, hàng hoá, thường xuyên đối chiếu

kế toán toán vật tư, hàng hoá phải thường xuyên báo cáo tình hình tiêu thụ cho

kế toán trưởng và Phó Giám đốc kiểm tra

- Kế toán quỹ gồm có một người, có nhiệm vụ phản ánh tình hình hiện có

và tình hình biến động của các tài sản và các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và các giấy tờ, chứng chỉ có giá khác

Chịu trách nhiệm bảo quản tốt và tiền mặt tại quỹ của đơn vị

Thường xuyên đối chiếu với các kế toán khác để xác định chính xác tiền mặt của đơn vị

Theo dõi tiền gửi ngân hàng bằng nội tệ và ngoại tệ

- Kế toán thanh toán gồm có một người Kế toán thanh toán nắm rõ tình hình công nợ của công ty một cách chính xác nhất, theo dõi và phản ánh kịp thời các khoản thu - chi của từng đối tượng phát sinh Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, các chứng từ và các cam kết thanh toán….để kế toán phản ánh kịp thời các khoản phải thu, phải trả trong kỳ

Phải theo dõi thường xuyên từng khoản công nợ theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra và đôn đốc kịp thời các khoản phải thu, thanh toán các khoản phải trả

Kiểm tra đối chiếu đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu phải trả phát sinh, đã thu, đã trả, số còn phải thu phải trả Đặc biệt là các đối tượng có giao dịch thường xuyên, các đối tượng có công nợ lớn

Kế toán công nợ phải đối chiếu thường xuyên để tránh sự nhầm lẫn, để kịp thời phát hiện và sửa chữa sai sót

Đối với các khoản công nợ có nguồn gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và theo theo dõi cả đồng Việt Nam Cuối mỗi kỳ phải điều chỉnh số

dư theo tỷ giá hối đoái thực tế

Phải chi tiết theo cả giá trị và hiện vật đối với các khoản công nợ bằng vàng, bạc, đá quý Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá trị thực tế

Phải phân loại các khoản công nợ theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng phải thu, phải trả

1.4.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty

1.4.2.1 Các chính sách kế toán chung

Công ty TNHH Thương mại vật tư Nam Hải áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính áp dụng từ tháng 01/2007

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

Kỳ kế toán của công ty là hàng tháng

Đơn vị tiền tệ công ty sử dụng trong hạch toán là: Việt Nam đồng

Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ

Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho theo giá bình quân cả kỳ dự trữ

Phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

1.4.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Công ty vận dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về "Chế độ kế toán doanh nghiệp", công ty đã đăng ký và sử dụng hoá đơn, chứng từ trong doanh nghiệp

Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty bao gồm:

* Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương:

- Bảng chấm công

- Bảng chấm công làm thêm giờ

- Giấy chứng nhận nghỉ ốm, nghỉ thai sản

- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

Đặc biệt để nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân viên trong

động tại văn phòng và các kho, các cửa hàng căn cứ trên vân tay của từng nhân viên

*Các chứng từ thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho:

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT của nhà cung cấp

- Biên bản kiểm kê hàng hoá vật tư, bảng kê mua hàng

- Bảng phân bổ hàng hoá vật tư

Đặc biệt để phù hợp với tính chất kinh doanh của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên kế toán tại các kho, cửa hàng công ty đã thiết kế mẫu phiếu xuất kho cacbon mang đặc trưng riêng của công ty Phiếu xuất kho đồng thời kiêm giấy nhận nợ của khách hàng và được đánh số thứ tự lần lượt (xem phụ lục 01)

* Các chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng:

- Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường

- Phiếu xuất kho kiêm giấy nhận nợ

- Phiếu nhập kho( trường hợp nhập hàng trả lại)

* Các chứng từ thuộc chỉ tiêu thanh toán:

- Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy than toán tiền tạm ứng

- Giấy đề xuất chi, biên lai thu tiền

- Bảng kê chi tiền, bảng quỹ (dùng cho VNĐ),

- Uỷ nhiệm chi

- Giấy báo số dư của ngân hàng, sổ phụ ngân hàng

*Các chứng từ thuộc chỉ tiêu tài sản cố định:

- Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp,

- Biên bản giao nhận TSCĐ

- Biên bản thanh lý TSCĐ

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ

- Biên bản kiểm kê TSCĐ

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

1.4.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày14/09/2006 của Bộ trưởng

Bộ tài chính về "Chế độ kế toán doanh nghiệp" Hiện tại công ty sử dụng các tài khoản sau:

-TK nhóm 1: TK111, TK112, TK 131, TK133, TK 142, TK152, TK153, TK154, TK156, được chi tiết thanh tài khoản cấp 2 và cấp 3

- TK nhóm 2: TK211, TK213, TK 214, TK242, được chi tiết thanh tải khoản cấp 2

- TK nhóm 3: TK331, TK333, TK334, TK338, TK341, TK344, được chi tiết thành tài khoản cấp 2 và cấp 3

- TK nhóm 4: TK 411, TK421, được chi tiết thành tài khoản cấp 2

- TK nhóm 5: TK511, TK515, được chi tiết thành tài khoản cấp 2

-TK nhóm 6: TK632, TK635, TK642, được chi tiết thành tài khoản cấp 2

- Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

- Bảng tổng hợp chi tiết

- Sổ cái TK theo tài khoản đối ứng

- Các loại sổ chi tiết như: sổ chi tiết quỹ tiền mặt; sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá; sổ chi tiết về chi phí sản xuất kinh doanh; sổ chi tiết thanh toán với người mua; sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết bán hàng;

sổ chi tiết giá vốn; sổ chi tiết TSCĐ

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ"

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ:

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:

Vì công ty quy mô nhỏ, định kỳ ngắn, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc

đã thực hiện kiểm tra hợp lệ rồi lập chứng từ ghi sổ, đồng thời các chứng từ gốc được lập vào sổ chi tiết

Chứng từ kế toán

từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Căn cứ vào chứng từ thu, chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ căn cứ vào

chứng từ thu chi tiền mặt, tiến hành ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán

Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi “Sổ cái”

Cuối tháng căn cứ vào “Sổ chi tiết” kế toán căn cứ lập “Bảng kê chi tiết”

căn cứ vào “Sổ cái” các tài khoản để lập “Bảng cân đối tài khoản”

Cuối tháng kế toán đối chiếu, kiểm tra giữa “Bảng kê chi tiết” với “Bảng

cân đối tài khoản”

Sau đó phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng sổ

phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Cái để lập Bảng Cân đối số phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp

chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu phải đảm bảo:

+Tổng số phát sinh Nợ = Tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên Bảng

Cân đối số phát sinh= Tổng số tiền phát sinh sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ;

+ Tổng số dư Nợ = Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối

số phát sinh

+ Số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh = Số dư của

các tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

1.4.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống Báo cáo tài chính của công ty được lập theo chế độ kế toán hiện

hành( được lập theo quý) Báo cáo tài chính được lập theo đơn vị là đồng Việt

Nam (VND), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các nguyên tắc kế toán

được chấp nhận chung tại Việt Nam Các nguyên tắc này bao gồm các quy

định tại các chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các

quy định về kế toán hiện hành tại Việt Nam Hệ thống báo cáo bao gồm:

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số: B 02- DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số: B 03- DN

- Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số: B 09- DN

Trong đó bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh được lập hàng tháng, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối niên độ

Ngoài ra công ty còn lập thêm một số báo cáo lưu chuyển trong nội bộ:

- Báo cáo bán hàng hàng ngày của các kho, cửa hàng

Hàng ngày kế toán tại các kho, cửa hàng căn cứ vào các chứng từ tiến hành lập báo cáo thể hiện rõ số lượng nhập, xuất trong ngày, từng khoản tiền thu, chi tại cửa hàng, kho sau đó tổng hợp lại rồi gửi lên phòng kế toán và phòng kinh doanh cùng xem xét Đây chính bảng chi tiết thể hiện tình hình kinh doanh của từng kho, cửa hàng trong ngày để từ đó công ty có những biện pháp thích hợp nhằm thúc đẩy kinh doanh của kho, cửa hàng và toàn công ty

- Bảng tổng hợp tình hình Nhập - Xuất - Tồn của hàng hoá, vật tư trong kho, cửa hàng ( Được lập vào cuối tháng)

- Bảng tổng hợp xuất bán và thanh toán của khách nhôm của từng kho, cửa hàng và toàn công ty ( Được lập vào cuối tháng)

1.5 Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu

1.5.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền

Hàng ngày, phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt Thường

xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt

Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt

Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân là cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời

* Tài khoản sử dụng:

- TK111 có 3 tài khoản cấp 2

- TK112 đƣợc chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2

- TK113 đƣợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2

Sơ đồ 1.5: Quy trình hạch toán vốn bằng tiền

Từ các phiếu thu, phiếu chi cùng các chứng từ gốc khác, hàng ngày kế toán ghi vào sổ quỹ, ghi sổ chứng từ ghi sổ, đồng thời vào sổ chi tiết TK111, TK112, TK113 Từ chứng từ ghi sổ, cuối tháng kế toán ghi vào sổ đăng ký

Phiếu thu, giấy báo có

SKT chi tiết TK111, 112, 113

Chứng từ ghi

sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi

Báo cáo tài chính

chứng từ ghi sổ, đồng thời vào sổ cái các TK111, TK112, TK113, rồi lấy tổng

số để lập bảng cân đối số phát sinh để làm báo cáo tài chính

1.5.2 Đặc điểm kế toán phần hành hàng hoá

Trị giá hàng hóa nhập kho được tính theo giá thực tế tức giá mua ghi trên hóa đơn và các khoản chi phí có liên quan đến việc mua hàng

♦ Chứng từ hạch toán hàng hoá, vật tư bao gồm:

- Hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển

- Thẻ kho, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá

- Thẻ chi tiết cho từng danh điểm hàng hoá

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Công ty tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Ở kho, cửa hàng thủ kho lấy thẻ kho để phản ánh lượng nhập - xuất - tồn hàng hoá về mặt số lượng và mở cho từng danh điểm hàng hoá, kế toán tiến hành mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho, thẻ này

có nội dung tương tự thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Cuối tháng

kế toán và thủ kho cộng thẻ và đối chiếu lại với nhau

Các chứng từ hàng ngày tại kho, cửa hàng được lập thành 3 liên: 01 liên lưu tại kho, cửa hàng, 01 liên giao cho khách hàng và 01 liên chuyển lên phòng kế toán Tại Phòng kế toán, kế toán hàng hoá vật tư cũng mở sổ, thẻ kế toán chi tiết từng loại hàng hoá vật tư căn cứ trên chứng từ Cuối tháng kế toán hàng hoá vật tư sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với kế toán các kho, cửa hàng để chốt số liệu cuối tháng

Khi xuất kho, giá trị xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền Khi nhập kho nguyên vật liệu, bộ phận mua hàng lập phiếu nhập kho thành 3 liên, liên 1 lưu, liên 2 chuyển lên phòng kế toán để kế toán hàng hoá, vật tư hạch toán ghi sổ, liên 3 giao thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho

Khi xuất kho tiến hành lập phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lượng xuất, kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền cho hàng hoá, vật tư xuất

Tài khoản 156 đƣợc kế toán mở chi tiết thành các tiểu khoản để tiện cho

việc theo dõi và phản ánh

- TK 1561: Giá mua Hàng hoá

- TK 1562: Giá trị thu mua Hàng hoá

- Sổ cái các tài khoản theo tài khoản đối ứng

Sơ đồ 1.6: Quy trình hạch toán chi tiết hàng hoá vật tƣ

Phiếu nhập

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp

N – X - T

Sổ kế toán tổng hợp

Phiếu xuất Thẻ kho

PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG

TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬT TƯ NAM HẢI

2.1 Đặc điểm công tác hạch toán tiêu thụ

2.1.1 Các phương pháp tiêu thụ chủ yếu của công ty

Trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt như ngày nay, để tồn tại và phát triển, Công ty TNHH Nam Hải không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đảm bảo chất lượng hàng hoá từ khâu nhập kho đến khâu tiêu thụ

Về phương thức bán hàng: Hiện nay, khách hàng của Công ty bao gồm nhiều đối tượng khác nhau Do đó, nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá, Công ty đã áp dụng các phương thức bán hàng sau: bán buôn qua kho và bán lẻ tại cửa hàng của Công ty

+ Theo phương thức bán hàng trực tiếp

Theo phương thức bán hàng trực tiếp chứng từ được luân chuyển như sau: Khi nhận được lệnh xuất kho của lãnh đạo kế toán lập phiếu xuất kho cho thủ kho sau đó viết hóa đơn GTGT cho khách hàng cuối cùng lập phiếu thu Lấy một số ví dụ cụ thể sau minh hoạ

- Ngày 1/10 Công ty xuất bán trực tiếp cho công ty Thành Hưng (xem phụ lục 01), căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 131: 214.160.320

Có TK 511: 194.691.200

Có TK 333: 19.469.120 Khi nhận được giấy báo có của ngân hang kế toán định khoản:

Nợ TK 112: 214.160.320

Có TK 131: 214.160.320

- Ngày 2/10 công ty bán hang cho công ty Hải Đăng, công ty Hải Đăng chịu tiền hàng (xem phụ lục 03), căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản:

Nợ TK 131: 448.999.320

Có TK 511: 408.181.200

Có TK 333: 40.818.120

2.1.2 Giá cả và phương thức thanh toán

- Về phương pháp xác định giá vốn hàng hoá xuất kho: Công ty xác định trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ

Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất trong kỳ và đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ , theo công thức:

- Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ hàng hoá Đơn giá bình quân có thể được xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được giá trị vốn thực tế của hàng hoá vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời

- Về phương thức và hình thức thanh toán: Hiện nay ở Công ty, việc thanh toán tiền hàng được áp dụng bao gồm: thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản

Trị giá thực tế của hàng nhập kho trong kỳ

Số lượng hàng tồn đầu kỳ

Số lượng hàng nhập trong kỳ

+

* Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực

tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm doanh thu

Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK131 - Phải thu khách hàng

TK111 - Tiền mặt

TK112 - Tiền gửi ngân hàng

2.2.1.2 Chứng từ sử dụng

- Hoá đơn giá trị gia tăng, hợp đồng bán hang, biên bản nhận nợ, phiếu

xuất kho, phiếu thu …

Xuất kho hàng hoá trong công ty cũng bao gồm các trường hợp khác nhau như: Xuất kho để bán, xuất kho dùng nội bộ Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện như sau:

- Bán buôn: Khi có nhu cầu xuất kho hàng hoá dùng cho mục đích khác nhau, người có nhu cầu xuất hàng viết giấy đề nghị xuất kho kèm giấy tờ liên quan như: hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và công ty( xuất bán hàng) trình trưởng

phòng, phó giám đốc xem xét và ký duyệt vào giấy đề nghị xuất kho Phòng kế toán nhập số liệu vào và viết hoá đơn GTGT(3 liên)

+ Giao cho kế toán bán hàng ( kiêm thủ kho) để xuất hàng Sau khi xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại đã ghi trong hoá đơn GTGT, kế toán bán hàng (kiêm thủ kho) ghi thẻ kho, sau đó lưu lại để làm cơ sở đối chiếu, so sánh + Hàng ngày nhân viên bán hàng nộp các chứng từ hoá đơn để phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết TK 131 Từ chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và

sổ cái TK 511

+ Cuối tháng từ sổ chi tiết TK 511… kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết

Từ sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo kế toán Đồng thời kế toán phản ánh đối chiếu kiểm tra giữa sổ cái các tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết

Đây là phương thức bán hàng mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty

Có 2 hình thức bán buôn: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng

2.2.2 Hạch toán tiêu thụ theo phương thức bán lẻ

- Bán lẻ thu tiền trực tiếp: theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp

thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Nhân viên bán hàng là người chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận ra quầy để bán lẻ Để phản ánh rõ

số lượng hàng nhận ra, đã bán thì nhân viên bán hàng phải tiến hành phản ánh nghiệp vụ bán vào thẻ hàng ở quầy hàng Thẻ hàng được mở cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động hàng hóa của từng ngày, từng ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền cho thủ quỹ

Một số chứng từ để hạch toán vào sổ chi tiết và mẫu sổ chi tiết và bảng tổng hợp doanh thu ở công ty được trình bày như sau:

Căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT kế toán ghi sổ chi tiết doanh thu

Biểu 2.1: Sổ chi tiết doanh thu

Tháng 10 năm 2010

Đơn vị tính: VNĐ

Doanh thu Các khoản giảm trừ

31/10 6584 1/10 Bán hàng cho cty Thành Hưng 112 180.0 74.000 13.320.000

31/10 6585 2/10 Bán hàng cho cty Hải Đăng 112 1076.8 74.000 79.683.000

31/10 6590 5/10 Chị Nga – Gia Lâm 111 89.0 74.000 6.623.000

31/10 6593 9/10 Công ty TNHH Hoà Bình 131 940.6 74.000 69.604.000

31/10 6599 15/10 Trần Văn Khương 111 251.6 74.000 18.618.000

31/10 6600 18/10 Cty cổ phần Hùng Ánh 131 2816.5 74.000 208.421.000

31/10 6608 26/10 Cty xây dựng Kiến An 131 1945.0 74.000 143.930.000

31/10 6610 28/10 Cửa hàng nhôm Phương Nam 111 49.5 74.000 3.663.000

Biểu 2.2: Sổ chi tiết doanh thu

Đơn vị: Công ty TNHH TMVT Nam Hải

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội

31/10 6598 14/10 Nguyễn Thị Huệ - ĐA 131 986.4 84.000 82857.600

Ngày 31 tháng 10 năm 2010

Biểu 2.3: Sổ chi tiết doanh thu

Đơn vị: Công ty TNHH TMVT Nam Hải

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội

Đơn vị tính: 1000đNgày

31/10 6584 01/10 Bán hàng cho công ty Thành

Hưng

112 968.5 80.000 77480.00031/10 6585 02/10 Bán hàng cho cty Hải Đăng 112 2154.8 80.000 172384.000

Ngày 31 tháng 10 năm 2010

Đ.Ư

Người lậpChứng từ

Từ các bảng, sổ chi tiết ở trên, kế toán bán hàng làm căn cứ để vào những sổ tổng hợp: Sổ tổng hợp doanh thu

Biểu 2.4: Bảng tổng hợp doanh thu

Tên sản phẩm tiêu thụ Số lượng Đơn giá T h à n h t iề n G h i c h ú

Biểu 2.5 : Chứng từ ghi sổ số 251

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: 251 Ngày 15 tháng 10 năm 2010

Bán hàng cho cty Hải Đăng 112 511 408.181.000

Bán hàng cho cty Hoà Bình 131 511 69.604.000

Đơn vị: Công ty TNHH Nam Hải Mẫu số S02a - DNN

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Biểu 2.6: Chứng từ ghi sổ số 253

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: 253 Ngày 31 tháng 10 năm 2010

Đơn vị: Công ty TNHH Nam Hải Mẫu số S02a - DNN

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Biểu 2.7: Sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng

SỔ CÁI

Tháng 10 năm 2010 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

2.2 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu

2.2.1 Tài khoản sử dụng

- TK 521- Các khoản giảm trừ doanh thu

5211- Chiết khấu thương mại

5212- Hàng bán bị trả lại

5213- Giảm giá hàng bán

2.2.2 Chứng từ sử dụng:

Phiếu nhập kho (ghi rõ nhập lại hàng bán bị trả lại)

Hóa đơn GTGT bên mua phát hành(nếu bên mua là đối tượng có hóa đơn) Biên bản thỏa thuận giữa hai bên

Phiếu chi

2.2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ

Khi nhận được thông báo từ bên mua về số hàng bị trả lại Nếu bên mua

là đối tượng không có hóa đơn thì công ty sẽ tiến hành soạn thảo “ Biên bản trả lại hàng”, in thành hai bản lấy đầy đủ chữ ký của hai bên, sau đó mỗi bên giữ 1 bản và bên mua sẽ xuất hóa đơn bán hàng trên hóa đơn ghi rõ loại rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại không có thuế và tiền thuế theo hóa đơn, lý do gửi trả hàng Nếu bên mua là đối tượng có hóa đơn sẽ tiến hành xuất HĐ GTGT

Khi nhận được thông báo trả lại hàng, cán bộ giao hàng có trách nhiệm thông báo cho kế toán vật tư để làm phiếu nhập lại và báo cho thủ kho để nhập lại hàng vào kho

Kế toán căn cứ vào " biên bản trả lại hàng’’, phiếu nhập lại kho và phiếu xuất kho lưu tại phòng kế toán để tiến hành ghi giảm giá vốn hàng bán, căn cứ vào hóa đơn bên mua phát hành và phiếu nhập kho để tiến hành ghi giảm doanh thu Các chứng từ này là căn cứ để vào sổ chi tiết 521, vào chứng từ ghi sổ

Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký CTGS, từ sổ ĐKCTGS vào sổ cái tài

Biểu 2.8: Chứng từ ghi sổ số 258

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: 258 Ngày 31 tháng 10 năm 2010

Đơn vị: Công ty TNHH Nam Hải Mẫu số S02a - DNN

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Biểu 2.9: Sổ cái tài khoản chiết khấu thương mại

SỔ CÁI

Tháng 10 năm 2010 Tên tài khoản: Chiết khấu thương mại

Hà nội, ngày 31 tháng 10 năm 2010

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Ngày 9/10 cty Hải Đăng trả lại hàng trị giá chƣa thuế là 7.224.000 đồng, thủ kho nhập lại hàng trả lại (xem phục lục 05)

Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại kế toán tiến hành ghi chứng từ ghi sổ số 259

Biểu 2.10 : Chứng từ ghi sổ số 259

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: 259 Ngày 31 tháng 10 năm 2010

Đơn vị tính: đồng

Công ty Hải Đăng trả lại hàng 5213 111 7.224.000

Đơn vị: Công ty TNHH Nam Hải Mẫu số S02a - DNN

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Biểu số 2.11: Sổ cái tài khoản hàng bán bị trả lại

SỔ CÁI

Tháng 10 năm 2010 Tên tài khoản: Hàng bán bị trả lại

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

2.3 Kế toán giá vốn hàng bán

2.3.1.Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 632- Gía vốn hàng bán

TK 632 dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ Gía vốn hàng bán có thể là giá thành thực tế của lao vụ, dịch vụ cung cấp hoặc trị giá mua thực tế của hàng hoá tiêu thụ

TK 632 được mở chi tiết theo từng loại hoạt động, từng loại hàng bán

* Tài khoản 156- Hàng hoá

Hạch toán TK 156- Hàng hóa cần tôn trọng các nguyên tắc sau:

- Chỉ phản ánh vào TK 156 những hàng hoá lưu chuyển qua các kho

- Những trường hợp sau không được ghi vào TK 156

cả kỳ dự trữ

TK 156 được hạch toán chi tiết theo kho, theo loại hàng, nhóm hàng và từng thứ hàng hoá

* Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng hàng hóa nhập kho làm căn

cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và có sổ kế toán

Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên và người lập phiếu ký, người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập hàng hóa Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán

2.3.3 Trình tự hạch toán

* Quy trình luân chuyển chứng từ để xác định giá vốn hàng bán

Khi mua hàng về nhập kho kế toán hàng hoá căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán viết phiếu nhập kho Và chuyển cho người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư Nhập kho xong thủ kho và người giao hàng cùng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho Sau đó chuyển trả

kế toán hàng hoá để ghi sổ kế toán Khi bán hàng, kế toán hàng hoá viết phiếu xuất kho Số tiền trên phiếu xuất kho là giá vốn hàng bán

2.3.4 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

* Sổ sách kế toán sử dụng

Số lƣợng xuất kho Trong đó:

Sổ ĐKCT

SỔ CÁI tài khoản

632

Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn

Bảng đối chiếu số phát sinh

Trị giá thực tế của hàng nhập kho trong kỳ

Số lƣợng hàng Số lƣợng hàng

- Hàng nhôm thanh SH, nhập về trong tháng 10 là 38.984 kg đơn giá nhập là

67.000đ/kg, số lƣợng tồn đầu tháng là 8.640 kg đơn giá là 65.000đ/kg

Đơn giá bình quân là

- Hàng nhôm thanh SHV, nhập về trong tháng 10 là 58.604 kg đơn giá nhập là

76.000đ/kg, số lƣợng tồn đầu tháng là 15.670 kg đơn giá là 74.000đ/kg

Đơn giá bình quân là

- Hàng nhôm thanh NHS, nhập về trong tháng 10 là 62.840 kg đơn giá nhập

là 72.000đ/kg, số lƣợng tồn đầu tháng là 20.650 kg đơn giá là 70.000đ/kg

Đơn giá bình quân là

Căn cứ vào thẻ kho, vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tài

Biểu 2.12: Sổ chi tiết giá vốn nhôm thanh SH

Đơn vị: Công ty TNHH TMVT Nam Hải

Địa chỉ: 14 Bùi Thị Xuân - Hà Nội

Ngày 31 tháng 10 năm 2010

Ghi chúĐơn vị tính: VNĐ